REPOSIT ORIO INSTITUCIONAL DE LA ENAP:

CONTENIDOS ABIERTOS, INTELIG E NCIA

COLECTIVA E INNOVACIN

CLAUDIA CRISTINA MULLER

KEICIELLE SCHIMIDT DE OLIVEIRA

Panel 36/109

Di semina cin del conocim i ento y participa cin social en el servicio pblico

REPOSIT O RIO INSTITUCIONAL DE LA ENAP: CONTENIDOS

ABIERTOS, INTELIGENCIA COLECTIVA E INNOVACIN
Claudia Cristina Muller
Keicielle Schimidt de Oliveira

RESUMEN

En el 2013, la Escuela Nacional de Administracin Pblica (ENAP) cre

la Coordinacin- General
de
Ges tin de la
Informacin
y
del
Conocimiento (CGCON), para valorizar el capital i ntelectual y desarrollar
prcticas que prioricen la gestin del conocimiento con participacin social, y
acceso abierto a la informacin y al conocimiento, a la transparencia, y uso
y el reuso de los materiales producidos. En esa direccin, este artculo relata el
planeamiento y el desarrollo del Repositorio Institucional de la ENAP,
considerado el acervo del conocimiento de la institucin, donde toda la
produccin intelectual est preservada y puede ser libremente accesada
en la direccin electrnica repositorio.enap.gov.br, sin necesidad de algn
registro. Contiene documentos de la memoria organizacional, estudios de caso
para el aprendizaje organizacional, prcticas innovadoras de la Administracin
Pblica Federal, publicaciones de la ENAP y de sus socios, produccin
cientfica de cursos de pos-grado, objetos educacionales, entre otros
materiales. Dentro de los principios de apertura y transparencia, importantes
va lores de la orga nizacin, el Repositorio tra e contenidos abiertos y
recursos educacionales - ms de 1.700 materiales - para uso y reuso y que
contribuyen sobremanera para la formacin y el desarrollo de los servidores
pblicos. El Repositorio fue co nstruido con i nte ligencia colecti va e
innovacin en el no flujo de trabajo y en los procesos de gestin del Repositorio.

Traduccin: Vctor Surez, para Repositorio

Institucional PCM - enero 2016

INTRODUCCIN
Brasil cuenta con ms de 610 mil Servidores Pblicos Federales Civiles
Activos del Poder Ejecutivo. La cantidad del Ejecutivo, sumado a los Poderes
Legislativo, Judicial y Ministerio Pblico, llega a ms de dos millones. Eso sin hablar
de los estados y municipios brasileos que, sumados, llegara a cerca de diez
millones de servidores pblicos. Con esa enorme cantidad de servidores para
capacitar, la tendencia es que la Administracin Pblica Federal cree ambientes
virtuales para compartir materiales a ser

utilizados en la

formacin y desarrollo

de servidores pblicos.
Los repositorios digitales surgieron en razn de la necesidad de gestionar
los recursos de informacin en formato digital en el contexto acadmico, es decir,
insertados en las actividades de enseanza y/o investigacin. En este contexto
existen varios tipos de repositorios digitales: repositorios institucionales, repositorios
de tesis y disertaciones, repositorios de objetos de aprendizaje,

repositorios

de datos brutos, y repositorios temticos o disciplinarios.

Segn Fernando Leite (2009), los repositorios institucionales han sido
utilizados, entre otras cosas, para maximizar la accesibilidad y el uso de la
informacin, para la retroalimentacin de la acti vidad de investigacin, para la
preservacin de los contenidos digitales y para reunir, almacenar, organizar, recuperar
y diseminar la produccin cientfica de la institucin. De esa forma, un repositorio
institucional ofrece recursos y mecanismos para una gestin de la informacin
efectiva, de la produccin intelectual de una organizacin.
La coyuntura poltica tambin fue favorable a la creacin de repositorios,
pues el concepto de gobierno abierto vena siendo discutido con intensidad,
relacionado a datos abiertos, software libre, gobierno electrnico, y tambin
la transparencia, responsabilidad, colaboracin y participacin social.
La Ley de Acceso a la Informacin (2011) entr en vigor el da 16 de
mayo de 2012 y trajo importantes cambios para la administracin pblica brasilea,
toda vez que proporciona, al ciudadano, el acceso amplio a las informaciones y a
documentos pblicos bajo la tutela del Estado, de forma activa y transparente.
A partir de esa fecha, no solamente todo ciudadano puede, en cualquier
momento, solicitar informaciones

diversas, sin necesidad de motivacin para su uso, como establece que rganos
pblicos deban divulgar, independientemente de solicitudes, informaciones de
inters general o colectivo, garantizando el ejercicio del derecho constitucional de
acceso a la informacin pblica.
Hay que mencionar, todava, el movimiento mundial de comparticin de
Recursos Educacionales Abiertos (REA), que alienta a los gobiernos a proporcionar
los producto (contenidos, materiales de curso) financiados con dinero pblico, para
que sean puestos a disposicin de forma libre y con licencia abierta para
toda la comunidad, permitiendo su consulta, uso y adaptacin. Eso va al encuentro
de los objetivos de la ENAP, que en los trminos de su Estatuto (2013) tienen,
entre otras, la funcin de prospectar y difundir conocimiento sobre gestin pblica
y fomentar y desarrollar investigacin en el rea de gestin pblica. Esa misin
es desempeada por toda la institucin, sea en los programas de capacitacin
que o frece a los servidores, sea en el trabajo de investigacin y diseminacin de
conocimiento a cargo de la Direccin de Comunicacin e Investigacin de la Enap.
Con la creacin del Repositorio

