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Fecha de liberacin:

10.11.10
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27.06.12

Instructivo para el manejo de


morralla en libreras

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Procedimiento

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3

INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE MORRALLA


EN LIBRERAS

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada o
comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un
documento no controlado

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I.

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OBJETIVO

Establecer un mecanismo para solicitar, manejar, custodiar y depositar la morralla


(monedas y billetes) a la empresa de valores contratada por el FCE.

II.

DESCRIPCIN

Para atender los requerimientos de efectivo en caja se dispondrn de fondos morralla


conforme a las necesidades de cada librera.

1. Para el Manejo de Morralla


Las actividades que tendr que realizar el Encargado de Librera del 1er. turno o la
persona designada para tal efecto por el Subgerente de Coordinacin de Libreras, sern
las siguientes:

Para la Recepcin
Recibir del servicio de proteccin de valores el importe autorizado, de acuerdo al
calendario mensual verificar que la bolsa est debidamente sellada. Asimismo, que
los sellos de plomo o folios de sello seguro, correspondan con el comprobante de la
empresa de traslado de valores, que el custodio firme y anote en la papeleta el
nmero que la empresa de traslado de valores le tiene asignado en el Catlogo de
Firmas, fecha y hora de la entrega.
Contar el importe de la morralla y dividirla en partes iguales entre los cajeros de la
librera la totalidad de Vales de Fondo Morralla firmados, debern amparar la remesa
recibida.
Si hubiera algn faltante, cambio de denominacin de moneda, billete o bien,
cualquier anomala que pudiera surgir de la remesa recibida, se deber reportar de
inmediato va correo electrnico a la persona correspondiente o designada para tal
efecto por el Subgerente de Coordinacin de Libreras.

Recabar de los cajeros, el Vale de Fondo de Morralla (FCE-LIB-RE.11), por los


importes entregados, custodiarlos y actualizarlos conforme se incremente o
decremente la morralla.
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Para el manejo y custodia


Deber mantener un consecutivo con las copias de los documentos de recepcin y
depsito de morralla al servicio de proteccin de valores.
Deber mantener un consecutivo con los Vales de Fondo de Morralla (debidamente
firmados por los cajeros, en su caso por el propio Encargado de Librera, de tal forma
que el total de la remesa recibida, se encuentre amparada por los vales.

Para la Devolucin
Un da despus de recibir la nueva de remesa de morralla, los Cajeros debern
devolver al Encargado de librera o a la persona designada por l, el importe de la
morralla recibida en el periodo inmediato anterior, para su depsito inmediato en la
caja de seguridad de la empresa de valores.

Para el depsito
Deber utilizarse un envase sello seguro, Llenar ficha servicio de proteccin de
valores, en la que se deber anotar el nmero del envase, importe, fecha de
elaboracin, y semana a la que corresponda la remesa que se est depositando,
asimismo llenar ficha de depsito del banco, de la cual la fecha de elaboracin deber
ser igual a la de la ficha del servicio de proteccin de valores, as como la fecha de la
remesa Llenar y anexar a la ficha de depsito el formato Control de depsito (FCELIB-RE.12), describiendo por denominacin, cantidad y total por denominacin, as
como el total del depsito. Y de inmediato deber efectuar el depsito en la caja de
seguridad.
Para entregar el depsito de la morralla al servicio de proteccin de valores, estarn
presentes el cajero y el encargado de la librera y debern:
1. Realizar confirmacin positiva de la identificacin del custodio de la empresa
de servicio de proteccin de valores, de acuerdo a su gafete y al Catalogo de
Firmas autorizadas de esta empresa.
2. Confirmarn el nmero de papeletas y envases entregados al custodio de la
empresa de servicio de proteccin de valores.
3. En la papeleta o ficha de entrega de valores original, verificarn al momento
de la entrega, que el custodio firme y anote en la papeleta el nmero que la
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empresa de traslado de valores le tiene asignado en el Catlogo de Firmas,


