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PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MUNICIPIO DE TULU
DEPARTAMENTO VALLE DEL CAUCA
2009
EQUIPO DE TRABAJO
OFICINA ASESORA DE PLANEACIN MUNICIPAL
Jefe
Martha Liliana Vallejo Arias
Profesional Universitario Banco de Programas y Proyecto
Mara Melba Duque Glvez
Auxiliar Administrativo
Alexandra Cardona
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN
PRESENTACIN
9
9
9
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12
12
12
12
13
14
14
15
15
15
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17
17
19
19
20
20
20
20
21
22
22
22
22
23
23
23
23
24
24
24
24
25
2.3 RADICACIN
2.3.1 Presentacin de programas y proyectos
2.3.2 Documentos y formatos a diligenciar
2.3.3 Parmetros y Criterios para Revisin de los Documentos
2.3.3.1 Parmetros
2.3.4 Criterios para la calificacin de la viabilidad
25
26
26
27
27
28
2.4 REGISTRO
2.4.1 Competencia y funcin del registro
2.4.2 Cdigo de registro
2.4.3 Estructura del Cdigo BPIM
2.4.4 Oportunidad del registro
2.4.5 Informacin sobre el registro
2.4.6 Certificado de Registro
2.5 ACTUALIZACIN DE PROYECTOS EN EL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
DE INVERSIN PBLICA MUNICIPAL
2.6 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE LOS PROYECTOS
2.7 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO DE RADICACIN
Y REGISTRO DE PROYECTOS EN EL BPIM
2.8 ELEGIBILIDAD
2.9 PRIORIDAD
29
29
29
30
30
30
30
37
37
37
37
38
38
38
39
45
31
32
33
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36
38
38
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MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
INTRODUCCIN
La
Administracin Municipal de Tulu Valle del Cauca, a travs del Banco de Programas y Proyectos de Inversin
Municipal- BPIM, entrega el presente manual de procedimientos del Banco de Programas y Proyectos de
Inversin Pblica Municipal, como un nuevo instrumento que orienta a la comunidad, las entidades municipales
y dems usuarios, en los procesos de formulacin, evaluacin, viabilidad, registro y seguimiento de los proyectos que
buscan ser financiados o cofinanciados con recursos pblicos.
Se presentan diferentes relaciones de gestin e informacin que deben existir entre las Secretaras, Departamentos y Entes
Descentralizados del nivel Municipal y sobre procedimientos diseados para operacin del BPIM.
El Banco de Programas y Proyectos de Inversin Municipal - BPIM a travs de la adopcin de las metodologas de
formulacin de proyectos y la definicin de los procesos y procedimientos de registro, viabilidad, seguimiento entre otros,
permitir implantar en la gestin pblica municipal la cultura de proyectos, fundamental dentro de las competencias de
planeacin, programacin, presupuestacin y evaluacin de la administracin municipal de Tulu.
El
PRESENTACIN
presente manual contiene las recomendaciones para la adopcin de los procedimientos de registro, actualizacin,
proceso presupuestal, seguimiento y control de los proyectos en el Banco de Programas y Proyectos - BPIM.
El registro supone los pasos previos de radicacin y calificacin de viabilidad.
Estos procedimientos recogen lo dispuesto en las normas nacionales que regulan el Banco de Programas y Proyectos, como
instrumento del proceso de planeacin, que registra proyectos viables, susceptibles de ser financiados con recursos de
inversin pblica en el respectivo territorio, independiente de su fuente de financiacin. Se parte de la consideracin de que
el BPIM constituye una herramienta para la gestin de proyectos, que puede ser utilizada por las diferentes instancias y los
distintos organismos territoriales encargados de cumplir funciones relacionadas con dicha gestin, como es el caso de las
unidades especializadas de cofinanciacin, que por esta razn, deben trabajar en forma articulada con los bancos y seguir
los correspondientes procedimientos de registro y actualizacin en los mismos.
Los procedimientos de registro en el banco de proyectos se basan en los procedimientos establecidos por el Banco de
Programas y Proyectos de Inversin Nacional BPIN y tiene por objeto facilitar la gestin del banco bajo el principio de la
eficiencia, en condiciones que contribuyan a la unificacin de procesos.
El registro de proyectos implica la consignacin de la informacin requerida para la programacin de la inversin pblica,
para lo cual debe tenerse en cuenta que una mejor calidad de la informacin redunda en mayor eficiencia en la programacin,
asignacin y ejecucin de los recursos.
Los procedimientos presentados en este manual para la actualizacin de programas y proyectos en el BPIM, permite se
efecten las modificaciones en cierta informacin en programas y proyectos registrados, siempre y cuando no cambien sus
objetivos y/o metas, lo cual implicara programas y proyectos distintos.
En el proceso presupuestal se describen someramente sus diferentes etapas y el seguimiento de la inversin se determina a
travs del sistema de seguimiento fsico financiero de los programas y proyectos a realizarse en el Municipio.
