MICROSOFT EXCEL

Tema N 03:

Frmulas en Excel 2013

3.1.

Operadores Aritmticos y de Comparacin

3.2.

Referencias en Excel

3.3.

Identificar Errores en una Formula

3.4.

Auditoria de Formulas

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Capacidad del Tema

1. Manipula adecuadamente los datos utilizando formulas en

Excel 2013

Conocimientos Previos

Edicin de Hojas de Calculo

Opciones de Formatos

Validacin de Datos

Hipervnculos.

Conflicto Cognitivo

Qu es una frmula?
Qu aspectos se deben tener en cuenta para escribir
una frmula en Excel?, Qu categoras de frmulas
conoces?, Qu es auditoria de frmulas?
Qu es una referencia y qu tipos de referencias se
pueden utilizar en Microsoft Excel?

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3. Frmulas en Excel 2013

Puede realizar clculos complejos con los datos de una hoja de clculo utilizando las
frmulas de Excel 2013. La biblioteca de funciones de Excel 2013 proporciona
funciones como SUM, PROMEDIO y CONTAR, que le ayudan a crear frmulas.
Puede agregar a las tablas funciones, rangos con nombre y referencias a tablas,
utilizando la herramienta Frmula Autocompletar. Para comprobar si los datos de
una hoja de clculo cumplen una condicin concreta, puede utilizar las frmulas
condicionales de Excel 2013.
Crear y editar una frmula
Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de la hoja de
clculo. Una frmula comienza con un signo igual (=).
Puede crear una frmula sencilla usando constantes y operadores de clculo. Por
ejemplo, la frmula =5+2*3, multiplica dos nmeros y, a continuacin, suma un
nmero al resultado obtenido.
Microsoft Office Excel sigue el orden convencional de las operaciones matemticas.
En el ejemplo anterior, primero se realiza la operacin de multiplicacin (2*3) y, a
continuacin, se suma 5 al resultado obtenido.
Tambin puede crear una frmula usando una funcin. Por ejemplo, las frmulas:
=SUMA (A1:A2)
Usan la funcin SUMA para sumar los valores de las celdas A1 y A2. Segn el tipo de
frmula que cree, sta podr contener una o ms de las partes que se enumeran a
continuacin:

Funciones Una funcin, como PI (), empieza con un signo igual (=) y se
pueden agregar argumentos entre los parntesis. Cada funcin tiene una
sintaxis de argumento especfica.

Referencias de celda (o nombres) Puede referirse a los datos de otras

celdas de la hoja de clculo incluyendo referencias de celda en la frmula.

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Por ejemplo, la referencia de celda A2 devuelve el valor de dicha celda o usa

dicho valor en el clculo.
3

Constantes Tambin puede agregar constantes, como valores numricos

(por ejemplo, 2) o de texto, directamente en una frmula.

Operadores Los operadores son los smbolos que se usan para especificar
el tipo de clculo que desea que realice la frmula. Por ejemplo, el
operador ^ (acento circunflejo) eleva un nmero a una potencia y el
operador * (asterisco) multiplica.
Una frmula tambin puede contener lo siguiente: funciones, referencias,
operadores y constantes.
Frmula

Resultado

Figura 3.1. Editar una frmula

3.1.

Operadores de Clculo de las Frmulas

Los operadores aritmticos ejecutan las operaciones matemticas bsicas como
suma, resta o multiplicacin; combinan nmeros y generan resultados numricos.
Operador aritmtico

Significado

Ejemplo

+ (Signo ms)

Suma

3+3

- (signo menos)

Resta

31

Negacin

* (Asterisco)

Multiplicacin

3*3

/ (Barra oblicua)

Divisin

3/3

% (signo de porcentaje)

Porcentaje

20%

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^ (Acento circunflejo)

Exponente

3^2 (el mismo que 3*3)

Los operadores de comparacin comparan dos valores y generan el valor

lgico VERDADERO o FALSO.
Operador de comparacin

Significado

Ejemplo

= (igual)

Igual a

A1=B1

> (Mayor que)

Mayor que

A1>B1

< (Menor que)

Menor que

A1<B1

>= (mayor o igual que)

Mayor o igual que

A1>=B1

<= (menor o igual que)

Menor o igual que

A1<=B1

<> (Distinto)

Distinto de

A1<>B1

El operador de texto "&" combina uno o ms valores de texto para generar una nica
porcin de texto.
Operador de texto

Significado

Ejemplo

& (y comercial)

Conecta o concatena dos

Viento" & "norte" genera

valores para producir un

"Viento norte"

valor de texto contino.

