ESTUDIO DEL VALOR DE

LOS DOCUMENTOS
EL VALOR INMEDIATO O
PRIMARIO

ESQUEMA DE LOS
VALORES DE UN
DOCUMENTO

INMEDIATOS O PRIMARIOS:
Interesan a la institucin productora
y al iniciador.
Presentan
aspectos:
Administrativos,
legal
contable,
tcnico.
Existen durante los momentos: de
trmite, de vigencia, de plazo
precaucional.

Se evalan para dar un plazo de

retencin en un tabla.

Terminan en desafectacin
disponibilidad.

Mediatos o Secundarios

Interesan a la investigacin y a la
historia.
Se clasifican:
predecibles o
evidenciales,
no
predecibles,
importantes, complementarios.
Se juzgan para:
destruccin,
conservacin permanente.

Definicin del valor

inmediato o primario

Por
el
ciclo
vital
puede
definirse: Es el que tienen los
documentos a lo largo de la
primera y segunda fases del ciclo
vital,
es
decir,
durante
la
tramitacin, la vigencia y el plazo
precaucional.

Por los interesados o usuarios:

Es el que tienen los documentos
mientras sirven a la institucin
productora
y
al
iniciador,
destinatario
beneficiario
del
documento.
Es decir, a los
involucrados en el tema o asunto.

Por su caracterstica temporal:

Es el valor que se da primero en el
tiempo y es transitorio aunque
dure dcadas- porque va unido a la
utilidad prctica para la que se
cre.

ASPECTOS O FACETAS DEL

VALOR PRIMARIO

Aspecto administrativo: Se evala

desde dos perspectivas:
entidad
productora y del iniciador o destinatario.
Entidad productora:
Tiene valor
administrativo mientras la informacin
que contienen le es til.
Iniciador: Hay papeles que son fuente
de derechos y obligaciones del usuario
con la institucin.

1.

2.

3.

4.

Aspecto legal: Todo documento de

archivo tiene un valor legal.
Los documentos dispositivos del
Estado que afecten al orden general.
Los documentos testimoniales que
sustentan derechos reales.
Los contratos pactados con todos los
requisitos.
Los documentos emitidos o avalados
por escribanos.

Aspecto contable: Existe en los

documentos
que
expresan
movimiento de dinero. Los libros
contables y los balances anuales
tienen valor legal, si han sido
llenados con todos los requisitos.

Aspecto tcnico: Mira a los documentos

sustantivos o caractersticos de cada tipo
de institucin o empresa. Requiere un
especialista en la materia.

Segn la archivala a evaluar, tendr que

haber un experto en cada uno de los
puntos de vista necesarios para evaluar.

EVALUACIN DE LA
VIGENCIA Casos
Especiales

Vigencia de los documentos

denegatorios.
Documentos
que
respaldan
derechos adquiridos: Son los
fundados en una ley que merece el
respeto
de
la
legislaciones
posteriores.
Documentos
que
respaldan
derechos sucesorios.

Documentos
que
crean
derechos colaterales.
Documentos
contables
que
asientan equipos a amortizar.
La reviviscenica se da por otro
documento.

EVALUACIN DEL PLAZO

PRECAUCIONAL

1.

El valor se mide en un lapso variable

de retencin, anterior al destino final.
La
cuantificacin
del
plazo
precaucional
tiene
en
cuenta
distintos aspectos:
Si existe prescripcin de derecho
sobre los hechos sustentados por los
documentos que estamos evaluando.

Lo ya dicho de los distintos aspectos o

facetas.
Si dos o ms aspectos dan distinto plazo,
se toma el ms largo.
El carcter de original o copia y an de
cada serie de copias, si hay ms de una.
A todo documento original hay que
marcarle un plazo precaucional, aunque
sea breve.

Cul de los dos objetivos del plazo

precaucional mencionados, es el
que juega en este tipo de
documento o asunto. Responder
a reclamaciones o retener
como antecedente o sustento
necesario de otro que no
puede tener vigencia sin l.

DAR DE BAJA O
DESAFECTAR

1.
2.

Dar de baja es enviar directamente a

la destruccin.
Slo puede hacerse cuando esto est
taxativamente previsto en la tabla con
frmulas tales como:
Eliminacin total.
Muestreo geogrfico
Desafectar es separar del uso un bien
hasta que se dictamine su destino final

Hay un valor que puede predecirse

y otro que se conoced a posteriori,
este segundo debe de someterse a
la Comisin evaluadora en el
momento que vence la fecha
establecida para el valor primario.