ADELANTO PARA COMPRAS MENORES Y

VIAJES

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1. PROPSITO
Controlar los gastos por compras menores y viajes buscando eficiencia y eficacia en la
ejecucin.
2. ALCANCE
Todas las reas de ADRA PER
3. RESPONSABLE
Director de Administracin y Finanzas.
4. DIAGRAMA DEL PROCESO

Elaborado por:
CPC. Bernice Mendoza

Revisado por:

Aprobado por:

Econ. Javier Espejo

Comisin Interna AC.09-145

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5.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

SUB PROCESO
ACTIVIDADES
Solicitud de
autorizacin de
Elabora el plan de viaje o adelanto de compras
viaje o adelanto
menores en los formatos establecidos
de compras
Revisin y
aprobacin de
viaje o compra

Transferencia o
adelanto de
dinero

Solicitud de
boleto areo

Contabilizacin
de adelanto

RESPONSABLE
Solicitante o
usuario

Revisa y aprueba el plan de viaje o compras menores

Revisa el plan de viaje o compras menores y aprueba

el gasto
Realiza la transferencia del adelanto

Gerente de
Finanzas /
Cajero /
Asistente
Administrativo
Asistente de
Gerencia /
Asistente
Administrativo

Realiza la solicitud del boleto areo

Contador de
Proyecto /
Contador
Regional

Realiza la contabilizacin de adelanto

Elaboracin de
Elabora el informe final de viaje o informe de
informe de viaje
compras menores
o reporte

Solicitante o
usuario

Revisa y aprueba el informe tcnico de visitas y firma

el informe de gastos de viaje.
Revisin de
informe

Administrador de
rea

Firma el informe de gastos de viaje

Administrador
rea / Asistente
de Recursos
Humanos

Revisa y aprueba el informe de compras menores

Contabilizacin

Contabiliza el informe de gastos de viajes adjuntado

el informe

Elaborado por:
CPC. Bernice Mendoza

Contador de
Proyecto /
Contador
Regional

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6.

DIRECTIVAS
Adelanto de compras menores en efectivo
DIR.GF.01

Este procedimiento se aplica nicamente para compras menores a S/.

1,000 nuevos soles y consumibles en un solo acto; las compras
diferentes a este procedimiento seguirn el procedimiento PC. GL.30
Compras.

DIR.GF.02

El plazo mximo de rendicin de los adelantos para compras que

realicen el personal operativo o de campo ser de 15 das calendario;
y en cuanto al personal que labora en oficina nacional o regionales, el
plazo mximo ser de 5 das calendario; en ambos casos contados a
partir de la fecha de entrega del adelanto. Vencidos estos plazos, los
adelantos sern cargados a la cuenta de la persona que recibi el
adelanto.

DIR.GF.03

En el caso de rendicin de gastos con recibo por honorarios, sern

entregados a Contabilidad hasta el da 20 del mes en el que se
efecta el servicio; y en las oficinas regionales hasta el da 20 del mes
en el que se efecta el servicio. (Si este da fuese sbado, domingo o
feriado se entregara el da anterior a este).

DIR.GF.04

Los adelantos de cualquier clase (compras, sueldos, viajes, etc.) solo

sern otorgados al personal de planilla.

DIR.GF.05

Los adelantos de compras sern cargados en la cuenta personal de

acuerdo a la fecha de recibido que est consignado en la solicitud de
pedido de fondos, de la siguiente manera:
- Cuando la fecha sea hasta el 20 del mes, ser cargado en el mes
en curso.
- Cuando la fecha sea posterior al 20 del mes, ser cargado en el
mes siguiente.

DIR.GF.06

Los adelantos en efectivo sern dados por caja hasta un monto

mximo de 300.00 nuevos soles. Los montos mayores a S/300 se
depositan va tele crdito o cheque.

DIR.GF.07

Las compras debern considerar precios competitivos de mercado.

Adelanto de viajes
DIR.GF.08

Las personas que requieran viajar presentarn el formato de

autorizacin de viaje a su jefe inmediato para su aprobacin.

DIR.GF.09

El formato (formato de autorizacin de viaje) mencionado en la

directiva anterior, ser presentado con 2 das hbiles de anticipacin al
viaje al rea financiera y a la persona que realiza el pedido de pasaje.

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DIR.GF.10

Los adelantos de viajes sern cargados en la cuenta personal de

acuerdo a la fecha de recibido que est consignado en la solicitud de
pedido de fondos, de la siguiente manera:
- Cuando la fecha sea hasta el 20 del mes, ser cargado en el mes
en curso.
- Cuando la fecha sea posterior al 20 del mes, ser cargado en el
mes siguiente.

DIR.GF.11

Los costos, gastos o incrementos que se incurran por la no utilizacin

oportuna del boleto areo o terrestre, debido a la negligencia o asunto
personal del trabajador que genero la contingencia, sern asumidos
por l mismo, salvo autorizacin de su jefe inmediato o en casos de
accidente o enfermedad.
Todo pasaje y boleto areo, deber salir con los requisitos mnimos
exigidos por SUNAT en el reglamento de comprobantes de pago, caso
contrario el IGV ser cargado a la cuenta personal del usuario

DIR.GF.12

Referente al punto anterior, en caso no se haya utilizado el boleto y se

decida postergarlo, este deber ser utilizado como mximo al mes
siguiente de haberse adquirido, para efectos de recupero del IGV; de
lo contrario, adems de los gastos mencionados en el punto anterior
el trabajador asumir el IGV no recuperado por este motivo.

