PROCEDIMIENTO So/Pro vers a Fecha: 26.02.2014 eee nce MALAGA Pag: ide 5 ELABORADO POR: REVISADO POR: ‘APROBADO POR: Jefe de Logistica Coordinador de Gestién Sub-Gerents de Logistica y Servicios Firma: Firma: Firma: Fecha: 26.02.2014 Fecha: 26.02.2014 Fecha: 26.02.2014 1. OBJETIVO Este procedimiento tiene por objeto describir el proceso establecido por La Empresa para realizar la gestién de compras de materiales, servicios, y equipos que se requieran para la ejecucién de sus Proyectos. 2. ALCANCE Aplica a todas las compras de materiales, servicios y equipos realizadas en la Oficina Central y en Obra 3. DOCUMENTOS REFERENCIALES Procedimiento de Evaluacién, Seleccién y Reevaluacién de Proveedores. 4, DEFINICIONES 4.1 Proveedor: Persona natural o juridica que suministra bienes o servicios. 4.2 Catdlogo de Proveedores de Materiales y Servicios: Relacién de proveedores que han suministrado 0 podrian suministrar materiales y/o servicios a la obra. 4,3 Materiales: Es todo material y/o insumo que serdn incorporados al proyecto y posteriormente a la obra. 4.4 Subcontratos de Obra: Acuerdo aprobado formalmente entre La Empresa y un proveedor para el suministro de bienes y/o servicios de acuerdo con los términos y condiciones establecidos en él. 4.5 Maquinarias y Equipos: Equipamiento necesario para el cumplimiento de las especificaciones del cliente. 4.6 SOLPED: Solicitud de Pedido via SAP. 4.7 SAP: Sistemas, Aplicaciones y Productos para Procesamiento de Datos.PROCEDIMIENTO CO/PR-O Vers a 26.02.2014 conten Fecha MALAGA ee 2de 5 5. RESPONSABILIDADES Gerente General: Persona que prueba las compras mayores segtin procedimiento. Gerente de Administracién y Finanzas / Sub Gerente de Administracién y Finanzas: Persona que aprueba las compras mayores segiin procedimiento. Sub Gerente de Logistica y Servicie Persona que aprueba las compras segin procedimiento. Jefe de Logistica: Revisa, verifica y aprueba todas las érdenes de compra, segiin procedimiento, elaboradas por el logistico responsable de cada obra y las compras 0 contratos de servicios pactados en Obra. Residente de Obra: Persona que Supervisa y visa el Pedido de Obra / Requerimiento de Materiales para su envié al Jefe de Almacén de Obra / Almacenero y posterior generacién de la SOLPED. Logistico: Responsable de cotizar, comprar materiales, insumos y equipos para cada obra de acuerdo al Pedido de Obra / SOLPED. Jefe de Almacén de Obra/ Almacenero: Persona que genera el Pedido de Obra / SOLPED a partir del Requerimiento de Materiales. Recepciona los materiales contrastando con lo solicitado. PROCEDIMIENTO 6.1, RECEPCION DE “PRESUPUESTO META DE OBRA” Y “CRONOGRAMA DE MATERIALES”: El Residente de Obra y/o Jefe de Costos envia el presupuesto meta de obra, y cronograma de materiales al Jefe de Logistica y al Jefe de Equipos via correo electrénico y coordina con el Logistico asignado para determinar el tiempo de abastecimiento y coordinar las autorizaciones de insumos fiscalizados, entre otros.PROCEDIMIENTO OpPRD Vers a2 26.02.2014 Fecha ae ane MALAGA com Pag: Be 5 6.2. PEDIDO DE OBRA: EI Responsable de Almacén en Obra hace un listado de los insumos o materiales a requerir mediante un Pedido de Obra. E| Pedido de Obra debe estar visado por el Administrador de Obra y Residente de Obra. (Ver Instructivo Pedido de Obra). En las obras que inicien a partir del 06/01/2014 el formato Pedido de Obra CO/RG-10 sera reemplazado en su totalidad por la SOLDEP, la cual es elaborada mediante un Requerimiento de ‘Materiales CO/RG-11. En este requerimiento firmard el Solicitante, Residente de Obra o Especialista y el Responsable de Almacén, 6.3. VERIFICACION DE ASIGNACION PRESUPUESTAL Y METRADOS: El Logistico encargado de la Obra verifica si el listado de insumos que indica el Pedido de Obra / SOLPED se encuentra en el Presupuesto Meta y acorde al cronograma. Si en caso los insumos no se encuentren dentro del Presupuesto Meta o en su defecto llegaran a exceder la cantidad indicada en dicho presupuesto, el Logistico de la Obra solicitard al Residente o Jefe de Costos el sustento o ajuste en el Pedido de Obra / SOLPED. Se actualizaré e| Presupuesto Meta si es que se requiriera. 