Los operadores de referencia combinan rangos de celdas para los clculos.

Operador
de referencia

Significado

Ejemplo

:(dos puntos)

Operador de rango que genera una

B5:B15

referencia a todas las celdas entre dos

referencias, stas incluidas.
; (punto y coma)

Operador de unin que combina varias

SUMA(B5:B15;D5:D15)

referencias en una sola.

(un espacio)

Operador de interseccin, que genera

SUMA(B5:B15 A7:D7)

una referencia a las celdas comunes a

En este ejemplo,

dos referencias.

la celda B7 es comn

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a ambos rangos.

Orden en que Microsoft Excel ejecuta las operaciones en las frmulas.

Operador

3.2.

Descripcin

: (dos puntos), (coma) (un espacio)

Operadores de referencia

Negacin (como en 1)

Porcentaje

Exponente

*y/

Multiplicacin y divisin

+y

Suma y resta

&

Conecta dos cadenas

(concatenacin)

= < > <= >= <>

Comparacin

de

texto

Referencias en Excel
Cuando trabajamos en Excel y ms concretamente cuando hacemos usos de
frmulas y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto
de celdas que no son propiamente la misma celda donde tenemos la formula.
Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos
=SUMA (A1; B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el
contenido de B1. Existen 3 tipos de referencias:
Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la
formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las
hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte
de la formula. Esta es la opcin que ofrece Excel por defecto.
Ejemplo:

15

20

=A1+2

30

=B2+2

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Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como copiamos una columna hacia la

derecha y en una fila hacia abajo, la frmula cambiar por: =B2+2.
Lo que variar es la referencia a la celda A1, al copiarla una columna hacia la
derecha se incrementar el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A
pondr B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondr 2, resultado
=B2+2. Para mantener en la frmula sumar 2 al contenido de la celda superior.

Figura 3.2. Referencias relativas

Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se

copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas.
Ejemplo:
A

15

20

=$A$1+2

30

=$A$1+2

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la

derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila
encuentra en signo $ no variar la frmula y en B3 pondr =$A$1+2 .

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Figura 3.3. Referencias Absolutas

Referencia Mixta: Podemos hacer una combinacin de ambas referencias,

podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o
viceversa.
Ejemplo:
A

15

20

=$A1+2

30

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la

columna aunque se copie una columna ms a la derecha sta no variar, pero al
no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila
cambiar por 2 en vez de 1 y el resultado ser =$A2+2 .

3.2.1. Utilizar la biblioteca de funciones

Si desea realizar clculos para un gran nmero de celdas, crear
manualmente una frmula para todas ellas es laborioso y lleva mucho
tiempo. Puede utilizar las funciones predefinidas de Excel 2013 para realizar
estos clculos complejos con eficacia. Las funciones son procedimientos

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integrados en Excel 2013 que realizan una tarea concreta, por ejemplo
calcular la suma o el promedio.
Para crear una frmula nueva utilizando una funcin, haga clic en la ficha
Frmulas y, a continuacin, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en
Insertar funcin. Se abre el cuadro de dilogo Insertar funcin, con una lista
de funciones, de las que puede seleccionar una. Al hacer clic para
seleccionar una funcin, tambin puede ver la informacin correspondiente
en el cuadro de dilogo.

Figura 3.4. Funciones en Excel

En la tabla siguiente se describen algunas de las funciones de la

biblioteca de funciones.
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Funcin

Descripcin

SUM

Obtiene la suma de los nmeros de las celdas especificadas

PROMEDIO

Obtiene el promedio de los nmeros de las celdas

especificadas

CONTAR

Obtiene el nmero de entradas de las celdas especificadas

MAX

Busca el valor ms grande de las celdas especificadas

MIN

Busca el valor ms pequeo de las celdas especificadas

3.2.2. Crear una frmula condicional

Puede utilizar una frmula para mostrar mensajes cuando se cumplan

ciertas condiciones para los datos. Este tipo de frmula se denomina
frmula condicional y utiliza la funcin SI. La funcin SI comprueba el
valor de una celda concreta para ver si cumple cierta condicin y, a
continuacin, muestra el mensaje que corresponda.

