ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL CUESTIONARIO

RELATIVO A INFORMACION GENERAL

1. Tiene la empresa un organigrama o esquema de organizacin ?
El desarrollo de un buen sistema de control interno de contabilidad y el
funcionamiento uniforme y fcil de una organizacin depende en gran parte de
una definicin y distribucin de las obligaciones y responsabilidades de
funcionarios, jefes de departamento y empleados. Para alcanzar estos
objetivos es virtualmente indispensable que la compaa tenga esquemas de
organizacin claros y bien planeados.
El esquema general de organizacin deber ser suficiente detallado como para
indicar los departamentos que supervisa cada funcionario principal de la
compaa. El cuadro general de organizacin deber estar suplementado por
cuadros que indiquen los deberes y responsabilidades de los funcionarios
ejecutivos, de los distintos jefes de departamento y los principales empleados
de las distintas divisiones del negocio. En empresas mayores se forman
algunas veces comits ejecutivos o de operaciones y el esquema de
organizacin debe mostrar los miembros de dichos comits y las funciones
generales de cada grupo. Los esquemas deben servir no slo para preparar
con suficiente detalle, deben indicar tambin los mtodos de operacin de la
compaa. Un buen esquema de organizacin puede servir como una gua
valiosa para formular un programa de investigacin de los procedimientos.
2. Las funciones del personal directivo y funcionarios principales de
administracin estn debilitadas por los estatutos?
3. Los deberes del contador general estn separados de los de las personas
encargadas del manejo de fondos, inversiones, etc.
Puesto que los propietarios, socios o accionistas de la empresa han indicado,
mediante su aprobacin, su conformidad con los estatutos, la organizacin no
debe desviar de dichas prescripciones. No quiere esto decir sin embargo, que
la organizacin estructural sea adecuada cuando se adapta a los estatutos. Por
ejemplo, la revisin del esquema de organizacin puede revelar que los
deberes del tesorero y el contralor son generalmente asignados a dos personas
distintas y estas deben funcionar independientemente y separadamente una de
otra.
Las funciones del tesorero estn generalmente limitadas al cuidado y custodia
del efectivo y valores de la empresa. Tiene la responsabilidad de mantener
registros apropiados para todo el efectivo y auditar los registros llevados por el
cajero u otros funcionarios o agentes de la empresa que reciban o
desembolsen dinero.
Estos requisitos no se pueden cumplir adecuadamente si los deberes del
tesorero y del contralor los desempean una misma persona.

4. Estn bajo vigilancia y supervisin de los jefes de contabilidad los

empleados de contabilidad y los libros y registros contables en toda oficina o
dependencia de la empresa ?
El esquema de organizacin debe estudiarse para ver si el funcionario principal
de contabilidad en divisiones operantes, fbricas, sucursales, etc. aunque se
supone que tales empleados sean directamente responsables al personal de
operacin (superintendentes, capataces, ,etc.), sus funciones de contabilidad
deben estar regidas por el principal funcionarios de contabilidad. Debe
determinarse si el personal de operaciones domina al personal al personal de
contabilidad a tal grado que menoscabe seriamente a la efectividad del sistema
de control interno contabilidad. Vea los comentarios a la pregunta 1.06.
5. Tiene la empresa una manual de procedimientos contables?
El buen control interno de contabilidad requiere la segregacin de las funciones
de tesorera o custodia de las funciones de contabilidad. Es esencial que
ningn empleado o pequeo grupo de empleados tenga tal control de todas las
fases de un operacin financiera importante, de manera que pueda ser
capaces de cometer una irregularidad y ocultarla sin conclusin con otros
empleados o departamentos.
La segregacin efectiva de los deberes depende en gran parte del
planeamiento preciso y detallado de todos los procedimientos y la cuidadosa
asignacin de funciones a las distintas personas dentro de la organizacin. Los
procedimientos detallados deben exponerse en memorandos en los que
tambin se muestra la explcita asignacin de los deberes de cada
departamento o grupo de empleados. Los procedimientos escritos, las
instrucciones y la asignacin de deberes, evitaran duplicidad en el trabajo,
interferencia u omisin de funciones importantes, malos entendidos y otras
situaciones que puedan resultar en el debilitamiento de los controles internos
de contabilidad. Tales memorandos pueden muy bien ser la base para la
preparacin de un manual formal de contabilidad.
6. Todos los comprobantes, informes y estados financieros son revisados y
aprobados por departamentos e individuos distintos de aquellos que han
intervenido en su preparacin ?
Un presupuesto es uno de los instrumentos ms efectivo empleados por la
administracin para el control administrativo de las operaciones de una
empresa. Es una vara de medir con la que se pueden comparar las
operaciones de reales y los resultados. El departamento de contabilidad debe
preparar informes comparando los ingresos y gastos reales con los estimados
en el presupuesto.
En algunas organizaciones, los departamentos de contabilidad no oficiales
dentro de los departamentos de operaciones preparan presupuestos e informes
de operaciones de los departamentos. Es relativamente sencillo para un jefe de
departamento desfigurar o tergiversar el informe de las operaciones de su
departamento para lograr sus propios fines o presentar a la gerencia un cuadro

ms favorable que el que los hechos justifican. Donde sta situacin existe, los
jefes de los departamentos de operaciones pueden que protesten
enrgicamente alegando que necesitan este tipo de control a fin de obtener
rpidamente la informacin que necesitan para dirigir sus departamentos. Sin
embargo, el valor total del control del presupuesto puede perderse en
circunstancias e informaciones seriamente engaosas puede que se entreguen
a la administracin.
es esencial, por lo tanto, que el mantenimiento de los rcords de presupuestos
por departamento y la preparacin de los datos departamentales de
contabilidad, as como la comparacin entre los resultados reales y lo
presupuestado se haga por un departamento de contabilidad que sea
independiente de los departamentos de operaciones sobre los que se informa.
Los informes as preparados deben ser revisados por funcionarios distintos de
los jefes de departamento, de modo que las situaciones anormales o
sospechosas sean descubiertas e iniciadas las medidas de correccin
necesarias.
Estn debidamente aprobados los asientos de diario por un funcionario o
empleado responsable ?
por medio de un asiento de diario se pueden hacer ajustes a cualesquiera
cuentas de la empresa. Por lo tanto, debe ser obligatorio que cada asiento de
diario est oprobado por un funcionario del departamento de contabilidad que
no este en situacin de cometer una irregularidad y ocultar al anotar un asiento
de diario impropio. El funcionario o empleado que apruebe los asientos debe
tener el suficiente conocimiento de las circunstancias que rodean la operacin
de que se trata. Adems, los empleados que manipulen asientos de diario
aprobados deben estar informados de quienes tienen autorizacin para aprobar
tales asientos y deben reconocer las firmas o iniciales de los funcionarios o
empleados designados.
8. utiliza la empresa para efectos de control
1. Informes que comparen lo presupuestado con los gastos realizados?
2. Costos estndar?
Un presupuesto es un plan de gua futura del negocio que combina la
experiencia pasada con una evaluacin inteligente de lo que se espera ocurra
en el futuro. Por lo tanto, un presupuesto de desembolsos es mucho ms util
como control que la comparacin de los desembolsos de este perodo con los
del perodo presente.
Asimismo, el costo estndar es un costo predeterminado o presupuestado ;
representa el costo en que se puede incurrir si prevalecen las condiciones que
se han supuesto. Tambin es un instrumento til de control para la
administracin.

9. Los funcionarios y empleados que tienen atribuciones para revisar

aprobaciones previas estn provistos de :
1. Modelos de las firmas de las personas autorizadas para tal efecto?
2. Instrumentos sobre la clase de operaciones que pueden ser
aprobadas previamente, limite y monto de las mismas?
El propsito de que exista una persona que revise las aprobaciones previas es
asegurar a la empresa que se han efectuado diversas funciones de
comprobacin y de que los documentos que sustentan la operacin han sido
aprobados correctamente. No obstante, a fin de que la revisin sea efectiva, es
necesario que el revisor est informado oficialmente de los nombres de los
empleados designados para hacer las diversas aprobaciones o
comprobaciones y que tenga modelos de las firmas o iniciales de los mismos
para comprobarlo con las de los documentos que se revisen.
En ausencia de estas precauciones, la revisin final resulta sin sentido, ya que
solamente puede determinarse que las iniciales de alguien aparecen en un
documento, sin la conviccin de que ellas son las de la persona a quien se ha
delegado la responsabilidad de la aprobacin. Deber indagarse para
determinar que una lista con los modelos de firmas o iniciales de personas
autorizadas para aprobar ha sido circulada y que la persona que hace la
revisin final de los documentos tiene una copia de la misma.
10.
Tiene la empresa un departamento de auditora interna que opera en
forma autnoma?
1. Si lo tiene, a quin rinde los informes?
2. Hemos revisado los programas de auditora interna para determinar si son
apropiados para llenar su cometido?
No importa lo completo que sea un sistema de comprobacin interna de la
contabilidad, siempre existe la posibilidad de desviacin de los procedimientos
prescritos y deben establecerse resguardos que aseguren que dichos
procedimientos se cumplen. Recprocamente se deben modificar los
procedimientos segn lo exijan las circunstancias. Las organizaciones mayores
establecen frecuentemente departamentos de auditora interna para hacer
pruebas de las operaciones registradas para tomar o supervisar inventarios
fsicos y en general para someter las operaciones de la empresa y de sus
sucursales o subsidiarias a un examen ms o menos contino con el objeto de
determinar no slo si los procedimientos prescritos se cumplen, sino tambin
para ver si hay que hacer modificaciones en los mismos como resultado de las
condiciones imperantes.
Donde parte de las plantas, sucursales o subsidiarias de la empresa no son
visitadas por el contador independientemente durante el curso del examen de
los estados financieros de la empresa, generalmente se deposita confianza en
el trabajo de los auditores internos de la empresa. El contador independiente
debe satisfacerse de que los procedimientos seguidos en las unidades no

visitadas son adecuados y tambin de la efectividad de los exmenes hechos

por los auditores internos. Los auditores internos deben estar completamente
separados de toda participacin en otros procedimientos de la empresa., pues
tal participacin hara que sus exmenes fuesen parcial o totalmente
ineficaces. El personal del departamento de auditora interna debe ser lo
suficiente como para permitir visitar a intervalos frecuentes las distintas plantas,
sucursales o subsidiarias y lograr que los exmenes verificados por los
auditores internos puedan ser suficiente extensos. Los auditores internos
deben rotarse para aumentar la eficacia de su trabajo.
Es costumbre que los auditores internos reporten al funcionario principal, quien
usualmente es el responsable de seguir en el futuro los asuntos reportados por
los auditores. Dado que los libros y actividades del departamento de
contabilidad deben a su vez estar sujetos a una revisin independiente, sera
preferible, caso de ser posible, que los auditores internos reportaran
directamente a su funcionario superior tal como un vicepresidente a cargo de
las finanzas. Contiene el informe de auditora interna.
1. Conclusiones sobre la revisin ?
2. Salvedades a las cuentas, cuando sean necesarias ?
3. Sugerencias sobre mejoras en los metidos de control interno ?
14.

Con respecto a los informes de auditora interna :

1. Son revisados por funcionarios superiores ?
2. Se toman las medidas necesarias para corregir las deficiencias ?

El propsito de estas preguntas es determinar si los auditores internos

presentan reportes internos informativos sobre los cuales la administracin
puede tomar medidas. Un reporte que no sea informativo, o que se atenga a
detalles sin importancia que podran dejarse a un jefe de departamento para
su solucin, es de poco valor para la administracin. el mejor sistema de
control interno se viciara a no ser que se hiciese un esfuerzo para ver que los
procedimientos prescritos se siguen y se informa inmediatamente a la
administracin sobre cualquier desviacin o autorizada de los mismos. esto
puede lograrse solo si los reportes de los auditores internos cubren
adecuadamente dichas materias y si los funcionarios apropiados revisan dichos
reportes e inician las medidas correctivas que sean menester.
Debe preguntarse sobre el tipo de reportes sometido, la rapidez con que se
revisa y la efectividad de las medidas de correccin que se tomen.
Toman con regularidad sus vacaciones los cajeros, almacenistas, y dems
empleados en puestos de confianza y sus deberes son asumidos por otros
empleados ?
La practica sugerida por la pregunta anterior es deseable por que :

1. Las irregularidades que puedan haber sido cometidas por un

empleado pueden descubrirse mientras est de vacaciones y sus
deberes los asume otro empleado.
2. Ms de un empleado se familiariza con ciertos deberes y
procedimientos lo que facilita una situacin en caso de emergencia.
3. Sirve generalmente como comprobacin de la eficiencia del empleado
que est de vacaciones, y
1. Aumenta el adiestramiento del personal en general.
Ninguno de los resultados expuestos puede alcanzar, sin embargo, a no ser
que se disponga que otros empleados asuman los deberes de los que estn de
vacaciones, y debe investigarse no slo si dichas sustituciones se han
dispuestos, sino tambin si realmente se han llevado a cabo durante el ao.
16.

con referencia a las conexiones de los funcionarios y los empleados :

1. Carecen stos de conexiones con otras organizaciones mercantiles
con las cuales empresa negocia ? En caso contrario, mencione cules
empleados y con que empresas tienen conexiones.
2. Existe un procedimiento que prohiba emplear dos o ms funcionarios
que desempeen labores principalmente de contabilidad y caja, que
tengan algn grado de parentesco o consanguinidad ?

se han cometido fraudes en casos en que un funcionario de una empresa con

un inters especial en otra ha aprobado operaciones entre ambas empresas.
Puede resultar difcil el determinar la existencia de tal situacin, puesto que las
relaciones con otras empresas pueden estar fuera de la esfera normalmente
sujeta a revisin. Esto sin embargo, no elimina la necesidad de una auditora
alerta ni la posibilidad de usar fuentes de informacin disponibles. Por ejemplo,
los informes de servicio financiero suelen dar generalmente la historia personal
y conexiones de negocios de los funcionarios de la empresa, y fuentes como
estas, junto con averiguaciones discretas y hechas con tacto con funcionarios
de la empresa, deben utilizarse para lograr dicha informacin en cuento sea
posible.
17.
Los funcionarios que manejan fondos o valores est respaldados con
plizas de seguro de manejo y cumplimiento u otra clase de garantas ?
18.

Parece adecuado el monto de tales seguros o garantas ?

El propsito principal de afianzar a los empleados es el asegurarse contra

prdidas por irregularidades. Indirectamente, sin embargo, el afianzamiento de
los empleados tienen conocimiento del hecho de que estn afianzados y, por
consiguiente, se dan plena cuenta de las consecuencias que pueden desviarse
de las acciones impropias. El asunto del afianzamiento es particularmente
importante en organizaciones donde un sistema de comprobacin interna de la

contabilidad que sea satisfactorio no es asequible. La fianza no debe limitarse a

los empleados solamente, sino que debe tambin cubrir a los principales
funcionarios. Desde el punto de vista del efecto psicolgico sobre los
empleados que estn afianzados, la cantidad de la fianza es relativamente
inconsecuente, pero desde el punto de vista de la recuperacin del seguro es
importante que la cantidad de la fianza sea adecuada en relacin con la
posicin del funcionario o empleado afianzado.
El hecho de que los empleados estn afianzados no es una excusa para no
tener la adecuada comprobacin interna de la contabilidad. A fin de lograr la
indemnizacin la empresa tiene que descubrir la prdida y generalmente
poderla probar. Es probable que no se descubran las irregularidades si no
existe un control adecuado, y aunque est asegurada la empresa contra
prdidas es posible que no se d cuenta de que sus activos han sido
malversados.
19.
existe un empleado competente encargado de todo lo relacionado con
seguros ?
El propsito de esta pregunta es determinar no solamente si los activos de la
empresa se encuentra cubiertos adecuadamente a fin de obtener el mayor
beneficio para la empresa en cuanto a la cobertura y costo de las primas.
ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL CUESTIONARIO
RELATIVO A CAJA Y BANCOS
2.1

GENERALIDADES

1. Las funciones de los encargados de valores y fondos son tales que no

mano manejan registros ni preparan asientos para los libros generales de
contabilidad, cuentas por cobrar, etc., distintos de los libros de caja ?
El propsito de esta pregunta es determinar si el empleado que mantiene los
libros de ingresos de caja pudiera influir sobre la anotacin en los libros de
ingresos o de desembolsos de caja a fin de encubrir un desfalco. Generalmente
, a fin de esconder una irregularidad, un cajero tiene que tener los medios para
omitir o hacer en los libros ambas partes de una operacin de caja o tiene los
medios para omitir o lograr que se hagan asientos en los mayores que
compensen el importe de la irregularidad.
En relacin con los ingresos de caja, el cajero no debe tomar parte en los
procedimientos que tienen por finalidad hacer asientos en las cuentas a las que
se acreditan los ingresos (cuentas por cobrar, ventas de contado, etc.), y sus
deberes no deben permitir influir sobre los asientos en las cuentas a que se
cargan desembolsos (cuentas a pagar, gastos, etc.). sin embargo, debe tenerse
en cuenta que pueden existir irregularidades de efectivo en las que el cajero no
tome parte. por ejemplo, el administrador de la oficina puede actuar en
funciones de jefe de crditos con autoridad de crditos para cobrar, o como jefe
de oficina abre correspondencia, puede tener la oportunidad de apropiarse de

remesas de clientes. Si, no obstante, se percibe el cobro de cuentas

canceladas por un empleado distinto de jefe de crditos y so la
correspondencia la abre otro empleado que prepara una lista de las remesas
para ser comparadas ms tarde, rengln por rengln, con las anotaciones del
libro de caja, la posibilidad de cometer una irregularidad por los medios
indicados se reduce considerablemente.
En relacin con los desembolsos de caja, el que firme un cheque fraudulento
tiene que estar en posicin (a) de omitir o hacer que se omitan en los libros el
importe de los cheques, 0b) anotar o hacer anotar en los libros cantidades que
compensen el importe del cheque.
Sin embargo, la efectividad de los procedimientos previos a la firma de los
cheques es probablemente ms importante que la firma de los mismos puesto
que tales procedimientos pueden dificultar al que firma, emitir un cheque no
autorizado. Si se delega la autorizacin para firmar los cheques a un empleado
que ejecute otros deberes de la caja, las posibilidades de irregularidad se
aumenta. Por ejemplo, si solamente se requiere una firma en los cheques y se
hubiese delegado la firma en un empleado que mantiene el registro de
desembolsos de caja y se hubiese delegado la firma en el empleado, si
solamente se requiere una firma en los cheques y se hubiese delegado la firma
en el empleado que mantiene el registro de desembolsos de caja y ste
empleado expidiese y firmase un cheque fraudulento con la intencin de
encubrir una irregularidad, podra lograrse su propsito de varias maneras, a
saber :
1. Omitiendo registrar el cheque en el libro de desembolso de caja y
concordando los saldos de libro de caja y del banco incluyendo el
importe del cheque en la suma del registro de desembolsos.
2. Anotando el cheque en el registro de desembolsos y cargando su
importe a una cuenta de gastos.
En primer caso la irregularidad no se descubrira si el empleado que llevara el
registro de desembolsos tambin conciliase la cuenta en el banco, pero sera
descubierta si la conciliacin la prepara otro empleado siempre que comparase
los cheques devueltos por el banco con los asientos en el registro de
si el empleado desfalcador adopt el segundo mtodo, el descubrimiento de la
irregularidad depender principalmente de lo concienzudo que sean los
procedimientos referentes a la conciliacin, de lo alerta que est el empleado
que efecte la conciliacin, y del grado de investigacin que se haga de los
cheques girado a, o por empleados de la compaa si el cheque fuere
pagadero a el mismo. Si el cheque se girara de un proveedor ficticio el
descubrirlo dependera primordialmente de la auditora interna de los
desembolsos de caja o del anlisis de las cuentas de gastos.
2. La apertura de las cuentas bancarias y las firmas de las personas que
firman sobre ellas son debidamente autorizadas ?

1. Existen instrucciones a los bancos indicando que las personas autorizadas

para firmar cheques no pueden delegar tal autorizacin en otros
funcionarios ?
Slo se tendr un control sofisticado sobre los fondos de la empresa si se
depositan a favor de la empresa en un banco designado por la junta directiva y
estn sujetos para su extraccin solamente con la firma de una persona
designada por la Junta. Si alguna de estas medidas no se cumpliese, sera
relativamente sencillo el desviar o trasladar los fondos a cuentas bancarias que
no estn sujetas a vigilancia adecuada de aprobacin de desembolsos, revisin
de cheques cancelados, etc.
al conceder autorizacin para firmar cheques la junta deber tener en cuenta la
experiencia, juicios y madurez del que ha de firmar los cheques as como los
controles que circundan sus funciones pero, sin embargo, si la autorizacin de
firmar cheques puede subdelegarse o ejercerse sin la concurrencia de la junta,
el efecto de estas precauciones y controles puede ser anulado totalmente,
puesto que los controles que aplicaban al designado originalmente puede no
aplicar a quien l subdeleg el poder para firmar cheques.
4. Se avisa inmediatamente a los bancos cuando una persona autorizada
para firmar cheques deja el empleo de la empresa ?
Si esta situacin no se ha presentado, ha previsto la empresa algn
procedimiento para notificar a los bancos cuando sea necesario ?
el propsito de estas preguntas es determinar que la empresa han tomado
precauciones efectivas para evitar desembolsos no autorizados de sus fondos.
Es prctica general notificar formalmente a los bancos de los nombres y cargos
de los autorizados para firmar cheques generalmente mediante copias
certificadas del acta de la junta en que se concedi la autorizacin. Mientras no
se reciba la renovacin de tal formalidad el banco est autorizado para pagar
contra esas firmas. Por lo tanto, es necesario notificar inmediatamente, y de
modo formal, al banco tan pronto caduque un poder para firmar cheques. De
otro modo, podran girarse cheques no autorizados y dado que el banco estara
protegido en ausencia del aviso de caducidad, la empresa se vera en
dificultades para recobrar sus fondos.
En una empresa relativamente nueva pudiera suceder que el caso no se
hubiese presentado, y el auditor debe cerciorarse de que los funcionarios de la
empresa conocen las precauciones que deben tomarse tan pronto caduque un
poder para firmar cheques.
6. Todas las cuentas bancarias a nombre de la empresa est registrada en
cuentas de control en el mayor general o auxiliar ?
bajo el mtodo de partida doble, para encubrir una irregularidad es necesario
omitir en los libros ambas partes de una operacin o anotar asientos que
compensen el monto de la irregularidad. Por esto, la inclusin de todas las
cuentas de banco de la empresa en las cuentas de control de caja en el mayor

general es necesaria, no solo para mostrar el efectivo correctamente, sino para

evitar tener efectivo del que se puedan hacer desembolsos, sino los resguardos
que provea contra la irregularidades una buena tcnica de contabilidad.
Por ejemplo, una empresa pueda cobrar depsitos de los clientes y colocar su
importe en una cuenta especial de banco no registrando los cobros ni como
efectivo ni como depsitos a pagar. Sera posible el trasladar cobros ordinarios
a esta cuenta y hacer extracciones de ella. Estas extracciones no estaran
sujetas al escrutinio ordinario puesto que no se haran asientos para las
mismas en los libros de la empresa.
7. Los traspasos de una cuenta bancaria a otra estn bajo el control contable
en forma tal que tanto cargos como abonos queden registrados en una
cuenta de control ?
La finalidad de mantener esta cuenta llamada a veces transferencias
bancarias es la de proveer un medio rpido para determinar que los cargos y
crditos por las transferencias de efectivo se registraron como compensacin
durante el mismo perodo contable. De otro modo sera posible registrar
solamente la parte del deposito de la operacin de la operacin como un cargo
a caja, pero haciendo el crdito a algunas otras cuentas, tales como ingresos o
cuentas por cobrar, y as falsificar las cuentas. El mantener una cuenta de
transferencias de banco no es esencial, y las tcnicas adecuadas de auditora
descubriran este tipo de irregularidad en todo caso. Sin embargo, una cuenta
de transferencias de banco o una columna separada en el registro de caja
para las transferencias, que ofrezcan control sobre las mismas, es muy
deseable y en su ausencia el auditor debe estar alerta, particularmente al
examinar las operaciones de caja cercanas al final del perodo que se revisa.
8. Mantiene la empresa un control de los cheques post-fechados ?
La finalidad de mantener este control, es para que los cheques post-fechados
sean consignados en su fecha correspondiente, evitando que los mismos
puedan ser cobrados o usados para cubrir posibles irregularidades. A estos
cheques, tan pronto sean recibidos, debe ponrseles el sello nicamente par
consignar de la empresa a fin de evitar que si s4e extravan se pueda hacer
mal uso de los mismos.
2.2

RECONCILIACION DE SALDOS BANCARIOS

1. Las cuentas bancarias son reconciliadas regularmente por la empresa ?

2. Las reconciliaciones bancarios son preparadas y revisadas por empleados
que no preparen o firmen cheques o manejen dineros de la empresa ?
Una reconciliacin bancaria, hecha de modo eficaz, constituye una auditora
parcial de los recibos y desembolsos de caja durante el perodo de la
reconciliacin y, por consiguiente, no debe hacerse por un empleado que tome

parte en la presentacin o anotacin de las operaciones de efectivo. El

empleado que inspecciona los documentos antes de que los cheque se
sometan para la firmas, el firmante, o un empleado a quien se ha delegado la
autorizacin para la emisin del cheque, estn todos en situacin de iniciar
cheques indebidos y no deberan participar en la preparacin de la
reconciliacin. El reconciliar las cuentas bancarias, an cuando estas sean
hechas por empleados adecuados, no descubrir necesariamente
desembolsos indebidos pero limitar la oportunidad de cometer irregularidades
a los empleados que preparen o prueben cheques o reciban cheques o reciban
efectivo, puesto que no las podrn encubrir manipulando las reconciliaciones
bancarias.
3. Los extractos bancarios y los volantes de cheques pagados, se entregan
directamente en sobre cerrado al empleado que preparen las
reconciliaciones ?
El objetivo indicado en la explicacin de las preguntas 2.2.1 y 2.2.2 solo si
consigue se el extracto del banco y los cheques cancelados llegan
directamente del banco en sobre cerrado a manos del que preparan la
reconciliacin. Esto proporciona una seguridad razonable de que nadie pueda
haber cometido una irregularidad, que de lo contrario pudiera ser descubierta
por una reconciliacin bancaria efectiva, estuviera en posicin de ocultar la
irregularidad sustrayendo o combinando un cheque pagado o cambiado los
asientos o los saldos mostrados en los extractos del banco.
4. Los procedimientos para efectuar la conciliacin contemplan todos los pasos
esenciales que aseguren una efectiva reconciliacin particularmente en
cuanto a :
1. Comparacin del nmero y valor de los cheques contra el libro de
salidas de caja ?
2. Revisin de endosos en los bancos o de los volantes de los
cheques ?
3. Comparacin con los saldos del mayor general ?
Las notas de las preguntas 2.2.1 y 2.2. indican las ventajas que se derivan al
designar el trabajo de reconciliar las cuentas de banco a un empleado que no
toma parte en la preparacin o aprobacin de los cheques, pero para que dicho
procedimiento rinda los mximos beneficios, la reconciliacin debe hacerse de
un modo eficaz.
Los pasos que pueden considerarse como esenciales en una reconciliacin
bancaria, variarn segn el grado de perfeccin del control interno de
contabilidad que abarque los desembolsos. Antes de hacer recomendaciones a
un cliente debe determinarse que las sugerencias no implican duplicidad de
trabajo innecesario. En algunas organizaciones los procedimientos de
reconciliacin bancaria no incluyen la comprobacin de las sumas de los libros
de caja, comparacin del registro de desembolsos, examen de los endosos en

los cheques, etc., y a veces es difcil convencer al cliente que, particularmente

en su caso, tales operaciones deben formar parte de sus reconciliaciones
bancarias. Si los otros procedimientos aplicables a la caja se comprende
plenamente y se puede mostrar de modo claro la necesidad de extender los
procedimientos de reconciliacin, se facilitar la eliminacin de los puntos de
controversia. En el caso de una gran compaa, el procedimiento de la
reconciliacin bancaria se reduca casi solamente a ordenar numricamente los
cheques, relacionar los nmeros de los faltantes y obtener sus importes del
libro de desembolsos para llegar al total de la cantidad de cheques pendientes.
A primera vista este sistema carece de muchas de las operaciones que se
consideran esenciales una reconciliacin bancaria efectiva, pero en vista de la
calidad del sistema de control interno de contabilidad del muy conveniente para
cambiar los procedimientos, excepto recomendar el examinar los endosos de
los cheques. Aunque es probable que el banco fuese responsable por el pago
de cheques con los endosos falsificados, el departamento legal de la empresa
opino que en caso de reclamar judicialmente al banco el reembolso del cheque
con endosos falsificados pagados por el mismo, el banco podra defenderse al
alegar que la compaa fue negligencia al no examinar los endosos en los
cheques y que esta negligencia probablemente demor el descubrimiento de la
falsificacin. Es ms, el examen de los endosos establece una seguridad que
no brindan otros procedimientos de la empresa. Donde se examinaran los
endosos, los empleados de la empresa se familiarizarn con las firmas
individuales, y es ms probable que ellos descubran los endosos falsos y no los
auditores independientes, puesto que estos ltimos no tienen la misma
oportunidad de ver esas firmas mes tras mes.
Al revisar los endosos se debe dar atencin particular a lo siguiente :
1. Beneficiarios con nombres de compaas similares. Una puede ser
ficticia e internacionalmente tratar de parecer al nombre de un
proveedor corriente genuino.
2. Variantes en el endoso del mismo beneficiario. Las compaas
establecidas usan por lo general el mismo endoso de modo constante,
con frecuencia mediante el uso de un sello de goma.
3. Endosos mltiples en cheques pagaderos a compaas mercantiles.
Las compaas generalmente depositan sus cheques directamente y
no los negocian con terceras personas.
4. Endosos de agencias de cambio de cheques, de cheques emitidos a
favor de compaas. La mayora de las compaas y comerciantes
establecidos no utilizan estas agencias.
Al revisar los cheques de nmina , la inspeccin de los endosos solamente es
inadecuada a los fines del control interno de contabilidad. El propio beneficiario
se har conocer si no recibe su pago y se podr recobrar el importe del banco
si ste pag indebidamente. Para fines de control, es mucho ms til el
comprobar los endosos de los cheques de nmina con las firmas que constan
en el expediente personal de cada empleado.

