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COMPONENTES DE LA ADMINISTRACIN
FINANCIERA DEL ESTADO
REAS DE LA ADMINISTRACIN FINANCIERA DEL ESTADO
LEY N 28112
PRESUPUESTO
LEY N 28411
TESORERA
LEY N 28693
CONTABILIDAD
LEY N 28708
ENDEUDAMIENTO
LEY N 28563
Sistema Nacional de
Tesorera
Definicin
Unidad de Caja.
Administracin centralizada de todos los fondos de las entidades en la
tesorera institucional.
Economicidad.
Administracin de los fondos pblicos viabilizando su ptima aplicacin,
minimizando costos.
Veracidad.
Oportunidad.
El
registro
de
la
informacin
de
ejecucin
se
sustenta
Los
fondos pblicos se encuentran disponibles en el momento y lugar en
documentadamente.
que se requiera proceder a su utilizacin.
Programacin.
Obtencin oportuna del estado y flujos de los ingresos y gastos pblicos.
Seguridad.
Prevencin de riesgos o contingencias en el manejo y registro de las
operaciones con fondos pblicos.
Las Normas Generales del Sistema Nacional de Tesorera aprobadas por Resolucin Directoral
N 026-80-EF/77.15, son disposiciones que regulan el funcionamiento del proceso de los fondos
Pblicos, las mismas que estn orientadas a asegurar una eficiente gestin financiera del Estado
En el marco de las Instituciones integrantes del Sector Pblico.
Las Normas Generales de Tesorera son de aplicacin y cumplimiento en las Tesoreras de las
Entidades del Gobierno Central, Regional y Local; as como en las Instituciones Pblicas que
manejan fondos del Tesoro Pblico
NGT 07 REPOSICION OPORTUNA DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA
La reposicin oportuna consiste en reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, de acuerdo a lo determinado,
en su caso, en las Normas Generales de Tesorera NGT-05 y NGT 06, previa verificacin de la documentacin
sustentatoria.
OBJETIVO
Cumplir a cabalidad con los fines para los que fueron creados el Fondo para Pagos en Efectivo y el Fondo Fijo para
Caja Chica.
La
CONTENIDO
230-01
230-02
230-03
230-04
230-05
230-06
230-07
fondos.
230-08
230-09
230-10
230-11
230-12
230-13
Comentario:
01 Se denomina Unidad de caja al principio que se aplica en el sistema de Tesorera para
centralizar la
totalidad de los recursos financieros y ponerlos a
cargo de la tesorera de la entidad. Este concepto no se opone a la implementacin de
mecanismos descentralizados de los procesos de pago.
02La unidad de caja permite distribuir racionalmente los fondos, en funcin a las
prioridades del gasto o cuando no exista liquidez suficiente. Su aplicacin hace posible que
los fondos puedan ser colocados donde ms se necesitan y ser retirados, cuando el proceso
de gestin muestre insuficiente capacidad de gasto.
03 El concepto de unidad de caja debe aplicarse en mbitos que constituyen un universo
determinado, como: el nivel de gobierno central para los recursos provenientes del Tesoro
230-02.UTILIZACIN
FINANCIERA
DEL
FLUJO
DE
CAJA
EN
LA
PROGRAMACION
Cada entidad debe elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de
sus recursos.
Comentario:
1.La programacin financiera comprende un conjunto de acciones relacionadas con
la previsin, gestin, control y evaluacin de los flujos de entradas y salidas de
fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo,
permitiendo compatibilizar los requerimientos programticos del presupuesto,
con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atencin.
2.Un instrumento de la programacin financiera es el Flujo de Caja, que refleja
las proyecciones
de ingresos y gastos de un periodo e identifica las
necesidades de financiamiento en el corto plazo, as como los posibles
excedentes de caja.
3. El flujo de caja de la entidad debe tener un horizonte temporal similar al
230-03CONCILIACIONES BANCARIAS
Los saldos contables de la cuenta Bancos deben ser conciliados con los extractos bancarios. En el caso de
las subcuentas del
Tesoro los movimientos contables deben conciliarse adems con el rgano rector del sistema de Tesorera.