fecha y hora de la recoleccin, debiendo en ese momento tambin el cajero
firmar y anotar fecha y hora en la papeleta original, datos que debern
coincidir con lo anotado por el custodio de la empresa de traslado de valores.
Por ningn motivo se deber reenviar la morralla en el mismo envase con el que se
recibi, incluso an en el caso de que esta no haya sido utilizada, siempre deber
verificarse el importe y depositarse en nuevo envase.
La distribucin del original y las copias de la ficha del servicio de proteccin de valores
ser de la siguiente manera:
Original.- Departamento de Registro Contable.
2 copias.- Servicio de Proteccin de Valores.
1 copia.- Archivo Cajero
1 copia fotosttica.- Subgerencia de Coordinacin de Libreras a la que le deber
anexar fotocopia de la ficha con la que recibi la remesa que est depositando.
Archivar ficha de depsito en consecutivo.
2. Para Solicitar el Incremento o Decremento de Morralla
Se buscar que la morralla entregada peridicamente, sea justa y suficiente para cubrir la
operacin de caja en libreras, cualquier insuficiencia o excedente innecesario no
reportado, ser responsabilidad del cajero o encargado de la librera.
Los incrementos y decrementos en los importes de morralla, estarn en funcin de la
temporada y situacin especfica que se presente en cada librera, sin embargo deber
disminuirse la cantidad de morralla asignada, por peticin del propio cajero o encargado
de librera, si se comprueba la no utilizacin total, como seran los casos de: a) Devolucin
frecuente del importe correspondiente de la morralla, pues debera ser en su mayora
billetes de alta denominacin); b) Notorio exceso de morralla sin utilizar, comprobado en
arqueo del mismo concepto; c) Frecuentes faltantes de morralla a un mismo cajero o
librera.
La Subgerencia de Coordinacin de Libreras, o la persona que esta designe ser la
instancia facultada para gestionar los importes de morralla ante la ventanilla nica de la
Gerencia de Administracin y Finanzas.
Los Encargados de Libreras solicitarn a la Subgerencia de Coordinacin de Libreras los
importes de morralla que requieren para cubrir sus necesidades operativas mensualmente,
previa autorizacin del Subgerente de Coordinacin de Libreras y Gerente de
Comercializacin. El trmite interno que realizarn ser el siguiente:
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Nivel:
3

A) El cajero comunicar al Encargado de Librera/Persona designada, el importe y las


denominaciones que requiere.
B) El Encargado de la Librera/Persona designada, previa valoracin de los importes
sealados, gestionar ante la Subgerencia de Coordinacin de Libreras, la
aprobacin correspondiente.
C) La persona designada por la Subgerencia de Coordinacin de Libreras llenar la
requisicin de cheques y recabar la firma de autorizacin del Jefe de Libreras, del
Subgerente de la Coordinacin de Libreras y del Gerente de Comercializacin, slo
de las solicitudes previamente aprobadas.
D) La persona designada por la Subgerencia de Coordinacin de Libreras realizar las
gestiones correspondientes ante la ventanilla nica de la Gerencia de
Administracin y Finanzas.
Los incrementos y decrementos en los importes de morralla, debern solicitarse con un
mes de anticipacin.

3. Responsabilidades
Cada cajero deber resguardar en caja fuerte o lugar determinado el importe de morralla
del cual es responsable.
Los cajeros al inicio y al trmino del turno debern verificar que los importes correspondan
a la morralla asignada. De la misma manera, sern responsables del uso que le den al
mismo.
El Cajero del 1er. Turno o la persona designada para tal efecto por el Encargado de la
Librera, ser la instancia responsable de recibir y realizar el depsito al Servicio de
Proteccin de Valores y resguardar bajo su responsabilidad, los documentos de los
depsitos correspondientes.
Si en un depsito de morralla, se detecta que se realiz el deposit incompleto del efectivo
por parte del cajero, deber este, junto con el encargado de la librera en cuestin cubrir el
importe del faltante.
Adicionalmente, si como consecuencia, de que el cajero o la persona designada para
hacer los depsitos hubieran omitido seguir el procedimiento en alguna de sus partes, y
como consecuencia se generara un faltante en el depsito de la morralla , deber el cajero
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junto con el encargado de la librera en cuestin tambin debern cubrir el importe del
faltante.
El Jefe de Departamento de Libreras o quin l designe, deber supervisar los
comprobantes de las recepciones y depsitos por billete y morralla. En caso de encontrar
alguna irregularidad, deber de informar de manera inmediata, al Subgerente de
Coordinacin de Libreras.

