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Análisis de problemas y toma de decisión.

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Los problemas forman parte de la vida diaria. Lamentablemente estamos
abocados a enfrentar problemas -muchos de ellos inesperados- de forma
sistemática, entre otras porque a pesar del avance tecnológico y de los
métodos de obtención de información que existen en la actualidad, el
nivel de incertidumbre sigue siendo muy elevado. Los cambios
constantes en el entorno, debido a la influencia de diversos factores (de
índole no solo económica, sino también política, social, institucional,
administrativa, etcétera), hacen que surjan problemas a los que las
empresas y los empresarios deberán encontrar soluciones que resulten
efectivas y eficaces. Como es de suponer no todos los problemas tienen
la misma magnitud y envergadura, de ahí que las medidas y acciones
para enfrentarlos resulten de diferente nivel de complejidad. Además hay
que tener en cuenta que estos no solo provienen del exterior, sino que al
interior de la organización se generan también diversos tipos de
conflictos que igualmente tienen que ser abordados por la dirección.
El análisis de problemas para la toma de decisión parte de determinadas
circunstancias, siendo las más comunes:
La desviación con respecto a lo previsto o planificado: como
se sabe un buen plan debe estar sustentado en indicadores que sirvan
para realizar comprobaciones frecuentes del comportamiento real de las
tareas respecto a lo estimado.
Desviaciones con respecto al comportamiento pasado: las
empresas se supone que mejoren sus resultados de un año a otro, y en
el peor de los casos que al menos se mantengan. Cuando las cifras y los
datos muestran un retroceso no previsto son indicativos de que existen
problemas.
Pérdida de clientes: una de las cosas más importantes para una
empresa son sus clientes. Si se observa una "fuga o escape" de clientes
es porque algo sucede, dentro de la empresa o en el exterior.
Observaciones del entorno: llegan en forma de mensajes, unas
veces breves y con poca claridad y otras con fuerza, tanto por parte de
los proveedores, los clientes, los competidores u otras entidades
relacionadas directa o indirectamente con la empresa (por ejemplo,
organización de consumidores).
Detectar problemas no siempre es una tarea fácil, entre otras, porque tal
como sucede con las enfermedades algunos no se manifiestan
abiertamente, sino que lo hacen cuando su efecto es bastante
pronunciado. Por otra parte exige un constante proceso de observación,
como si se estuviese en una guerra y no se pudiera perder de vista los
pasos y movimientos del enemigo, pero esto demanda tiempo y recursos,
así que la observación no es permanente y sistemática. La revisión y el

en acción. en ocasiones se sigue realizando de forma extemporánea. sobre todo cuando se desea que lo que se decida resulte acertado. el proceso de toma de decisiones se basa en transformar la información -proveniente del entorno o de la misma organización. debe ser objeto de análisis y valoración por parte de la dirección. Forma parte de su día a día.análisis también son una buena vía para detectar posibles problemas. determinará la necesidad de adoptar determinadas acciones correctivas o rectificativas. incluso si resultase positiva. Sin embargo. para que pueda verificarse el nivel de cumplimiento y conocer en cada momento no solo si existen desviaciones. Con una estrecha vinculación con lo anterior está el control. para tomar decisiones se necesita disponer de información. El resultado que ofrece la comparación del comportamiento de la realidad con lo que estaba previsto. En definitivas. aunque como se ha expuesto antes existen otras condicionantes de actuación. De aquí que en su actividad los jefes están abocados casi constantemente a enfrentar los problemas y asumir decisiones. de ahí que el paso previo es la evaluación o análisis de la situación. De forma simplificada el proceso de toma de decisiones en base al Plan se puede esquematizar de la siguiente manera: . Cualquier variación. pero lamentablemente no siempre se le concede la importancia que merecen. sino la causa de las mismas. amorfa y sin el rigor necesario. que a pesar de que a esta altura parece algo manido. Para eso es que entre otras cosas existen los planes y sobre todo el control. Tal vez prácticamente todo el trabajo que realizan los conduce a la toma de decisiones sobre uno u otro asunto o problema relacionado con la organización.

Por su importancia. Estas últimas son las que exigen una mayor concentración por parte de los jefes. al proceso de toma de decisiones se le dedica un espacio en los estudios de administración de negocios y de dirección. En el ejemplo anterior de la reducción del margen de beneficio se puede deber a un aumento del costo de las materias primas. 3. Depende de la información disponible y de cuánto se conoce . la reducción del margen de beneficio. complejidad y trascendencia. Su espectro es tan amplio que abarca desde las decisiones más simples (las que se mueven en el ámbito operativo) hasta las más complejas. no solo en lo relativo al prestigio del jefe. sino incluso en el sentido literal de la palabra. Sirve para figurar escenarios. Determinar la causa del problema: para un mismo problema puede haber más de una causa que lo esté generando. la 1. 4. a un aumento del gasto de salarios. etcétera. por ejemplo. En el proceso de toma de decisiones se deben seguir los siguientes pasos: Definir el problema: para tomar una decisión hay que saber sobré qué hay que decidir. 2. analizar y evaluar la situación. Plantear alternativas de solución: están orientadas a atajar lo que provoca el problema. sobre todo las que están relacionadas con la estrategia. incremento de los gastos de mantenimiento. porque el nivel de incertidumbre y por ende de riesgo. además de que de hecho pueden darse diferentes posibilidades para actuar sobre la causa del mismo. capacidad de tomar decisiones ante una determinada coyuntura. puede resultar elevado. la reducción de precios por el efecto de la competencia o por otros factores. Búsqueda de información: se necesitan datos que permitan estudiar. al aumento de los costos por fallos (problemas de calidad en la producción). Los errores en éste tipo de decisión suelen costar caro. Es por eso que una de las características que deben tener los líderes es la capacidad de mando.

Hay que tener en cuenta que no siempre los "tratamientos" resultan ser los más adecuados o que la evolución de la "enfermedad" ha sido más rápida que la efectividad del "tratamiento" seleccionado. porque la existencia de unos genera la existencia de los otros. Lo que queda posteriormente es controlar (se identifica con la retroalimentación que se señala en la figura anterior). saber en qué medida está resultando efectiva la solución propuesta. es decir. Implica optar por una alternativa y dar las orientaciones pertinentes para su implementación en los plazos de tiempo previstos. En medio se desarrolla un proceso que puede ser más o menos largo y complejo según sea el problema a tratar.de las variables involucradas. La información puede contribuir a proponer soluciones efectivas o simplemente equivocadas. de ahí que las que se hayan planteado deberán someterse a evaluación. Supervisar y controlar la implementación: encontrar solución a un problema es importante. 5. La pérdida de tiempo o la mala ejecución contribuirá únicamente a empeorar las cosas. 7. En definitivas problemas y toma de decisión vienen a constituir una unidad dialéctica. pero tanto o más lo es actuar con rapidez una vez que se ha decidido lo que se debe hacer. Aquí también el tiempo es un factor que puede jugar a favor o en contra. 6. Evaluar alternativas: no todas las alternativas se pueden implementar. Toma de decisión: se deberá escoger aquella que resulte la más viable y optima según las condiciones existentes y previstas. según la rapidez con la que se actúe. .