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ManualMS Project
ManualMS Project
CONTENIDO
INTRODUCCIN.................................................................................................................. 4
Mejoras de Microsoft Office Project 2003 ............................................................................. 5
Microsoft Project Standard................................................................................................. 6
Instrucciones paso a paso y controles............................................................................. 6
Programar y realizar seguimientos de tareas .................................................................. 6
Ver informacin de proyecto.......................................................................................... 6
Integrarse con otros productos........................................................................................ 7
Administrar un proyecto de colaboracin ...................................................................... 7
Colaborar como integrante del equipo............................................................................ 7
Administrar documentos y problemas............................................................................ 8
Administrar un proyecto de colaboracin ...................................................................... 8
Personalizar Microsoft Project y Microsoft Project Server............................................ 8
Microsoft Project Professional ........................................................................................... 8
Administracin de recursos de empresa ......................................................................... 9
Personalizacin de la empresa........................................................................................ 9
Especificaciones de Microsoft Project ................................................................................. 10
Plantillas incluidas en Microsoft Project .............................................................................. 11
Plantilla Construccin comercial ................................................................................. 11
Plantilla Ingeniera ....................................................................................................... 11
Plantilla Mudanza de casa ........................................................................................... 11
Plantilla Implantacin de infraestructuras
.................................................................. 11
Plantilla Implantacin corporativa de Microsoft Office XP
....................................... 11
Plantilla Implantacin de Microsoft Windows XP
..................................................... 12
Plantilla Desarrollo de la aplicacin MSF
.................................................................. 12
Plantilla Nuevo negocio .............................................................................................. 12
Plantilla Nuevo producto
............................................................................................ 12
Plantilla Mudanza de la oficina
.................................................................................. 12
Plantilla Oficina de proyectos
..................................................................................... 12
Plantilla Construccin residencial
.............................................................................. 12
Plantilla Desarrollo de software .................................................................................. 12
Qu es la administracin de proyectos?.............................................................................. 13
Tringulo del proyecto ......................................................................................................... 13
La estrategia del proyecto..................................................................................................... 14
En qu ayuda Microsoft Project?........................................................................................ 14
Planear el proyecto ............................................................................................................... 15
Realizar el seguimiento del proyecto.................................................................................... 16
Comunicar el plan................................................................................................................. 16
Colaborar con el equipo........................................................................................................ 16
Ver la informacin necesaria................................................................................................ 17
10 beneficios para usar Microsoft Office Project Standard 2003......................................... 18
Activar Microsoft Project 2003 (XP) ................................................................................... 20
Ventana Principal del MS-Project ........................................................................................ 21
Barra de Ttulo.................................................................................................................. 22
Barra de Mens................................................................................................................. 22
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INTRODUCCIN
El trabajo de administrar proyectos es un arte antiguo
y honorable. Alrededor del ao 2600 A.C. los egipcios
construyeron la gran pirmide del rey Khufu. El
historiador griego Herodoto proclamaba que 400.000
hombres trabajaron durante 20 aos para construir
esta estructura.
Aunque esos nmeros son puestos hoy en duda, no
se cuestiona la enormidad del proyecto. El Gnesis
dice que la Torre de Babel no se complet debido a
que Dios hizo imposible la comunicacin entre los
constructores.
Este proyecto es de particular importancia puesto que
establece el precedente histrico de la prctica
siempre popular de citar la intervencin divina para
justificar los fracasos.
Los proyectos modernos arrancan desde la construccin de un centro
comercial suburbano hasta poner un hombre en la luna; son
impresionantemente grandes, complejos y costosos. Completar dichos
proyectos a tiempo y dentro del presupuesto no es tarea fcil.
En particular, veremos que los problemas complicados surgen al
programar proyectos que con frecuencia son estructurados mediante
la interdependencia de las actividades.
Normalmente, alguna de las actividades no pueden realizarse antes de
que se hayan terminado otras.
Es posible que en el trabajo con proyectos se abarquen miles de tales
relaciones de dependencias, por lo que no es sorprendente que los
administradores busquen mtodos efectivos de anlisis.
