Control

Integral
de
Gestin

Francisco J. Contreras M.
http:/www.franciscocontreras.com.ve
acad@franciscocontreras.com.ve

MANUAL PARA LA REFLEXIN

ESTRATGICA
Gua y formatos para participacin en procesos de reflexin estratgica
Fase: VALIDACIN DEL PLAN DE TRABAJO, INFORMACIN PREVIA, EQUIPOS DE TRABAJO, ORGANIZACIN
PE001-CIG-FJCM

Planificacin estratgica

Enfoque de visin compartida

Programa de mediacin para el aprendizaje a travs de la accin

Francisco J Contreras M
Febrero de 2009

Contenido
Planificacin estratgica
Enfoque de visin compartida
Presentacin
Agenda
La planificacin como proceso estratgico
La necesidad de una visin estratgica compartida.
Los propsitos de la Jornada de Reflexin Estratgica
Las fases del proceso estratgico
El mtodo, las reglas de participacin y el libre fluir de ideas
El discurso
El dilogo
Normas de participacin
El proceso de reflexin estratgica
Referencia estratgica previa
Las debilidades de la organizacin
Las fortalezas de la organizacin
Las oportunidades y amenazas de la organizacin
La misin de la organizacin
La visin de la organizacin
El factor clave de xito
Los objetivos estratgicos globales
La brecha estratgica
Modelo para el desglose de un objetivo general o de una accin estratgica
ndice

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Presentacin
Este programa de aprendizaje a travs de la accin fue formulado con el propsito
de atender una demanda de servicios de consultora y entrenamiento en el mbito
gerencial estratgico. Hoy, mas que planificacin, lo que se est desarrollando es
una filosofa, una racionalidad estratgica, as lo imponen las circunstancias y el
continuo cambio que vivimos en la actualidad. Por una parte, La formulacin de un
futuro posible y deseable y por otra, la conformacin de una estructura de acciones
estratgicas, nos parecen esenciales para mejorar la capacidad de respuesta del
individuo y las organizaciones para el mantenimiento y desarrollo de ventajas
competitivas
Se realizaron todos los esfuerzos en el diseo de un programa, primero, lo menos
extenso y conceptual posible, y segundo, lo ms aplicable en la resolucin de
problemas estratgicos.
Este documento dedica su primera parte a la descripcin de la agenda de trabajo,
con sus objetivos, duracin y productos esperados, su segunda parte hace
referencia a la planificacin como proceso estratgico y la necesidad de una visin
estratgica compartida.
El autor,

Agenda
Hora

Objetivo
Actividad
Producto
Establecer una metodologa
Exposicin
Constitucin de un
y un lenguaje homogneos,
participativa del
grupo de trabajo con
en materia estratgica y
facilitador
un lenguaje y una
un ambiente favorable al
metodologa
cambio organizacional y a
homogneos
la libre generacin de ideas
Generar ideas sobre el
Dinmica de grupos
Formulacin de
contexto de debilidades de
y tormenta de
anlisis ambiental
la organizacin
ideas
Generar ideas sobre el
contexto de fortalezas de la
organizacin
Generar ideas sobre el
contexto externo de la
organizacin (amenazas y
oportunidades)
Generar ideas sobre la
Formulacin de la
misin organizacional
misin
organizacional
Generar ideas sobre la
Formulacin de la
visin compartida
visin organizacional
Generar ideas sobre el (los)
Identificacin del (de
factor (res) clave de xito
los) factor (es) clave
de xito
Generar ideas sobre los
Identificacin de los
objetivos estratgicos
objetivos
estratgicos
Generar ideas sobre la
Formulacin de las
estrategia genrica
acciones
estratgicas
conducentes al logro
de ventajas
competitivas
Elaborar sntesis del
Resumen de
dispositivo estratgico de la
actividades
organizacin

INSTRUCCIN: Esta agenda debe ser llenada por el Facilitador (mediador) del proceso estratgico en consenso
con el comit ejecutivo de planificacin de la organizacin o con los promotores del evento