Institucional de la E NAP, las

escuelas de gobierno y universidades tienen a su disposicin una importante fuente

de investigacin en el rea de gestin pblica y una vasta oferta de materiales de
cursos para capacitar a los agentes pblicos en los estados y municipios brasileos y
para alumnos de graduacin y pos-grado en gestin pblica y reas afines, promoviendo
igualdad de acceso a todos los ciudadanos.
OBJETIVOS
Los objetivos del Repositorio Institucional de la Enap fueron establecidos
por la Ordenanza no

297, de 31 de diciembre de 2013, conforme lo siguiente:

I: Organizar y disponer la produccin tcnica y cientfica de la ENAP como

resultado de sus estudios e investigaciones, segn patrones internacionales
para compartir informaciones en red;
II. Aumentar la visibilidad y el acceso a la investigacin tcnica y cientfica de
la ENAP, en acceso abierto, en conformidad con la Ley N 12.527/2011
(Ley de Acceso a la Informacin);

III. Preservar los documentos producidos en las investigaciones y

considerados relevantes para la Administracin Pblica Federal;
V. Aumentar la interoperabilidad de toda la produccin de la ENAP en red;
IV.Preservar y almacenar la memoria institucional de la ENAP;
VI. P reservar los documentos producidos en las investigaciones y
considerados relevantes para la Administracin Pblica Federal;
Disponer los recursos de aprendizaje producidos por la ENAP o en el
mbito de sus socios, tanto para la formacin y el desarrollo de agentes
pblicos como para promover la participacin social y el ejercicio de
la ciudadana.
METODOLOGA
El Repositorio fue construido con inteligencia colectiva e innovacin en el
flujo de trabajo y en los procesos de gestin del Repositorio, conforme etapas descritas
en este artculo.
Para iniciar el proyecto del Repositorio Institucional, fue realizado un
benchmarking, buscando las mejores referencias en el desarrollo de repositorios,
para llegar al modelo deseado por la Enap. El benchmarking fue hecho de varias
formas: (i) consulta a los modelos de repositorios indexados en el ROAR y
en OpenDoar1, y en el The Ranking Web of World Repositories; (ii) visita
tcnica al IBICT para discutir cuestiones importantes en el desarrollo de
repositorios institucionales y estudio
Buenas

de los

principales tpicos

Prcticas para la construccin de Repositorios

del

libro

Institucionales,

publicado por el IBICT, en 2012; (iii) visita tcnica al IPEA y conversacin con el
Prof. Fbio Batista, autor del libro Modelo de Gestin del Conocimiento para la
Administracin Pblica Federal; (iv) comparticin de experiencias respecto de la
construccin de repositorios con tcnicos de la Fundacin Joo Pinheiro (FJP), con
tcnicos de la Universidad de So Paulo (USP), profesores de la Universidad de
Mlaga (UMA) Espaa, entre otros.

Directorios internacionales que indexan repositorios de ac c eso ab i erto des a r r o l l a d o s en todo

el mundo. Pueden ser ac c esados en l os links <http://roar.eprints.org/> y <http://www.opendoar.org/>.

La Enap estableci, de inmediato, un Acuerdo de Cooperacin

Tcnica (ACT) con el Instituto Brasileo de Informacin en Ciencia y Tecnologa
(IB IC T), buscando el desarrollo de acti vidades conjuntas, en

especial el

apoyo a la implantacin del Repositorio Institucional de la Enap, desarrollado con

la herramienta DSpace. De acuerdo con lo establecido, el IBICT orient la
instalacin y configuracin (parametrizacin) del DSpace y capacitacin impartida
para la utilizacin de la herramienta.
Esa asociacin estratgica con el IBICT, as como la opcin por
la herramienta libre DSpace, hizo que las cantidades invertidas en el Repositorio de la
Enap caigan por debajo del precio cobrado por proveedores externos y que
se evitase el pago de licencias de software para gestin de repositorios
digitales. Por tanto, la asociacin con el IBICT para la construccin de repositorios
institucionales redujo costos con el proyecto y es altamente recomendada para los
rganos pblicos, de todas las esferas y Poderes.
La inversin financiera en el desarrollo el Repositorio Institucional de la
Enap fue destinada solamente para la contratacin de colaboradores especialistas
para actuar, en el formato de talleres, capacitacin de equipos de la Enap
en

