A.

PREPARACION
B. EJECUCION
C. ELABORACION DEL INFORME
1

ETAPAS DE UNA AUDITORIA

1. PREPARACIN
2. EJECUCIN
3. ELABORACIN DE INFORME

PREPARACIN
Definir objetivos y alcance
Definir el equipo auditor y su lder
Aclarar roles y responsabilidades
Determinar la viabilidad de la auditora
Revisin preliminar de documentos
Preparar un plan de la auditoria/revisin
Preparar documentos de trabajo

Roles y Responsabilidades
Cinco preguntas bsicas tienen que ser respondidas:
1. Personal externo o de la empresa?

2. Consideraciones de la conformacin del equipo auditor?

3. Cmo se puede asegurar independencia y objetividad?
4. Qu caractersticas de los miembros del equipo auditor
son esenciales?
5. Responsabilidades de los miembros del equipo auditor?

Funciones, responsabilidades y actividades

Audtor lder (I)
Es el responsable de asegurar la conducta eficiente y efectiva, y el
cumplimiento de la auditora dentro del alcance y el plan aprobado
por el cliente.
Adicionalmente, se recomienda que las responsabilidades y actividades del auditor lder cubran las siguientes funciones:

a) Consultar con el cliente

(alcance de la auditora)

b) Obtener informacin de
antecedentes relevantes

c) Determinar si los requisitos para una auditora

han sido cumplidos

d) Formar el equipo auditor

Funciones, responsabilidades y actividades

Audtor lder (II)

e) Dirigir las actividades del

equipo auditor

g) Coordinar la preparacin
de los documentos de
trabajo

f) Preparar y comunicar el
plan de auditora

h) Reconocer cuando los

objetivos de auditora se
vuelven inalcanzables y
reportarlo al cliente

Funciones, responsabilidades y actividades

Audtor lder (III)
i) Representar al grupo auditor en discusiones con el
auditado, antes, durante y
despus de la auditora

j) Notificar al auditado los

hallazgos de la auditora
sobre no conformidades
crticas sin demora

k) Reportar al cliente sobre

la claridad y conclusin
de la auditora

l) Hacer recomendaciones
para el mejoramiento del
SGA (si est acordado en
el alcance de la auditora)

Cualidades del Auditor Lder

Objetividad
Capacidad de liderazgo
Diplomtico
Comunicativo
Conocimiento prctico de la legislacin
relevante
Conocimiento de auditora
Conocimiento de manejo de proyectos
Independencia
8

Funciones, responsabilidades y actividades

Audtor
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.

Se recomienda que las actividades y responsabilidades del auditor cubran:

a)
b)

c)
d)
e)
f)
g)

Seguir las indicaciones y asistir al auditor lder,

Planear y llevar a cabo las tareas asignadas objetiva,
efectiva y eficientemente dentro del alcance de la
auditora,
Reunir y analizar la suficiente evidencia de auditora para
determinar los hallazgos de sta y llegar a conclusiones
con respecto al Sistema de Gestin Ambiental,
Preparar los documentos de trabajo bajo la direccin del
auditor lider,
Documentar los hallazgos de la auditora encontrados
individualmente,
Salvaguardar los documentos pertinentes de la auditora y
devolverlos tal como se requieran,
Ayudar en la redaccin del reporte de auditora.
9

Funciones, responsabilidades y actividades

Equipo Audtor
Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora, a la cabeza
de un auditor lder.
Para asegurar que los auditores posean la experiencia
competencia necesarias, se recomienda considerar lo siguiente:
a)
b)
c)
d)

El tipo de organizacin, actividades o funciones a auditar,

El nmero, lenguaje tcnico y competencia de los
miembros del grupo auditor,
Cualquier conflicto potencial de intereses entre los
miembros del grupo auditor y el auditado,
Requisitos de los clientes, certificacin y organismos de
acreditacin.

10

Funciones, responsabilidades y actividades

Cliente (I)
Organizacin o persona que solicita una auditora.
Se recomienda que las actividades y responsabilidades del cliente
cubran:

a)

Determinar las necesidades de la auditora,

b)

Contactar con el auditado para obtener su cooperacin

total e iniciar el proceso,

c)

Definir los objetivos de la auditora,

d)

Seleccionar al auditor lder u organizacin auditora y, si

es apropiado, aprobar la composicin del grupo auditor,

e)

Proveer la apropiada autoridad y recursos para conducir

la auditora,

11

Funciones, responsabilidades y actividades

Cliente (II)

f)

Consultar con el auditor lder para determinar el alcance

de la auditora,

g)

Aprobar el criterio de auditora del Sistema de Gestin

Ambiental,

h)

Aprobar el plan de auditora,

i)

Recibir el reporte de auditora y determinar su

distribucin.