Comentario:
01 Se denomina conciliacin bancaria a la constatacin de los movimientos del libro bancos de la entidad, con los saldos
de los extractos bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determina r las operaciones
pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliacin de saldos contables y bancarios, permite verificar si las
operaciones efectuadas por la oficina de tesorera han sido oportuna y adecuadamente registradas en la
contabilidad.
02Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliacin con los extractos remitidos por el banco
respectivo en forma mensual. As mismo debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios segn tesorera,
con los registros contables.
03 En el caso de las subcuentas del Tesoro, la conciliacin con los extremos remitidos por el Banco de la Nacin, debe
referirse a los cheques pagados por este, debiendo controlarse los cheques girados an no pagados, identificando
cheques en trnsito y cheques en cartera (segn arqueo fsico).
04 Debe conciliarse con el rgano rector del sistema (Tesoro Pblico) la totalidad de cheques girados por la entidad,
contra la respectiva autorizacin de giro emitida por aquel y la informacin alcanzada por el Banco de la Nacin.
05 Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, debe ser efectuado por una persona no vinculada con
la recepcin de fondos, giro y custodia de cheques, depsito de fondos y/o, registro de operaciones. Corresponde a
la administracin designar al funcionario, responsable de la revisin de las conciliaciones bancarias efectuadas,
pudiendo ser el contador u otro funcionario.
Comentario:
01.La garanta, tambin denomina fianza, es un mecanismo que permite reducir el riesgo inherente
deterioro, mal manejo etc.,
rdida, incumplimiento,
A falta de una garanta econmica de carcter personal, se puede determinar la convivencia de contratar un seguro de deshonestidad frente a la empresa a favor de la entidad, que la respalde por
Comentario:
01.
Existen contratos que celebran las entidades pblicas cuyas condiciones generales estipulan la presentacin de una carta-fianza otorgada por contratistas, o proveedores para proseguir con su ejecucin. Algunas de
estos son los contratos de obras, contratos por adquisicin de bienes, servicios profesionales etc. que prevn el pago de anticipos o adelantos, contra la presentacin de cartas-fianzas. Asimismo, algunas transacciones
por prestacin de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, convienen un adelanto que debe ser salvaguardado.
02.
Es importante que la tesorera se constituya en un elemento de control para el adecuado cumplimiento de este requisito formal en los aspectos siguientes:
La carta fianza debe ser emitida por una institucin financiera debidamente reconocida y autorizada por la Superintendencia de Banca y Seguros.
- Recepcin del documento, previo al pago de anticipos, en cuyo proceso debe verificarse si la carta-fianza es solidaria, incondicionada, irrevocable y de realizacin automtica.
-Custodia organizada de las cartas-fianza
-Control de vencimientos de cartas-fianza
03.
La tesorera debe informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las cartas-fianza, a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovacin o ejecucin, segn sea el
caso.
01.En la contabilidad gubernamental se utilizan los formularios, recibos de ingreso y comprobantes de pago,
para el ingreso y el egreso de fondos, respectivamente, con el objeto de clasificar y sistematizar la informacin
de presupuesto, tesorera y contabilidad, as como reflejar el proceso de autorizaciones; todo ello bajo un
formato uniforme.
02.Estos documentos son empleados rutinariamente en el sector pblico para el procesamiento de
operaciones por toda fuente de financiamiento. Sin embargo, es importante que sean membretados y
prenumerados por cada entidad antes de su utilizacin.
03.El mecanismo de poner en el documento, el membrete de la entidad esta orientado reducir el riesgo de
mal uso, en caso de prdida o sustraccin de formularios en blanco (sustitucin, uso indiscriminado, etc.)
obligando adems a un mayor cuidado en su custodia.
04.Los documentos prenumerados deben ser utilizados en orden correlativo y cronolgicamente, lo cual
posibilita su adecuado control. Los documentos prenumerados no utilizados, o formulados incorrectamente
deben anularse, archivndose el original y las copias respectivas como evidencia de su anulacin.
05.El reglamento de comprobante de pago aprobado por la Superintendencia Nacional de Administracin
Tributaria SUNAT, es tambin aplicable a las entidades pblicas cuando generan ingresos como cualquier otra
empresa o institucin del pas, an cuando se encuentren exoneradas del pago de impuestos.