Al considerar la efectividad de la reconciliacin bancaria debe tenerse en

cuenta que pueden existir deficiencias importantes en los procedimientos,
aunque no se noten fcilmente. A modo de ilustracin puede decirse que
investigaciones hechas sobre los procedimientos de reconciliacin bancaria en
una compaa indicaron que los pasos dados por el empleado incluan los
pasos que se consideran esenciales en una reconciliacin efectiva, hasta que
se descubri que el empleado no verificaba independientemente el saldo de
efectivo segn libros, sino que llamaba por telfono al cajero y le preguntaba el
saldo existente. Aunque aparentemente la reconciliacin pareca efectiva, la
deficiencia de no verificar independientemente el saldo segn libros, introduca
efectiva, introduca en los procedimientos un punto dbil que poda neutralizar
el valor del resto de los procedimientos realizados.
5. Un empleado sin injerencia en los ingresos de caja revisa todas las
reconciliaciones y hace averiguaciones sobre las partidas poco usuales ?
Uno de los propsitos esenciales al preparar una reconciliacin bancaria es el
descubrir partidas que puedan indicar la existencia de irregularidades. La
manera prueba aritmtica entre el saldo mostrado por las cuentas de la
empresa y el saldo del banco no es suficiente. Debe hacerse una revisin
cuidadosa de todas las partidas de reconciliacin y obtenerse una explicacin
satisfactoria de las que no sean usuales. La revisin debe hacerla alguien que
no tenga parte en los procedimientos usuales de cobros y desembolsos puesto
que tal persona puede ella misma haber cometido una irregularidad y, por lo
tanto, estara en situacin de suprimir cualquier investigacin ulterior.
En un caso se cometido un fraude de mayor cuanta consiste en parte en la
sustraccin de fondos de los cobros. El fraude se extendi a varios aos y
exista una indicacin clara en las reconciliaciones bancarias de que las ventas
de contado no haban sido consignadas adecuadamente. Los extractos de
cuenta los enviaban por correo el banco directamente a los auditores internos
de la compaa quienes preparaban las reconciliaciones bancarias las
reconciliaciones, sin embargo, no las revisaba ninguna persona que no fuera
los auditores internos, de suerte que ningn funcionario de categora fue
informado de la irregularidad. Como resultado, el fraude contino por varios
aos a pesar de que el examen e investigacin en partidas en las
reconciliaciones bancarias hubieran descubierto el fraude en sus comienzos.
2.3

COMPROBACION POSTERIOR DE LA RECONCILIACION

1. Las notas y avisos relacionados con dbitos o crditos no aceptados por el

banco son recibidos por un empleado distinto del cajero ?
La devolucin de una partida consignada puede indicar una posible
irregularidad. Si el cajero, ha estado sustrayendo o manipulando fondos, no le
ser difcil esconder temporalmente la situacin consignado un cheque sin
valor el faltante. De este modo en el momento de un examen los fondos de caja
apareceran de esta manera correctos ya que el cheque sin valor aparecera en

los libros como efectivo consignando y posiblemente no sera devuelto por el

banco hasta dos o tres das despus o ms an si se gira sobre el banco
situado a ciertas distancia. Si el cheque se devolviese entonces el cajero el
podra estar en posicin de encubrir la situacin y continuar la irregularidad.
Debe, por lo tanto, requerirse que las partidas devueltas por el banco
depositado se remitan para su investigacin y resolucin a personas que no
tomen parte en los procedimientos regulares de recibo de efectivo.
2. las transacciones de caja, sin excepcin, se registran en la fecha en que :
1. Se recibe el dinero ?
2. Se expiden los cheques ?
el propsito de esta pregunta es el conocer si hay discrepancia entre la fecha
en que se anot y La fecha de la operacin intentando ocultar alguna
irregularidad.
El problema no es muy difcil en relacin con las consignaciones, puesto que
usualmente es posible hacer una consignacin en la fecha en que se anota, y
debe ser posible establecer que los fondos anotados como consignados en un
da determinado fueron efectivamente consignados en ese da. En ciertos
casos, las consignaciones anotadas el ltimo da del mes pueden haber sido
enviadas por correo a un banco y por lo tanto aparecern en la reconciliacin
como en trnsito al final de perodo. Sin embargo, estos fondos normalmente
deben llegar al banco al da siguiente o en los prximos das si el banco se
encuentra en una ciudad lejana y el extracto d cuenta del banco debe mostrar
la consignacin en un da tal que corresponda razonablemente con el tiempo
de trnsito necesario.
El problema con los cheques mostrados como pendientes de pago por el banco
en la reconciliacin es ms difcil, puesto que casi siempre transcurrir cierto
tiempo hasta que se remita el cheque al interesado y algn tiempo puede pasar
si el beneficiario no ha consignado el cheque pronto. Sin embargo, deben
examinarse los cheques para ver si sus fechas corresponden con aquellas
fechas mostradas en el registro de desembolsos. Tambin deben revisarse los
sellos del banco que aparecen en el cheque y la perforacin de la fecha de
pagado hecha por el banco para ver lo razonable del tiempo transcurrido. Del
examen de los cheques, y de la revisin de los cheques pendientes del pago
por el banco al cierre del mes fueron realmente emitidos y enviados antes del
cierre del mes y no anotados solamente para disminuir los pasivos sin haber
gastado en realidad el efectivo.
2.4

REVISION DE CHEQUES

1. La existencia de chequeras en blanco est controlada en forma tal que

evite que personas no autorizadas para girar cheques puedan hacer uso
indebido de ellas ?

Los cheques en blanco deben guardarse cuidadosamente y controlarse puesto

que generalmente tienen impreso el nombre de la empresa y pudieran llevarse
por personas no autorizadas, hacindose efectivo con poca dificultad. Este
peligro es mayor an en los casos de cheques de nmina que se usa en
grandes cantidades y generalmente se giran por cantidades pequeas. El uso
de cheques prenumerados se ha preconizado como un recurso para fortalecer
el control de los cheques en blanco.
Debe tenerse siempre en cuenta, sin embargo que la mayora de las empresas
usan muchos miles de papeles y modelos que correctamente llenados y
aprobados conlleva un pasivo o prdida potencial. Aunque es deseable tomar
precauciones razonables en la custodia y entrega de dichos modelos los
resguardos esenciales deben estar en los procedimientos para la preparacin y
aprobacin de los documentos ms que en el control fsico de los mismos.
Donde los cheques lleven solo una firma es tambin importante que el firmante
no tenga acceso a los cheques en blanco, lo que reduce la posibilidad de que
el que firma gire un cheque indebido. Aun cuando los otros controles puedan
asegurar el descubrir cualquier irregularidad del firmante de los cheques, no
sucedera esto hasta que los extractos de cuenta del banco fueran recibidos.
mientras tanto la empresa ha sido despojada de su dinero y la persona
culpable no estara presente para responder sus acciones. Sin embargo, si este
y otros controles de contabilidad se proveen, no hay razn por la cual no sea
suficiente que una sola persona firma los cheques y, en muchos casos, sera
altamente recomendable.
2. La firma o contrafirma de cheques en blanco est prohibida ?
1. En caso contrario, los empleados responsables se cercioran por medio de
inspecciones posteriores de los cheques e informacin comprobatoria de
que tales cheques han sido usados correctamente ?
La situacin que se contempla en estas preguntas se encuentra con ms
frecuencia en las empresas pequeas, donde solo dos o tres individuos tienen
autorizacin para firmar cheques, que en las grandes organizaciones donde
varios funcionarios o empleados tienen esa autorizacin. Esta prctica debe
desaprobarse en todo caso, pero en las empresas pequeas donde el control
interno de contabilidad frecuentemente suele ser incompleto ; el peligro de
firmar cheques en blanco se intensifica. El que firma un cheque asume la
responsabilidad final de que el desembolso est correcto, pero al firmar un
cheque en blanco no puede apreciar si lo est y deja la puerta abierta para
cualquier irregularidad. En las ocasiones en que las circunstancias hagan
imprescindible la firma de cheques en blanco para casos de emergencia, los
que firman deben tomar nota de los nmeros de serie y otros de identificacin
de los cheques que firman deben tomar nota tan pronto sea posible
satisfacerse de su uso apropiado mediante el examen de los documentos que
justifiquen el pago y la inspeccin de los cheques cobrados devueltos por el
banco.
4. La practica de girar cheques al portador est prohibida ?

1. en caso contrario,. Los empleados responsables se aseguran de que tales

cheques hayan sido cobrados para reembolsar el fondo de caja menor o
utilizados con otros fines apropiados ?
Los cheques girados al portador o a efectivo puede ser cambiados sin
endosarse lo que la empresa se priva de su recurso legal contra el banco si
tales cheques se cambian por personas no autorizadas. Frecuentemente se
emiten al portador o a efectivo para obtener fondos para pagar las nominas o
reembolsar el fondo fijo, pero an en estos casos, no hay razn para que los
cheques se hagan a nombre del empleado autorizado para cambiar dichos
cheques.
En algunas empresas que usan cheques prenumerados se mantiene tambin
una provisin de cheques en blanco sin enumerar y se usa uno de los cheques
en blanco en lugar de un cheque prenumerado echado a perder, asignndosele
el nmero de aquel . est practica cancela virtualmente un elemento de control
que pudiera obtenerse al usar la prenumeracin en los cheques. Los nmeros
de los cheques correspondientes a aquellos cancelados no deben usarse.
7. si se usa una maquina especial para firmar cheques :
1. cuando las placas no estn en uso, se mantienen bajo la custodia
de las personas, cuya firma aparezca grabada en ellas ?
2. Despus de usada, se toma siempre una lectura de la maquina por
la persona cuya firma se utiliza, o por su delegado y se asegura que
todos los cheques firmados son los autorizados ?
las placas de firmas deben usarse slo bajo el control de los autorizados para
firmar cheques. La eliminacin del trabajo fsico de firmar gran cantidad de
cheques no debe permitir el debilitamiento de los resguardos que rodean los
desembolsos de caja.
La persona a quienes corresponden las placas no deben abandonar la custodia
o vigilancia de las mismas ni de las llaves de la mquina de firmar cheques.
Las maquinas debern tener registros que puedan alterarse, debindose tomar
la lectura antes y despus de cada uso y el nmero de cheques firmados por la
mquina entonces se conciliar, por la persona firmante, con el nmero de
cheques aprobados parar la firma. Se conocen casos en que los autorizados
para firmar han enviado con un mensajero la placa de su firma al lugar en que
se encuentra la mquina y en otros casos han tomado la lectura de modo
escrupuloso y han dejado de conciliarla con el nmero de cheques a firmar. En
tales casos sera muy fcil el obtener la firma en un cheque autorizado.
Cuando se usan mquinas de firmar, el auditor debe dar especial atencin al
asunto de afianzar a todos los empleados que toman parte de los procesos de
desembolso o que tengan acceso a la mquina o a los cheques sin usar.

ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL CUESTIONARIO

RELATIVO A CUENTAS POR COBRAR, VENTAS Y COBRANZAS
3.1

DESPACHOS

1. las funciones del departamento son independientes de las de :

1. Recibo ?
2. Contabilidad ?
3. Facturacin ?
4. Cobranzas ?
2. Los pedidos de los clientes son revisados y aprobados por el departamento
de crdito antes de su aceptacin, o por otras personas que no tengan
intervencin alguna en :
1. Despachos ?
2. Facturacin ?
3. Manejo de cuentas de clientes ?
3. Se efectan los despachos nicamente con base en ordenes debidamente
aprobadas ?
los mtodos y procedimientos de contabilizar las ventas deben contener
medidas satisfactorias de control interno de contabilidad en relacin con las
siguientes cuestiones fundamentales :
1. Pueden las mercancas ser tomadas del deposito, almacn,
estantes, tanques o de donde estn depositadas sin que la salida sea
debidamente registrada ?
2. Existe seguridad razonable de que las mercancas despachadas se
cargan a la persona que las recibe por las cantidades despachadas y
a precios regulares ?
3. Existe una vigilancia razonable que protege a la empresa contra
prdidas por ventas a clientes con un crdito mal o dudoso ?
4. Si la venta no resulta en un cargo a las cuentas de clientes, que
procedimiento existe que asegure el cobro cuando sea entregada la
mercanca y la correcta anotacin del ingreso de la empresa ?
Deben investigarse los procedimientos referentes a la preparacin de las
ordenes de despacho u otros mtodos de autorizacin de despacho que estn
vigentes. Las preguntas deben comenzar por la recepcin de la orden del
cliente. Despus que la orden ha sido recibida entran a colocacin preguntas
sobre el crdito del cliente, si la mercanca forma parte de la existencia, si
efectivamente hay en existencia si deben emitirse instrucciones al almacn del
cual la mercanca va a ser despachada, los precios y condiciones en que la
mercanca va a ser vendida, el medio de transporte que ser empleado al

embarcarla, etc. En las organizaciones mayores se le da curso al pedido del

cliente procesado generalmente a travs de los departamentos ventas, crdito,
despacho y cualesquiera otros departamentos que participan en los pasos
preliminares de completar el pedido. As el pedido del cliente pasa a travs de
un nmero de personas antes de que la orden de embarque o su equivalente,
sea emitida.
Todos los procedimientos relativos a los pedidos y a su aprobacin final deben
ser revisados. De este modo se obtiene informacin acerca de los
departamentos y las funciones con los cuales el auditor normalmente tiene un
contacto muy limitado durante el examen usual de los estados financieros. de
este estudio obtendremos conclusiones acerca del grado de interdependencia
con que trabajan los varios departamentos, si los procedimientos empleados
son efectivos desde el punto de vista de ofrecer proteccin adecuada a la
empresa contra negligencia o fraude y hasta que grado puede el el auditor
confiar en el montante de las ventas registradas en la cuenta de control del
mayor general.
4. Despus del envo de los artculos, una copia de la orden de despacho es
enviada directamente al departamento de facturacin ?
Los procedimientos en el departamento de despachos deben asegurar la
compaa que las cantidades incluidas en el despacho son correctas, que la
clase de mercanca es la misma indicada en la orden de despacho y que
ninguna mercanca puede ser despachada sin la debida autorizacin. Una vez
completadas las ordenes de despacho, las cuales deben mostrar evidencia de
que los procedimientos establecidas en el departamento de despacho han sido
cumplidos, deben ser enviadas para facturacin directamente a empleados que
no participan en las anotacin de los mayores clientes. La combinacin de
estos deberes en un solo empleado pudiera facilitar la comisin de
irregularidades ya que esto permitir no hacer alguna factura si no existe otros
controles apropiados como pudiera desearse. Las rdenes de despacho y
falsear la factura correspondiente dejando as la puerta abierta para arreglos
deshonestos con el cliente.
5. Todas las rdenes de despacho son controladas numricamente por el
departamento de contabilidad ?
la orden de despacho es la autorizacin al departamento de despachos para
dar salida a las mercancas y ser enviadas a los clientes; tambin forma parte
de la notificacin al departamento de facturacin de que se facture al cliente.
Como se ve, forma parte esencial en el procedimiento que asegura que las
mercancas son despachadas o enviadas nicamente bajo debida aprobacin y
que las mercancas que son despachadas son debidamente facturadas a los
clientes. Para asegurarse de que estos procedimientos operan
satisfactoriamente, todas las rdenes deben ser contabilizadas despus de las
operaciones de despacho y facturacin. Las rdenes prenumeradas facilitan
este tipo de comprobacin y deben usarse siempre que sea posible. El uso de
rdenes prenumeradas no es esencial y en ciertas ocasiones no son practicas.
Por ejemplo, en algunas organizaciones las rdenes recibidas son transcritas a

maquina a un modelo especial, del cual se hacen varias copias para su

distribucin a los departamentos encargados de ciertos pasos en el
procedimiento, incluyendo despachos y facturacin. Estas copias son
posteriormente reunidas y constituyen un rcord bastante completo del
procedimiento a travs del cual el pedido de venta ha pasado desde el
momento de su recibido hasta el despacho de la mercanca al cliente. Donde
quiera que estn vigentes estos procedimientos, el auditor debe asegurarse de
que se han tomado las medidas debidas que se aseguren que todas las
rdenes de despacho recibidas son contabilizadas despus de despachadas y
facturadas.
En algunas organizaciones se envan copias de las facturas al departamento
de despachos para ser usadas como lista de empaque que debe incluirse en el
despacho y como etiqueta de despacho para adherirse al paquete o caja. Este
mtodo proporciona una seguridad razonable de que todas las facturas han
sido hechas amparando todos los despachos hechos a los clientes, siempre y
cuando exista la seguridad de que el departamento de despachos no hace
ningn despacho sin haber recibido la copia de la factura. Naturalmente, no se
pueden indicar aqu los distintos mtodos que pueden ser adoptados para
asegurarse de que todas las mercancas despachadas son facturadas, y se cita
el mtodo anterior como ejemplo de un mtodo efectivo solamente.
3.2

FACTURACION

1. Las funciones del departamento de facturacin son independientes de las

de :
1. Despachos ?
2. Contabilidad ?
3. Cobranzas ?
En las notas a la pregunta 3.1.4 se indic que el personal de facturacin no
debe tomar parte en funciones de despacho o de registro y mantenimiento de
los libros mayores, por que tal combinacin de funciones les permitir cometer
y encubrir irregularidades. De igual modo, la funcin de facturacin debe
separada de la cobranza para que ningn empleado tenga oportunidad de
manipular cobros de clientes y encubrir el hecho mediante la manipulacin de
las facturas.
2. El departamento de facturacin enva copias de las facturas directamente
al departamento de cuentas por cobrar ?
3. Se hacen resmenes de las facturas y totales se pasan al departamento de
contabilidad, independiente de los departamentos de cuentas por cobrar y de
caja ?
Estas preguntas estn hechas con el propsito de determinar que todos los
despachos son facturados y anotados en las cuentas de la empresa. No debe
haber incentivo alguno para que un empleado cuyo deber consiste slo en

anotar en los registros de clientes omita deliberadamente una factura de la

cuenta del cliente. Sin embargo, si ese empleado tiene otros deberes, sean en
conexin con la autorizacin de los despachos o el manejo de los cobros de
clientes, el mismo podra dejar de entrar una factura en el registro de cliente
con la intensin de apropiarse de la mercanca o de la remesa del cliente. La
distribucin adecuada de las copias de las facturas puede darle a la empresa
una considerable cantidad de proteccin aunque el personal de la oficina sea
algo limitado en nmero. Por ejemplo, una factura puede ser preparada por un
empleado, el registro de clientes puede ser mantenido por otro y un tercer
empleado llevar el mayor general. A fin de asegurarse razonablemente de la
anotacin de todas las facturas en las cuentas individuales, sera esencial que
se enviaran copias de todas las facturas por el facturador al que mantenga el
registro de clientes. Teniendo en cuenta que, como se indica en las notas a la
pregunta 3.5.2 el total de despachos debe ser anotado en las cuentas de
control del mayor general independientemente de las anotaciones individuales
hechas a las cuentas de los clientes, otra copia de cada factura de ventas o un
resumen total de las facturas de ventas debe ser enviado por el facturador
directamente al tenedor de libros a cargo del mayor general, y estos deben ser
la base para anotacin de los totales mensuales de ventas en las cuentas de
control del mayor general. El total de los cargos a las cuentas individuales de
clientes debe ser entonces comparado con el total de las ventas anotadas por
el departamento donde se lleve el mayor general.
4. Las facturas de ventas son
departamento de contabilidad ?

controladas

numricamente

por

el

O son controladas en otra forma ?

Explique esa forma de control.
El uso de facturas prenumeradas asegura un medio relativamente conveniente
para determinar que todas las facturas preparadas estn incluidas en los
totales anotados en el mayor general y en los detalles anotados en los submayores de cuentas por cobrar. La prenumeracin de las facturas de ventas
facilita tambin una inter-comprobacin entre las facturas y las rdenes de
despacho para asegurarse que todas las rdenes han sido facturadas y que
por cada factura emitida se ha efectuado el despacho. Sin embargo, la
prenumeracin de las facturas no es una necesidad. En efecto, en muchos
procedimientos bien organizados no se incluye el uso de facturas
prenumeradas por ejemplo, ciertas organizaciones usan la combinacin de los
procedimientos oreden-factura bajo la cual las rdenes de despacho y las
copias de las facturas se preparan al mismo tiempo, ya sea por una operacin
de multicopia por medio de mquinas de escribir, o por otros medios de
reproduccin. Bajo este procedimiento la copia de la orden de despacho se
procesa primero y las cantidades despachadas se indican en la misma. Esta
informacin se usa entonces para completar la copia de la factura que fuera
previamente preparada pero no completada. Se asignan los nmeros a las
facturas segn son usadas. Bajo esta circunstancias no se dispone de la
prenumeracin para determinar que todos los documentos son contabilizados y
el auditor debe saber que otras pruebas deben ser aplicadas para asignarse
que el proceso y anotacin de las operaciones estn en orden.

5. Se comparan las facturas contra las rdenes de despacho, para cerciorarse

de que todos los artculos enviados hayan sido facturados ?
La comprobacin cruzada de los nmeros de la orden de despacho y los
nmeros de la factura solo se establece el hecho de que la mercanca
despachada haya sido facturada. De hecho no establece la cantidad y el precio
apropiado ni que todas las mercancas facturadas hayan sido las despachadas
al cliente. Para asegurar estos puntos sera necesario, al menos a base de
pruebas, el chequear los detalles en las rdenes de despacho contra los
detalles en las facturas.
6. Se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en :
1. Cantidades ?
2. Precios ?
3. Clculos ?
La factura es el rcord oficial del cargo de la empresa a su cliente y es la base
sobre la cual el cliente remitir el pago de la misma. Por lo tanto, es
absolutamente necesario que los errores, ya sean invertidos o fraudulentos,
sean descubiertos y rectificados antes de que la factura sea remitida. A menos
de que la factura sea chequeada, se sta dependiendo demasiado en la
capacidad de trabajo de una sola persona, la que se encuentra sujeta a la
falibilidad humana y al error. An cuando las facturas se preparan
mecnicamente y los totales acumulativos de las facturas sean calculados por
las mquinas de contabilidad, es necesario una revisin pues la experiencia
pues la experiencia ha probado que tambin las mquinas cometen errores.
Pueden seguir ingresos de operacin de la empresa que no sean por la venta
de mercancas y se debe determinar que la empresa ha fortalecido los
procedimientos con medidas razonables de seguridad para garantizar que
todos los ingresos se anotan en las cuentas.
Por ejemplo, en organizaciones periodsticas las principales fuentes de ingreso
son sus publicidad y la circulacin. Referente al ingreso de publicidad, los
procedimientos deben servir para asegurar a la empresa de que todo el
material de publicidad que aparece en el perodo es cargado a las cuentas de
los clientes o pagado por adelantado. Las agencias de publicidad llagan a
cuerdos con los peridicos para la interseccin de publicidad por cierto perodo
de tiempo y determinados precios y los procedimientos referentes a la
preparacin y curso de las rdenes de insercin son algo comparables a las
rdenes de despacho en las organizaciones industriales y mercantiles. Deben
establecerse procedimientos que aseguren que a los clientes se les carga por
todas la lneas que tom el anuncio en el peridico. Tambin, se requiere que
determinados empleados comprueben el tamao del anuncio en las varias
emisiones del peridico para determinar que est cargando el tamao
determinado y que los precios corresponden con las tarifas regulares o de
contrato acordes. En lo que respecta a los ingresos por circulacin, se deben
establecer controles eficaces para determinar el numero de peridicos

impresos y enviados al departamento de franqueo de la correspondiente la

empresa para su envi a los distribuidores u otros, los peridicos devueltos o
usados en el seno de la organizacin, etc. a fin de determinar la circulacin
neta pagada.
Los procedimientos referentes a la preparacin y anotacin de las notas dbito
deben ser revisadas con cuidado para determinar que la empresa tienen la
debida certeza de que las notas de dbito por las cantidades apropiadas son
hechas con prontitud, que son contabilizadas en su totalidad, y que las
anotaciones de las cantidades incluidas en las cuentas individuales son
propiamente controladas a travs de los libros generales. La ltima fase de los
procedimientos debe evitar la posibilidad de que se cometan irregularidades
por dejar se asentar notas de crdito en los libros y despus apropiarse de los
ingresos correspondientes.
7. Las ventas COD (pago contra entrega) se controla n en forma similar a las
ventas a crdito registrndolas en una cuenta de control, manejada por
personal independiente de la funcin de cobro ?
8. En caso negativo existen procedimientos que aseguren :
1. El cobro contra entrega de la mercanca ?
2. Que el producto de todas estas ventas ingrese oportunamente a la
empresa ?
Los embarques de mercanca bajo pago contra entrega son algo similares a
las ventas al crdito en cuanto a que las mercancas saldrn de los predios de
la empresa antes de que el efectivo sea recibido. Sin embargo, se deposita
confianza en quin efecta la entrega ya sea un empleado de la misma
empresa, un camionero ajeno al negocio, una compaa de entregas
comerciales o el servicio de correo. Es necesario, por lo tanto, que se
mantengan un rcord de las ventas de manera que se asegure el cobro de la
venta de la mercanca o su devolucin a manos de la empresa. Esto
usualmente no se puede hacer considerado que la mercanca est todava en
inventario mientras esta en trnsito, ya que la empresa no mantiene el mismo
control sobre las entregas como sobre las mercancas en su poder. Por lo
tanto, al hacer el despacho debe ser registrado como una venta y una cuenta a
cobrar debe establecer. La cuenta a cobrar establecer entonces un cargo que
podr ser eliminado solamente por el recibo del efectivo, o por aviso de la
devolucin de la mercanca amparando por un reporte de recepcin asegurado
que la misma se devolvi al almacn.
Adems, particularmente en los casos en que los mismos empleados de la
empresa son los que hacen los cobros, los procedimientos deben brindar
proteccin contra la retencin temporal de los cobros o la posibilidad de
manipular con los mismos. estos no es difcil en el caso de verdaderas ventas
pago contra entrega, donde el cobro debe efectuarse o de lo contrario la
mercanca no es entregada, porque el que entrega debe reportar el dinero del
cobro o devolver las mercancas en el mismo da que las notas. Los
procedimientos de la empresa deben proveer una continua vigilancia de estas

anotaciones. En los casos de choferes , vendedores que es un caso parecido al

de las ventas de pago contra entrega, es ms difcil asegurarse de que los
fondos procedentes de ventas se entreguen inmediatamente a la empresa. Sin
embargo, puede establecerse supervisin sobre ese tipo de empleado y
constantes conteos por sorpresa hechos por los auditores internos pueden
reducir al mnimo las posibilidades de irregularidades. Vanse tambin las
notas a la siguiente pregunta :
3.3

CREDITOS :