temas

especficos relacionados al Repositorio. Con esa decisin, un

mayor nmero posible de servidores de la Enap podra adquirir competencias en

las diversas etapas de desarrollo del Repositorio, calificara el debate sobre el
asunto y los equipos se instrumentalizaran para el manejo de la herramienta DSpace.
Esto ayud a asegurar la sostenibilidad del Repositorio.
Con relacin a la herramienta para la creacin de repositorios, optamos
por el DSpace por los siguientes motivos: (i) es un software libre, por tanto,
no hay necesidad de pagar licencia de uso; (ii) e el software ms utilizado en el
mundo para la creacin de repositorios; (iii) es una herramienta robusta y no hay
lmite de nmero de objetos y de tamao de archivos a ser insertados en el
Repositorio; (iv) la comunidad de desarrolladores del DSpace es muy grande y
no quedamos desatendidos en el soporte para la parametrizacin y actualizacin
de la herramienta; (v) es completamente configurable en razn de necesidades
institucionales especficas, ya que el Repositorio de la Enap presenta un modelo
conceptualmente expandido en funcin de las Comunidades y tipologa de
documentos a se r diseminados; (vi) es

adoptado por instituciones educacionales, gubernamentales, privadas o comerciales,

en todo el mundo; (vii) el DSpace puede ser utilizado en cualquier sistema operacional;
y (viii) el sistema es capaz de gerenciar y preservar todo tipo de contenido digital.
Desde el principio, para llegar a un modelo para el Repositorio de la Enap,
se adopt como principio la poltica de acceso abierto (Open Access), de modo
que cualquier persona puede utilizar los documentos sin ningn tipo de
registro. De esta forma, los usuarios pueden hacer download, imprimir, compartir o
utilizar, para fines educacionales, cualquier material depositado, teniendo el cuidado
de hacer la debida citacin de los derechos autorales y observando la licencia
atribuida en cada uno de los materiales, siendo prohibido solo el uso comercial.
Con el acceso abierto, el objeti vo del Repositorio es diseminar y
aumentar la visibilidad de la produccin intelectual de la Escuela, para todos los
pblicos. Adems, contribuye a la difusin del conocimiento sobre gestin pblica, en
en mbito nacional e internacional, divulgando y compartiendo materiales de
curso, estudios e investigaciones con instituciones socias, como la Red
Nacional de Escuelas de Gobierno, el Sistema de Escuelas de Gobierno de
la Unin (SEGU), y socios internacionales como el Centro Latino-americano
de Administracin para el Desarrollo (CLAD).
Para discutir la concepcin y el planeamiento del Repositorio, fueron
realizadas diversas reuniones con la Alta Direccin de la Enap y, en la secuencia, un
esbozo de organizacin de los contenidos fue presentado y sugiri la composicin
de colecciones que representan toda la produccin intelectual de la Escuela, como:
documentos producidos por el cuerpo tcnico, libros, cuadernos, revistas y
dems publicaciones, recursos educacionales y materiales de curso, documentos
que contasen la historia de la Enap, preservando as su memoria, los trabajos
de investigacin de los servidores y del cuerpo docente, las prcticas innovadoras
premiadas por el concurso Innovacin en la Gestin Pblica, y documentos de los
socios de la Enap.
En la presentacin de la propuesta de organizacin para el Repositorio
Institucional y explicar su finalidad y el flujo de trabajo, las diferentes reas de la
Enap se manifestaron, indicando como ellas se podan ver dentro de las comunidades
y colecciones y en la organizacin de los contenidos,y sugirieron cambios a lo largo
del proceso. Con esa inteligencia colectiva, hubo avances en la arquitectura de la

informacin, en las diferentes formas de investigacin y navegacin, en la construccin

de una poltica instituyendo el Repositorio y en el derecho de autor, y las opciones
para su interfaz.
A lo largo de un ao de trabajo, los talleres fueron realizados con equipos de las
reas, y se realizaron pequeos ajustes a la versin aprobada por el Consejo Directivo.
Conceptos como arquitectura de la informacin, metadados, vocabulario controlado,
flujo de sumisin y derechos autorales fueron debatidos, permitiendo mayor
comprensin y definicin en la etapa de implementacin del Repositorio.
El modelo propuesto es dinmico y flexible y puede ser modificado
conforme la herramienta va siendo implementada y testeada (evaluada), o incluso
pasar por futuras revisiones siguiendo la evolucin de los documentos
producidos por la Enap y las nuevas versiones y funcionalidades del DSpace.
El desarrollo del Repositorio fue, por tanto, un

trabajo de construccin

colectiva, de interaccin entre las Coordinaciones y Asesoras de la Enap, y cont

con ms de ochenta personas comprometidas en varias fases del proyecto, es decir,
38% del cuadro funcional de la Enap. La propuesta era que todos se sintiesen
partcipes del proceso, con el objetivo de garantizar la sostenibilidad del proyecto.
El xito y legitimidad de un repositorio depende de cuan valioso es para la
organizacin y para los que trabajan para desarrollar los materiales que all
sern depositados.
Por tanto, adoptando el mtodo estndar del DSpace (comunidades,
sub-comunidades y colecciones) y a partir de las necesidades e intereses
enumerados por las diferentes reas de ENAP, la propuesta de organizacin
del Repositorio Institucional de la ENAP fue diseada inicialmente con las siguientes
Comunidades:
Casoteca de Gestin Pblica
La Casoteca de Gestin Pblica pone a disposicin estudios de caso
reales o ficticios sobre gestin pblica, en los idiomas portugus, espaol e ingls,
y algunos representados por otros medios (ilustraciones, historias en cmics,
videos, archivos de audio, etc.). Los casos pretenden estimular el uso de tcnicas
innovadoras para la enseanza, cubriendo temas como tica y diversidad, polticas
pblicas, gestin de personas, liderazgo y negociacin, innovacin, etc.