Es necesario tener en cuenta que la aplicacin de los procedimientos, supone, en algunos eventos, el cumplimiento de las
funciones por parte de las diferentes secretaras, oficinas y entes descentralizados del municipio.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
PLANES
PROGRAMAS
SUB
PROGRAMAS
PROYECTOS
Los proyectos de inversin que se identifiquen y evalan deben ser consistentes con los lineamientos de poltica de los
distintos sectores en los que se realiza la inversin pblica.
El buen funcionamiento y operacin del BPIM es responsabilidad de todas las entidades de la administracin incluidas las
Unidades Administrativas, las entidades y organismos descentralizados del orden Municipal.
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MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Los programas y proyectos constituyen la fuente esencial del sistema de informacin del Banco de Programas y Proyectos
de Inversin del Municipio. Los proyectos se presentan en la ficha Metodologa General Ajustada (MGA), establecida
por el DNP y son sometidos a un anlisis de viabilidad antes de proceder a su registro en el Sistema de Seguimiento y
Evaluacin de Proyectos de Inversin Pblica - SSEPI.
1.3.1 Categoras estratgicas del proceso de planeacin
Para una mayor efectividad de la programacin y ejecucin
de las estrategias y acciones de solucin a los problemas
del desarrollo, el proceso de planificacin y su posterior
ejecucin deben desarrollarse en diferentes instancias
jerarquizadas por niveles de responsabilidad y alcance.
El plan de ordenamiento y los planes de desarrollo constituyen
la categora superior, a partir de la cual se desprenden las
unidades de gestin. Dentro del proceso de planeacin se
establecen las siguientes categoras estratgicas:
Plan de Ordenamiento: Comprende un conjunto de acciones
poltico-administrativas y de planeacin fsica concertada y
coherente, emprendidas por los municipios, distritos y reas
metropolitanas para disponer de instrumentos eficaces de
orientacin del desarrollo territorial, bajo su jurisdiccin y
regulacin de la utilizacin, ocupacin y transformacin de
su espacio fsico.
El ordenamiento territorial tiene como objetivo dar a la
planeacin econmica y social su dimensin territorial,
racionalizar la intervencin sobre el territorio y proporcionar
su desarrollo y aprovechamiento sostenible.
Plan de Desarrollo: Comprende el anlisis de la
problemtica econmica, social y ambiental en los niveles
nacional, departamental o municipal como un todo, a partir
del cual se define una estrategia de solucin a seguir a
mediano o largo plazo. La estrategia incluye la definicin
de los objetivos y metas del plan, de las polticas generales
y sectoriales de los principales programas de gobierno y los
montos de inversin para el perodo analizado.
Programa: Es la estrategia de accin cuyas directrices
determinan los medios que articulados gerencialmente
permiten dar una solucin integral a problemas. El objetivo
general de un programa, que por definicin debe tener
carcter multisectorial, generalmente corresponde a uno
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12
calificacin
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
los mismos.
inversin pblica.
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CONCEJO
NECESIDADES
(DEMANDAS)
INICIATIVAS
(PROYECTOS DE
ACUERDO)
PROYECTOS
(SOLUCIONES)
LINEAMIENTOS DE POLITICA,
ESTRATEGIAS DE DESARROLLO,
LINEAS DE ACCIN
CULTURA
PARTICIPATIVA
ACUERDOS
CULTURA DEL
PROYECTO
PLAN DE DESARROLLO
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PROGRAMA
DE GOBIERNO
COMUNIDAD
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
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Modulo 1, Identificacin: los formatos ID-01, ID-03, ID07, ID-08, ID-11 e ID-12 deben cambiar a C Completo, as
el sistema habilitar el mdulo de Preparacin.
Modulo 3.2, Decisin: los formato EV-26, EV-27 y EV28 deben cambiar a C Completo, as el sistema habilitar
Programacin.
Modulo 4, Programacin: los formatos PR-01, PR-02 y PR04 deben cambiar a C Completo, as el sistema habilitar
la ficha EBI.
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MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
TAREAS
PREINVERSIN
Idea
Perfil
Prefactibilidad
Factibilidad
Diseos Preliminares
- Formulacin y evaluacin
INVERSIN
Diseos Definitivos
Construccin
- Administracin de la Inversin
- Seguimiento
- Planeacin
- Ejecucin o accin
- Control
- Revisin
OPERACIN
Operacin
Mantenimiento
- Administracin de la
Operacin
- Evaluacin Expost
- Planeacin
- Operacin
- Control
- Revisin
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Identificacin de la idea
La idea del proyecto es el resultado de la bsqueda de una solucin a una necesidad, de responder a un marco de polticas
generales, o a un plan de desarrollo. En esta fase se describe en trminos generales la idea del proyecto, para poder tomar
la decisin de continuar con sus estudios. En este momento es necesario plantear las posibles soluciones al problema y
descartar aquellas no viables.
Perfil preliminar
Aqu debe recopilarse la informacin de origen secundario
que aporte datos tiles para el Proyecto: documentos acerca
de proyectos similares, mercados y beneficiarios entre otros,
para poder verificar las alternativas del proyecto y calcular
Estudio de Prefactibilidad
En esta sub-etapa se evalan las opciones que fueron seleccionadas en la fase precedente, con base en los estudios realizados.