Ramn Moreno Malav
Informtica Computacin Sistemas
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Seguimiento de datos reales Puede utilizar la fecha de estado para ver el progreso
de forma ms eficaz. Puede reducir el nmero de pasos a la hora de escribir datos
reales, especialmente cuando escriba un porcentaje completado o un porcentaje de
trabajo completado.
Varias lneas de base Puede configurar hasta 11 lneas de base en un slo proyecto.
Resumen de datos de lnea de base Puede controlar cmo se resumen los datos de
lnea de base en las tareas de resumen.
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Plantilla Lista de tareas de Excel Los jefes de proyecto pueden utilizar la nueva
plantilla Lista de tareas de Excel para comenzar las listas de tareas. A continuacin,
pueden importar este archivo con formato Excel a Microsoft Project fcilmente sin tener
que crear equivalencias entre campos.
Pgina Transacciones del jefe Puede revisar, agrupar y filtrar las actualizaciones
resumidas y las solicitudes de tareas con Microsoft Project Server mediante la pgina
Transacciones del jefe de Microsoft Project Web Access.
Listas de tareas Puede crear y administrar una nica lista de tareas con Microsoft
Project Server a travs de la pgina de tareas de Microsoft Project Web Access y abrir
dicha lista en Microsoft Project.
Ver mejoras Los integrantes del equipo y otros participantes que utilicen Microsoft
Project Web Access pueden guardar una vista con grupos o filtros. Tambin pueden
agrupar por varias jerarquas, aplicar colores a grupos, mostrar divisiones en las vistas
de Gantt y usar Autofiltros adicionales.
Cambiar indicadores Los indicadores aparecen cuando los datos de un campo han
cambiado desde la ltima actualizacin.
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Controles Microsoft ActiveX para Microsoft Project Server Los controles ActiveX
para Microsoft Project Server proporcionan mejores interfaces de programacin y ms
oportunidades para extender y personalizar Microsoft Project Web Access.
Formato XML Ahora se puede utilizar el formato XML como formato de archivo para
importar, exportar y guardar archivos.
Obtener acceso, asignar y distribuir recursos para compartir los numerosos recursos
y cualificaciones disponibles por toda la empresa. Se proporciona informacin
actualizada sobre la disponibilidad y la utilizacin de miles de recursos en una empresa.
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Generar equipo desde la empresa Puede buscar recursos por toda la empresa que
tengan las cualificaciones apropiadas as como la disponibilidad para trabajar en el
proyecto. Puede filtrar y consultar la base de datos de recursos para ajustar el proyecto
con los recursos apropiados.
Personalizacin de la empresa
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Atributo
Tareas por archivo de proyecto
Recursos por proyecto
Unidades de recurso por asignacin
Fechas de disponibilidad de recursos
Dependencias de tareas por archivo de proyecto
Predecesoras por tarea
Sucesoras por tarea
Niveles de esquema por proyecto
Proyectos consolidados
Archivos de proyecto abiertos por proyecto consolidado
Ventanas abiertas
Calendarios base
Excepciones de calendario por calendario
Tareas imprimibles en el calendario mensual
Tablas de tasas para diferentes escalas y tasas de pago
Tasas variables por tabla de tasas para aumentos y reducc
Valor de costo en un campo de moneda
Valor de trabajo
Valores de trabajo de asignacin para:
Asignaciones de trabajo
Asignaciones de material variables
Asignaciones de material fijas
Celdas y barras de Gantt a las que se puede aplicar formato direct.
Porcentaje del intervalo de ajuste de la escala de impres.
Texto del encabezado de pgina
Texto del pie de pgina
Texto de la leyenda de pgina
Ancho del cuadro de texto de la leyenda de pgina
Criterios de filtro por filtro
Criterios de filtro por Autofiltro
Fecha ms temprana permitida para el clculo
ltima fecha permitida para el clculo
Selecciones discontinuas en una vista de hoja
Lneas de base
Caracteres en un campo de texto
Caracteres en un campo de cdigo de esquema
Valor y caracteres en un campo Valor mltiple de recursos de emp.
Dgitos en un campo numrico
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Mximo
un milln
un milln
60.000.000 unidades
100
sin lmite
sin lmite
sin lmite
65.535
998
998
50
sin lmite
1.400
4.000
cinco por recurso
25
999.999.999.999,99
1.666.666.667 horas
999.999.999 minutos
999.999.999 unidades
60.000.000 unidades
64.000
entre 10% y 500%
cinco lneas
tres lneas
tres lneas
12,7 centmetros (5 pulg.)