1. Las personas autorizadas para aprobar notas de crdito son independientes

del :
1. Departamento de ventas ?
2. Departamento de cuentas por cobrar
3. Cajero ?
Es funcin del departamento de crditos aprobar las cuentas de clientes como
satisfactorias desde el punto de vista del riesgo, mantener una vigilancia sobre
los cobros y autorizar ajustes de crdito en las cuentas de clientes. El personal
de departamento de crditos por lo tanto, no debe tomar parte en funciones
relacionadas con las ventas, con las cuentas a cobrar o con la caja, puesto que
en la ausencia de tal segregacin podran :
1. Aprobar una venta a un cliente cuyo crdito no fuera satisfactoria y, en el
caso de que la cuenta atrasara, esconder este hecho manipulando los libros
de cuentas a cobrar para encubrir el error.
2. Apropiarse de remesas de clientes y esconder la irregularidad suprimiendo
las gestiones de cobro y los avisos de atraso en el pago.
En algunas organizaciones, los empleados del departamento de crdito estn
autorizados para hacer cobros a clientes o dichos cobros son efectuados por
un departamento de cobranzas bajo la supervisin del departamento de
crditos. En otras organizaciones, los vendedores pueden estar autorizados
para cobrar a los clientes de la empresa y en todo esos casos nace la duda
sobre qu medidas de seguridad han sido tomadas para garantizar que todos
los cobros efectuados por el departamento de crditos o cobranzas, o por los
vendedores, sean entregados rpidamente a la empresa. Uno de los ms
importantes resguardos en el impedir que esos empleados originen asientos
acreditando a las cuentas a cobrar de clientes excepto por cobros de efectivo,
aunque este procedimiento no eliminar la posibilidad de que dichos
empleados retengan temporalmente los fondos que han cobrado. Como
medida adicional de seguridad debe adoptarse la prctica de enviar a los
clientes extractos de cuenta mensualmente o hacer circularizaciones peridicas
de las cuentas de clientes a base de pruebas. Vanse las notas a las preguntas
3.5.8 hasta 3.5.11.
2. Las notas de crdito por devoluciones y rebajas son aprobadas por un
empleado que no tenga ingerencia en el recibo y contabilizacin de pagos de

clientes, o de cualquier otro ingreso de la empresa ? Si tiene otras funciones,

explquelas.
Los empleados autorizados para ajustar los cargos de los clientes no deben
tener acceso a, o recibir, remesas de los clientes. A no ser que les niegue este
acceso, pudiera apropiarse de las remesas de los clientes y esconder la
irregularidad autorizando crditos indebidos. Al indagar esta fase del control
interno de contabilidad deben cubrirse los procedimientos que conducen a la
anotacin de los ajustes en las cuentas de los clientes. En los comentarios de
la pregunta 3.3.6, se menciona que las cancelaciones de las cuentas malas
deben ser revisadas y aprobadas por escrito por un funcionario responsable y
que los empleados que anoten tales cancelaciones en los cobros deben
conocer claramente quienes estn autorizados para hacerlas, de modo que se
impida el que personas no autorizadas intenten aprobarlas. Igualmente, los
procedimientos relacionados con ajustes a los cargos a las cuentas de los
clientes en relacin con la mercanca devuelta, descuentos, ajustes de precios,
etc., deben brindar una seguridad una seguridad razonable en cuanto a la
integridad de dichos crditos y su envi por correo al cliente contra la evidencia
fehaciente de la recepcin de la mercanca por la empresa vendedora, aun
cuando los ajustes de precio usualmente no deben hacerse sin mediar alguna
correspondencia con el cliente, y la participacin del departamento de ventas
en el ajuste de la reclamacin. Adems, un crdito a la cuenta de un cliente no
es suficiente para esconder una irregularidad, a no ser que tal crdito sea
incluido en la cuenta de control en el mayor general. El funcionamiento
apropiado de las cuentas de control en el mayor general como medio de control
se discute en las notas a la pregunta 3.5.2.
3. Las devoluciones de mercanca llegan todas al departamento de recibo
(Bodega) y las notas de crdito respectivas estn respaldas por informes de
dicho departamento ?
La mercanca devuelta por clientes debe recibirse a travs del departamento de
recibo para asegurarse de que la entrada de la mercanca es anotada
propiamente y que existen medios de controlar la mercanca por si misma. A no
ser que las mercancas sean recibidas, contadas y reportadas por el
departamento recibo, podran ser sustradas y nunca anotadas en los libros.
Para que estos procedimientos sean efectivos, el personal del departamento de
recibo, por lo tanto, no debe tomar parte en las anotaciones en los mayores de
las cuentas de los clientes, o en la preparacin o anotacin de cuantas en los
mayores. Si no, estaran en posicin de recibir y sustraer mercanca devuelta y
esconder este hecho anotado un crdito en las cuentas de los clientes,
cancelado con un cargo a gastos. Debe enviarse un informe de la mercanca
devuelta que muestre su cantidad y condicin al departamento de crdito que
lo usar como base para aprobar el crdito a la cuenta del cliente.
Evidentemente, los procedimientos deben asegurarse de que la mercanca
devuelta sea entrada de nuevo en los libros como inventario.
4. El departamento de contabilidad controla numricamente o en otra forma,
todas las notas de crdito y se cerciora que estn debidamente
respaldadas ?

Una nota de crdito sirve para reducir el importe de las cuentas a cobrar
pendientes de cobro y del efectivo que en definitiva se cobrar. Es esencial, por
lo tanto, que todas las notas de crdito preparadas y pasadas a las cuentas
estn debidamente autorizadas y que se controlen satisfactoriamente despus
de anotadas en los libros. El prenumerar los modelos que han de usarse
permiten un modo rpido de conocer que las copias de todos los crditos
aprobados pueden ser inspeccionadas y verificadas y que dichos crditos son
correctos y estn propiamente justificados. En ausencia de dicha
prenumeracin, un empleado podra iniciar y pasar un crdito y despus de
destruir los documentos correspondientes, haciendo muy difcil que luego se
pueda descubrir o identificar la fuente del asiento incorrecto.
3.4

OTRAS CUENTAS POR COBRAR

1. Se informa al departamento de contabilidad acerca de los reclamos por

daos en transporte, prdidas aseguradas, etc. tan pronto se conocen ?
El objeto de esta pregunta es cerciorarse si se han provisto medios para la
anotacin de los reclamos pendientes por daos de transporte, prdidas
aseguradas, etc. a fin de que puedan seguirse en el futuro y los reclamos
contabilizados satisfactoriamente por personas que no tengan acceso a los
fondos que se recibirn posteriormente por la compaa.
Las cuentas a cobrar por la compaa por razn de las ventas efectuadas en el
curso normal del negocio, usualmente estn sujetas a procedimientos
organizados que siguen una rutina establecida y son susceptibles de
comprobacin y control. El caso a que se refiere esta pregunta, aunque pueda
ocurrir con alguna frecuencia, se aparta en cierto sentido del curso normal de
las operaciones del negocio y es por consiguiente ms difcil de contabilizar o
de controlar. Si se notifica al departamento de contabilidad de un reclamo
pendiente , puede anotarse el reclamo con algn importe razonable y as
proveer un punto de referencia para determinar posteriormente que sea
dispuesto satisfactoriamente de la partida. Sin embargo, aunque los
procedimientos puedan exigir que el departamento de contabilidad sea
informado de estos reclamos, es posible que las personas que las inicien
puedan ser negligentes en informar al departamento de contabilidad, ya que no
hay medios por los cuales se descubra tal omisin. En efecto, cualesquiera que
proyectara una malversacin de fondos, naturalmente, no avisara al
departamento de reclamos de transporte o de seguro que hayan promovido el
asunto. El auditor debe, por lo tanto, hacer pruebas de los archivos de los
departamentos de reclamos, seguros y otros, que le satisfaga en cuanto a que
los reclamos son atendidos con la negligencia razonable y que los pagos
correspondientes son depositados a nombre de la compaa.
2. Si los residuos son importantes, se separan y controlan tan pronto
ocurren ?

1. todos los despachos de desperdicios y sobrantes de materiales

provenientes de las cuentas arriba indicadas sean debidamente
registradas ?
El control de los desechos de materiales y de los ingresos que se derivan de su
disposicin, estn entre los problemas ms difciles que se encuentran en una
auditora. Esta situacin surge, en la mayora de los casos, debido a que el
desecho en s tratado como desperdicio y se hace poco o ningn intento para
mantener un rcord del material que se produce como desecho. Si no se
establece algn rcord es virtualmente imposible controlar adecuadamente los
ingresos que se produzca de su venta. Frecuentemente ocurre que se hacen
arreglos con agentes exteriores para la disposicin de los desechos y las
cantidades cobradas de ellos se acreditan a ingresos cuando se reciben y
consignan. Esta situacin ofrece abundantes posibles de fraude. En ausencia
de controles satisfactorios la empresa no puede tener seguridad de que todo el
desecho que se produce es contabilizado, que las ventas del mismo son
anotadas, que los precios obtenidos son los adecuados o que los pagos
efectuados por los compradores se consignan a nombre de la empresa.
Un control adecuado de desechos debe empezar en el mismo momento en que
estos surgen en el proceso de produccin. Los procedimientos deben proveer
para que el desecho sea anotado en las cuentas de inventario, las cuales
deben mostrar el tipo y cantidad de desechos que se produce. El desecho
deber segregarse fsicamente y el control fsico del mismo deber ser igual
que el ejercicio en los productos regulares. El desecho es un efecto una partida
de inventario pero, debido a su ndole de poca importancia, cualesquiera puede
apropiarse indebidamente del mismo ms fcilmente que los productos
regulares. Un a vez que el desecho se anota en los rcords, el control del
mismo deber incluir todos los elementos normalmente aplicados a los
inventarios de los productos regulares de la empresa.
Ocurre frecuentemente que, debido a su ndole y al hecho de que su venta
usualmente se negocia con los agentes de desecho, las ventas de ste se
hacen por el departamento de compras ms bien que por el departamento de
ventas. Aunque sta situacin tiene ciertos elementos de deficiencia, los
mismos pueden ser contrarrestados en una extensin considerable, establecido
controles adecuados sobre contabilizacin para la disposicin del desecho.
Estos controles deben incluir :
1. las salidas de los desechos de los predios de la empresa deben ser
autorizados siempre mediante una orden de despacho aprobada por
un empleado que no lleve los sub-mayores de cuentas a cobrar ni que
intervengan en el manejo o contabilizacin del efectivo recibido.
2. Una copia de esta orden de despacho mostrando las cantidades
despachadas debe enviarse directamente del departamento de
despacho al departamento de facturacin y servir como base para
hacer la factura al comprador de los desechos.

3. Los precios obtenidos por el desechos deben ser revisados

peridicamente por empleados que no tomen parte en el proceso de
produccin ni en negociaciones para su disposicin. Los precios
deben ser chequeados contra los pagos que se reciban y las
cotizaciones del mercado al momento de su disposicin. Si es posible,
deben solicitarse ofertas selladas por los desechos disponibles para la
venta y las ofertas que se reciban deben ser revisadas por el
departamento de contabilidad.
5. Los anticipos y prstamos a empleados son autorizados por un funcionario
responsable ?
6. Los saldos a cargo de empleados son revisados peridicamente ?
La administracin es responsable de usar los fondos de la empresa en la
operacin del negocio para cual se organiz y tener segura y provechosamente
invertidos los fondos que no se necesiten utilizar inmediatamente. Desde este
punto de vista, los anticipos a funcionarios y empleados pueden constituir una
utilizacin inadecuada de los fondos de modo que no respondan a los mejores
intereses de la empresa y, aunque en ciertas condiciones estos anticipos son
permisibles y de hecho inevitables, en el mejor de los casos son privilegios
otorgados a los individuos a quienes se les da al anticipo. Por estas razones los
anticipos a funcionarios y empleados no deben ser hechos sin la aprobacin de
un funcionario a quin le ha sido otorgada esta autorizacin. En ser hechos sin
la aprobacin de un funcionario a quin le ha sido otorgada esta autorizacin.
En los casos de cantidades importantes, los anticipos pueden requerir la
aprobacin de la junta directiva.
7. Los ajustes o cancelaciones de otras cuentas por cobrar son aprobados por
un empleado diferente del que efecta la :
1. Autorizacin ?
2. Negociacin ?
3. Cobranza ?
las personas que autorizan el despacho de mercancas a clientes o que son
responsables de seguir en el futuro y cobrar saldos deudores, no deben tener
poder para aprobar las cancelaciones de las cuentas. De otro modo seria
posible hacer una arreglo deshonesto con el cliente o, en la ausencia de
medidas de seguridad en cuanto al efectivo que se recibe, el obtener y
apropiarse indebidamente de las remisiones de los clientes y en cada caso de
encubrir la irregularidad cancelado contra gastos el saldo pendiente de pago de
las cuentas. As mismo, si una sola persona pudiera autorizar y aprobar la
cancelacin de otras cuentas por cobrar, sera posible obtener adelantos de
mercanca u otros activos y transferir los activos a una cuenta de otras cuentas
por cobrar, la cual sera cancelada contra gastos, por lo tanto, las personas que
tienen poder para autorizar, negociar o cobrar cuentas no deben tener
autoridad para aprobar las cancelaciones de los saldos pendientes.

8. El sistema provee un mtodo adecuado para registrar en los libros

anticipadamente el producto peridico de alquileres, regalas, intereses y
otros ingresos varios ?
Si la compaa tiene propiedades que producen arrendamientos, valores que
devengan intereses, etc., la acumulacin de estos ingresos antes de efectuarse
su cobro es necesaria para que las cuentas se muestren correctamente. La
anotacin del ingreso cobrable antes de que se cobre, sin embargo, sirve
tambin como una medida de seguridad para asegurar que el ingreso que se
debe a la empresa es recibido y acreditado a su cuenta. Los ingresos por
ventas y otras operaciones normales de la empresa estn ordinariamente
sujetos a varios mtodos de control inherentes a las operaciones normales del
negocio. El recibo de ingresos ajenos a la operacin usual, sin embargo, esta
generalmente fuera de la rutina normal del negocio y es, por lo tanto, posible
que el ingreso o se pierda, ya sea por inadvertencia o por fraude. Si el ingreso
no se acumula antes de que sea recibido, no habr rcord del mismo hasta que
sea recibido y consignado. Bajo estas circunstancias, una persona con
conocimiento de los procedimientos puede apropiarse de los ingresos
mencionados y por un tiempo al menos esconder la irregularidad. El
procedimiento de acumular el ingreso antes de que sea recibido provee una
cuenta por cobrar en los libros la cual, si no es liquidada, debe poner a los
funcionarios de la empresa en conocimiento de cuales ingresos adecuados no
han sido acreditados a la empresa.
El establecimiento de un control adecuado sobre los cobros de los ingresos
varios ajenos a la operacin usual, puede ser extremadamente difcil. Por
ejemplo :
En una compaa que era duea de extensas tierras petroleras y de
concesiones, las superficies de las tierras fueron arrendadas a cultivadores de
arroz cazadores del almisclero. Algunas de estas propiedades no eran
accesibles por medios de transporte adecuados y el cobro de las arriendos se
hacia por empleados de la compaa que operaban en ese territorio. Muchas
de las concesiones especificaban un arriendo fijo en efectivo, pero otras
indicaban el pago del arrendamiento basado en una porcin estipulada de los
ingresos de las ventas de pieles. Donde la concesin exiga como pago un
arriendo fijo en efectivo, la compaa no tendr dificultad en determinar las
cantidades a recibir y en el caso de no recibir las remesas se exiga una
explicacin . en el caso de otras concesiones, sin embargo haba una dificultad
practica en determinar las cantidades adecuadas bajo las condiciones de los
acuerdos. Es ms, con respecto a las concesiones por las cuales se exiga un
arriendo fijo en efectivo,, la compaa no tena seguridad definitiva de que
todos los contratos contraidos por sus empleados con los concesionarios
fueran reportados a la oficina principal. Bajo estas circunstancias era
extremadamente difcil, si no del todo imposible, el establecer un control
efectivo sobre estas operaciones y algunos mtodos indirectos tendrn que ser
empleados para efectuar al menos una comprobacin parcial en las mismas.
En este caso particular, se sugiri que otros empleados de la compaa
familiarizados con las condiciones del territorio en el cual la compaa haba
concedido superficies de tierras, fueran instruidos para hacer estimados de las

cosechas y, si fuera posible, chequear las actividades de los cazadores. A estos

empleados se los exiga reportar sus averiguaciones a la oficina principal del
cliente.
3.5

REGISTRO :

1. El departamento de cuentas por cobrar funciona independiente de los

departamentos de :
1. Despachos ?
2. Facturacin ?
3. Cobranzas ?
Se han mencionado que los empleados de los departamentos de despachos y
facturacin no deben tener parte vital en los procedimientos que originan
asientos en los registros de cuentas por cobrar. A la inversa, los empleados de
cuentas por cobrar no deben ser parte vital en los procedimientos de
despachos o la facturacin, ni tampoco se les debe permitir el efectuar asientos
en el registro de ingresos de caja o anotar o hacer que se anote un asiento en
la cuenta de prdida por deudas malas u otra cuenta de gastos. Debe ser
evidente que los empleados o funcionarios que tienen autoridad para originar
asientos acreditando a las cuentas por cobrar de los clientes no deben manejar
ingresos de caja.
Las irregularidades en la caja pueden ser cometidas por empleados que tengan
acceso a los registros de cuentas por cobrar aunque los mismos no tengan
autoridad para efectuar cobros. Por ejemplo, antes de que los cheques sean
consignados en el banco, las remisiones se comprueban frecuentemente por
los tenedores de libros para ver que las mismas cubren los cargos que los
clientes desean abonar. En un caso se observ que, a pesar de que la
correspondencia era abierta por los empleados eran enviados por ellos al
cajero para anotarlos en el registro de caja y consignarlos en el banco, el cajero
antes de hacer la entrada y la consignacin. Deba los cheques a los tenedores
de cuentas por cobrar para comprar el total de los cheques contra el total de los
cargos cubiertos por las remisiones. El cajero no retena una relacin de los
cheques por el a los tenedores de las cuentas por cobrar, y como los que
abran la correspondencia no preparaban una lista de los cobros recibidos, la
compaa no tenia seguridad de que todos los cobros eran devueltos al cajero.
Como quiera que el empleado que supervisaba a los tenedores de las cuentas
por cobrar tenan autoridad para originar asientos acreditando las cuentas de
los clientes, la oportunidad para irregularidades era grande.
Algunas de las compaas reciben cheques post-fechados de sus clientes.
Ocasional mente estos cheques permanecen en poder de otra persona que no
es el cajero, y son enviados a el para consignarlos en la fecha indicada. Como
una medida de seguridad contra el uso irregular de los cheques post-fechados,
estos nunca deben ser entregados a la custodia de un empleado que tenga
autoridad para originar asientos acreditando las cuentas de los clientes. Un

control sobre estos cheques, o cualquier otro cheque no consignado

inmediatamente, debe ser mantenido por el departamento de contabilidad.
2. Las cantidades que se registran en la cuenta de control, son suministradas
por alguien diferente de quien maneja las cuentas por cobrar ?
Los siguientes comentarios se aplican no solamente a la cuenta de control de
las cuentas por cobrar, sino a las cuentas de control general.
El trmino de cuentas por cobrar indica que la cuenta debe ser mantenida
para que sirva como un medio de fiscalizacin. La palabra control es definida
en el diccionario como sigue : ejercer poder de direccin, gua o de restriccin
sobre y cualquier cosa que proporcione un estndar de comparacin o los
medios de verificacin. A fin de ejercer al poder de direccin, gua o direccin,
gua o restriccin, la persona o cosa investida con dicho poder debe ser
independiente de la persona o cosa que es dirigida, guiada o restringida. Las
cuentas de control, por lo tanto, para cumplir con la idea que su designacin.
Implica que deben ser construidas independientemente de cualquier influencia
de los tenedores de libros a los cuales ellas deben de verificacin, y no podran
ser considerados ms que como un sumario de asientos que aparecen en los
registros subsidiarios. Para determinar si las cuentas de control cumplen con la
idea para la que fueron originadas, se deben hacer indagaciones concernientes
al origen de los asientos en dichas cuentas y hasta que extremo la evidencia
que aparece amparado dichos asientos esta sujeta a una comprobacin antes
de que los asientos sean anotados en el mayor general. La naturaleza de
algunos rcords subsidiarios, tales como registros detallados de propiedades.
Pueden requerir que sean de mxima utilidad a la organizacin, se mantengan
en uno de los departamentos de operaciones sobre el cual el departamento de
contabilidad no tenga supervisin. Tales registros son frecuentemente
necesitados por el personal de operaciones y para asegurar el mantenimiento
apropiado de los mismos es frecuentemente necesario que sean llevados por
empleados relacionados con el departamento de operaciones. La localizacin
fsica de los registros, sin embargo, no es importante siempre y cuando los
mismos estn propiamente supervisados por el departamento de contabilidad.
Pudiera ser conveniente asignar empleados para llevar los registros que sean
miembros del departamento de contabilidad. Un control apropiado presupone
que las entradas en las cuentas de control no sean asentadas en los libros
solamente con el aviso del departamento de operaciones, sino que las
operaciones sean efectivamente comprobadas antes de ser entradas en las
cuentas de control.
Debe comenzar las averiguaciones sobre el correcto funcionamiento de las
cuentas de control al originarse la operaciones a fin de determinar temprano el
lugar ms apropiado en los procedimientos donde el canal, a travs del cual las
operaciones fluyen, deben dividirse para que estas lleguen por una parte a las
cuentas de control y por la otra a los registros subsidiarios, sin que la una haya
sido influenciada por la otra. En algunas casos, el canal conducir directamente
a las cuentas de control y, despus que las operaciones hayan sido anotadas
en las mismas, la informacin necesaria para ejercer los asientos en los

registros subsidiarios se enva por el departamento de contabilidad al

departamento a cargo de los registros subsidiarios.
En ciertas operaciones de anotacin, los diarios de operaciones tales como
ventas o pagos de caja se preparan simultneamente a las operaciones de
asiento en los registros detallados. En estos casos, el control previo de los
totales de los asientos deben ser preparados independientemente de los
tenedores de los registros subsidiarios antes de que los mismos reciban los
datos que originan los asientos, y el control de los totales deben ser enviados
directamente al tenedor de libros a cargo del mayor general. La operacin de
las maquinas ordinariamente produce un total de las anotaciones detalladas y
este total puede concordarse con la cifra del total del control previo
anteriormente establecido, pero no debe ser aceptado como substituto del
mismo.
No es factible describir en detalle los varios procedimientos necesarios para
asegurar la fiscalizacin adecuada por las cuentas de control sobre los
registros subsidiarios, al variar tales procedimientos con el tamao y tipo de la
organizacin, el nmero de los empleados disponibles, la naturaleza de los
registros subsidiarios y el tipo de la operacin. En todo caso, sin embargo, el
problema de las cuentas de control merece cuidadosa consideracin y deben
hacerse averiguaciones sobre el funcionamiento con vista a determinar si los
asientos en tales cuentas pueden ser y son comprobados en cuanto a su
propiedad por el departamento responsable del mantenimiento de estas
cuentas.
3. Todos los asientos en las cuentas individuales del cliente son registrados
nicamente con base en copias de las facturas de ventas, recibos de caja y
otros documentos debidamente autorizados ?
El propsito de esta pregunta es determinar si los procedimientos establece
que solo documentos de fuentes debidamente autorizados pueden usarse para
entrar anotaciones en los libros de cuentas por cobrar, de modo que dichos
libros representen correctamente las cantidades que adeudan los clientes. A
pesar de la validez de dichos procedimientos, sin embargo, nada impide a un
tenedor de libros el anotar una operacin no autorizada en una cuenta
determinada en cualquier momento. La efectividad de los procedimientos que
requiere que solo documentos autorizados se utilicen, por tanto, depende en
gran de los otros procedimiento esta interrelacionada estrechamente con la
segregacin estricta del mantenimiento de las cuentas de control del
mantenimiento del mayor subsidiario, tal como se indica en los comentarios de
la pregunta anterior. Si las dos funciones se segregan cuidadosamente se
descubrir en sus primeras etapas cualquier asiento indebido en el mayor
subsidiario mientras que si los tenedores de libros del mayor subsidiario
entregan los totales de control al tenedor de libros del mayor general es
posible esconder irregularidades por un periodo de tiempo ms extenso.
4. Se preparan regularmente balances de prueba de las cuentas por cobrar y
el encargado conserva los papeles de trabajo ?

1. Dichos balances son reconciliados con la cuenta de control en el mayor

general, un por empleado distinto del encargado de las cuentas por cobrar ?
2. Un empleado distinto del encargado del registro de las cuentas por cobrar
revisa las sumas y compara el balance de prueba de clientes contra las
cuentas individuales para determinar que las partidas relacionadas estn
respaldadas por cuentas en libro auxiliar ?
los balances de prueba de los mayores subsidiarios son un recurso para
determinar que el total de los saldos de los mayores subsidiarios est de
acuerdo con el saldo de la cuenta de control del mayor general, y de este modo
el balance de prueba constituye una comprobacin de ciertas fases del trabajo
de los empleados que llevan los libros subsidiarios. A fin de lograr este ultimo
propsito, sin embargo, es necesario que ; a) Se tomen balances de prueba a
intervalos frecuentes razonables, b) El total de los saldos que aparecen en el
balance de prueba se fiscalice y compruebe con el saldo que aparece en la
cuenta de control respectivamente por un empleado distinto del que lleva el
mayor subsidiario, c) Las partidas en el balance de prueba se comparen contra
los saldos de las cuentas en el mayor subsidiario por una persona distinta del
empleado que lleve este ultimo, y d) que las diferencias se expliquen no solo a
satisfaccin del tenedor de libros del mayor subsidiario, sino tambin a la del
empleado que lleva el mayor general. Las diferencias entre la totalidad de los
saldos del mayor subsidiario y el saldo en la cuenta de control del mayor
general pueden indicar la existencia de irregularidades y, por esta razn, esas
diferencias deben investigarse muy cuidadosamente. La prctica, si existiera,
de ajustar las diferencias entre estos dos libros, no importa cuan pequeas
sean, debe ser desaprobada. El importe de las diferencias el importe verdadero
de la irregularidad, pero puede ser la diferencia neta de dbitos y crditos
relativamente grandes. En las organizaciones que tienen un sistema
satisfactorio de control interno de contabilidad, debidamente utilizado, tales
diferencias se debern principalmente a ineficacias de empleados pero, por el
efecto psicolgico que ejerce sobre los empleados, resultan esenciales una
investigacin cuidadosa y la explicacin de las diferencias.
La efectividad de los procedimientos anteriores depende considerablemente de
los procedimientos que dan lugar a los asientos en las cuentas de control del
mayor general, los cuales se discuten en relacin con la pregunta 3.5.2.
7. Se prepara peridicamente un anlisis por edades de las cuentas por cobrar
y este anlisis es revisado por un empleado que :
1. No toma parte en el recibo de fondos de la empresa ?
2. no participa en la aprobacin o concesin de crditos ?
El objeto de esta pregunta es determinar si los saldos no pagados se revisan
peridicamente para ejercer accin inmediata contra las cuentas atrasadas.
Estos procedimientos deben servir tambin para descubrir irregularidades que
impliquen centrifugas o manipulaciones de ingresos de caja, ya que este tipo
de irregularidades podra involucrar el dejar de anotar en los registros
apropiados pagos contra las cuentas cobre las cuales se hayan recibido

cobros. El cobro, o la gestin de cobro realizada contra estas cuentas,

descubrira que el pago ha sido efectuado.
Para ser efectiva, la revisin de las edades de las cuentas debe ser hecha por
alguien que no tome parte en el manejo o anotacin de los cobros de caja. Si
un empleado que tuviera acceso a los cobros de caja y manipulara con los
mismos realizara la funcin de revisar las cuentas, de seguro estara mas
interesado en esconder las irregularidades que en descubrirlas. Asimismo, la
revisin del balance de prueba por edades debe incluir siempre, al m4enos
sobre una base de pruebas, la comparacin de las edades debe ha sido hecha
correctamente, comprobando las sumas del balance y concord el total con la
cuenta de control del mayor general para asegurarse de que todas las cuentas
han sido incluidas.
La persona que aprueba los crditos a los clientes est en una situacin
aproximadamente igual a aquella que tiene acceso al efectivo. En efecto, al
empleado a cargo de esta funcin no debe confirsele la revisin de
irregularidades en las cuentas.
8. Se envan peridicamente extractos de cuentas a los clientes ?
1. En caso afirmativo, existen procedimientos para prevenir que antes de su
introduccin en el correo se produzcan alteraciones o interseccin por
personas que tengan acceso a las remesas o pagos de clientes ?
Uno de los modos ms satisfactorios de probar loa correccin de las cuentas
de clientes es comunicarse directamente con el deudor inquiriendo sobre la
existencia de deuda, y desde el punto de vista del control interno de
contabilidad, dicha confirmacin debe ser un medio efectivo de describir
irregularidades. Lo anteriormente expuesto se refiere primordialmente a la
confirmacin de letras y cuentas por cobrar por contadores pblicos
independientes, pero desde el punto de vista de la empresas el enviar por
correo extractos mensuales a los clientes sirve sustancialmente para el mismo
fin, y si es llevado a cabo de modo efectivo, debe dar los mismos resultados. El
objeto principal de esta pregunta, por lo tanto, es determinar la efectividad de
los procedimientos referentes al envo por correo los extractos a los clientes.
Las irregularidades, si existen, su repoeticin. Por lo tanto, los extractos de los
clientes deben ser mandados por correo a fin de cada mes o inmediatamente
despues para que este procedimiento sea efectivo la empresa debe tener una
seguridad razonable de que, a) el extracto refleja correctamente los detalles del
saldo del cliente, b) llega al cliente al cual se enva. En vista de que el extracto
de cuenta del cliente es una comprobacin del trabajo de los empleados que
realizan deberes en relacin con el efectivo y las cuentas por cobrar. En ningn
caso persona alguna que tenga acceso directo a las remesas de los clientes
deber estar posicin de poder interceptar los extractos. En las organizaciones
mayores, las anotaciones en las cuentas de los clientes se hacen a menudo
por medio de mquinas y los extractos son frecuentemente copia exacta de las
hojas de cuentas y estn listas para enviarse tan pronto como el ultimo asiento
en la cuenta, haya sido anotado. En dichos casos, sin embargo, los tenedores