06.Cuando las entidades reciban fondos por cualquier concepto (venta de bienes y servicios, pago de
Comentario:
01.Los comprobantes de pago estandarizados del sector pblico, se emiten para cada operacin de gasto o salida de fondos y deben estar soportados por su respectivo documento fuente. Esta documentacin para ser
sustentatoria debe cumplir los requisitos establecidos por el sistema de contabilidad y la normatividad vigente.
02.El sello restrictivo permite inutilizar los comprobantes y documentos pagados, debiendo consignar adems el nmero del cheque girado, nmero de cuenta corriente y entidad bancaria y, la fecha del pago.
03.Una vez agotado el trmite del pago, los documentos de gasto debidamente soportados deben ser marcados con el sello restrictivo, que indique en forma visible su condicin de documento pagado, procedindose
luego a su archivo. Este mecanismo de control interno reduce el riesgo de utilizacin del mismo documento para sustentar cualquier otro egreso de fondos, indebidamente, o por error.
Comentario:
01.
La utilizacin de medios electrnicos para las transferencias de fondos entre entidades agiliza la gestin financiera gubernamental evitando el giro de cheques por montos significativos. Sin embargo, si bien los
mecanismos electrnicos dinamizan la administracin por la velocidad que imprimen a las transacciones, estos no generan documentacin inmediata que sustente la validez, propiedad y correccin de cada
operacin; aspecto que limita la aplicacin de controles internos convencionales.
02.
Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los mecanismos de seguridad en el uso de contraseas (password), cuyo acceso debe ser restringido y permitido solamente a
las personas autorizadas. Nadie debe conocer la serie completa de password utilizados en una entidad.
03.
Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones efectuadas mediante el sistema de transferencia electrnica de fondos deben ser verificadas y validadas por el signatario del password respectivo.
04.
Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtenga reportes automticos, que debern constituir uno
de los elementos de evidencia inmediata de la transaccin, que muestre los movimientos de las cuentas de salida y de
destino de los recursos. El uso del facsmil es otro medio que permite contar en lo inmediato con documentos que
sustenten la naturaleza y detalles de la operacin, cuyo respaldo formal estar sujeto a la obtencin de los documentos
originales
Comentario:
01.
El fondo para pagos en efectivo es de monto variable y est destinado para atender los gastos urgentes, que por su naturaleza no ameriten el giro de cheques especficos. El fondo fijo es un monto permanente
y renovable utilizado, generalmente, para gastos menudos, tambin denominado caja chica.
02.
El uso de fondos en efectivo slo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitacin rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de la operacin y su monto no
amerita la emisin de un cheque especfico, se justifica la autorizacin de un Fondo para pagos en efectivo destinado a estas operaciones.
03.
Para su manejo y control debe elaborarse los procedimientos pertinentes que deben ser aprobados por el titular de la entidad, o por quien designe, teniendo en cuenta los criterios siguientes:
-Indicacin del tipo de gastos a cubrir, el monto mximo de cada pago y los niveles de autorizacin que comprenda como mnimo, al jefe responsable de la ejecucin del gasto y al jefe responsable de la administracin
financiera o quien haga sus veces para autorizar la entrega de fondos.
04.
Corresponde a la administracin establecer los procedimientos para el manejo y control del fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo.
Comentario:
01.
Los servidores a cargo del manejo de fondos tienen la obligacin de depositarlos ntegros e intactos en la cuenta bancaria establecida por la entidad, dentro de las 24 horas siguientes a su
recepcin. La gerencia de administracin financiera o quien haga sus veces debe establecer por escrito esa obligacin.
02.
Debe evitarse en lo posible recibir ingresos directamente en efectivo en las entidades pblicas, con el objeto de evitar los riesgos inherentes a su uso.
03.
Corresponde a la administracin fijar los procedimientos de control necesariospara la implementacin de esta norma.
Comentario:
01.
Los arqueos de fondos y/o valores deben realizarse por lo menos con una frecuencia mensual, a fin de determinar su existencia fsica, al igual que su concordancia con los saldos contables.
02.
Todo el efectivo y valores debe contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que el arqueo se realiza en su presencia y que le fueron
devueltos en su totalidad.
03.
Un arqueo conlleva la formulacin de un acta que evidencie la situacin objetiva encontrada durante el conteo, as como las expresiones de conformidad o disconformidad expresada por los responsables de
04.
Si durante el arqueo de fondos o valores se detecte cualquier situacin de carcter irregular, esta debe ser comunicada inmediatamente a la gerencia o a quien haga sus veces y, a la Oficina de Auditora
05.
