Lectura Recomendada

7 Consejos para mantener Reuniones

Eficaces
Lelo aprox. en 4:57 minutos.
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Hay que tener claro que asistir a reuniones no es un objetivo en s mismo, una
reunin tiene como objetivo resolver una cuestin (o cuestiones) que de otra forma
no sera posible o que sera ms costoso: ni por telfono, ni por email, etc.
Por otro lado, durante el tiempo que estemos reunidos nuestra carga de trabajo
habitual no descender sino que al contrario aumentar con los correos que no
hemos podido leer ni tratar y con los temas que no hemos podido desarrollar
durante la duracin de la misma.
Por todo ello es necesario realizar las reuniones de la manera ms efectiva posible
y he aqu 7 consejos para lograrlo:
1. Ser puntual. Cada da ms, cuesta el poder realizar una cita para una
reunin: hay que cuadrar varias agendas de personas diferentes, el volumen de
trabajo es considerable, por ello no hacer invertir el tiempo a otras personas en
esperar a que lleguemos es algo muy importante.
Respectar la hora de comienzo nos llevar a finalizar incluso antes y poder
aprovechar el tiempo mucho mejor y evitaremos de paso comenzar la sesin con
una ligera tensin por nuestra falta de tacto con respecto al resto de los asistentes.

2. Definir unos objetivos reales. Establecer un alcance claro y definido

para la reunin y adems que se pueda abarcar durante la duracin de la
misma:

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Antes de convocar una reunin debemos tener claro cul es o cules
son los objetivos de la misma y debemos ser capaces de enumerarlos.
o
Intentar resolver un nmero exagerado de objetivos nos puede llevar
a que no resolvamos ninguno: es preferible ser comedido en el alcance y ser
ms ejecutivos.
o
En la convocatoria de la reunin debemos notificar los objetivos a los
convocados a la misma, para que as puedan conocerlos, sepan que temas se
tienen que preparar y sepan a qu nos vamos a restringir.

3. Convocar a las personas adecuadas. Los participantes que asistan a la

reunin deben ser el mnimo nmero necesario para que la misma se realice de
forma rpida y productiva.
o
Debemos invitar a una persona por cada una de las partes
implicadas que tengan que aportar su visin y/o su aprobacin al menos a
alguno de los temas de la reunin.
Si no lo hiciramos as, podramos tener que finalizar la reunin sin llegar a nuestro
objetivo por faltar la opinin de personas ausentes, no pudiendo as aprovechar el
tiempo invertido.
o
Convocar a un nmero excesivo de personas tambin es un
problema ya que nos obliga a que haya ms turnos de palabra y que se aporten
ms opiniones que podran alterar el orden del da. Por desgracia, ms
opiniones no siempre implica que sean con fundamento por lo que poder
manejar y controlar a muchos participantes, sus turnos de palabra, sus rplicas
y contra rplicas puede ser una labor titnica que nos dilate excesivamente la
duracin de la reunin y que nos impida alcanzar el objetivo marcado.

4. Respetar el orden del da definido para la reunin. Cuando

establecemos una serie de asuntos para ser tratados en una reunin debemos
entenderlos como los nicos temas sobre los que podremos tratar en la misma y
evitar que en la primera ocasin se traslade el hilo de la reunin a temas ajenos
a
la
misma.
Otros temas pueden ser interesante e incluso pueden ser muy importantes y
requieren que les demos una solucin pero no dentro de la reunin que ya
tenemos planificada convocada y establecida.
Dejemos fuera de ella y para despus todo lo que no se halle dentro del orden del
da.

5. Respetar el turno de palabra. Una reunin debe tener una dinmica de

conversacin alternada y sin acritud, donde cada parte escuche a la otra
pudiendo defender sus argumentos con vehemencia pero siempre con respeto.
o

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Por ello, es muy importante respetar el turno de palabra de cada una de las
partes que estn dialogando, facilitando de esta forma el entendimiento de las
posiciones que se exponen, permitiendo llegar a conocer los argumentos de
cada parte y ayudando a mantener sobre todo un tono calmado sin promover
agresividad ni posiciones a la defensiva.
6. Limitar la duracin de la reunin. Como dira Baltasar Gracin:
Lo bueno si breve, dos veces bueno.

o
o
o

o
o

Una hora u hora y media es un tiempo ms que suficiente para tratar los temas
normales en una reunin.
Si una reunin se extiende excesivamente puede llegar a un desgaste de las
posiciones que estamos defendiendo e incluso a un desgaste de la propia
persona. Es ms, puede llevar a que los asistentes desconecten de lo que
intentamos argumentar y pierdan el inters en los temas que estamos tratando,
se conecten con sus porttiles, tablets, Smartphones y comiencen a realizar
otras tareas diferentes a la cual deberan estar dedicados, que es el orden del
da de la reunin.
7. Redactar un acta de la reunin consensuada con el resto de
asistentes. Es muy importante que validemos que todos los participantes en
una reunin han obtenido las mismas impresiones y tienen las mismas ideas
despus de la conclusin de la misma. Para ello, una prctica imprescindible es
realizar un acta de la reunin: en formato Word, por email, Excel, etc. Existen
muchas plantillas disponibles si buscamos pero lo primordial es que se indique:
La relacin de asistentes
La duracin de la misma, hora y lugar
Los puntos tratados del orden del da y si se trat algn punto que no
estuviera en el orden del da incluirlo, junto con las argumentaciones de cada
parte y los posibles acuerdos alcanzados.
Los prximos pasos a seguir.
Dicha acta deber validarse con los asistentes para que den su
aprobacin sobre la misma y posteriormente se distribuir entre ellos y el resto
de los interesados en las cuestiones tratadas.
Se te ocurre alguna recomendacin ms?