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Alexandria v6.0
Manual en Espaol 1.0
Derechos de Autor
NOTA: El uso no autorizado de este software o los materiales relacionados pueden ser objeto de daos civiles y
penas criminales.
Alexandria v6 - Gua de Inicio (en Espaol)
Impreso en diciembre 2009v6.0
Impreso en los Estados Unidos de Norteamrica por
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Salt Lake City, Utah 84121-3041 EE.UU.
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Este producto incluye software criptogrfico escrito por Eric Young; eay@cryptsoft.com
Este producto incluye software desarrollado por The OpenSSL Project para ser usado en OpenSSL Toolkit
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Select Z39.50 Libraries 1995-2005 Index Data.
Las clases VBD C++ tienen coppyright 1997, por Douglas M. Gaer
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expat 1998, 1999 Thai Open Source Software Center Ltd.
libHaru 1999-2009 Takeshi Kanno
zlib 1995-2009 Jean-loup Gailly y Mark Adler
Table of Contents
Table of Contents .............................................................................. iii
Bienvenidos a Alexandria! ................................................................ 1
La fuerza inigualable de Alexandria v6! .................................................. 5
Protocolos de comunicacin ................................................................... 6
Dnde se encuentra la carpeta de datos Alexandria?........................... 6
Notas y Advertencias de Alerta ............................................................... 6
Table of Contents
Preferencias del Sistema................................................................. 49
Archivar y Reconstruir ..................................................................... 53
Proceso de archivo y respaldo de sus datos ........................................
Cmo opera un proceso de archivo......................................................
Pestaa Eventos Programados .............................................................
Operacin Archivar ................................................................................
Operacin Reconstruir...........................................................................
53
53
54
56
58
Preferencias - Email......................................................................... 59
Pestaa Email ........................................................................................ 60
Pestaa SMTP....................................................................................... 61
Preferencias - Terminologa............................................................ 77
Pestaa Monedas.................................................................................. 77
Preferencias - Calendarios.............................................................. 87
Pestaa Calendarios.............................................................................. 88
Preferencias - Polticas.................................................................... 89
Informes Estadsticos ............................................................................ 90
Polticas para lograr estadsticas significativas ..................................... 91
Uso de las Preferencias de Polticas de Sistema .................................. 91
Table of Contents
Pestaa Cartas .................................................................................... 105
Pestaa En Trnsito............................................................................. 106
Table of Contents
Importacin de la Informacin de los Usuarios...................................
Campos de usuario por nmero de campo .......................................
Informacin para importacin de Items ..............................................
Paso a Paso: Importacin de Registros de Item .................................
ICampos de Items por nmero de campo ..........................................
152
156
158
160
164
178
179
180
181
183
183
185
187
189
189
190
192
193
194
194
194
195
196
198
199
199
201
201
202
203
Table of Contents
La Ventana de Administracin de Items con ms Detalles ................. 207
Panel de Registro del Item Actual........................................................ 208
Pestaas y Pestaas Secundarias del Registro Actual ....................... 210
Agregar Ttulos y Copias...................................................................... 211
Duplicar Ttulos o Copias..................................................................... 213
Modificacin de Ttulos y Copias......................................................... 215
Eliminacin de Ttulos y Copias........................................................... 217
Ttulo, Autor, y Editor de Materia ......................................................... 219
Table of Contents
Bienvenidos a Alexandria!
Felicitaciones por elegir Alexandria v6 como sistema de administracin para la informacin de su
biblioteca. Alexandria es una aplicacin poderosa que ayuda en la gestin de su coleccin y permite que sus
usuarios tengan acceso completo a sus recursos.
La Gua de Inicio de Alexandria se divide en secciones que corresponden a las principales zonas del
programa. Leyendo esta gua en su totalidad obtendr la visin de conjunto necesaria para operar en forma
ms eficiente con Alexandria, y as, su biblioteca. Tambin podr encontrar esta gua en formato
electrnico en el CD de instalacin o como un archivo pdf que podr descargar de nuestro sitio web:
www.goalexandria.com.
Bienvenidos a Alexandria!
Modulos Alexandria
SIF asegura que las aplicaciones de software administrativo y de instruccin K-12 trabajen en
conjunto ms eficientemente. SIF es una marca soportada por la industria que permite que
diversas aplicaciones interacten y compartan la informacin con facilidad. SIF reduce la
redundancia de ingreso de datos y permite que los datos sean intercambiados en forma eficiente
entre las diferentes aplicaciones que usan un conjunto estndar de especificaciones.
SIP2 permite utilizar el hardwarae SIP2 (Chekpoint, 3M, etc.) soportando el protocolo SIP2.
Aumente la eficiencia de su biblioteca con elementos de inventario y seguridad de mejor calidad.
Entregue ms poder a sus usuarios con modos de servicio de devolucin y prstamos
automticos, dejndole mayor tiempo para centrar su trabajo en las necesidades de informacin
de sus usuarios.
Reservas Avanzadas proporciona una extensin valiosa de las capacidades de reserva que tiene
Alexandria normalmente. Este mdulo de gran utilidad simplifica la administracin de los
centros de medios centralizados que procesan una cantidad importante de solicitudes cada da.
Alexandria WAN (Wide Area Network = red de rea amplia) permite el acceso a las colecciones
de su biblioteca desde otras estaciones de datos conectadas a la red.
Cliente Z39.50 es un servidor incorporado, que facilita compartir sus propios recursos con otros
en su distrito o comunidad. Los usuarios pueden acceder a sus datos desde otros lugares de la
comunidad que operen clientes Z39.5.