de libros raramente realizan otra funcin que no sea la de anotar en las cuentas
de los clientes.
Los extractos de cuentas mensuales deben enviarse por correo a cada cliente
que tenga saldo pendiente en los libros a fin de mes y las razones que se
deduzcan en contra de esta medida deben ser investigadas con sumo cuidado.
En algunas entidades los extractos no se envan por correo a aquellos clientes
cuyas cuentas hayan permanecido inactivas durante el mes pero los as
llamados saldos inactivos pueden muy bien ser los mismos en los cuales
existan irregularidades. En organizaciones con un rpido movimiento en las
cuentas por cobrar, los extractos de los clientes pueden enviarse nicamente si
las cuentas estn atrasadas en su pago. En dichos casos los procedimientos
deben asegurarse el rpido envo por correo de los extractos tan pronto como
las cuentas se atrasen.
Frecuentemente los extractos de cuentas se someten al departamento de
crditos o cobranzas para ser revisados antes de ser enviados por correo a los
clientes y en dichos casos los procedimientos deben asegurar el rpido envo
por correo de los extractos tan pronto como las cuentas se atrasen.
En el csaso de una compia con varias sucursales, se mantenan duplicados
de las cuentas de clientes en la oficina principal. Los empleados locales del
departamento de crdito tenan autoridad para efectuar cobros de los clientes y
dichos cobros deban ser consignados en una cuenta del banco local sujeta a
desembolso solo por la oficina principal. Los extractos mensuales eran
preparados por empleados en la oficina principal y enviados a los empleados
del departamento de crditos de la sucursal para ser enviados por correo.
Mientras este procedimiento era considerado recomendable por la compaa
por razones de poltica, desde el punto de vista de control interno de
contabilidad. El procedimiento era evidentemente inecfectivo. La compaa
posteriormente emple los servicios de un viajero cuyo programa incluida
circularizaciones peridicamente emple los servicios de un auditor viajero
cuyo programa inclua circularizaciones peridicas de las cuentas por cobrar.
Como es importante que los extractos de clientes sean puestos en el correo
prontamente despus del cierre del mes, todo empleado disponible puede
ayudar a preparar los extractos para ser enviados por correo, particularmente
en las organizaciones ms pequeas. El efecto de debilitacin de esta prctica
en el sistema de control interno de contabilidad puede corregirse algunas veces
con una asignacin cuidadosa de los deberes de los distintos empleados que
participan en la preparacin, comprobacin y envo por correo de los extractos.
10.
Las respuestas de los clientes referentes a diferencias de cualquier
orden, son recibidas directamente e investigadas por alguien distinto de :
1. El encargado de cuentas por cobrar ?
2. El cajero ?
Las diferencias reportadas por los clientes pueden ser las primeras indicadas
de la existencia de irregularidades y la investigacin de dichas diferencias no

debe ser confirmada, por lo tanto, a un empleado que a travs de sus

conexiones con funciones relacionadas con el efectivo do con las cuentas por
cobrar pudiera ser responsable de las diferencias. A menos de que las
diferencias sean reportadas a, o investigacin por, empleados adecuados no se
obtiene la mxima efectividad de la prctica de enviar extractos mensuales por
correo a los clientes. Es igualmente importante determinar la manera por la
cual las diferencias que pudiera reportarse a los auditores internos sean
tomados en consideracin por ellos y la revisin de los reportes de los
auditores internos deber arrojar informacin sobre este punto.
11.

Se confirma peridicamente los saldos de clientes por parte :

1. El departamento de auditora interna de la compaa ?
2. Alguien independientemente del encargado de cuentas por cobrar y
del cajero ?

La circularizacin de las cuentas puede arrojar un numero mayor de diferencias

que las reportadas como resultado de enviar extractos mensuales, porque en
mucho s casos, los extractos son tratados como material de rutina y no reciben
la misma atencin de parte del cliente como una solicitud formal de
confirmacin de saldos. Las circularizaciones deben ser hechas por empleados
que no tengan conexin con las cuentas por cobrar ni con los procedimientos
de caja, y en organizaciones mayores este trabajo es usualmente realizado por
el departamento de auditora interna o por los auditores viajeros.
Los procedimientos prescritos por la compaa para efectuar circularizaciones
deben ser cuidadosamente investigados con vista a evaluar su efectividad. En
un caso sucedi que el auditor viajero discuti con el empleado de crditos la
lista de las cuentas que el auditor haba seleccionado para circularizar. El
empleado de , sin embargo, sugiri que ciertas cuentas fueran eliminadas de la
lista, basndose en que circunstancias peculiares, que fueron explicadas a la
satisfaccin del auditor, haca la confirmacin de dichos saldos no
aconsejables. Se descubri ms tarde que existan irregularidades en las
cuentas que el empleado de crditos pidi al auditor que no circularizara.
3.6

COBRANZAS

1. Las funciones del cajero son independientes de las funciones de ;

1. Embarque ?
2. Facturacin ?
3. Registros de los auxiliares de cuentas por cobrar ?
2. Los ingresos de caja son recibidos directamente por el cajero, antes de que
paseen por :
1. El encargado de cuentas por cobrar ?
2. Alguien responsable por las funciones de tenedura de libros o
facturacin ?

Con referencia a la pregunta 2.1.1 se sealo que el cajero no deba tomar parte
en los procedimientos que originan entradas en las cuentas a las cuales los
cobros son acreditados. Es por lo tanto necesario que otros empleados sean
similarmente impedidos de malversar fondos y esconder la irregularidad
haciendo entradas fraudulentas en las cuentas. Los procedimientos deben por
lo tanto, proveer que los empleados de los departamentos de cuentas por
cobrar y facturacin, independientemente de estos departamentos .
a fin de tener la seguridad de que todos los cobros de la compaa son
anotados y consignados con rapidez, es necesario a veces, establecer el
control en el punto donde primeramente son recibidos ; esto es, en el cuarto de
la correspondencia, haciendo que se prepare una lista de los cobros en dicho
lugar. La preparacin de las listas debe delegarse a los empleados encargados
de abrir la correspondencia y los mismos no deben tener conexin alguna con
la anotacin de operaciones de caja, ya sea en el libro de caja en los registros
de clientes. Es ms, los procedimientos deben proveer para que haya al menos
dos empleados presentes al momento de abrir la correspondencia, para
asegurar que se relacionan todos los cobros ; y la lista no debe manipularse
por empleados que tengan conexin alguna con la anotacin de las
operaciones de caja, antes de que la lista haya cumplido el objetivo para el cual
se prepar originalmente. Los procedimientos deben proveer para una
comparacin de las partidas individuales que aparecen en la lista con las
entradas efectuadas en el libro de caja y con las partidas relacionadas en la
hoja original de la consignacin y esta comparacin debe hacerse
preferentemente por un miembro del departamento de contabilidad y en todo
caso por un empleado que tenga conexin con las operaciones de caja.
En una organizacin pequea donde la divisin de los deberes est limitada, la
lista de los cobros recibidos, si se usa debidamente, constituye una importancia
medida de seguridad, pero en las organizaciones mayores donde la divisin de
los deberes puede ser ampliada considerablemente y otras sutilezas pueden
ser introducidas en el sistema control interno de contabilidad, la preparacin de
la lista de los cobros recibidos puede resultar superflua. A fin de, por lo tanto,
determinar el valor de la lista de remesas recibidas es necesario determinar si
la lista establecer, o no, medidas de seguridad no estipuladas por otros
procedimientos de la compaa. Es ms, hay organizaciones donde la
preparacin de la lista de remesas recibidas puede ser impracticable, y en
estos casos la proteccin que debe derivarse de la correcta preparacin y uso
de la lista debe buscarse en otros procedimientos.
3. El cajero tiene a su cargo la custodia de los ingresos desde que reciben en
su departamento, hasta su depsito en el banco ?
4. en caso de que entregue los cheques al encargado de cuentas por cobrar,
el cajero prepara una lista ?
El objeto de estas preguntas es determinar si los controles que se han
establecido antes de que el cajero reciba los ingresos de caja se mantienen
continuamente durante el tiempo hasta que los ingresos se consignan en el

banco. Si se ha establecido un control adecuado hasta el punto en que el

cajero obtiene la custodia de la remesa, su efecto puede perderse si con
posterioridad se permite acceso a las remesas a personas que estn en
posicin de malversar el efectivo y encubrir la irregularidad anotando asientos
en las cuentas, tal situacin se encuentra con frecuencia donde el cajero recibe
las remesas en primera instancia, pero las entrega luego a fin de que los pagos
puedan aplicarse contra las partidas pendientes. Normalmente, las remesas se
devuelven entonces al cajero para su consignacin. Los avisos de remes, ms
bien que la remesa misma, deben enviarse directamente al departamento de
cuentas por cobrar, bien por aquellos que abren la correspondencia o por el
mismo cajero si el es el primero que tiene acceso a los remesas. Sin embargo,
puede suceder que el aviso de remesa forme parte de el cheque o que ningn
aviso de remesa acompae al cheque. En tales casos, debe prepararse un
aviso o, si es la prctica de la empresa el pasar los cheques al departamento
de cuentas por cobrar, debe determinarse que el cajero establezca un control
sobre tales remesas enviadas al departamento de cuentas por cobrar a fin de
que pueda asegurarse de que se le devuelva prontamente y se consignen con
crdito a la empresa.
5. Se coloca en los cheques provenientes de remesas o pagos un endoso
restrictivo tan pronto como son recibidos ? UNICAMENTE PARA
CONSIGNAR EN LA CUENTA DE LA EMPRESA.
6. Los cheques y el efectivo recibidos se depositan intactos y el mismo da o
el da siguiente hbil ?
El requisito de que los ingresos de caja se consignen en el banco diariamente
tiene por objeto evitar que los empleados : a) usen efectivo temporalmente o de
otro modo para fines no autorizados y b) sustituyan cheques cobrados y no
registrados por cobros en efectivo acumulados y que han sido debidamente
anotados en los registros. Si la compaa ha adoptado el procedimiento de
relacionar todas las remesas recibidas, ha propsito de tal modo un medio para
determinar que este requisito ha sido observado. Si los cobros no son
considerados intactos diariamente, otros procedimientos deben estudiarse
cuidadosamente a fin de determinar si el sistema de comprobacin interna se
contabilidad ha sido debilitado, por esta desviacin, de una prctica deseable.
Frecuentemente, los cobros en efectivo no se consignan intactos, por la razn
de que el dinero se requiere para cambiar cheques de clientes o para
ocasiones de emergencia, en tales casos esta necesidad puede cubrirse
manteniendo un fondo fijo de suficiente cuanta para este objeto.
7. en caso de las ventas de contado o pago de documentos que deben ser
devueltos al cliente, la cinta de la registradora, las boletas de ventas, recibos
de mostrador y cualesquiera otras informaciones similares, son preparadas y
recibidas y revisadas por un empleado independiente de quien recibe el
efectivo ?
El objeto de esta pregunta es determinar que se ha establecido un a
segregacin efectiva entre las funciones de recepcin del efectivo y la
preparacin de los documentos que lo amparan, a fin de evitar la posibilidad de

malversar el efectivo y encubrir la irregularidad omitiendo o cambiando el

registro de efectivo recibido. Un mtodo de obtener el control satisfactorio es el
uso de boletas de ventas al contado prenumeradas, una copia de la cual queda
bajo llave en la registradora en el lugar de la venta y que solo es asequible a un
auditor interno que usa estas copias como un control sobre la cantidad de
dinero a contabilizar por el cajero. Tambin pueden usarse con efectividad
libros de ventas que se controlan por nmero. En tiendas de ventas al detal,
donde las ventas son numerosas, se recomienda el uso de cajas registradoras
cuyos totales, bajo llave, pueden ser vistos solamente por el administrador o el
auditor interno. Estas deben estar provistas de mecanismos que indiquen el
importe de la venta cuando se realiza de tal manera que sea plenamente visible
al cliente.
Las ventas de contado puede ser insignificantes o no existir en algunas
empresas mientras que en otras, como tiendas de ventas al detal, pueden
representar una porcin sustancial del total del negocio. En el ltimo caso, los
procedimientos requieren mayor estudio que en aquellas empresas que tengan
pocas ventas de esta naturaleza. Debe determinarse : a) si los procedimientos
han sido designados de tal manera que tiendan al descubrimiento de los cobros
de ventas al contado no reportados y b) hasta que punto los empleados que
hacen tales cobros estn en disposicin de distraer los fondos a consecuencia
de su conexin con otras obligaciones que les permita influir sobre los asientos
en los libros. En caso de una venta de crdito, ordinariamente un numero de
empleados participan en la operacin. Esta participacin hace menos probable
que la operacin no sea registrada y una vez que se ha registrado en los libros
las dificultades de manipulacin aumentan. En el caso de una venta al contado,
sin embargo, la operacin se consuma generalmente entre el comprador y un
empleado solamente y ese empleado acta en varias capacidades, ya que el
no solo vende y entrega la mercanca, sino que tambin cobra el pago de la
misma. Las funciones de venta y cobro en el caso de ventas al contado, por
razones practicas, deben llevarse a cabo por un empleado y como resultado,
las oportunidades para una irregularidad aumentan. Se han desarrollado
procedimientos por muchas organizaciones, sin embargo, que limitan la
oportunidad de irregularidades mientras que otros procedimientos pueden
indicar irregularidades en el caso de que existan. Tales procedimientos, por su
puesto, variarn segn varen los tipos de negocio y debe entenderse que los
comentarios que siguen, relativos a procedimientos en tiendas de ventas al
detal, puedan no ser aplicables igualmente a otros tipos de negocios.
En una tienda al detal los ingresos por ventas al contado se cobran usualmente
por la persona vendedora, pero la mercanca frecuentemente envuelve en una
mesa central por otro empleado, en cuyo caso se requiere que el empleado
que envuelve inspeccione las boletas de venta correspondientes, proveyendo
as una comprobacin contra la posibilidad de mercancas que se entreguen sin
un rcord de entrega. Una copia de la boleta de venta, junto con el efectivo, se
enva frecuentemente por tubos aspiradores a un cajero central o se lleva a la
ventanilla del cajero ms cercano. Bajo este plan, es necesario determinar que
se han provisto los resguardos necesarios para proteger a la compaa contra
irregularidades por el cajero principal. La destruccin de la boletas de venta es
evitada al tener estas boletas por series prenumeradas con una contabilizacin

subsiguientes de todas las series numricas por un empleado de la oficina

general. Adems, debe mantenerse un registro de las libretas de venta en
posesin de las varias personas vendedoras y solamente deben emitirse
nuevas libretas a los vendedores cuando se reciban a cambio de las libretas
viejas, las libretas de venta no emitidas deben guardarse bajo llave. Estos
procedimientos, por supuesto, no evitaran que la persona que prepare una
boleta de venta al cliente lo haga en otro modelo al cliente que el regular. Si se
han desarrollado otros procedimientos que indiquen el faltantes en la
mercanca esto propende a descubrir tal prctica. Esto puede ser llevado a
cabo mediante el mantenimiento de registros detallados de inventario perpeto
en los cuales se hacen asientos de la boleta de venta e inventarios fsicos
frecuentes para descubrir las faltas de mercancas. A fin de que esta
comprobacin sea efectiva, sin embargo, debe determinarse si las personas
que venden pueden encubrir un faltante al iniciar otros asientos en los libros de
contabilidad. Por ejemplo, una venta al contado no registrada pudiera no ser
descubierta a travs de faltantes de inventario si la persona vendedora tuviera
autoridad para emitir boletas por debajo del precio de venta y suplantara uno
por el importe de la venta al contado no reportada. El importe de la boleta por
debajo del precio sera anotado al crdito del libro de inventario el cual de este
modo concordar con el inventario fsico.
Como parte de la investigacin de los procedimientos referentes a las ventas
de contado, debe inquirirse sobre el mtodo de la toma peridica de inventario
fsico. En las tiendas de venta al detalle, los libros de inventarios se llevan
usualmente al precio detal. Los inventarios fsicos primeramente se valan al
detal y se puede hacer una rpida comparacin de los inventarios segn libros
con el fsico. La persona vendedora que haya cometido una irregularidad a
travs de la manipulacin de las boletas de venta al contado, puede ocultar una
faltante de inventario al aumentar los precios en las etiquetas de venta adjuntas
a las mercancas que an estn en existencia y tal cambio no se descubrira si
el mismo empleado copilara el inventario fsico o ste fuera hecho por
empleados que estuvieran concienzudamente familiarizados con los precios al
detalle usuales.
8. Si las cobranzas son hechas en una agencia o sucursal, se depositan los
ingresos en una cuenta bancaria sujeta a retiros nicamente por la oficina
principal ?
Cuando los desembolsos se hacen en una ofician principal usualmente estn
rodeados por seguridades que protegen a la empresa contra prdidas por
fraude. Estas seguridades usualmente implican verificaciones y aprobaciones
anteriores al momento de hacerse el desembolso. Sin embargo en el caso de
una oficina sucursal. Posiblemente a alguna distancia de la oficina principal y
con personal relativamente pequeo, puede ser difcil o imposible el proveer un
grado de control similar sobre desembolsos. Es una practica sana, por
consiguiente, cuando se hacen cobros en las oficinas sucursales el proveer que
no se hagan desembolsos de la cuenta de depsito por el personal local de la
empresa. En su lugar, debe instruirse al banco que solamente debe aceptar
contra esta cuenta aquellos cheques girados a nombre de la empresa para
transferir los fondos a la cuenta central de operaciones.

Debe proveerse un fondo pequeo de caja para ala oficina local a fin de pueda
hacer frente a sus necesidades corrientes. En caso de que fuera necesario
puede mantenerse una cuenta bancaria separada, sobre una base de fondo fijo
para los desembolsos locales. En cualquiera de los casos, los documentos que
amparan la operacin deben estar sujetos a la misma revisin y comprobacin
extensivas por la oficina principal antes de reembolsar los fondos, similares a
las que seran sometidos los desembolsos en la propia oficina principal. De
esta manera los cobros, que en algunas ocasiones incluiran cantidades
importantes, no estaran disponibles a malversacin por el personal local.
3.7

DOCUMENTOS POR COBRAR

1. La aceptacin y prrroga de letras, pagars y cheques post-fechados a

favor de la empresa son aprobados por el jefe o gerente de crdito, u otro
funcionario autorizados ?
La aprobacin de una cuenta por el jefe de crdito ordinariamente contempla el
despacho al cliente bajo los trminos regulares de pago de la empresa. El
requisito de la aprobacin por anticipado tiende a resguardar a la empresa
contra prdidas por riesgos de crdito no satisfactorios. Tal control se anulara,
sin embargo, si se pudiera extender un crdito no aprobado bajo la forma de
aceptaciones o renovaciones de letras, pagars y cheques post-fechados. Los
procedimientos deben, por consiguiente, proveer para que todas las
aceptaciones o renovaciones de letras, pagars y cheques post-fechados
deben ser primeramente aprobados por el departamento o funcionario
designado para extender crditos.
2. Se lleva un registro de documentos por cobrar ?
1. Los saldos pendientes en el registro de documentos por cobrar son
comprobados peridicamente por medio de un examen independiente de los
pagares, letras y cheques respectivamente.
2. El total de los saldos pendientes en el registro, se compara con la
respectiva cuenta de control por alguien distinto de la persona que custodia
los documentos ?
En algunas organizaciones, los documentos por cobrar constituyen una porcin
sustancial del total de los activos. La posesin de los documentos firmados por
los deudores, o la evidencia fehaciente de su custodia por terceras personas,
son la nicas pruebas definitivas de su existencia. Por esta razn es necesario
que estas evidencias de adeudo sean salvaguardadas propiamente contra
prdidas por negligencia, como un medio de verificacin, de la confianza en el
saldo mostrado .
ALC ANCE DE L AS PREGUNTAS FORMULAD AS EN EL
CUESTION ARIO REL ATIVO A INVENTARIOS

COMENTARIOS GENER ALES:

Los procedimientos referentes a los inventarios y suministros
deben ofrecer seguridades razonables a la empresa, contra
prdidas por desperdicios, robo, descuido, en las compras, etc.,
y

deben

tambin

producir

informacin

segura

sobre

el

movimiento y composicin de las mercancas. Los mtodos por

los cuales se pueden obtener estos resultados, varan desde
luego, con el tamao y clase de negocio. Estos factores tambin
determinan,

en

gran

mercancas

pueden

parte,
estar

hasta

sujetas

qu
a

las

existencias

de

efectivo.

Por

control

ejemplo, a una empresa dedicada a la compra y venta de una

sola clase de artculo, y operando desde un asola localidad, le
ser

menos difcil

ejercer el

control

apropiado

sobre

sus

existencias de mercancas que a una compaa que negocia con

miles

de

productos

por

medio

de

una

organizacin

descentralizada de ventas. Tambin sera ms difcil si la

empresa

compra

materias

primas

para

convertirlas

en

un

producto manufacturado en el cual las materias primas pierden

por completo su identidad. Estos procesos a los cuales los
materiales estn sujetos pueden ser muy complicados y el
contabilizar dichos materiales segn pasan a travs de estos
procesos puede ser muy difcil. Por consiguiente, es esencial
que las investigaciones en cuanto al control de inventarios sea
precedido por vistas a las plantas almacenadas, depsitos,
plataformas de recepcin y entrega, etc., de la empresa con el
objeto de obtener algunos conocimientos de las principales
operaciones

de

la

empresa.

Durante

dichas

visitas

debe

obtenerse la informacin hasta donde sea posible, de los

empleados relacionados directamente con la supervisin o la
realizacin de las principales operaciones. Unicamente despus

de adquirido este conocimiento de contabilidad y el sistema de

comprobacin interna de contabilidad de la empresa sean
revisados con suficiente conocimiento de las operaciones que
tales procedimientos tratan de controlar y con cierta medida de
apreciacin

de

las

condiciones

bajo

las

cuales

opera

la

empresa.
Despus de una visita a la planta y a los lugares de almacenaje
de la compaa, se deben comenzar las investigaciones en
cuanto a los procedimientos de compra. Los procedimientos de
compra se tratan con algn detalle en la seccin 7 de stos
cuestionarios. Estos procedimientos deben servir para anotar
las compras de materiales, etc., en los registros de mercancas.
Debe prestarse atencin a la efectividad de la fiscalizacin
ejercida a travs de las cuentas de control del mayor general
sobre los registros de mercancas, observando particularmente
las fuentes de informacin obtenidas al hacer los asientos en
cualquiera de estos registros. En algunas organizaciones, los
registros de mercancas slo muestran cantidades y nicamente
los inventarios fsicos son asentados en los libros generales.
Bajo estas condiciones la ubicacin de los libros de mercancas
es de considerable importancia. Si los registros de mercancas
son llevados en el departamento general de contabilidad por
empleados que no tienen acceso a las mercancas, puede
tenerse

una

mayor

seguridad

que

si

los

registros

fueran

llevados en el depsito por empleados que tienen acceso a la

mercanca y que posiblemente ayudan en el conteo fsico de
inventarios.
Por razones practicas, no obstante, puede ser necesario que los
registros de mercancas sean llevados en el depsito s fin de,
por ejemplo, facilitar al almacenista la determinacin de cules
materiales deben comprarse para mantener las cantidades
normalmente requeridas por la empresa. En todo caso, los

procedimientos deben asegurar que todas las compras sean

anotadas en los mayores de mercancas por las cantidades que
aparezcan en las facturas de compras debidamente aprobadas.
Las investigaciones en cuanto a los procedimientos de ventas
deben encaminarse hacia la anotacin en los registros de
mercancas de todas las ventas de productos terminados. Estos
procedimientos deben ofrecer seguridad razonable de que se
hace una anotacin exacta en los registros de mercancas de
todos los despachos y de que ningn crdito puede anotarse en
estos registros sin la debida autorizacin.
Despus de revisar los procedimientos de entrada y salida de
mercancas,

se

debe

determinar

la

efectividad

de

los

procedimientos relativos al control de los inventarios en su

trayectoria

travs

investigaciones

del

pueden

proceso
implicar

de
una

fabricacin.
revisin

Estas

de

los

procedimientos en el departamento de costo en relacin con las

transferencias

entre

rendimientos

departamentos;

departamentales

comparacin
contra

de

los

estndares

predeterminados o eficiencia deseada; investigaciones sobre las

bases de determinacin de dichos estndares o metas; el
cuidado

con

que

se

investigan

las

desviaciones

de

los

estndares, etc.
En las refineras, por ejemplo, no es prctico mantener registros
que muestren la trayectoria del petrleo crudo a travs de los
distintos procesos hasta llegar al producto terminado, creando
as un libro de inventario de productos terminados contra el cual
se pueda comprobar el inventario fsico. Los rendimientos de
varios tipos de petrleo crudo pueden ser determinados, no
obstante, por el personal tcnico de la compaa despus de un
cuidadoso estudio cientfico, y estos rendimientos servirn como
medida de los resultados reales. Mediante inventarios fsicos

tomados diariamente del petrleo crudo, alquitrn, aceites de

motor, gasolina, etc., depositados en los tanques y tomando en
consideracin la apertura y cierres de inventarios, entradas y
despachos de petrleo crudo, se determina la produccin diaria.
En las fbricas de acero el producto se pesa varias veces
durante el proceso de fabricacin y al afectar las transferencias
departamentales se hacen ciertas concesiones, producto de la
experiencia, por la merma o el aumento en el peso como
resultado de los procesos a travs de los cuales ha pasado el
material. En las compaas productoras de petrleo, el petrleo
producido y su disposicin son justificados por los reportes de
medicin y bombeo, reportes de los oleoductos, etc., y todos
estos procedimientos deben investigarse cuidadosamente para
evaluar la confianza de la informacin anotada en los libros
generales.
REGISTROS
1. El

departamento

de

contabilidad

mantiene

registros

de

inventario permanente?
2. Muestran estos registros:
1) Cantidades?
2) Localizacin de las existencias?
3) Mnimo?
4) Mximo?
5) Costo Unitario?
6) Valor total en pesos?
En ausencia de registros detallados de inventarios, mercancas
suministros, etc., el nico control de contabilidad que existira
sobre los mismos sera el saldo de la cuenta de control del
mayor. Dicho registro no ofrecera la informacin adecuada
para revelar si los costos de venta son exactos y seguros ni
para localizar e identificar reas en las cuales pudieran ocurrir
faltantes en inventarios. A menos que se mantengan registros

detallados en los cuales puedan obtenerse los costos de

produccin y de ventas, aplicando los costos identificables a
cada uno de los renglones producidos o vendidos, los costos
totales tienen que ser regularmente computados deduciendo el
inventario fsico final del inventario de apertura, mas las
cantidades

compradas

organizaciones
insuficientemente

modernas
seguro

producidas.
han
para

En

general,

las

encontrado

este

un

administrativo

control

mtodo

efectivo. Solamente variaciones de importancia fuera de lo

normal, las cuales se indican por marcadas variaciones en los
porcentajes de utilidad bruta, etc., se destacan y an en tales
casos es imposible localizar las reas de las variaciones y,
como resultado de dicha identificacin, desarrollar mtodos y
tcnicas para su correccin. Si la diferencia, por ejemplo,
indica un costo excesivo muy significante, probablemente sea
imposible determinar si este costo representaba material usado
en exceso en la produccin, despilfarro, hurto, etc. El mantener
registros detallados de contabilidad provee informacin para
aplicar

costos

individuales

razonablemente

producidos

seguros

vendidos

los

tambin

artculos
provee

la

comprobacin por los cuales pueden fiscalizarse en detalle los

inventarios

fsicos.

