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Incorporacion 5
Incorporacion 5
RESUMEN
SUMMARY
INTRODUCCIN
proceso; y en cuanto a los servicios, estos deben tener la intencin de activar la funcin de
procesamiento de la informacin y la comunicacin por medios electrnicos [1].
Las Tecnologas de informacin y comunicacin (TICs) abarcan los sistemas de manejo de
informacin, claves dentro de cualquier organizacin ya que les permite GESTIONAR,
ORGANIZAR y PLANEAR todas las actividades a realizar dentro de ella en pro de su
crecimiento, por lo que pueden resultar una ventaja competitiva a la hora de afrontar los retos de
conservacin y ampliacin del mercado a los que se enfrenta la Industria Farmacutica Nacional.
La inclusin de este tipo de tecnologas por parte de la Industria Farmacutica no es una decisin
sencilla a tomar, ya que la eleccin e implementacin de un sistema de informacin formal
(Software de manejo de informacin) repercute directamente en los procesos y en los requisitos
de aseguramiento de calidad como lo es la documentacin, fundamental desde el punto de vista
regulatorio, administrativo y productivo.
El enfoque de este trabajo es el estudio de Sistemas de manejo de Informacin para el rea de
Produccin; que puedan brindarle ventajas competitivas especficamente a PYMES del sector
Industrial Farmacutico.
Existen en el mercado muchas herramientas de software para manejo de informacin en
manufactura, luego la pregunta real es Segn las particularidades en cuanto al tipo de
produccin caracterstico del sector (por lote y documentada), y la flexibilidad requerida por
parte de la herramienta, cul es la mejor opcin de Sistema de informacin para PYMES?
Con la intencin de contribuir a solucionar este interrogante, se plantea el estudio de las
exigencias y atributos de los diferentes sistemas de informacin disponibles en el mercado, con el
fin de identificar aquellos requerimientos funcionales que responden mejor a las necesidades de
las PYMES del sector, y que permiten mayor flexibilidad de estas herramientas, de modo que
puedan implementarse de manera exitosa en este tipo de organizaciones.
METODOLOGA
RESULTADOS Y DISCUSIN
1.
ATRIBUTOS
DE
LOS
MDULOS
DE
MANEJO
DE
INVENTARIO,
Principios activos
Excipientes
Dentro del sistema de Inventario, debe tenerse en cuenta que para la identificacin y
cuantificacin de las Materias Primas disponibles deben utilizarse unidades diferentes a
las que utilizara la Industria de Manufactura convencional (UN), debido a su naturaleza
No discreta, las unidades son de volumen y masa (L, Gal, mL, g, Kg, Ton) adems
debe tenerse en cuenta que el sistema debe manejar los mltiplos y submltiplos de la
determinada unidad, ya que no todas las materias primas sern pedidas en la misma
proporcin, por ejemplo, una industria puede pedir 2000L de Alcohol, pero de aceites
esenciales como saborizantes ser suficiente dispensar y pedir en mL [7].
Debe guardase un registro cuidadoso de todo lo que hay en inventario, de modo que
permita la trazabilidad completa del producto, luego hay necesidad de incluir los
protocolos de recepcin de materias primas, los formatos a ser diligenciados, los
certificados de control de calidad y etiquetas de codificacin interna.
ser causante de desvos en los cronogramas planteados, o de gastos adicionales para poder
cumplir con la programacin establecida [9].
La industria Farmacutica, por trabajar con normas BPM, cuenta con procesos validados,
trabaja con equipos calificados y adems debe tener programas establecidos de
mantenimiento tanto preventivo como correctivo. El tipo de mantenimiento preventivo
debe estar programado al igual que las actividades de limpieza como una actividad ms en
la planta, por lo que debe incluirse en esta funcin, adems para no programar trabajos en
ese determinado equipo en el momento en que se encuentra en esta operacin.
Otra de las implicaciones de trabajar con normas BPM, es el hecho de contar con procesos
validados, esto simplifica muchas de las variables del mdulo de ingeniera, para la
planeacin y programacin de la produccin debido a que ya se han establecido ciertas
condiciones de tipo estndar con su correspondiente desviacin, como por ejemplo
tiempos de operacin, rangos de temperatura, calidades determinadas para las materias
primas, entre otros.
Otro requerimiento importante para la industria farmacutica es la interactividad de la
interface del software para la funcin de planeacin, que permita de manera sencilla
ingresar datos, y modificar cronogramas, ya que a pesar de trabajar con procesos
validados, existe la posibilidad de desvos en tiempos de produccin.
1.3.