40
dos por columna
1 de enero de 1984
31 de diciembre de 2049
9
11
255
255
255 valores de 255 caracteres c/u
999.999.999.999,99
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Qu es la administracin de proyectos?
Se denomina administracin de proyectos al proceso de planeacin, organizacin
y administracin de tareas y recursos para cumplir un objetivo definido,
normalmente con unas limitaciones de tiempo, recursos o costo.
Un plan de proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus
fechas de comienzo y de fin escritas en un bloc de notas. O bien puede ser
complejo, por ejemplo, miles de tareas y de recursos interdependientes con un
presupuesto de un milln de dlares. Sea simple o complejo, un proyecto siempre
consta de cuatro fases principales:
Crear el plan
Administrar recursos
Realizar el seguimiento del proyecto
Cerrar el proyecto
Cuanto ms satisfactorias sean estas fases, mayor ser la posibilidad de xito del
proyecto.
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Objetivos.
mbito.
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Planear el proyecto
A medida que va creando el plan del proyecto, Microsoft Project calcula y crea una
programacin de trabajo basada en la informacin que se proporciona sobre las
tareas se han de realizar, las personas que trabajan en ellas, el equipamiento y
suministros utilizados para llevarlos a cabo y los costos ocasionados.
Cuando se crea un plan del proyecto, se definen los siguientes tipos de
informacin:
Tareas:
Duracin:
Recursos:
Costos:
Con esta informacin, Microsoft Project puede calcular la programacin, los costos
y la carga de trabajo de los recursos.
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Puede escribir el progreso real de las tareas, comparar la informacin real con el
plan original y ver cmo est distribuida la carga de trabajo de los recursos. As
podr evitar posibles problemas de manera eficiente.
Comunicar el plan
Despus de crear el plan del proyecto y durante la fase de administracin, es
posible que necesite comunicar informacin del proyecto a otras personas, por
ejemplo, a los participantes o a las personas a las que haya asignado que realicen
el trabajo. Para comunicarse, puede utilizar funciones como:
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Con Microsoft Project Server y Microsoft Project Web Access, los integrantes del
equipo pueden ver su propia lista de tareas e el proyecto en su totalidad.
Pueden crear tareas nuevas para el plan del proyecto y delegar tareas en otras
personas.
Como jefe del proyecto, podr recibir actualizaciones de las tareas e informes de
estado en formato de texto.
Los participantes pueden obtener acceso a la informacin del proyecto y revisar el
panorama general.
Correo electrnico: Si los requisitos para la colaboracin de equipo son sencillos,
puede utilizar el sistema existente de correo electrnico de 32 bits compatible con
MAPI para intercambiar informacin bsica sobre las tareas y el estado con los
integrantes del equipo.
Una vez conectados electrnicamente, usted y su equipo pueden utilizar mensajes
de correo electrnico especiales que genera Microsoft Project para asignar tareas,
enviar actualizaciones de tareas y enviar informes de estado en formato de texto.
Como los canales de televisin, cada vista presenta una clase de informacin
diferente. Las tablas y los filtros ajustan la informacin.
As como el cambio de canales no significa su eliminacin, el cambio de vistas,
tablas o filtros puede ocultar informacin, pero no la elimina.
Seguir estando en la base de datos y seguir actualizndose.
Tambin puede agrupar y ordenar la informacin para ver la informacin del
proyecto clasificada u ordenada de una manera determinada.
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Asistencia inmediata.
Project Standard 2003 brinda una slida asistencia tanto para usuarios novatos como para
experimentados. Project Standard 2003 incluye un potente motor de bsqueda para la ayuda, smart
tags y asistentes. Esto es optimizable mediante una conexin a Internet para acceder a cursos de
entrenamiento, plantillas, artculos y ms.
Personalizacin.