DIR.GF.12

El plazo de rendicin del informe de viaje al departamento de

Recursos Humanos ser de 5 das calendario, contados a partir del
retorno del viaje, en caso contrario no se garantiza la contabilizacin
del documento presentado en el mes en curso.

DIR.GF.14

Los adelantos se solicitarn nicamente en la sede donde labora el

trabajador. Por ningn motivo circunstancia se dar adelanto en otra
sede.

DIR.GF.15

Cuando la agencia requiera por motivos justificados que una persona

que no es trabajador de la misma realice un viaje, el responsable del
adelanto y de la rendicin ser el que solicita el viaje.

DIR.GF.16

Al retorno del viaje, el solicitante presentar su informe de actividades

realizadas, el cual ser revisado y archivado por su jefe inmediato. Del
mismo modo, realizar el informe de Gastos de Viaje adjuntando la
Gua del Informe de Viaje debidamente llenado, y ser entregado al
asistente de Recursos Humanos para su aprobacin y pago.

DIR.GF.17

Al retorno del viaje, el solicitante presentar su informe de actividades

realizadas en archivo electrnico, el cual ser revisado y archivado por
su jefe inmediato. Del mismo modo, realizar el informe de Gastos de
Viaje adjuntando la gua de viaje.

DIR.GF.18

No estn permitidos para viajes areos los siguientes lugares:

Ayacucho, Huaraz, Ica, Huancayo, Chiclayo, Arequipa, Trujillo, Satipo,
salvo que los precios sean similares a los pasajes por va terrestre.

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DIR.GF.19

Los adelantos para compra de pasajes areos sern depositados a la cuenta

del colaborador, siempre y cuando se compren va internet, estos debern ser
con el RUC de ADRA PER.

DIR GF.20

El tipo de cambio a utilizar en los informes ser el tipo de cambio compra

vigente a la fecha de compra de pasaje publicado en SUNAT, esta informacin
la podrn solicitar al contador de proyecto.

7.

REFERENCIAS
7.1 FORMATOS
F.PAC.05/06.02
F.PAC.07/06.02

Autorizacin de Viaje
Informe de Gastos de Viaje y Movilidad Local

7.2 GUIAS
Informe de Viaje

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GENERALIDADES:
1.
2.
3.
4.
5.

El presente formulario debe ser usado por todos los trabajadores de ADRA PERU,
que realicen gastos de movilidad mensual o tenga que informar gastos de viaje.
Los informes de movilidad mensual como el de gastos de viaje debe informarse
por separado en formularios distintos.
El presente informe deber ser refrendado por su jefe inmediato.
En las Regionales este informe deber ser entregado a su contador, y en la Oficina
Nacional al Departamento de RRHH. (El Director y el Contador Regional deben
enviar sus informes directamente al departamento de RRHH.)
El departamento de RRHH informar mensualmente la fecha de entrega de los
informes.

ESPECFICAS:
1.

IDENTIFICACIN DEL EMPLEADO. (Parte superior del formulario)

Consignar Apellidos y Nombres
Indicar el cargo que desempea
Indicar el lugar de trabajo (Regional, Oficina Nacional)

2.

COLUMNA FECHA
Consignar la fecha de la actividad realizada, en caso de ser varias las actividades
del da usar las filas siguientes.

3.

COLUMNA DETALLE DE ACTIVIDADES

Detallar las actividades por cada da, en forma clara y precisa con trminos
generales.

4.

COLUMNA OTROS
Informar solo los gastos por la tasa de embarque y adjuntar el ticket, en ningn
caso debe ser usado para informar gastos de telfono, fotocopias, etc.

5.

COLUMNA LOCAL
Consignar los gastos por la movilidad mensual por cada da, en el caso de gastos
de viaje deber usarlo solo para la movilidad del domicilio al aeropuerto y/o
terrapuerto.

6.

COLUMNA INTERPROVINCIAL
Informar los gastos de pasaje ya sea por avin o bus, adjuntar los pasajes.

7.

COLUMNA VITICO
Los viticos sern informados de acuerdo a las normas internas de ADRA PERU
y estos sern informados en su momento.

8.

COLUMNA HOTEL
Informar los gastos ocasionados por el hospedaje, las facturas debern consignar
en forma clara y legible los datos como, el RUC, Fecha de Ingreso y Salida, etc.
No se aceptaran facturas que consignen datos; telfono, consumo, lavado de ropa,
etc.

9.

CASILLERO OBSERVACIONES
No usar este casillero, es de uso exclusivo de la oficina.

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INFORME DE VIAJE
(Resumen)

DE

PARA

ASUNTO

FECHA

1.

PROPSITO DEL VIAJE:

2.

ACTIVIDADES DIARIAS REALIZADAS:

3.

PERSONAS PARTICIPANTES.

4.

RESUMEN

_______________________
Nombre y Firma

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