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ndice
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Introduccin

1. Canaliza tu energa

2. Haz lo ms importante

3. Controla tu tiempo

4. Sigues tus listas?

5. Elimina las distracciones

6. Delega

7. Revisa tu correo sin que sea un estorbo

10

8. Utiliza las herramientas adecuadas

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Logra ms en menos tiempo! Aprovecha tu

nueva libertad para crecer personalmente.

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Introduccin
Este pequeo manual contiene informacin relevante que nosotros
procuramos usar diario para terminar ms rpido todos nuestros
pendientes. O por lo menos terminar todo lo ms importante antes de
medio da.
Nuestra experiencia nos muestra que por la tarde ya estamos cansados
y no somos tan efectivos ni productivos como quisiramos, y por la
noche bueno ya no queremos saber de nada que tenga que ver con
nuestro trabajo. Esto es normal y lo mejor es aprender a usar las
primeras horas de nuestro da laboral de la mejor manera, para por lo
menos terminar lo ms importante y urgente primero.
Prueba las tcnicas y consejos de este manual por una semana y vers
lo mucho que puedes avanzar y lograr mucho antes de que te vayas a
comerSorprenders a todos!

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1. Canaliza tu energa
Haz notado cul es la hora del da en la que tienes ms energa?
A pesar de haber personas ms acostumbradas a trabajar temprano o
tarde, en las primeras horas del da es cuando ests ms descansado.
Si tu rutina enfoca, en esas primeras horas, lo ms importante del da,
aprovechas una mente libre de preocupaciones y llena de nuevas
ideas.
As que si eres de lo que crees que trabajas mejor por la tarde o noche,
haz la prueba y trabaja lo ms importante por la maana por una
semana, vers que tu trabajo ser mucho mejor. Y si no lo es,
escrbenos, tambin nos gustara saber cmo le haces, siempre
estamos dispuestos aprender nuevas tcnicas.

Lo mejor es trabajar por la maana pero sin embargo,

qu sucede?
Muchos de nosotros en las primeras horas del da nos gusta revisar
nuestro email, nuestras redes sociales o simplemente vamos por un
caf y leemos noticias antes de empezar a trabajar. Todo esto resta
productividad, hace que gastemos energa y nos llena de
preocupaciones (muchas veces de otras personas) que nos
acompaan todo el da.
NO hagas eso! Eso mejor hazlo a la mitad de tu da cuando ya
trabajaste algo y estas algo cansado.
Algunos consejos para que esto no te suceda son:
Piensa en tu rutina diaria, y reserva las primeras horas de cada da
para hacer lo ms importante, juntas y otras cosas mejor ponlas
en la tarde.

Si necesitas ir por un caf, ve antes de que empiece tu da laboral,

no cuando ya empez porque una vez que inicies es importante
que te enfoques.

Si es posible, revisa tu email despus de las 11 am. Es comn que

la bandeja de entrada amanezca llena de correos, eso distrae de
los objetivos. Fija la hora(s) en la que revisars tu email y haz esto
parte de una rutina que busque mayor productividad.

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Establece un horario para revisar tus redes sociales. Si no lo

defines, podrs pasarte varias horas perdiendo el tiempo en
actualizaciones divertidas. De preferencia revisa tus redes
despus de comer o por la noche, cuando ya ests ms
cansado(a).

Date un premio (puede ser un caf o un helado) si logras

concentrarte y terminar el 90% de tus pendientes antes de medio
da.

Recuerda, conforme pasan las horas del da es natural que nuestra

energa disminuya. Utilzala sabiamente al comienzo de tu da. Deja
para el final las tareas ms sencillas y de menor importancia.

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2. Haz lo ms importante
Si quieres tener impacto en tu vida profesional o tu carrera, una vez que
canalices tu energa, debes enfocarte en lo que sea ms importante
para ti, tu vida o negocio. Por ejemplo, si lo que haces gira alrededor de
desarrollar una herramienta, se es tu foco. Si debes conseguir
clientes, no hagas nada ms en estas preciadas horas del da, ms que
conseguir clientes.
Este punto suena trivial pero es tal vez el que ms impacto puede tener
en tu vida. Es comn que las prioridades de los dems nos consuman o
que las distracciones (de las que hablaremos ms adelante) nos
prevengan de hacer lo que originalmente queramos lograr en el da. Si
logras decidir cul es LA ACTIVIDAD que har un cambio en tu da,
semana y mes, estars logrando que al culminarla todos reconozcan
que has cumplido tu objetivo.
Evala tus metas y cmo llegar a ellas. Da con da define cul debe
ser tu foco y dedica al menos la mitad de tu tiempo a eso. Es
importante que al principio de cada da te preguntes y lo pongas por
escrito: Que voy hacer hoy para acerarme ms a mis metas? Y al final
del da pregntate y escribe: Qu hice hoy que me acerc a mis
metas? Haz este ejercicio por una semana, y al final de la semana
vers lo mucho que haz logrado, y tal vez mucho ms que en las
semanas anteriores. Exgete a ti mismo cada da ms para ser exitoso!