Un amplio rango de caractersticas personalizables convierten al Project Standard 2003 en un
programa a medida que resuelve las necesidades especficas de cada proyecto. Elija de una lista los
campos personalizables que pueden ser parte del cronograma de su proyecto. Adems es posible
modificar barras de tareas, formulas, indicadores grficos y reportes. Para una mayor flexibilidad, los
mdulos adicionales para el formato de archivos Extensible Markup Language (XML), el Microsoft
Visual Basic para aplicaciones (VBA) y el Component Object Model (COM) facilitan la coparticipacin de
datos y la creacin de soluciones personalizadas.
Una amplia comunidad de usuarios y proveedores de soluciones.
Microsoft Office Project tiene una amplia comunidad de usuarios y cientos de proveedores
independientes altamente calificados que se especializan en soluciones personalizadas, mdulos
adicionales, consultara y entrenamiento en linea. A travs de estos grupos de usuarios y proveedores
de soluciones, es posible aprovechar al mximo la inversin realizada en Project 2003.
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Barra de Ttulo.
Muestra el nombre de la Aplicacin (Microsoft Project) y el nombre del proyecto
activo. A la derecha se encuentran los botones de minimizar, maximizar y cerrar
la ventana.
Barra de Mens.
La barra de mens se utiliza para seleccionar mens y comandos con el fin de
realizar acciones en Project. Es posible agregar, eliminar y modificar los mens
de la barra de mens y los comandos de los mens. Tambin es posible crear
barras de mens personalizadas que mostrar. La barra de mens aparece bajo la
barra de ttulo en la ventana de Project.
Cuando se selecciona un nombre de men en la barra de mens, se muestra un men que contiene una
lista de los comandos relacionados con l.
Para seleccionar un nombre de men en la barra de mens, haga clic en l o presione ALT+ la letra
subrayada del nombre.
Los comandos que aparecen en los mens pueden cambiar segn la vista en que se encuentre y las
acciones que haya realizado en Project.
Los nombres de los comandos seguidos de puntos suspensivos muestran un cuadro de dilogo.
Los nombres de los comandos seguidos de una flecha muestran un men en cascada que contiene una
lista de comandos relacionados.
Algunos nombres de comando van seguidos de una combinacin de teclas que se puede utilizar para
ejecutar ese comando rpidamente.
Para buscar un comando que no aparece, haga clic en las flechas que se encuentran al final del men
haga doble clic en el nombre del men. El men se ampliar para mostrar ms comandos.
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En una ventana de proyecto maximizada, el cuadro del men Control aparece a la izquierda de la barra de
mens. En los dems casos, aparecer en la esquina superior izquierda de la ventana.
El cuadro del men Control de Project aparece a la izquierda de la barra de ttulo del programa. El cuadro
del men Control y sus comandos de men funcionan en Project. Por ejemplo, si hace clic en el comando
Cerrar del men Control de Project, se cerrar Project y todos los dems proyectos y ventanas abiertos.
Haga doble clic en el cuadro del men Control para cerrar la ventana. Si hace doble clic en el cuadro del
men Control de Project, se cerrar el programa.
Cada ventana abierta en Project incluye un cuadro del men Control que aparecer cuando se active dicha
ventana.
Para mostrar el men Control de Project, haga clic en el cuadro del men Control o presione ALT+BARRA
ESPACIADORA.
Para mostrar el men Control de la ventana activa, haga clic en el cuadro de men Control o presione
ALT+SIGNO MENOS.
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Icono
Nombre
Nuevo
Abrir
Para
Abrir un nuevo archivo de proyecto.
Mostrar el cuadro de dilogo Abrir, que permite abrir un archivo de
proyecto existente.
Guardar
Buscar
Imprimir
Vista preliminar
Ortografa
Cortar
Copiar
Pegar
Copiar formato
Deshacer
Insertar
Hipervnculo
Vincular tareas
Desvincular tareas
Dividir tarea
,
Dividir una tarea. El puntero se transforma en un puntero de divisin
que puede situar en la barra de tareas que desee dividir. Arrastre la barra
de tareas hacia la derecha para dividir la tarea.
Informacin
Notas
Asignar recursos
Agrupar por
Acercar
Alejar
Ir a la tarea
seleccionada
Copiar imagen
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Ayuda de Ms Project
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Barra Formato.
La barra de herramientas Formato proporciona herramientas para cambiar el
aspecto del texto en las vistas.
