Modelando

procesos: ejemplos

Modelamiento de procesos con

BizAgi

Caso de aplicacin
Tema: p
proceso de requerimiento
q
de suministros y tiles de
oficina.
Descripcin del proceso:
El proceso inicia cuando un empleado de la institucin enva un requerimiento de suministros. Una
vez que se registra la solicitud, el requerimiento es recibido por el jefe inmediato superior del
empleado que efecta la solicitud. El jefe puede aprobar la solicitud o solicitar cambios o
aclaraciones o simplemente rechazar la solicitud. Si se rechaza la solicitud, el proceso termina.
Si se solicita algn cambio, la solicitud retorna al empleado que realiz el pedido quien revisar las
observaciones de su jefe.

Caso de aplicacin
Si la solicit
solicitud
d es aprobada
aprobada, se en
enviar
iar al departamento de compras o logstica que
q e se encargar
de los presupuestos y la seleccin de un vendedor.
Si ell vendedor
d d titiene alguna
l
restriccin
t i i en ell sistema,
it
ell d
departamento
t
t d
de compras d
deber
b
seleccionar un vendedor distinto. Luego de que se seleccione un vendedor y se confirme, el
sistema generar y enviar una orden de compra y esperar a que el producto sea recibido con su
correspondiente factura.
E cualquier
En
l i caso, ell sistema
it
enviar
i una notificacin
tifi i all empleado
l d que solicit
li it la
l compra con los
l
datos del resultado de la misma. En cualquiera de los casos (aprobacin, rechazo o solicitud de
cambio) el sistema enviar una notificacin al usuario.
usuario

Objetivo y alcance del proceso

El proceso se centra en el control de los req
requerimientos
erimientos de ssuministros
ministros q
que
e efectan los
empleados.

Alcance:
Inicia: con el requerimiento.
Termina: con el despacho o entrega.

Los presupuestos y la seleccin del vendedor sern incluidos en un subproceso.

Ingreso a BizAgi

Creando

Nuevo proceso

Nombre del proceso

Pantalla inicial del modelador

Creando lanes y fases

Modelando el proceso

Si se grabara el modelo tal

como est, Qu mensajes
apareceran?

Modelando el proceso

El evento de inicio DEBE tener al menos una

transicin de salida de tipo secuencia de flujo.
Las compuertas (gateways) deben tener
transiciones de salida.

Modelando el proceso

Modelando el proceso

Modelando el proceso
El generar la orden de compra implica invocar a un servicio web que puede tomar un tiempo por lo
que es una tarea asncrona.
asncrona

Tareas asncronas

Las actividades asncronas son actividades

automticas que estn diseadas para llamar a
i t f
interfaces
externas.
t
E t interfaces
Estas
i t f
se usan para la
l
integracin con otros sistemas existentes en la
organizacin.
Script tasks (tareas script):
Son tareas automticas en que un script (un cdigo de programa) es ejecutado por un servidor.
No tiene intervencin humana.

Script tasks
Modificamos las tareas de
notificacin a Script Tasks para que
se entienda que tras de ella no hay
una interface (una pantalla) sino una
actividad
ti id d automtica
t ti que ser

ejecutada por el sistema.

Link events
(eventos de enlace)
Transformamos los eventos de
Productos recibidos e eventos de
enlace.
Los eventos de enlace son un
mecanismo para conectar dos
secciones de un proceso. Se pueden
usar tambin para tareas repetitivas
(loops) y para evitar secuencias de
flujo muy largas.
Para enlazarlos ambos deben tener el
mismo nombre.

Creacin de un
Sub Proceso
Sub-Proceso
La actividad de Solicitar presupuestos y seleccionar la transformamos en un Sub-Proceso.

Tipos de Sub-Procesos

Colocamos un nombre al SubProceso

Ingresamos a armar el SubProceso

El Sub-Proceso

La verificacin del vendedor tambin ser una tarea asncrona que se debe configurar de la misma
forma que la tarea de generacin de la orden de compra.

Modificando las propiedades de

las tareas
Actividad

Texto de ayuda

Duracin

Registrar la solicitud de
suministros

Registrar la informacin de la
solicitud

2 das

Aprobar la solicitud

Aprobar la solicitud de los

suministros

3 das

Recibir productos

Marcar los productos como recibidos

y registrar factura

2 das

Procesar factura

Realizar el p
proceso interno p
para q
que
la factura sea pagada

5 das

Solicitar proformas

Solicitar proformas y analizarlas

3 das

Seleccionar un vendedor

Seleccionar un vendedor

3 das

Aadiendo descripciones y
tiempos a las tareas

Registramos el nombre de la
actividad.
ti id d
Registramos el tiempo estimado en
formato dd:hh:mm

Luego grabamos el
modelo.