Las

diferencias

faltantes

que

se

descubran pueden entonces identificarse a las reas o artculos

particulares facilitando as la investigacin y correccin.
Con respecto a las preguntas 1 y 2, se ha notado que los libros
perpetuos de inventarios sirvieron, entre otras cosas, como un
control de las existencias fsicas que deberan haber. Este
control es ms efectivo cuando los empleados que mantienen
los registros de mercancas son independientes del personal a
cargo de las existencias fsicas. Sin dicha independencia, las
diferencias o faltantes en las existencias fsicas que sean
conocidas por almacenista, pudieran ser ocultadas mediante
anotaciones

impropias

en

los

libros.

Esta

posibilidad

de

ocultacin estara por supuesto, prontamente disponible al

almacenista que tenga jurisdiccin sobre los empleados que

llevan los registros de mercancas. Puede suceder, no obstante,
que como asunto de convivencia prctica una organizacin
encuentre necesario mantener los registros detallados de las
mercancas en o cerca de las existencias fsicas y de que los
empleados encargados de los mayores de mercancas, en
teora

la

prctica

estn

sujetos

la

autoridad

del

almacenista. En tales casos se debe especial cuidado para

cerciorarse
descubrir

de

que

existen

manipulaciones

mercancas.

Un

elemento

los

controles

impropias
esencial

en
de

adecuados
los

tales

para

registros

de

controles

al

asegurarse de que los totales anotados en la cuenta de control

del mayor general son producidos independientemente del
personal que mantiene los mayores auxiliares de mercancas de
manera que si se hicieran anotaciones impropias en estos
mayores, ellas seran descubiertas al no concordar con la
cuenta de control respectiva en el mayor general.
1. Los registros permanentes son ajustados segn los resultados
de conteo fsico, al menos una vez al ao?.
Los registros y controles de los inventarios deben ajustarse a
las existencias determinadas por conteo. Donde los conteos
son

hechos

muy

frecuentemente

muestran

faltantes

sobrantes de poca monta, el ajuste puede hacerse una vez al

ao solamente. Antes de que los ajustes se hagan, deben
considerarse los procedimientos sugeridos bajo las preguntas.
2. Se deja constancia de los conteos fsicos llevados a cabo?.
El propsito de esta pregunta es el de cerciorarse si los ajustes
efectuados en

los registros de

inventario

corresponden a

conteos fsicos efectivamente realizados. A este fin, debemos

comprobar que las hojas de conteo debidamente aprobadas,
son archivadas para cualquier comprobacin posterior.

3. Si quienes manejan los registros permanentes de inventario

no pertenecen al departamento de contabilidad, ante quin se
responsabilizan?.
Si como se indic anteriormente los registros designados para
controlar las mercancas se mantienen por personas que tienen
acceso a las mismas, pueden ocurrir irregularidades que no
lleguen a descubrirse. Si este fuera el caso, los otros controles
ms arriba mencionados, deben ser utilizados.
4. Si la empresa ha adoptado la poltica de cargar directamente
a

gastos,

ciertas

partidas

por

mantener

materiales

suministros, ha establecido tambin un sistema de control tal

como control presupuestal de gastos?. Si es as, explquelo.
Algunas empresas han adoptado la poltica de cargar a gastos
directamente

las

compras

pequeas

de

materiales

suministros. Bajo este procedimiento las compras originales

son cargadas a operacin y los artculos no son adoptados en
las cuentas de inventario. Cuando se adopta esta poltica, por
lo regular se considera que la eliminacin de trabajo de oficina
en mantener los registros de inventario, valoracin y anotacin
de las rdenes de entrega, compensa la prdida de mayor
seguridad

que

se

obtiene

bajo

el

mtodo

de

inventario

perpetuo. El mtodo de cargo directo, sin embargo, tambin

elimina el control que se obtiene de los registros de inventario,
y el auditor debe cerciorarse de que existen procedimientos
satisfactorios tales como mtodos apropiados de almacenaje,
control de gastos presupuestados, revisin efectiva de los
costos

de

operacin

porcentajes,

etc.,

que

prevengan

prdidas que pudieran producirse por fraude, despilfarros, etc.

5. En cuanto a las ordenes de entrega:
1) Las entregas se hacen nicamente con base en rdenes
debidamente autorizadas?.

2) Asegura el sistema, bien sea por medio de prenumeracin o

de otro modo, que todas las ordenes sean registradas?.
3) Los

procedimientos

adoptados

proporcionan

seguridad

contra la alteracin de tales rdenes por personas que

tengan acceso a las existencias?.
Los procedimientos deben asegurar las entregas de material
sean hechas por los almacenistas nicamente mediante una
evidencia

satisfactoria

del

departamento

que

necesita

el

material. Para que los almacenistas puedan ser responsables

de las mercancas, es necesario que el acceso al almacn sea,
como regla general, denegado a empleados que no sean los
almacenistas y sus auxiliares. Para que los almacenistas
puedan entregar solamente con la debida autorizacin, debern
prepararse rdenes de entrega por escrito, las cuales debern
aprobarse por un empleado responsable con conocimiento (a)
del trabajo para el cual se necesitan estos materiales y (b) de
que la cantidad y clase de materiales pedidos concuerden con
lo requerido. Si las rdenes de entrega son aprobadas por un
empleado que no conoce esta informacin, la aprobacin es
superficial y no ofrece proteccin a la empresa contra el uso
inadecuado de los materiales. Por regla general, las rdenes de
entrega se aprueban por el capataz a cargo del trabajo o por el
superintendente o un representante competente de la oficina
del superintendente.
Las investigaciones en relacin con las rdenes de entrega de
materiales

deben

cubrir

la

anotacin

de

las

cantidades

entregadas segn dichas rdenes de entrega en los mayores de

existencias. Estos procedimientos deben asegurar que todas
las rdenes de entrega sobre las que se hayan hecho entregas
de materiales han sido justificadas y anotadas en los registros.

Cuando los mayores de existencias muestran cantidades y

valores, y el valor se controla a travs de cuentas de control de
inventarios en el mayor general, la valorizacin de las rdenes
de entrega, si son hechas por empleados que mantienen los
mayores de existencia en el almacn, deben ser verificados por
empleados

del

departamento

de

contabilidad

para

hacer

imposible la ocultacin de diferencias entre los balances de las

cuentas de control y los valores de inventario fsico mediante la
valoracin incorrecta de las rdenes de entrega de materiales
por los que mantienen los mayores.
Como una proteccin adicional, las copias de las rdenes de
entrega

deben

departamento

(a)
de

ir

directamente

contabilidad

del

solicitante

independientemente

al
del

almacenista, o (b) ser devueltas por el departamento de

contabilidad al solicitante despus de haberlas anotado en el
registro

de

control

de

contabilidad.

Esto

evitara

que

el

almacenista ocultase un faltante cambiando una orden de

entrega

firmada

despus

que

la

cantidad

mostrada

originalmente haba sido ya despachada.

Por varias razones,
pueden

no

devueltos

ser
al

almacenista,

los materiales extrados del

utilizados

almacn,
y

las

dichos

colocados

cantidades

materiales
en

devueltas

almacn

deben

inventario
anotadas

por
en

ser
el
los

mayores de existencias.

CONTROL DE EXISTENCI AS E INVENTARIO FISICO

1. Los almacenistas son responsables de todas las existencias?.
Especifique aqullas que no estn bajo su control.
2. Los almacenistas y sus asistentes son los nicos que tienen
acceso a las existencias?. Especifique las excepciones.

Para los comentarios sobre estas preguntas, refirase a los

comentarios generales de la introduccin y a las explicaciones
de las preguntas.
3. Se toman inventarios fsicos por lo menos una vez al ao?.
Especifique las excepciones. Los saldos del mayor de la cuenta
de inventario, ya sean cuenta de control o cuenta de detalles
son simplemente valores anotados que indican la cantidad de
inventario

que

debe

haber

existencia.

intervalos

para

conformar que existe el activo y que los saldos de la cuenta del

mayor son fidedignos.
4. En inventario fsico es supervisado por personas independientes
de los:
1) Almacenistas?
2) Responsables

de

llevar

los

registros

de

inventarios

permanentes?
1. Se preparan instrucciones escritas como gua para aquellos
empleados que llevan a cabo los inventarios fsicos?.
Estas preguntas tienen el objeto de determinar si la empresa ha
hecho

una

inventarios

preparacin
fsicos

resultados

de

adecuada
modo

obtenidos,

frecuentemente

una

que

tomar

tarea

para

la

pueda

un

complicada

toma

confiarse

inventario
que

de

sus

en

los

fsico

es

puede

envolver

grandes reas y un extenso perodo de tiempo. Bajo estas

circunstancias no sera satisfactorio depender solamente de
instrucciones orales o conocimientos generales del personal que
efecta los inventarios, o una combinacin de ambos. Para
asegurarse que un inventario fsico es adecuado, deben darse
instrucciones detalladas por escrito para cerciorarse de que
todos los renglones son contados, de que cada rengln es
contado

una

sola

vez,

de

que

se

prepara

un

resumen

satisfactorio de estos y de que es correctamente suministrado,

etc. Las instrucciones deben tambin cubrir aquellos asuntos
que establezcan un corte satisfactorio para asegurar que todas
las mercancas en existencia pueden relacionarse con los

pasivos relacionados y que todas las mercancas facturadas y

no

embarcadas

estn

excluidas

de

los

inventarios.

Debe

asegurarse no solamente de que las instrucciones por escrito se

han preparado, sino tambin que los empleados asignados para
tomar inventarios fsicos han sido entrenados adecuadamente
en estas instrucciones y que los mismos son competentes para
llevarlas

principios

cabo.
a

Para

seguir

al

comentarios
hacer

un

adicionales

conteo,

sobre

refirase

los
los

comentarios bajo la prxima pregunta.

2. Las tarjetas o planillas del inventario fsico son revisadas y
controladas en forma tal que no se omita o altere ninguna en las
planillas finales del inventario?.
Cuando

se

usan

registros

de

existencias,

es

importante

cerciorarse si los mismos se mantienen en forma tal que

constitu yan un medio seguro de comparaciones con el inventario
fsico. Es igualmente importante determinar que procedimientos
se siguen en la toma del inventario fsico, pues a cualquier
conclusin que se llegue de las diferencias entre los inventarios
segn libros y el fsico, est sujeta a la confiabilidad de ambos.
Los

procedimientos

relacionados

con

la

copilacin

de

los

inventarios fsicos deben generalmente incluir lo siguiente:

1) Los

empleados

que

toman

el

inventario

deben

estar

familiarizados con las mercancas para poder determinar por

su propia experiencia que parte de la mercanca es para usar
o vender y que parte no se puede usar o est obsoleta, y si
la mercanca es lo que se supone que sea.
2) Los empleados responsables de la manipulacin de las
mercancas o mantenimiento de los registros de existencias
no deben ser los nicos responsables de la copilacin de las
cantidades del inventario fsico, sino que su conteo debe
estar a comprobacin por otros empleados que tengan la
misma familiaridad con la mercanca que los almacenistas.
3) Debe tenerse cuidado de que se ha anotado en los libros el
pasivo de los materiales incluidos en el inventario y de que

toda la mercanca vendida y facturada se ha excluido del

mismo.
4) La colocacin de las tarjetas de inventario y su control deben
evitar la posibilidad de alterar fraudulentamente los datos
anotados en las mismas o la posibilidad de preparar tarjetas
mostrando cantidades que no existen. Adems todas las
tarjetas

planillas

las

de

cantidades

inventario,

de

estas

mercancas
planillas

se

anotan

en

llevar

las

deben

iniciales de los empleados responsables de la rectificacin de

las cantidades que en ellas aparecen, y los empleados que
son responsables de las multiplicaciones valoraciones, etc.,
deben estar familiarizados con las iniciales y firmas de los
empleados. El control de las planillas de inventario debe ser
tal que evite manipulaciones como las que indican en el
pargrafo anterior.
1. Se

investigan

inmediatamente

las

diferencias

entre

los

registros permanentes y el resultado del inventario fsico?.

Quin lo investiga?.
Evidentemente, las diferencias que se descubren por medio de
una comparacin entre el conteo fsico y los libros, no deben ser
investigadas por personas que tengan acceso a las mercancas
en existencia o por personas que estn en una posicin
ventajosa para malversar la mercanca de alguna manera. Estas
diferencias

deben

ser

investigadas

solcitamente

para

determinar las causas especficas que las origina. Ya sea que

esto

revele

honradez

contabilidad,

que

son

ocasionadas

simplemente
se

deben

por

tomar

por

abandono,

errores

de

medidas

para

falta

oficina

de

de

eliminar

las

posibilidades de futuras repeticiones.

2. Los

ajustes

los

registros

de

inventario

permanente

provenientes de inventario fsico, son aprobados por escrito por

un empleado que no tenga intervencin alguna en:
1) Almacenamiento?
2) Manejo de registros de existencia?

3) Compra de mercanca?
Solamente despus de las diferencias encontradas hayan sido
completamente investigadas por personas que no puedan ser
responsables de ellas y las causas determinadas como se
explic anteriormente, se deben tomar medidas para ajustar los
registros. Bajo ninguna circunstancia se deben cancelar las
diferencias

cu yas

satisfactoriamente

causas
a

un

no

ha yan

funcionario

sido

responsable

explicadas
o

un

empleado.
1. Las oficinas y dependencias de la empresa se encuentran
rodeadas de sistemas apropiados de proteccin tales como
cercas, caladores, guardas, etc.,?
2. Tales celadores o guardas son responsables de que nada salga
de la planta sin la debida autorizacin?.
La mayora de las empresas toman precauciones contra el robo
de sus activos. Sin embargo, muchas veces las precauciones
tomadas resultan medidas a medias y no ofrecen el resguardo
que se espera de ellas. Los activos de la empresa no deben
estar protegidos solamente por cercas, divisiones, rejas etc.,
sino que deben asignarse

responsabilidades para que

los

materiales no sean removidos de sus respectivos lugares sin

tener la autorizacin adecuada. Por ejemplo, el cuarto de
almacenaje puede estar completamente cercado y la mercanca
ser extrada solamente por medio de una orden de entrega. sin
embargo, si otros empleados, adems del almacenista, estn
autorizados a penetrar en la parte cercada con entera libertad,
los controles establecidos pueden ser fcilmente pasados por
alto. Con el mismo alcance, cuando se brinda proteccin a toda
una planta y se ha provisto una cerca con la entrada vigilada, a
menos que los celadores estn alertas a interrogar a todas las
personas

que

salgan

con

paquetes

que

puedan

contener

pertenencias de la empresa, una buena parte del control se ha

perdido.

3. Respecto a los materiales o mercancas en poder de otros

depsitos, consignatorios, proveedores, clientes, etc.,
1) Se lleva un registro apropiado de tales artculos?
2) Peridicamente

obtiene

la

empresa

confirmaciones

de

dichas existencias?
1. Referente a mercancas recibidas en consignacin:
1) Tiene la compaa un registros apropiado de las mercancas
recibidas en consignacin?
2) se toman precauciones para evitar que tales mercancas
puedan incluirse dentro del inventario propio de la empresa?.
Debido

que

la

mercanca

despachada

en

consignacin

contina siendo propiedad de la empresa hasta que se venda, el

mismo

control

consignaciones

efectivo
recibidas

debe
que

ejercerse

aqul

sobre

sobre
la

estas

mercanca

existente en los almacenes u otra dependencia de la empresa.

As

mismo,

si

la

empresa

recibe

mercanca

de

otros

en

consignacin, se hace responsable de la mercanca recibida y

debe, por lo tanto, mantener todas las medidas de seguridad
contra el uso indebido de dicha mercanca. Los procedimientos
que se siguen con las mercancas en consignacin recibidas o
despachadas, deben ofrecer una seguridad razonable a la
empresa de que todos los cambios que se produzcan son
debidamente

contabilizados.

Cuando

se

toman

inventarios

fsicos, las cantidades exactas de los materiales que han sido

enviados en consignacin deben ser incluidas en el inventario y
la mercanca recibida en consignacin debe ser excluida del
inventario.

Esto

necesita

solamente

el

establecimiento

del

procedimiento efectivo para dar razn del movimiento de la

mercanca en consignacin sino que en lo que se refiere a
consignaciones recibidas se deben aplicar medidas para la
identificacin de la mercanca que aparece en consignacin de
manera que no pueda ser incluida en el inventario fsico. En
algunas

organizaciones

la

mercanca

despachada

en

consignacin se carga al consignatario al precio de venta, y en

tales

casos

se

debe

tener

mucho

cuidado

de

que

los

procedimientos usados eviten la inclusin de estos cargos en

cuentas por cobrar y, por contraste, en ventas.
Los puntos anteriormente mencionados, no deben limitarse
exclusivamente a mercancas en consignacin, sino que deben
extenderse para cubrir la comprobacin interna de la mercanca
retenidas por otras para despachar a la empresa a los clientes
de la empresa y tambin la mercanca retenida en almacenes
pblicos u otros que no sean propiedad de la empresa, debe ser
confirmada peridicamente a la empresa por los retenedores de
la mercanca, quienes deben exponer que en cierta fechas las
cantidades se encontraban realmente en su poder. El grado de
confianza que debe tener la empresa en estas confirmaciones,
dependen

de

confirmacin

(a)

que

hayan

las

sido

cantidades
determinadas

mostradas
por

la

por

la

empresa

suministrando a la confirmacin sobre la base de un inventario

fsico o de registros de mercanca en existencia dignos de
confianza, y (b) que la confirmacin sea afirmada por un
funcionario de la empresa o por un empleado competente que
asuma la responsabilidad de su exactitud. A menos que exista
una seguridad razonable en estos puntos, las confirmaciones
pueden resultar de poca utilidad y pueden en s, resultar
peligrosas

al

organizaciones

crear

un

mayores

falso
que

sentido
cuentan

de
con

seguridad.

En

departamentos

eficientes de auditora interna, los representantes de dicho

departamento pueden visitar peridicamente los lugares a donde
los inventarios hayan sido despachados en consignacin o
donde estn retenidos a favor de la empresa, para hacer
pruebas razonables de las cantidades de dichas mercancas. En
otras organizaciones, los vendedores y otros representantes de
la empresa, pueden visitar peridicamente las entidades que
tienen en su poder la mercanca en consignacin. En cualquier
caso, sera aconsejable que la empresa obtuviera informacin

indicando

que

puede

confiarse

en

las

confirmaciones que

recibe.

CONTROL CONTABLE:
1. El personal del departamento de contabilidad o auditora interna
revisa los precios unitarios, los clculos y las sumas en los
inventarios fsicos?.
La fijacin de los precios en los inventarios debe ser efectuada
por empleados familiarizados con los costos vigentes o los
precios del mercado o con la informacin de donde dichos
costos o precios del mercado puedan obtenerse, si es que al
inventario se le debe fijar el precio de costo o mercado el que
sea ms bajo, y la valorizacin de la mercanca de poco
movimiento y obleta, debe ser efectuada por funcionarios de la
empresa o por empleados que se encuentren en posicin de
estimar los valores de realizacin. Algunos inventarios no
pueden ser medidos, pesados y contados y sus cantidades
tienen

que

realizados

ser
por

estimuladas.
tcnicos

Estos

estimados

competentes

que

no

deben

ser

puedan

ser

responsables de discrepancias en los inventarios.

La comprobacin de las sumas, las multiplicaciones y las
recapitulaciones

del

inventario,

deben

ser

efectuadas

por

empleados igualmente competentes.

2. Proveen los procedimientos de la empresa:
1) Que se registren todos los pasivos correspondientes a la
adquisicin de materiales o mercancas incluidos en el
inventario?.
2) Que excluyan del inventario partidas correspondientes a
mercancas vendidas y facturas pendientes de despacho?.
3) Que revisen las existencias de materiales en bases de
artculos obsoletos o de poco movimiento?.
4) Que las existencias se hallen adecuadamente aseguradas
contra robo, etc.?

Si los inventarios fsicos se comparan con los libros, inclu yendo

la cuenta de control del mayor general, es evidente que un corte
adecuado de compras y ventas, debe llevarse a cabo. Esto
significa que todas las facturas que cubren mercanca que ha
sido recibida y que por lo tanto ser incluidas en los inventarios,
debern ser anotadas en el mayor general y recprocamente
todas

las

ventas

que

cubren

mercancas

que

han

sido

despachadas debern ser registradas.

Los procedimientos empleados por la empresa deben tener en
cuenta automticamente este corte limpio en cada perodo por
medio del control de los informes de recepcin y de las rdenes
de despacho.
La obligacin de determinar cuando la mercanca es obsoleta o
de poco movimiento y de aprobar el valor y disposicin de dicha
mercanca, no debe ser delegada a un empleado encargado de
las compras, puesto que l puede aprovechar la oportunidad de
comprar

mercanca

innecesaria

en

exceso,

darle

un

valor

determinado y ms tarde colocarse en una posicin ventajosa

para disponer de la mercanca en su beneficio cuando esta sea
declarada

obsoleta

de

poco

movimiento..

si

estas

obligaciones, sin embargo, se asignan a un funcionario de la

empresa o a un empleado que no este relacionado con las
compras, ste individuo debe, por supuesto estar familiarizado
con las mercancas en existencia de la empresa y con las
necesidades

de

la

misma

en

lo

que

respecta

dichas

mercancas, as como tambin con las condiciones del mercado

en el cual se dispondr de la mercanca.
En l a i ndust ri a de l a confe cci n, por ej em pl o, al fi nal iz a r l a po ca de fab ri ca ci n,
si em pr e ha y l unas y m er canc as t erm i nadas en exi st enci a, l as cual es a pes ar de l os
pl anes cui dadosos por part e de l os depa rt am ent os de fabri c aci n y vent as, no pueden
ser usad as o vendi das durant e l a t em porada. Al gunos de los a rt cul os de l ana
i ncl ui dos en l as ex i st enci as sobrant es son r engl on es que pueden se r usados en l a
fabri caci n del product o de l a si gui ent e t em porada, mi ent r as que ot ros son de t al

nat ural ez a que se ha ce aconsej abl e di sponer de el l os al m ej or post or. La m i sm a

condi ci n exi st e r espect o a l as m er canc as t erm i nadas y a l os adornos.

En una empresa, con vistas a un control sano de contabilidad, la

valuacin de mercancas sobrantes se determin por un comit
constituido por representantes de los departamentos de ventas,
fabricacin y contabilidad y antes de que dicha valuacin fuera
definitivamente aprobada, la empresa como generalmente hace
trato de obtener ofertas de compradores representativos.
El determinar si la empresa mantiene seguros suficientes sobre su
inversin e inventarios, es debido a que, en muchos casos, los
inventarios representan valores considerables de los activos de la
empresa. As mismo, debe determinarse que no se hagan seguros
en exceso de las verdaderas necesidades durante los perodos en
que los inventarios llegan a su nivel ms bajo de la temporada. Si
las cantidades de un inventario estn sujetas a variaciones
importantes durante el ao, debido a las condiciones normales de
operacin de la industria, se debe preparar un programa de
cobertura de seguros correlativo con los cambios de las cantidades
del inventario, de manera que se obtengan seguros adecuados
pero que se evite los gastos excesivos. El auditor debe determinar
que la cantidad de seguro aplicada est de acuerdo con la cantidad
de mercanca en existencia que muestran los registros. Una
diferencia significativa puede indicar que la empresa est
incurriendo en gastos superiores a sus necesidades, lo cual debe
enseguida notificarse a la administracin. Por otra parte, un seguro
marcadamente bajo puede indicar que los inventarios han sido
exagerados deliberadamente y que el seguro fue aplicado
exclusivamente al valor real de la mercanca en existencia. Esta
situacin, por supuesto, deber ser cuidadosamente investigada.

ALC ANCE DE L AS PREGUNTAS FORMULAD AS EN EL

CUESTION ARIO REL ATIVO A PROPIESD ADES, PL ANTA Y
EQUIPO
AD ICIONES:
1. Los procedi m i ent os de l a com pa a requi er en que un funci onari o o un com it de
com pras aut ori ce previ am ent e l os desem bol sos por conc ept o de:
1) Adi ci ones de act i vos fi j os?
2) R epa raci on es y m ant eni m i ent o?
Es funci n de l a ge re nci a de una em pr esa opera r el ne go ci o l ucrat i vam ent e y
prot eger t odos los a ct i vos de l a em pr esa. Di ch a prot e cci n se est abl ec e
ge ner al m ent e ord enando que t odas l as ne go ci aci ones se rut i na se proces en a
t ravs de un nm ero det erm i nado de personas cad a una de l as cual es es
responsabl e de una fase part i cul a r de l a opera ci n y se l e obl i ga t am bi n a
im pa rt i r su aproba ci n en ci ert as opera ci ones o docum ent os. La s oper aci ones que
im pl i can desem bol sos por aum ent os a los a ct i vos y repa ra ci ones y m ant eni m i ent o
son t an num erosas en al gunas em presas que apa rent an ser ruti na ri as, si n em bargo,
al cont ra ri o de l as ope ra ci ones que im pl i quen m at eri as pri m as y ot ros ren gl ones
si m i l ares, est os desem bol sos no est n suj et os a cont rol es usual es de produc ci n
m ant eni dos para el re ci bo y el consum o de m at eri al es bsi cos. P or l o t ant o, es
nec esari o que se t om en pre cau ci ones espe ci al es y se est abl ez c an m edi das de
seguri dad para est as oper aci ones espe ci al m ent e debi do a que l as c ant i dades
im pl i cad as son fre cuent em ent e de im port an ci a.
El m t odo m s sati sf act ori o de al canz ar obj et i vos im pl i ca pro cedi m i ent os a
t ravs de l os cual es el desem bol so del act i vo es sol i ci t ado prim e ram ent e por el
j efe de un dep art am ent o o un fun ci onari o a ca rgo de l a fase de l as ope raci on es
para l a cual ha de real i z arse el desem bol so. La sol i ci t ud de com pr a deb er
ex poner l a nat ur al ez a, cost o est i m ado y m t odo de ut i l iz aci n del art cul o que va
a ser const rui do o adqui ri do e indi c ar l os bene fi ci os que se deri va rn com o
resul t ado del mi sm o. Si el a ct i vo va a subsi sti r bi en es que act ual m ent e son
propi edad de l a em pr esa, l a sol i ci t ud de com pr a deb er i ndi c ar cul es son est os
act i vos, l a form a en que se pi ensa di spone r de ell os y l a cant i dad ap rox i m ada de
i ngr esos que se esper an de l os m i sm os, si l os hubi ere. La sol i ci t ud de com pra
deber ent onc es ser revi sad a y ap robada por fun ci onari os com pet ent es,
i ncl u ye ndo ej e cut i vos a c argo de produc ci n, fi nanz as y cont abi l i dad. Es prct i c a
sana, si l as c ant i dades co rrespond en son de im port anci a, el que l as sol i ci t udes de
com pra sean ap robad as por un com i t ej ecut i vo y hast a por una j unt a de
di rect ori os. Est os proc edi m i ent os, hast a donde sea posi bl e, debe rn ser apl i c ados
t am bi n a l os desem bol sos par a rep ar aci ones y m ant eni mi ent o. En ausenci a de l os
cont rol es r efe ri dos ant eri orm ent e, pudi er a ser posi bl e que i ndi vi duos en l a
em pres a se de ci di eran, o com prom et i er an a l a em pres a a pr epar ar program as de
desem bol sos m a yo res, a l os cual es no se l es hubi er e con cedi do l a i m port anci a
ade cuada y debi do a lo cu al l a em pr esa pudi er a i ncur ri r en prdi das
subst an ci al es.