Icono
Nombre
Anular sangra
Sangra
Para
Anular la sangra de las tareas seleccionadas un nivel cada vez.
Aplicar sangra a las tareas seleccionadas un nivel cada vez.
Mostrar subtareas
Ocultar subtareas
Mostrar u ocultar
asignaciones
Mostrar
Fuente
Tamao de fuente
Negrita
Cursiva
Subrayado
Alinear a la izquierda
Centrar
Alinear a la derecha
Filtro
Autofiltro
Asistente para
diagramas de Gantt
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Barra de Vistas
La Barra de vistas muestra los iconos de las vistas ms utilizadas, en
los que puede hacer clic para mostrar la vista. Aparece a lo largo del
borde izquierdo de la ventana de Microsoft Project y proporciona los
medios adecuados para cambiar de vista con slo hacer clic en los
iconos que aparecen en ella. Si la vista que desea mostrar no aparece
en la Barra de vistas, haga clic en Ms vistas en la Barra de vistas y,
despus, seleccione la que desee en el cuadro de dilogo Ms vistas. Si
no desea que Microsoft Project muestre la Barra de vistas, haga clic en
Barra de vistas en el men Ver.
Nota: Esta tabla no contiene todas las vistas de Microsoft Project,
nicamente las que se muestran en la Barra de vistas de
Icono
Nombre
Calendario
Diagrama de Gantt
Diagrama de Red
Gantt de Seguimiento
Uso de tareas
Grfico de recursos
Hoja de recursos
Uso de recursos
Ms Vistas
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Descripcin
Calendario mensual que muestra las tareas y sus
duraciones. Utilice esta vista de tareas para mostrar las
tareas programadas en una semana o en un intervalo de
semanas concretos.
Lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama
que muestra tareas y duraciones en funcin del tiempo.
Utilice esta vista de tareas para introducir y programar
una lista de tareas.
Diagrama, anteriormente conocido como Diagrama de
red, que muestra todas las tareas y sus dependencias.
Utilice esta vista de tareas para crear y ajustar la
programacin en formato de diagrama de flujo.
Lista de tareas que muestra los recursos asignados
agrupados bajo cada tarea. Utilice esta vista para ver
qu recursos se encuentran asignados a tareas
especficas y para definir el perfil del trabajo.
Lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama
que muestra las barras de Gantt de lnea de base y de
programacin de cada tarea. Utilice esta vista de tarea
para comparar la programacin prevista con la actual.
Grfico que muestra la asignacin, los costos o el
trabajo de los recursos. Utilice esta vista para mostrar
informacin sobre un solo recurso o sobre un grupo de
recursos a lo largo del tiempo.
Lista de recursos e informacin relacionada. Utilice esta
vista de recurso para introducir y modificar informacin
acerca del recurso en un formato similar al de una hoja
de clculo.
Lista de recursos que muestra la asignacin, el costo o
la informacin del trabajo de cada recurso a travs del
tiempo. Utilice esta vista para mostrar informacin
acerca del costo y de la asignacin de trabajo de cada
recurso y para definir el perfil de las asignaciones.
Muestra el cuadro de dilogo Ms Vistas
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Barra de entrada
Use la barra de entrada para escribir o modificar la informacin de los Campos.
Para cancelar los cambios mientras se encuentra en la barra de entrada, presione ESC.
Para mostrar u ocultar la barra de entrada, haga clic en Opciones, en el men Herramientas y, a
continuacin, haga clic en la ficha Vista. En el cuadro Mostrar, active o desactive la casilla de
verificacin Barra de entrada.
Barra de estado
La barra de estado muestra informacin acerca de la actividad o el modo actual
en la parte inferior de la ventana de Project. En la siguiente imagen se muestra la
barra de estado.
El lado derecho de la barra de estado muestra si estn activados los modos Extender seleccin,
Bloq Mays, Bloq Num, Bloq Despl y Sobrescribir.
Para mostrar u ocultar la barra de estado, haga clic en Opciones, en el men Herramientas y,
a continuacin, haga clic en la ficha Vista. En el cuadro Mostrar, active o desactive la casilla
de verificacin Barra de estado.
