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LE VENDERIAS A DESIREE EL ROLEX DE HECTOR PAPA Contabilidad Financiera Basica No Apta para Adultos PDF
LE VENDERIAS A DESIREE EL ROLEX DE HECTOR PAPA Contabilidad Financiera Basica No Apta para Adultos PDF
Le venderas a Desire
el Rolex de Hctor, pap?
Contabilidad Financiera bsica
no apta para adultos!
SI EST CONVENCIDO...
...DE QUE el Beneficio econmico obtenido durante un periodo de tiempo
tiene que estar ntegramente en la cuenta corriente del banco o en el cajn (o en
el bolsillo!) del contable, porque necesariamente tienen que coincidir el importe
del Beneficio del periodo con el dinero que hay en Tesorera al final del mismo;
... DE QUE el saldo en el banco es el nico indicador que debemos vigilar para realizar el seguimiento correcto y completo de la evolucin econmica de un
negocio y para evaluar el estado de su salud financiera;
... DE QUE Ingresos y Cobros son trminos contables sinnimos, es decir,
que ambos se refieren exactamente al mismo concepto financiero; y que lo mismo ocurre con Gastos y Pagos, o con Beneficio y Tesorera;
... DE QUE el significado de los trminos contables Debe y Haber o de
Activo y Pasivo puede deducirse o razonarse de manera lgica, a partir del
significado que damos a esas mismas palabras cuando las utilizamos en nuestro
lenguaje habitual o coloquial;
... DE QUE Pasivo es sinnimo de Deuda; o de que Deuda y Dficit son trminos que se refieren a conceptos financieros similares o idnticos;
... DE QUE entender la lgica del mtodo contable es algo reservado para especialistas en el tema o para mentes privilegiadas y, por tanto, fuera de nuestro
alcance; o de que los conocimientos financieros bsicos no son aplicables en la
vida cotidiana de personas que no trabajan en el rea financiera;
... DE QUE es normal que entremos en la oficinas de entidades bancarias, o
que hablemos con personas especialistas en finanzas, con un cierto complejo de
inferioridad derivado del desconocimiento, pero reconfortados por la creencia de
que lo habitual es tener un grado elevado de ignorancia contable y financiera;
Ignacio Pradera
Le venderas a Desire
el Rolex de Hctor, pap?
Contabilidad Financiera bsica
no apta para adultos!
ndice
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Resumen final.!
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Introduccin
al modelo conceptual de la calle
Si cada vez que escuchamos las palabras Contabilidad o Finanzas, las asociamos a asuntos aburridos, complejos o innecesarios; o notamos una desagradable sensacin de inseguridad o desconocimiento, y nos viene a la
mente una imagen conceptual desordenada y confusa, que pone de manifiesto que no sabemos definir con precisin en qu consiste y para qu cosas prcticas o concretas nos puede servir...,
...tenemos la posibilidad de sustituirla inmediatamente por una lgica,
simple y ordenada imagen mental formada por dos hojas tamao folio divididas horizontalmente en tres partes y situadas una al lado de la otra, como
si de un libro abierto se tratara, en la que iremos encajando muy fcilmente
las piezas de nuestro inicialmente desordenado puzzle conceptual. El mtodo de la calle para el aprendizaje simple de la Contabilidad Financiera
propone dividir las hojas en tres partes, porque representan grficamente
las dos aceras y la calzada de la calle en la que se localiza nuestra empresa.
El hecho de visualizar mentalmente dos hojas juntas es un truco prctico para entender y recordar fcilmente las dos grandes fases que caracterizan al proceso contable: una hoja para la representacin grfica de cada
fase. Mientras la primera etapa consiste en la anotacin o el registro cronolgico y clasificado (en las diferentes Cuentas Contables) de todo lo que va
ocurriendo en la empresa que sea susceptible de ser valorado en dinero
(aplicando criterios de valoracin objetivos o razonables); la segunda fase
consiste en sintetizar o resumir los saldos de todas esas Cuentas Contables
en las que est clasificada la informacin con la finalidad de generar las dos
Cuentas Financieras bsicas: la Cuenta de Resultados del periodo y el Balance de Situacin al final de dicho periodo. El mtodo de la calle reserva
el tercio inferior de la hoja (la acera inferior) para la Cuenta de Resultados
y los dos tercios superiores (la calzada y la acera superior) para el Balance.
Llevar las Cuentas de un negocio, por tanto, no es ms que ir generando apuntes contables en las diferentes fichas (en las diferentes Cuentas
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Contables), anotando la fecha, el concepto y el importe en unidades monetarias (en dinero) de lo que va ocurriendo; para, posteriormente, poder sintetizar todos esos datos en un informe resumen (las dos Cuentas Financieras bsicas) cuyos datos sean fciles de interpretar y analizar.
La Contabilidad General o Financiera es la base o el soporte de las
Cuentas Financieras. De la misma forma que un radilogo interpreta mucho
mejor una radiografa, si conoce los fundamentos fsicos de la tcnica radiolgica; sabremos interpretar con mayor agilidad y confianza las Cuentas
Financieras de una empresa, de un club de ftbol o de un partido poltico!,
si estamos familiarizados con el mtodo contable. Conseguir entender y retener la lgica y la mecnica del proceso contable es ms sencillo de lo que
parece, si abordamos su aprendizaje de una manera didctica.
Las Cuentas Financieras constituyen una de las principales pruebas
diagnsticas para realizar un seguimiento del estado de salud econmica de
una empresa o proyecto. Son algo anlogo o equivalente a los anlisis de
sangre o las radiografas que solicita un mdico a su paciente en el proceso
de diagnstico, y que realiza de forma previa a la toma de decisiones.
No deberamos desentendernos de los temas relacionados con la contabilizacin del dinero con el pretexto de que no es lo nuestro, de que no
somos especialistas en el tema o de que es un tema extremadamente complejo que debemos reservarlo a esos frikis cerebrales y calculadores a los
que les fascina cuantificarlo todo. El rea econmica no debe ser considerada como un departamento estanco, porque se integra con el resto de reas
de la empresa y de mbitos de nuestra vida, formando un todo nico. Los
periodos de crisis nos recuerdan a todos el gran impacto que el estado de
las cuentas financieras privadas y pblicas tienen en nuestras vidas.
Muchas compaas quiebran, con todas las consecuencias negativas
que ello conlleva, tras ser lideradas por personas con amplios conocimientos del producto y/o del mercado, pero con un desprecio total por la Contabilidad y por el seguimiento de la evolucin de la salud financiera de sus
empresas. Esas personas se suelen desentender totalmente de todo lo relacionado con las cuentas que reflejan el estado de sus negocios, convencidos
de que se trata de un tema exclusivo de los contables o financieros. Suelen
estar guiados por esas creencias o prejuicios que todos tenemos tan arraigados y que estn relacionados con la vertiente econmica de nuestra vida.
Cuando, a esos empresarios o directivos, los contables les avisan de que las
cosas van mal, muchas veces es demasiado tarde para reaccionar, porque
la enfermedad est demasiado avanzada!
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Introduccin
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A todos nos interesa saber lo que ganamos o perdemos cada mes o cada
ao y, tambin, el valor monetario de lo que tenemos y de lo que debemos al final de esos periodos de tiempo. No os parece?
S, s, claro...
Pues para eso mismo sirve la Contabilidad...
Me temo, pap, que a tu hija slo le interesara si sirviera para contestar a
su pregunta de antes... dice Hugo, mirndola de reojo.
Pues estoy seguro de que sera una prctica herramienta para hacerlo.
Yo s perfectamente lo que ganara replica la nia, influida por una evidente rabieta infantil, si pudiera comprar ese reloj a Hctor y vendrselo luego a Desire. No necesito perder el tiempo con ese rollo de la Contabilidad!
Todos deberamos ser capaces de saber hacer una fotografa de nuestra situacin financiera al inicio y al final de cada mes o de cada ao y, tambin, de
saber interpretar la pelcula de lo ocurrido, desde el punto de vista econmico,
durante ese mismo periodo de tiempo retomo el mismo argumento, utilizando
ahora esa analoga que con tanta frecuencia utilizan los financieros.
Dos fotografas y una pelcula, dices...? pregunta Hugo.
Mientras las fotografas reflejan las situaciones patrimoniales en los momentos inicial y final, la pelcula nos explica cmo se ha obtenido el Resultado
econmico del periodo. No es algo complejo de entender, cierto?
Supongo que el fallo ha sido mo, al ser inoportuna... interrumpe ahora
Helena, con una expresin combinada de resignacin, decepcin y victimismo,
al percibir que no le hemos dado a su problema la importancia que merece.
A todos nos pasa, hija la reconforta su madre: no podemos resistirnos
cuando algo nos hace ilusin o nos interesa mucho, y tendemos a precipitarnos,
pudiendo ser inoportunos. Pero recuerda que la familia es mucho ms importante que cualquier negocio, y que ahora estamos celebrando el da de Ao nuevo y
el cumpleaos de tu hermana pequea. Cada cosa tiene su momento...
Creo que estamos ante otro ejemplo claro de que todo suena muchsimo
mejor cuando lo decimos en francs intervengo sonriente, para distender: el
equivalente de Desire en espaol..., supongo que sera Desideria!
Desde luego! vuelve a intervenir mi hijo, carcajendose. Si explicaras a los colegas de la uni que te has ligado a una pava francesa que se llama
Desire, todo el mundo flipara. En cambio contina con su argot, si se
te ocurre contar en el bar que te has enrollado a una piva de nombre Desideria, te aseguro que el cachondeo que se producira sera insoportable!
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Desire deriva del verbo francs dsirer, por ello su significado es la deseada se me ocurre decirles. Sin duda, excelente nombre para una novia,
como dice Hugo, pero tambin muy adecuado para un cliente! aado. Todas las empresas estn deseando tener el mayor nmero clientes posible... y, si
se trata de mujeres guapas con coches deportivos, mucho mejor!
Pero qu dices, pap?! exclama mi hija mayor, mirando a su madre.
No le hagas caso a tu padre!: perro ladrador, poco mordedor...
Adems contino, 43 aos es la edad perfecta para un cliente: todas
las Cuentas Contables de los clientes empiezan por 43!
Cuentas Contables? pregunta la nia, con un claro cambio de actitud.
Supongo que deben ser, como su nombre indica, lo que utilizan los contables para llevar las Cuentas de un negocio conjetura su hermano.
Es as de lgico! les confirmo: para llevar las Cuentas, tan solo necesitamos ir apuntando los importes de dinero en diferentes Cuentas Contables.
Os las podis imaginar como unas fichas rectangulares que se usan para ir escribiendo en ellas todas las cosas que van pasando en la empresa. El mtodo contable las necesita para ir anotando la fecha, el concepto y el importe o valor de todo lo que va ocurriendo de una manera ordenada, de una forma clasificada.
Qu significa clasificada, mam? pregunta la pequea ahora, volviendo a poner de manifiesto su curiosidad insaciable y su avidez por aprender.
Qu tal si jugamos t y yo con tu fantstico regalo de cumpleaos, Hilda,
y luego nos vamos al parque de atracciones toda la familia? propone mi mujer, en una nueva demostracin de generosidad y de esa capacidad tan especial
que tiene para encontrar la mejor forma de complacer a todos.
Vale, mami! exclama entusiasmada la nia, mientras extiende sus brazos para que le ayude a bajar de lo alto del elevador de la silla.
Gracias, Hannah le digo agradecido, mientras observo cmo cruza una
mirada cmplice con nuestra hija mayor (hecho que me hace sospechar que algo
traman) en el momento que sale del comedor con la peque de la mano.
De nada, Heriberto. Espero que aprovechis el tiempo. Hasta luego.
De qu Hctor y de qu Rolex hablas? pregunta Hugo intrigado ahora,
tras habernos quedado los tres en la mesa, y mientras Helena se apresura en retirar los platos de la mesa, algo que no es frecuente que haga por iniciativa propia.
Hctor es un amigo de pap, ese al que le gustan tanto los relojes y los
coches deportivos! responde veloz. Ese seor tan simptico y tan guapo
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que vino a casa el otro da en su Aston Martin negro! El mismo que deca que
estaba muy deprimido al cumplir 40 aos y, tambin, que yo era tan guapa!
Yo tambin creo que eres muy guapa, hija, pero lamento decirte que Hctor se lo dice a todas las mujeres, tengan la edad que tengan! Todo el mundo
sabe que va con muchas, pero procura no comprometerse con ninguna...
Lo siento, Helena... bromea su hermano. No te olvides, adems
aade risueo, que el viernes pasado era el da de los Santos Inocentes.
Muy gracioso! replica ofendida, sacndole la lengua a continuacin.
Es una de las personas ms presumidas que conozco les informo. Est
bronceado durante todo el ao y hace pesas varios das a la semana. Queda
siempre con un amigo que, por cierto, se llama Hrcules. Es doce aos mayor
que Hctor, pero est igual de fuerte. Imaginaros que pareja forman!
Les conoces a los dos del gimnasio? me pregunta mi hija.
S, aunque yo voy a las clases de gimnasia de nivel mantenimiento le
respondo, acaricindome la tripa. Hctor es es un ao menor que yo. Tenemos
estilos de vida muy diferentes, pero nos llevamos bien de todas formas.
Ya s quin es! cae ahora mi hijo: le invitasteis a cenar el viernes pasado. Ese s que es un crack con las tas! aade con cara de envidia.
Tambin Hctor significa el deseado, en griego, pap? pregunta riendo.
Djame consultar el significado de ese nombre en Internet le digo, mientras utilizo el navegador de mi iPhone, movido por la curiosidad. Escuchad
esto leo en voz alta lo que aparece en la pantalla de mi telfono: nombre
masculino de origen mitolgico que hace referencia al famoso guerrero troyano
de la Ilada y cuyo significado atribuido es aquel que esculpe o fabrica.
Pues si Desire, la deseada, puede ser un nombre para acordarse de los
Clientes; Hctor, el que esculpe o fabrica, puede ser muy til para pensar en los
Proveedores, no te parece pap? se le ocurre decir a Helena ahora, algo que
realmente resulta chocante escuchar de la boca de una nia de su edad.