Cursos Enap
Comunidad que pone a disposicin los materiales de cursos ofertados por la
Enap, como, curso de ambientacin, de formacin y de perfeccionamiento de carreras,
cursos de especializacin, cursos de desarrollo tcnico-gerencial, los cursos de la
escuela virtual, talleres, seminarios y proyectos especiales, y adems documentos
relacionados al gerenciamiento de los cursos.
Memoria Enap
Creada para preservar y dar visibilidad a la historia de la institucin,
disponiendo documentos que representan la historia de la Escuela, tales como la
historia de la Carrera de Especialista en Polticas Pblicas y Gestin Gubernamental
(EPPGG), documentos institucionales, directrices, polticas e informes de gestin,
resultados de la ENAP, eventos y cooperaciones nacionales e internacionales,
documentos de la red nacional de escuelas de gobierno, entre otros.
Prcticas Innovadoras en Gestin Pblica
Prcticas Innovadoras en Gestin Pblica es una Comunidad que busca
reunir la publicacin de documentos y soluciones del Concurso de Innovacin en
Gestin Pblica Federal, desde la primera edicin, en 1996, hasta las ediciones
actuales.
Produccin Cientfica
Reune la produccin cientfico-acadmica de la Enap, tales como,
tesis y disertaciones, artculos y presentaciones del cuerpo tcnico de la Enap,
monografas y trabajos de conclusin de los alumnos de pos-grado.
Publicaciones
Comunidad compuesta por libros, cuadernos, revistas, estudios e investigaciones realizadas y/o publicadas por la Enap, o publicaciones en asociacin que
hayan sido autorizadas su divulgacin por medio del Repositorio Institucional
de la ENAP, ampliando las posibilidades de alcance y visibilidad.
Recursos Educacionales
Busca incentivar la publicacin de recursos con finalidad educacional
producidos por la Enap, elaborados para ser utilizados en diferentes contextos, en
diferentes cursos y capacitaciones, y ponerlos a disposicin, con acceso abierto.

10

Se decidi,

entonces,

por

un

concepto

amplio

de

repositorio

i nstitucional, mezclando los modelos de repositorios cientfico, temtico y de

recursos educacionales. Repositorios institucionales cientficos ponen a disposicin
bsicamente tesis, disertaciones, trabajos de conclusin de curso, investigaciones,
estudios, presentaciones en

eventos cientficos y acadmicos, libros y peridicos.

Repositorios temticos se proponen para almacenar la produccin intelectual

segn una determinada rea del conocimiento, en el caso de la Enap, su
produccin intelectual se refiere a la Gestin Pblica y reas afines. Y repositorios
de recursos educacionales diseminan objetos de aprendizaje, apostillas, materiales
de cursos, presentaciones, videos, entre otros materiales que promuevan y
apoyen el aprendizaje y que puedan ser (re)utilizados por otras escuelas de
gobierno en la misin de formar y desarrollar servidores pblicos.

Figura 1: Repositorio Institucional de la Enap Interfaz de la pgina Inicial.

11

Durante su implementacin, el Repositorio pas por di versas fases, a

saber: elaboracin del proyecto de Repositorio (concepcin y definicin de las
polticas), configuracin y parametrizacin de la
la

herramienta, definicin

de

arquitectura de la informacin, capacitacin de los equipos, poblacin del

Repositorio, elaboracin de la interfaz y diseminacin del Repositorio. Tales fases

presentadas son, de cierta forma, secuencias, sin embargo, algunas actividades son
continuas e interdependientes, como por ejemplo la parametrizacin, que trata de la
configuracin de la herramienta y es la primera accin a ser ejecutada y sigue
hasta la fase de poblamiento de las Colecciones, ya que las pruebas, ajustes y
adaptaciones son realizadas durante el proceso y despus el funcionamiento
completo de la herramienta DSpace.
En la Tabla 1 se puede verificar un resumen de las fases de desarrollo
del proyecto y los principales marcos de monitoreo. Cada etapa del proyecto fue
conducida por la CGCON, acompaada y evaluada (evaluaciones intermedias), y
las acciones eran revisadas conforme la necesidad:
Tabla 1: Relacin de las entregas (product os) y marcos de monitoreo del proyecto d e Repositorio
Institucional de la Enap.
ENTREGAS
(PRODUCTOS)

MARCOS DE MONITOR EO
Contratacin de colaborador externo para orientar el desarrollo del Repositorio
Definicin de la herramienta

Proyecto de
repositorio
(concepcin
y polticas)