En el centro de la barra de estado se mostrarn, en el caso de situaciones especiales que se
apliquen al proyecto activo, los mensajes siguientes:
Mensaje Descripcin
Calcular
Circular
Existe una referencia circular en las dependencias entre tareas que se muestran con
este mensaje. Cambie las dependencias para que Project pueda calcular
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Las barras de desplazamiento estn situadas en el lado derecho y en el extremo inferior de las
secciones desplazables.
La posicin del cuadro de desplazamiento en la barra de desplazamiento indica la parte del proyecto o del
tema que se muestra actualmente en la ventana. Para desplazarse rpidamente a otra parte del proyecto o
del tema, arrastre el cuadro de desplazamiento.
Use la barra de desplazamiento horizontal para desplazarse hacia la derecha y hacia la izquierda. Use la
barra de desplazamiento vertical para desplazarse hacia arriba y hacia abajo.
Para desplazar una fila o una columna en una direccin determinada, haga clic sobre la flecha del extremo
correspondiente en la barra de desplazamiento.
Para desplazar una ventana entera en una direccin determinada, haga clic sobre el rea sombreada de la
barra de desplazamiento, en el lado adecuado del cuadro de desplazamiento.
Para mostrar u ocultar las barras de desplazamiento, haga clic en Opciones, en el men Herramientas y,
a continuacin, haga clic en la ficha Vista. Active o desactive la casilla de verificacin Barra de
desplazamiento.
Barra de divisin
La barra de divisin divide la vista de seccin nica horizontalmente para crear
una vista combinada, cierra la vista combinada para crear una vista de seccin
nica o modifica el tamao de las partes verticales de una vista. En la siguiente
imagen se muestran la barra de divisin y el cuadro de divisin.
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Despus de seleccionar toda la hoja, haga clic en el botn secundario del mouse para
mostrar un men contextual que muestra las tablas que puede aplicar a la hoja.
Escala Temporal.
La escala temporal es la banda gris que contiene la leyenda de la escala
temporal en la parte superior de las vistas Diagrama de Gantt, Grfico de
recursos, Uso de tareas y Uso de recursos. El rea bajo la escala temporal
presenta, de una forma grfica, la informacin de las tareas o los recursos.
Cada vista muestra de manera diferente dicha informacin. En la siguiente
imagen se muestra una escala temporal.
La escala temporal consta de un nivel superior, uno medio y uno inferior. De manera
predeterminada, slo se muestran los niveles medio e inferior. Para mostrar el nivel
superior, en el men Formato, haga clic en Escala temporal, despus, haga clic en
la ficha Nivel superior y, por ltimo, desactive la casilla de verificacin Ocultar nivel.
Para dar formato al texto de la escala temporal, haga clic en Estilos de texto en el
men Formato.
Para dar formato a las cuadrculas de un Diagrama de Gantt, haga clic en Cuadrcula
en el men Formato.
Con el botn secundario del mouse, haga clic en la escala temporal para ver un men
contextual que enumera los comandos que se pueden usar en la escala temporal.
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Ttulo de campo
Un ttulo de campo (columna) es el rea gris de la parte superior de cada columna en
las vistas de hoja de Project.
Encabezados de campo
El ttulo o encabezado del campo tambin se encuentra donde aparecen las flechas de
Autofiltro. En el ejemplo siguiente se muestra el campo Nombre de tarea con los Autofiltros
activados.
Ttulo de fila
El ttulo de fila es el rea gris situada a la izquierda de cada fila. Los ttulos de las filas
de las hojas de recursos y tareas incluyen, normalmente, el nmero de identificacin
(Id) de cada una de esas tareas o recursos.
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Crear un proyecto
A la hora de planear el proyecto, seguramente tiene numerosas ideas en mente.
Cunto tiempo va a durar el proyecto?
Tiene suficientes personas para realizar el trabajo?
Cmo conseguir terminarlo a tiempo?
Retroceda un momento y piense en el bjetivo que desea conseguir. Una vez
definido claraMente un objetivo, por ejemplo, Disear y construir uno nueva lnea
de montaje para el 2 de Enero, sabr la fecha en la que deber comenzar y
finalizar el proyecto.
Para insertar un Nuevo Proyecto siga el siguiente procedimiento:
1.- Haga clic en la herramienta Nuevo de la barra Estndar.