Son funcionarios competentes para efectuar arqueos: el jefe de tesorera, el contador, el administrador, el auditor
interno, y cualquier otro que sea designado por la superioridad. El resultado del arqueo debe ser informado a los
niveles superiores correspondientes
Comentario:
01.
El comprobante de pago es el documento que sustenta la transferencia de un bien o la prestacin de un servicio. Debe extenderse obligatoriamente aun cuando dichas operaciones no se encuentren afectadas a
tributos, de acuerdo con lo dispuesto por el Decreto Ley N 25632.
02.
Las caractersticas de los citados documentos se encuentran descritas en el reglamento de comprobantes de pago aprobado por la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria SUNAT, que entre otros
requisitos seala el nmero del registro nico del contribuyente RUC-, razn social, direccin, fecha de emisin y el impuesto general a las ventas correspondiente.
03.
La verificacin interna de la documentacin sustentatoria de pagos, constituye un mecanismo de control que permite verificar el cumplimiento de la forma establecida por Ley para la emisin de comprobantes de
pago que entregan proveedores o contratistas a entidades pblicas, como resultado de la transferencia de un bien y/o la prestacin de algn servicio.
04.
Corresponde a las Tesoreras de las entidades cautelar el cumplimiento de esta norma, bajo responsabilidad administrativa y lega, segn corresponda.
INGRESOS
DONACIONES Y
TRANSFERENCIAS
GASTOS
FONDOS PUBLICOS
TRIBUTARIO
CANON Y SOBRECANON,
REGALIAS, PARTICIPACION
FONCOMUN
ENDEUDAMIENTO
NO
TRIBUTARIO
DONACIONES Y
TRANSFERENCIAS
DEFINICIO
N: todos lo recursos financieros constituidos por los ingresos de
Son
naturaleza tributaria y no tributaria que generan, obtienen u originan
las Unidades Ejecutoras o Instituciones del Estado por la produccin o la
prestacin de bienes y servicios de acuerdo a Ley
Apertura de Cuentas
Bancarias
a) Cuentas bancarias
Cuentas Corrientes + Cuentas Ahorros => Cuentas
Bancarias.
RECURSOS
(INGRESOS
)
Entidades Pblicas:
- Unidades Ejecutoras
DONACIONES Y
CUENTA
TRANSFERENCIAS
BANCARIA
PAGOS DE
OBLIGACION
ES
Bancos:
Terceros:
Banco de la Nacin
Banca Privada
Proveedores
Servidores
- Municipalidades
Pblicos
- Unidades Operativas
Pensionistas
- Instituciones Educativas
Contratistas, etc.
Designacin, Autorizacin
y Acreditacin
de
Responsables del manejo de cuentas bancarias
Designacin
Es la facultad otorgada a funcionarios mediante
manejo de cuentas bancarias de la Entidad.
Casos:
DONACIONES Y
Resolucin
para el
TRANSFERENCIAS
Titulares: Director
haga las veces y el Tesorero.
o funcionario que
DETERMINACIN
Y
ResolucinDONACIONES
de
TRANSFERENCIAS
determinacin
Liquidacin
Orden de cobro
Otros
Recibos, tickets;
DONACIONES
Formato de
acreditacin Y
TRANSFERENCIAS
de derecho;
Papeleta de Entrega:
Nota de Abono;
Otros
Documentacin Sustentatoria
Percepcin de los Ingresos
Pblicos
de
la
Fase
de
fases:
GASTO COMPROMETIDO
GASTO
DEVENGADO
DONACIONES Y
TRANSFERENCIAS
GASTO
GIRADO
El Devengado
El Devengado es el reconocimiento de una
obligacin de pago que se registra sobre la base
del compromiso previamente formalizado.
El total del Devengado registrado a un
determinado perodo no debe exceder el total
acumulado del gasto comprometido y registrado
a dicha fecha.
58
DEVENGAD
O
FACTURAS
BOLETA DE VENTA
RECIBOS DE
HONORARIOS
OTROS COMPROBANTES
ESTABLECIDOS POR
LA SUNAT
DECLARACION JURADA
ADMINISTRACI
N
LOGSTICA
PERSONAL
OBRAS Y/O
PROYECTOS
DEPENDENCIAS
ORGNICAS
OFICINA DE
CONTABILIDAD
59
respectiva factura
IX. Documento
oficial
de la autoridad competente
cuando se trate de
autorizaciones para el desempeo de comisiones de
servicio.