Mdulo de control:
para cada usuario que determinan las operaciones que puede realizar cada individuo que
tenga acceso al sistema, segn su nivel en la organizacin (Muy importante el tema de
firma electrnica), en cuanto a autoridad sobre la informacin; adems de un sistema de
validacin de datos y de control de cambios realizados [10].
Por otro lado, debido a la gran cantidad de informacin que debe procesar y almacenar
este mdulo, en este caso es fundamental contar con el hardware adecuado que sea capaz
de almacenar estas bases de datos (Data center).
ste ltimo mdulo bien podra ser tambin construido como Sistema Transaccional, ya que su
funcin es el registro de monitoreos, y facilitar la administracin por excepcin cuando algn
valor para una especificacin determinada tienda efectivamente se salga del rango de
desviacin aceptado para dicha variable.
2.
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES:
En respuesta a los atributos de los diferentes mdulos del sistema expuestos anteriormente, se
propone la siguiente lista de requerimientos funcionales para cada mdulo (Fig. No. 1
Requerimientos Funcionales de un sistema de informacin para reas de produccin de Industria
Farmacutica), de modo que con base en lo que cada organizacin maneje esta pueda ubicarse
mejor y evaluar las posibilidades en cuanto a la oferta de este tipo de herramientas.
3.
11
la poltica de manejo de inventarios de cada empresa para la compra de una herramienta de este
tipo, lo cual define la filosofa ms adecuada para cada uno de los mdulos.
La aplicabilidad de la filosofa JIT al mdulo de planeacin y programacin de la produccin y al
de manejo de inventarios es conveniente en casos donde el mantenimiento de inventario es
bastante costoso, bien sea en cuanto al de materias primas producto terminado; por ejemplo en
industria farmacutica de vacunas, que por sus caractersticas requieren de cadena de fro para la
conservacin de sus propiedades. Tambin es ideal para ambientes de trabajo por pedido (make to
order), como maquiladoras, debido a que estas tampoco pueden mantener inventario.
Por otra parte, esta filosofa exige una relacin muy estable y de confianza en cuanto a calidad y
tiempos de entrega con los proveedores de materias primas. Se basa en la integracin armoniosa
de la cadena de suministro para poder funcionar con inventarios cero, hecho que no sucede en la
generalidad de las industrias farmacuticas Nacionales para con sus proveedores de materias
primas [9] Desde este mismo punto de vista tampoco es muy conveniente esta modalidad en caso
de que se trabaje con materias primas escasas [11].
Adems el hecho de evitar tanto el mantenimiento de inventario le hace no apta en el caso de
demandas poco predecibles y de picos en la demanda para los cuales no hay capacidad suficiente
para satisfacerle de manera costo-efectiva a partir de las estrategias de uso de recursos propios de
la organizacin. Para que esta filosofa sea aplicable con xito a estos mdulos, se requiere una
demanda estable, y tamaos de lote pequeos [5].
En cuanto a la aplicabilidad de JIT al mdulo de Control dentro de un sistema de informacin
para industria farmacutica, podra decirse que es bastante apta, ya que esta filosofa esta muy
enfocada hacia la calidad de los productos y el control de los procesos incluyendo las
herramientas de control estadstico de procesos y el sistema de tarjetas Kanban [12], que son una
muy buena opcin para garantizar la calidad de los productos manufacturados, y para mantener
actualizado el mdulo de programacin de la produccin de modo que en caso de eventualidades
pueda volverse a generar la programacin, ajustndose a las condiciones reales de operacin. Las
tarjetas Kanban pueden asimilarse en nuestro entorno productivo, como las rdenes de
Produccin, ya que nunca se produce ningn lote sin ella, y no se autoriza ninguna operacin sin
12
ella, luego este sistema podra ser fcilmente implementado debido a que no hay un fuerte
cambio o transicin en este aspecto respecto a la forma en la que se hacen las cosas normalmente.
MRP II es considerado ms que como filosofa como una tcnica sistema de control de lazo
cerrado, es decir que su conjunto de instrucciones de procesamiento cuentan con
retroalimentacin de datos al proceso, lo que le permite mantenerse actualizado de forma sencilla.
Esta tcnica incorpora la planeacin de recursos como punto central dentro de las funciones de
programacin de capacidad y actividades de produccin y del control de flujo de materiales
dentro del proceso [11], para efectos de aplicabilidad a los mdulos de Planeacin y
programacin de la produccin y Manejo de inventario, podra decirse que dadas las condiciones
de inestabilidad de las relaciones con los proveedores, esta sera una opcin ms aprovechable,
adems es ideal para empresas que manejen demandas con picos en ciertas temporadas y cuya
capacidad no da abasto para cumplir con estos picos a menos de que se cuente con inventario de
producto terminado disponible para suplir la demanda que produccin no pueda cubrir.
