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PROCESO DE ADQUISICIONES
INSTRUCTIVO DE CODIFICACIN
CONTABLE

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INSTRUCTIVO DE CODIFICACION CONTABLE

1. Objetivo:
Este instructivo tiene por objeto describir los pasos para realizar la codificacin contable
de acuerdo a las normas del Plan General de la Contabilidad Pblica- PGCP- aplicable
para su registro contable.

2. Marco conceptual:
Mecanismos de control.- (Enfoque de auditora) Recursos tcnicos que se utilizan
para prevenir o descubrir errores o irregularidades a medida que se desarrolla el ciclo
de un proceso hasta generar el producto y/o resultado
Error: Declaracin incorrecta no intencional u omisin de cifras o revelaciones en
los estados financieros.
Irregularidad : Declaracin incorrecta u omisin intencional de cifras o revelaciones
en los estados financieros
Comprobante contable: Documento que debe elaborarse previamente al registro de
cualquier operacin y en el cual se indicar el nmero, fecha, origen, descripcin y
cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento, a cada
comprobante se anexarn los documentos que lo justifiquen.
3. Desarrollo:
1. Recibir informacin y documentos soporte as:
De rdenes de pago
Archivo plano generado del sistema de rdenes de pago
De nmina
Reporte de la oficina de gestin humana, con las Relaciones de autorizacin del pago de la nomina de los
servidores pblicos de planta y provisionales), y planilla de parafiscales con sus anexos (anexos
discriminando los diferentes entes en pensin, salud, ARP).

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De almacn e inventarios
Reporte mensual de almacn e inventarios con sus anexos. Y confirmar cierre mensual en el sistema de
inventario.
De cuentas de planeacin y presupuesto
Reporte mensual impreso de la ejecucin presupuestal de gastos de funcionamiento e
inversin, ejecucin de disponibilidades y vigencias futuras a su vez en medio magntico
De contingencias
Informe de los procesos judiciales generado bajo el modulo contingente judicial de la
secretaria de hacienda distrital (SIPROJ). cuya representacin judicial est a cargo de la
SDIS.
De responsabilidades
Reporte o informes de prdida de elementos devolutivos, faltante de fondos, mayores
valores pagados en nomina, fallos por cobr coactivo y por asuntos disciplinarios u otros
como presuntos detrimentos patrimoniales
De depreciacin
Planilla y/o reporte del movimiento mensual de la depreciacin acumulada de los
elementos muebles de la SDIS
Reporte generado del sistema de contabilidad para bienes inmuebles.
De otros Ajustes
Reporte de actas de obra parcial o final
Reporte generado del sistema de Tesorera Distrital donde se registra los diferentes
reintegros por diferentes conceptos como (reintegro de nmina, Servicios Pblicos,
dineros no ejecutados en contratos o legalizacin de
cajas menores, por
responsabilidades, multas y otros ingresos efectuados en la Tesorera Distrital por los
responsables.
Reporte de Pasivos exigibles por medio de actas de fenecimiento de reservas, por actas
de liquidacin de contratos o por actas de liberacin de saldos en aplicabilidad a la norma
de sostenibilidad contable.
Otros ajustes por reclasificacin de cuentas contables o por valor.

Caja menor
-Resolucin de constitucin de Cajas Menores para codificacin inicial.

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-Reembolso mensual la relacin de gastos presentada por cada responsable con los
soportes que respaldan la solicitud de reintegro
-Legalizacin final, la relacin de gastos presentada por cada responsable con los
soportes que respaldan la legalizacin incluido recibo de caja por reintegro si existe.

2. Se verifica la informacin anexa con estos criterios:

rdenes de Pago:
Verificar la informacin contenida en las rdenes de pago en cuanto a su codificacin
efectuada. Para causacin y cancelacin.
Confrontar que las rdenes de pago que fueron radicadas en tesorera sean canceladas
Nmina
Verificar que la informacin contenida en las relaciones de autorizacin y parafiscales
sean correctas y que corresponda al mes reportado.
Verificar que las relaciones de autorizacin de giro y parafiscales FUERON canceladas
por Tesorera Distrital.
Almacn:
Verificar que la informacin contenga entradas al almacn o al servicio soportadas con la
respectivas copia de la factura, existencia de salidas de almacn, bajas, reintegros,
reposicin de bienes, traslados, donaciones, o valorizaciones de bienes muebles,
legalizacin de faltantes o sobrantes con sus actas y que est toda la informacin firmada
por los responsables.
Verificar que se haya cerrado el mes respectivo en el sistema de inventarios.
Cuentas de planeacin y presupuesto:
Verificar que los informes presupuestales estn completos y claros y a su vez el medio
magntico corresponda a la informacin reportada.
Contingencias:
Confrontar y revisar el informe generado del sistema SIPROJ en lo relacionado a actos
procesales de terceros contra la entidad, y verificar si hay nuevos procesos o pago de los
ya registrados.
Responsabilidades:
Verificar la documentacin que soporta el hecho generado y a quien se le atribuye la
responsabilidad. (Servidor pblico o contratista)
Depreciacin:
Confrontar que la planilla corresponda al mes afectado, y que los grupos de inventario de
bienes muebles de la entidad muestren la depreciacin respectiva, si mismo