Elaboracin del Proyecto Ejecutivo del Repositorio (versin preliminar)

Modelo de repositorio elaborado
Aprobacin del modelo de repositorio por el Consejo Directivo de la ENAP
Firma del Acuerdo de Cooperacin Tcnica con IBICT
Aprobacin y publicacin de la Ordenanza que establece el Repositorio

Configuracin
de la
herramienta
Arquitectura
de la
Informacin

Elaboracin de la Poltica de Derechos Autorales de la Enap y Trminos de Uso del Repositorio

Contratacin de colaborador externo por la CGTI/DGI/Enap
Instalacin del DSpace
Parametrizacin del DSpace
Definicin de la Arquitectura de la Informacin, estudio del dominio, flujo de sumisin y
conjunto de metadados (Dublin Core y LOM)
Contratacin de colaborador por la CGCON / DCP/Enap

Capacitacin

Interacciones con las Coordinaciones Generales y Asesoras

Capacitacin para los diferentes perfiles de usuarios de la herramienta DSpace

12

Poblamiento
del Repositorio

Elaboracin del Manual de llenado de Metadados

Poblamiento de las Comunidades, Subcomunidades y Colecciones
Contratacin de colaborador por la CGCON / DCP/ Enap

Elaboracin
de Interfaz /
customizacin

Creacin del arte (interfaz) del Repositorio

Customizacin de la interfaz (aplicacin del layout en el Repositorio)
Lanzamiento del repositorio

Diseminacin

Indexacin del repositorio en directorios mundiales especializados

Amplia diseminacin del Repositorio

En la esfera pblica, promover la gestin del conocimiento se torn una

necesidad para aumentar la efectividad de los servicios pblicos y mejorar la
calidad de vida de la sociedad. La transparencia gubernamental y el aumento de
la participacin popular incentivan un profundo cambio cultural en la Administracin
Pblica, que estimula la comparticin de las informaciones y que se promovern prcticas
de gestin de conocimiento. La poltica de acceso abierto adoptada por el Repositorio
contribuye para este cambio cultural en la Escuela, facilitando la

comparticin

de la produccin intelectual y la preservacin de la memoria institucional.

A partir de una amplia discusin con las reas sobre la concepcin y
validacin del modelo de Repositorio por el Consejo Director, el paso siguiente fue el
registro de la Poltica del Repositorio, establecida con la publicacin de la Ordenanza
no

297, de 30 de diciembre de 2013, que instituy el Repositorio Institucional de

la Enap y estableci las competencias y las responsabilidades referentes a el.

Otra cuestin importante (y sensible) es la Poltica de Derechos
Autorales. Despus de la discusin temtica con todas las coordinaciones y
con la Comisin Editorial de la Enap, por medio de talleres y reuniones
tcnicas, as como consultas a la

Procuradora Federal de la Enap y a

especialistas en el tema, se elabor una propuesta de Poltica de Derechos Autorales

de la E nap, aprobada por el Consejo Directivo de la Enap, y publicada por la
Ordenanza no

83, de 03 de junio de 2014. El texto de la ordenanza est

compuesto por un conjunto de directivas, que busca no solo orientar la Poltica de

Derechos Autorales del Repositorio, como la gestin y la negociacin de los
derechos autorales en las publicaciones, estudios, investigaciones, desarrollo de
cursos, elaboracin de

recursos educacionales, promocin de eventos de

aprendizaje, en fin, en toda la produccin intelectual de la institucin.

13

Con la adopcin de estas medidas, la expectativa es promover la difusin

del conocimiento sobre gestin pblica, de manera democrtica y sin barreras de
acceso, respetando la legislacin sobre derechos de autor. Permitir el uso y reuso de
los materiales producidos por la Enap y proporcionar una respuesta a la sociedad
en cuanto a los recursos por ella invertidos, para la capacitacin y mejora de los
servicios pblicos.
Como mencionamos, la capacitacin de los equipos fue el gran
diferencial del Repositorio Institucional de la Enap. Importante, en ese proceso, fueron
los insights (ideas) de los colegas, el pensar y la bsqueda de soluciones de
forma colectiva. Como se decidi por el almacenamiento descentralizado de los
materiales, se opt por permitir que el mayor nmero posible de profesionales en la
ENAP, para actuar como peticionarios, evaluadores, revisores de metadatos o
administradores del Repositorio. De inicio, ya podamos contar con 80 servidores
de la Enap capacitados para actuar, en alguna medida, en situaciones especficas
del Repositorio.
Los equipos entrenados, era finalmente el momento de alimentacin o
poblamiento del Repositorio, que sigui un flujo de presentacin mencionado
anteriormente y tuvo inicio en la segunda quincena de noviembre de 2013. As,
cuando se hizo el lanzamiento del Repositorio, en abril de 2014, el Repositorio ya
contabilizaba ms de 700 objetos digitales insertados, y actualmente, ya son ms
de 1700. Debido a que el depsito de material era descentralizado, fue necesaria la masiva
movilizacin y capacitacin continua de los equipos de la Enap, as como un monitoreo
constante de las actividades para corregir rumbos y garantizar la sostenibilidad del proyecto.
La gestin del Repositorio incluye la capacitacin continua para uso
del sistema, la revisin de los metadatos, el ajuste de las Comunidades y Colecciones
(conforme lo demandado por las reas), la prospeccin de nuevos materiales a ser
depositados y, principalmente, el continuo monitoreo y evaluacin del Repositorio.
Para acompaamiento del Repositorio, el equipo gestor prepara,
qui ncenalmente, boleti nes que muestran la evolucin de las comunidades/
subcomunidades en trminos cuanti tati vos, con el auxilio de las estadsticas
proporcionadas por el propio Dspace, a pesar de no haber