De todas formas el hecho de que sea un sistema de lazo cerrado, es muy positivo para estos dos
mdulos ya que facilita la conciliacin de materiales que es uno de los puntos ms importantes en
el manejo de Inventario y la expedicin de rdenes de compra por parte del Mdulo de
Planeacin y programacin de la produccin.
La aplicabilidad de MRP II al mdulo de control es bastante limitada, debido a que este no
considera muchas variables del proceso a controlar, nicamente controla las fechas de despacho
de los pedidos, por lo que en este punto es ms aplicable JIT con su sistema Kanban.
De acuerdo a lo anterior, podemos decir que son precisamente las condiciones particulares de
cada organizacin las que definen cual de las dos filosofas es ms aplicable a su entorno de
produccin, y en ello tambin est el xito de las implementaciones de sistemas formales en las
organizaciones, ya que de otro modo puede experimentarse con mayor fuerza la resistencia de la
organizacin ante los cambios que se introducen al implementar un nuevo sistema para estas
funciones.
4.
5.
En cuanto a la estructura de datos de cada uno de los mdulos constituyentes del sistema de
Informacin para la Produccin, es decir la estructura donde se identifican las entradas al sistema
(Datos), el proceso (por ejemplo clculos) y las salidas (Informacin), puede decirse que de
acuerdo con la complejidad de las funciones que desempee cada mdulo, stos se catalogan
entre Sistemas Transaccionales (Mdulo de Manejo de Inventario y Mdulo de Control) y
Sistemas de Apoyo a toma de decisiones (Mdulo de Planeacin y Programacin de Produccin),
siendo el ms complejo este ltimo, debido a la cantidad de variables que debe manejar para
cumplir sus funciones.
Las variables de mayor relevancia que deben tenerse en cuenta dentro de la funcin de
Planeacin y Programacin de la Produccin son:
Materiales (Disponibilidad de Materias Primas y Material de Acondicionamiento)
14
15
6.
16
reflejados en la eficiencia y rapidez de los procesos, adems en la trazabilidad del proceso. Esta
implementacin del mdulo de Control debe dar inicio a la etapa de control y Formalizacin y a
su vez a la de Integracin de la Informacin. Una vez cumplidas estas etapas, la organizacin
estar lista para la implementacin del ltimo mdulo del Sistema de Informacin para reas de
Produccin, el de Planeacin y Programacin de la Produccin, dentro de la etapa de Madurez.
En este proceso es fundamental la participacin de personal capacitado para el manejo de estos
sistemas, ya que el xito de la implementacin de un cambio organizacional en cuanto a
informacin depende de todos los actores involucrados en su manejo.
La incorporacin de tecnologas de Informacin y Comunicacin en cualquier organizacin es un
proceso largo, pero en la medida en que se va avanzando los procesos se harn ms giles y
eficientes. Es importante contar con un cronograma en cada implementacin, de modo que pueda
controlarse de una mejor manera el tiempo que tarde el proceso de implementacin y apropiacin
de la tecnologa.
Se propone teniendo en cuenta las etapas de Planificacin de los recursos y actividades de la
informtica (Richard Nolan) el siguiente esquema a seguir (Figura No.5 Esquema de
Planificacin de recursos y actividades de la informtica para la implementacin de un sistema de
informacin para reas de produccin en una organizacin farmacutica), para la sistematizacin
del rea de Produccin de una Organizacin Farmacutica:
CONCLUSIONES
18
congruente con los procesos internos de cada organizacin, de modo que el cambio no sea
extremo.
3. Las opciones disponibles en el mercado de TICs ofrecen sistemas construidos sobre
filosofas como JIT, MRP II hibridos JIT-MRP II. La filosofa ms conveniente para el
mdulo de Control de la produccin es JIT debido a su semejanza con el sistema de control
tradicional en industria farmacutica. En el caso de los mdulos de manejo de inventario y
planeacin y programacin de la produccin la seleccin corresponde a un anlisis de las
polticas de manejo de inventario de la organizacin, del tipo de actividad econmica de la
organizacin y del costo de mantenimiento de inventario, de modo que pueda elegirse la
filosofa que mejor encaje con el ambiente productivo de la organizacin.