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Verificar que el sistema haya aplicado la depreciacin a todos los bienes inmuebles que
debe afectar.
Otros ajustes:
Verificar que la informacin de las actas de obra especifique el predio o predios que
fueron afectados y su valor correspondiente.
Analizar que la informacin generada sea en su concepto y en su valor claro
Confrontar, analizar y verificar que la informacin contenida en el soporte sea clara,
correcta y especifica en sus detalles.( nombre, nit, concepto, valor,).
Verificar que las cuentas a reclasificar sean las correctas y confirmar su valor de ajuste.
Caja menor:
Que el reembolso solicitado mensualmente sea el 70 % de la cuanta total de la caja de
acuerdo a la relacin de gastos presentada por cada responsable.
Los soportes que respaldan la relacin de gastos, Como son comprobantes de pago
numerados consecutivamente soportados por facturas, cuentas de cobro, recibos y otros.
La orden de pago ser respaldada por esta documentacin.
En los soportes se revisa que el clculo de los descuentos tributarios se haya aplicado
correctamente y reflejados en anexo especial para ser enviados a la Tesorera Distrital

3. Codificar :
rdenes de Pago:
La codificacin se hace directamente en el sistema de rdenes de pago en el
procedimiento del Giro, y luego se genera en archivo plano para la interfaz con el
sistema de contabilidad.
Nmina:
La codificacin se realiza en un formato Excel diseado con las cuentas que afectan la
nomina, all se registra la informacin de las relaciones de autorizacin, y de los
parafiscales con sus centros de costo.
Almacn:
Una vez realizado el cierre de mes en el sistema de inventarios, el movimiento de
almacn esta prediseado, para que origine un proceso que se produce bajo el programa

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Excel. Este formato muestra el movimiento con la codificacin contable ya establecida,

esta informacin es revisada y confrontada, una vez correcta se origina el archivo plano.
Planeacin y presupuesto:
La codificacin se realiza en formato diseado en Excel donde se registra la informacin
requerida por rubros presupuestales.
Contingencias:
La codificacin contable se realiza utilizando las cuentas ya incluidas en el informe
generado por el sistema SIPROJ y de acuerdo a los diferentes procesos se afectan las
cuentas respectivas.
Responsabilidades:
La codificacin contable se realiza de acuerdo a la informacin del soporte fuente
calificndose como responsabilidad en proceso interno, el origen del documento da para
causar o cancelar segn sea el caso.
La codificacin de bienes inmuebles esta parametrizada en el sistema de contabilidad.
Depreciacin:
La codificacin contable se realiza bajo hoja Excel procesada del sistema de inventarios y
automticamente se procesa a un archivo plano de acuerdo a los rubros afectados.
Otros ingresos:
La codificacin contable es realizada directamente en el sistema contable al momento de
registrar el hecho generado.
Caja menor:
La codificacin contable se realiza iinicialmente de acuerdo a la resolucin expedida por la
Secretaria del Despacho de acuerdo a las cuantas y nmero de cajas menores asignadas
Para reembolsos y legalizacin de acuerdo a la relacin de gastos presentada por cada
responsable con los soportes que respaldan este proceso. En forma manual en el sistema
de ordenes de pago

4. Observaciones
Son condiciones generales del instructivo:
Realizar un anlisis y verificacin de la informacin contenida en los soportes para la
codificacin contable
Los informes y documentos soporte se reciben los primeros cinco das calendario del
mes siguiente.

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Codificacin contable en los siguientes procesos:

A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
I.

Codificacin contable rdenes de pago.

Codificacin nmina
Codificacin movimiento almacn e inventarios
Codificacin cuentas de planeacin y presupuesto
Codificacin contingencias
Codificacin responsabilidades
Codificacin depreciacin activos
Codificacin otros Ajustes
Codificacin cajas menores

Son normas de referencia para el instructivo:

Resolucin 356 de 2007 Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del
Rgimen de Contabilidad Publica
Resolucin 355 de 2007 Por la cual se adopta el Plan General de Contabilidad
Publica
5. Administracin del instructivo
Subdireccin Administrativa y Financiera

NOMBRE

CARGO

ELABORO

REVISO

APROBO

Jairo Pulido- Cecilia

Cely- Deyanira
Perdomo
Profesional Asesora
Financiera
Contadora- Consultora

Javier Medina

Luz Estella Casas de Kuan

Subdirector
Administrativo y
Financiero

Directora de Gestin
Corporativa