Tu cabreo de antes, te ha inspirado! exclama Hugo, asombrado.
Est claro que tienes que estudiar una carrera relacionada con la Administracin y Direccin de Empresas, hija! aado yo, tambin perplejo. Adems, y siguiendo con tu observacin, el hecho de que le guste ir con muchas mujeres, tambin hace que sea un nombre adecuado para un Proveedor: ellos necesitan promiscuidad, es decir, muchos clientes a los que vender sus encantos
y, a poder ser, sin comprometerse excesivamente con ninguno de ellos.
Esta nia ha sido una negocianta desde que naci! afirma Hugo, refirindose a su hermana: eso de comprar y vender, lo lleva en la sangre!
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Cuando seas pobre de mayor, y me tengas que pedir trabajo o dinero prestado, querido hermano, te recordar estos comentarios le replica sonriendo.
Efectivamente les reconozco, haciendo memoria, creo que ese da llevaba puesto el Daytona de acero y oro, el reloj de los apasionados del motor!
Exacto, papi! me confirma Helena. Cuando escuch pronunciar la
palabra Daytona a la amiga de mami ayer, se me encendi una bombilla...
Eso te pas, hija...? le pregunto, con cara de abobado.
Luego, cuando explic que quera regalar un reloj deportivo especial a su
marido, como regalo de 50 aos contina ella, me acord de que era justo el
mismo modelo que tu amigo Hctor dijo que estaba deseando vender!
Ahora entiendo por qu te has pasado toda la maana consultando pginas
web con ofertas de relojes, en lugar de cotillear por Facebook... le dice Hugo.
Contina, hija le digo, al ver que le est sacando la legua a su hermano.
Desire dijo que estaba dispuesta a gastarse hasta 10.000 en ese modelo
de reloj nos sigue explicando, pero se quejaba de que no haba encontrado
ninguno a ese precio.... Y, la verdad, es que todas las ofertas que he visto en Internet son ms caras aade pensativa..., siempre que quieras comprar relojes con papeles y con garantas de que no son robados, o cosas as..., sabes?
Pues ya lo tienes hija le digo: si tienes un Proveedor como Hctor al
que le puedes comprar por 8.000 un producto que, posteriormente, puedes vendrselo por 10.000 a un Cliente como Desire, la cual considera ese importe un
precio inferior al de todas las ofertas que ha encontrado hasta la fecha..., dnde
est la duda...?, por qu necesitas mi ayuda para hacerlo?
Tiene lgica lo que dice pap...opina el estudiante de ingeniera, con su
mente cartesiana, a la espera de que se aclare ese pequeo reto a la lgica.
Vas a poner contento a mi amigo, que dijo que tena el capricho de vender
su reloj rpidamente inicio mi argumentacin, vas a beneficiar a la amiga
de mam, que no es capaz de encontrar a ese precio el modelo exacto con el que
quiere sorprender a su marido, y vas a obtener un margen bruto de 2.000, dinero con el que podrs hacer un buen regalo a tus padres!
Qu cara, papi! dice ella, dndose golpecitos en la mejilla con la mano.
Ese es el objetivo justifico mi comentario anterior, sonriendo: que
todo el mundo salga beneficiado de tu iniciativa empresarial! Recuerda que la
justicia social implica saber repartir la riqueza que se genera!
Debe haber alguna pega en este bisnes, que no terminamos de ver claramente, Helena... interviene Hugo, que contina a la expectativa.
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Recuerdo que tu amigo dijo lo siguiente la nia nos explica lo que tiene
en mente: estoy dispuesto a venderlo por 8.000, si me dan el dinero ya.
Siempre ha sido muy impulsivo y caprichoso... se me escapa un comentario que detengo rpidamente, al darme cuenta de que no es muy oportuno.
Como he comprobado que el precio es muy bueno, me da miedo que se lo
venda a otro, con esas prisas que tiene... nos revela Helena su temor.
Y cundo te comprara el reloj esa seora francesa? le pregunto.
Gracias a mam, nos hemos enterado de que quiere comprarlo en este mes,
porque el cumpleaos de su marido es el domingo 27 de Enero.
Entonces..., cul es el problema?! pregunta su hermano, impaciente.
Pues que Desire no puede pagarlo hasta Abril! exclama nerviosa y con
expresin de frustracin e impotencia. Esa seora le dijo a mam que no podr terminar de ahorrar los 10.000 que necesita para el reloj hasta dentro de tres
meses, pero que ella necesita comprar el regalo ya, en Enero, como es lgico...
Y nadie le puede prestar ese dinero a Helena? pregunta mi hijo.
T puedes hacerlo? le devuelvo la pelota, al darme por aludido.
Cunto dinero tienes ahorrado hasta ahora en la cuenta de ahorro de los
abuelos, Hugo, esa en la que nos ponen dinero cada mes desde que nacemos hasta que cumplimos 18 aos? aprovecha Helena la circunstancia.
No lo s exactamente... responde dubitativo, pero, como ests diciendo, no puedo tocarlo hasta que cumpla los 18, y faltan muchos meses para eso.
Ahora no es tan sencillo obtener prstamos... les digo.
No seas tan tacao, pap! insiste Hugo, para echarle un cable a su
hermana. Estoy seguro de que t s que podras prestar ese dinero que Helena
necesita con urgencia. Adems, slo sera durante 3 meses!
Me gusta este caso les digo, sin intencin de revelarles mis intenciones
con respecto del prstamo, porque es un buen ejemplo para ilustrar el hecho
de que, si existen limitaciones en el crdito a las empresas, es imposible que la
Economa funcione y que, por tanto, haya crecimiento econmico y creacin de
empleo. Las que contratan a las personas son las empresas, y stas deben tener
actividad e ingresos para poder hacerlo. Sin crdito, las empresas no funcionan.
No me digas, papi, que no sera una autntica pena que no pudiera ganar
2.000 dentro de 3 meses, slo porque no tengo suficiente dinero para pagar a
Hctor ahora, en Enero, y esperar a cobrar a Desire en Abril! se lamenta, a
la vez que pone una cara de pena muy elocuente, suplicndome una solucin.
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Desde luego que sera una pena que no pudieras cerrar una operacin de
compra-venta tan clara y beneficiosa para todos, por un problema de financiacin a corto plazo. Pero eso es, precisamente, lo que les est ocurriendo a muchas empresas en este momento de crisis financiera que estamos sufriendo.
Y qu podemos hacer?! pregunta ella sin rendirse, mostrndose mucho
ms preocupada por su problema concreto que por esa situacin econmica general de que les estoy hablando ahora, aprovechando las circunstancias.
Tienes algo en mente, hija...?
Yo slo tengo 3.000 en la cuenta del banco en la que me van poniendo dinero los abuelos y, adems, les debera pedir permiso para que me dejaran usarlo
durante ese tiempo. Qu se te ocurre a ti, pap? persevera en la peticin.
Una cosa..., se me ocurre decirte una cosa...
Cul?! Dmela! exclama emocionada y esperanzada.
Lo primero que se me ocurre decirte es que..., si hicieras esa operacin de
compra-venta ahora, el beneficio lo generaras ahora, en Enero, y no en Abril!
No estoy de acuerdo! replica con ciertos malos modos, como consecuencia de la frustracin que le ha generado el que mi respuesta no cumpliera
sus expectativas de dar solucin inmediata a su problema de financiacin.
Por qu no lo ests? le pregunto con intencin de aumentar su grado de
alerta, para que luego sea ms receptiva a mis explicaciones posteriores.
Si tuviera 8.000 para pagar a tu amigo ahora..., querido padre...!, tendra
una prdida de 8.000 en Enero y, luego, un beneficio de 10.000 en Abril, cuando cobrara de la amiga de mami en ese mes. Est clarsimo!
Eso crees...?
Mira: los 10.000 que cobraramos en Abril, menos los 8.000 que pagaramos en Enero, me daran un beneficio de 2.000 en Abril. Eso lo entiende todo el mundo, sin necesidad de estudiar Econmicas ni de saber absolutamente
nada de esa Contabilidad de la que hablas! exclama convencida.
Yo opino igual... dice mi hijo, a la expectativa y con cara de curiosidad.
Lamento deciros a los dos que estis afectados por la falsa creencia ms
extendida relacionada con la Contabilidad y las Finanzas...
De qu se trata? pregunta Hugo intrigado.
Se trata de confundir Ingreso con Cobro, Gasto con Pago y, en consecuencia, Beneficio con Tesorera, pensando que son trminos sinnimos!
Y no es lo mismo Ingresar que Cobrar o Gastar que Pagar?
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Para los contables y financieros, no, hijo. Se trata de cosas muy diferentes.
Si estuvierais tomando nota ahora, os aconsejara escribir Ingresos y Gastos en
un extremos de vuestra hoja y Cobros y Pagos en el otro extremo.
Qu tipos tan extraos! exclama la nia.
En el lenguaje coloquial les argumento, consideramos Ingresos y Cobros como sinnimos, y lo mismo nos pasa con Gastos y Pagos; pero, en Finanzas, se trata de trminos que se refieren a conceptos muy diferentes. Esa es una
de las pequeas trampas que nos tienden los Contables y Financieros!
...?! ambos elevan sus cejas, como si estuvieran delante de un loco.
Tratar de deducir el significado de los trminos contables, a partir de lo
que entendemos cuando usamos esas mismas palabras en el lenguaje coloquial,
nos suele conducir al error. Debemos evitar el caer en esa pequea trampa.
Sus caras revelan que siguen escpticos.
Y eso no slo pasa con Ingreso y Cobro, Gasto y Pago, Beneficio
y Tesorera contino; tambin ocurre cuando intentamos deducir el significado de trminos como Debe y Haber, o de Activo y Pasivo, a partir
de lo que entendemos cuando usamos esas palabras en el lenguaje cotidiano.
Y no podran haber elegido otras palabras los tos esos?! se pregunta.
No es algo para preocuparse demasiado! trato de tranquilizarla: yo os
dar unos trucos fciles de recordar, para que extirpis de vuestros cerebros rpidamente esas falsas creencias tan extendidas y arraigadas en la mayora.
Mi entrenador de tenis nos repite que es ms difcil desaprender que
aprender interviene mi hijo, porque activamos circuitos involuntarios en el
cerebro. Por eso, est obsesionado con que no adquiramos vicios jugando.
Tu entrenador tiene mucha razn. Por eso, hijos, las ideas o las creencias
que nos inculcan de pequeos, esas que se graban en nuestro maleable cerebro
infantil, nos condicionan durante el resto de nuestra vida.
Y qu pasa, si nos graban creencias falsas...? reflexiona Hugo.
Lo importante es que entendis los conceptos contables les digo, eludiendo el contestar a esa pregunta tan importante, pero de tan difcil respuesta.
Si hacis eso, el trmino o nombre para referirse a ellos os vendr a la boca fcilmente. Pero no lo hagis al revs: no tratis de llegar al concepto financiero
partiendo de un trmino contable, de una palabra que utilizan los financieros y
que tambin usamos todos en el lenguaje coloquial, pero con otro significado!
Qu lo! opina la nia.
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Es muy sencillo, Helena: si compraras y vendieras ese Rolex en los prximo das, contabilizaramos un Ingreso por Ventas de 10.000 en Enero y un Gasto por Compras de 8.000 en ese mismo mes! Como el Resultado econmico se
calcula restando los Gastos de los Ingresos de un mismo periodo de tiempo, diramos que habras obtenido un Beneficio de 2.000 en Enero!
Visto as...
Nunca, nunca, nunca jams olvidis, hijos, que el Ingreso contable lo obtenemos al Vender, y no al Cobrar!..., aunque vuestro sentido comn, o vuestra
lgica particular, o las creencias arraigadas, os puedan hacer pensar lo contrario.
De verdad, papi, que diramos que tendramos un Beneficio en Enero,
aunque no hayamos cobrado ni un slo euro en ese mes...!?
Exacto! Os parece paradjico, hijos, porque confunds el Beneficio con la
Tesorera. Se trata de algo idntico a lo que me ocurra a m, antes de que me
metiera en el mundo de la empresa, antes de que me explicaron la diferencia.
Se quedan los dos callados y expectantes, abriendo los ojos como platos.
La Tesorera es el dinero que tenemos en la cuenta corriente del banco o en
la caja fuerte de la empresa, y ese importe s que depende de cundo se producen los Cobros y de cundo se realizan los Pagos! Cuando hay un cobro, una entrada de dinero en el banco o en la caja, aumenta la tesorera; y cuando hacemos
un pago, una salida de dinero del banco o de la caja, disminuye la tesorera. Pero
los Ingresos no son Cobros y los Gastos no son Pagos para los Contables.
Parece fcil si lo piensas un poco... opina Hugo, extraado de que le resultara extrao o confuso algo tan aparentemente sencillo, as planteado.
Para recordar la palabra Tesorera les sugiero, acordaros del Tesoro
de un pelcula de Piratas del Caribe o de Indiana Jones. La tesorera es dinero efectivo en cuenta corriente bancaria o en la caja, dinero lquido, dinero que
no tenemos invertido en ningn otro bien o activo. Est considerado, por consiguiente, como el Activo con mayor nivel o grado de liquidez.
Activo? pregunta mi hijo, al que no le gusta dejar ningn cabo suelto, despus de que se me escapara involuntariamente ese nuevo trmino.
Los financieros llaman Activos a los bienes o derechos que una empresa
posee en un momento determinado y que pueden ser valorados en dinero.
Pero estbamos hablando de la diferencia entre Tesorera y Beneficio...
interviene Helena, con la intencin de dar por finalizado el inciso.
La Tesorera es algo muy fcil de entender, porque es el dinero efectivo,
contante y sonante que tenemos en el banco o en el cajn de casa dice su
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chos mbito de la vida. Si somos capaces de clasificar y sintetizar, no slo seremos ms productivos, tambin haremos ms fcil la vida a los que nos rodean.