La planificacin como proceso estratgico

La necesidad de una visin estratgica compartida.
Tres eventos han cambiado el ambiente dentro del cual actan las organizaciones:
Primero, el fenmeno de globalizacin que plantea el reto de enfrentar una
realidad donde las consideraciones econmicas, polticas y sociales ya no se limitan
al entorno prximo de la nacin sino que se desbordan cuando menos hasta los
pases Andinos, del Caribe y Centroamrica;
Segundo, la transformacin que est experimentando el modelo democrtico,
en el mundo, conduce a una mayor participacin de la sociedad civil, de las fuerzas
vivas, donde se exige cada vez ms rigor y profundidad en las proposiciones que
cada grupo social, empresas, organizaciones, sindicatos elevan ante los gobiernos;
Tercero, La innovacin tecnolgica y el conocimiento han adquirido una
capacidad de cambio y renovacin que hacen poco manejable, desde la perspectiva
de una organizacin por si misma, el caudal de informacin necesaria para sostener
una posicin competitiva.
En sntesis, la realidad ha alcanzado un nivel de complejidad e incertidumbre,
donde el xito de
las organizaciones est ntimamente relacionado
con la
capacidad de sus miembros en el logro de una visin compartida y una estrategia
competitiva que den a la misma una flexibilidad, disposicin anticipatoria y
capacidad de rpida respuesta en un entorno dinmico y turbulento. Esto es lo que
se conoce como dispositivo estratgico compartido y es all donde pueden
contribuir nuestros servicios en su organizacin

Los propsitos de la Jornada de Reflexin Estratgica

A travs de la jornada hemos asumido el compromiso de contribuir:
Primero, con la creacin de una visin compartida y de sistema, entre los
miembros de la organizacin, frente a las actuales circunstancias;
Segundo, con la identificacin de una estrategia
posicin competitiva de la organizacin;

genrica que consolide la

Tercero, con la transformacin de la empresa en una organizacin con gran

responsabilidad social en la constitucin de un Sector de la Construccin que
contribuya con el desarrollo del pas.

Las fases del proceso estratgico

Para lograr formacin de un dispositivo estratgico compartido se consideran tres
fases:
Fase I: Establecimiento de una metodologa, de un lenguaje homogneo en
materia estratgica y de un ambiente favorable al cambio organizacional y al libre
fluir de ideas;
Fase II: Generacin de ideas sobre el contexto de amenazas, oportunidades,
fortalezas debilidades de la organizacin, sobre su misin y visin de negocios y
sobre sus objetivos estratgicos;
Fase III: sntesis del dispositivo estratgico de la organizacin, cuyo resultado
es logro de la visin estratgica compartida de la organizacin y la formulacin de
sus objetivos globales

El mtodo, las reglas de participacin y el libre fluir de ideas

El discurso
Consiste en una generacin de ideas y argumentos, en una competencia donde el
ganador se queda con todo.

El dilogo
Es la capacidad que tiene un grupo de personas para suspender supuestos a priori
y lograr un autntico pensamiento de conjunto. Este libre fluir de significados
permite descubrir percepciones inalcanzables individualmente

Normas de participacin

Todos estos procesos son altamente productivos y satisfactorios para lo

especfico buscado y para el aprendizaje permanente de todos (que resulta la
mejor garanta de un autntico fortalecimiento personal e institucional)... Y la
organizacin gana en espritu de cuerpo!
Asuma una actitud constructiva. Existen incentivos para ello: UD. est
participando en la definicin de los criterios de gestin de la institucin en que
trabaja. Entonces, por favor, no critique de manera destructiva las ideas de los
otros participantes.
Existe cabida para todas las ideas: las suyas y las contrarias a ellas. Entonces,
no discuta cualquier idea, a menos que sea para aclararla.
Todas las ideas tienen importancia. Las grandes ideas nacieron incipientemente.
Entonces, no vacile en sugerir una idea por tonta que le parezca: muchas veces
esas son las ideas que conllevan a la solucin del problema.
Recuerde que el proceso de participacin lo hemos estructurado de forma de ir
resolviendo uno a uno cada requerimiento de informacin. Cada vez que se
ocupe del requerimiento concreto, procure resolverlo ntegramente, hasta
resolverlos todos.
Ms all de los requerimientos, pero de manera separada, UD. tiene todo el
derecho a sugerir ideas adicionales. Tenga la seguridad de que sern no slo
bien recibidas, sino revisadas. Siempre hay uno o varios asuntos que escapan al
esquema de bsqueda de informacin definido.
No permita el pesimismo. Si le pasa por la mente, por favor, dgalo.
Probablemente podremos ayudarle.
Todos deben estar involucrados. No permita la dominacin de la participacin
por una o dos personas.
Por favor, no tome el proceso como una sesin de quejas.
Cada persona puede hacer una lista de sus ideas y escribirlas y hacrnosla
conocer en su turno
Al tiempo que se recibe las ideas, los administradores de las listas las van a
convertir en informacin til al proceso y al aprendizaje institucional necesario al
proceso permanente de modernizacin.
Si sus ideas han sido propuestas por alguien; entonces, proponga otra idea.
Los facilitadores preguntarn a cada persona, en determinados momentos, si
tienen informaciones o ideas adicionales. Esto se hace porque una idea puede

crear otra en la mente de otro participante o una informacin puede mejorar las
previamente existentes.