Guardar Archivos
Peridicamente, deber guardar el proyecto para incluir los cambios realizados,
crear una copia de seguridad del proyecto actual o crear una plantilla para
utilizarla en otro proyecto. Microsoft Project proporciona varios modos de guardar
un archivo de proyecto.
Guardar archivos de Microsoft Project 2002 con una versin anterior
El formato de archivo de Microsoft Project 2002 es idntico al de Microsoft Project
2000. Si utiliza el comando Guardar en el men Archivo, podr guardar un archivo
de Microsoft Project 2002, trabajar con el archivo en Microsoft Project 2000, realizar
cambios, volver a guardar el archivo y abrirlo de nuevo en Microsoft Project 2002.
Cuando se guarda un archivo de esta manera, es importante tener en cuenta que
Microsoft Project 2000 no incluye todas las funciones de Microsoft Project 2002.
Por consiguiente, es posible que alguna informacin no aparezca cuando abra el
archivo en Microsoft Project 2000. No obstante, cuando vuelva a abrir el archivo en
Microsoft Project 2002, se mostrar dicha informacin.
Tambin se pueden guardar archivos de Microsoft Project 2002 como archivos de
Microsoft Project 98 mediante el comando Guardar como del men Archivo.
Microsoft Project 98 no incluye todas las funciones de Microsoft Project 2002 y la
informacin especfica de Microsoft Project 2002 no se conserva cuando se guarda
el archivo con formato de archivo de Microsoft Project 98. Se perder la
informacin especfica de Microsoft Project 2002. Microsoft Project 2002 admite la
consolidacin de archivos de Microsoft Project 2000 y Microsoft Project 98, cuando
se insertan archivos con ambos formatos en un proyecto principal. No obstante, no
se debe usar un proyecto almacenado en formato de Microsoft Project 98 como un
fondo de recursos para proyectos de Microsoft Project 2002.
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Haga clic con el ratn Derecho en el archivo del que desee crear
una copia de seguridad y, a continuacin, haga clic en Copiar.
Una vez creada la copia del proyecto, puede moverla a otra carpeta.
Sugerencia
Tal vez desee cambiar el nombre de la copia para diferenciarla del proyecto
original. Por ejemplo, puede utilizar un nombre que le permita identificar
fcilmente las distintas versiones, segn la fecha, como Mudanza de Ramn
Moreno N 01.mpp.
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6. Active las casillas de verificacin de los datos que desea quitar del
archivo de proyecto.
7. Haga clic en Guardar.
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Sugerencias
Para abrir un proyecto en una base de datos compatible con ODBC, haga clic en ODBC, seleccione
un nombre de origen de datos (DSN) y, a continuacin, conctese a su base de datos.
Para abrir un proyecto en una base de datos de Microsoft Access, haga clic en Bases de datos de
Microsoft Access en la lista Tipo de archivo y, a continuacin, haga clic en Abrir.
Para abrir un proyecto en una base de datos de Microsoft Project, haga clic en Bases de datos de
Project en la lista Tipo de archivo y, a continuacin, haga clic en Abrir.
Para abrir un proyecto creado en otro programa, haga clic en el formato de archivo que
desea en el cuadro Tipo de archivo y, a continuacin, haga doble clic en el nombre del
archivo en la lista de carpetas. Tambin puede escribir la extensin en el cuadro
Nombre de archivo (por ejemplo, escriba *.mpt para encontrar los archivos de las
plantillas de Microsoft Project).
Para abrir un proyecto que haya utilizado recientemente, haga clic en el nombre del
archivo en la parte inferior del men Archivo. Si la lista de archivos utilizados
recientemente no aparece, haga clic en Opciones en el men Herramientas, seleccione
la ficha General y active la casilla de verificacin Archivos usados recientemente.
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Elegir si el proyecto debe programarse desde la fecha de comienzo o desde la fecha de fin.
Especificar la fecha de comienzo de un proyecto que se va a programar desde dicha fecha.
Especificar la fecha de fin de un proyecto que se va a programar desde dicha fecha.
Especificar qu calendario base se utilizar como calendario del proyecto.