sido posible la

plena parametrizacin de los informes, debido a dificultades de adaptarse a la

nueva versin del sistema.

14

Para cumplir su objetivo, la E nap ha hecho esfuerzos en la amplia

divulgacin del Repositorio para las escuelas de gobierno, servidores pblicos a
nivel federal, estadual y municipal, y de todos los Poderes, as como a toda la
sociedad. Conferencias, noticias en sitios, entrevistas, visitas tcnicas, minicursos ,
participacin en seminarios y congresos, varias fueron las estrategias para
diseminar ampliamente el Repositorio.
El Repositorio de la ENAP fue i ndexado, en el 2014, en diferentes
Directorios Mundiales Especializados, a fin de que tuviese ms legitimidad y
alcance e n s u diseminacin. Uno de los principales directorios especializados es
el ROAR (Registry Of Open Access Repositories), cuyo objetivo es promover el
desarrollo en acceso abierto, proporcionando informaciones sobre los repositorios en
todo el mundo. El ROAR est hospedado en la Universidad de Southampton, en el
Reino Unido e integra la red EPrints.org. El OpenDoar es otro importante directorio
de repositorios acadmicos de acceso abierto.
Tambin, el Repositorio de la Enap est indexado en La Referencia, una
Red Federada de Repositorios Institucionales de Publicaciones Cientficas, en
asociacin con el Oasis.Br - Portal Brasileo de Acceso a la Informacin Cientfica
del IBICT. La Referencia permite el acceso gratuito a la produccin cientfica de
autores vinculados a universidades e institutos de investigacin brasileos. Para
constar en La Referencia, el propio IBICT hace la indexacin de las Colecciones
que estn de acuerdo con las polticas de Oasis.Br, es decir, solamente las
colecciones relacionadas a las producciones cientficas.
Antes de los esfuerzos de difusin y de indexacin, el Repositorio
Institucional de la Enap pas a integrar The Ranking Web of World Repositories,
establecindose entre los mejores repositorios brasileos, estando solamente
atrs de repositorios tradicionales de grandes uni versidades brasi leas, y muy
bien colocado en la lista de los mejores reposi torios de Amrica Latina. La
metodologa del ranking incluye tamao del repositorio (nmero de pginas
/ documentos depositados), visibilidad (nmero de accesos / visitas) y nmero
de archivos e investigacin hecha en la Web por Google.

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Vale resaltar que el Repositorio Institucional de la Enap reflejaba muy

bien en la Administracin Pblica Federal y sirve de referencia a otros rganos
pblicos. En el ao 2014, la Enap recibi numerosas visitas de personal tcnico de
diversas instituciones interesadas en conocer la experiencia de la Enap con el desarrollo
del Repositorio, a fin de apropiarse del proceso y replicar el modelo o adaptar
en iniciativas propias.
Esas visitas y el inters de las institucin por el modelo innovador del
Repositorio de la Enap, con la presentacin, evaluacin y gestin descentralizada,
trajo motivacin para compartir la experiencia con toda la Administracin Pblica y con
todos los interesados en el tema Repositorios Institucionales. Es la sistematizacin
del conocimiento adquirido, vivenciado, construido colectivamente, en la forma
de su amplia diseminacin.

CONCLUSIONES
El Repositorio Institucional de la Enap fue un ejemplo de trabajo
meticuloso, interactivo e integrado, inter e intracoordinaciones, con asociaciones y
colaboradores externos, con modelo propio y metodologa de implantacin
innovadora, bajo la responsabilidad de la Coordinacin-General de Gestin de la
Informacin y del Conocimiento.
Es un proyecto sostenible gracias a la inteligencia colectiva, al
conocimiento compartido, a las estrategias descentralizadas para el poblamiento
y ampliacin del acervo digital y a la implantacin de nuevas tecnologas. El
Repositorio i nstitucional es, por tanto, un importante producto y servicio de
informacin interoperable y abierto, dedicado al gerenciamiento de la informacin
y del conocimiento producido por la ENAP.
El desarrollo del Repositorio Institucional de la E NAP trajo varios
enseanzas, que recomendamos como estrategias sostenibles para otros
repositorios institucionales:
Apoyo de la Alta Direccin, que defi ni el Repositorio Institucional
como un proyecto prioritario y estructurante, con total apoyo del Consejo
Directivo.