12

Funciones, responsabilidades y actividades

Auditado (I)
Organizacin que es auditada.

Se recomienda que las actividades y responsabilidades del auditado

cubran:
a) Informar a los empleados acerca de los objetivos y alcance de
la auditora tanto como sea necesario,
b) Proveer las facilidades necesarias para el grupo auditor con la
finalidad de asegurar un proceso efectivo y eficiente de la
auditora,
c) Designar a los miembros acompaantes responsables y competentes de los empleados al grupo auditor, para actuar como
guas en el lugar y para asegurar que los auditores estn conscientes de los aspectos de salud, seguridad y otros requisitos
apropiados,
13

Funciones, responsabilidades y actividades

Auditado (II)

d) Proveer el acceso a los medios, personal, informacin relevante y registros como los requieren los auditores,

e) Cooperar con los auditores para permitir que los objetivos de

la auditora sean alcanzados,

f) Recibir una copia del reporte de auditora a menos que ste sea
excluido especficamente por el cliente.

14

Requerimientos bsicos para una

Auditoria Ambiental
Una auditora ambiental debe enfocarse sobre un tema definido y
documentado claramente.

La parte o partes responsables de este tema deben estar tambin

identificados y documentados de forma clara.
La auditora slo puede realizarse si despus de consultar al cliente,
el auditor lder considera que:
Hay informacin adecuada y suficiente sobre
el tema por auditar
Hay suficientes recursos para soportar el
proceso de auditora
Hay cooperacin adecuada por parte de los
auditados
15

Revisin preliminar de documentacin

Como parte de la preparacin se debe hacer una revisin

preliminar de la documentacin
Esto asegura que el equipo auditor tenga un conocimiento
bsico de la empresa, su organizacin y documentos
relevantes, previo a la visita de la empresa.
En los contactos iniciales se pide a la empresa la
documentacin sobre su trabajo ambiental y sus impactos
ambientales

16

Revisin preliminar de documentacin

Ejemplos de documentos que deben ser revisados :
Poltica ambiental, aspectos ambientales,

responsabilidades, procedimientos importantes, leyes y

regulaciones, registros, etc.
Documentos legales (RAI, FA, MAI, EEIA)
Organigrama

17

Revisin preliminar de documentacin

Auditoras previas, si hubieran
Informacin sobre procesos/actividades (esquemas de

flujo etc.)
Informacin sobre procesos de produccin (flujos de
materiales)
Informacin sobre qumicos y materia prima que se usa
Informacin sobre descargas, emisiones, desechos etc.
(existe en el SGA)
18

Revisin preliminar de documentacin

Se puede mandar cuestionarios de pre-auditora
que la empresa/cliente los llene y devuelva. Si no
hay un SGA, esta puede ser la mejor manera de
conseguir informacin importante de antemano

19

Plan de Auditora
Durante la fase de preparacin se realiza un plan

de auditora, describiendo las actividades

planificadas
Este plan tambin es la base para el acuerdo entre
el cliente de la auditora, el equipo auditor y el
auditado.
Tiene que ser revisado y aprobado por el cliente
Elaborado para ser flexible ya que el proceso de
auditora hasta cierto nivel tiene que adaptarse a
los resultados que se van presentando
20

Plan de Auditora

Objetivos de la auditora considerando:

Criterios

de la auditora (si es de SGA)

Alcance de la auditora incluyendo:

Unidades
funcionales y de organizacin. Documentos de referencia.
Asuntos/aspectos medioambientales de alta prioridad

21

Plan de Auditora
Descripcin de trabajo:

Identificacin de los miembros del grupo auditor.

Tiempo y duracin para entrevistas e inspecciones.

Las fechas y lugares donde la auditora ser conducida.

El calendario de las reuniones con la direccin del auditado

Requisitos de confidencialidad.

Contenidos del informe, formato y estructura.

Funciones e individuos dentro de la organizacin del

auditado con responsabilidades ambientales.

22

Asignaciones para el grupo auditor

Se recomienda que cada miembro del grupo

auditor sea asignado a procesos, funciones,

lugares, reas o actividades especficas. Pueden
realizarse cambios a medida que la auditora se
lleva a cabo para asegurar el cumplimiento de los
objetivos de la auditora.