La funcin SI devuelve un valor si una condicin especificada da como

resultado TRUE y otro valor si la condicin devuelve el resultado FALSE.
Para crear una frmula condicional, realice los pasos siguientes:
1. Para crear una frmula, haga clic en una celda de la hoja de clculo.
2. En la ficha Frmulas, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic
en Insertar funcin.
3. En el cuadro de dilogo Insertar funcin seleccione SI en el campo
Seleccionar una funcin: y, a continuacin, haga clic en Aceptar
4. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, especifique los
valores de los campos Prueba_lgica, Valor_si_verdadero y
Valor_si_falso que se encuentran debajo de SI.
La funcin SI utiliza los siguientes argumentos.

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Frmula con la funcin SI

prueba_lgica: condicin que se desea comprobar.
valor_si_verdadero: valor que se devolver si la condicin se cumple.
valor_si_falso: valor que se devolver si la condicin no se cumple.

3.3.

Identificar errores en una frmula

Al crear una frmula, sta podra contener errores. Una frmula errnea
puede producir resultados incorrectos y todo anlisis que se lleve a cabo
utilizando esos resultados tambin podra ser incorrecto. Es muy fcil
encontrar el origen de los errores de una frmula utilizando las
herramientas de Excel 2013, por ejemplo la herramienta Evaluar frmula.
Puede comprobar una hoja de clculo para encontrar el origen de los
errores de varias formas, por ejemplo analizar los cdigos de error y
utilizar la ventana Inspeccin.

a) Identificar cdigos de error

Excel 2013 genera distintos cdigos de error para los distintos tipos
de errores. Puede utilizar estos cdigos de error para identificar el
tipo de error y el mtodo que puede utilizar para solucionarlo.
Si una celda que contiene una frmula errnea est activa, aparece
un botn Error con un cdigo de error junto a ella. Puede hacer clic
en la flecha del botn Error para ver una lista de opciones. Estas
opciones proporcionan informacin sobre el error, por ejemplo Ayuda
sobre este error y Omitir error'. En la tabla siguiente se describen los
cdigos de error ms frecuentes.
MENSAJE

DESCRIPCIN

###

La celda tiene mucho contenido y no puede ser mostrado en la celda (hay

que aumentar el ancho de la misma)

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#DIV/0!

Se intenta dividir entre cero acceder a una celda vaca.

#NOMBRE?
#N/A

Se hace referencia a celdas que no contienen datos que se necesitan

para devolver un resultado.

#NUM!

Hay algn tipo de problema con un nmero.

#REF!

Se ha hecho una referencia a una celda no vlida por alguna

circunstancia.

#VALOR!

3.4.

No se encuentra un nombre.

Se ha usado un parmetro u operando incorrecto.

Auditora de Frmulas
3.4.1. Rastrear los precedentes y las celdas dependientes de otra celda

Figura 3.5. Auditora de Frmulas

Una frmula de una celda podra utilizar los valores de otras celdas o de frmulas
de otras celdas para realizar clculos. Podra resultar difcil buscar el origen de un
error en este tipo de frmulas. Para buscar el origen de errores de este tipo de
frmulas, puede rastrear las celdas que contienen valores para la frmula.
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Las celdas a las que una frmula de otra celda hace referencia se denominan
celdas precedentes. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la frmula =SUM(B5,
B6), las celdas B5 y B6 son las celdas precedentes de la celda D10.
Las celdas que contienen frmulas que utilizan los valores de otras celdas se
denominan celdas dependientes. En el ejemplo anterior, D10 es una celda
dependiente porque el valor que contiene depende de los valores de las celdas
B5 y B6.
Puede utilizar los comandos Rastrear precedentes y Rastrear dependientes para
mostrar la relacin entre las celdas precedentes y las celdas dependientes. La
relacin se muestra mediante una flecha de rastreo azul que va de una celda
precedente a una celda dependiente.
Para rastrear las celdas precedentes o dependientes, haga clic en la ficha
Frmulas de la interfaz de usuario y, a continuacin, en el grupo Auditora de
frmulas, haga clic en Rastrear precedentes o en Rastrear dependientes.
Si las celdas identificadas por las flechas de rastreo no son las celdas que se
deben utilizar en la frmula, puede ocultar las flechas y editar la frmula para que
incluya las celdas adecuadas. Para ocultar las flechas de rastreo de una hoja de
clculo, muestre la ficha Frmulas y, a continuacin, en el grupo Auditora de
frmulas, haga clic en Quitar flechas.