6.4. SOLICITUD Y RECEPCION DE COTIZACION: Una vez recibido el Pedido de Obra / SOLPED y las especificaciones técnicas del material o insumo a ‘comprar, se ingresa el pedido al Sistema de Soporte de Compras, para el control y seguimiento respectivo. EI Logistico procede a solicitar las cotizaciones. Cuando el monto de la compra supere los 2500.00 no incluido IGY, se procede a solicitar como minimo tres cotizaciones. De existir consultas o solicitud de informacién adicional por parte de los proveedores se dard solucién directamente con el Jefe de Costos de cada Obra. De ser necesario se programar una visita técnica de los proveedores. De no existir mas consultas, el Logistico y el Jefe de Logistica realizan una preseleccién y proceden a la elaboracién del Cuadro Comparative (CO/RG-01) para su aprobacién. 6.5. APROBACION TECNICA: El Logistico envfa las fichas técnicas de los materiales o insumos cotizados al Residente de Obra, Jefe de Costs y Especialistas para la seleccién de los proveedores bajo criterios técnicos, la cual deberd tener la aprobacién del Supervisor de Obra. El Residente comunica la aprobacién al Logistico y/o Jefe de Logistica.PROCEDIMIENTO CO/PROL Vers.: 2 Fecha: 26022016 onsrncrone come) MALAGA a Ade 5 6.6 APROBACION ECONOMICA: Con la aprobacién técnica, el Logistico remite el Cuadro Comparativo (CO/RG-01) al Jefe de Logistica, quienes en coordinacién determinan al posible proveedor (historial del proveedor y condiciones de compra). La aprobacién econémica se realizara segin la siguiente escala: ® Hasta S/. 20,000.00: Aprobado por el Jefe de Logistica. ‘© Desde 20,001.00 a 200,000.00 seré aprobado por el Sub Gerente de Logistica y Servicios. * De S/. 200,001.00 a més: Aprobado por Gerente Administracién y de Finanzas y/o Gerente General. NOTA: En obra, el Administrador serd el responsable de las compras meneres por coja chica, estas serdn por un importe ‘menor a S/ 700.00 yno deberén ser de materiolescritces (aquellos que tengan inferencia en le calidad del producto). 6.7. ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA / CONTRATO: Con el proveedor seleccionado luego de la negociacién se elabora la Orden de Compra, via el Sistema de Soporte SAP y se adjunta el Pedido de Obra / SOLPED, cotizacién aprobada, la asignacién presupuestal, la aprobacion técnica del supervisor, y segtin sea el caso y/o condiciones de compra se elabora un Contrato. 6.8. SEGUIMIENTO DE LAS ORDENES DE COMPRA: EI Logistico de cada Obra coordina con el proveedor el cumplimiento de la calidad del producto y la entrega oportuna. El seguimiento de tiempos y atenciones de Pedidos de Obra / SOLPED y Ordenes de Compra se realiza con el Sistema de Soporte SAP para compras. Se debe de enviar con cada atencién de pedido, las pruebas de control de calidad, ensayos, pruebas y/o documentos de seguridad del material o equipos, cuando aplique. Este seguimiento est a cargo del Logistico a cargo de cada Obra y el Responsable de Control de Calidad de obra. 6.9 LIQUIDACION DE ORDENES DE COMPRA: Luego de culminada la entrega del 100% de materiales segin la Orden de Compra / SOLPED se verifican los saldos, de existir saldos de materiales se ponen a disposicién de otras obras. NOTA: En el caso de contratos de Servicios en Obra, el Administrador de Obra ser el responsable de cumplir este procedimiento y el de Seleccién, Evaluacién y Reevaluacién de Proveedores de Proveedores CO/PR-02, ‘solicitando la aprobacién antes de la firma de contrato al Jefe de Logisticaad MALAGA ‘CO/PR-OL PROCEDIMIENTO P 02 Fecha: 26.02.2014 ‘COMPRAS a ea Ssdes | 7. REGISTROS Pedido de Obra (CO/RG-10). Solicitud de Pedido (SOLPED). Requerimiento de Materiales (CO/RG-11). Salida de Materiales (CO/RG-12). Orden de Compra. Factura. Guia de Remisién. Cuadro comparativo (CO/RG-01). Lista de Productos y Servicios Criticos ~ Proveedores (CO/RG-02). 8, CONTROL DE CAMBIOS Revision Fecha Modificacién on 26/02/2014 Se realizaron modificaciones en todo el documento.