X. Resolucin de Encargos
a personal
de la Institucin
DONACIONES
Y
TRANFERENCIAS
Fondo
para
Caja
XI. Resolucin judicial consentida o
Chica y, en su caso, el documento que acredita la
ejecutoriada.
XII
Convenios o Directivas de Encargos y, en su caso, el
rendicin
de que
cuentas
documento
de
dichos nuevas
fondos. remesas.
sustenta
XIII Norma legal que autorice Transferencias Financieras
XIV. Norma legal que apruebe la relacin de personas
naturales favorecidas
XV
64
Se puede devengar
hasta 31 de
Diciembre
Compromiso
DONACIONES Y
registrado entre TRANSFERENCIAS
Se anula el registro
Enero-Diciembre y no
del compromiso
Devengado hasta 31
Diciembre
Se puede girar
hasta el 31 de
Devengado aprobado
Enero del ao
hasta 31 Diciembre
siguiente
El Girado
El Girado, obedece a la obligacin de emitir un
documento segn sea el caso,
Transferencia
DONACIONES Y
Electrnica o Carta
Orden a favor de un tercero
TRANSFERENCIAS
con la cual se cancelara parcial o totalmente la
obligacin contrada por la Unidad Ejecutora
Requiere de un Devengado previo en estado
aprobado [A]
FACTURAS
BOLETA DE VENTA
RECIBOS DE HONORARIOS
OTROS COMPROBANTES
ESTABLECIDOS
ADMINISTRAC
IN
TESORERA
POR LA SUNAT
DECLARACIN JURADA
OFICINA DE
CONTABILIDAD
CARTA
ORDEN
TRANFEREN
CIA
ELECTRONIC
A
BANCO DE
LA NACIN
El Pago
El Pago es el acto mediante el cual se extingue, en
forma parcial o total, el
monto Yde la obligacin y slo
DONACIONES
TRANSFERENCIAS
procede siempre que
est debidamente formalizado
como devengado y registrado en el Sistema Integrado de
Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF-SP)
Est prohibido el pago de obligaciones que no cumplan
con los requisitos establecidos en la las Normas del
Sistema Nacional de Tesorera
Banco
de la
Nacin
Oficina
de
Tesorer
a
Notas de Cargo
Estados
Bancarios
Oficina de
Contabilidad
CALENDARIO DE PAGOS
Normatividad del Calendario de
Pagos Mensual
74
CALENDARIO DE PAGOS
Es el monto limite mensual para efectuar el Gasto Girado de las obligaciones debidamente
formalizadas y registradas en la fase del Devengado por las Unidades Ejecutoras y
Municipalidades con cargo a toda fuentes de financiamiento (Artculo 1 de la RD N 005-20011EF/52.03)
Fuente de
DONACIONES Y
TRANSFERENCIAS Financiamien
to
Es determinado por la Direccin General
de Endeudamiento y Tesoro Pblico (DGETP)
Por
Rubro
Categora de
Gasto
Genrica
Es acumulable y puede ser modificado mediante Ampliaciones procesadas a travs del SIAF-SP (Artculo
1.3 de la RD N 005-2011-EF/52.03)
76
77
DONACIONES Y
TRANSFERENCIAS
Trabajo en Equipo
PLANILLAS
TESORERA
Logstic
a
OTRAS
ARE AS
79
50,104
123,51
4
514,681.
15
478,310.8
5
DONACIONES Y
TRANSFERENCIAS
DONACIONES Y
TRANSFERENCIAS
PCA
26 de cada mes
Realizan la Programacin
Mensual de Pagos
Recibe Programacin
Mensual de Pagos
Cierra la Programacin
DONACIONES Y Mensual de Pagos
TRANSFERENCIAS
Determina el Calendario
de Pagos Mensual
Enva Calendario de
Pagos Mensual
Recibe Calendario
de Pagos Mensual
Realiza Giros
Programacin Mensual de
Pagos
VIATICOS
Definicin
Documentos
Base Legal
Rendicin de Cuentas
VIATICOS - DEFINICIN
Desembolso que tiene por objeto sufragar al comisionado, los
gastos de alimentacin, hospedaje y movilidad (hacia y desde
el lugar de embarque), as como la movilidad utilizada para el
desplazamiento en el lugar donde se realiza la comisin de
servicios.