23

Documentos de Trabajo

Para facilitar la investigacin del auditor, se

incluyen los documentos de trabajo:
Formularios para documentar evidencias de
auditora y hallazgos de auditora
Listas de comprobacin para evaluar los elementos
del SGA
Registros de reuniones

24

Contenidos de Listas de Comprobacin

Definicin de una serie de actividades (pasos de

evaluacin y verificacin) para los temas incluidos

en el alcance de la auditora.
Rango de estndares para evaluar el nivel de
funcionamiento de la planta
Descripciones temticas - auditores con
experiencia
Cuestionario - personal con menos experiencia
especfica
Protocolos - personal con mucha menos
experiencia especfica
25

Descripciones Temticas
CONSTRUCCION: Las diferentes reas de inters estn listados de tal
manera que el auditor tenga una buena idea de lo que se debe investigar
durante la visita

Ejemplo: Descargas de aguas residuales

Autorizaciones de

Comentario

Referencia

- efluentes de proceso
- efluentes sanitarios
- drenaje de aguas superficiales

Mantenimiento y calibracin de
- Muestreador de muestras compuestas
- equipamientos de mediciones de caudal
- indicador de pH
Procedimientos analticos
Guardando registros e informando
Entrenamiento de los operadores
26

Cuestionario
CONSTRUCCION: Las diferentes reas de inters se tratan formulando
preguntas relevantes que el auditor pueda contestar en cada rea

Ejemplo:

SI

NO

Descargas de aguas residuales

La planta tiene autorizacin para:
a) Descargas de efluentes de proceso ?
b) Descargas de efluentes sanitarios ?
c) Drenaje de aguas superficiales ?
La planta tiene procedimientos de mantenimiento y
calibracin para:
a) Muestreador de muestras compuestas ?
b) Equipamientos de mediciones de caudal ?
c) Indicador de pH ?
La planta tiene procedimientos para
identificar y caracterizar
contaminantes en las descargas ?
27

Protocolo
CONSTRUCCION: Gua de auditora e informacin de los Estndares estn
escritos junto con los temas a revisar

Descargas de aguas residuales

Comentarios

Referencias

La regulacin X demanda que las autorizaciones

tienen que ser obtenidas para descargas de proceso,
aguas residuales, y drenaje de aguas superficiales de produccin o
reas de almacenamiento de qumicos. Estas autorizaciones
tienen que indicar cada descarga y el tipo de contaminante en la
descarga. Para revisar al cumplimiento de las regulaciones en la
planta, siga la siguiente instruccin:
1. De una vuelta por las reas de operacin,
pasando sitios de almacenamiento de qumicos,
y reas donde las descargas dejan el terreno de
la industria.
2. Revise cualquier informacin analtica de la
industria y caracterice el tipo de descarga.
3. Basado en estas actividades de recoleccin,
decida si las descargas requieren
autorizaciones. Si lo requieren, evale si las
autorizaciones han sido obtenidas para cada
descarga, y si las autorizaciones reflejan al
rango de contaminantes en las descargas
28

ETAPAS DE UNA
AUDITORIA
1. PREPARACIN
2. EJECUCIN
3. ELABORACIN DE INFORME

29

Ejecucin
Reunin de Apertura
Recopilacin y verificacin de la informacin

Hallazgos
Preparacin de Conclusiones
Reunin de clausura

30

Ejecucin de la Auditora - Reunin de

Apertura (I)
Se recomienda una reunin de apertura, con el propsito de:
a)

Presentar el grupo auditor a la administracin del

auditado,

b)

Revisar el alcance, objetivos y plan de auditora y

acordar el calendario de la auditora

c)

Proveer un resumen corto de los mtodos y procedimientos a ser usados para conducir la auditora,

d)

Establecer el vnculo de la comunicacin oficial entre

el grupo auditor y el auditado,

31

Ejecucin de la Auditora - Reunin de

Apertura (II)

e)

Confirmar que los recursos y facilidades necesarias para

el grupo auditor estn disponibles,

f)

Confirmar el tiempo y la fecha para la reunin de cierre,

g)

Promover la participacin activa del auditado,

h)

Revisar los procedimientos relevantes de seguridad y

emergencia del sitio para el grupo auditor.

32

Ejecucin de la Auditora
Papel y responsabilidad de los guas y observadores

a)
b)
c)
d)
e)

Establecer contactos y horarios

para las entrevistas.
Acordar visitas a lugares
especficos de la organizacin.
Ser testigos de la auditora en
nombre del auditado.
Coadyuvar en la recopilacin de
informacin.
Asegurar que las reglas y
procedimientos relacionados con
la proteccin y seguridad de la
organizacin, sean conocidos por
los miembros del equipo auditor.