1. Se comparan los gastos reales con los autorizados y, en caso

de que aquellos se ha yan excedido, se obtiene autorizaciones
adicionales?
Si los procedimientos como los expuestos en la respuesta a la
pregunta han sido establecidos, resulta buena prctica enviar
una copia de la solicitud de compra aprobada directamente al
departamento de contabilidad por la persona o comit que la
aprobado. Todos los costos incurridos contra esta apropiacin
deben ser entonces anotados en el departamento de
contabilidad y peridicamente se deben suministrar informes a
la gerencia mostrando las cantidades gastadas para cada
apropiacin. En el caso en que los desembolsos excedan la
cantidad originalmente autorizada se deber obtener una
autorizacin adicional de la misma autoridad que aprob la
primera solicitud. Sin embargo, a fin de evitar un excesivo
papeleo y formalidades por renglones relativamente pequeos
se permite cierta elasticidad autorizando desembolsos que no
excedan la apropiacin original en ms de un 10%, sin
requerirse la autorizacin adicional. Despus que los proyectos
se ha terminado, o que se ha adquirido el activo, la apropiacin
deber cerrase, y este cierre deber indicarse en el prximo
informe que se enve a la administracin.
2. Los procedimientos de la empresa permiten establecer si los
artculos han sido recibidos y los servicios prestados.?
Las compras que se realizan para las operaciones normales de
la
empresa
estn
generalmente
sujetas
a
controles
establecidos, tales como (1) pasar los materiales por un
departamento de recepcin el cual examina, cuenta y reporta los
materiales recibidos, (2) hacer que las facturas de los
materiales y servicios sean aprobadas por un jefe de
departamento u otro funcionario experimentado y que, por lo
tanto, est en posicin de autorizar el pago de dichos
materiales. En muchos casos, sin embargo, la recepcin de los
materiales o servicios para aumentos a los activos fijos no esta
sujeta a tales controles. Por consiguiente, se hace necesario
establecer algn procedimiento para garantizar que la empresa
ha recibido los materiales o servicios por los que paga.
Si el activo adquirido no es muy grande, posiblemente se le
aplicaran los procedimientos regulares del departamento de
recepcin. Sin embrago, si se trata de un edificio en
construccin o de una pieza grande de maquinaria, el
departamento
de
recepcin
probablemente
no
estara
involucrado. En estos casos, el departamento de ingeniera u
otro departamento apropiado debe hacer saber que los activos
de la naturaleza y calidad solicitados, y que han sido
facturados, han sido, en efecto, recibidos e instalados en
condiciones para trabajar. El suministro de servicios de
arquitectos, ingenieros, etc., debe ser corroborado por
funcionarios de la empresa con experiencia entrenamiento y
conocimientos suficientes que los capacite para aprobar estos

trabajos antes de que los servicios sean pagados por la

compaa.
3. Si los trabajos de construccin son efectuados por contratistas
o sub contratistas, el personal de la empresa tiene autorizacin
para revisar sus registros de costos y comprobantes de
respaldo?.
Los contratos para la construccin de plantas generalmente
pertenecen a una de las categoras siguientes:
1) Precio fijo
2) Precio fijo con pagos escalonados
3) Costo ms honorarios fijos
4) Costo ms honorarios a base de porcentaje
Donde la empresa no ejerce un control fsico sobra la
construccin en proceso, se deben establecer procedimientos
que aseguren que el contratista ha obrado de acuerdo con los
trminos del contrato de construccin en lo que se refiere a las
especificaciones establecidas para el trabajo y el precio
cobrado. Si el contrato es de grandes proporciones estos
procedimientos pueden llevarse a cabo por medio de un
ingeniero de la empresa y un auditor interno que residan donde
el trabajo se est realizando de esta manera se proporciona un
control da a da de los costos de la construccin. Donde el
gasto por este procedimiento no est plenamente justificado, o
donde este tipo de arreglo no se considere prctico debido a la
naturaleza del trabajo, los costos del contratista y las
especificaciones del trabajo deben ser revisados antes del pago
final establecido por el contrato.
1. Tiene la empresa normas adecuadas para diferencias las
adiciones de activos fijos de los gastos por reparaciones y
mantenimiento?. En caso negativo, explique como se toman
tales decisiones y por quin?.
El propsito principal de establecer reglas definidas para
distinguir entre los aumentos a los activos fijos y gastos de
mantenimiento y reparaciones, es garantizar una adhesin
slida a los principios de la contabilidad, a las regulaciones
gubernamentales sobre impuestos, etc. Se deben tomar medidas
para que los aumentos a los activos fijos sean cargados a
gastos y recprocamente que los gastos de mantenimiento,
reparaciones y de otros tipos, no sean incluidos en las cuentas
de propiedades.
Es prctica frecuente establecer un monto arbitrario como la
lnea divisoria entre los cargos a ser capitalizados o a ser
gastados y el monto seleccionado puede por consiguiente variar
en las distintas compaas. Una organizacin por ejemplo,
puede capitalizar todos los desembolsos de propiedades en
exceso de $5.000 mientras que otra puede establecer un monto
considerablemente mayor como lnea divisoria. El que los
montos sean razonables o no, debe ser determinadas segn el
tamao y la naturaleza de las operaciones de la empresa y de
otras circunstancias pertinentes. Ciertas organizaciones no

lucrativas por ejemplo, pueden cancelar contra gastos todos de

los desembolsos de equipo de oficina, mientras que una
organizacin de tipo industrial capitalizara normalmente estos
renglones. Sin embargo, aqu tambin si el asunto es razonable
debe ser motivo de una adecuada
consideracin. Una
organizacin industrial importante sigui el mtodo de
capitalizar renglones tan pequeos como cestos para papeles y
ceniceros, lo cual signific probablemente ms trabajo de
oficina de que merecan el costo de los artculos. Este
procedimiento se considera falto de lgica aunque pudiera ser
tericamente defendible.
Al revisar las cuentas y probar las operaciones detalladas debe
tenerse cuidado en determinar que la poltica de la compaa se
sigue ms bien que la observancia literal de los procedimientos.
Por ejemplo, puede haber un procedimiento establecido de que
los desembolsos en exceso de $100.000 requieren una
autorizacin especial. Un jefe de departamentos que quisiera
comparar un nmero de escritorios, cada uno de los cuales
cuesta $7.500 y cuya totalidad requerira una aprobacin
especial , podra seguir literalmente los procedimientos de la
empresa al hacer una compra separada para cada escritorio y
de este modo mantener cada operacin por debajo de la lnea
de $10.000. Una auditora debe descubrir operaciones de esta
clase y llevarlas al conocimiento de la administracin.
Debe tenerse cuidado en determinar que los renglones pagados
no slo fueron entregados, sino entregados en los locales de la
empresa y para su uso. Se han observado casos en los cuales
artculos de mobiliario han sido pagados y los documentos
amparando la operacin, encontrarse a mano como indicacin
de entrega pero haber aparecido que los artculos eran en
realidad mobiliarios caseros entregados en el hogar de un
funcionario de la empresa. En una ocasin, un funcionario de la
empresa obtuvo un escritorio muy elaborado que fue entregado
en su hogar aunque haba sido pagado por la empresa. A su
vez, el funcionario le vendi a la empresa su escritorio ordinario
de mucho menos valor, por el mismo precio que aquel pagado
por el ms caro que adquiri para su uso personal. Siempre que
sea posible, una verdadera inspeccin fsica de por lo menos
los renglones ms importantes cargados a las cuentas de
propiedades durante el perodo bajo revisin, debe hacerse
como parte de la auditora.
2. Revisa la empresa peridicamente la cuenta de construcciones
en progreso para evitar que a esta cuenta se lleven cargos por
conceptos de reparaciones y mantenimiento?.
Es una prctica frecuente, como conveniencia en la tenedura
de libros, el cargar todos los desembolsos de propiedades a
construcciones
en
progreso
en
el
momento
de
su
contabilizacin. Estos desembolsos pueden representar hasta
cierto punto gastos a cargos de reparaciones y mantenimiento y
deben, a intervalos regulares, ser llevados a una cuenta de

gastos. Si esta prctica no se sigue la cuenta de propiedades

est sobrestimada por la cantidad aludida y los ingresos del
perodo, por consiguiente, exagerados en una cantidad
semejante.
DISPOSICIONES, RETIROS ETC.
1. Los proc edi m i ent os de l a em pr esa requi er en que se produz can una aut ori z aci n
escri t a para l a vent a, ret i ro y desm ant el am i ent o de a ct i vos fi j os? .
A m edi da que l os act i vos fi j os se r eponen, pueden que se ha ya deci di do vend erl os
si ha y buen m er cado, abandon arl os ent er am ent e. En am bos casos, los
procedi m i ent os deb en requ eri r l a aut ori z aci n par a l a vent a o exposi ci n por
al gui en que no sea el cust odi o de l a propi edad. En ausen ci a de est e requi si t o, el
cust odi o est ar a en condi ci n de dispone r de l a propi edad de l a em pr esa
vi rt ual m ent e a su propi a di scre ci n y m al vers ar l os i ngresos. En procedi m i ent os
pref eri bl e que una sol i ci t ud de perm i so pa ra di sponer del act i vo se present e y
aprueb e por ant i ci pado a l a opera ci n. La sol i ci t ud debe i ncl ui r una desc ri pci n
del act i vo, l a r az n para l a di sm i nuci n y el preci o que se esp era obt ener. La
aconsej abi li dad de di smi nui r los a ct i vos deb e est a r aval ada por el person al de
i ngeni er a o producci n si em pr e que est o sea posi bl e. La aproba ci n debe ser
dada por un funci ona ri o de l a em presa que no t om e part e de l a cust odi a de l as
propi edad es o en l a m ani pul a ci n de l os i ngresos de caj a. Si l as condi ci ones
im pi den que el cust odi o obt enga l a aproba ci n ant es de que se a consum ada l a
opera ci n, debe ser obl i gat ori o que l os det al l es de l a ope ra ci n sean som et i dos
para su oper aci n t an pront o com o sea posi bl e.

2. Se enva una copia de tal autorizacin directamente al

departamento de contabilidad por la persona que la aprueba?.
En esencial que el departamento de contabilidad reciba
aprobaciones de las ventas o retiros directamente de aquellos
autorizados para aprobar tal accin en lugar de recibirlas de las
personas involucradas en la operacin, para evitar la posibilidad
de cambios o supresiones que puedan resultar en informacin
errnea que deba recibirse en el departamento de contabilidad.
La comunicacin directa de tal informacin faculta al
departamento de contabilidad para establecer un control sobre
la propiedad fsica, as como sobre los ingresos por realizar de
la disminucin de los activos.
3. Las autorizaciones para adquisicin de elementos nuevos
indican las unidades que va a ser remplazadas?.
Este asunto no fue discutido al referirnos a la pregunta.
4. Los crditos a las cuentas del activo fijo se basan en la
informacin contenida en tales autorizaciones?.
Cuando el departamento de contabilidad recibe una copia de la
autorizacin, debe hacer algn registro apropiado de manera
que tenga una base para acreditar a la cuenta de propiedades
cuando la informacin, discutida en contestacin a la pregunta
se recibe. Debe establecerse un procedimiento de chequeo para
asegurar la recepcin de los documentos completos para cada
disminucin o retiro.

5. En cuanto a la venta de elementos retirados se ofrecen estos

al pblico por medio de avisos en los peridicos, etc.?
6. Recibe la empresa varias ofertas por escrito para aquellos
elementos que ofrece en venta?.
El propsito de estas preguntas es el de cerciorarnos si para los
elementos retirados, se ofrecen estos al pblico para su venta al
fin de comprar las ofertas recibidas, y que la empresa haya
hecho la venta a la mejor oferta. Estos pasos son importantes
debido a que el funcionario o empleado autorizado para efectuar
tales retiros pudiera ser que en combinacin con oras personas,
sea el que efecte la compra de estos elementos por un inferior
al que pudiera haberse obtenido, en perjuicio de los intereses
de la empresa.
7. Existen procedimientos que garanticen la oportuna informacin
y el registro apropiado de la venta o disposicin de artculos
retirados o desmantelados, como por ejemplo:
1) Ordenes de despacho?
2) Facturacin basada en rdenes de despacho?
3) Otros?
Con referencia a la pregunta, se manifest que debe
obtenerse la debida aprobacin para todas las ventas u
otras
disminuciones
de
los
activos
fijos.
Es
un
procedimiento deseable que una copia de la aprobacin sea
enviada directamente al departamento de contabilidad por la
persona
autorizada
para
hacer
tal
aprobacin.
El
departamento de contabilidad est informado de este modo
de las operaciones por las cuales el pago o el crdito debe
recibirse por la empresa y si es posible la cantidad que debe
recibirse o acreditarse. Esta informacin debe usarse para
perseguir en el futuro la operacin y para determinar la
contabilizacin
apropiada
de
todas
las
operaciones
efectuadas.
Los procedimientos deben incluir en envo del aviso de la
propuesta, disminucin del activo, a travs del departamento
apropiado, de manera que se puedan preparar rdenes de
despachos para servir (a) como autorizacin para liberar el
activo al cesionario y (b) como aviso al departamento de
facturacin para facturar la venta o disminucin. Las copas de la
orden de despacho y de la factura deben enviarse directamente
al departamento de contabilidad, de manera que se provea un
medio para la contabilizacin de la cantidad debida a la
empresa y determinar que se ha recibido.
REGISTROS DE AC TIVOS FIJOS:
1. Las cuant as de act i vos fi j os est n respal dad as por r egi st ros aux i l i ares
ade cuados? . Las cuent as de cont rol de l as propi ed ades en el m a yo r ge ner al , deben
est ar am parad as por l a em pres a. La s cu ent as en l os r egi st ros aux i l i ares podr an
m ost ra r i nform a ci n t al , com o l a f echa de adqui si ci n, de insc ri pci n, cost o,
fuent e que sum i ni st ra, vi da est im ad a, t i po de depr eci a ci n, l ocal i z aci n, nm ero

de i dent i fi ca ci n, cost os de m ant eni m i ent o subsi gui ent es a l a adqui si ci n, et c.

Ha y un nm e ro de model os est nd ar, di sponi bl es par a est e ti po de regi st ros
aunque much as em pr esas di sean su propi o m odel o. En l a ausen ci a de t al es
re gi st ros det al l ados, los a ct i vos de l a em pr esa que pueden repr esent ar mi l l ones
de pesos, est a r an m ost rados en l as cuent as en un sol o t ot al de cont rol , ha ci endo
ex t rem ad am ent e di fi cul t oso est abl e ce r que l a cant i dad r epres ent a uni dad es
i ndi vi dual es de propi edad es f si cas. La prdi d a o el uso pued e t ener l ugar y
perm an ece r si n descub ri rse por l a em pres a. Tam bi n, en ausen ci a de det al l ados,
l a provi si n para depr eci a ci n no puede ser i dent i fi cad a con los a ct i vos a l os que
se apl i ca, y pudi era ser mu y di f ci l de fende r l a dedu cci n r ecl am ad a a los e fect os
del im puest o en caso de que l as ofi ci nas gubern am ent al es l a di scut an.

2. Tales registros son manejados por personas distintas de

aquellas por las propiedades?.
El objeto de esta pregunta es determinar si un individuo estara
en posicin de malversar las propiedades de la empresa y
encubrir la irregularidad haciendo asientos fraudulentos en los
registros de contabilidad. Los mismos principios se aplican en
los registros detallados de inventarios. Los registros detallados
sirven como un control contabilstico de los activos fsicos y el
mantenimiento de tales registros debe confiarse a personas que
no tengan exceso a los activos que los registros aludidos tienen
por objeto controlar.
3. Se cuadran con las cuentas de control en el mayor general, por
lo menos una vez al ao?.
El mantenimiento de registros detallados sirve poco, a menos
que se mantengan correctamente. Se hace por consiguiente
necesario por lo menos en intervalos anuales, que se haga un
balance de comprobacin de los registros y que el total se
concuerde con el control en el mayor general. Para hacer
completamente efectivos, los procedimientos deben proveer
para que el balance de comprobacin de las propiedades as
preparado, sea revisado por otros empleados que no sean los
que mantienen los submayores detallados o que estn
encargados de la custodia de las propiedades fsicas. La
revisin debe incluir pruebas de los balances de comprobacin
contra los registros detallados, pruebas de las sumas del
balance de comprobacin y comparacin del total con el control
en el mayor general.
4. Peridicamente se toman inventarios de los activos fijos, bajo
la supervisin de empleados no responsables por su custodia ni
por su registro contable?.
Los principios que se aplican aqu son esencialmente los
mismos que aquellos aplicables a la toma de inventarios de
mercanca. Al hacer conteo fsico de inventarios de mercanca,
es generalmente necesarios que los custodios regulares
realicen una parte considerable de los conteos, y que su
conocimiento especial es indispensable para hacer un conteo
correcto, pero al menos en esto la supervisin de la toma de
inventario debe realizarse por personas que ni mantengan los

registros de inventarios ni tengan acceso a las existencias de

mercancas. Sin embargo, al tomar el inventario fsico de las
propiedades, tal conocimiento especializado es usualmente
manos vital y es por consiguiente deseable que, en todo lo
posible, el inventario sea tomado por personas que no sean
responsables de la custodia fsica de los activos y que no
mantengan los registros detallados correspondientes, tales
como personas de otras secciones del departamento de
contabilidad, auditores internos etc.
5. Se informa al gerente de las diferencias que se presentan
entre el inventario fsico y los registros auxiliares?.
Se debe suministrar informacin de tales diferencias a la
gerencia para la accin pertinente cuando se toman los
inventarios y se descubran faltantes. Los procedimientos deben
proveer que se prepare un reporte de cada inventario de
propiedades y de cualquier diferencia significativa entre los
registros y los activos en existencia, se reportan a la gerencia.
6. Respecto a herramientas pequeas:
1) Se hallan bien guardados y bajo custodia de una persona
responsable?
2) Se entregan nicamente
debidamente aprobadas?

mediante

rdenes

de

entrega

La inversin de una empresa en herramientas pequeas,

frecuentemente representa una cantidad importante en pesos y
las herramientas son frecuentemente de tal naturaleza
especializada que su prdida puede menoscabar seriamente la
continuidad normal de las operaciones de fabricacin. Las
herramientas por s mismas frecuentemente son bastantes
valiosas y fcilmente disponibles y debido a su menor tamao,
puede ser fcil encubrir el tomarlas sin autorizacin, de los
locales de la empresa. Por consiguiente, es de la mayor
importancia que se establezcan resguardos apropiados.
Las herramientas deben estar a cargo de un solo custodio y el
rea en que se almacenen debe ser un lugar cerrado al cual
solamente el custodio tenga acceso. Una cuenta de control para
el costo de las herramientas debe mantenerse en un mayor
apropiado, y un submayor detallado debe mantenerse, y el total
de sus saldos debe ser comparado regularmente con la cuenta
de control. Las herramientas deben emitirse solamente mediante
orden de entrega escrita aprobada por escrito por el capataz o
supervisor de la persona a la cual se entrega la herramienta.
Esta solicitud debe mantenerse en el archivo y ser entregada
solamente al devolverse la herramienta que cubre. Si un
empleado trata de obtener una herramienta cuando una solicitud
en el archivo indica que una herramienta similar ya le ha sido
entregada, debe obtenerse una explicacin satisfactoria y la

aprobacin por su supervisor

herramienta se le entregue.

antes

de

que

la

segunda

Debe tomarse a intervalos peridicos, un inventario fsico de las

herramientas por otras personas que no sean los custodios de
las mismas o que lleven sus registros de contabilidad. La toma
del inventario debe incluir un examen de las rdenes de entrega
en mano por herramientas en la custodia de obreros y, siempre
que sea posible entrevistndose con esos empleados para
determinar que las herramientas estn en su poder. El grado
hasta donde deba extenderse esta prueba estar, por supuesto
supeditado por el valor y la disponibilidad de las herramientas
aludidas y posibles efectos sobre la moral de los empleados.

ALC ANCE DE L AS PREGUNTAS FORMULAD AS EN EL

CUESTION ARIO REL ATIVO A INVERSIONES RE ALIZ ABLES Y
OTR AS INVERSIONES

CONTABILIZ ACION DE L AS INVERSIONES

1. S i l as inve rsi ones t al es com o acci ones bonos, cdul as y ot ros i nst rum ent os
negoci abl es no est n baj o cust odi a de una ent i dad i ndependi ent e, por ej em pl o, en
poder de un banco se guard an en una caj a o bved a de se gu ri dad dent ro de l a
mi sm a em pr esa? .

2. Si tales inversiones son custodias por alguna entidad

independiente, ha sido sta aprobada por el comit ejecutivo o
la junta directiva?.
3. En el caso de que las inversiones se guarden en la misma
empresa, dos o ms empleados son responsables de su
custodia y tienen acceso a las mismas nicamente en forma
conjunta?.
4. Se lleva un registro detallado de las inversiones en un
departamento o por una persona distinta de aquella designada
oficialmente para custodiarlas?.
Debido a la relativa facilidad con que los valores comerciales
pueden ser vendidos o dados en prenda, los valores propiedad
de la empresa o los retenidos como colateral, deben ser
resguardados contra su uso no autorizado. En organizaciones
industriales o mercantiles, los valores usualmente representan o
bien inversiones en subsidiarias y compaas afiliadas, o
inversiones de fondos excesivos no necesitados inmediatamente
para las operaciones de la empresa. Aunque las preguntas van
principalmente dirigidas a las resguardos contra el uso no
autorizado de las acciones y los bonos de la empresa o dados a
ella como colateral, tambin debe determinarse que:
1) Se registra prontamente cada compra y cada venta de los
valores y el recibo o la liberacin del colateral.
2) Los certificados con respecto a valores comprados por o
dados en prenda a la empresa se reciben prontamente.
3) El producto de la venta de los valores es prontamente
contabilizado a favor de la empresa. El logro de los objetivos
anteriores depende en gran parte del funcionamiento de los
registros de control. Deben hacerse preguntas sobre los
procedimientos relativos a los asientos en los registros de
control en cuanto a las operaciones de valores, con vista a
establecer la confianza en tales registros. En general, la
responsabilidad de la custodia de los valores debe confiarse
a funcionarios o empleados no relacionados con el
mantenimiento de los registros de los valores. No deben
hacerse asientos en estos registros a menos que la evidencia
que ampara los asientos sea examinada por el departamento
que lleva los registros, ya que de otro modo no constitu ye un
control independiente y confiable sobre las operaciones de
los valores. Adems de los procedimientos que aseguran la
integridad de los registros de los valores, la empresa debe
establecer resguardos para evitar el uso no autorizado de
sus valores entre las fechas en que se cuenten y se cuadren
con los registros de control. Uno de estos resguardos es el
requisito de que el acceso a las cajas de seguridad se
permita solamente a dos o ms funcionarios o empleados
designados conjuntamente. Generalmente en organizaciones
mayores se lleva un registro de cada visita a las bvedas del
banco por los empleados designados. El registro debe incluir
una descripcin de los valores depositados o extrados,

cupones recortados, y tales otros asuntos que se ha yan

realizado por los empleados durante su visita. Este registro
debe ser firmado por aquellos que ha tenido por los
empleados durante su visita. Este registro debe ser firmado
por aquellos que han tenido acceso a las cajas de seguridad
y una copia debe enviarse a la oficina del contralor para ser
usada en el examen de la propiedad de las operaciones y
para servir de gua en el futuro de las operaciones que
afectan a los registros de control de valores. No slo debe
ejercitarse un control efectivo sobre los valores propiedad de
la empresa, sino tambin sobre los valores que retenga la
empresa como colateral. En instituciones financieras tales
como bancos, casas de inversin, casas de corredores, etc.,
se deben hacer preguntas sobre los procedimientos que
rodean el control de valores propiedad de la empresa y de
los valores en custodia, en considerable detalle y usualmente
con referencia a los procedimientos que rodean la compra y
venta de valores, mantenimiento de la cuenta de clientes etc.
En tales instituciones, un mayor nmero de empleados tiene
acceso a los valores, y en las casas de corredores por
ejemplo, empleados de las cajas usualmente tienen acceso
ilimitado a las cajas de seguridad durante las horas de
negocios. El control independiente de las operaciones de
valores en tales instituciones es de suprema importancia, y
asuntos tales como la ejecucin rpida de las rdenes de los
clientes, envo por correo de extractos a los clientes,
contabilizacin de los recibos y entregas de los valores a los
clientes, mantenimiento del registro de la posicin de los
valores
y
numerosas
otras
cuestiones
deben
ser
cuidadosamente investigadas.
1. Las inversiones y otros instrumentos negociables de controlan
peridicamente por medio de inspeccin fsica por parte de
personas que no las custodian ni tengan acceso a ellas?. Si es
as por quin?.
La frecuencia de los conteos peridicos de valores vara por lo
general de acuerdo con la importancia de los valores en relacin
con el total de los activos, la naturaleza de los valores desde el
punto de vista de negociabilidad y comerciabilidad, y la
efectividad del sistema de control interno de contabilidad que
rodea las operaciones de valores. Como una regla general, los
valores deben ser contados por empleados que no sean los
custodios, aunque el conteo no debe nunca hacerse menos que
los custodios estn presentes. En organizaciones mayores los
conteos percibidos de valores de hacen por personal del
departamento de auditora interna y los resultados de los
conteos se comparan con los datos indicados en los registros de
control de valores.
2. Si las inversiones no figuran a nombre de la empresa, estn
endosadas:
1) Restrictivamente a nombre de la empresa?

2) De modo? Explique en nota separada.

La propiedad de los valores puede ser establecida con ms si
los certificados estn emitidos a nombre de la empresa o si
estn endosados a la empresa por personas a quienes fueron
originalmente emitidos. Si los valores no estn a nombre de la
empresa y no han sido endosados por el dueo anterior de
propiedad de la empresa puede ser dudoso. Por consiguiente, a
menos de que los valores se retengan solamente como
colateral, es deseable que se endosen por el ltimo dueo que o
que se transfieran a nombre de la empresa, por ejemplo, si la
empresa adquiri valores de un funcionario o empleado y se ha
permitido que los certificados permanecieran a nombre del
funcionario o empleado esta persona tendra poca dificultad
para disponer de los valores u obtener prstamos de dinero
sobre ellos como colateral si ha podido obtener la posesin de
los mismos.
1. Aquellas inversiones que ha recibido la empresa con garanta
estn contabilizadas y segregadas de las propias?.
Los procedimientos deben proveer un control adecuado sobre
los valores que estn bajo la custodia fsica de la empresa pero
a los cuales la empresa no tiene derecho de propiedad. Dado
que la propiedad de los valores descansa en otros su costo no
puede registrarse en las cuentas de la empresa. No obstante la
empresa, como custodio de los valores los tiene en fidecomiso
por cuentas de otros y podra incurrir en una seria obligacin.
Los procedimientos deben por consiguiente proveer para la
contabilizacin cuidadosa de estos valores, posiblemente en sus
valores nominales, y tambin para la estricta segregacin de los
valores de aquellos propiedad de la empresa. El mismo principio
de evitacin de mezcla debe ser observado en lo que respecta a
la segregacin de fondos propios y aquellos en fidecomiso por
cuenta de otros. Los registros de control deben llevarse por
personas que no tengan acceso a los valores. Peridicamente
deben hacerse conteos a base de pruebas de los valores por
personas que no tengan que llevar los registros de control y que
no tengan otro acceso a los valores. Estos conteos deben
hacerse por la empresa al mismo tiempo que los conteos de
todos los valores en mano, de manera que todos los valores
estn contabilizados y se pueda demostrar que no se ha
efectuado mezcla o sustitucin de valores.
2. Las acciones propias readquiridas se controlan de la misma
manera que las inversiones?.
Aunque las acciones en tesorera representan acciones de la
empresa readquiridas por ella misma. Y por consiguiente se les
concede un tratamiento especial en las cuentas, a pesar de esto
representa una inversin en los fondos de la empresa y un
resguardo satisfactorio debe establecerse para tales acciones.
Deben depositarse con un custodio ajeno a la compaa o
guardarse bajo llave, accesible solamente a dos o ms
funcionarios o empleados responsables, los cuales deben ser

3.
4.
5.
6.

autorizados a tener acceso conjunto solamente a los valores. El

registro detallado de las acciones de tesorera debe llevarse por
personas que no tengan ningn acceso a los certificados de
acciones y los conteos peridicos deben ser hechos por
personas que no tomen parte en el mantenimiento de los
registros de acciones y que no tengan otro acceso a ellos. El
conteo debe ser simultneo con los conteos de todos los otros
valores propiedad de la empresa, o en mano por cuenta de
otros, o como garanta, para determinar que no ha habido
mezcla o sustitucin.
Los retiros o cancelaciones de inversiones que se consideran
sin valor son aprobados por un empleado responsable?.
Para aquellas inversiones que han sido descargadas, se lleva
una cuenta memorandum?
El archivo de inversiones sin valor se revisa peridicamente a
fin de establecer si la situacin respecto a su valor o cobro de
intereses o dividendos ha cambiado?.
En caso afirmativo se revisan por:
1) Un auditor interno?
2) Un empleado de la empresa que no tenga acceso a las
inversiones o ingresos de la empresa?.
Si la autorizacin para dar de baja a los valores llevados en los
libros de la empresa se le otorga a una persona que tenga
acceso a los valores se le permite a dicho individuo el malversar
la propiedad de la empresa. Debe tenerse en cuenta que
aquellos valores que ho y pueden parecer sin valor debido a la
pobre condicin financiera del que los emite pueden a travs de
un perodo de aos, recuperar su valor si la empresa encamina
nuevamente sus negocios. Por esta razn debe mantenerse un
registro y deben hacerse inspecciones peridicas de todos los
valores. Muchas compaas siguen la prctica de llevar tales
valores en $1 como un medio de mantener vigente el registro de
la
propiedad;
otras compaas
mantienen
un
registro
memorandum solamente. En cualquiera de los casos debe
hacerse referencia por alguien que no sea responsable de la
custodia de los valores a servicios de inversiones u otras
fuentes de intervalos regulares para determinar si los valores
una vez considerados intiles han readquirido algn valor, y si
la compaa est recibiendo su participacin en cualquier
ingreso u otra distribucin hecha por los libradores de tales
valores.