Creando el modelo de datos

Creando el modelo de datos

Creando tablas maestras y

transaccionales

Creando campos en cada tabla

Colocando campos en Solicitud

de Productos

Construyendo relaciones
Nombre

De

Para

Relacin

Solicitud_Productos

Solicitud_Suministros

Solicitud_Productos

1 a n
Una solicitud de suministros
puede incluir varios
productos

Presupuestos
p

Solicitud_Suministros
_

Presupuestos
p

1 a n

Solicitud_vendedores

Solicitud_Suministros

Solicitud_vendedores

1a1

Para crear la relacin entre la Solicitud_Suministros y la Solicitud_Productos, ingresar a la edicin

de la lista de atributos de la Solicitud_Suministros y aadir el atributo.

Relacionando tablas

Creando relaciones entre tablas

maestras y entidades

Con este modelo creamos la relacin entre entidades paramtricas y las tablas maestras

Creando relaciones entre tablas

maestras y entidades
Nombre

Desde

Hacia

Relacin

Ciudad_entrega

Solicitud_Suministros

Ciudad

1a1

Tipo_producto

Solicitud_Productos

Tipo_Producto

1a1

Ciudad_vendedor

Vendedor

Ciudad

1a1

Vendedor

Solicitudes_Vendedores

Vendedor

1a1

Vendedor

Presupuestos

Vendedor

1a1

Relacionamos cada tabla maestra con sus entidades paramtricas editando su lista de atributos y
aadiendo un nuevo atributo de la lista de entidades paramtricas
paramtricas.

Creando relaciones entre tablas

maestras y entidades

Aadiendo campos a las

entidades paramtricas

Luego de aadir
atributos el modela
resultante se ver
similar
i il a este.

Aadiendo valores a entidades

Presionando click derecho en las entidades como Tipo _Producto, seleccionamos la opcin Values.

Aadiendo valores a entidades

Creacin de formularios

Creacin de formularios sobre

el modelo

Ntese que slo las actividades

donde se pueden crear
formularios estn activas

Creacin de formularios sobre

el modelo
Seleccionamos la actividad de Registrar solicitud de requerimientos

Aadiendo variables del

sistema
Aadimos un
campo en que
se grabar
siempre el
nombre
b d
dell
usuario que
ingres al
sistema que es
quien efecta la
solicitud de
suministros.
suministros

Armando el formulario
Arrastramos un elemento de grupo:

Arrastrando campos a cada

formulario

Acceso a datos
Algunos datos como la fecha del pedido y el usuario solicitante son automticos y no son
editables Por lo tanto,
editables.
tanto hay que cambiar su estado
estado.

Formularios

Arrastrando el tipo de producto

Armando detalle de productos

Aadiendo un formulario
dependiente

Para configurar un formulario de

ingreso
de datos p
para los p
productos,
g
creamos un nuevo formulario
dependiente de este.

Arrastramos los campos que se

requieren

Cerramos el formulario y grabamos los cambios.

Aadiendo el formulario

Aprobacin de requerimientos
En el diagrama de proceso marcamos la opcin Aprobar requerimiento. La pantalla de aprobacin
mostrar la misma informacin que la de Requerimiento
Requerimiento de suministros
suministros por lo que la copiamos con
Copy Form y cambiamos los campos editables a no editables.

Mostrando el formulario

Creamos un nuevo formulario con el

nombre Aprobacin de
Requerimientos.

Formulario de aprobacin

Campos marcados
como no editables

Grabamos y cerramos el
formulario

Presupuestos
En el diagrama de proceso ingresamos ahora por el Sub-Proceso Presupuestos y marcamos la
primera actividad Solicitar
Solicitar Presupuestos
Presupuestos.

Eventos de recepcin de
proformas
En el diagrama de proceso ingresamos ahora por el evento Recepcin de Proformas y copiamos el
formulario de Solicitud
Solicitud de Presupuestos
Presupuestos con Copy Form y arrastramos la Coleccin de Presupuestos
al Formulario.

Campos para presupuestos

Aadimos un formulario para

nuevos presupuestos

Grabamos y cerramos el
formulario

Seleccin de un vendedor o
proveedor
En el diagrama de proceso ingresamos ahora por el evento Seleccin de un vendedor y copiamos el
formulario de Recibir p
proformas con Copy
py Form y arrastramos la Coleccin de Presupuestos
p
al
Formulario para aadir el campo de seleccin de vendedor.