Adicionalmente, se realizan estudios tcnicos especializados para descartar por estos motivos, alguna de las alternativas,
por lo tanto deber contarse con la informacin suficiente para poder adelantar estudios de las variables ms relevantes de
las alternativas de solucin como son: valor presente neto (VPN) de cambios en los gastos de inversin y de operacin del
proyecto, y estimaciones de la demanda y de la oferta. Finalmente, se elegir una alternativa para su ejecucin.
Estudio de Factibilidad
En esta sub-etapa se busca adquirir mayores conocimientos
y por lo tanto reducir la incertidumbre, para ello se analiza
minuciosamente la alternativa recomendada en la sub-etapa
anterior prestndole particular atencin al tamao ptimo
del proyecto, su momento de implementacin o puesta en
marcha, su estructura de financiamiento y su organizacin
administrativa.
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MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
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2.2 VIABILIDAD
2.2.1
Consideraciones generales
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MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
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22
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
2.2.7 Archivo de estudios y documentos
La dependencia competente para emitir concepto de viabilidad ser responsable en cada caso de archivar y mantener
disponibles los estudios y documentos de respaldo de los proyectos de inversin registrados en el BPIM. El BPIM conservar
una copia de los documentos originales de los proyectos que deban seguir trmite de registro.
2.2.8 Criterios bsicos para evaluar la viabilidad de un proyecto
Para revisar un proyecto con el fin de determinar su viabilidad, se requiere que est preparado y evaluado de acuerdo con los
conceptos bsicos de formulacin y evaluacin de proyectos contenidos en la Metodologa General Ajustada MGA.
2.2.8.1 Criterios tcnicos
Permiten determinar la calidad y coherencia de la
informacin relacionada con el objetivo mismo del proyecto,
el dimensionamiento de las variables que intervienen, sus
planteamientos bsicos, soluciones y actividades para lograr
el objetivo propuesto. Los aspectos tcnicos establecen la
conveniencia de ejecutar un proyecto, el tipo de obras o
de infraestructura fsica y de personal que se requiere para
hacerlo. Si el proyecto corresponde a prestacin de servicios
se verificar la consistencia con la poblacin a la que va
dirigido.
Los aspectos tcnicos comprenden los siguientes puntos:
Identificacin de la situacin actual. Es la explicacin
precisa y detallada del problema o la necesidad que se
quiere resolver. La evaluacin est dirigida al anlisis
de la informacin contenida en el proyecto, relacionada
con la problemtica planteada o la situacin que se desea
transformar, teniendo en cuenta que sta afecta a una
comunidad y no a un individuo. Esta informacin permitir
definir los objetivos del proyecto y sus respectivas metas,
las cuales se orientarn a la transformacin y mejoramiento
de la situacin descrita.
Objetivo del proyecto. Es el propsito o finalidad a la
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24
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
econmico y social relacionado con los costos. Es decir,
que la relacin beneficio-costo sea favorable. Esta relacin
puede ser en trminos cuantitativos y cualitativos.
Los beneficios son de dos clases: Econmicos y Sociales
En los beneficios econmicos tenemos por un lado, unos
ingresos que se han generado con la operacin del proyecto
y por otro un aumento en la productividad de los bienes y
servicios.
En los beneficios sociales se tienen los efectos positivos
sobre la calidad de la vida de la poblacin y/o mejoramiento
de las condiciones de bienestar de la gente.
2.3 RADICACIN
La radicacin es un procedimiento operativo y corresponde al
momento en que el BPIM recibe el proyecto con la viabilidad
sectorial, la documentacin y formatos establecidos en el
Sistema Integrado de Gestin de la Calidad SIGI. Se deja
constancia de la recepcin del proyecto, la revisin de esta
documentacin se realiza en el momento en que el proyecto
es presentado al BPIM.
25
26
F. Presupuesto detallado.
G. Acta de concertacin con la comuniad.
Anexo 7: Formato F-260-24
H. Plano de localizacin de la zona sealando la zona
beneficiaria del proyecto.
I. Ficha EBI impresa (Ficha Resumen MGA).
J. Formato de Viabilidad Sectorial Motivada.
Anexo 8: Formato F-260-01
K. Copia en medio magntico del Proyecto formulado en
la Metodologa General Ajustada MGA diligenciada. (con
sus anexos respectivos: rbol de problema, rbol de objetivos
etc.)
L. Ficha impresa de radicacin emitida de la pantalla 2
del Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Programas y
Proyectos de Inversin - SSEPI.
M. Licencia ambiental, si se requiere, con el plan de manejo
y mitigacin respectivo.
N. Fotocopia de los diseos, Planos, Presupuesto oficial de
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
2.3.3.1 Parmetros
Nombre correcto del Proyecto el cual incluye el proceso,
el objeto y la localizacin. Aplicacin adecuada de la
metodologa de formulacin correspondiente.
Documentos de respaldo necesarios: Licencia ambiental, si
la requiere, con el plan de manejo y mitigacin respectivo;
diseo, planos, presupuesto oficial de obras, -anlisis de
precios unitarios y cotizaciones si las requiere.
Pertinencia con los programas y proyectos del Plan de
27
Calificacin de Viabilidad:
Aceptable
Insuficiente
Deficiente
28
sean de inters.