Obtener estadsticas generales para las fechas de comienzo y fin, duracin, trabajo y costo
Fecha de comienzo del proyecto Fecha de comienzo actual del proyecto. Esta opcin
nicamente est disponible si selecciona Programar a partir de la Fecha de comienzo del
proyecto en este cuadro de dilogo. Microsoft Office Project 2003 calcula la fecha de fin del
proyecto basndose en la fecha de comienzo que se haya especificado y asigna la delimitacin
predeterminada Lo antes posible (LAP). Las duraciones, dependencias, delimitaciones y otros
factores de programacin de las tareas tambin se programan a partir de la fecha de comienzo.
De manera predeterminada, la fecha de comienzo del proyecto coincide con la vigente en el
momento de especificarla.
Fecha de fin del proyecto Fecha real de fin del proyecto. Esta opcin nicamente est
disponible si se selecciona Programar a partir de la Fecha de fin del proyecto en este
cuadro de dilogo. Project calcula la fecha de comienzo del proyecto basndose en la fecha de
fin que se especifique y asigna la delimitacin predeterminada Lo ms tarde posible (LMTP).
Las duraciones, dependencias, delimitaciones y otros factores de programacin de las tareas
tambin se programan partiendo de la fecha de fin.
Fecha actual Fecha vigente en el momento. De manera predeterminada, esta fecha se
genera a partir de la fecha y hora del equipo. Puede usar este cuadro de dilogo para cambiar
la fecha actual que se refleje en Project.
Fecha de estado Fecha de estado. Project usa la fecha de estado para efectuar clculos de
valor acumulado, identificar los datos de finalizacin hasta la fecha en el cuadro de dilogo
Actualizar proyecto y ubicar lneas de progreso. Si configura la fecha de estado con el valor
NA, Project usar la fecha vigente en ese momento como fecha de estado.
Programar a partir de Especifica si Project debe programar el proyecto a partir de una fecha
de comienzo o a partir de una fecha de fin especificadas. De manera predeterminada, los
proyectos se programan a partir de la fecha de comienzo.
Nota Si elige programar a partir de la fecha de comienzo, el cuadro Fecha de fin no
estar disponible. Se establece la fecha de comienzo y Project calcula la fecha de fin
tomando como base la informacin de las tareas. Asimismo, si elige programar a partir de
la fecha de fin, el cuadro Fecha de comienzo no estar disponible. Se establece la fecha
de fin y Project calcula la fecha de comienzo tomando como base la informacin de las
tareas. Si programa a partir de la fecha de comienzo, todas las tareas nuevas tendrn un
tipo de delimitacin predeterminado Lo antes posible (LAP). Si programa desde la fecha de
fin, todas las tareas nuevas tendrn un tipo de delimitacin predeterminado Lo ms tarde
posible (LMTP).
Calendarios
Especifica el calendario base que se debe usar para el calendario del proyecto. El
calendario del proyecto se utiliza para calcular los perodos laborables del proyecto a
fin de que Project genere la programacin. El calendario del proyecto se usa para
calcular la duracin de las tareas de resumen, as como el tiempo de adelanto y
tiempo de posposicin en las dependencias entre tareas, especialmente cuando no se
asignen recursos. Si crea calendarios base adicionales o si modifica los perodos
laborables de los calendarios de proyecto existentes, estos se pondrn disponibles
tambin en el cuadro desplegable Calendario.
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Prioridad Indica el modo en que las tareas del proyecto actual se pueden fcilmente
retrasar en caso de que los recursos se redistribuyan a lo largo de varios proyectos.
Escriba o seleccione un nmero comprendido entre 0 y 1.000 (cuanto mayor sea el
nmero, ms alta ser la prioridad de un proyecto). Si se establece la prioridad de un
proyecto en el valor 1.000, los recursos de este proyecto no se redistribuirn. Al
efectuar la redistribucin, Project tendr en cuenta las prioridades de nivel de proyecto
a la hora de establecer las de nivel de tarea.
Estadsticas Muestra el cuadro de dilogo Estadsticas del proyecto relativo al
proyecto actual, en el que se pueden revisar datos de costos, trabajo, duraciones y
fechas de comienzo y fin programados y reales.
Nota Para escribir o revisar informacin adicional de nivel de proyecto, en el men
Archivo, haga clic en Propiedades.
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