Comisin de Servicio: Desplazamiento programado o
imprevisto que rea liza el comisionado hacia lugares distintos a
su lugar habitual de trabajo donde debe desarrollar funciones
y/o labores estrictamente indispensables y relacionadas a las
actividades propias de la Entidad, debiendo tener carcter
eventual o transitorio. En este caso, el desplazamiento deber
realizarse fuera de la ciudad de Lima y/o de la provincia
constitucional del Callao.
VIATICOS - DOCUMENTOS
Comprobante de Pago:
Documento que acredita la transferencia de un bien, la entrega en
uso o la prestacin de un servicio. Slo se consideran comprobantes
de pago a aquellos que cumplan con todas las caractersticas y
requisitos mnimos establecidos en el Reglamento de Comprobantes
de Pago: facturas, recibos por honorarios, boletas de venta,
liquidaciones de compra, tickets o cintas emitidas por maquinas
registradoras y otros documentos similares que permita su adecuado
control tributario y que expresamente est autorizado por la SUNAT.
Declaracin Jurada:
Documento sustentatorio de gasto nicamente cuando se trate de
casos, lugares o conceptos por los que no sea posible obtener
comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo
VIATICOS -
Rendicin de Cuentas
Las personas que perciban viticos deben presentar la respectiva
rendicin de cuenta y gastos de viaje debidamente sustentada con
los comprobantes de pago por los servicios de movilidad,
alimentacin y hospedaje obtenidos hasta por un porcentaje no
menor al setenta por ciento (70%) del monto otorgado. El saldo
resultante, no mayor al treinta por ciento (30%) podr sustentarse
mediante Declaracin Jurada, siempre que no sea posible obtener
comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo
establecido por la Superintendencia Nacional de Administracin
Tributaria SUNAT. La rendicin de cuentas deber presentarse
dentro de los diez (10) das hbiles contados desde la culminacin de
la comisin de servicios
CAJA CHICA
Definicin
Responsables
Obligaciones y
prohibiciones
Ejecucin Financiera
Control de documentos
Faltas y sanciones
Definicin
Es un fondo en efectivo constituido con Recursos pblicos
de cualquier fuente que financie el presupuesto institucional
para ser destinado nicamente a gastos menores que
demanden su cancelacin inmediata o que por su finalidad
y caractersticas, no puedan ser debidamente programados
en su adquisicin.
Excepcionalmente, pude destinarse al pago de viticos por
comisiones de servicios no programados y de los servicios
bsicos de las dependencias desconcentradas ubicadas en
zonas distantes a la sede de la Unidad Ejecutora, en este
ltimo caso, cuando se determine no utilizar la modalidad
de Encargo a Personal de la Institucin a que se contrae el
artculo 40 de la Tesorera N 007-2007-EF/77.15 y
modificatorias.
Responsable
s
Los rganos competentes de la Institucin solicitarn
oportunamente a la Oficina General de Administracin, formalice
la designacin o modificacin de los responsables titulares y
suplentes a quienes se les encomienda el manejo total o parte de
los fondos de Caja Chica lo cual quedar formalizada con la
Resolucin Directoral de la Oficina General de Administracin;
debiendo indicar los siguientes intems
Nombres y apellidos de los responsables y titulares
Modalidad de prestacin del servicio del responsable (DL 276,
1075)
Precisar si la el personal propuesto no tiene sancin vigente por
parte del estado
Adjuntar DNI vigente
Las
Obligaciones
Son obligaciones de los responsables del manejo de la Caja Chica:
a. Velar que los fondos de la Caja Chica asignada este rodeada de condiciones que eviten la
sustraccin o el deterioro del dinero en efectivo y documentacin sustentatoria, para lo cual
debern gestionar de les proporciones caja de seguridad u otros medios que revistan
similares caractersticas de seguridad.
b. Custodiar el efectivo, los documentos y los archivos en lugares que cuenten con la proteccin
y dispositivos de seguridad adecuados; condiciones que impidan la sustraccin o deterioro del
dinero en efectivo.