Se dejar constancia escrita acerca de la exposicin de
motivos que llevaron a la calificacin aceptable, insuficiente
o deficiente asignada a los proyectos que fueron evaluados
por el personal designado.
Revisada la documentacin presentada se genera y diligencia
la ficha de radicacin.
En caso que el proyecto sea presentado por la comunidad u
otro tipo de entidad, que requiera del concepto de viabilidad
del sector, ser remitida dentro de los tres (3) das hbiles
siguientes por el BPIM a la instancia responsable de emitir
concepto de viabilidad y en caso positivo se elaboren y
adjunten los formatos establecidos e ingreso de la informacin
al Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos de
Inversin - SSEPI. Dicha instancia ser la responsable de
la radicacin y registro en caso de que el proyecto obtenga
un concepto favorable. En caso contrario ser devuelto al
BPIM especificando los motivos de la no viabilidad, para
realizar la respectiva devolucin.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
2.4 REGISTRO
El registro de proyectos en el BPIM, indica siempre que los
proyectos son viables por lo tanto que son susceptibles de
ser financiados o cofinanciados con recursos del Presupuesto
General del Municipio o recursos propios de entidades
descentralizadas del orden municipal, del departamento, de
la nacin u otras posibles fuentes de financiacin diferentes
a las anteriores.
29
DEPARTAMENTO
MUNICIPIO
Nmero de radicacin
4 dgitos
2 dgitos
3 dgitos
4 dgitos
AO
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MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
EXCEPCIN
Los proyectos dirigidos a atender en forma inmediata situaciones de emergencia, desastres y orden pblico no necesitan
cumplir el trmite regular, pero no quedan exentos del registro ante el BPIM, una vez atendida la situacin.
2.5 ACTUALIZACIN DE PROYECTOS EN EL BANCO DE PROGRAMAS
Y PROYECTOS DE INVERSIN PBLICA MUNICIPAL
Realizar la actualizacin de un proyecto, es hacer que un
proyecto, conservando su estructura, objetivo general y su
naturaleza pueda ser tenido en cuenta para su ejecucin,
en los casos en que no se haya comenzado a desarrollar, o
para continuar su ejecucin, mediante la adicin de nuevos
recursos que le permitan ser ejecutado en vigencias diferentes
a la planteada en la formulacin inicial.
Los programas y proyectos registrados en el Banco de
Programas y Proyectos de Inversin pblica municipal,
deben actualizarse en los siguientes casos:
Cuando han transcurrido 2 aos desde su registro en
el BPIM, sin que hayan sido actualizados, ni se le hayan
asignados recursos y se quiera mantener el proyecto para
optar a recursos en la vigencia siguiente.
Cuando se va a ejecutar en vigencia diferente a la
inicialmente planteada.
Cuando los requerimientos de los recursos solicitados
para cada vigencia presupuestal y/o fuentes de financiacin
originalmente identificadas han cambiado, sin que el costo
total del proyecto vare.
Cuando los costos del proyecto han variado con respecto a
lo calculado inicialmente, independientemente de los costos
de inflacin.
Cuando se producen modificaciones en cierta informacin
de un programa o proyecto que se encuentra registrado en el
BPIM, es necesario actualizarla por la entidad u organismo
responsable del mismo.
Cuando cambien las cantidades, calidades o especificaciones
de los productos programados en el proyecto.
Cuando se presenten variaciones en la programacin de
ejecucin de las actividades del proyecto.
Cualquier otro caso no considerado que a juicio de la
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FRMULA Y EVALUA EL
PROYECTO
CONCEPTO DE
VIABILIDAD
NEGATIVO
POSITIVO
RADICACIN
NEGATIVO
CONTROL
POSTERIOR DE
VIABILIDAD
REGISTRO
DEL
PROYECTO
EN BPIM
32
POSITIVO
Comunidad,
Unidades
Administrativas,
ONGs
rbol de problemas,
rbol de objetivos,
Matriz de marco
lgico, presupuesto
detallado
Anteproyecto al
BPIM
NO
Proyecto
viable?
SI
NO
anteproyecto
viable?
- Numero de radicacin
- Nombre del proyecto
- Valor
- Eje, programa, subprograma,
proyecto
Base de datos:
Identificacin de
la necesidad
Formulacin
de Proyecto
por parte de la
secretaria o ente
descentralizado
Numero de certificado
Nombre proyecto
Valor del proyecto
Estructura estratgica del plan
de desarrollo
Actividades y meta de
resultado
Expedicin de certificado de
registro en el BPIM
SI
Secretaria
Ente Desc.
Identificacin
proyecto
Preparacin
Evaluacin
alternativa
Decisin
Programacin
Ficha EBI
Viabilidad sectorial
Diligenciamiento
formato-MGA
Cargue de GPD
Solicitud registro
presupuestal
Proceso contractual
Reprogramacin
Informe a BPIM
NO
Proyecto en
ejecucin?