33

Ejecucin de la Auditora
Recopilacin y verificacin de la informacin
Es recomendable que la evidencia sea recolectada a travs
de:
entrevistas
examen de documentos (registros, procedimientos,
elaboracin y manejo de instrucciones de operacin)
observacin de actividades y condiciones.
Es recomendable que la informacin obtenida sea verificada
con la informacin de apoyo a partir de fuentes
independientes, tales como:
observaciones
registros
mediciones existentes.
Se recomienda que los auditores examinen
programas de muestreo
el sistema de aseguramiento de calidad.

34

Ejecucin de la Auditora
Herramientas de la Auditora

Entrevistas - Aspectos Generales

Trate de crear una situacin relajada
Apoye el Auditado a comunicar
Use un lenguaje simple

Use frases cortas

Use preguntas directas pero
abiertas
Pregunte al Auditado si puede
explicar o demostrar
35

Ejecucin de la Auditora
Herramientas de la Auditora

Escuchando
Cree un buen ambiente
No tenga prejuicios y est
emocionalmente estable
Escuche la respuesta del
auditado
Trate de comprender la
situacin desde el punto de vista
del auditado

36

Ejecucin de la Auditora
Herramientas de la Auditora

Escuchando

Al escuchar, parezca interesado

Concntrense en lo que escucha
Evale si el auditado ha respondido a
la pregunta
Si no, ponga la pregunta de una
manera diferente
Sea paciente, pero persistente

37

Ejecucin de la Auditora
Herramientas de la Auditora
Observando
Evidencia objetiva
Evidencia subjetiva
Evidencia objetiva es informacin
que puede ser verificada por
hechos.
Estos hechos pueden ser obtenidos
por observacin, medicin, pruebas,
o por otras medidas similares

38

Ejecucin de la Auditora
Herramientas de la Auditora

Observando
Evidencia subjetiva es una
informacin que se presenta sin
evidencia objetiva. Puede ser correcto,
o puede ser falso.
Comunicacin no-verbal, como
gestos, postura, y comportamiento
pueden ser buenos indicadores, dado
que el auditor las comprenda. Sin
embargo, no son nada mas que
indicadores.

39

Ejecucin de la Auditora
Herramientas de la Auditora
Auditando Comportamiento
Acte con cortesa

Use el tiempo necesario

Sea sistemtico
Examine

Tome apuntes
Evale si usted ha recibido alguna
evidencia objetiva

40

Ejecucin de la Auditora Preparacin de Conclusiones

Despus de terminar la coleccin de evidencia y antes de la
reunin de cierre, el equipo de auditores se reuna para:

Revisar los hallazgos de la auditora.

Acordar conclusiones de la auditora.
Preparar recomendaciones (si estuviera especificado en
los objetivos de la auditoria).

45

Ejecucin de la Auditora Reunin de Cierre

Despus de terminar la coleccin de evidencia y antes de preparar
un reporte de auditora, se recomienda que los auditores
desarrollen una reunin con el ejecutivo del auditado y aquellos
responsables de funciones auditadas, con el propsito de:

Presentar los hallazgos de la auditora

al auditado de tal manera que se
obtenga un claro entendimiento y
conocimiento veraz de los mismos

Resolver todo
desacuerdo antes de
que el auditor lder
publique el reporte

46

ETAPAS DE UNA
AUDITORIA
1. PREPARACIN
2. EJECUCIN
3. ELABORACIN DE INFORME

47

ELABORACIN DEL
INFORME
Informe de la Auditora
y otra documentacin

48

Informe de la Auditora - Contenido

El informe de auditora debe contener:
Las conclusines de la auditora
La identificacin de la organizacin, del auditado y del
cliente,
Los objetivos acordados, alcance y plan de la auditora,
El criterio acordado incluyendo una lista de documentos
de referencia con o contra los cuales la auditora fue
conducida,
El perodo cubierto por la auditora y la(s) fecha(s) en que
la auditora fue conducida,
La identificacin de los representantes del auditado
participantes en la auditora.
La identificacin de los miembros del grupo auditor,
Una declaracin de la naturaleza confidencial de los
contenidos,
La lista de distribucin del informe de auditora.
Posiblemente el proceso de auditora y los dificultades
encontrados
La responsibilidad final para el informe tiene el Auditor Lder

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Informe de la Auditora Aprobacin y Distribucin

El informe debe emitirse en el perodo de
tiempo acordado, en caso contrario se
deber comunicar las razones del retraso
y fijar nueva fecha.

El informe debe estar fechado, revisado y

aprobado de acuerdo con los procedimientos
del programa de auditora.
El informe aprobado debe distribuirse de
acuerdo a los designado por el cliente de la
auditora.

El informe es propiedad del cliente,

manteniendo el equipo auditor y los
receptores del informe, la confidencialidad
sobre el mismo.
La auditora concluye en el momento en que todas
las actividades se han llevado a trmino
50