Validando seleccin
Es necesario verificar que al menos se haya efectuado una seleccin de vendedor en el Sub-Proceso.
Ingresamos
g
a las p
propiedades
p
avanzadas de la coleccin Presupuesto,
p
, opcin
p
Grid Validations.

Aadimos un contador de
selecciones

Configurando validacin

El contador est asociado al campo

p Seleccionado si este es igual
g a YES. Luego,
g , la validacin indica
que si este valor no es 1, entonces aparecer un mensaje.

Modelo

Fuente: www.bizagi.com

Qu es PMI?
Siglas
Si l para Project
P j Management
M
I i
Institute.
Organizacin mundial para la Gestin de Proyectos.
Objetivo
Obj ti principal:
i i l establecer
t bl
estndares
t d
profesionales
f i l para la
l
Gestin de Proyectos.
Fundada
F d d en 1969,
1969 Pensilvania,
P il i EUA.
EUA
360.000 certificados en el mundo.
250 captulos
t l en 70 pases.

http://www.pmi.org

Qu es el PMBOK?

Siglas para Project Management Body Of

Knowledge.
Knowledge
Fundamentos de la Gestin de Proyectos en forma de
procesos y reas de conocimiento
conocimiento.
Aceptado como buenas prcticas en la Gestin de
Proyectos.
Proyectos
Desarrollado por el PMI.
Disponible en 11 idiomas.
idiomas

PMBOK. Estndar en Gestin

de Proyectos

El PMBOK ha sido reconocido cmo nico estndar o

norma de procesos para la gestin de proyectos por:
ANSI
S (American National Standards Institute).
ISO (International Organization for Standarization).
IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers ).

El Proyecto y la organizacin

Misin y visin
Objetivos estratgicos

Producto nico
Servicio nico

Portafolio
Proyectos
y

Miembros de proyectos
Ciclo de vida de proyectos
Estndares y herramientas
Buenas
ue as p
prcticas
ct cas

Las organizaciones
g
establecen la misin y la
visin y definen sus objetivos estratgicos.
Para lograr estos objetivos estratgicos la
organizacin requiere construir productos y/o
ofrecer servicios.
Los proyectos crean los productos y ofrecen los
servicios
i i que necesita
it la
l organizacin
i i para lograr
l
sus objetivos estratgicos.
Los proyectos son ejecutados por personas
aplicando el ciclo de vida del proyecto, normas,
estndares y buenas prcticas.

Procesos para la gestin

de Proyectos

Son procesos comunes a la mayora de los proyectos.

proyectos
Estn asociados entre ellos por un propsito integrado.
Se ordenan en una matriz de:
5 Grupos de Procesos
9 reas de Conocimiento
PMBOK.

Grupos de procesos

Procesos de

Procesos de Inicio

Seguimiento y control
Procesos de
Planificacin

Procesos de
Planificacin
Procesos de Ejecucin
Procesos de
Inicio

Procesos de
Cierre

Procesos de
Seguimiento y Control
Procesos de Cierre

Procesos de
Ejecucin

Procesos de Inicio (Iniciacin)

Son procesos que definen el proyecto o una fase del proyecto y facilitan
la autorizacin formal para empezar uno nuevo.
Se asigna al Gerente del Proyecto.

reas de conocimiento
Integracin
1.
2.
3.
4.
5.
6
6.
7.

Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto
Preliminar
Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto
Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto
Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto
C t l Integrado
Control
I t
d de
d Cambios
C bi
Cerrar el Proyecto

Alcance
1.
2.
3.
4.
5.

Costos
1.
2.
3.

Estimacin de costos
Preparacin del presupuesto de costos
Control de costos

Planificacin de las comunicaciones

Distribucin de la informacin
Informes de rendimiento
Gestionar a los interesados

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Calidad
1.
2.
3.

Comunicaciones
1.
2.
3.
4.

Planificacin del alcance

Definicin del alcance
Crear EDT
Verificacin del alcance
Control del alcance

Tiempos

Planificacin de la calidad
Aseguramiento de la calidad
Control de calidad

RR H
R.R.
H.H.
H
1.
2.
3.
4.