Documentos:
Ficha EBI , Ficha MGA
Formato ndice documental 240-66
Solicitud inscripcin proyectos inversin F 260-02
Viabilidad
Sectorial
Motivada
F-260-01
Lista de chequeo F260-26
Cronograma de actividades
F260-23
Acta
concertacin
comunidad
F-260-24
rbol de problemas, rbol de objetivos, Matriz de marco lgico
Solicitud de disponibilidad
Transferencia
informacin
al SSEPI
SI
Seguimiento y
evaluacin
PARAMETROS DE
EVALUACIN
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
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34
NO
SI
NO
Entidad SOLICITANTE
Secretaria SECTORIAL
Secretaria PLANEACIN
NO
SI
Informe a BPIM
no ejecucin
del proyecto
NO
Reprogramacin?
Informacin
conforme?
SI
CONVENCIONES
Transferencia de
informacin a SSEPI
NO
Reprogramacin?
SI
Proyecto en
ejecucin
SI
NO
Informe al BPIM
Viabilidad
sectorial
Conforme?
SI
Informe a Unidad
Administrativa
Control posterior
de viabilidad
conforme?
NO
SI
Registro SSEPI
Reprogramacin:
Actividades, Cronograma,
presupuesto detallado
Interfase con
Hacienda Presupuesto
Programacin de la
inversin
Actualizacin SSEPI
Aprobacin,
reprogramacin,
convenios y
contratos
Ejecucin
Recursos
financieros,
fsico financiero,
productos,
indicadores
Seguimiento
Actualizacin de
certificado BPIM
Verificacin de ejecucin y
seguimiento (Informes)
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
2.8 ELEGIBILIDAD
La elegibilidad se refiere a la potencialidad o capacidad que
tiene un proyecto para ser candidatizado a recibir recursos.
Por lo tanto se requiere contar con unos criterios que
determinen esta capacidad del proyecto para ser financiado.
Por lo general estos criterios responden a los objetivos que
persigue la fuente de financiacin, y se concretan en unas
condiciones y requisitos que deben ser cumplidos.
La elegibilidad como parte de la gestin de proyectos es til
para canalizar recursos hacia un rea de poltica especfica, a
travs del establecimiento de unos criterios que permiten la
seleccin de un conjunto de proyectos deseables y pertinentes
para el cumplimiento de los objetivos de la poltica sectorial.
Sin embargo, el mecanismo de elegir proyectos tambin
se puede aplicar al conjunto de proyectos registrados en el
Banco de Programas y Proyectos, para decidir su pertinencia
con planes y programas de desarrollo y por ende su posible
financiacin.
El proceso para determinar la elegibilidad consiste en la
verificacin y anlisis del cumplimiento y observancia de
dichas condiciones y requisitos. Estos requisitos tienen que
ver con:
La viabilidad del proyecto.
Su pertinencia con planes y polticas tanto de los planes de
desarrollo como sectoriales.
La estructura de financiacin presentada.
Para la elegibilidad de los proyectos, se establecen los
siguientes criterios:
35
2.9 PRIORIDAD
La priorizacin consiste en ordenar, de acuerdo con unos
criterios previos, un conjunto de proyectos viables y
elegibles. Los criterios para priorizar proyectos incorporan
aspectos relacionados con la equidad en el gasto, tales como
la cobertura del proyecto, el gnero y atencin a poblacin
vulnerable. En general, para establecer estos criterios de
priorizacin, se definen unos juicios de valor, se ponderan y
se distribuyen en una escala que permite medir la importancia
de los proyectos a travs de una calificacin resultante. Por
lo general, estos criterios se utilizan mucho en el anlisis de
proyectos sociales.
36
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
3.2 QU ES EL SSEPI?
El Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos de Inversin (SSEPI), es una herramienta de trabajo, prctica y
verstil, que coadyuva a las entidades o instituciones pblicas y/o privadas en sus actividades de formulacin, evaluacin,
ejecucin y seguimiento de programas y proyectos de inversin. Se constituye en un instrumento de soporte a la gestin
de las entidades en los diferentes niveles gubernamentales en la medida que les permite hacer seguimiento a proyectos
especficos, a travs de la utilizacin de subsistemas de informacin bsica y registro, de seguimiento fsico-financiero y
metas especficas.
El objetivo de este programa es apoyar las funciones de radicacin y calificacin de viabilidad y permite realizar la labor de
seguimiento fsico - financiero a los proyectos de inversin.
37
38
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ANEXO No. 1
GLOSARIO DE TRMINOS
Actividad: Acciones necesarias en un proyecto para
transformar determinados recursos en productos a partir
de un conjunto de insumos, en un periodo determinado.
Acciones que consumen recursos y tiempo, se les puede
identificar un responsable y un producto resultante.
Alternativas excluyentes: se refiere a dos o ms formas
(alternativas de proyectos) de adelantar un proyecto que
implican que si una se adelanta, la(s) otra(s) no puede(n) o
no debe(n) adelantarse.
rea de Influencia: aquellas localidades, municipios,
departamentos o regiones que sern afectadas directa o
indirectamente por el proyecto.
Banco de Programas y Proyectos: es un sistema que permite,
mediante el uso de criterios tcnicos, definir los requisitos
para la realizacin de proyectos de inversin y adelantar un
seguimiento sistemtico de cada una de las etapas de los
proyectos en desarrollo. Constituye una herramienta central
en la asignacin eficiente de recursos y en el fortalecimiento
de la programacin integral de la inversin pblica.