COMPR AS Y VENTAS
1. La j unt a di r ect i va o un comi t ej ecut i vo, aut ori z a l as com pr as, vent as y
renova ci ones de l as i nversi ones? .
Com o se indi co ant eri orm ent e, l a ca rt er a de una organi z aci n m ercant i l o
i ndust ri al usual m ent e consi st e de val or es que repr esent an inve rsi ones en
com pa as subsi di ari as o afi l i adas o ex cesos de fondos t em poral m ent e i nvert i dos
en val or es com er ci abl es hast a que los fondos se nec esit an com o capi t al de

t rabaj o, const rucci ones y ot ros obj et os. La adqui si ci n de i nt e reses en com pa as
subsi di ari as o afi l i adas es una cu est i n de pol t i ca par a ser deci di da por l os
di rect or es y el l os deben t am bi n asum i r l a r esponsabi l i dad por l a admi ni st ra ci n
de ex ceso de fondos t em poral m ent e i nvert i dos para el bene fi ci o de los
ac ci onist as, aunque en al gun as orga niz a ci ones l a aut ori d ad par a i nversi ones
t em poral es de ex c eso de fondos se del e ga por l os di re ct ores al t esorero de l a
em pres a. C ual esqui er a que sean l os ar regl os, es es enci al que se r em it a una
i nform aci n com pl et a de l as opera ci ones de val ores al depart am ent o del cont ral o r
de t al m ane ra que l as oper aci ones est n suj et as a una revi si n i ndependi ent e
ant es de ser r egi st r adas en l os li bros gen er al es.
En i nst i t uci ones fi nan ci er as organi z adas par a l a com pr a y vent a de val or es, ya
sea por su propi a cu ent a o en cal i dad de agent es, l os pri nci pi os fund am ent al es
que ha y det rs de l os procedi m i ent os de cont abi li dad par a l a com pr a y vent a de
val ores, son sem ej ant es a aquel l os que ri gen par a l as com pr as y vent as de
m erc anc as en organi z aci on es m erc ant i l es o i ndust ri al es.

2. Indica dicha aprobacin el valor por el cual se debe efectuar la

transaccin?.
La compra o venta de valores por la junta directiva o por el
comit ejecutivo, es una inversin o disposicin de los fondos
de la empresa y la junta o comit se supone que acten con
miras para el mejor inters para la empresa, de acuerdo con su
criterio. Obviamente su decisin de adquirir o disponer de un
activo no solo identifica el activo sino el precio aproximado a
que deba realizarse la operacin. En la ausencia de tal decisin
por la junta o comit, el criterio del individuo que negocia la
operacin debe ser sustituido por la de aquel grupo propiamente
responsable. Registrar el precio aprobado no solo establece
responsabilidad en el nivel apropiado, sino que tambin provee
un medio para determinar que la operacin ha sido efectuada de
acuerdo con la autorizacin. De otra manera sera posible para
el gestor el adquirir o disponer de adiciones a su nombre y
efectuar una operacin separada entre su persona y la empresa,
obteniendo as una ganancia a costa de la empresa.
3. Se hace una comprobacin independiente de los precios por
los cuales han sido compradas o vendidas las inversiones o
dlares libres si es el caso?. En caso afirmativo, por quin?.
Referente a la pregunta se manifest que las operaciones de
valores deben autorizarse o aprobarse por la junta directiva o
por un comit ejecutivo. Sin embargo, puede encontrarse que en
algunas empresas un funcionario competente, tal como el
tesorero, puede que le permitan un amplio margen para manejar
los valores de la empresa. En cualquier caso, deben hacerse
pruebas independientes por personas que no toman parte en
autorizar, efectuar o contabilizar las operaciones de los valores,
y que no tengan acceso a los valores. Tales pruebas deben
incluir la inspeccin de los documentos correspondientes, tales
como aviso del corredor y cotizaciones de mercado, para
determinar que los valores fueron comprados o vendidos por los
conductos correctos sobre la base de tal autorizacin, como se

requiere, que ellos fueron debidamente contabilizados y que los

precios, fechas e importes pagados eran correctos.
INGRESOS
4. Los in gr esos proveni ent es de i nversi on es, t al es com o di vi dendos e int er eses,
son com prob ados peri di c am ent e cont r a l as m i sm as i nversi ones? . Si es as por
qui n? .

5. Se contabilizan tales ingresos antes de que se cobren o

reciban?.
En las empresas mercantiles e industriales donde los ingresos
obtenidos de los valores y de los efectos que devengan
intereses sean una cantidad relativamente pequea del total de
los ingresos, y no se hagan comprobaciones peridicas del
mencionado ingreso, deben seguirse otros procedimientos para
asegurarse de que los ingresos de tales fuentes han sido
contabilizados debidamente. Donde dicho ingreso sea
considerable, sin embargo, deben mantenerse registros
adecuados de ,los valores y de los efectos por cobrar en los
cuales se anoten las acumulaciones de los intereses sobre
efectos y valores que devenguen intereses; los cobros deben
revisarse por empleados que no participen en la manipulacin
de los valores o del efectivo. Los ingresos por dividendos
sobre las acciones deben determinarse independientemente
defirindose a las publicaciones financieras u otra informacin
disponible que se requiera a pagos de dividendos.
La conveniencia de contabilizar por anticipado los ingresos
varios en los libros antes de cobrarse, se estudia en la
pregunta 3.1.08 en Cuentas por Cobrar, Ventas y Cobranzas.

ALC ANCE DE L AS PREGUNTAS FORMULAD AS EN EL

CUESTION ARIO REL ATIVO A CUENTAS POR PAG AR, COMPR AS
Y G ASTOS

7.1.

COMPR AS

1. Las funci on es del en carga do de com pras se encu ent ran separ adas de l os
depart am ent os de:
1) C ont abi li dad?
2) R eci bo?
3) Desp acho?

1. las adquisiciones deben hacerse siempre mediante rdenes de

compras y cotizaciones?. En caso afirmativo, Cuntas se
requieren?.
En general, los procedimientos relacionados con las compras
deben proporcionar seguridad a la empresa en cuanto a:
1) Que la compra es necesaria para el manejo adecuado de las
operaciones
2) Que las cantidades ordenas estn basadas en rdenes de
compra debidamente aprobadas y cubren las demandas
anticipadas de la empresa.
3) Que la orden se coloca con proveedores que pueden
entregar la mercanca de mejor calidad y a los mejores
precios obtenibles.
4) Que se recibe la cantidad de mercanca ordenada, en
buenas condiciones y de acuerdo con las especificaciones
requeridas.
5) Que las cantidades que aparecen en las facturas estn de
acuerdo con las recibidas y que los precios sean los que
aparecen en la orden de compra.
6) Que las facturas de los proveedores no tengan errores y que
las condiciones sean las mismas que aparecen en la orden
de compra.
7) Que se haga una notacin de la compra en los libros
generales y en los registros de existencias de mercancas, si
es que se mantienen.
Las preguntas sobre los procedimientos no deben abarcar
solamente las compras de mercancas, sino tambin las de
suministros y equipo capitalizable. Las empresas mayores
mantienen departamento de compras separados, los cuales
colocan las rdenes, mientras que las empresas menores
pueden delegar el colocar las rdenes de compra en empleados
que realicen otras funciones.
Hablando en trminos generales, los empleados encargados de
colocar las rdenes con los proveedores actan nicamente
como agentes y no deben iniciar las compras. El agente de

compra debe conocer la situacin del mercado y mantenerse

bien informado en cuanto a las distintas fuentes de suministro,
ya que su principal funcin es la de colocar las rdenes para
obtener los mejores resultados posibles para la empresa. La
autorizacin para realizar una compra debe recaer en
empleados responsables del departamento en que se va a usar
la mercanca, pero en el caso de compras importantes de
materias primas, dicha autorizacin debe ser otorgada por un
comit compuesto por miembros de la administracin general
del departamento de ventas y de los departamentos de
produccin apropiados. La cantidad mnima que debe
mantenerse en inventario en todo momento debe ser
determinada por anticipado por la administracin y el jefe del
almacn o algn otro empleado, a quien se le asigne tal funcin
debe tener la obligacin de ver que esas cantidades mnimas
se mantienen. Las empresas con operaciones descentralizadas
pueden tener un departamento donde todas las rdenes de
compra que surjan de los departamentos de produccin, deben
ser examinados para determinar, refirindose a los registros
detallados de mercancas en existencia, si la mercanca por un
departamento de produccin pudiera ser transferida de otro
departamento, sin necesidad de realizar una compra.
A fin de que los precios por unidad y la descripcin de la
mercanca que aparecen en la factura del proveedor estn
sujetos a verificacin, y a fin de fijar tambin una
responsabilidad sobre las compras, las rdenes de compras
deben realizarse por escrito.
Ningn individuo por s solo debe estar en posicin de poder
ordenar la compra de mercanca para la empresa, confirmar
que se haya recibido y aprobar su pago o autorizar su
despacho despus que se ha recibido. Tal mezcla de funciones
hara posible que pudieran establecerse arreglos colusorios con
los proveedores, bajo los cuales algunos artculos o cantidades
pudieran ser pagados, aunque nunca se recibieran. Tambin es
posible para una persona recibir y apoderarse indebidamente
de la mercanca y ocultar la irregularidad no anotando
debidamente el recibo de las mercancas. La autoridad para
colocar las rdenes de compra de la empresa debe, por recaer
solamente en personas que no tengan autorizacin para iniciar
la solicitud, para certificar el recibo de la mercanca, para
aprobar las facturas para su pago, o para autorizar los
despachos.
1. Quines estn autorizados para firmadr las rdenes de
compra?.
En los comentarios anteriores se pudo notar que las funciones
de compra deben ser ejercidas solamente por personas que no
tomen parte de las funciones de contabilidad, recibo y

despachos. Para asegurarnos de que este control ha sido

instalado y que est operando efectivamente, debemos estar
seguros de que las personas que preparan las rdenes de
compra tienen autorizacin delegada oficialmente y por escrito
y que sus actividades estn rodeadas por todas las medidas de
control necesarias, inclu yendo la segregacin de las funciones
de contabilidad, recibo, control de mercancas y despacho.
2. Compra el departamento de contabilidad:
1) Los precios y condiciones de la factura contra las rdenes
de compra?
2) las cantidades facturadas contra las rdenes de compra?
3) Se revisan los clculos en las facturas?
La comparacin de los precios por unidad y la descripcin de la
mercanca que aparece en las facturas de los proveedores con
las rdenes de compra, se realiza frecuentemente por el
departamento de compras, debido al conocimiento de los
empleados con todo lo relacionado con las compras. sin
embargo, un inconveniente de este procedimiento es que no
provee la verificacin sobre el departamento de compras. Por lo
tanto se considera preferible que esta comparacin sea
realizada por el departamento de contabilidad. Sin embargo, las
comparaciones efectuadas por el departamento de contabilidad,
no deben necesariamente descubrir irregularidades en los
precios por unidad, incurridos por el agente de compras a
menos que est vigente el procedimiento indicado en la
pregunta 7.1.06. Si la comparacin de la factura y de la orden
de compra se realiza en el departamento de compras, esto
proporciona una oportunidad para preparar una orden alterada
o ficticia para amparar un pago irregular. Esto limita la
dificultad de un pago irregular a un simple problema de falsear
el registro de recibo.
Las facturas recibidas deben marcarse con un sello que
requiera las iniciales de los empleados responsables de revisar
los precios, la descripcin el recibo de la mercanca, los fletes
y la operacin aritmtica y, cuando estas sean presentadas
para su pago, el que firma los cheques o el empleado delegado
por l mismo, debe examinar las iniciales para satisfacer antes
de que los cheques son firmados, de que los procedimientos
prescritos han sido observados.
1. El departamento de contabilidad registra y controla las
entregas parciales?
Las funciones de anotar y verificar las entregas parciales se
realizan con el fin de proveer un registro en el cual se pueda
comprobar continuamente, con seguridad, que los pagos que se
realicen son hechos por entregas verdaderas. La anotacin de
las entregas se realiza usualmente en el departamento de
compras, a fin de tener la informacin para perseguir en el

futuro, la parte no entregada de la orden original. Las funciones

de anotar y comprobar las entregas parciales, pueden tambin
ser realizadas por el departamento de contabilidad, como parte
de su funcin de comparar los informes de recibo contra las
facturas antes de ser aprobadas para su pago (1) para
asegurarse que el pago se realiza solamente por mercanca
realmente recibida y (2) para evitar recibir y pagar por algunos
embarques parciales que en su totalidad exceden las
cantidades ordenadas y requeridas para los operaciones
normales.
2. Se revisan peridicamente los precios de compra por un
empleado que no tenga conexin alguna con compras, para
cerciorarse de que tales precios son los ms convenientes para
la empresa?.
La revisin peridica de las compras por un funcionario o un
empleado competente es tal vez el nico medio efectivo para
determinar
que
el
agente
de
compras
ha
actuado
apropiadamente al realizar las compras a los mejores precios. A
fin de obtener el mximo beneficio para la empresa, tal revisin
debe realizarse por un funcionario o empleado que est
familiarizado con las condiciones del mercado y las distintas
fuentes de suministro. Debido a la dificultad de establecer
procedimientos parte de los sugeridos que puedan proveer una
revisin efectiva de las funciones del departamento de
compras, y debido as mismo a la necesidad de tal
comprobacin, debemos asegurarse en caso de respuesta
negativa a esta pregunta, de que otros resguardos se han
establecido por la empresa para lograr los resultados
deseados. La colusin entre los agentes de compras y los
representantes de los proveedores harto frecuente y los
funcionarios del cliente deben darse cuenta de la importancia
de mantener algn control a este respecto.
7.2.

RECIBO

1. Est n l as funci ones del depa rt am ent o de reci bo separ ados de:
1) C ont abi li dad?
2) Desp acho?
3) m anej o de al m ac n?
Com o se indi ca en l a ex pli c aci n de l a pre gunt a 7.1.01, ni ngn indi vi duo debe
est ar en posi ci n de pode r orden ar l a com pra de m erc anc a par a l a em pr esa,
confi rm a r que se ha ya re ci bi do aproba rl a par a su pa go, cust odi arl a o aut ori z ar su
despacho despus que se ha reci bi do. Tal m ez cl a de fun ci ones ha ce fci l ent r ar en
arr egl os col usori os con l os prove edor es o i ndebi dam ent e de l as m er canc as de l a
em pres a y ocul t ar l a i rre gul ari dad no anot ando debi dam ent e el re ci bo y el
despacho de l as m er can c as, et c.

1. El departamento de recibo prepara informes de los artculos

recibidos y conserva una copia de tales informes.
Como verificar de que se ha recibido toda la mercanca para la
cual se ha hecho un pago, debe exigirse que el empleado de
recibo cuente independientemente, pese o mida las mercancas
recibidas y las registre en un informe de recibo. Un empleado no
relacionado con el recibo de las mercancas debe comparar las
cantidades que aparecen en las facturas con el informe de
recibo. Tambin debe tenerse en cuenta que las funciones
realizadas por el empleado de recibo no consisten solamente en
contar la mercanca, sino tambin en informar las condiciones
de la mercanca recibida.
En algunos tipos de negocio, el personal de operaciones
aseverar que la preparacin de los informes de recibo es
impracticable.
Las
causas
anticipadas
estn
basadas
usualmente en fundamentos prcticos los cuales deben recibir
consideraciones. En las tiendas de venta al detal, por ejemplo,
las rdenes de compra se colocan por los compradores
departamentales, basados en sus visitas a las fabricas y
salones de exhibicin de muestras de los proveedores. Antes de
colocar la orden usualmente, el comprador tiene que haber
estudiado la demanda el consumidor las tendencias de la moda,
etc., para determinar las necesidades de la temporada. Como
que la mercanca es seleccionada por lo general a base de una
inspeccin de las muestras, solo el comprador tiene el
conocimiento de la calidad y descripcin de la mercanca que
debe recibir la empresa. Por esto, se considera esencial que al
comprador se le de una oportunidad de inspeccionar la
mercanca. Generalmente el comprador al mismo tiempo en la
factura del vendedor el porcentaje de aumento al precio de
venta. Esta inspeccin debe hacerse prontamente porque la
mayor parte de las mercancas en las tiendas de ventas al detal,
como en muchas otras organizaciones, se mueve relativamente
rpido y deben frecuentemente ser colocadas en el tipo de
ventas sin demora para evitar perdidas de negocios no
recuperables. Las diferencias entre las cantidades recibidas y
las mostradas en las facturas, o los defectos en la mercanca
deben por esto, determinarse sin demora ya sea que la
mercanca debe mantenerse intacta hasta que la reclamacin de
la compaa sea reconocida por el embarcador. De este modo
se evita la posibilidad que se descubran discrepancias despus
de que algunas de las mercancas han sido vendidas. Si se ha
ce de otra manera puede resultar difcil probar la existencia de
un faltante.
En circunstancias como las mencionadas anteriormente, la
recepcin prepara un informe de recibo.

La cuestin de si el departamento de recibo debe recibir noticias

anticipadas de las cantidades compradas se discute ms
adelante en 7.2.05.
2. Una copia del informe de recibo se enva directamente al
departamento de contabilidad?.
3. El departamento de contabilidad compara este informe con las
facturas?
La aprobacin para su pago de las facturas de los proveedores,
por el departamento de contabilidad, est basada en parte en
comparar la factura con el correspondiente informe de recibo.
Para que este procedimiento sea efectivo como control, el
informe de recibo debe ir directamente desde el departamento
de recibo al departamento de contabilidad, de tal modo que sea
inaccesible a persona alguna que pueda beneficiarse cambiando
la informacin anotada. Por ejemplo, si se factura a la empresa
mercancas en mayor cantidad o superior calidad a las
realmente recibidas, mediante arreglos colusorios con el agente
de compras de la empresa, y si el agente estuviese en situacin
de poder cambiar un informe de recibo despus que ha sido
preparado en el departamento de recibo, la empresa podra
pagar por mercancas o calidades no recibidas.
4. se efecta un conteo efectivo de los artculos recibidos, sin
que la persona que lo lleva a cabo sepa de antemano las
cantidades respectivas?.
En teora, puede ser conveniente que el empleado de recibo no
deba tener conocimiento por anticipado de las cantidades que
deban contarse y por esto no debern suministrrsele copias de
las rdenes de compra de las facturas de los vendedores, etc.
Ha y, sin embargo, varias objeciones prcticas que los hombres
de negocio pueden formular en contra de estos arreglos.
Por ejemplo.
1) Aun cuando la empresa no le suministre al empleado de
recibo la informacin de las cantidades que se van a recibir,
el propsito de este procedimiento puede frustrarse debido a
la prctica comn para muchas compaas de incluir con el
embarque una lista de empaque mostrando las cantidades
que se suponen contenidas en el embarque. Como el
empleado de recibo no debe asumir que las cantidades
mostradas por la lista de empaque en realidad estn de
acuerdo con las cantidades contenidas en el embarque hay
no obstante la tentacin de omitir el conteo de las
mercancas y de copiar en el informe de recibo las
cantidades mostradas en la lista de empaque.
2) El conocimiento por el empleado de recibo de las cantidades
y clase de material a recibir, ser necesario, a fin de permitirle
proveer el espacio para acomodar al entrega.

De este modo, es aconsejable confiar en otros resguardos,

tales como frecuentes conteos fsicos de los inventarios bajo
la supervisin de empleados de la oficina general, rpida
investigacin de cualesquiera diferencias y procedimientos
que estipulen que todos los recibos estn registrados en el
almacn o en los registros de produccin.
Adems excepto en compaas muy pequeas, el personal
del departamento de recibo, usualmente est formado por
ms de un empleado y en tal caso el control interno de
contabilidad puede ser llevado a cabo dentro del
departamento de recibo estableciendo procedimientos que
estipulen que se enven copias de las rdenes de compra y
de las facturas de los vendedores al capataz del almacn de
recibo, para que sus ayudantes hagan un conteo
independiente de la mercanca y le reporten las cantidades
determinadas por ellos. De cualquier modo, el auditor debe
visitar
el
departamento
de
recibo
y
observar
los
procedimientos seguidos.
1. Los procedimientos garantizan que se cargue a los clientes y
empleados aquellas mercancas compradas para serles
enviadas directamente?.
Donde los procedimientos para la preparacin y uso de las
rdenes de compra e informes de recibo son satisfactorios, este
punto generalmente estar controlado. Las excepciones a la
practica general deben hacerse por las compras de empleados o
embarques directos y estos deben investigarse para ver que se
le cargar a la parte interesada, tales desembolsos.
2. Cundo ocurren prdidas o daos en los materiales, se
produce inmediatamente el reclamo contra los aseguradores o
transportadores?.
Como
se
mencion
anteriormente,
las
funciones
del
departamento de recibo no son solamente determinar las
cantidades de mercancas recibidas, sino tambin de un modo u
otro determinar as mismo que dicha mercanca se haya recibido
en buenas condiciones. El empleado de recibo debe, por lo
tanto notificar inmediatamente al departamento correspondiente
que se haga una inspeccin de la mercanca y hacer arreglos
para que un representante del transportador o embarcador,
notifique cualquier faltante en, o dao a, la mercanca. El
informe de recibo debe tener una anotacin del faltante o de la
naturaleza del dao y la factura no debe ser aprobada para su
pago hasta que se reciban del departamento responsable una
evidencia satisfactoria del reclamo contra el transportador o
vendedor. Si no estn en vigor procedimientos similares a los
mencionados anteriormente, debe determinarse que otros
procedimientos de la empresa cumplen la misma finalidad.

3. Las devoluciones sobre compras se manejan a travs del

departamento de despacho?
4. Tales devoluciones se comparan contra las respectivas notas
de crdito del vendedor?.
Si la mercanca se devuelve porque no est en condiciones
satisfactorias, reveladas en el momento de recibirse la
mercanca, los procedimientos a seguir en al devolucin deben
ser algo similares a los indicados en la nota a la pregunta
7.2.07. Las devoluciones pueden deberse tambin a mercancas
que no estn en condiciones satisfactorias observadas por la
empresa en en momento de usar la mercanca o por el cliente a
quien le fue vendida la misma. En estos casos, los
procedimientos deben suministrar seguridad razonable de que
se mantiene un registro de la devolucin de la mercanca por el
departamento responsable de la existencia de la misma. Segn
un mtodo se prepara un modelo de devolucin de compra,
prenumerado, una copia del cual se enva al departamento de
contabilidad. La secuencia de la numeracin de los modelos de
devolucin de compra es verificada por los empleados en el
departamento de contabilidad y
los modelos son revisados
contra los avisos de dbito. Los importes de los avisos de dbito
se contabilizan en una cuenta de control separada en el mayor
general y es deber del departamento de contabilidad ver que
sean rebajados prontamente de un pago subsiguiente.
Naturalmente, deben tomarse las medidas adecuadas para
contabilizar rpidamente las devoluciones de las mercancas en
los registros de mercancas.
7.3.

FLETES

1. Los procedi m i ent os as eguran el re em bol so de:

1) Fl et es pa gados sobre com pr as cu yo fl et e sea a cargo del vend edor?
2) Fl et es pa gados por cuent a de cli ent e? .
En ge ne ral l os proc edi mi ent os en l as em pres as que ha cen com pras sobr e una base
de que el fl et e se a a cargo del vendedo r, deb en est i pul ar que se prep ar e una not a
de dbi t o al vend edor por l a cant i dad de di cho fl et e y que se re gi st re en l os
li bros gen er al es com o una condi ci n ant e ri or a l a aproba ci n del pa go. El ex am en
de l os docum ent os que am paran l os consi gui ent es chequ es de des em bol so, deben
i ncl ui r l a revi si n de evi denci a sat isf act ori a que i ndi que que est e proc edi m i ent o
se ha ll evado a c abo. La evi denci a puede consi st i r en una copi a de l a not a de
dbi t o, el im port e de l a cu al debe deduci rs e de l a fact ur a que se va a pagar o de
l as fa ct uras suj et as a pa go en una f echa post eri or.

Los arr egl os con l os cl i ent es, al gun as vec es est i pul an que el vendedor pague el
fl et e sobr e l os despachos de m er can c as. La cant i dad del fl et e pa ga do por
adel ant ado, puede ser i ncl ui do en l as fact ur as cu ando l as m er canc as son
fact u radas o bi en el com pr ador pued e re em bol sar al vendedor en una fech a
post e ri or. Ya sea que el pago por adel ant ado del fl et e es un asunt o de pol t i ca

ge ner al apl i cabl e a t odos l os despachos o apl i cabl e a ci e rt os despachos

sol am ent e, l a em pr esa debe as egura rse que se l l eve un regi st ro pront am ent e de
t odos l os fl et es pagados por cuent a de sus cl i ent es. La s pre gunt as del audi t or
sobre l os proc edi m i ent os en el dep art am ent o de vent as, dep art am ent o de t rfi co,
depart am ent o de desp achos o depart am ent o de fa ct ura ci n, debe sumi ni st rar
ade cuada i nform aci n sobre est e punt o. Est os proc edi m i ent os pueden provee r,
por ej em pl o que (a) copi as de todas l as rden es de desp acho sean envi ad as al
depart am ent o de t r fi co pa ra el cl cul o del fl et e que deba incl ui rse en l a fact ur a
o not as de dbi t o prep ar adas ant es de que l as rden es de desp acho sean envi ad as
al depa rt am ent o de fact ur aci n, (b ) l a aus enci a num ri ca de t al es not as dbi t o se a
cont abi l iz ada en el dep art am ent o de cont abi l i dad gen eral y (c) que el
depart am ent o de cont abi li dad ge ner al ha ga una r evi si n de l os t rm i nos de vent a
para ver que l a not a de dbi t o ha si do prep arad a por di cho fl et e y no incl ui da en
l a fa ct ura de vent a.

Los crdi t os o dedu cci ones efe ct uadas por l os cl i ent es por fl et e pa ga dos por
el l os, deben se r aprob ados por em pl e ados com pet ent es; l a propi edad de l os
mi sm os por el dep art am ent o que t en ga l a aut oriz a ci n de l os t rm i nos de vent a, y
el val or por l os em pl e ados fam i l i ari z ados con los t i pos de fl et es y t ari fas.
La pr epar aci n y anot aci n de l as not as de dbi t o por fl et e re cobr abl e de cl i ent es
no debe del egars e a un em pl eado r el aci onado con l a m ani pul a ci n y anot aci n del
efe ct i vo. En una oc asi n, un em pl eado que l l evaba el m a yo r ge ner al , t en a a cceso
a l a r em esa de l os cl i ent es y t en a t am bi n l a obli ga ci n de pr epar ar l as not as de
dbi t o por fl et e recob rabl e de l os cl i ent es de l a com pa a. Aunque en t odos l os
casos est e em pl eado prepa rab a y envi ab a por corr eo l as not as de dbi t o a l os
cl i ent es, no rem i t a al gunas de est as not as de dbi t o al t enedo r de li bros de l os
re gi st ros de li bros aux il i ar es par a su anot a ci n en l as cu ent as de l os cl i ent es.
Cuando l as rem es as que cubr an l as not as de dbi t o no post eadas a l os re gi st ros
eran re ci bi das por l , no t en a di fi cul t ad de obt ene r el e fe ct i vo por el l as.

1. las cuentas de fletes son revisadas por un empleado

familiarizado con las tarifas?
La determinacin de los pagos por flete presupone familiaridad
por parte del empleado con las tarifas de flete y regulaciones de
rtfico. Algunas empresas someten las cuentas de flete pagadas
a un agencia independiente para su revisin. Puesto que esta
prctica sirve tambin como una revisin de la eficiencia del
departamento de trfico de la empresa, puede ser aconsejable,
en caso de una respuesta afirmativa a la pregunta, indicar el
resultado de la ltima revisin de las cuentas de flete por la
agencia independiente. En el caso de una respuesta negativa,
debe inquirirse sobre los procedimientos que protegen a la
empresa contra el pago excesivo de fletes.
2. Existe un procedimiento que prevenga el doble pago de fletes,
tal como el de anotar el nmero de gua en la factura o adjuntar
copia de la gua?.

3. Los procedimientos de la empresa permiten establecer que los

cargos por fletes y transporte se hagan en pago de servicios
realmente prestados?.
En las notas a la pregunta 7.3.02 se indic que las tarifas de
fletes deben ser revisadas por un empleado o agencia
familiarizado con las tcnicas consiguientes. Sin embargo,
tambin se hace necesario determinar que los servicios pagados
fueron realmente recibidos y los procedimientos internos deben,
desde luego, incluir pasos que relacionen los cargos con los
despachos individuales. Si los pagos son hechos a empresas de
transporte locales, las cuentas deben mostrar el punto de
recogida, el punto de entrega y kilometraje recorrido. Estos
kilometrajes deben ser confrontados con mapas de carreteras o
con una carpeta permanente de kilometrajes de lugar a lugar.
A fin de prevenir el doble pago de fletes, la empresa debe tener
algn procedimiento que lo evite. Por ejemplo el anotar el
nmero de la gua en la factura o adjuntar una copia de la gua
a la factura que sirva como comprobacin al efectuarse el pago.
7.4.

