Escuela de Computacin y Comercio del

Valle de Mxico(Eccovam)
SECRETARIA ADMINISTRATIVA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES

Materia: Trato Social

Semestre: 3
Horario: Domingo 08:00 a 14:00
Profra. Sara Hernndez Villa
Poza Rica de Hgo., Veracruz

QU ES SECRETARIADO?

El significado etimolgico de la palabra secretaria, del

latn secretum es secreto. En Europa medieval los
secretarios eran funcionarios estatales que guardaban
informacinconfidencial.

Actualmente las secretarios y secretarias ayudan a sus

jefes, ya se trate de puestos pblicos o privados en
todas la tareas administrativas, atienden consultas y
llamados
telefnicos,
reciben
y
responden
correspondencia de acuerdo a instrucciones de su jefe

Manejan sus agendas y les brindan todo tipo de

apoyo en sugestin, descomprimiendo la tarea de
quienes poseen altos cargos ejecutivos o degobierno,
teniendo los deberes como todo empleado, de
fidelidadyconfidencialidaden el desempeo de su
tarea.

Desempear el rol de secretaria

significa
frecuentemente
la
CUALIDADES
DE ser
LA SECRETARIA
cara de la institucin hacia los de
fuera: los clientes; a travs del
telfono o la correspondencia. La
profesin de secretaria es mucho
ms que un simple trampoln para
acercarse a otro puesto o escalar
de posicin en una organizacin y
mucho ms que un pasatiempo.
Sin lugar a dudas, el cargo de
secretaria de la empresa es un
puesto
de
gran
importancia
responsabilidad; no por nada todos
los das vemos nuevos anuncios
solicitando un buen nmero de
secretarias cualificadas. En la
actualidad las exigencias

CUALIDADES

DISCRECIN
Es vital para una persona que
ocupa especialmente un cargo
de confianza, como lo es el
cargo secretarial, dado que
tiene
acceso
a
material
reservado. Hay que mantener
el material alejado de miradas
indiscretas, adems de todo lo
que pasa por tus manos. La
discrecin
tambin
es
aplicable a la horade elegir la
vestimenta adecuada parael
ambiente laboral.

PUNTUALIDAD
Ten en cuenta que la puntualidad
es
una
manifestacin
de
seriedad y formalidad. No
solamente para llegar al trabajo,
sino tambin a la hora de
entregar un trabajo como en
elcumplimiento de los horarios
y/o calendarios asignados a
cada tarea.

LEALTAD
Significa que nos damos cuenta de las debilidades
de nuestros superiores y no las revelamos.
Defendemos, si es necesario, a los que trabajan
con nosotros. Tambin abarca la dedicacin al
trabajo, rindiendo y queriendo que la empresa
tenga xito ensus emprendimiento y trabajar para
ello.
PACIENCIA
Esta es una virtud indispensable
si eres secretaria; enfurecerse
jams
hadado
buenos
resultados, slo sirve para
descargar
nuestros
nervios
sobre los dems. Debemos
mantener
la
tranquilidad
cuando las cosas no van como
se espera. Si eres de carcter
nervioso, refrena tus impulsos y

CAPACIDAD
DE
ADAPTACIN
La secretaria tiene que poder
adaptarse al directivo tanto
en el ritmo de trabajo como
en la manera en que lo
realiza, as como en la
comunicacin y presentacin
dedocumentos.

RESPONSABILIDAD

La responsabilidad es vital en un cargo secretarial. Una

profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se
comporta con diligencias ante las visitas y se atiene con
puntualidad a los horarios, mantiene el orden de la oficina y
es discreta en el telfono.

TACTO
Tener tacto implica hacer lo
debido
en
el
momento
adecuado. No ser amable, sino
ver
si
la
persona
est
satisfecha.
Solucionar
un
problema sin dar explicaciones
y sin evitar responsabilizarse.
Por ejemplo: Un cheque no est
firmado.
No
somos
responsables por este hecho
pero atendemos a la persona y
manejamos la situacin

INICIATIVA
Y
PRO
ACTIVIDAD
Una secretaria tiene que ser
capaz y tener autonoma
para manejar la agenda,
organizar
reuniones,
elaborar cartas, memos y
discursos,
solicitar
informacin
de
forma
anticipada
para
presentaciones, entre otras
cosas.

ORGANIZACIN

Una secretaria debe ser

organizada, sin excusas.
Las personas que se
relacionan
contigo
deben tener confianza
en ti y estar tranquilas
de
que
tendrn
el
trabajo
solicitado
en
tiempo y forma. Por un
parte, esto significa que
tienes que tratar de
alcanzar los objetivos a
los
que
te
has
comprometido,
pero
tambin
significa
no

DISPONIBILIDAD

La secretaria tiene que

tener disponibilidad y
adaptarse a los horarios del
directico, asegurar tiempo
presencial y usarmedios

CONOCIMIENTOS NECESARIOS DE LA
SECRETARIA
Tcnicas de oficina
Mecanografa
Taquigrafa
Apropiado uso del telfono
Como organizar y hacer uso de la agenda
Conocimiento especifico de los campos de
actividad de su jefe
Redaccin de la correspondencia comercial y
general
Dominio de tcnicas de archivo
Documentacin
Ortografa
Informtica

CUALIDADES PERSONALES DE LA SECRETARIA

ASPECTO ESTTICO

Excelente presencia
Vestuario
Peinado
Higiene
Pedicure, manicure
Aseo bucal

EQUILIBRIO EMOCIONAL

Volumen de voz
Postura (saber
caminar)
Saber reglas de
etiqueta
Saber sentarse