39
40
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
41
42
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
43
44
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ANEXO No. 2
DEFINICIN DE NOMBRES DE PROYECTOS
CLASIFICACIONES DE LOS POSIBLES PROCESOS SSEPI - MGA
PROCESOS
ACTUALIZACIN
DESCRIPCIN
Accin de revisar un estudio anterior.
Accin de realizar mejoras a un recurso existente con el fin de permitir
ADECUACIN
su operacin segn parmetros preestablecidos
Accin de lograr el correcto y eficiente manejo de un determinado
ADMINISTRACIN
bien o servicio.
ADQUISICIN
Accin de apropiar un bien.
ALFABETIZACIN
Accin de ensear a leer y escribir a personas adultas.
Accin de aumentar la capacidad de la infraestructura existente.
AMPLIACIN
Accin de examinar una situacin con el fin de conocer sus principios
ANLISIS
o elementos.
Accin mediante la cual un determinado conocimiento o tecnologa se
APLICACIN
adapta o lleva a la prctica.
APORTES
Accin de definir recursos para inversin.
APOYO
Accin de destinar recursos para cumplir el objetivo.
APROVECHAMIENTO Accin de utilizar un recurso en forma eficiente.
Accin de prestar un servicio de consultora, para apoyar el logro de un
ASESORA
propsito determinado.
Accin de prestar colaboracin a un grupo de personas con el objeto
de apoyarlos en una actividad definida. En el caso de proyectos en el
ASISTENCIA
que se preste algn servicio con el propsito de aumentar la eficiencia
productiva el proceso se denominar: ASISTENCIA TCNICA.
CAPACITACIN
CAPITALIZACIN
CATASTRO
CENSO
COMPROMISO
CONSERVACIN
CONSTRUCCIN
CONTROL
CRDITO
DEMARCACIN
45
46
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Accin de modificar un servicio existente con la finalidad de adecuarlo
a ciertas normas predeterminadas.
Accin de tomar medidas para evitar un dao o peligro.
PREVENCIN
Accin de vender un bien del Estado al sector privado.
PRIVATIZACIN
Accin de amparar o defender un determinado bien o servicio.
PROTECCIN
Accin de agrupar, juntar cosas distintas dndoles unidad.
RECOPILACIN
Accin de, mediante unas metodologas preestablecidas, buscan el
RECREACIN
mejoramiento del estado anmico y emocional del grupo humano al
que se oriente el programa.
Accin cuya finalidad es volver a tener un bien o servicio en ndices
RECUPERACIN
predeterminados.
Accin de modificar la estructura de una organizacin, obra o
REESTRUCTURACIN
empresa.
REFORESTACIN Renovacin y recuperacin de la cobertura vegetal de las reas.
Define el proceso de recuperacin de infraestructuras existentes y/o
REHABILITACIN reintegro a la sociedad de aquellas personas que por cualquier motivo
se encuentren marginadas de sta.
Accin de reformar una infraestructura para adecuarla a fines
REMODELACIN
determinados.
Accin de reacondicionar parcial o totalmente un servicio o equipamiento
RENOVACIN
existente, con cambio de la capacidad y/o calidad del mismo.
NORMALIZACIN
RESTAURACIN
SERVICIO
REPOSICIN
REPOSICIN
SERVICIO
SISTEMATIZACIN
SUBSIDIO
SUMINISTRO
SUSTITUCIN
TITULACIN
TRASLADO
47
ESTUDIOS BASICOS: Se presentan a continuacin los procesos a ser empleados para la denominacin de estudios
bsicos y su correspondiente conceptualizacin
PROCESOS
ACTUALIZACIN
ANLISIS
CATASTRO
CENSO
DIAGNSTICO
EXPLORACIN
INVENTARIO
INVESTIGACIN
LEVANTAMIENTO
RECOPILACIN
48
DESCRIPCIN
Accin de revisar un estudio anterior con el objeto de modificar
aquellos elementos que hayan experimentado cambios.
Accin de examinar una situacin con el fin de conocer sus
componentes o determinar las variables que influyen en su
comportamiento.
Accin de registrar ordenadamente servicios clasificndolos segn
algunas caractersticas de los mismos.
Accin de efectuar un recuento ordenado y clasificado de organismos
vivos del reino vegetal o animal referido a algunas caractersticas
de los mismos.
Accin de determinar, mediante un examen de ciertas caractersticas
de un bien, servicio o situacin su estado y proposicin de accin.
Accin tendiente a reconocer o averiguar con diligencia en el
terreno la existencia de recursos.
Registro ordenado y clasificado de bienes segn algunas
caractersticas de los mismos.