OTROS G ASTOS

8. Las fact ur as que no sean por m at eri al es, com o por ej em pl o, prop aganda,
horari os, arr endam i ent os, gast os de vi aj e, et c., son ap robadas ant es de su pago
por l os respe ct i vos j efes de depa rt am ent o? .

9. Se revisan tales facturas en cuanto a su necesidad y

correccin y son aprobadas por un empleado o departamento
distinto de aquel en que se ha ya originado?.
Las facturas por servicios e intangibles sobre los cuales
normalmente no se haran informes de recibo, deben ser
aprobadas para su pago por alguien con conocimiento,
experiencia y criterio concerniente a dichos de manera que la
empresa est razonablemente segura de que ha recibido los
servicios por los cuales ha pagado. En los casos de tales
renglones como gastos de viaje, la aprobacin debe, por
supuesto, hacerla alguien que no sea el individuo que somete el
informe de gastos, de manera que ninguna persona est en
posicin de aprobar sus propios gastos.
Alguien que no sea jefe del departamento debe tambin revisar
y aprobar los desembolsos que estn hasta cierto punto en una
base discrecional, tales como publicidad, viajes y otros
parecidos. Puede haber cierta tendencia en el caso de
desembolsos para publicidad, viajes personales etc., de
subordinados, de que el jefe del departamento considere esos
renglones con ms suavidad de la requerida desde el punto de
vista de la empresa. Se hace por consiguiente deseable que
esos gastos sean revisados por alguien fuera del departamento
que los origina.

10. las cuentas por propaganda se comprueban peridicamente

contra los avisos y/o programas y las tarifas se comparan contra
cotizaciones etc.?
11. Se compara los cargos por concepto de propaganda contra
los presupuestos y se obtienen explicaciones satisfactorias
cuando se observan diferencias apreciables?.
Los presupuestos de publicidad de muchas empresas
contemplan el desembolso de cantidades importantes de dinero.
Los documentos amparando los pagos de publicidad,
obviamente, no pueden incluir tales documentos como informe
de recibo de materiales dado que el servicio prestado en su
mayor parte para intangible. Adems, aquellos dedicados a la
publicidad y a la promocin, pueden favorecer la facilidad de los
desembolsos en lugar del manejo econmico de los recursos de
la empresa. Los procedimientos deben, por consiguiente,
estipular que tales gastos para publicidad sean revisados fuera
del departamento de publicidad en cuanto a que sean justos y
razonables, que las facturas sean confrontadas, con los
documentos que las amparan, tales como recortes u otros
especmenes de los anuncios, que se hagan pruebas de los
tipos con las cotizaciones de las agencias de publicidad, etc.
Cuando se usa un sistema de control presupuestal este servir
como cierto control sobre los gastos de anuncios pero puede
que no revele irregularidades o gastos pobremente juzgados en
caso de cantidades menores. De todos modos su efectividad
depender de la influencia que ejerza el departamento que
autoriza el desembolso sobre la anotacin de los mismo y sobre
la manera de informar la comparacin entre los gastos reales y
los costos presupuestados.
12. Tiene la empresa un procedimiento satisfactorio para la
aprobacin de reembolsos por concepto de gastos de viaje y
otros similares?.
Debe determinarse, siempre que sea posible, que la aprobacin
de los gastos de viaje y otros gastos se obtengan antes de que
los gastos se incurran. Los viajes de investigacin al campo, por
largo tiempo, por ejemplo, deben referirse y aprobarse por un
funcionario competente ms antigua, antes de que los viajes
ha yan comenzado. Debe establecerse que los viajes son de
buena fe y productivos, y de valor significativo para la empresa.
Los informes de gastos detallados deben someterse para todos
los reclamos de reembolsos y stos deben estar amparados por
cualesquiera cuentas o facturas que normalmente se puedan
obtener, tales como cuentas de hotel, ferrocarriles y boletos de
avin, etc. Los informes deben aprobarse, en todos los casos,
por el jefe del departamento o por el ejecutivo superior de la
persona que reclama el reembolso, y todos los documentos que

lo amparan deben, por supuesto, ser cancelados en el momento

en que el reembolso se efecta.
13. se ha designado a un empleado para llevar un registro de
pagos tales como arrendamientos, servicios, honorarios, etc., y
l mismo lo aprueba para prevenir que se omita su pago o que
se paguen dos veces?.
14. Tal empleado tiene la informacin necesaria para la
aprobacin de dichos pagos?.
Un registro del tipo sugerido en esta pregunta es relativamente
fcil de llevar y su mantenimiento usualmente se encomienda a
un empleado del departamento de cuentas por pagar. Un
modelo de forma columnar con los tipos de pagos indicados a la
izquierda y una serie de columnas para los doce meses del ao,
es generalmente suficiente. Cuando se efecte cada pago, se
hace una marca de comprobacin en la columna apropiada de
gastos y mes correspondiente. Los procedimientos deben
proveer, por supuesto, para que las facturas se enven a este
empleado antes de su pago y que l indique en las facturas que
ha anotado sus registros debidamente. Este procedimiento
servir como una de las aprobaciones necesarias antes del
pago de la cuenta, ya que ello asegura que el empleado que
mantiene el registro no acepta y aprueba la misma cuenta dos
veces. Cuando el rengln es confrontado con el sumario de
control, debe anotarse en la columna del mes a que se refiere la
factura. El empleado debe ser instruido en cuanto a que debe
informar cualquier pago no efectuado, as como de facturacin
duplicada, al jefe del departamento para su pronta investigacin
y aclaracin.
15. Existe una mquina portadora para el correo?
16. Si no existe, se controlan los portes adecuadamente?
El uso de una mquina porteadora para el correo, generalmente
provee los medios de un control satisfactorio de este gasto. Sin
embargo en muchas compaas, donde las mquinas se usan
para lugares mayores o de ms actividad, se mantiene un fondo
de estampillas para lugares menores o para uso ocasional de
emergencia. Siempre que sea posible, tales fondos deben
eliminarse y una mquina ms barata debe usarse en su lugar.
Debido al extenso volumen de anotaciones que implican
numerosas
cantidades
pequeas
muchas
empresas
no
mantienen registros detallados del uso de estampillas. Por lo
tanto, resulta virtualmente imposible establecer con seguridad
que las estampillas compradas han sido propiamente usadas y
que no hubo hurto. Aunque un cierto grado de control general
puede ejercitarse que revele discrepancias evidentes, muchos
fraudes
han
sido
cometidos
al
malversar
fondos
presumiblemente usados para estampillar correspondencia de la

empresa. Toda precaucin debe tomarse por consiguiente, para

ejercitar efectiva vigilancia sobre las compras de estampillas y,
siempre que sea posible, los fondos de estampillas deben
eliminarse a favor de mquinas de bajo costo.
Donde se use una mquina, la persona que aprueba el pago al
administrador de correos para cargar la mquina, debe
comprobar las lecturas antes y despus del ajuste por la oficina
de correos. Esto es esencial toda vez que los cheques
pagaderos al administrador de Correos, pueden usarse para la
compra de giros postales, etc.
16.1. DISTRIBUCION Y REGISTRO DE C ARGOS
1. La di st ri buci n de c argos es revi sad a por una persona responsabl e di sti nt a de
qui en l a hi z o? .
La persona que sol i ci t a puede m u y bi en ser l a que t en ga el conoci m i ent o m s
ex act o del propsi t o par a el que se ne cesi t an l as m er can c as com pr adas. Est a
m i sm a persona par ece ser l a i ndi c ada para det erm i nar l a cuent a a que deba
c arga rse, si n em ba rgo, en ci ert o nm e ro de em pr esas l a persona que sol i ci t a l a
com pr a pudi er a no t ene r i nti m a f am il i ari d ad con l a cl asi fi ca ci n de cu ent as de l a
em pr esa y, en efe ct o, pudi era ser una cuest i n de del i berad a pol t i ca de l a
adm i ni st raci n de l a em pr esa que se l e ni e gue t al conoci m i ent o, puest o que est o
pudi er a dej a r l a pue rt a abi e rt a a i nex act i t udes i nt enci onal es en l a cl asi fi ca ci n
de l as cuent as a fi n de fal sea r l a pr esent a ci n de l os resul t ados poco favor abl es
de l as opera ci ones. S i , por ej em pl o, se usan presupu est os com o m edi os de
cont rol y l a persona que sol i ci t a l a com pr a t i ene conoci m i ent o de que l a
c ant i dad presupu est ada para un det erm i nado ti po de gast os est casi agot ada,
pued e cont i nuar sol i ci t ando com pras dent ro de l mi t es pe rm i si bl es y conci l i ar l a
si t uaci n cl asi fi cando i ndebi dam ent e l as sol i ci t udes de com pr a.

P or consi gui ent e, aunque fu ese deseabl e que l a pe rsona que soli ci t a l a com pra
i ndi case el cdi go de l a cuent a si ti ene conoci m i ent o del si st em a de
cl asi fi caci n es esen ci al que l a cl asi fi ca ci n de l as cu ent as he chas por l fues e
subsi gui ent em ent e revi sada por person as que no ha ya n tom ado pa rt e en l os
pro cedi m i ent os de sol i ci t ud y com pra y qui enes est n sufi ci ent em ent e
f am il i ari z ados con el sist em a de cl asi fi c aci n y con l as oper aci ones de l a
em pr esa para det erm i nar que ha y una di st ri buci n apropi ad a de los gast os.

2. S e prepa ran regul arm ent e bal an ces de prueb a del r egi st ro de com prob ant es de
auxi l i ar de cuent as por pa ga r? .
3. S e recon ci l i an l os bal anc es de pru eba cont ra l a cuent a de cont rol en el m a yo r
gen eral , por un em pl eado di st i nt o del enc argado de m anej ar l as cuent as por
pa ga r? .
4. Un em pl eado di st i nt o del que l l eva l as cuent as por pagar com prueb a l os t ot al es
de l a rel a ci n y com pa ra l as part i das i ndi vi dual es cont ra l os r egi st ros
r espect i vos? .

Lo s com ent ari os a l as pregunt as 3.502, 3.505 y 3.5.06 baj o cu ent as por cobra r,
vent as y cobr anz as r el at i vas al propsi t o de l os bal an ces de prueba de l os
r egi st ros aux i li a res y al cont rol ef ect i vo de l as cuent as de cont rol del m a yor
gen eral sobre asi ent os r egi st r ados en los subm a yor es, t am bi n se apl i can a est a
cu est i n. Donde se m ant en ga un r egi st ro de com prob ant es se debe pr egunt ar el
m t odo adopt ado para ll e ga r a l a c ant i dad t ot al de l os rengl ones abi ert os en el
r egi st ro de com prob ant es, par a com pa ra rl o con l a cu ent a de cont rol en el m a yor
gen eral . El l l am ado bal ance de pru eba del regi st ro de com probant es, usualm ent e
consi st e en una l i st a de l os re gi st ros abi e rt os en el regi st ro de com prob ant es,
pe ro t al li st a no puede se r prep arad a del regi st ro de com prob ant es si el pa go de
l os ren gl ones i ndi vi dual es no se i ndi c a en el re gi st ro de com probant es.

En una ocasi n l as f act ur as aprob adas pa ra el pago fue ron as ent adas en el
r egi st ro de com prob ant es cu yos tot al es m ensual es fu eron a credi t ados a cu ent as
por pagar en el cont rol del m a yo r gen er al . El pago de f act ur as no se i ndi c en el
r egi st ro de com prob ant es, pero l os cheques de desem bol so fu eron anot ados en el
r egi st ro de ch eques cu yos t ot al es m ensual es fu eron debit ados a cu ent as por
pa ga r en el cont rol del m a yor gene ral . P re gunt as sobre l a m aner a por l a cual el
t ot al de l os ren gl ones no pagados en el re gi st ro de com prob ant es er a
det e rm i nado par a com pa rarl o con el sal do de l a cuent a de cont rol en el m a yor
gen eral , revel a ron que ll e ga ba al im port e tot al de los r engl on es no pa ga dos a fi n
de m es al obt ener del caj ero el im port e m ensual de l os ren gl ones que ap are c an
en l a col um na de cuent as por pagar en el regi st ro de cheques y deduci endo t al
c ant i dad del t ot al de r engl on es no pa gados a com i enz o del m es, m s l a tot al i dad
de los r engl on es ent r ados en el regi st ro de com probant es durant e el m es. El
sal do as obt eni do fu e com prob ado con l a cuent a de cont rol en el m a yo r gen er al ,
y debi do a que el l t i m o sal do era obt eni do ex a ct am ent e por el m ism o m t odo,
l os dos ex c ept o por posi bl es er rores m ecni cos pare c an est ar de acu erdo, pe ro
pa ra el propsit o de confi rm a ci n l a com pa raci n no serv a.

16.2. APROB ACION Y PAGO

1. Un em pl eado que no i nt erven ga en su prepa raci n o aproba ci n, revi sa l as
f act uras o com probant es t eni endo en cuent a que l os docum ent os que l as
r espal dan est n com pl et os? .

2. las facturas y documentos de soporte se suministran

completos al encargado de firmar los cheques y ste los revisa
antes de firmar?.
La firma en un cheque es la autorizacin al banco que acepte
el cheque de pago, y el funcionario o empleado que le pone la
firma autorizada aume la responsabilidad final de que los
desembolsos son correctos. El propsito de la pregunta es
determinar si los procedimientos de la empresa son tales que
permitan al firmante del cheque aceptar tal responsabilidad y
proporcionarle proteccin razonable a la empresa contra
prdida por negligencia o fraude. El firmante de un cheque
debe estar satisfecho de que el importe de un cheque

presentado a l para su firma cubre, en su totalidad, la

cantidad de facturas de buena fe por mercancas compradas o
para servicios prestados a la empresa; que la mercanca ha
sido recibida en buenas condiciones en las cantidades y a los
precios a que fue ordenada; que el pago de las compras u otros
cargos no han sido previamente realizados; y que no ha y
errores mecnicos al calcular las cantidades en la factura de
los vendedores, etc. Es, por supuesto, imposible para el
firmante de un cheque, excepto en una organizacin muy
pequea, el realizar todas las operaciones necesarias para
satisfacerse por s mismo de todos estos puntos, pero es su
deber determinar que los documentos que amparan la
operacin tienen la evidencia de que estos deberes han sido
realizados por los empleados delegados para ello. Por esta
razn los comprobantes y documentos que los justifican deben
acompaar los cheques presentados a los funcionarios para su
firma.
En algunas organizaciones donde el nmero de cheques para
firmar es extenso, los funcionarios que tienen autorizacin para
firmar los cheques asumen que el someter los documentos
justificantes no sirve a cabalidad, porque el funcionario no
tiene tiempo suficiente ni siquiera para hacer una inspeccin
limitada de los documentos. En tales casos puede sugerirse
que un empleado que en ningn modo est relacionado con
cualesquiera de los procedimientos conducente a la firma de
los cheques, examine los cheques y los documentos de
justificacin para ver que el pago est en orden y as se ofrece
seguridad al firmante autorizado del cheque de lo correcto del
desembolso.
Los
refrendarios
de
los
cheques
estn
frecuentemente en posicin para llevar a cabo este trabajo,
pero el punto esencial es que el firmante del cheque pueda
satisfacerse de que el desembolso es correcto y que pueda
recibir seguridad de ello de un empleado que no participa en
los procedimientos de desembolso que pueda beneficiarse de
una irregularidad.
A pesar de que el firmante del cheque, debido a la presin de
trabajo, no pueda examinar todos los documentos que
justifiquen los cheques de desembolso ha y, no obstante, una
ventaja al someterle tales documentos para su inspeccin,
porque el conocimiento de esta prctica por otros empleados
propende a un efecto restrictivo sobre ellos ya que no hay
seguridad de que un documento falseado o no completamente
apropiado o revisado no puede ser descubierto por el firmante
del cheque.
3. Si se recibe una factura de un proveedor con quien no se
haya negociado anteriormente, se toman medidas para
asegurarse que tal proveedor no es ficticio?.

Debe ser responsabilidad del firmante del cheque, o en una

organizacin mayor, de algn funcionario apropiado o empleado
especficamente asignado a esta labor, determinar que el pago
se hace a comerciantes legtimos con quienes, a travs de su
conocimiento de las operaciones, l est satisfecho de que la
compaa pueda negociar. Muchos desfalcos surgen a travs
de pagos efectuados a vendedores fingidos o ficticios dentro de
la corriente de desembolsos documentos falsos amparando
tales pagos. Los firmantes de los cheques deben estar siempre
enterados de esta posibilidad y deben tomar medidas positivas
para chequear la autenticidad de cualquier acreedor, si no
estn seguros de que sea un legtimo abastecedor.
4. Se cancelan satisfactoriamente las facturas y dems
documentos de soporte al tiempo de efectuar el pago, por o en
presencia de quien firma el cheque?.
Los procedimientos que rodean la preparacin y contabilizacin
de los comprobantes, deben proveer proteccin contra las
facturas que son acreditadas a cuentas por pagar ms de una
vez. Uno de los mtodos de protegerse contra esta
contingencia y contra las posibilidades de hacer un pago
duplicado, es el de fijar en las facturas y otros documentos
justificantes, un sello de pagado u otra identificacin de pago
mientras estn bajo la custodia del firmante del cheque. Una
objecin a este procedimiento, sin embargo, es que esto pone
una nueva carga sobre el firmante del cheque, y la cuestin,
por consiguiente, surge de cundo y por quin el sello debe
fijarse. Si el sello se fija antes de que los documentos sean
presentados al firmante del cheque, se requiere que l examine
el sello de pagado en cada en cada momento y, a menos que
ese sello muestre tambin la fecha en que se fija y el firmante
del cheque se satisfaga de que la fecha no ha sido cambiada,
la sellada del documento resulta inefectiva para el propsito
para el cual se ha propuesto. Ms an, los cheques deben
someterse a la firma de los funcionarios para firmar varias
veces en el da y una factura puede ser sometida a un firmante
amparado un cheque en la maana y otra vez en la tarde del
mismo da sin que el firmante del cheque, aunque haya
examinado cuidadosamente el sello de pagado, descubra la
duplicidad.
Las
objeciones
anteriores
no
surgen
si
inmediatamente despus de haberse firmado los cheques, los
documentos justificantes son dados para su cancelacin por el
firmante del cheque a un empleado que no tiene conexin o
control sobre la preparacin de los cheques o sobre los
procedimientos de preparacin de los comprobantes de
desembolso. Obviamente, si el cajero prepara y somete los
cheques al firmante del cheque para su firma, y el firmante
devuelve los cheques para su envo por correo y los
documentos que los amparan para su cancelacin al cajero, el

ltimo puede hacer uso de los ingresos de los documentos para

propsitos irregulares.
En algunas organizaciones, un sello de pagado se fija en la
envoltura del comprobante solamente y no se cancelan las
facturas u otros documentos incluidos en el comprobante. A
menos que a todos los documentos se les fije el sello de
pagado, este procedimiento no cumple el objetivo para el cual
fue creado.
5. Se entregan los cheques firmados directamente a una persona
distinta de quien los haya solicitado, preparado o registrado?.
El propsito de esta pregunta se determinar que los
procedimientos impiden a cualquier persona obtener un cheque
ya firmado, cambindolo o apropindoselo, y entonces conciliar
la irregularidad alterando el registro de desembolsos. Por
ejemplo, si los cheques han sido emitidos a acreedores
impropios o ficticios o por cantidades incorrectas, y el nombre
del acreedor o la cantidad del cheque no estn de acuerdo con
la informacin en el registro de desembolsos de caja, esto
puede encubrirse haciendo cambios despus que el cheque
haya sido firmado. Sin embargo, si el cheque firmado se
entrega directamente al correo de salida de manera que tiene
que ser negociado antes de que llegue nuevamente a la
custodia de un empleado de la empresa, y si el extracto del
banco y los cheques pagados son enviados en sobre sellado al
auditor interno para la preparacin de la reconciliacin
bancaria, tales irregularidades pueden ser descubiertas. Esto
hace suponer, por supuesto, que la persona que prepara la
reconciliacin bancaria no toma parte en la preparacin y
contabilizacin de las operaciones de caja.

ALC ANCE DE L AS PREGUNTAS FORMULAD AS EN EL

CUESTION ARIO REL ATIVO A NOMIN A DE SAL ARIOS,
LIQUID ACION Y PAGO DE PRESTACIONES SOCI ALES

8.1. REGISTROS DE PERSON AL

1. El archi vo indi vi dual de c ada t rabaj ado r cont i ene:
1) Fech a de ent r ada?
2) C am bi os, aum ent os, et c. debi dam ent e ap robados?
3) Bases del suel o o j ornal?
4) P a gos par ci al es de ces ant as y aut ori z aci ones de l a ofi ci na de t rab aj o?

5) Aut ori z aci n pa ra l os descu ent os del sal ari o?

6) acum ul aci n de pagos de sal a ri os y prest a ci ones de cada t rabaj ador?
7) C ont rat o de t rabaj o?
8) Ex am en m di co de in gr eso y evi den ci a de l a renun ci a a que hubi er e l ugar?
9) Avi so al I.S .S . pa ra e fe ct os de l a i nscri pci n del t rabaj ado r?
10) Info rm aci ones nec esari as par a dar cum pli m i ent o a l as di sposi ci ones r el at i vas
a l a r et enci n de im puest os sobr e sal ari os pagados? .
11) Invest i ga ci ones e fect u adas pa ra l a cont rat a ci n del t rab aj ador?
12) Ot ras i nform aci on es par a cum pl i r di sposi ci on es l egal es?

1. En caso afirmativo, se guardan estos archivos en forma tal que

no tengan acceso a ellos personas que:
1) Preparen las nminas?
2) Las aprueben?
3) O hagan su pago?
Es importante que los procedimientos de la empresa estn
diseados de forma tal que proporcionen cierta seguridad de
que no aparezcan nombres en la nmina a menos que
propiamente pertenezcan a sta. Esto puede lograrse mejor,
mediante un sistema apropiado de divisin de los deberes y al
disponerlo as obtener que cada empleado sucesivo que tenga
relacin con el trabajo de nmina acte como comprobador del
empleado precedente.
Los peligros de que se cometan irregularidades en las nminas
se pueden aminorar en las organizaciones mayores donde los
deberes relacionados con la preparacin de la nmina estn
generalmente de tal modo divididos que se aumentan
grandemente las posibilidades de descubrir las irregularidades
en las nminas. En organizaciones menores, donde el trabajo de
nmina se concentra frecuentemente en uno o dos empleados,
se logra el objetivo de descubrir cambios no autorizados en la
nmina porque los ejecutivos que firman los cheques de nmina
estn familiarizados hasta cierto punto con cada empleado. Sin
embargo, no debe depositarse gran confianza en este control
indirecto ya que el relleno de las nminas puede efectuarse al
sumar de ms, o por otros medios, sin incluir un nombre ficticio
en la nmina. Por ejemplo, si se pagan en efectivo los sueldos o
jornales, la revisin de los nombres e importes que aparecen en
la nmina no es prueba concluyente de la correccin del total de
la nmina, a menos que tal total ha ya sido comprobado
independientemente. En el caso de que el empleado que pagare
la nmina deliberadamente sume esta dems y obtenga efectivo
en exceso del importe total de los sueldos o jornales a pagar, el
resultado sera el mismo que si se inclu yera un nombre no
autorizado.

Los procedimientos deben estar organizados de tal forma que

no permitan que se hagan cambios en los registros de nmina
por ningn empleado que tenga por s solo la obligacin de ms
de una funcin en relacin con la nmina, ya que esto lo coloca
en posicin de obtener utilidad al agregar un nombre o quitarlo
de la nmina o al anotar un tipo de jornal de autorizado. Por
ejemplo, si el listero (time keeper) emite o manipula los avisos
de altas o bajas y tambin distribu ye los cheques de nmina
estara en disposicin de distraer los cheques para su ventaja
personal.
Las autorizaciones que evidencian los cambios en el nmero de
empleados, sueldos, tipos de jornal y deducciones aprobadas
deben ser conservadas como informacin permanente y ser
usadas para cualquier comprobacin efectiva de la nmina. Es
asimismo importante que todas estas autorizaciones estn en
poder de un empleado que no pueda usarlas en perjuicio de la
empresa por estar l relacionado con otras operaciones de la
nmina. Esto se obtiene a menudo archivando estas
autorizaciones en el departamento de personal, inaccesibles al
departamento de nmina. Los empleados del departamento de
personal, por supuesto, no deben tomar parte en la preparacin,
anotacin y distribucin y las nminas.
Asumiendo que la compaa ha tomado todas las precauciones
razonables para evitar la posibilidad de que se inclu yan
nombres ficticios en la nmina, todava queda la interrogacin si
se han establecido las debidas seguridades para que los
empleados reciban la compensacin a que tienen derecho. Que
se pague de ms o de menos debe ser evitado, pero desde el
punto de vista de la empresa lo primero es lo ms peligroso
debido a que ha y mayor probabilidad de que los empleados
llamen la atencin de la empresa en cuanto al pago de menos
que al pago de ms. Para que un empleado, que no sea el
beneficiario, obtenga utilidad en un pago excesivo, tiene que
existir colusin donde los cheques son los medios de pago. Sin
embargo, en el caso de pagos en efectivo, pudiera ser posible
abonar a los empleados la cantidad exacta que se les deba
distraer el exceso que aparece en las nminas. Por ejemplo, si
los cambios en los tipos de jornal se autorizan por el empleado
que prepar y distribuy los sobres de nmina, estara en
posicin de obtener una utilidad al haber puesto en vigor tipos
de jornal ms altos que los autorizados.
Los sueldos y jornales no siempre se calculan con tipos fijos a
base de tiempo y cuando se usan otros mtodos, se debe
investigar la base de compensacin del trabajo. Por ejemplo, en
las tiendas al detal la remuneracin de los vendedores puede
determinarse as: (a) sueldo mnimo a tipo fijo; (b) comisiones

sobre las ventas del perodo a tipo fijo o a base de escala

graduada; y (c) compensacin extra por la venta de mercanca
de difcil salida. En estos casos se debe investigar las distintas
bases as como los procedimientos que existen para determinar
los clculos de las comisiones.
1. Se ha establecido que todas las autorizaciones, especialmente
avisos de despido o retiro de empleados, sean notificados
prontamente al departamento de liquidacin de nminas?
El propsito de esta pregunta es determinar si el departamento
de nmina es informado rpidamente de cualquier cambio que
deba hacerse en el tipo o cantidad de compensacin que
corresponda a un empleado. Esto es particularmente importante
en los casos de despido.
Donde el cambio es tal que aumenta la paga del empleado, la
demora en registrar el cambio en el departamento de nmina,
aunque no resulte en una prdida monetaria, puede producir un
efecto moral no deseado por el empleado. Sin embargo, si el
cambio es de los que reduce la compensacin o la elimina en el
caso de separacin, la demora en enviar esta informacin puede
resultar en una prdida irrecuperable para la empresa. A fin de
que sea efectivo el envo de la informacin concerniente a las
separaciones, no debe originarse o a pasar a travs de
personas que participen en la preparacin o en la firma de los
cheques o en su distribucin. Por ejemplo, han ocurrido fraudes
en casos en que los capataces han dejado de notificar al
departamento de nmina la terminacin del trabajo de
empleados y luego han obtenido y se han apropiado de los
cheques girados a esos obreros que no pertenecan ya a la
empresa. Es esencial, por lo tanto, que todo cambio o despido
sea remitido rpidamente a los departamentos de personal y
nmina, pero a fin de que sea plenamente efectiva la
segregacin de la autorizacin de la nmina, las funciones de
preparacin y distribucin de la misma deben observarse
estrictamente.
2. Contienen los archivos de personal las firmas de los
empleados?
El propsito de esta pregunta es determinar si se han provisto
medios para comprobar la distribucin de los cheques de pago,
o de pagos hechos en efectivo a las personas correspondientes.
El examen de los endosos en los cheques de pago o de los
recibos por el efectivo cobrado, no es suficiente como prueba de
que la nmina ha sido distribuida correctamente. En ambos
casos la firma puede ser falsificada. Aunque la empresa puede
recuperarse del banco en el caso de un cheque con endoso
falsificado, no podra conocer la situacin mientras no se haga
esta prueba. La posibilidad de recobrar el efectivo pagado
indebidamente a una persona es muy remota. En cualquier caso,
las dificultades son grandes y a fin de tener una seguridad

razonable de que la firma en el cheque o en el recibo de pago

es la de la persona que tiene derecho a recibir el pago, debe
tenerse en cuenta la comparacin de la firma con una que es la
autntica, un espcimen de la cual debe hallarse en el
departamento de personal a este fin. Ordinariamente estas
comparaciones se haran a base de pruebas. Sin embargo, an
una prueba de esta clase podra ser ms til que un examen
detallado para ver que los cheques fueron endosados por el
beneficiario.