Sistema de Trabajo Control de

niveles de inventario

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1.
OBJETIVO
Mantener niveles de inventario que generen oportunidad y disponibilidad de los
suministros requeridos permanentemente en las reas asistenciales y
administrativas de la institucin, de acuerdo con las polticas de administracin y
control de inventarios
2.
ALCANCE
Inicia desde la actividad de verificacin de saldos de inventario para programar
las solicitudes de un perodo basados en estadsticas de consumo hasta la
autorizacin de la compra.
3.
RESPONSABLE
Gestor de Logstica
4.
DEFINICIONES
Estadsticas de consumo: Datos histricos de consumos a partir de los cuales se
calculan estadsticos orientados a estimar comportamientos tpicos para la toma
de decisiones.
Promedio: Medida de tendencia central que nos muestra un punto de equilibrio
de los consumo. Sumatoria de los consumos de diferentes periodos dividido en el
nmero de perodos.
Niveles Mximos de inventarios: Estadstico que se calcula como la media ms
dos desviaciones estndar, para aquellos casos donde el coeficiente de variacin,
es menor o igual al 40%, para lograr atender toda la demanda en el 97.5% de las
veces.
Niveles Mnimos de inventario: Estadstico que se calcula como la media menos
dos desviaciones estndar, es utilizado como uno de los patrones para calcular el
punto de reorden.
Punto de Reorde: Punto en el cual se debe colocar la Ordene de compra, para
garantizar los niveles de inventario que permitan abastecimiento continuo de los
suministros.
Coeficiente de variacin: Es una variable adimensional que permite validar
niveles de variacin, a partir de la desviacin estndar y la media, permitiendo
establecer validez de los patrones estadsticos.

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Desviacin Estndar: Medida de dispersin promedio calculada a partir de la

varianza y se calcula como la raz cuadrada de la sumatoria de los cuadrados de
consumos de cada periodo menos la media dividido en el nmero de perodos
5.

POLITICAS

POLITICAS ADMINISTRATIVAS
La programacin de suministros mensual se debe realizar con los proveedores
que se han aprobado y negociado en el perodo. La justificacin de las
desviaciones de las compras presupuestadas por proveedor
Vs. Las
ejecutadas se deben presentar en los comits de compras.
Si un proveedor que est aprobado como primera opcin para la compra de
un insumo bloquea los despachos por alguna circunstancia, se debe acudir a la
segunda o tercera opcin, previa aprobacin del gestor de logstica.
POLITICAS DE SERVICIO
Para optimizar la oportunidad en la entrega de los suministros, la
programacin de compras se realiza mensualmente teniendo en cuenta que
los saldos de inventario no excedan de 15 da y no se disminuyan de tres
das.
POLITICAS OPERATIVAS.
Teniendo en cuenta que existen puntos estacionales de consumo durante el
ao, la programacin de suministros se debe basar en estadsticas de consumo
promedios, mximos y mnimos mviles trimestrales.
Los inventarios de suministros que se encuentran en consignacin o que se
solicitan bajo frmula mdica no se deben tener en cuenta en la
programacin mensual, se debe dar trmite a las reposicin de acuerdo con la
rotacin y los niveles de consignacin.

6.
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ANALISTA DE COMPRA
1. Revisin del Inventario de las Bodegas.- Bajar la del sistema filtrando la informacin
deseada (dependiendo si son medicamentes o dispositivos mdicos).
2. Organizar la Informacin.- Mediante una tabla dinmica se realiza la organizacin de
los productos a programar.
Se organizan los consumos de los perodos a trabajar.
3. Anlisis de los ltimos 3 meses.- Determinar el promedio de consumo de los ltimos 3
meses y se agrega dos desviaciones estndares para determinar mximos y mnimos,
garantizando niveles de confiabilidad mayores al 95%.
4. Analizar productos que se comprarn.- 1. De acuerdo con el
analisis realizado
derivado de la informacin del sistema y donde se puede observar que hay algunos
productos que no se pueden comprar porque:
a) Existen insumos que para realizar la compra es necesario solicitar una cantidad
mnima de despacho.
b) Al revisar el nivel de inventario se da cuenta que el consumo de ese insumo fue
bajo, entonces no se realiza reposicin por baja rotacin.
5. Se determina cantidad a Pedir.- Una vez obtenidas las cantidades del
Anlisis se determinan las cantidades a pedir.
6. De acuerdo con la Poltica se define la compra.- De acuerdo con la negociacin
realizada al inicio del ao, se define a quin comprar y a que precio con el consolidado
de precios y las diferentes alternativas de proveedores.
7. Realiza Resumen Consolidado.- Se realiza el consolidado de productos por proveedor y
tambin se tiene el consolidado de los proveedores a los cuales no se les puede comprar.
8. Realizar la Orden de Compra.- La orden de compra se realiza por SEVEN.
GESTOR DE LOGISTICA
9. Firma de autorizacin en la orden de Compra.- La gestora de Logstica firma el 100%
de las rdenes de compra.
10. Revisa Aleatoriamente.- Normalmente se revisan las ordenes de compra con mayor
costo y proveedores asignados.
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11. Si No se aprueba la orden de Compra.

ANALISTA DE COMPRA
12. Corregir.- Se corrige de acuerdo con la modificacin.- Se realiza la modificacin
segn haya comentado el gestor de logstica. Pasar al paso 13.
11.1 Si la orden se aprueba.13. Enva orden de compra.- Se enva la orden de compra va fax.
14. Solicitar que se enve el producto.- Se solicita enven el producto al proveedor.
15. Si el producto no es despachado.
16. Revisar otras opciones de proveedores.- Revisar la opcin nmero 2 o 3 dependiendo
de la disponibilidad de proveedores.
17. Solicitar pedido.- Busca el cdigo en el listado de precios y elabora la Orden de
Compra.
7.

DIAGRAMA DEL PROCESO

Ver anexo: Modelo Conceptual Proceso de control de nivel de inventario

8.
PERSONAS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
1. ANALISTA DE COMPRAS
2. GESTOR DE LOGISTICA
9.
INDICADORES
Porcentaje de desviacin de lo presupuestado Vs. Lo ejecutado por proveedor
Nmero de proveedores bloqueados en un perodo
10.

ANEXOS

Estadsticas de consumo trimestral

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