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3. Controla tu tiempo
Si no das seguimiento a cmo transcurre el tiempo en tu da (por
ejemplo, usando un reloj), el da puede volar y logrars poco.
Si quieres terminar ms tareas y tener ms tiempo, es indispensable
que le asignes tiempo a cada una de tus actividades y constantemente
veas la hora para que ejecutes segn tu plan. Por ejemplo, a este
captulo le asignamos 15 minutos para una primera versin. Si no
defines tiempo para tus actividades, puedes pasar todo un da en una
de ellas o nunca terminar. Para esto, necesitas planear con anticipacin
en base a tus mejores estimados.
A veces las distracciones son inevitables pero t debes decidir y
controlar cunto tiempo les dedicars. Recuerda, t eres responsable
de utilizar tu tiempo de la mejor manera.
Cuatro consejos para controlar mejor tu tiempo y ser ms efectivo:
Ten una agenda con horas por da. Observa cunto tiempo te toma
hacer las cosas y piensa qu puedes hacer para disminuir ese
tiempo mientras mejor seas en ese tipo de tareas.
Utiliza la tcnica Pomodoro, que dice que lo ideal es trabajar por
lapsos de 50 minutos y descansar 10. En los lapsos productivos
debes concentrarte y al terminar, alejarte de tu rea de trabajo.
Camina, toma aire Al principio de tu da utiliza esta tcnica que
es muy efectiva porque al avanzar la jornada puede que ya no
funcione la energa que demanda.
Como hablamos antes, dedica al menos 50% de tu tiempo en
aquellas actividades que te produzcan ms resultados.
Toma 5 minutos antes de empezar cada actividad o llamada para
pensar qu es lo que quieres lograr al terminar tu tiempo asignado.
Es decir, cmo se ver el final de esta tarea al ser exitosa?
En el captulo sobre herramientas mencionamos algunas que te pueden
ayudar a controlar ms tu tiempo.

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4. Sigues tus listas?

Las listas nos sirven para recordarnos todas las cosas que tenemos
que hacer en el da, enfocarnos y ponernos metas agresivas pero
factibles de alcanzar.
Revisa tus prioridades de manera mensual, semanal y diaria. En un
anlisis mensual debes evaluar cmo avanzas a tus metas de mediano
plazo. Si al final de seis meses quieres concluir un proyecto ambicioso,
cmo te has acercado a esa visin y qu debes cambiar? Qu debes
hacer, a quin debes contactar, necesitas contratar a alguien que te
ayude, qu debes preparar en el mes para avanzar?
Al revisar tu semana, evala qu reuniones tendrs, qu trabajo debe
concluirse cada da y asegrate que tu calendario refleja esos
compromisos. Siempre dedica tiempo a pensar qu ha salido bien y
qu debes ajustar. En estos momentos puedes darte cuenta de riesgos
por mitigar o si debes cambiar la direccin de lo que haces.
Haz una lista de tareas todos los das, al final de la jornada. Considera
el tiempo que le vas a dedicar a cada una y que en verdad tengas
horas libres el da siguiente para asignar a esas tareas. Esta lista se
vuelve una gua con metas claras por lograr.
Al hacer tu lista tambin piensa y selecciona las actividades que no
hars t, para que sepas quin debera hacerlas.
No esperes a que sea domingo para empezar a planear tu semana.
Empieza hoy mismo!

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5. Elimina las distracciones

Hoy quieres terminar todos tus objetivos y metas? Seguro que s,
quin no? Sin embargo, esto no siempre es posible porque existen
distracciones que nos alejan de ellos y muchas veces no podemos
eliminarlos todos.
Haz lo siguiente para que el ruido cotidiano no sea un tema para ti y lo
disminuyas lo ms que puedas:
1. Telfono. Establece horas en las que s puedes recibir llamadas, a
menos que sea algo muy urgente. El resto del tiempo, debes
enfocarte o desviar esas llamadas a correo de voz o con alguien que
trabaje contigo y pueda tomarlas.
2. Celular. Silencia tus notificaciones y programas. Si tienes juegos
que te distraen, elimnalos de tu celular.
3. Correo. Establece a qu hora(s) del da revisars tu correo
electrnico.
4. Internet. Si no necesitas internet para tu trabajo, bloqualo para que
no sea una tentacin para ti. Si lo necesitas para trabajar, slo
piensa a qu pginas no es necesario que entres y bloqualas.
5. Comida. Lleva contigo algunos snacks nutritivos a tu lugar de
trabajo para que si te da hambre no tengas que ir a buscar algo de
comer. Nueces, almendras o alguna fruta son excelentes opciones
porque te dan ms energa y activan tu cerebro.
6. Personas. Si el problema es que la gente te busca y no tienes una
oficina cerrada, puedes usar audfonos para indicar que nadie puede
interrumpirte o puedes optar por ir a trabajar a otro lugar.
No uses como excusa estas distracciones, mejor busca cmo evitarlas.
Siempre busca soluciones.