Accin mediante la cual se pretende conocer o descubrir un
determinado comportamiento, aplicacin, etc
Accin de reunir informacin en terreno y procesarla, completando
sta con anlisis tcnicos
Accin de agrupar o juntar cosas distintas dndoles una unidad.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ANEXO No.3
Cdigo: F-240-66
INDICE DOCUMENTAL
MUNICIPIO DE TULU
No. RADICADO
Versin: 01
FECHA
REMITENTE
DESTINATARIO
Pgina: 1 de 1
No. FOLIO
49
ANEXO No.4
LISTA DE CHEQUEO PARA LA INSCRIPCION DE
Cdigo:
F-240-26
PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN
Fecha de aprobacin:
Versin: 02
Pgina: 1 de 1
02 de Enero de 2009
MUNICIPIO DE TULU
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
FECHA :
DOCUMENTOS ANEXOS
Mes
Ao
SI
NO
N/A
SOLICITUD DE INSCRIPCIN DEL PROYECTO FIRMADA POR SECRETARIO Y/O REPRESENTANTE LEGAL
(F-260-02)
PROYECTO DILIGENCIADO EN LA METODOLOGIA GENERAL APLICADA (MGA)
PRESENTACIN DEL PROYECTO (MGA Y FICHA EBI) EN CARPETA DESASIFICADA PERFORADO TAMAO
OFICIO, FOLIADA , ROTULADA, FORMATO F-240-66 INDICE DOCUMENTAL DILIGENCIADO Y EN MEDIO
MAGNETICO.
Formato de Viabilidad sectorial tcnica, financiera, econmica, social, institucional, ambiental y de sostenibilidad, motivada
debidamente diligenciada con la firma del profesional que la emite y Vo.Bo. del Secretario y/o Representante Legal. La
viabilidad sectorial deber ser realizada por personal diferente a la que formula el proyecto. (F-260-01)
Ficha de radicacin en el SSEPI (Se imprime de la pantalla 2)
Presupuesto detallado indicando la descripcin del bien o servicio (cantidad, unidad, precio unitario y costo total) firmado
por el profesional que lo elabora.
En Caso de a) Compras y suministros, dotacin de muebles, equipos y maquinaria, b) Compra de vehculos c) Contratacin
de capacitadores, se debe presentar alguna de las siguientes alternativas: 1)Certificacin del Secretario, gerente o director
de que los precios y costos establecidos en el presupuesto, corresponde a los precios indicativos del SICE, 2) Certificacin
del Secretario, director o gerente validando los precios unitarios del presupuesto detallado donde conste que los precios
establecidos en el proyecto para la realizacin de las actividades y acciones, servicios y compras descritas corresponden a
los precios de mercado, estn establecidos en Bancos de Materiales y proveedores o en decretos y resoluciones nacionales,
de la Gobernacin o de la Secretaria respectiva. Para la contratacin de obras directas de infraestructura se tiene el
Decreto expedido anualmente, que contiene el listado de precios Unitarios Oficiales de referencia, el cual es elaborado por
la secretaria de infraestructura del Departamento.
Plano de localizacin geogrfica y especfica del proyecto
Cronograma de actividades (F-260-23)
Carta de Concertacin con la comunidad (F-260-24)
PARA PROYECTOS DE ELECTRIFICACIN, VIAS, ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO, DILIGENCIAR LOS
DEMAS FORMATOS DISEADOS SEGN EL TIPO DE PROYECTO
Constancia de respaldo al proyecto firmado por la comunidad, representantes legales de organizaciones sociales o de los
Comits Sectoriales de participacin establecidos en leyes y decretos reglamentarios en los diferentes sectores de inversin
social. (Ejemplo: Consejos Territoriales de Planeacin - CTR-, Consejos Municipales de Desarrollo Rural CMDR-,
Comits de Participacin en Salud CPS-, Organizaciones de Participacin de la Comunidad, entre otras instancias de
participacin social. Aquellas entidades beneficiadas del proyecto que sean sin nimo de lucro debern indicar el nmero
de la Personera Jurdica y certificado de la Cmara de Comercio cuya vigencia no sea mayor de 3 meses.
Cartas de compromiso de financiacin de entidades diferentes al Municipio en caso de Cofinanciacin.
Certificado de mantenimiento y sostenibilidad del proyecto de la entidad que vaya a recibir y operar el bien u obra.
Certificado del Secretario, de que los listados, registros, relacin de beneficiarios reposan en la respectiva secretaria y/o
entidad confinanciadora particularmente en los casos de vivienda, desarrollo social, infraestructura y agricultura.
PARA PROYECTOS DEL SECTOR INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA, SALUD, EDUCACIN, ACUEDUCTOS Y
AFINES
A. Cuando sean proyectos de obra civil y/o dotacin en dependencias presentar certificado de la entidad competente que
indique su carcter oficial.
B. Estudios y diseos debidamente firmados.
C. Certificado de disponibilidad y estado estructural de los servicios de acueducto y alcantarillado emitido por la entidad
competente (vas urbanas)
D. Certificado de Planeacin Municipal indicando que la zona donde se adelantar el proyecto no es de alto riesgo y cuenta
con los servicios pblicos de acueducto, alcantarillado y energa.
E. Copia de recibo de la solicitud de trmite de la licencia o aval ambiental (CVC o DAGMA) en caso que se requieran
segn el decreto 1180/2003.
F. Para proyectos de vivienda nueva presentar la licencia de construccin expedida por la entidad competente.
Para vivienda nueva o mejoramiento ver el numeral 11.