4. El orden de implementacin de los diferentes subsistemas (componentes del sistema de
manejo de informacin para reas de produccin en industria farmacutica) sugerido para
PYMEs del sector productivo farmacutico es primero del mdulo de manejo de inventario,
luego el de control de la produccin (podran ser simultneas), posteriormente la
sistematizacin de las reas contables de la compaa e Integracin de la Informacin, y por
ultimo la implementacin de los Sistemas de Planeacin y Programacin, obedeciendo el
grado de complejidad de la estructura de datos de cada sistema y sus requerimientos
funcionales.
BIBLIOGRAFA
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definition of the ICT sector, [En lnea] http://www.oecd.org/dataoecd/34/37/2771153.pdf
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Alquilano
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Pharmaceutical products with process simulation and production scheduling tools,
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Trabajo de grado, Departamento de Farmacia, Universidad Nacional de Colombia, 2003.
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Bills of Material, Routings & Recipes, Computers in Industry 31 (1996) 31-43.
20
ANEXOS
de Inventario
la Produccin
de
Entradas de data
Inventario FIFO
provenientes
FEFO
los
Entrada de datos
Materias primas,
en proceso y a
aplique):
producto
Sistema
controles
de
terminado,
Almacenaje
de
sus
reas Reservadas
especificaciones
para
adicin,
para
Materias
controles,
operaciones
de
con
respectivas
cada
parmetro.
Herramientas
requieran
INSTALADA:
estadsticas
condiciones
grficas.
especiales para su
Administracin
almacenaje.
de
productos
que
Aplica
en
caso
de
operaciones
Manejo
de
por excepcin.
unidades
de
Sistemas de inicio
volumen y masa
de sesin.
(mltiplos
Seguridad de la
procesos
informacin
submltiplos)
de
Capacidad
primas
Mdulo de Control
Sistema
codificacin
que
puedan
darse
de
alimentada
producida:
21
etiquetado
Control
adecuado respecto
cambios, perfil de
a la codificacin
Manejo
de
la
organizacin.
Registro
de
estado
de
equipos
acceso,
de
Firma
electrnica.
cambios de estado
de las materias
diferente.
primas (Dentro de
Entrada
la
codificacin,
de
Informacin:
Orden
de
intercambiable,
de Cuarentena a
cliente
muestreado y a
Inclusin
aprobado
de
cronogramas
de
rechazado).
Instalaciones,
Registro de todos
planeacin de operaciones.
los movimientos
de Inventario.
dentro
del
nivel
de
22
Manejo de inventarios de
Seguridad para satisfacer
demanda interna y externa.
(Materia Prima y Producto
Terminado)
Respuesta:
Manejo de inventarios de
Seguridad para satisfacer
una de las demandas.
No maneja inventarios de
seguridad (Inventario cero)
Respuesta:
Respuesta: JIT
Productora Propia
Respuesta:
Maquiladora y Productora
propia
Respuesta:
Maquiladora
Respuesta:
Bajo
Respuesta:
Medio
Respuesta:
Alto
Respuesta:
23
Respuesta
No.
Rta.
Interpretacin
MRP, sin embargo podra evaluar tambin un hbrido JIT MRP para
disminuir sus costos de mantenimiento de Inventario, y mejorar la
4
5
10
11
12
Conviene un hbrido JIT/ MRP, podra evolucionar a JIT.
13
14
15
16
17
18
Fig. No. 3. Matriz de solucin: Respuestas del flujograma para seleccin de Filosofa de Sistema
de Manejo de Inventario y Planeacin y Programacin de la Produccin
24
Planta
Componente
Producto
Centro de
trabajo
P. Activo
Lista de
Materiales
Formula Maestra
Ruta de
proceso
Unidad de
capacidad
Orden
Relacin Lista
Materiales
Requerimientos de Materiales
Requerimiento
Operacin
de capacidad
Orden
Requerimientos de Materiales
Tarea
25
Etapa de experimentacin
Concluya la primera
implementacin de
un
sistema
de
Informacin para la
organizacin
Maneja ms de un Sistema de
Informacin en su organizacin?
(Para manejo de nmina, de
Pedidos, Facturacin, o Inventario)
NO
SI
Se recomienda su
seleccin
e
implementacin.
(Para su seleccin,
ver Figura 5 y 6)
NO
Etapa de contagio
Se recomienda su
seleccin
e
implementacin.
NO
Se recomienda su
seleccin
e
implementacin.
NO
Etapa de Control
Se recomienda su
integracin.
NO
La informacin de su
organizacin est
integrada?
SI Etapa de Integracin
26
Se recomienda su
seleccin e
implementacin.
NO
SI
Etapa de Madurez
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