Aunque los nombrecitos que utilizan los contables son muy confusos...
Estoy de acuerdo en que los trminos contables son mucho ms confusos o
desorientadores para las personas no especialistas en finanzas que los conceptos
a los que se refieren. En cambio, los conceptos son ms simples. Por eso, me
importa mucho ms que os quedis con los conceptos, que con los trminos.
Toda disciplina tiene su jerga o su argot, supongo opina Hugo, que
genera una cierta barrera de entrada para el de fuera...
Estoy de acuerdo. Los Contables llaman Libro Mayor al conjunto de las
anotaciones clasificadas en las diferentes Cuentas Contables. Y llaman Libro
Diario a esos mismos apuntes, pero cuando se imprimen ordenados cronolgicamente, es decir, por su fecha de anotacin. Pero no pasa nada si olvidis esos
trminos contables: lo importante es que retengis la idea, el concepto.
Qu liantes! opina Helena. Por qu no llamarn a las cosas por su
nombre, para que no nos parezcan tan difciles a los dems?
A partir de la sntesis o resumen de los saldos de las Cuentas de Mayor,
generan las Cuentas Financieras: Cuenta de Resultados y Balance de Situacin.
O lo que es lo mismo, pero dicho en nuestras palabras: a partir de los saldos de
las fichas de la primera hoja, podemos obtener el resumen en la segunda hoja.
En definitiva recapitula Hugo, mientras observa como me levanto en direccin a mi maletn, que haba dejado en un rincn del comedor: la cosa se
reduce a Clasificar y Resumir. Por eso, necesitamos dos hojas a la vista.
Asiento con la cabeza, a la vez que les enseo las dos hojas que utilizo yo habitualmente como chuleta para acordarme del mtodo contable.
Pues me temo que no podremos hacer nuestras hojas hoy... interviene la
nia: creo que no tenemos todo el material que necesitamos.
Mucho mejor! opino inmediatamente. Como nos ha recordado mam
antes, hoy es un da para estar en familia, y no para hablar de negocios!
Cierto! admite mi hijo.
Os propongo una cosa contino yo: podemos volver a quedar el ltimo da de Enero, para que os ensee a contabilizar lo que haya ocurrido durante
este mes, durante ese Periodo de tiempo. Ya sabis que la Contabilidad consiste
en anotar importes de dinero en la fecha adecuada (apuntes contables). Para las
Finanzas, no slo es importante el dinero, tambin lo es el tiempo!
Vale, vale! accede Helena, demostrando ganas de aprender.
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...? me miran los dos con los ojos abiertos como platos, expectantes.
Voy a hablar con el director de la oficina bancaria con la que operamos habitualmente en la empresa, para que abra una cuenta bancaria a vuestro nombre.
La utilizaremos para los Cobros y los Pagos de ese negocio de compra-venta de
relojes de segunda mano que vais a iniciar en este mes de Enero.
Es esa oficina bancaria de color naranja que est justo enfrente de tu despacho, nada ms cruzar la calle?
Cmo lo sabes, Helena? pregunto sorprendido.
Porque fuiste el otro da con mam para que firmara unos papeles, y yo estaba con vosotros. Era despus de la consulta del pediatra, recuerdas?
Qu memoria tienes, hija!
Y cul era el nmero de la calle, listilla? pregunta su hermano.
Y yo qu s! le contesta de manera muy expresiva, con gesto de burla.
Pues tampoco es tan lista como nos creemos...! exclama riendo.
Lo que no soy es tan friki como eres t!
Yo puedo contestar a tu pregunta, Hugo: la oficina bancaria con rtulos de
color naranja est en el nmero 572 de la Avinguda Diagonal.
Yo creo que es mejor que abras esa cuenta naranja a nombre de Helena,
pap. Se trata de su idea, de su incitativa empresarial. Yo intentar ayudarla en lo
que pueda, pero es su negocio! afirma, con una pizca de tono irnico, lo cual
me hace dudar sobre las autnticas razones por las que acaba de decir eso.
Me parece muy bien le digo. De todas formas, se me ocurre otro papel que puedes jugar t en este bisnes, tal como les has llamado antes. Adems aado a continuacin, el titular de la cuenta no ser Helena, como persona fsica, sino el nombre de su empresa. Debemos siempre diferenciar las
cuentas bancarias personales de las cuentas a nombre de la empresa.
No crees que ests exagerando un montn, pap? interviene la nia
ahora. De verdad crees que slo porque se me ha ocurrido la idea de comprar
un reloj a una persona y vendrselo a otra, vamos a montar una empresa y a
abrir una cuenta bancaria? Creo que nos estamos pasando dos pueblos!
Hasta los grupos empresariales ms grandes del mundo empezaron por la
idea de un emprendedor y con una primera operacin.... Quin sabe...? Quizs
esto pueda ser el inicio de un imperio! Muchos de los hombres ms ricos del
mundo vivan modestamente, cuando tenan vuestra edad.
Me parece, pap, que has bebido demasiado champn celebrando el cumple de Hilda... replica mi hijo, mientras su hermana asiente con la cabeza.
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No estoy diciendo que sea necesario convertirse en especialista en Contabilidad y Finanzas les matizo, sino tan slo conocer lo ms bsico, sus fundamentos, su lgica y, sobre todo, su aplicabilidad a la empresa y a la vida.
El padre de un amigo mo aporta Hugo es economista y sale muchas
veces en la tele para explicar lo endeudadas que estn las cuentas pblicas, las
de algunas empresas y las de la mayora de los clubs de ftbol espaoles! La
verdad es que lo explica todo de una forma muy divertida y que se entiende!
Papi interrumpe Helena, abriendo los ojos como platos y poniendo esa
expresin tan caracterstica de nia espabilada, no quiero que te molestes, pero lo nico que necesito es que me digas cmo puedo conseguir 8.000 ahora y
devolverlos en Abril, cuando cobre los 10.000 del dichoso reloj. Te vuelvo a
repetir, que no s si estamos complicando las cosas demasiado...
Terminad la tarta de Hilda y vayamos con ella y con mam, para pasar el
resto del da juntos les digo sonriendo. Os aseguro que, si aprovechamos
esta ocasin para que aprendis unos buenos trucos, que no olvidaris durante el
resto de vuestra vida, sobre cmo los contables valoran y registran la actividad
econmica a medida que se va produciendo, os ser de gran utilidad en el futuro.
La verdad es que has conseguido intrigarme, pap, diciendo eso de que el
Beneficio lo obtendramos en Enero, y no en Abril! reconoce Hugo, que parece haber visto alicientes atractivos en este asunto.
As es! recalco una vez ms. Y tambin os digo que podis tener un
Beneficio (un Resultado positivo) y, a la vez, estar en nmeros rojos en la cuenta
bancaria (en Tesorera). Lo contrario tambin es posible: una empresa (o una
Administracin Pblica!) puede tener un saldo positivo en la cuenta del banco, a
pesar de tener Prdidas (Dficit!) en su Cuenta de Resultados.
No s si nos aburriremos en la leccin que nos des en tu despacho el 31 de
Enero, pero has conseguido motivarnos, al menos a m reconoce Hugo. Eso
del Dficit y la Deuda pblicas aparece todos los das en las noticias.
Dficit es el nombre que se da a las Prdidas, cuando se habla de las Cuentas Pblicas; y Superavit es el equivalente, en el mbito pblico, al Beneficio de
las Cuentas de Resultados de las empresas privadas. La Deuda es algo muy diferente al Dficit, pero ya os lo explicar en su momento.
Tantos nombrecitos saldrn en la leccin? pregunta mi hija.
No se tratar de lecciones, chicos matizo sus ltimos comentarios:
sern reuniones de seguimiento financiero de la compaa de compra-venta de
relojes y artculos de lujo que acaba de constituir Helena!
Toma ya! exclama Hugo.
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Recordad que a todos nos gusta aprender, pero a nadie nos gusta que nos
den lecciones!; yo simplemente ser vuestro consultor y, os advierto, que aspiro
a poder facturar por este asesoramiento, si demuestro que acaba teniendo valor.
Una cosa en facturar y otra muy distinta es cobrar, pap! re Hugo.
De verdad, papi, que no slo no me vas a prestar el dinero que necesito,
sino que, adems, me vas a cobrar por aconsejarme!? pregunta Helena, alucinada. Creo que no le tena que haber hecho caso a mami aade indignada, cuando me recomend que hiciera lo que t me recomendaras...
En mi despacho no jugar el papel de tu padre, sino el de asesor externo de
tu empresa le argumento. Lo ms difcil, en las empresas familiares, es no
confundir los roles que cada persona tiene que desempear en cada momento...
Los Rolex? pregunta la nia.
No ha dicho los Rolex, Helena interviene Hugo, divertido ha dicho
los Roles!, que significa los papeles, las funciones que desempea...
La nia le vuelve a sacar la lengua, con su amor propio herido.
Slo le facturar honorarios profesionales a tu empresa, Helena, si mis
consejos te ayudan a generar ms beneficios que el importe de mi gasto. Mi intencin no es abusar de ti, claro que no!, sino crear una simulacin de una situacin empresarial lo ms realista posible, para que aprendis.
Y, esta tarde, hars el Rolex de padre? me pregunta ella riendo.
Eso intentar, pero os aseguro que desempear ese papel correctamente s
que es realmente difcil! Har todo lo que pueda, de todas formas.
Vamos con mam y Hilda! dice Helena, levantndose de la mesa.
Qu os parece el nombre de D&H para la empresa? les pregunto su
opinin sobre algo que se me acaba de ocurrir, mientras me levanto de la silla.
D&H?! pregunta Hugo.
Sera el nombre comercial de la sociedad Desire y Hctor, S.L. Os parece
buena idea? Necesitaris un cdigo de identificacin fiscal (un CIF) y una Razn social, para que aparezca en las facturas de venta y de compra del reloj.
Increble! exclama Hugo, caminando junto a mi, mientras exagera algunas de sus muecas caractersticas. D&H tambin podra ser Debe y Haber.
No redactaremos, de momento, unas escrituras de constitucin de la sociedad, ni iremos al notario a firmarlas, porque complicaramos innecesariamente la
simulacin al tratarse de aspectos ms jurdicos que contables o financieros...
Haz lo que quieras, papi, pero sigo pensando que ests loco opina ella.
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Las dos tienen la misma fecha de factura, pero fechas de vencimiento diferentes matiza Hugo.
Exacto les ratifico. Como sabis, las facturas se emiten en el momento en el que se entrega un producto o se realiza un servicio. Como el reloj se
compr y se vendi el mismo da, la factura de compra y de venta llevan la
misma fecha: el sbado 26 de enero de 2013. Esa es la fecha es en la que debemos contabilizar la compra y la venta, aunque el pago y el cobro se producirn
ms adelante, insisto, en la fecha del vencimiento respectivo de las facturas.
Eso espero: que acabemos cobrando! exclama Helena.
Vamos a poner la factura de venta en esta bandeja verde les explico a la
vez que lo hago, y la factura de compra en esta otra bandeja roja.
Menos mal que convenciste a tu amigo Hctor para que nos diera unos
das de plazo para pagarle su factura, pap! me agradece Helena, con alivio.
Tengo que reconocer que no me cost mucho que accediera a poner el da
1 de Marzo como fecha de vencimiento de su factura, tratndose de mi hija.
Pero si no cobraremos hasta Abril, pap! exclama Hugo alarmado.
Que no cunda el pnico! le replico: tendremos todo el mes de Febrero para buscar financiacin. Ahora es el momento de centrar nuestra atencin en
ver cmo los contables registraran los acontecimientos econmicos que han
ocurrido durante el mes de Enero en la empresa de Helena, en D&H.
Vale, vale... qu hacemos entonces? pregunta ella.
Lo primero, y ms importante les digo con parsimonia, tratando de poner un poco de suspense al tema, es que doblis el folio en tres partes.
Nos est tomando el pelo, papi? pregunta mi hija, recelosa. Esto es
una clase de Contabilidad o de trabajos manuales?
Mira que eres desconfiada, Helena! opina su hermano, con esa expresin de ingenuidad que le es tan propia, a pesar de su gran inteligencia.
Lo tenis ya?
Lo tenemos dicen a la vez.
Un poco de imaginacin ahora, chicos: la hoja doblada en tres partes representa grficamente la manzana de la calle en la que estamos ahora.
Cmo dices...?! siguen a coro.
Imaginaros que el tercio inferior de la hoja es la acera en la que estamos
ahora, y el tercio superior de la hoja es la acera en la que est situada la oficina
bancaria, aquella con rtulos naranjas que podis ver a travs de la ventana les
explico, mientras la sealo, justo enfrente, al otro lado de la calle.
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Os repito algo bsico, ya que me das pie para ello, Helena: el primer paso
que da la Contabilidad consiste en ir recogiendo la informacin, a medida que se
va produciendo, e irla anotando de manera clasificada en Cuentas Contables.
Las fichas o cuentas contables de clientes y proveedores son unos ejemplos.
El segundo paso tambin lo sabemos.
El segundo paso, como sabis, consiste en sintetizar esa informacin clasificada en fichas para obtener, a partir de los saldos de las Cuentas Contables, las
dos Cuentas Financieras: la Cuenta de Resultados y el Balance de Situacin.
O sea, que las matrculas de los coches de los clientes seran la 431 para
el cliente 1, la 432 para el cliente 2, etc.? sigue ella con su interrogatorio.
Bueno, algo parecido... le matizo. Os tengo que decir que muchas
empresas utilizan Cuentas Contables de 8 dgitos. Mientras los cuatro primeros
dgitos los determina el P.G.C., los cuatro ltimos se consideran libres para que
los elija cada empresa segn su propio criterio. Si nos basamos en eso que os
acabo de explicar, las matrculas de los coches de nuestros clientes seran...
43000001, 43000002, 43000003, etc. responde en segundos.
Exacto, Helena! exclamo feliz Ves como todo esto es mucho ms
fcil que tu examen de matemticas!