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6. Delega!
Todos sabemos que debemos delegar las tareas que no son vitales que
hagamos nosotros, pero la realidad es que esto se nos dificulta. La peor
excusa que omos (y tristemente muy seguido) es porque no tengo
tiempo de explicar lo que hago. Si continuamos pensando as nunca
seremos mejores porque todo lo acabaremos haciendo nosotros
mismos.
Piensa en tus actividades de un da normal y clasifcalas as
Actividades en las que eres malo. No realices aquellas tareas en
las que no tienes la habilidad. Por ejemplo, si no tienes buenos
resultados llevando tu contabilidad y registrando tus gastos, delega
estas actividades.
Actividades que no te gustan. Todas aquellas tareas que no te
gusta hacer slo logran presionarte al pensar que las tienes que
hacer. Esto no te va ayudar a acabarlas ms rpido ni a ser ms
productivo, as que todas las que puedas asgnalas a alguien ms.
Por ejemplo, si tienes que pedir cotizaciones y no te gusta, busca
quin te puede ayudar.
Actividades que te quitan tiempo. Hay actividades que tenemos
que hacer y que simplemente quitan tiempo. Piensa cmo puedes
automatizarlas o quitarlas de tu lista de pendientes. Por ejemplo, si
necesitas hacer reportes semanales, haz una muestra de cmo los
quieres, pide ayuda y t slo revisa el resultado.
Cuando termines de clasificar, slo realiza las actividades en las que
eres bueno, te gusten o que debas hacer t por cuestiones estratgicas
o de seguridad.
Si quieres crecer personal y profesionalmente cambia tu manera de
pensar hoy mismo y reparte varias de tus actividades.

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7. Revisa tu correo sin que sea un estorbo

El correo electrnico y otras comunicaciones modernas merecen una
mencin aparte. Estos medios nos han permitido conectarnos con el
mundo, evolucionar cmo trabajamos y acelerar nuestra vida. Sin
embargo, generan importantes distracciones y pueden consumir tu
productividad.
Ya hablamos anteriormente de que debes asignar horas especficas
para revisar tu correo electrnico y redes sociales. Al hacer esto, evitas
que consuman tu tiempo y energa en momentos en los que debes
realizar tareas de mayor prioridad. Si colaboras con personas que
consideran el email como un canal urgente, habla con ellos sobre tu
manera de trabajar. Hay otros canales ms efectivos para actividades
urgentes.
Al revisar una sola vez al da (o un par) tu email, debes asegurarte que
seas efectivo al hacerlo. Utiliza la tcnica Inbox cero para que cada
correo sea contestado, eliminado, delegado o postergado (hay
herramientas que te permiten hacer esto). No hagas de tu bandeja de
entrada una lista de pendientes.

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8. Utiliza las herramientas adecuadas

Hay muchas herramientas que te pueden ayudar a ser ms productivo
y acabar ms rpido de lo que te imaginas. Nosotros te recomendamos
las siguientes

Para tiempo:
Toggle. Te ayuda a medir tu tiempo y saber cunto le dedicaste a cada
tarea.
Rescue time. Te indica cuntas horas pasas en redes sociales, tu
correo, etc. Puedes personalizar tus preferencias y ver qu tan
productivo fuiste por semana. Tambin puedes crear alertas, por
ejemplo si te pasas ms de 30 minutos en Facebook te llama la
atencin.

Para listas:
Todoist. Te ayuda a llevar tus listas y compartirlas. Tambin hay otras
opciones de listas como any.do y wunderlist.

Para textos:
Voice assistant. Con esta increble aplicacin t hablas y todo lo
transcribe. As por ejemplo, si vas manejando o ests haciendo otra
actividad tus ideas quedan escritas al instante, tu slo editas despus
(o no). Hay otras aplicaciones que hacen lo mismo como son Evernote
y Dragon Dictation.

Para distracciones de internet:

Keep me out. Te notifica si te pasas ms del tiempo seleccionado en
algunos sitios web.
Stay Focusd. Limita el tiempo que estas en las pginas web. Es para
navegadores Chrome. Similares pero para Firefox esta LeechBlock, y
para windows Cold Turkey.

Para ser ms productivo:

Tomato Timer. Te ayuda a seguir la tcnica Pomodoro (toma el tiempo
por 25 50 minutos y te da 5 10 minutos de descanso, indicndote
cuando termina el tiempo).

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En Octhopus constantemente buscamos mtodos que nos ayuden a

ser ms efectivos, lograr ms y tener ms tiempo para hacer lo que nos
gusta.
Si tienes alguna duda o requieres de mayor informacin, acrcate a
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