c. Adoptar las previsiones que correspondan para el cobro de los cheques y traslado del efectivo.
d. Verificar que el dinero en efectivo correspondan a billetes y monedas en circulacin
autnticos.
e. Verificar que los documentos que sustentan los gastos efectuados con los fondos de la Caja
Chica, cumplan con los requisitos exigidos en el Reglamentos de Comprobantes de Pago
establecidos por SUNAT; y/o formatos internos del MEF aprobados.
f. Requerir la rendicin de cuenta de los aos provisionales dentro del plazo establecido;
debiendo informar a cada una de las personas que deben cumplir con tal obligacin.
g. Mantener actualizado el registro auxiliar estndar y el archivo de los documentos cancelados
con los fondos de la Caja Chica.
h. Presentar las rendiciones de cuenta en forma oportuna, para su reembolso, con la
documentacin detallada, ordenada y foliada.
i. Cautelar que la Caja Chica cuente de los recursos financieros suficientes para atender los
gastos menudos y urgentes.
Prohibiciones
Son prohibiciones de los responsables del manejo de la Caja Chica entre otros:
a. Delegar el manejo de los fondos de la Caja Chica en funcionarios y/o servidores no
autorizados en la Resolucin Directoral de apertura y/o Modificacin. El incumplimiento
presente disposicin constituye fala disciplinaria que puede ser causal de apertura de
Procesos Administrativo Disciplinario.
b. Cambiar cheques por cualquier concepto con cargo a los fondos de la Caja Chica.
c. Cancelar compromisos de pago con documentos con documentos de fecha que
correspondan a ejercicios presupuestales anteriores.
d. Cancelar gasto por concepto de honorarios profesionales y facturas por compra de
bienes y servicios que se encuentren afectos a retenciones y detracciones establecidas
por SUNAT, con excepcin de aquellos Que estn exonerados, teniendo en cuenta que
el Ministerio de Economa y Finanzas est considerado como Principal contribuyente
Nacional, y a la vez acta cono Agente de Retencin.
e. Cancelar adquisiciones de bienes considerados como Activos Fijos, ni pago de planilla
de haberes, propinas a practicantes, entre otros.
f. Hacer entrega de los fondos de la Caja Chica mediante recibos provisionales al
comisionado que mantiene recibos provisionales pendientes de rendir cuenta, por
periodo que exceda al plazo mximo permitido.
g. Mantener los fondos de la Caja Chica en cuentas personales.
Ejecucin Financiera
El monto mximo para cada pago con cargo a la caja chica no debe
exceder del veinte por ciento (20%) de la UIT, salvo el pago de viticos
por comisiones de servicio no programados y de los servicios bsico de
los Centros de Atencin al Usuario y otros rganos similares, ubicados
en zonas distantes de la sede de la Unidad Ejecutora 001Administracin General , de manera excepcional y previa justificacin
del Director General de Administracin podr autorizar pagos hasta por
cincuenta por ciento (50%)
De la UIT.
Control de Documentos
Los responsables titulares y suplentes de la administracin del manejo
de los fondos de la Caja Chica son responsables de revisar verificar os
documentos que sustentan los gastos antes de su cancelacin.
Mecanismo de Control
La Oficina General de Administracin efectuar arqueos
inopinados y peridicos Y ser responsables de reflejar en un
estado mensual de las entregas con indicacin de la persona
receptora, montos , finalidad, periodo transcurridos entre su
entrega y rendicin o devolucin y nombre del funcionario que la
autoriz estableciendo al observacin pertinente.
El responsable de la caja chica brindara las facilidades
necesarias para la realizacin del arqueo de caja
Faltas y Sanciones
Constituyen faltas por incumplimiento a la Directiva, y pasibles de
sancin administrativa sin perjuicio de la responsabilidad civil o
penal que corresponda, los funcionarios, servidores, coordinadores
de centro, responsables titulares y suplentes encargados del manejo
de los fondos de Caja Chica, cualquiera sea su condicin laboral o
contractual; en los siguientes casos:
a. Cuando dentro de los plazos establecidos los servidores no
hayan rendido cuenta documentada de los importes recibidos
mediante recibos provisionales.
b. Cuando luego de realizado el Arqueo, se determinen faltantes
de dinero en el Fondo de Caja Chica, sin causa justificada y
documentada; contravenga las normas de la Directiva.