Pues ya tenemos las matrculas del coche de Desire (43000001) y de
Hctor (40000001) aporta el futuro ingeniero, hablando a la vez que sita la
reciente informacin obtenida en su dibujo. Paso siguiente, por favor?
El paso siguiente nos exige tener un peln ms de creatividad, porque
nos obliga a dibujar los coches con forma rectangular, algo parecido a como si
fueran autobuses. Fijaros cmo lo hago yo les digo, mientras trazo lneas en
mi hoja, y haced lo mismo. Me dispongo a dibujar los coches negros de Desire y de Hctor, con forma de fichas rectangulares, a las que les voy a poner
ruedas, para que recordemos que se trata de coches circulando por la calle!
Con forma de fichas rectangulares? comenta Hugo.
Lo hacemos de esta forma, porque, tal como os adelantaba antes, las cuentas contables de los clientes y de los proveedores no son ms que sus fichas,
donde van quedando registrados (apuntados) los importes de las facturas de los
cobros y/o pagos, con las fechas respectivas en la que se producen. Cada registro
es una lnea o apunte contable, los cuales se ordenan cronolgicamente. Como
vamos apuntado, a medida que va pasando, todo lo que es susceptible de ser
valorado en dinero, hablamos de apuntes contables.
As, papi?me pregunta la nia, mientras me ensea su dibujo.
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Slo nos queda una hora, pap advierte Hugo, al constatar que ya ha
transcurrido media, y que le da la impresin de que queda bastante cera.
Una cosa ms, y tendris los conocimientos bsicos sobre los que construiris muy fcilmente el resto: dibujamos ahora 5 columnas en cada coche (en cada ficha, en cada cuenta contable) hablo a la vez que acto: la primera para
la fecha, la segunda para el concepto, la tercera para el Debe (D), la cuarta para
el Haber (H) y la quinta para el Saldo. Eso es todo! Lo tenis?
Para el Debe y para el Haber, dices? pregunta ella.
No tratis de deducir lo que los contables entienden por Debe y Haber de
manera intuitiva, porque no llegaris a ninguna conclusin vlida. Enseguida os
dar un truco para que lo entendis y lo recordis. De momento, recordad que
debemos dibujar las columnas en ese orden. Debe - Haber - Saldo.
Debe Haber alguna forma de entenderlo...! recurre Hugo al chiste fcil.
S, la hay, y es sencilla! No obstante y de momento, fijaros que hemos dibujado el coche de vuestro primer cliente, Desire, en el lado izquierdo de la hoja; y el de vuestro primer Proveedor, Hctor, en el lado derecho de la hoja. Y
eso no es casualidad!, como no tardaris en comprobar.
Y no pintamos nada en las aceras, pap? sigue preguntando la nia.
Tenis curiosidad por saber qu cuentas contables debemos situar en la
acera de abajo, la del tercio inferior de la hoja, la acera del edificio en el que estamos nosotros reunidos ahora? les lanzo un pregunta retrica.
Cul es el truco que utilizas ahora, pap? pregunta Hugo.
Observad los nmeros de las bandejas en las que hemos puesto las facturas
les doy la nica pista que creo que necesitan.
En la bandeja verde, en la que has puesto la factura de venta me dice la
nia, veo que pone 7H.
Y en la bandeja roja, en la que has puesto la factura de compra contina
su hermano, pone 6D.
El P.G.C. determina que todas las cuentas contables de Ingresos empiezan
por 7, y que todas las de Gastos empiezan por 6 les explico. Fcil de recordar aado: el nmero 6 es muy parecido a la letra G, y el nmero 7 a
la letra I. Prestad atencin a cmo lo hago yo en mi hoja, y repetid lo mismo.
Color verde para los Ingresos y rojo para los Gastos... observa Helena.
As es: yo utilizo el color verde para identificar rpidamente las cuentas
contables en las que se contabilizan (se registran o clasifican) los Ingresos.
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Y les asignas el color rojo a todas las cuentas contables en la que registras
o anotas los Gastos de la empresa? pregunta Hugo inmediatamente.
Slo pinto de rojo a las que empiezan por 60 o 61le respondo! Al resto de las cuentas de Gasto, me gusta pintarlas de azul, pero tampoco quiero adelantar acontecimientos, para no confudiros. Vayamos construyendo poco a poco.
Buf!, me parece que la cosa se va a complicar mucho...se teme la nia.
No, hija, no! Iremos paso a paso. De momento, dibujamos, en la acera de
abajo, una ficha verde para anotar los Ingresos por Ventas y otra roja para anotar
los Gastos por compras, en la fecha en que se producen. Para apuntar el importe
de los gastos por compras, utilizamos cuentas contables que empieza por 60 y,
por tanto, las dibujamos de color rojo. Podis dibujar las fichas con forma de
rectngulo, de forma que sean la representacin grfica de las bandejas en las
que hemos colocado las facturas. No os parece fcil y divertido?
Dibujamos las mismas columnas dentro de cada ficha, pap?
Exacto: las bandejas en las aceras son el equivalente a los coches en la calzada y, como fichas o Cuentas Contables que son, deben tener las 5 columnas
bsicas: la Fecha, el Concepto, el Debe (D), el Haber (H) y el Saldo.
Todas las cuentas contables tienen las mismas columnas? pregunta la
nia, mientras dibuja siguiendo cuidadosamente mis recientes instrucciones.
As es! Las Cuentas contables tiene todas la misma estructura de columnas. Se diferencian por dos cosas: el nmero de la cuenta y la columna D o H en
la que debemos anotar los importes de los apuntes. Como os adverta antes, enseguida os dar los trucos para que podas recordar ambas cosas.
Pues vale...dicen a la vez que van dibujando, notndose, no obstante,
que algo de cansancio empezaban a reflejar sus caras.
O sea que la factura de venta del reloj, la tendramos que contabilizar
usando una cuenta contable que empiece por 7, y que la factura de compra, la
contabilizaramos en una cuenta que empiece por 6? pregunta Hugo.
Asiento con la cabeza.
Cuenta 70000001 para las ventas a Desire y cuenta 60000001 para las
compras a Hctor, pap? pregunta Helena.
Bueno, no exactamente. Vers: como os explicaba antes, cada cliente y cada proveedor necesita su cuenta contable individual, para que queden registradas
sus facturas y sus cobros/pagos de manera individualizada. Cada NIF debe tener
su cuenta contable que la identifique, como las matrculas de los coches. Esa es
la lgica en la zona de la calzada, en el tercio medio de nuestra hoja.
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ra y de la ciencia europeas. A los grandes hombres del Renacimiento les preocupaba el llegar a saber de todo: de letras, de nmeros, de arte, etc. Estaban obsesionados por la forma en la que se poda integrar del conocimiento de todos los
mbitos del saber, y en buscar los equilibrios. Pensaban que todo estaba relacionado o integrado y que, por tanto, no se poda entender la parte sin comprender
el todo, sin saber el lugar que ocupa cada pieza en el puzzle.
Como me suena ese tipo de consejos...ironiza mi hijo.
Efectivamente, Hugo: tenis que conseguir saber al menos lo bsico de
Contabilidad y Finanzas, aunque os dediquis a otra cosa en la vida. Todo lo que
hacemos tiene impacto en las cuentas financieras privadas y pblicas y, por tanto, debis ser capaces de interpretarlas para tomar vuestras decisiones.
Creo que lo tenemos claro.
El mtodo contable de Partida Doble surge, y se difunde les explico,
como consecuencia de la necesidad de valorar adecuadamente y de registrar la
gran cantidad de transacciones de compra-venta que se producan en aquella
poca de floreciente comercio y de creciente actividad econmica.
Pues s que ha durado tiempo ese mtodo...!
No se ha descubierto ninguno posteriormente ms prctico y eficaz, Helena. El mtodo dice que, para registrar un hecho econmico, debemos siempre
involucrar a dos Cuentas Contables como mnimo. Idntico a lo que has sugerido t hacer para contabilizar la factura de venta del reloj a Desire!
Helena se ha dado cuenta de que es algo muy lgico...
Quieres no burlarte de m, Hugo!
No lo estoy haciendo! Me dejaste alucinado, cuando dijiste que, cuando
miramos una factura de venta, tenemos que ver dos cosas a la vez: por un lado
un Ingreso y, por otro, un derecho a cobrar un importe al Cliente.
Mi forma de recordarlo en la siguiente les doy un pista ms: si leo en
el documento contable Factura de Venta a Desire, s que tengo que contabilizar un Ingreso (por ser Factura de Venta) y un importe en la ficha del Cliente
(por ser a Desire). Si leo en el documento Factura de Compra de Hctor,
recuerdo que tengo que anotar un Gasto (por ser Factura de Compra) y un importe de deuda en la ficha del proveedor (por ser de Hctor).
En un caso, se trata de un Derecho a Cobrar y, en el otro, de una Obligacin de Pagar le parece oportuno a Hugo recalcar.
El derecho que tenemos de cobro de una factura de venta, como bien has
dicho les introduzco un concepto ms, forman parte de lo que los contables
llaman Activo. En cambio, las Obligaciones que tenemos de pago de facturas y
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de otras deudas, forman parte del Pasivo. Os adelanto que el Activo y el Pasivo
son las dos grandes partes en que se divide el Balance de Situacin, una de las
dos Cuentas financieras que se generan tras el proceso de sntesis o resumen de
toda la informacin clasificada en las diversas fichas o cuentas contables.
En qu columnas apuntamos todo eso, papi? recupera ella el mando.
El hecho de que Desire tenga 43 aos, nos viene muy bien para recordar
que todas las cuentas de clientes empiezan por 43.
Eso ya los sabemos, pap. No has contestado a mi pregunta!
Caramba qu impaciente, hija! Slo pretenda enlazar una cosa con otra,
para hacerlo todo ms sencillo de entender y recordar.
Despus de saber el nmero de la cuenta del coche, segn la edad de su
dueo, cul es siguiente paso? insiste en acelerar las cosas, seguro que preocupada por todo lo que tiene pendiente todava para su examen de maana.
La pista que necesitis ahora es la siguiente les revelo: el hecho de
que la inicial de Desire sea la letra D, es un buen truco para recordar que el importe de las facturas a clientes, lo debemos anotar en la columna del Debe.
Eso est bien...opina, muy atenta.
En la parte media de la hoja, lugar que hemos reservado para los coches, el
truco depende de la inicial del nombre: para los clientes, acordaros del nombre
Desire y, para los proveedores, del de Hctor. Mientras la edad de nuestros personajes nos recuerda el nmero por el que empieza su cuenta contable, la inicial
de sus nombres nos revela la columna de la cuenta contable (de la ficha) en la
que debemos apuntar el importe a cobrar o a pagar que aparece en sus facturas.
A ver cmo lo haces t... me pide que se lo demuestre en mi hoja.
Fijaros cmo doy de alta el apunte contable en el coche de Desire, el cual
representa su ficha o Cuenta Contable hablo a la vez que selecciono el color
adecuado de mi bolgrafo: en la primera columna, anoto la fecha de la factura
(26/01/2013); en la segunda, el concepto (factura de venta nmero 2013/01); en
la columna del Debe (D), el importe a cobrar de la factura (10.000), en la columna del Haber (H), no apunto nada y, por ltimo, en la columna del Saldo escribo 10.000 D. El saldo nos informa del dinero que el cliente debe a la empresa tras realizar el ltimo apunte contable.
10.000 D? pregunta Hugo.
El saldo lleva asociado la letra D le contesto, porque los importes
anotados en la columna D de su ficha superan a los anotados en la columna H.
Los contables diran que se trata de una cuenta con un saldo D (o Deudor).
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Exactamente, hijo: eso hacen. Y, adems, todas las cuentas de los coches
que encuentran con saldo D (saldo Deudor) las ponen a formar parte del Activo,
en el momento en que pasan a la segunda etapa del proceso contable, la de sntesis o resumen, para generar el Balance de Situacin del final del periodo.
Qu columna tenemos que usar en el apunte a realizar en la cuenta contable del Ingreso, pap? pregunta a continuacin.
Como os deca antes, los hombres del Renacimiento estaban obsesionados
por la idea del Equilibrio (o Balance) de las cosas, algo que se refleja en muchas
obras de arte de la poca. Como una manifestacin ms de eso, el mtodo contable de Partida Doble determina que, si el importe del apunte contable en la cuenta del cliente lo anotis en la columna del Debe, el importe del apunte contable
en la cuenta de ingreso lo debis escribir en la columna del Haber!
Pues venga...
La regla es sencilla: si usis la columna del Debe en el coche, tenis que
utilizar la columna del Haber en la acera, y viceversa. Como veis, todo cuadra,
ya que todos los Ingresos se anotan en la columna H (recordad la bandeja 7H).
El nmero 7 nos recuerda que todas las cuentas de Ingresos empiezan por 7, y
la letra H nos recuerda que todas la anotaciones en las cuentas 7 se deben realizan en la columna H (la del Haber). Por eso, el saldo de las cuentas que empiezan por 7 (las de Ingresos), siempre ser H! Todo fcil en la acera de abajo.
Yo tambin quisiera demostrar mi lgica de futuro ingeniero interviene
Hugo con irona, y decir que los 8.000 de la factura de compra del reloj los
debemos apuntar en la columna del Haber del coche del proveedor, acordndonos de que la inicial de Hctor es la letra H. Imaginar que los proveedores tienen
40 tacos y que se llaman Hctor, es un buen truco para recordar fcilmente las
dos nicas cosas que necesitamos saber a la hora de contabilizar las facturas de
compra que nos envan: que su cuenta contable (la matrcula de su coche) empieza por 40, y que el importe a pagar de sus facturas lo debemos anotar en la
columna H de su cuenta contable (de su ficha de proveedor).
Exacto! Y, por tanto, el importe del Gasto lo tenis que apuntar en la columna del Debe (D) de la ficha contable roja situada en la acera, para cumplir
con la regla del equilibrio del mtodo de la Partida Doble. Es as de fcil! Recordad la bandeja 6D: el 6, para saber que todas las cuentas de Gastos empiezan por el nmero 6, y la D para no olvidar que todos los importes de gastos
se anotan en la columna D de la cuenta correspondiente. Por eso, el saldo de las
cuentas que empiezan por 6 (las de Gastos), es siempre D!