16

El benchmarking y el establecimiento de asociaciones y acuerdos de

cooperacin tcnica con instituciones que ya vivieron el desarrollo de de
repositorios institucionales, lo que permiti ganar tiempo y disminuir
errores y retrabajos, as como trajo seguridad para desarrollar el trabajo.
La decisin por la gestin y el depsito descentralizados de los objetos
digitales, de esta forma, la presentacin y la evaluacin de los documentos no quedara bajo la responsabilidad de una nica Coordinacin
o de la Biblioteca. Son los equipos, en las Coordinaciones, que
conocen los trminos de los contratos con los autores y definen cuales
materiales pueden ser diseminados ampliamente, preferencialmente
con licencias abiertas.
La decisin por el acceso abierto, sin que haya una barrera o
impedimento para el acceso a los materiales constantes en el
Repositorio.
Poner a disposicin inicialmente el conocimiento explcito (ya
sistematizado) de la institucin y despus promover un movimiento en
el sentido de hacer el registro del conocimiento tcito de los
profesionales de determinada institucin utilizando, para esto, tcnicas
y prcticas de gestin del conocimiento.
Utili zar metodologas acti vas basadas en proyecto y en la investi
gacin-accin para la interaccin con las Coordinaciones, evaluando,
ajustando e incrementando procesos de trabajo de la Enap. La
importancia de un ciclo constante de planeamiento, perfeccionamiento, proposiciones y movilizaciones de equipos en torno del
proyecto permite la entrega de productos relacionados al Repositorio
e igualmente prioritarios, como la Poltica de Derechos Autorales de la
Enap, revisin de los documentos para contratacin de colaboradores,
cambios incrementales en la elaboracin y diagramacin de materiales
didcticos, mejora en las ediciones, nuevo reglamento de la Revista
del Servicio Pblico, etc.
Pacto con las Coordinaciones y Asesoras, estableciendo metas de
insercin de documentos, semanal o mensualmente, en el Repositorio,
ayuda a impulsar el crecimiento del repositorio. El monitoreo y la

17

evaluacin son importantes en el anlisis de la evolucin de los

servicios prestados, e instrumentos importantes para el Comit
Gestor del Repositorio, a fin de apoyar la toma de decisiones y
prospeccin de nuevos materiales.
Un cambio cultural que contribuye a la agenda ambiental de la Enap fue la
disminucin del uso del papel para reproducir materiales de cursos. Antes eran
reproducidas millares de pginas de folletos y materiales de cursos, y, a los pocos,
una nueva cultura se va instalando y diseminndose, con la eliminacin o
reduccin del uso del papel y envo o puesta a disposicin de materiales
en medio electrnico.
El trabajo de construccin conjunta, de inteligencia colectiva, fue importante
para la sostenibilidad del Repositorio. El gran nmero de personas capacitadas
fue un diferencial, que garantiza la continuidad del funcionamiento del sistema.
La interaccin y el proceso de escucha de todas las Coordinaciones
y Asesoras

de la

ENAP

con el equipo

del

proyecto

trajo

legitimidad

al

desarrollo del Repositorio, con un proceso de cocreacin y como el resultado de la

inteligencia colectiva.
El desarrollo del Repositorio tambin trajo un problema sensible a la
mayora de organizaciones: la poltica de derechos autorales y la necesidad de
cambios incrementales en los procesos de trabajo, en todas las Coordinaciones.
Hubo, entonces,

un replanteamiento de la gestin de los contratos de los proveedores y

colaboradores, de las asociaciones, del papel de la ENAP junto a la red de escuelas de

gobierno, y de la necesidad de poner a disposicin, en acceso abierto, todo lo
que es producido con financiamiento pblico. Se puede afirmar que este cambio
de cultura fue la mayor ganancia con el Repositorio.
En suma, se percibi, con la creacin del Repositorio Institucional de
la Enap, una serie de ganancias en el desempeo institucional: (i) impacto en los
indicadores de poner a disposicin todo lo que es producido con el dinero pblico,
en acceso abierto; (ii) reduccin de la impresin de ejemplares y puesta a disposicin
de los materiales y publicaciones en medio electrnico; (iii) fortalecimiento de los
equipos y trabajo colaborativo; (i v) mejora
trabajo;

(v)

perfeccionamiento

de los

procesos

internos

de

de las competencias de los profesionales,

interacciones entre los equipos y coordinaciones.