Riesgos
g
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Planificacin de la gestin de riesgos

Identificacin de riesgos
Anlisis cualitativo de riesgos
Anlisis cuantitativo de riesgos
Planificacin dela respuesta a los riesgos
Seguimiento y control de riesgos

Definicin de actividades
Establecimiento de la secuencia de las actividades
Estimacin de recursos de las actividades
Estimacin de la duracin de las actividades
Desarrollo del cronograma
Control del cronograma

Planificacin de los RR. HH.

Adquirir el equipo del proyecto
Desarrollar el equipo del proyecto
Gestionar el equipo del proyecto

Adquisiciones
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Planificar las compras y adquisiciones

Planificar la contratacin
Solicitar respuesta de vendedores
Seleccin de Vendedores
Administracin del contrato
Cierre del contrato

Integracin
5-6
Procesos de
Seguimiento y control
Procesos de
Planificacin

1-2

Procesos de
I i i
Inicio

Procesos de
Ci
Cierre
7

4
Procesos de
Ejecucin

1. Desarrollar el Acta de Constitucin

del Proyecto.
y
2. Desarrollar el enunciado de Alcance
del Proyecto Preliminar.
3. Desarrollar el Plan de Gestin del
Proyecto.
4. Dirigir y Gestionar la Ejecucin del
Proyecto
Proyecto.
5. Supervisar y Controlar el trabajo del
Proyecto.
6 Control integrado de cambios.
6.
cambios
7. Cerrar el Proyecto.

El Alcance

4-5

Procesos de
Seguimiento y control
Procesos de
Planificacin

1-3

Procesos de
Inicio

Procesos de
Cierre

Procesos de
Ejecucin

1 Pl
1.
Planificacin
ifi i del
dl
alcance
2 Definicin
2.
D fi i i del
d l alcance
l
3. Crear el EDT
4 Verificar
4.
V ifi ell alcance
l
5. Controlar el alcance

Tiempos

Procesos de
Seguimiento y control
Procesos de
Planificacin

1-5

Procesos de
Inicio

Procesos de
Cierre

Procesos de
Ejecucin

1. Definicin de actividades.
2. Establecimiento de la
secuencia de las actividades.
3 Estimacin de los recursos de
3.
las actividades.
4. Estimacin de la duracin de
las actividades.
5. Desarrollo del cronograma
6. Control del cronograma

Costos

Procesos de
Seguimiento
g
y control

1. E
1
Estimacin
ti
i de
d Costos
C t
2. Preparacin del
Presupuesto de Costos
3. Control de Costos.

Procesos de
Planificacin

1-2

Procesos de
Inicio

Procesos de
Cierre

Procesos de
Ejecucin

Riesgos

Procesos de
Seguimiento y control
Procesos de
Planificacin

1-5

Procesos de
Inicio

Procesos de
Cierre

Procesos de
Ejecucin

1. Planificacin de la gestin de
riesgos.
2. Identificacin de riesgos.
3. Anlisis cualitativo de
riesgos.
i
4. Anlisis cuantitativo de
riesgos
riesgos.
5. Plan de respuesta de
riesgos.
6. Control de riesgos.

Calidad

Procesos de
Seguimiento y control
Procesos de
Planificacin

Procesos de
Inicio

Procesos de
Cierre

2
Procesos de
Ejecucin

1. Planificacin de la calidad
1
calidad.
2. Aseguramiento de la calidad.
3. Control de calidad.

Recursos humanos

Procesos de
Seguimiento y control
Procesos de
Planificacin

Procesos de
Inicio

Procesos de
Cierre

2-3
Procesos de
Ejecucin

1. Planificacin de los RRHH.

2. Adquirir/Contratar el equipo
del proyecto.
proyecto
3. Desarrollar el equipo del
proyecto.
4. Gestionar el equipo del
proyecto.

Comunicaciones

3-4

Procesos de
Seguimiento y control
Procesos de
Planificacin

Procesos de
Inicio

Procesos de
Cierre

2
Procesos de
Ejecucin

1. Planificacin de las
comunicaciones.
2. Distribucin de la
informacin
informacin.
3. Informar el rendimiento.
4. Gestionar a los
interesados.

Adquisiciones

Procesos de
Seguimiento y control
Procesos de
Planificacin

1-2

Procesos de
Inicio

Procesos de
Cierre

3-4
Procesos de
Ejecucin

1. Planificar las compras y

adquisiciones
adquisiciones.
2. Planificar la contratacin.
3. Solicitar respuesta de
vendedores.
4. Seleccin de vendedores.
5 Administracin
5.
Ad i i t i d
dell contrato.
t t
6. Cierre del contrato.

Grupo de Procesos de
Seguimiento y Control