Cuando estamos mirando una factura de compra, tenemos que ver dos cosas a la vez: un Gasto por Compra y un importe a pagar al Proveedor, una Obli67
gacin de pago sigue hablando Hugo. Cada una de esas dos cosas diferentes que vemos implica generar un apunte contable diferente, y seleccionaremos
la cuenta adecuada para cada uno de ellos.
Muy bien, hijo!: as ya tendras la pareja de apuntes contables que necesitamos para cumplir lo que determina el mtodo de Partida Doble, cuando nos
disponemos a contabilizar una factura de compra a un proveedor.
Para contabilizar la factura de compra del reloj, tenemos que hacer una
apunte en la cuenta contable del proveedor (colocando el importe de 8.000 en la
columna del Haber) habla l a la vez que escribe, y otro apunte emparejado
en la cuenta contable de Compras de relojes (en la columna D).
Muy bien. Como, en la cuenta de Hctor, slo hay un apunte contable con
8.000 en la columna H, el saldo es de 8.000 H. El saldo es H en una cuenta
contable, cuando los importes anotados en la columna H son superiores a los
anotados en la columna D, como es lgico. Esto es lo habitual en los cochesde
los proveedores. Cuando el saldo de una cuenta es H, los contables dicen que se
se trata de cuentas con saldo Acreedor, y significa que la empresa tiene una deuda con ellos por el valor del importe del saldo de esa cuenta.
Entendido dicen a la vez.
As como todos los coches con saldo D pasan a formar parte del Activo,
todos los que tienen saldo H, pasan a formar parte de Pasivo, en el momento que
la metodologa contable se dispone a dar el segundo paso, el de sntesis de la informacin clasificada en la primera hoja.
Coches con saldo D (saldo Deudor), cuando a la empresa le deben (cuando
tiene el Derecho de cobrar); y coches con saldo H (saldo Acreedor), cuando la
empresa debe (cuando tiene la Obligacin de pagar) resume Hugo.
Muy bien, Hugo! le agradezco el resumen. Cuando yo veo un coche
con un saldo H (Acreedor), me imagino que un tipo fuerte como Hctor puede
llamarme para reclamarme su dinero, y cuando veo un coche con un saldo D
(Deudor), me imagino que necesito llamar a una mujer guapa como Desire para
recordarle amablemente que me debe dinero. Os sugiero que hagis como yo: al
Saldo D, le llamo saldo Desire; y al saldo H, le llamo saldo Hctor.
Eso es un buen truco, pap! me reconoce mi hijo.
Truco que slo sirve para las cuentas situadas en la calzada!, para los coches, porque, como sabis bien, las cuentas que colocamos en la acera de abajo
siempre tienen el mismo saldo: saldo H en las cuentas del grupo 7 (las de los Ingresos) y saldo D en las cuenta del grupo 6 (las de los Gastos). Los coches de
Desire y Hctor estn localizados en la calzada y no en la acera!
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zo de imaginacin que permita colocar nuestra caja del dinero en la misma acera
en la que est la oficina bancaria. Creo que lo podis conseguir...
OK dice la nia, formando un crculo con sus dedos pulgar e ndice.
Mi truco contino la explicacin es imaginarme que, en la puerta de
la oficina bancaria, estn anotados los movimientos de la cuenta corriente, como
si la puerta fuera la ficha, y en ella se pudiera leer el extracto de la cuenta. La
cuenta contable del banco no es ms que los movimientos que vemos en un extracto bancario: cada lnea representa un Cobro o un Pago, y tiene cinco columnas (como todas las cuentas): fecha, concepto, Debe, Haber y Saldo.
El truco para saber el nmero de las cuentas contables de la acera de arriba
(la de las cuentas de Tesorera) es sencillo afirma Hugo, pero me pregunto
cmo saber qu importes se anotan en la columna D y cules en la H.
Tenemos que hacer algn apunte en la cuenta 57200001 hoy?
Me temo que no! responde Helena en dcimas de segundo. Tenemos
la cuenta corriente totalmente pelada, con un saldo de cero euros!
Entonces, creo que es mejor que no responda ahora a esa pregunta. Slo se
recuerda aquello que se aprende de forma lgica y que se utiliza posteriormente.
Se aprende haciendo! repite Hugo uno de mis dichos habituales.
Si os explicara ahora cundo se utiliza la columna D y cundo la H en las
cuentas contables de la acera de la la tesorera, y os lo aprendierais de memoria
sin aplicarlo o entender el porqu, lo ms seguro es que lo olvidarais.
No hemos hecho ni un slo apunte contable en la cuenta que empieza por
572, nmero de la Av. Diagonal en la que est la oficina bancaria en la que has
abierto la cuenta corriente para mi negocio, segn nos has dicho.
En esta sesin, slo hemos usado cuentas que estn en la parte media de la
hoja (los coches de Desire y Hctor) o en la inferior (en las bandejas de Ingresos y Gastos) repasa Hugo. No ha pasado nada en la acera naranja.
As es, hijo: no ha habido, en todo el mes de Enero, ni una sola entrada de
dinero (ningn Cobro), ni ninguna salida (ningn Pago) en la cuenta corriente de
la empresa. Por tanto, no tenemos que hacer ningn apunte contable en la acera
de la Tesorera durante esta sesin de fin de Enero, en la cual estamos contabilizando lo ocurrido en ese periodo de tiempo. Creo que estamos todos de acuerdo.
Ahora s que se ve clara la diferencia entre Ingreso y Cobro, y entre Gasto
y Pago, pap! afirma la nia satisfecha.
Cmo van a ser lo mimo, si estn en aceras opuestas!? exclama su
hermano, asombrado de que llevara tantos aos confundiendo los conceptos.
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Chicos listos!: al comprar el reloj a Hctor, y contabilizar la correspondiente factura de compra, hemos incurrido en un Gasto por compra y, a la vez,
en una Obligacin de pago al Proveedor (un Pasivo); pero no hemos pagado ni
un solo uro! Por eso, no tenemos que hacer ningn apunte contable de pago.
Est claro, est claro...ratifica ella.
Y al vender el reloj a Desire, y contabilizar la correspondiente factura de
venta, hemos generado un Ingreso por venta y, a al vez, un Derecho de cobro al
cliente (un Activo), pero no hemos cobrado ni un solo uro todava.
Entonces...
S lo que ests pensando, Hugo le interrumpo: en Enero, consideramos que D&H ha tenido un Beneficio de 2.000, porque hemos contabilizado un
Ingreso por ventas de 10.000 y un Gasto por compras de 8.000, pero no tiene
un slo uro en la cuenta corriente del banco, en Tesorera!
Mirando nuestro dibujo, est claro que el Beneficio y la Tesorera son dos
cosas muy diferentes les repito por ensima vez. Como veis, para convertir
los Ingresos en Cobros, tenemos que conseguir cruzar la calle, y no lo hemos
conseguido hacer durante todo el mes de Enero!
Contamos ya con poco tiempo, porque mam debe estar a punto de llegar
para recogernosadvierte Hugo. Nos queda mucho, pap?
Nos queda la ltima cosa. Mucha atencin ahora, chicos!
Espero que sea lo ltimo de verdad dice Helena, con cara de cansada.
En la acera de abajo, en la que estamos nosotros ahora, contabilizamos slo Ingresos y Gastos, porque es el lugar donde tenemos las bandejas en las que
clasificamos las facturas que los acreditan.
Acelera, pap! me urge Hugo, percibiendo que repito las cosas en exceso, movido por mi obsesin por que nos se pierdan y desconecten.
Y ya sabemos que la diferencia entre Ingresos y Gastos nos da el Resultado
contable de un Periodo de tiempo hablo con rapidez: Beneficio, si los Ingresos son mayores que los Gastos, o Prdida en caso contrario.
Creo que eso ha salido ya, pap insiste Hugo, para que vaya al grano.
Y como hablamos de Resultado contable, si centramos nuestra atencin en
los saldos de las cuentas situadas en la acera de abajo, podemos obtener fcilmente lo que los Financieros denominan Cuenta de Resultados.
Resultado positivo del periodo o Beneficio; resultado negativo del periodo
o Prdida resumen Hugo: lgico y fcil de retener, habla con rapidez.
Supervit o Dficit, respectivamente, si hablamos de Cuentas de Publicas.
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tas de tesorera (las que pintamos de color oro o naranja en la acera de arriba)
empiezan por 57: 570 para caja y 572 para bancos.
Cmo sabes todo esto, siendo farmacutica, mami? pregunta Hugo.
No me explicaron nada de todo esto ni en el colegio, ni el la universidad,
pero lo necesito saber para analizar la salud financiera de mi farmacia! Habra preferido que me hubieran enseado estos conocimientos durante la carrera,
en lugar de obligarme a memorizar el nmero de pistilos que tiene cada planta.
Es terrible!: ahora tengo que escuchar al pesado de vuestro padre, que todo lo
s gracias a l! concluye riendo.
Nos recuerdas eso de Activo y Pasivo, mam? pregunta Hugo.
Es muy fcil: acordaros del adverbio interrogativo Dnde?
...?! se quedan los dos callados y expectantes.
Mientras el Activo responde a la pregunta dnde est invertido el dinero
que tenemos?les explica, el Pasivo responde a la pregunta de dnde procede ese dinero, de dnde lo hemos sacado?
Eso est muy bien explicado, mami... reconoce Helena. Ahora s que
lo entendemos mejor que antes, cuando nos lo cont pap.
Cmo?! exclamo, mientras todos se ren de mi reaccin inmediata.
No le hagas caso, pap interviene Hugo con cara de de cachondeo. Yo
te considero el Karlos Arguiano de la Contabilidad: nos das trucos y recetas
prcticas de forma muy entretenida, para que nos podamos hacer ricos, ricos!
Muy gracioso! exclamo demostrando torpeza, sin ser capaz de encontrar una rplica ingeniosa a su mofa, mientras todos vuelven a rer.
Mientras el Pasivo responde a la pregunta de dnde he obtenido los fondos? decide Hannah retomar su explicacin en el punto donde la haba dejado,
para dar por finalizado el inciso humorstico, el Activo responden a la pregunta en qu he usado o invertido esos fondos de dinero obtenidos?
Es algo parecido a un edificio me decido a aportar: mientras el Activo
es la parte visible, lo que se ve, lo que tenemos y enseamos; el Pasivo es el
equivalente a los cimientos, lo que no se ve, aquello en lo que se basa o aguanta
el edificio. Cuantos ms Activos tengamos (ms Bienes y Derechos), ms alto
ser el edificio y, por tanto, ms profundos debern ser los cimientos (ms Obligaciones), ms fondos deberemos encontrar para enterrarlos en los cimientos.
Parece ms complicado cuando se explica, que cuando se hace.
Pues hazlo, mam! exclama la nia algo que le sale del alma.
Se aprende, haciendo! bromea Hugo.
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Observad que estoy escribiendo los nmeros de vuestro Balance de situacin de final de Enero les habla a la vez que acta: mientras, en el Activo,
anotamos los 0 que tenemos en el banco (nuestro Bien) y los 10.000 que nos
debe Desire (nuestro Derecho a cobrar); en el Pasivo ponemos los 8.000 que
le debemos a Hctor (nuestra Obligacin de pago).
Fijaros de nuevo en que, en el Activo, incluimos la tesorera y los coches
son saldo D (saldo Desire), esos que dibujamos en el lado izquierdo de la hoja
me parece oportuno intervenir, sin ningn afn de recuperar el protagonismo.
As es... ratifica mi mujer. Y que, para el Pasivo, utilizamos los coches son saldo H (saldo Hector), los que se dibujan en el lado derecho.
Pues algo nos debe faltar en el Pasivo, mam intervengo, porque no
suma lo mismo que el importe total del Activo aado, simulando que la quiero
cazar. Me temo que tenemos el balance descuadrado!
Se os ocurre algo, chicos? pregunta ella, para ponerlos a prueba.
...?! se encogen de hombros.
Nos falta aadir, en el Pasivo, los 2.000 del Beneficio obtenido en el periodo! Hannah desvela el pequeo misterio inmediatamente, demostrando su
incapacidad de madre para hacerles sufrir ni un slo segundo!. El Beneficio
tiene saldo H, porque los Ingresos (que se anotan siempre en la columna H) superan a los Gastos (que se anotan siempre en la columna D).
Habis visto qu fcil, chicos! les digo: hemos Invertido 10.000 en
el Activo, los cuales hemos conseguido financiar con los 8.000 que le debemos
al proveedor y con los 2.000 que hemos ganado (beneficio) en Enero!
De dnde hemos sacado ese dinero? pregunta mi mujer ahora. La
respuesta es sencilla: 8.000 que le debemos a Hctor y 2.000 de Beneficio que
se ha generado. Y, dnde est ese dinero?, os preguntaris. Pues est invertido
en un Activo que son los 10.000 que mi amiga Desire debe a la empresa!
Los beneficios (o fondos autogenerados por la empresa) son los mejores,
porque no generan intereses les explico. Son fuentes de financiacin y, por
tanto, forman parte del Pasivo, pero no son Deudas con externos. Esos fondos o
fuentes de dinero, pertenecen a los propietarios de la empresa, por eso los contables y financieros les llaman Fondos propios.
Yo pensaba que Pasivo y Deuda eran sinnimos reconoce Hugo.
Eso es una falsa creencia muy extendida afirma Hannah.
Recordad que el Pasivo responde a la pregunta de dnde he sacado el
dinero? y que se divide en dos grandes grupos de fuentes: los fondos propios y
los fondos prestados o deuda les aclaro un poco ms. Debemos financiar
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Excelente inicio, Helena! Quieres aprovechar la inspiracin que demuestras tener hoy para seguir repasando lo que ocurre en la acera naranja?