3.4.2.

Evaluar partes de una frmula

Figura 3.6. Evaluar Frmula

Al crear una frmula compleja, una parte de la frmula podra contener un error,
con lo que la frmula no mostrar el resultado esperado. Para identificar los
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errores en una frmula, puede examinar las distintas partes que la forman con la
opcin Evaluar frmula. En Excel 2013, la opcin Evaluar frmula est disponible
en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas.

Por ejemplo, para evaluar la frmula: =SI(PROMEDIO(F2:F5)>50,SUM(G2:G5),0

haga clic en la opcin Evaluar frmula. En el cuadro de dilogo Evaluar frmula,
puede ver la primera parte de la frmula, PROMEDIO(F2:F5), subrayada. Se
evala esta parte de la frmula y el resultado de la evaluacin se muestra en
cursiva.
En el cuadro de dilogo Evaluar frmula, si la parte de la frmula subrayada es
una referencia a otra frmula, haga clic en Paso a paso para entrar, y ver la
frmula en el cuadro de dilogo Evaluar frmula. Para volver a la celda y frmula
anteriores, haga clic en Paso a paso para salir.
Nota Si desea comprobar los errores comunes en frmulas, puede utilizar el
cuadro de dilogo Comprobacin de errores de Excel 2013. Este cuadro de
dilogo se encuentra en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas.
Puede usar el cuadro de dilogo Comprobacin de errores para examinar la
frmula paso a paso. Cuando se identifica un error en una frmula, tambin
puede decidir ignorarlo y pasar al error siguiente o anterior

3.4.3. Usar la ventana Inspeccin

Figura 3.7. Ventana Inspeccin

Puede controlar el valor de cualquier celda de un libro utilizando la barra de

herramientas de la ventana Inspeccin. Si en alguna de las frmulas se usan
valores de celdas de otras hojas de clculo o libros, puede fijar la inspeccin de la
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celda que contiene la frmula y, a continuacin, cambiar los valores de las otras
celdas.
Puede desplazar o acoplar la barra de herramientas de la ventana Inspeccin en
cualquier lugar de la ventana de Excel. Por ejemplo, puede acoplar la barra de
herramientas en la parte inferior de la ventana. La barra de herramientas de la
ventana Inspeccin realiza el seguimiento de las propiedades de una celda. Las
propiedades de la celda son: libro, hoja de clculo, nombre, valor y frmula.
Para fijar la inspeccin en una celda, realice los pasos siguientes:
1. En la hoja de clculo, haga clic para seleccionar la celda que desea
controlar.
2. En la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en
Ventana Inspeccin.
3. Para controlar la celda, en el cuadro de dilogo Ventana Inspeccin, haga
clic en Agregar inspeccin.
4. En el cuadro de dilogo Agregar inspeccin, haga clic en Agregar.
Al escribir un valor en la celda, el cuadro de dilogo Ventana Inspeccin muestra
el resultado actualizado de la frmula. Para quitar la celda del cuadro de dilogo
Ventana Inspeccin, haga clic en la celda para seleccionarla, haga clic en Eliminar
inspeccin y, a continuacin, cierre la ventana Inspeccin.

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AUTOEVALUACIN
A. Preguntas de opcin mltiple

1.

Si en una celda vemos el siguiente error #####, esto indica que?

a)

La frmula tiene un error de sintaxis

b)

La altura de la fila es demasiado pequea

c)

La anchura de la columna es demasiado pequea

d)

Las dos anteriores son correctas

2.

Estn formadas por valores constantes, operadores y signos matemticos, que sirven para el
anlisis de datos y mediante el cual realizamos operaciones: ____________________________

3.

La Funcin SI()
a)

Permite evaluar una sentencia o condicin: Si se cumple una condicin realiza una accin y
si no realiza otra.

b)

Devuelve los valores de las celdas cuyas operaciones lgicas tienen como resultado
Verdadero.

c)

A y B son ciertas.

d)

A y B son falsas.

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PRCTICA COMPLEMENTARIA
Digitar las siguientes tablas en Excel y aplicar las frmulas que creas conveniente:
Aplicar a las tablas borde de color azul oscuro con los formatos mostrados en el
ejemplo.
1

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
Centro de Informtica y Sistemas. (2013). Mdulo de Computacin II. Chiclayo.
Microsoft Excel 2013 Paltaforma IT Microsoft

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