18

Sin embargo, a pesar de tantos resultados positivos, todava hay grandes

desafos relacionados a la cultura organizacional y ampliacin de las prcticas de
gestin del conocimiento para sistematizar y diseminar el conocimiento tcito de
sus colaboradores en la ENAP. Los principales desafos pueden ser traducidos
en las siguientes acciones:
Necesidad de amplificar el discurso y, principalmente, universalizar la
prctica de compartimiento de materiales producidos con financiamiento
pblico;
Estmulo a las personas e instituciones para utilizar, cada vez ms,
licencias abiertas, para potenciar el uso y el reuso de recursos
educacionales;
Creacin de repositorios de datos, repositorios de recursos educacionales,
repositorios de productores de conocimiento, todos con acceso libre;
Necesidad de crear redes de conocimiento y sistemas federados para
compartir proyectos, infraestructuras, cursos y recursos educacionales.
Con la experiencia del Repositorio Institucional, fueron muchas acciones
que, amalgamadas, trajeron conocimiento y madurez a los equipos de la Enap.
As, la experiencia relatada en esta publicacin es el resultado de saber-hacer en
el desarrollo de repositorios digitales. Fue un trabajo colaborativo puesto en
prctica (inteligencia), con cambios significativos en los procesos de trabajo y
en la forma de interactuar a las personas en la Enap.
Todo el trabajo est sinteti zado en la Gua para el Desarrollo de
Repositorios Institucionales, en el Cuaderno Enap intitulado Repositorio Institucional
de la Enap: un proceso de construccin colectiva del conocimiento, que trae un
paso-a paso para que los rganos de la Administracin Pblica, las Instituciones
de Enseanza y los Institutos de Investigacin organicen sus repositorios y
pongan a disposicin de la sociedad toda su produccin intelectual.

19

Estamos en la era de la inteligencia creati va y colaborati va, de la

innovacin, del compartimiento, de la interaccin, de la participacin social.
Consideramos la apertura como un valor importante para las organizaciones. En
esta direccin, la experiencia de creacin del Repositorio Institucional de la Enap,
viene a beneficiar a todos, sean servidores pblicos, investigadores, profesores,
acadmicos, la sociedad en general, y servir de referencia para la red de escuelas
de gobierno y para la administracin pblica, en todas sus esferas y Poderes.

REFERENCIAS
BATISTA, Fbio Ferreira. Modelo de gesto do conhecimento para a
administrao pblica brasileira: como implementar a gesto do conhecimento
para produzir resultados em benefcio do cidado. Rio de Janeiro: Ipea, 2012. 130 p.
BRASIL. Escola Nacional de Administrao Pblica. Portaria no 297, de 30 de
dezembro de 2013. Dispe sobre o Repositrio Institucional da Escola Nacional de
Administrao Pblica (ENAP). Boletim Extraordinrio n 73, de 31 de dezembro
de 2013.
BRASIL. Escola Nacional de Administrao Pblica. Portaria no 83, de 03 de junho
de 2014. Dispe sobre a Poltica de Direitos Autorais da Escola Nacional de
Administrao Pblica. Dirio Oficial da Unio, Braslia, no 106, 05 jun. 2014.
Seo 1, p. 101.
BRASIL. Escola Nacional de Administrao Pblica. Portaria no 83, de 03 de junho
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BRASIL. Lei no 12.527, de 18 de novembro 2011. Lei de acesso a informao.
Disponvel em: <www.acessoainformacao.gov.br/>. Acceso en: 20 octu. 2014.
Decreto no 8.091, de 3 de setembro de 2013. Estatuto da Fundao Escola
Nacional de Administrao Pblica. Disponible en:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato20112014/2013/Decreto/D8091.htm#art2>. Acceso en: 20 octu. 2014.

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LEITE, Fernando Csar Lima. Como gerenciar e ampliar a visibilidade da

informao cientfica brasileira: repositrios institucionais de acesso aberto.
Braslia: Ibict, 2009.
LEITE, Fernando et. al. Boas Prticas para a construo de Repositrios
Institucionais. Braslia: Ibict, 2012. 34 p.
MINISTRIO do Planejamento, Oramento e Gesto. SECRETARIA de Gesto
Pblica. Boletim Estatstico de Pessoal e Informaes Organizacionais. Braslia,
v. 19, n. 224, dez. 2014. Disponible en:
<http://www.planejamento.gov.br/secretarias/upload/Arquivos/servidor/publicacoes/b
oletim_estatistico_pessoal/2014/Bol224_Dez2014_parte_I_2.pdf>. Acceso en: 31 de
marzo de 2015.
MULLER, Claudia Cristina; OLIVEIRA, Keicielle Schimidt de. Repositrio
Institucional da Enap: um processo de construo coletiva do conhecimento.
Braslia: ENAP, 2015. (Caderno Enap). En prensa.
TAKEUCHI, Hirotaka, NONAKA, Ikujiro. Gesto do conhecimento. Tradutor: Ana
Thorell. Porto Alegre: Bookman, 2008.

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___________________________________________________________________
AUTORA
Claudia Cristina Muller Coordinadora-General de Gestin de la Informacin y del Con o cimiento
de la Escuela Nacional de Administracin Pblica (ENAP), donde gerencia el desarrollo del Repositorio
Institucional, l a implantacin de sistemas de informacin y prcticas de gestin del conocim i ento.
Direccin electrnic a : claudia.muller@enap.gov.br
Keicielle Schimidt de Oliveira Bibliotecaria de la Escuela Nacional de Administracin Pblica (ENAP),
acta, desde 2013, en l a Coord i nacin-Ge ne ral de Gestin de la Informacin y del Con o cimiento,
con la implementacin de prcticas de gestin del con o cimiento, incluyendo el Repositorio Institucional
de la Enap .

Direccin electrnic a : keicielle.oliveira@enap.gov.br