El nmero de la calle en la que est el banco nos recuerda que las cuentas
contables que registran los movimientos de cobros y pagos que se hacen a travs
de la cuenta corriente bancaria, empiezan por 572!
Muy bien, hija confirmo lo que acaba de decir: todas las cuentas de
tesorera empiezan por 57. Usamos las que empiezan por 572 para apuntar los
movimientos de la cuenta corriente del banco y las que empiezan por 570 para
registrar las entradas y salidas de dinero en la caja. Para recordarlo, slo tenemos que hacer el pequeo esfuerzo de imaginarnos que la caja fuerte la tenemos
en el portal siguiente de la calle en la que se localiza nuestra oficina bancaria. Si
os parece un truco til, podis pensar que nosotros vivimos en el 570.
Pero todava no sabemos qu importes van en la columna del Debe y cules en la columna del Haber en las cuentas 57, las de tesorera recuerda mi hijo. Lo nico que sabemos es que el saldo era cero a final del mes de Enero!
El mes pasado, te negaste a explicarnos cmo utilizar las columnas D y H
de las ficha contables en la acera de arriba... recuerda Helena.
Porque en ltima sesin no necesitamos hacer ningn apunte en las cuentas situadas en la acera superior, la que tiene un preciso cofre del tesoro dibujado! Hoy s que hablaremos de eso, hijos, pero antes, por qu no repasamos
rpidamente lo que ocurre en la acera opuesta, en la de abajo?
En la acera de abajo contabilizamos los Ingresos y los Gastos, en lugar de
los Cobros y los Pagos reacciona Hugo en dcimas de segundo, gracias a
haber adquirido ese automatismo que me complace observar, es decir, realizamos apuntes contables que afectan a las cuentas de los grupos 7 y 6.
Puedes seguir, hijo?
La cuenta 70000001 la usamos para anotar las factura de venta de relojes,
porque todas las cuentas de Ingresos empiezan por 7. Anotamos los importes en
la columna H (la del Haber). En la cuenta 60000001 apuntamos el importe de
las compras de relojes, y lo hacemos siempre en la columna D (la del Debe).
En la acera de abajo nos interesa clasificar los Ingresos y los Gastos por su
naturaleza, por su tipo les recuerdo. Slo utilizamos la columna H para anotar los importes en las cuentas contables del grupo 7, y slo usamos la columna
D para apuntar los importes en las cuentas contable del grupo 6. Por tanto, los
saldos de esas cuentas sern siempre H para las del grupo 7 y D para las del 6.
Bandeja verde 7H para papeles que justifiquen los Ingresos a contabilizar y 6D
para papeles de que acrediten los Gastos a contabilizar.
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Quiero recordaros la recomendacin de que no tratis de deducir el significado de Debe y Haber a partir de lo que entendis en el lenguaje coloquial, porque os liaris con toda seguridad. Aplicad las reglas mnemotcnicas que os doy.
Valeee..., lo haremooos... dice Helena con cierta guasa.
Os recuerdo la sugerencia de que, cuando veis un coche con saldo D,
digis que se trata de una cuenta con saldo Derire; y de que, cuando veis un
coche con saldo H, digis que se trata de una cuenta con saldo Hctor.
Es una forma de ponerle cara o imagen a las cuentas, sin duda, y de hacerlas ms amigables opina Hugo a la vez que asiente con la cabeza.
As es! Por eso, os resultar mucho ms sencillo interpretar el significado
de un saldo D o un saldo H de una cuenta contable con forma de coche. Tenemos que llamar a Desire para cobrar (cuenta con saldo D o saldo Desire) y,
en cambio, Hctor nos llamar a nosotros para que le paguemos (cuentas con
saldo H o saldo Hctor), si no lo hemos hecho al llegar la fecha de vencimiento.
Al ver una cuenta de coche con saldo H, es ms fcil interpretar su significado si
pensis en saldo Hctor que si pensis en saldo Acreedor, no os parece?
Nos dijiste, papi, que esta sesin sera de media hora..., y no hemos visto
nada nuevo todava! interviene la nia, movida por su impaciencia innata.
Un ltimo punto de repaso y avanzamos. Recordad que, si no empezamos
por unos buenos cimientos, por poner unas bases slidas en la estructuracin de
vuestros conocimientos, podemos construir un frgil castillo de naipes. Adems,
hasta los mayores virtuosos del piano como dice Vaughan, empiezan todos
sus ensayos practicando los movimientos ms bsicos.
Podra seguir, seor filsofo? la irona de Hugo reaparece en escena.
Dame paciencia, Seor! exclamo, mirando hacia el techo.
No te pases, papi, y contina dice la nia, implacable, mientras va dando
golpecitos en su reloj de pulsera: Hugo tiene mucha razn esta vez!
Cuando nos ponemos delante de una factura de venta con la intencin de
contabilizarla, cuntas cosas tenemos que ver y hacer, chicos?
Dos! dicen ambos al unsono.
Decidme una cada uno de vosotros, por favor.
El importe a cobrar que aparece en el pie de una factura de venta lo tenemos que apuntar en la columna del Debe de la Cuenta Contable del Cliente (en
su coche) y, a continuacin, recalcular el nuevo Saldo de la cuenta decide la
nia empezar a demostrar que esto tan bsico ya lo tiene muy integrado.
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Muy bien, hija: lo normal es que los saldos de los coches de clientes sean D (saldos Deudores o saldos Desire!), porque suele haber ms importes
apuntados en la columna del Debe (D) que en la del Haber (H). Por eso, las
cuentas contables de los clientes forman parte del Activo del Balance.
Y el importe de la venta lo tenemos que apuntar en la cuenta contable destinada a ir registrando todos los Ingresos por Ventas que se vayan produciendo
en la empresa, pero en la columna H (la del Haber) Hugo describe la forma de
contabilizar el apunte contable de contrapartida. Es obvio que los saldos de
las cuentas de Ingresos (las que empiezan por 7) son siempre H, porque los importes de todos lo apuntes se anotan en la columna H. Los Ingresos son parte de
la Cuenta de Resultados, pero no del Balance, porque no son coches!
Por tanto contino yo, apuntamos el importe a cobrar al cliente en la
columna D (Desire) de una cuenta que empiece por 43 y el importe del Ingreso
en la columna H de una cuenta que empiece por 7. De esta forma, mantenemos
el equilibrio necesario que determina el mtodo de la Partida Doble.
Lo sabemos, papi...
La metodologa de la Partida Doble establece, y lo lleva haciendo desde el
siglo XV, que cada vez que nos ponemos a contabilizar un documento contable
tenemos que recurrir a dos cuentas contables como mnimo. Cuando tenemos en
nuestras manos la factura de venta del reloj, y queremos contabilizarla, tenemos
que involucrar a una cuenta de Cliente y a una cuenta de Ingreso por ventas.
Mientras las cuentas de Clientes son coches que situamos en la calzada (en coches cuya matrcula empieza por 43), las cuentas de Ingresos las dibujamos en la
acera inferior, y ms concretamente, en la bandeja 7H (la de color verde).
Contabilizamos la factura de compra del reloj mediante dos apuntes contables: 8.000 como importe a pagar a Hctor en la columna del Haber de su coche (de su cuenta contable de Proveedor) y, tambin, como importe de Gasto por
compra en la columna del Debe de la puerta que representa la cuenta contable de
Gastos por Compra de productos explica Hugo.
Correcto. Sigue.
Mientras los saldos H que suelen tener las cuentas de Proveedores pasan a
formar parte del Pasivo del Balance, los saldos D de las cuentas que empiezan
por 6 pasan a formar parte de los Gastos de la Cuenta de Resultados.
Muy fcil retomo la palabra: en Enero contabilizamos 2 facturas (una
de venta y otra de compra), y eso nos gener 4 apuntes contables, debido a la
metodologa contable de Partida Doble. A partir de los 2 apuntes contables de la
acera inferior obtuvimos la Cuenta de Resultados de Enero.
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un segundo, que si vuestra cuenta del banco entrara en saldo H, en saldo Hctor, recibiras una llamada inmediata de vuestra oficina bancaria!
Tiene su lgica aporta Hugo: si tenemos la cuenta bancaria con saldo
H, saldo Acreedor o saldo Hctor(saldo negativo), significa que la empresa le
debe dinero al banco; y si tenemos la cuenta con saldo D, saldo Deudor o saldo
Desire (saldo positivo), significa lo contrario. La regla mnemotcnica de saldo Desire y saldo Hctor es aplicable en los coches y en la acera superior
(en los 2/3 superiores de la hoja), pero no en la acera inferior (en ella, todas las
cuentas de Ingreso tienen saldo H, y todas las de Gasto saldo D).
Impecable. Sigo siendo todo odos...
Por lo que nos has contado hasta ahora, pap, la cuenta bancaria de la empresa D&H tiene un saldo positivo (saldo D o Desire) de 5.000, tras haber hecho el apunte de entrada de ese dinero. Por tanto, el importe del saldo D en bancos pasar a formar parte del Activo del Balance de D&H.
Hoy vamos muy bien y muy rpidos, tal como prevea. El mes pasado contabilizamos dos facturas (una de venta y otra de compra), y ello supuso crear 4
asientos contables (2 parejas). Este mes, hemos contabilizado un prstamo a corto plazo, y ello nos ha obligado a crear 2 nuevos apuntes: uno en la puerta del
banco, en la acera de arriba, y otro en un coche de Hrcules.
Parece fcil...opina Helena. Pero sigo preguntado aade a continuacin :dnde estn los 3.000 ms que necesitamos para pagar el reloj?!
Habl con los abuelos les informo, para que dieran orden de transferencia desde tu cuenta particular, Helena, a la de tu empresa D&H. Les expliqu
la razn y les pareci muy buena idea que empezaras a familiarizarte con la operativa habitual de una empresa. Les dije que no se trataba de un prstamo temporal, necesario hasta Abril, sino de una aportacin a su capital social, porque esperaba que D&H tuviera continuidad posteriormente. Qu te parece mi idea?
Capital social? pregunta la nia.
Se trata del dinero que ponen los socios, los propietarios de la empresa. El
capital mnimo para una sociedad limitada es, precisamente, de unos 3.000.
Y me dejar de dar intereses mi dinero? sigue el interrogatorio.
Esperamos que te dar dividendos por los beneficios de la empresa; y confo en que esos dividendos supongan ms dinero que los reducidos intereses que
te est dando ahora el banco por tener tu dinero en una cuenta de ahorro.
O sea, que tenemos que hacer otros dos apuntes contables ms deduce
Hugo con rapidez. Veo claro que uno de ellos supone hacer una nueva anotacin de entrada de dinero en la cuenta 572 de la acera de arriba, pero supongo
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que necesitamos que nos digas el nmero de la matrcula del coche en el que debemos anotar el otro apunte contable, el de pareja o contrapartida.
Por qu no haces primero el apunte en la acera superior de tu hoja, tal
como acabas de razonar, Hugo? le sugiero.
Vale, pero tambin necesito saber la fecha del apunte...
Puedes apuntar 10 de Febrero de 2013 le informo, tras consultar el extracto de saldos y movimientos de la cuenta corriente bancaria por pantalla.
Hecho! dice Hugo, instantes despus de recibir el dato.
Si los 3.000 transferidos a la empresa D&H, proceden de la cuenta personal de Helena, y ella tiene 10 aos, la matrcula del coche nuevo debe ser...
10000001...? pregunta ella, con esa entonacin de voz caracterstica
que utilizamos todos cuando necesitamos confirmacin de lo que decimos.
Es correcto! Se trata de la cuenta contable del Capital social, es decir, del
dinero que ponen los propietarios de la empresa, sus socios, y por el que esperan
recibir dividendos de los beneficios a cambio. La aportacin de capital social se
realiza al constituir la sociedad, razn por la cual la fecha de entrada de dinero
en la cuenta bancaria es anterior a la del prstamo de Hrcules.
Por qu nos lo has explicado con ese desorden cronolgico, papa? pregunta Hugo, con cierto sarcasmo. No es propio de ti algo desordenado!
Os lo he explicado de forma desordenada en el tiempo, para darle un poco
de emocin al tema, y poner nerviosa a Helena! me justifico, pero no estoy
seguro de que haya estado acertado hacindolo as. Lo correcto, como bien sabis, es ir registrando los acontecimientos contables de manera cronolgica.
Tranquilo, papi me replica Helena: si tu intencin era que se me quedara grabado todo esto, lo has conseguido!: me has puesto muy nerviosa!
Me alegro, porque lo que busco es que consolidis lo aprendido.
Pues ya tenemos otro coche nuevo! dice Hugo, al que ya se le nota mucha soltura con este asunto. Lo dibujo y hago un apunte contable en l, anotando 3.000 en la columna H. Helena tiene 10 aos y la inicial de su nombre es
la H: eso nos recuerda que las aportaciones de los socios al capital social se
apuntan en la columna H de cuentas contables que empiezan por 10, segn determina el P.G.C. (Plan General Contable) y, por tanto, tienen saldos H.
Yo no lo habra resumido mejor, Hugo. Y, si el saldo de la cuenta contable
de capital social (la 10000001) es 3.000 H, formar parte del...
Del Pasivo del Balance de Situacin completa Hugo la frase, sin encontrar dificultad alguna , como lo hacen todos los coches con saldo Hctor.
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En el Activo tenemos dos partidas habla Hugo, a la vez que seala con
el bolgrafo: en Tesorera 8.000 y en Cuenta de Clientes 10.000. El importe
total de nuestro Activo es, por tanto, de 18.000.
Eso quiere decir que, el total del Pasivo deber ser de 18.000 tambin
afirmo. El importe total del Activo debe ser siempre idntico al del total del
Pasivo, porque son las dos grandes partes de una cuenta financiera que se llama
Balance de situacin! Recordad, chicos, que la palabra Balance, en ingls,
significa Equilibrio, ese que buscaban los hombres del Renacimiento.
Los componentes del Pasivo creo que son los siguientes interviene Helena: 8.000 que le debemos a Hctor (por su factura del reloj), 5.000 que le
debemos a Hrcules (por su prstamo), 3.000 de capital social que he puesto
yo, y... detiene su explicacin, quedndose pensativa.