INSTRUCCIN: estas normas deben ser negociadas con los participantes, si se quiere realizar el evento en
doce u ocho horas las ideas deben limitarse a cinco y este instructivo debera ser distribuido y llenado por los
participantes con antelacin al evento

El proceso de reflexin estratgica

Referencia estratgica previa
Como una aproximacin previa se formul la misin para (indicar el nombre de la
organizacin), ella se describe a continuacin y constituir la referencia de inicio de
esta jornada de reflexin estratgica, la Misin dice:
(Espacio para escribir la misin)

La visin dice:
(Espacio para escribir la visin)

INSTRUCCIN: estos cuadros deben ser llenados con la misin y visin actual de la organizacin cuando ellas existen

10

Las debilidades de la organizacin

Son las carencias de habilidades y las vulnerabilidades (controlables internamente)
que presenta una organizacin para el aprovechamiento de las oportunidades de
negocios o para neutralizar riesgos ambientales
En relacin con la organizacin: Qu no se hace bien? Qu carencias hay?
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Las fortalezas de la organizacin

Son las habilidades (creadas internamente) que posee una organizacin para
alcanzar el xito ante las oportunidades presentes o para neutralizar riesgos
ambientales.
En relacin con la organizacin: Qu la distingue favorablemente de otras
organizaciones? Qu hace bien?
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INSTRUCCIN: estos formatos han sido elaborados para registrar solo cinco ideas, debemos recordar
que una sesin de reflexin estratgica debe ser abierta y sin lmites, salvo que por razones prcticas
se requiera efectuar las jornadas en doce o menos horas

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Las oportunidades y amenazas de la organizacin

Son los riesgos o retos importantes (no controlables internamente) planteados a la
organizacin por una tendencia, de
desarrollo favorable o desfavorable del
ambiente, que conduciran, en presencia de una accin estratgica, a una mejora
en la posicin competitiva de la organizacin.
Qu sucesos importantes no controlables (presentes o por presentarse en el
futuro, positivos o negativos) enfrenta la organizacin?
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La misin de la organizacin
La misin es el por qu de la
existencia.

actividad de una organizacin y su razn de la

En relacin con la organizacin: Cul debe ser el porque de su organizacin? Cul

debe ser su razn de ser? Qu justifica su existencia?

12

La visin de la organizacin
La visin es hacia donde vamos, es una imagen definitiva de un futuro deseado que
procuramos crear.
Cmo deseara Usted que fuese su organizacin en el futuro? Cul sera su
preocupacin fundamental?

El factor clave de xito

Son aquellos factores sobre los cuales la organizacin debe profundizar los
esfuerzos de cambio. Son aquellos que de ser alcanzados transformaran
radicalmente a la organizacin y la aproximaran a su visin compartida.
Qu considera Usted difcil de lograr en su organizacin y que de alcanzarlo
transformara radicalmente a su organizacin en lo que Usted deseara que fuera?
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Los objetivos estratgicos globales

Son las acciones que hay que desarrollar para el cumplimiento de la misin y el
logro de la visin de la organizacin.
Qu se debe hacer para lograr un cambio radical y favorable en la organizacin?
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La brecha estratgica
Es una aproximacin de la distancia que separa a la organizacin de su imagen
futura deseada y posible. Algunos autores la definen como la distancia que nos
separa de una organizacin "categora mundial".
Seale cinco factores que distinguen la excelencia en organizaciones como la que
estamos analizando?
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Modelo para el desglose de un objetivo general o de una accin

estratgica
Accin
estratgica
Objetivo

Meta

Actividad

Indicadores

Recursos y
responsable

15

ndice
A
Agenda ............................................................. 5
E
El discurso ...................................................... 8
El factor clave de xito ............................ 13
El mtodo, las reglas de participacin
y el libre fluir de ideas............................ 8
El proceso de reflexin estratgica .... 10
L
La brecha estratgica .............................. 14
La misin de la organizacin ................. 12
La necesidad de una visin estratgica
compartida .................................................. 6
La planificacin como proceso
estratgico .................................................. 6
La visin de la organizacin .................. 13
Las debilidades de la organizacin ..... 11
Las fases del proceso ................................. 7

16

Las fortalezas de la organizacin .........11

Las oportunidades y amenazas de la
organizacin ..............................................12
Los objetivos estratgicos globales.....14
Los propsitos de la Jornada de
Reflexin Estratgica ...............................6
M
Modelo para el desglose de un objetivo
general o de una accin estratgica15
N
Normas de participacin ............................8
P
Planificacin estratgica ...........................2
Presentacin ...................................................4
R
Referencia estratgica previa ................10