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III.

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ANEXO
4.1

V.

Pginas :

Tipo de documento:
Procedimiento

7/13

Versin:
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Nivel:
3

CONTROL DE CAMBIOS:

FECHA

IV.

Cdigo de documento:
FCE-LIB-IT.03

VERSIN

01

00

PGINAS ORIGINADOR DEL


AFECTADAS
CAMBIO

Todas

Representante de
la direccin

Todas

NATURALEZA DEL
CAMBIO
Se cambia el trmino
revisin por el de versin y
se agrega la leyenda de
documento
electrnicamente controlado

Este procedimiento se
presentar en la prxima
reunin de COMERI

Subgerencia de
Coordinacin de
libreras

Implementacin del
instructivo

REFERENCIAS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS:


NO. DOCUMENTO
FCE-LIB-PR.03

TTULO
Procedimiento de punto de venta (caja)

GLOSARIO DE DEFINICIONES:

Morralla.- Monedas y billetes de baja denominacin para la operacin diaria en las cajas
de las libreras del FCE.

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ANEXO 7.3
FCE-LIB-RE.11

VALE FONDO DE MORRALLA

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Nivel:
3

INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TTULO: VALE DE FONDO DE MORRALLA
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Registrar y controlar la entrega y devolucin del fondo de morralla entre los
encargados de las libreras y los cajeros del FCE.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Encargado de librera / Cajero
4. FORMA DE LLENADO:
Manual
5. DESCRIPCIN DEL LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.

Nombre

Descripcin

1.

Librera

Nombre de la librera en la que se realiza la entrega


devolucin de la morralla

2.

Recib de la librera

Nombre de la librera en que se realiza la entrega devolucin de la morralla

3.

Nmero

Importe de morralla que se recibe y entrega

4.

Letra

Anotar con letra el importe de morralla que se recibe y


entrega

5.

Por concepto de

Describir el concepto que corresponda a la elaboracin


del vale

6.

Fecha

Da, mes y ao en que se realiza el depsito

7.

Nombre,
puesto

firma

y Nombre, firma y puesto de quien recibe la morralla

8.

Nombre,
puesto

firma

y Nombre, firma y puesto de quien entrega la morralla

9.

Nombre,
puesto

firma

y Nombre, firma y puesto de quien recibe la devolucin


de la morralla

10.

Nombre,
puesto

firma

y Nombre, firma y puesto de quien entrega en devolucin


la morralla

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ANEXO 7.4
FCE-LIB-RE.12

CONTROL DE DEPSITO

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INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. TTULO: CONTROL DE DEPSITO


2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Registrar y controlar el depsito de dinero en la caja de seguridad de la empresa
de valores.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Cajero / Encargado de librera
4. FORMA DE LLENADO:
Manual
5. DESCRIPCIN DEL LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.

Nombre

Descripcin

1. Librera

Anotar el nombre de la librera en la que se realiza el


depsito devolucin de la morralla

2. Turno

Describe el turno que corresponda: 1, 2, 3 o nico

3. Fecha

Da, mes y ao en que se realiza el depsito en la caja


de seguridad de la empresa de valores

4. Cantidad

Nmero de billetes y/o monedas de cada denominacin


depositada

5. Importe

Cantidad total en pesos que se deposita de cada


denominacin

6. Total

Cantidad en pesos que resulta de la suma de todos los


importes parciales

7. Nombre y firma del Nombre y firma del cajero que realiza el depsito
cajero
8. Nombre y firma del Nombre y firma del encargado de la librera que
Encargado
supervisa el depsito

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