Te falta algo? le pregunto.
No encuentro los 2.000 ms que necesito para llegar a los 18.000 del importe total que debe tener el Pasivo para igualar el valor total del Activo... reconoce, mientras no levanta la vista de la hoja buscando la solucin.
Tenemos que aadir los 2.000 del beneficio que obtuvimos en Enero, y
que debemos considerar tambin en el balance de final de Febrero, al tratarse del
resultado acumulado del ao. Lo entiendes, hija? Los beneficios del ao son
fondos autogenerados por la actividad de la empresa y, por tanto, pasan a formar
parte de los Fondos propios, de la parte no exigible del Pasivo del Balance.
A ver cmo lo haces, pap? me dice, sin quitarme el ojo de encima.
Fijaros en algo aparentemente inesperado les digo, mientras les muestro
mi folio: en Enero tuvimos un beneficio contable de 2.000 y, en cambio, acabamos el mes con 0 en la cuenta corriente del banco.
No me lo recuerdes! dice la nia con una sonrisa que ilumina su cara.
En cambio contino veloz, en Febrero, el beneficio ha sido 0 y, curiosamente, hemos acabado el mes con 8.000 de saldo D en el banco!
Es verdad! reconoce Helena.
Creo que ya no os queda ninguna duda de que el Beneficio y la Tesorera
son dos cosas muy diferentes. Los malos gestores, aquellos que confunden Tesorera con Beneficio, pueden cometer el error de gastar un dinero que ven en tesorera, pero que pueden necesitar luego para cumplir sus compromisos de pago.
A esos les pueden poner un ojo morado Hctor o Hrcules! exclama
Hugo en broma, poniendo de manifiesto que ha consolidado el concepto.
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Est claro, pap!: mientras para saber el beneficio o la prdida de un periodo hay que mirar las anotaciones contables hechas en la acera de abajo, para
saber el dinero que hay en tesorera hay que mirar los apuntes contables que hay
en la acera de arriba, la acera en la que est situada la oficina bancaria y la caja.
Helena, como ves, ya tienes el dinero que necesitas en tu cuenta corriente
para que maana puedas pagar la factura de Hctor a su vencimiento.
Qu alivio, papi! Nos vamos rpido que hoy tenemos clase de tenis.
Ahora tenemos un coche con saldo D de 10.000 (el de Desire) les repaso antes de que se vayan, un coche con saldo H de 8.000 (el de Hctor) y
dos coches ms, tambin con saldo H: uno con saldo de 5.000 H (el de Hrcules) y otro con 3.000 H (el de Helena). Mientras Hctor y Hrcules pueden reclamar el dinero que la empresa les debe, Helena no lo har, al pertenecer el saldo de su cuenta de capital social a los fondos propios de la empresa.
Est muy claro en el dibujo dice Hugo, para indicarme que lo consideran suficiente, al ponerse su cazadora. Mientras los coches con saldo D forman el Activo del Balance, los que tienen saldo H forman el Pasivo.
Tenemos un coche con saldo D (saldo Deudor o saldo Desire) que, sumado a la tesorera, nos da el importe total del Activo aporta Helena, ya de pie
y con su mochila puesta sobre sus hombros; y tenemos tres coches con saldo
H (saldo Acreedor o saldo Hctor): el de Hctor, el de Hrcules y el de Helena. Los saldos de esos tres coches, sumados al importe del beneficio acumulado
del ao, nos da el valor total del Pasivo del Balance al final de este mes.
Os habis fijado en el orden en el que hemos puesto las diferentes lneas
que forman el Activo y el Pasivo? les pregunto, quizs inoportunamente.
Tiempo muerto, pap! dice Hugo, colocando sus manos en forma de T.
Los financieros ordenan las lneas del Activo segn su grado de liquidez
sigo, sin hacerle caso, por eso hemos colocado la tesorera en lo ms alto.
El lugar ms alto, lo hemos reservado para el Activo de liquidez ms alta!
Qu Activos le siguen? pregunta mi hijo ahora, sorprendentemente.
Las cuentas de clientes tienen un nivel inferior de liquidez, porque tenemos que esperar a cobrar sus facturas hasta conseguir que el dinero lquido entre
en la tesorera. Las existencias sera el tercer nivel, porque, antes de convertirse
en cuentas de clientes, se tienen que vender los productos que la forman. El siguiente, y ltimo nivel, sera para los activos fijos o inmovilizados, aquellos que
no se suelen venden, porque se necesitan para el proceso productivo de la empresa. Os explicar todo esto con ms calma en una prxima sesin...
Pap...! protesta Helena, exagerando los movimientos su cabeza.
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Los financieros ordenan las lneas de Pasivo segn su grado de exigibilidad aado, como si estuviera sordo, por eso hemos colocado primero la
deuda con Hctor (su factura vence maana!), luego la de Hrcules (deuda que
tenemos que devolver en Abril) y, por ltimo, las cuentas que forman los fondos
propios, esas que no tienen exigibilidad (no son deudas), porque ningn forzudo
externo nos va a llamar para reclamarnos el dinero que le debe la empresa.
Y si Helena quisiera recuperar su dinero invertido en la empresa?
La nica forma que tiene Helena de recuperar su dinero invertido en D&H
sera vendiendo sus participaciones a otra persona interesada en comprarlas.
Sus participaciones?
Son como las acciones de una sociedad annima. Mientras los socios de
las Sociedades Annimas (S.A.) tienen acciones del capital social, los socios de
las Sociedades Limitadas (S.L.) tiene participaciones del capital social.
Pues no s si he hecho bien en invertir mi dinero en los fondos propios de
D&M, si no puedo recuperar mi dinero cuando quiera! exclama mi hija, expresando sus dudas sobre si era mejor tener su dinero en un depsito bancario.
Esa es precisamente la queja de todos los que invirtieron sus ahorros en
las famosas participaciones preferentes! aprovecho la ocasin para explicarles. Como algunas entidades financieras necesitaban reducir el enorme ratio
de endeudamiento de su Pasivo (el % de deuda), se les ocurri ofrecer este tipo
de producto financiero que la normativa permite contabilizar como fondos propios, al no tener un vencimiento de devolucin, como ocurre con los depsitos.
He odo en la tele que se enga a mucha gente mayor que pensaban que
invertan su dinero en depsitos de alta seguridad y liquidez aporta Hugo.
Parece claro que se abus de la incultura financiera de algunos: pensaban
que invertan en algo similar a los depsitos y que, por tanto, cobraran intereses
y que recuperaran su dinero a su vencimiento. Pero se trata de productos financieros que slo dan rentabilidad si la empresa tienen beneficios y con los que slo se puede recuperar el dinero invertido, si otro inversor los compra.
Menudo lo! papi. Todo eso es muy interesante, pero, por qu no
volvemos a la forma en la que debemos ordenar las lneas que forman el Pasivo?
Lo que yo he entendido interviene Hugo es que las diferentes lneas
del Pasivo se ordenan segn su grado de exigibilidad, es decir, por el orden en
que llamaran a Helena los propietarios de los coches con saldos H (saldos
Acreedores), en el caso de que D&H no pagara sus deudas a su vencimiento, en
el caso de que no cumpliera sus obligaciones de pago de su pasivo exigible.
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Y qu dos cosas ves, si miras fijamente ese recibo que tienes en las manos? o, dicho en otras palabras, qu dos cuentas contables tienes que involucrar
para contabilizar ese documento de pago que nos ha hecho llegar el banco por
correo en un sobre, junto con una nota informativa sobre que nos van a retribuir
a un menor tipo de inters el saldo en cuenta o en nuestros depsitos!
Nos han enviado el recibo y el extracto por correo postal, aunque podramos haberlo obtenido tambin conectndonos al sistema de Banca on-line se
decide a intervenir ahora el estudiante de ingeniera, al que le parece imposible
la vida sin Internet, y al que los papeles impresos le parecen cosas anticuadas.
Puedo hablar, Hugo? le pregunta su hermana, con cierto rintintn,
sintindose molesta tras haber sido interrumpida.
S, s, claro, claro... le responde cortado, elevando las cejas y, supongo,
que pensando en el fuerte carcter con el que nos ha salido la nia.
Tenemos que hacer el siguiente apunte en la cuenta contable del banco, la
57200001 habla a la vez que escribe: en el campo de fecha, ponemos la
fecha de pago: 01/03/2013; en el campo concepto, ponemos pago de la factura
nmero 2013/1; en la columna D (la del Debe), no ponemos nada porque no se
trata de un cobro, sino de un pago; en la columna H (la del Haber), s que apuntamos los 8.000; y, por ltimo, en la columna del Saldo, ponemos 0!
Todo correcto hasta aqu le digo. Cul sera el apunte contable en la
otra cuenta involucrada en este asiento, en su pareja o apunte de contrapartida?
Adelante, Helena su hermano le cede el turno, para evitar tensiones.
En la cuenta contable del proveedor Hctor, que es la 40000001, anotamos lo mismo en el campo fecha y en el campo concepto, pero tenemos que poner el importe de los 8.000 en la columna D (la del Debe), la contraria a la que
hemos usado para la anotacin en la cuenta del banco. As mantenemos el equilibrio (el balance) que exige el mtodo contable de la partida doble.
Y cmo queda el saldo de esa cuenta del proveedor Hctor despus de
que hayamos aadido ese ltimo apunte de pago? le sigo preguntando a ella.
El saldo de esa cuenta se queda a 0 responde veloz. Eso quiere decir
que no le debemos nada a Hctor en este momento. Qu alivio, por cierto!
Muy bien, hija: su cuenta contable ha dejado de tener saldo H (saldo
acreedor), despus de que hayamos anotado el pago de su factura en la columna
D y de que hayamos recalculado el saldo de su cuenta posteriormente. Ya no hay
ningn importe de deuda exigible a su vencimiento por este proveedor en el Pasivo de la empresa D&H, ninguna obligacin de pago a Hctor.
Eso es todo? pregunta la nia.
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Dejamos a Hugo que nos muestre cmo quedaran las dos Cuentas Financieras bsicas a da de hoy, a fin del mes de Marzo, hija?
Claro, claro! dice con amabilidad y arrepentimiento, consciente de que
se haba excedido previamente recriminando a su hermano.
Para generar la Cuenta de Resultados tengo que mirar los apuntes que hemos hecho en la acera de abajo dice con soltura, y no veo ninguno!
La crisis est afectando con crudeza tambin a tu empresa, Helena!
afirmo, esbozando una sonrisa: no has conseguido vender absolutamente nada ni en Febrero, ni en Marzo! Desde la venta del reloj a Desire en Enero, la
empresa D&H no ha vuelto a conseguir ni un solo ingreso adicional.
Efectivamente habla Hugo, a la vez que escribe en su hoja: los ingresos, los gastos y el resultado de Marzo es de cero patatero; y, por tanto, el resultado acumulado del ao contina sin variacin un mes ms. La empresa sigue
teniendo los mismos 2.000 de beneficio acumulado, valor que es el que se gener en Enero. No ha habido ningn beneficio adicional posteriormente.
Estamos de acuerdo interrumpo la exposicin de mi hijo: al igual que
pas el mes pasado, no hemos tenido ninguna anotacin en la acera de abajo (la
reservada para Ingresos y Gastos). En el mes de Enero, hicimos parejas de apuntes que afectaban a la acera de abajo y a los coches, pero no a la acera de arriba!
En Febrero y en Marzo, hemos hecho justo lo contrario: parejas de apuntes que
han afectado a la acera de arriba y a los coches, pero no a la de abajo!
Como s que ha habido una anotacin contable en la acera de arriba durante el mes de Marzo contina Hugo, tras lanzarme una mirada cuyo mensaje
interpreto perfectamente y otra en uno de los coches, podemos esperar cambios en el Balance de final de Marzo con respecto al de final de Febrero.
Vamos con ello? le propongo, tratando de expresarle una disculpa por
interrumpirle y no colaborar a finalizar cuanto antes la sesin de hoy.
Me temo que acabaremos rpido parece ahora lamentarse Hugo de que
la cosa no se complique un poco ms, cosa que me hace especial ilusin: en el
Activo de la empresa D&H, slo tenemos los 10.000 que nos debe Desire, ya
que el saldo en bancos, la tesorera, vuelve a ser de 0.
Y cmo llegamos a los 10.000 que debe sumar el Pasivo, hijo, para igualar el importe total del Activo y, de esta forma, cuadrar el Balance?
El Pasivo lo componen, al final de Marzo, los 5.000 del prstamo de Hrcules, los 3.000 de capital social que pertenecen a la socia Helena y los 2.000
del beneficio acumulado del ao 2013 responde sin dudar.
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Lo primero que yo hara interviene Hugo, muy motivado sera clasificar ese montn desordenado de papeles en grupos homogneos.
Qu quieres decir exactamente, hijo?
Ira cogiendo un papel detrs de otro y los ira clasificando en su sitio. De
esta forma, ira agrupando todas las facturas de venta en una bandeja con el rtulo 7H. Simultneamente, se me ira creando otro montn de documentos, formado por las facturas de gastos, en una bandeja rotulada como 6D.
Y entonces...?
Pondra todos los extractos bancarios, los movimientos de la caja y los recibos de cobro y pago en otro grupo, para luego contabilizarlos todos juntos utilizando las cuentas 57 (las de tesorera).
Est claro, hijo, que diferenciaras todos los papeles que demuestran Ingresos y Gastos de todos los que acreditan Cobros y Pagos.
As es me confirma: primero contabilizaran los papeles que afectan a
las cuentas contables de la acera de abajo y a los coches (Ingresos y Gastos), y
luego los que afectan a la acera de arriba y a los coches (Cobros y Pagos).
Te felicito, Hugo: si empiezas convirtiendo un montn de papeles desordenado en grupos homogneos de documentos, su contabilizacin y archivo posterior ser sencilla. Orden y clasificacin, como lo que necesita tu cuarto!
No desaprovechas ni una sola oportunidad, pap....!