Faltas y Sanciones
Estas faltas dan lugar a las sanciones administrativas con el arreglo a Ley,
que sern clasificadas y determinadas por la instancia correspondiente
de la Oficina de Recursos Humanos de la Oficina General de
Administracin; y, de acuerdo a la gravedad de la falta cometida, sin
perjuicio de la responsabilidad civil o penal a que hubiera lugar.
Las faltas mencionadas en los prrafos anteriores darn lugar a las
sanciones segn la gravedad del caso:
a. Amonestacin verbal y reservada.
b. Amonestacin escrita
c. Suspensin sin goce de haber, impuesta por la Instancia
correspondiente de la Oficina de Recursos Humanos de la Oficina
General de Administracin, segn la gravedad de la falta.
Caso
Cuntas reposiciones se pueden efectuar de la
caja chica?
a) Una vez
b) Tres veces
c) Dos veces
d) Cuatro veces
Caso
Son sanciones administrativas aplicables en el manejo
de caja chica?
a) Amonestacin verbal y reservada
b) Amonestacin escrita
c) Suspensin sin goce de haberes de acuerdo a la
gravedad del caso
d) Todas
Caso
Qu fecha se recomienda para liquidar la caja chica del
ejercicio 2015?
a) 05 de diciembre
b) 18 de diciembre
c) 23 de diciembre
d) Ninguna de las anteriores
ENCARGOS
Definicin
Responsables
Disposiciones
Ejecucin
Rendicin
Faltas y sanciones
Encargo Interno
Se refiere a los gastos que en los cuales se entrega
recursos a un trabajador de la entidad con cargo a
que l rinda cuenta luego de ejecutado el gasto.
Puede utilizarse, excepcionalmente, la modalidad de
Este Tipo adepersonal
Operacin
se encuentra
normado
en el
Encargo
expresamente
designado
para
la
artculo 40
la Directiva
de Tesorera
ejecucin
deldegasto
que haya
necesidadvigente.
de realizar,
atendiendo a la naturaleza de determinadas funciones, al
adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales, a
las condiciones y
caractersticas de ciertas
tareas y
trabajos o a restricciones justificadas en cuanto a la oferta
local de determinados bienes y servicios. En este ltimo
caso, con previo informe del rgano de abastecimiento u
oficina que haga sus veces.
El documento de Requerimiento.
Denominacin o descripcin del evento.
Lugar (Distrito, Provincia y Regin) donde se realiza el evento.
Periodo de tiempo que durar el desarrollo del evento (fechas)
Nombres, apellidos y cargos del encargado del Fondo.
El importe otorgado en nmeros y letras (No podr ser mayor a 10 UIT).
Certificacin del Crdito Presupuestario.
Los Clasificadores Presupuestarios (especifica de gasto).
Plazo de rendicin de Cuenta.
Visacin y firma de la Resolucin Jefatural.
DISPOSICIONES GENERALES:
Se otorgar, excepcionalmente, encargo al personal de la Institucin que sea
solicitado por su superior jerrquico, correspondiendo a este caso slo a
Directores Generales, Jefes de Oficina General, Secretaria General,
Viceministerios y Jefes de Gabinete, expresamente para los siguientes casos:
Ejecucin
Rendicin de cuentas
Es responsabilidad del encargado del fondo y del funcionario que
solicit el encargo, la correcta y oportuna presentacin de la rendicin
de cuentas, la misma que no deber exceder el plazo de tres (3) das
hbiles despus de concluida la actividad materia del encargo.
Algunas consideraciones:
La rendicin de cuenta saneada se presentar a la Oficina de
Contabilidad y Control Previo para su verificacin y control
administrativo.
El responsable del fondo devolver a la Oficina de Tesorera los
saldos no utilizados, antes de presentar la rendicin de cuenta.
Cumplido el plazo mximo sin que el responsable del fondo realice
satisfactoriamente la rendicin de cuenta respectiva, corresponde
tomar las siguientes acciones, bajo responsabilidad.
Falta y Sanciones
El incumplimiento de las acciones por parte del responsable de
encargo
otorgado,
amerita
aplicacin
de
sancin
administrativas
de acuerdo a lo que disponga la Oficina
General de Administracin y sin perjuicios de las acciones
legales