G. Certificado de tradicin con vigencia no mayor de tres meses para compra de lotes, construccin o mejoramiento de
viviendas, parques infantiles, canchas deportivas, centros culturales, entre otros.
H. Para proyectos de electrificacin: certificacin de la EPSA (aprobacin de diseos y aval tcnico).
RESPONSABLES
Diligenciado por:
50
Da
NOMBRES Y APELLIOS
FIRMA
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ANEXO No.5
SOLICITUD DE INSCRIPCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN
Fecha de aprobacin:
10 de octubre de 2008
Versin: 03
MUNICIPIO DE TULU
FECHA
Da
Mes
Ao
Da
Mes
Ao
CDIGO: F-260-02
Pgina: 1 de 1
TRAMITE
CDIGO SSEPI
No. REGISTRO
FECHA
NOMBRE DEL
PROYECTO
AO
2008
2009
2010
2011
TOTAL
PROYECCIN FINANCIERA
VALOR
ESTRUCTURA ESTRATEGICA
EJE
PROGRAMA
SUBPROGRAMA
PROYECTO
51
52
Versin: 02
MUNICIPIO DE TULU
Unidad
Pgina: 1 de 1
Cdigo:
F-260-23
Meses
8
10
11
Fecha de aprobacin:
02 de Enero de 2009
ANEXO No. 6
12
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ANEXO No. 7
ACTA DE CONCERTACIN CON LA COMUNIDAD
PARA PROYECTOS DE INVERSIN
MUNICIPIO DE TULU
FECHA
Versin: 02
Da
Mes
Fecha de aprobacin:
Julio 18 de 2007
Ao
HORA
Cdigo:
F-260-24
Pgina: 1 de 1
A.M.
P.M.
REPRESENTANTES DE LA COMUNIDAD:
NOMBRE DEL PROYECTO:
OBJETO: La comunidad representada en esta acta, avala y esta acuerdo con la administracin
municipal en la priorizacin para la ejecucin del proyecto en mencin.
FIRMAS:
1. Nombre
Cdula
Direccin
Firma
2. Nombre
Cdula
Direccin
Firma
3. Nombre
Cdula
Direccin
Firma
4. Nombre
Cdula
Direccin
Firma
53
ANEXO No. 8
VIABILIDAD SECTORIAL MOTIVADA
CDIGO: F-260-01
Versin: 01
Fecha de aprobacin: 23 deNoviembre de 2007
Pgina: 1 de 1
MUNICIPIO DE TULU
A. NOMBRE DEL PROYECTO
CONSTRUCCIN REDES ELECTRICAS CORREGIMIENTOS: PUERTO FRAZADAS (SECTOR
SAN GERARDO) Y BARRAGAN (VEREDA LA ALBANIA) DEL MUNICIPIO DE TULU
SI
B. ASPECTO TCNICO
El proyecto est claramente identificado y el proyecto propuesto lo soluciona adecuadamente
Las especificaciones tcnicas de diseo y construccin son correctas
El proyecto se enmarca dentro de los objetivos del Plan de Desarrollo
Los componentes y actividades contribuyen al logro de los objetivos propuestos
Presenta cronograma de actividades
EL PROYECTO ES VIABLE TECNICAMENTE SI ( ) NO ( )
NO N/A
C. ASPECTO ECONMICO:
EL PROYECTO ES VIABLE ECONOMICAMENTE
SI ( ) NO ( )
D. ASPECTO FINANCIERO
El proyesto se financia de la siguiente manera
RECURSOS DE LA NACIN
RECURSOS DEL DEPARTAMENTO
RECURSOS DEL MUNICIPIO
RECURSOS DE CONTRAPARTIDA
COSTO TOTAL
La
CERTIFICA disponibilidad presupuestal por $
EL PROYECTO ES VIABLE FINANCIERAMENTE
SI ( ) NO ( )
E. ASPECTO INSTITUCIONAL
La administracin del proyecto estar bajo la responsasbilidad de una entidad Pblica o Privada
la ejecucin del proyecto estar bajo la responsabilidad de una Pblica o Privada
La comunidad esta de acuerdo con el proyecto y particiapar de la veedura
El Mantenimiento y operacin del proyecto
EL PROYECTO ES VIABLE INSTITUCIONALMENTE
SI ( ) NO ( )
SI
NO N/A
E. ASPECTO AMBIENTAL
El proyecto presentado requiere licencia o plan de manejo ambiental
EL PROYECTO TIENE VIABILIDAD AMBIENTAL
SI ( ) NO ( )
SI
NO N/A
B. ASPECTOS DE SOSTENIBILIDAD
Cuenta el proyecto durante la vida til con una entidad pblica o privada que lo mantenga en operacin?
EL PROYECTO:
Mejora el acceso de ni@s, mujeres, juventud y grupos vulnerables a los servicios del gobierno
Atiende adecuadamente las necesidades humanas y su nivel de libertad
Genera mayor calidad de vida y bienestar en las personas
Promueve la equidad de genero
Desarrollo de Sinergias
A. Promueve la solidaridad
SI
NO N/A
54
Monto
FIRMA