Con los documentos que acreditan los Ingresos y los Gastos de cada mes
contino como si no hubiera odo nada, generaras apuntes contables que
afectaran a la acera inferior y a los coches. Con los documentos que acreditan
los Cobros y los Pagos (las entradas y salidas de dinero efectivo en tesorera),
generaras apuntes contables que afectaran a la acera superior y a los coches.
Eso hara, efectivamente.
Os recuerdo que la Contabilidad se encarga de recoger cronolgicamente
lo que va ocurriendo, anotando fechas e importes, de clasificar esa informacin
en fichas o Cuentas Contables y, por ltimo, de sintetizar toda esa informacin
para generar las dos Cuentas Financieras: la Cuenta de Resultados y el Balance.
Los coches siempre juegan! aporta Helena.
Lgico! le confirmo: cuando entra dinero en la acera de arriba (en
tesorera), tenemos que identificar el coche del que procede esa entrada de dinero. Puede que se trate del coche de un cliente al que le cobramos una factura de
venta (como Desire), el de alguien que le hace un prstamo a corto plazo a la
empresa (como Hrcules), el de un socio que aporta capital (como Helena)..., o
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jn.
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Imagnate que le hubiramos pedido prestados esos 5.000 al banco, y hubisemos pactado un tipo de inters del 6% anual, por ejemplo.
El 6% de inters anual dividido entre 12 meses calcula el estudiante de
ingeniera con gran rapidez, nos da un resultado de un 0,5% mensual.
Es decir...
Que el banco le habra cobrado 25 al mes de intereses concluye Hugo.
Y Hrcules nos ha cobrado eso?! inquiere Helena, expectante.
No, no ha cargado intereses en la cuenta de D&H le respondo, riendo,
pero debera haberlo hecho para que nuestra simulacin hubiera sido ms realista! Quiz deberas invitarlo a cenar una pizza esta noche, Helena, como gesto
de agradecimiento. Qu te parece la idea?
No s si es buena idea invitar a cenar a un culturista! interviene Hugo,
divertido con la situacin. Yo optara por pagarle los 50 de intereses!
Hrcules se neg en rotundo a cobrar intereses a mi hija...intervengo yo
ahora con cara muy seria, pero yo no he hecho lo mismo con mis honorarios
profesionales derivados de mis servicios de asesoramiento y formacin...
Sers capaz...?! exclama Helena con expresin de asombro.
Os advert que lo hara, siempre que mi intervencin ayudara a generar
ms beneficio a D&H que el importe de mis honorarios, cierto?
La verdad es que no esperbamos esto de ti, pap...afirma Hugo, poniendo una cara de no saber bien si estaba hablando en serio o en broma.
Adems aado, no quera que la Cuenta de Resultados siguiera sin
cambios otro mes ms...: llevamos sin hacer un slo apunte contable que afecte a
la acera de abajo, la de los Ingresos y los Gastos, desde el mes de Enero!
Pero, este mes habla Helena con tono de queja y alarma, si contabilizamos un Gasto y ningn Ingreso, tendremos un resultado negativo!
Exacto, hija!: unas veces se gana y otras se pierde! La cuenta de resultados de una empresa puede reflejar un resultado negativo (una prdida, un dficit) en algn mes en el que el importe de los Gastos supera al de los Ingresos, en
el que el importe de los Ingresos no es suficiente para cubrir el de los Gastos. En
las empresas, a diferencia de lo que suele ocurrir en el mbito domstico, los ingresos varan todos los meses. Por eso, los clientes son tan deseados!
Veo que hay un papel nuevo en esa bandeja azul... observa Hugo.
Factura nmero 2013/356 de fecha 30/04/2013 con emisor Heriberto Consulting, S.A. y receptor Desire & Hctor, S.L. lee en voz alta Helena, con el
documento en la mano, despus de haberse abalanzado sobre l.
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Pues veo que hablabas en serio, pap! exclama mi hijo, con una expresin de cara difcil de definir. Cul es el importe de la factura, Helena?
En este documento puedo leer 100 de base imponible ms el 21% de IVA,
es decir, 21. En el pie de la factura aparece un total a pagar de 121.
Como veis, no me he pasado con el importe de mis servicios...!
Cuando les cuente a mis amigas que mi propio padre me ha cobrado por
haberme dado un consejo, van a flipar cantidad!
No slo te he aconsejado: tambin te he ensaado contabilidad, te he
transmitido parte de mi experiencia y te he ayudado a generar un beneficio muy
superior a esos 121, no crees? respondo con intencin de hacerlo de manera
muy formal, pero sin que pueda evitar que se me acabe escapando la risa.
Yo no lo encuentro tan gracioso, la verdad...
Ya te dije antes, que una buena empresaria debe centrarse ms en conseguir ingresos que en reducir los gastos que sean necesarios. Piensa que los gastos son la retribucin de los recursos que utiliza la empresa para su funcionamiento. Si eres tacaa retribuyendo a los recursos valiosos, como es mi caso!,
no podrs contar con ellos para que te ayuden a generar ms ingresos.
Ja, ja, ja: me parto de risa, pap! me dice ofendida.
No te pongas tan seria, hija! Yo pagar la cena de esta noche a cambio,
cuya factura tendr un importe ms alto que el de la ma. Estoy seguro de ello.
Si slo comemos una pizza y un postre... interviene Hugo.
Veris les explico, me pareci una buena idea invitar no slo a Hrcules: tambin les he propuesto a Hctor, Desire y a su marido que vinieran. Pens que les gustara que les explicramos lo que hemos hecho durante estos meses. Creo que les har gracia saber que hemos simulado constituir una sociedad
con un capital social de 3.000 y con un nombre de Desire and Hctor, S.L.!
Quieres decir que es buena idea que sepan los precios de compra y de
venta, y el negocio que hemos hecho a su costa?
No tiene por qu ser un secreto, Helena. Piensa que no has timado o engaado a nadie: compraste a Hctor al precio que l quera vender y vendiste a Desire al mejor precio que ella poda comprar. Cierto? Y, adems, me consta que
su marido est feliz con la sorpresa que recibi el da de su cumpleaos. Tu iniciativa no slo ha creado valor econmico, tambin felicidad personal!
Si t lo dices...
Volviendo a la polmica que ha generado mi factura de asesoramiento, quisiera justificarme un poco ms...
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Pues una vez dibujadas las fichas para las cuentas que necesitamos para
contabilizar tu factura de asesora interviene Hugo, slo nos queda hacer la
pareja de apuntes, siguiendo las pautas del mtodo de la partida doble.
Estis seguro de que tenis dibujadas todas las cuentas contables que necesitis para contabilizar la factura de Heriberto Consulting, S.L.? les pregunto para ayudarles, como si de un concurso de televisin se tratara.
Supongo que tendramos que poner los 121 en la columna D de la cuenta
de Gasto razona la nia, mientras observo al chico pensativo, y ese mismo
importe en la columna H de tu cuenta de acreedor (de tu coche), porque tu nombre empieza tambin por H. Es lo mismo que hicimos para contabilizar la factura de Hctor... dice a la vez que piensa, pero no estoy muy segura...
Pero recuerda que la factura de Hctor no llevaba IVA...interviene Hugo, dubitativo. No s qu hay que hacer exactamente, pero supongo que necesitamos una cuenta contable para hacer un apunte con el importe del IVA.
El importe del IVA de esta factura se llama IVA soportado les informo, y la empresa D&H tendr el derecho de recuperarlo posteriormente, en el
momento en el que le toque realizar la declaracin correspondiente.
IVA soportado? pregunta Helena.
Si consultis el P.G.C., podris ver que, en las cuentas 472, se contabilizan
los importes de IVA soportado (el IVA que aparece en las facturas que nos envan los proveedores y acreedores) y, en las que empiezan por 477, los importes
de IVA repercutido (el IVA que aparece en las facturas que enviamos a clientes).
En qu columnas se anotan los importes? sigue preguntando.
No es difcil de razonar les digo: siempre que Hacienda, o cualquier
otra Administracin Pblica, te pueda llamar para reclamarte dinero que la empresa le debe, actuar como Hctor!; y siempre que t puedas llamar a Hacienda, o a cualquier otra Administracin Publica, para reclamarle dinero que te deben, pasar como con Desire! La cuenta contable de una Administracin Pblica puede tener un saldo D (saldo Desire) o saldo H (saldo Hctor).
Recuerdo el truco interviene Hugo: si vemos un coche con un saldo H
(saldo Acreedor o saldo Hctor), tenemos que pensar en un tipo cachas como Hctor que puede llamar a nuestra puerta para reclamarnos el dinero que le
debemos. Y, si vemos un coche con un saldo D (saldo Deudor o saldo Desire), tenemos que pensar en una francesa atractiva a la que tenemos que llamar
con mucha educacin (s'il vous plat) para cobrar el dinero que nos debe.
Ese es el truco, efectivamente...
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dos Propios; el Activo se divide en Activo Corriente y No Corriente. El No corriente lo forman los Inmovilizados, esos bienes que se compran con el objetivo
de que permanezcan mucho tiempo en la empresa.
Inmovilizados, con v de inmvil? pregunta el futuro ingeniero.
As es! En el caso de D&M, el valor al que contabilizaramos los inmovilizados (o Activos No Corrientes) sera el importe invertido de las reformas, en
los muebles, en los ordenadores, etc.; y se registraran en cuentas del grupo 2.
Ese importe o valor de coste se ira reduciendo cada mes por las amortizaciones,
pero ya os explicar todo eso con calma.
Y el Activo Corriente?
El Activo Corriente de D&H lo formaran la tesorera (cuentas que empiezan por 57), las cuentas de clientes (cuentas que empiezan por 43) y las existencias (cuentas que empiezan por 3). A diferencia de los inmovilizados o Activos
No Corrientes, que permanecen en la empresa mucho tiempo, se trata de Activos
que estn en constante movimiento de entrada y salida, de ah su nombre.
En ese orden? pregunta Hugo, muy motivado.
Claro!: ya sabes que el criterio de ordenacin de los Activos es su nivel de
liquidez. Los inmovilizados, como es obvio, tienen una liquidez reducida.
Ahora has intentado liarnos para que dejemos de preguntarte ms cosas,
verdad, papi? intervienen Helena riendo, mientras mira por la ventanilla y
observa que estamos llegando a nuestra casa.
Estoy un poco confundido ahora reconoce Hugo, pero tengo ganas de
ir colocando todos esos coches nuevos de los grupos de cuentas 1, 2 y 3 en el sitio adecuado de nuestro modelo. Lo que tengo claro es que todo tiene que encajar en nuestro dibujo: si una cuenta empieza por 6 o 7, a la acera de abajo!; si
empieza por 57, a la acera de arriba!; y todo el resto son coches!
Pues tendrs que esperar un mes para disfrutar con todo eso, hijo! vuelve Helena a imitarme con esa habilidad pasmosa que tiene para hacerlo, a la vez
que sale del coche y corre hacia el ascensor.
CONTINUAR...
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RECORDEMOS...
En los 2/3 superiores de nuestra calle
(dnde situamos las cuentas contables
cuyos saldos forman el Balance de Situacin):
Si vemos una ficha con saldo D,
y decimos que es una cuenta con saldo Desire;
o si vemos una ficha contable con saldo H,
y decimos que es una cuenta con saldo Hctor,
ser ms sencillo de recordar su significado que si pensamos que son
Cuentas Contables con saldo Deudor y Acreedor, respectivamente.
Mientras las cuentas con saldo D (saldo Desire) forman el Activo,
las cuentas con saldo H (saldo Hctor) forman el Pasivo.
El Activo se divide en Activo Corriente y No Corriente.
El Pasivo se divide de Exigible (Deuda) y No Exigible (Fondos Propios o Patrimonio Neto).
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En la acera inferior
(dnde situamos las cuentas contables
cuyos saldos forman la Cuenta de Resultados):
Todas las cuentas de Ingresos empiezan por 7
y tienen saldo H, porque todos sus importes se anotan en la columna H;
y todas las cuentas de Gastos empiezan por 6
y tienen saldo D, porque todos sus importes se anotan en la columna D.
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Resumen final.
La Contabilidad General o Financiera
"no tendr secretos" para nosotros,
si la vemos como un libro abierto!
Si cada vez que escuchamos las palabras Contabilidad o Finanzas, se nos genera
una sensacin desagradable de inseguridad y nos viene a la mente una imagen
desordenada y confusa, que pone de manifiesto que no sabemos definir con precisin en qu consiste y para qu cosas prcticas nos puede servir...,
...debemos sustituirla inmediatamente por una ntida y ordenada imagen mental consistente en dos hojas divididas horizontalmente en tres partes y situadas
una al lado de la otra, como si de un libro abierto se tratara. En nuestro modelo
conceptual, esas tres partes en que dividimos horizontalmente las hojas representan grficamente las dos aceras y la calzada de la calle en la que nuestra empresa tiene su sede, la cual est localizada justo enfrente de la oficina bancaria
en la que tiene abierta su cuenta corriente.
El hecho de visualizar mentalmente dos hojas juntas es un truco prctico para
recordar las dos grandes fases que caracterizan al proceso contable. Mientras la
primera etapa consiste en el registro cronolgico de lo que va ocurriendo y su
cuantificacin clasificada en las diferentes Cuentas Contables; la segunda fase
consiste en sintetizar o resumir los saldos de todas esas Cuentas Contables para
generar las dos Cuentas Financieras bsicas: la Cuenta de Resultados del periodo y el Balance de Situacin al final de dicho periodo.
Llevar las Cuentas de un negocio, por tanto, no es ms que ir generando
apuntes contables en las diferentes fichas (en las diferentes Cuentas) anotando la
fecha, el concepto y el importe de lo que va ocurriendo; y, posteriormente, sintetizar toda esa informacin en una hoja resumen cuyos datos sean fciles de interpretar y analizar, escribiendo en el orden adecuado los saldos que tienen todas
las fichas (todas las Cuentas) al final de un periodo o ejercicio.
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Resumen final