Lexile es una medida de lectura con base cientfica que se puede usar para hacer coincidir la
capacidad de lectura de un usuario con las dificultades de un texto especfico. Este mdulo
entrega a los educadores un sistema estandarizado de medida, que les permite controlar mejor
el progreso en la lectura de sus estudiantes. Lexile se ha transformado en la medida de lectura
ms ampliamente aceptada en uso en el da de hoy; reconocida como la forma ms precisa de
hacer coincidir a los lectores con los textos adecuados.
Servicios de Datos Mitinet permiten administrar en forma fcil y actualizar sus registros
MARC; este mdulo incluye Acces MARC Mechanic, MARC Firewall, MARC On Demand.
Servicios Ampliados
Alexandria Web Router es una solucin eficiente y segura para administrar el acceso web y la
interfaz de varias bibliotecas. Web Router permite que los administradores limiten el acceso a
una sola mquina o direccin IP como punto de acceso para varias Estaciones de Datos.
Alexandria Patron Server permite tener la base de datos de usuarios en una ubicacin central
para que cada Estacin de Datos Alexandria y/o Textbook Tracker, una vez configuradas,
puedan importar nuevos usuarios (o actualizarlos) en la medida que estn disponibles.
Alexandria Controller permite hospedar varias Estaciones de Datos en un nico servidor
centralizado. Esto facilita el acceso al servidor y ahorra tiempo de viaje y de mantenimiento que
se requieren cuando los sistemas de biblioteca individuales se guardan en varios servidores.
Bienvenidos a Alexandria!
Bienvenidos a Alexandria!
Clientes Alexandria
La Estacin de Trabajo Alexandria Librarian es usada por el personal de la biblioteca para
realizar funciones tales como circulacin, catalogacin y otras labores administrativas. Debido
a que las capacidades de Alexandria Librarian estn limitadas por la Estacin de Datos, muchas
bibliotecas optarn por usar la Estacin de Datos para realizar estas funciones. Podr usar tantos
clientes de Estaciones Alexandria Librarian como su licencia lo permita -pero la Estacin de
Datos ser siempre una sla.
Al tener la licencia de Alexandria Web Librarian, sta se usa para realizar las mismas funciones
que la Estacin de Trabajo Alexandria Librarian, solo que usar exploradores estndar world wide
web como Firefox, Safari, o Microsoft Internet Explorer.
La Estacin de Trabajo Alexandria Research (Catlogo) se usa para realizar labores de
investigacin en el catlogo de su biblioteca. Teniendo la autorizacin correspondiente, tambin
podr buscar en su coleccin usando exploradores world wide web estndar como Firefox, Safari
o Microsoft Internet Explorer. El catlogo tambin permite que los usuarios aparten y reserven
los tems de la coleccin.
Administrador de Grupos (District Librarian) tiene todas las caractersticas de la licencia
Alexandria para un usuario, pero adems puede acceder y modificar cualquier Estacin de Datos
que se encuentre en la Agenda de Direcciones de Grupo. Si dispone de la licencia aparecer
en la ventana Preferencias para las Agendas de Direcciones del Sistema.
Bienvenidos a Alexandria!
Protocolos de comunicacin
Bienvenidos a Alexandria!
Protocolos de comunicacin
Las Estaciones de Trabajo Alexandria se comunican con la Estacin de Datos usando el protocolo de
comunicacin TCP/IP. Con Bonjour (anteriormente Rendevous), los clientes pueden volver a reconectarse
a la Estacin de Datos en una red de area local en caso de que la direccin IP cambie o ser pierda.
Alexandria no acepta el protocolo Apple Talk de Macintosh.
Si trabaja con estaciones cliente, la Estacin de Datos Alexandria debera tener una direccin TCP/IP fija.
Aunque la direccin de la Estacin de Datos Alexandria se puede instalar en forma dinmica, COMPanion
recomienda que sea esttica.
TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol = Protocolo de Control de Transmisin/Protocolo de Internet) es el protocolo que se usa para internet y se acepta como parte de los
sistemas operativos bsicos de Macintosh y Windows.
En una mquina W2000, W2003 o con Windows XP, la carpeta debe mantenerse en:
Disco duro > Documents and Settings > All Users > Documents > Alexandria Support
Sobre una mquina con Windows Vista, la carpeta de aplicacin compartida deber mantenerse en:
Disco duro (normalmente C:) > ProgramData > Alexandria Support
O T A
D V E R T E N C I A
Paso 2.
Paso 3.
Paso 4.
Paso 5.
Paso 6.
Paso 7.
Paso 8.
Toda la informacin de Alexandria se almacena en la carpeta Data (ver pgina 6 para descubrir dnde se
encuentra ubicada su carpeta Data ); esto hace ms fcil respaldar sus datos en forma regular.
NOTA:
Es muy recomendable
realizar respaldos diarios de
sus datos Alexandria!
Para minimizar la prdida de datos debido al posible mal funcionamiento de las unidades de
respaldo (ej. cintas daadas) evite usar la misma cinta, disco o CD para respaldos consecutivos.
Realice ms de una copia de respaldo de los datos y gurdelas en una ubicacin externa. Esto
protege sus datos en caso de incendio o de robos en la biblioteca. Algunas instituciones optarn
por llevar copias de respaldo a lugares externos cada semana; otras diariamente y otras en forma
mensual. si su respaldo es ms reciente, deber reingresar menos informacin manualmente.
Pruebe su estrategia de respaldo y procedimientos de recuperacin para asegurarse de que
funcionan y que sabe cmo recuperar los datos. Realice esto antes de que se presenten los
problemas y as sabr cmo recuperar los datos en caso de que se produzca una emergencia.
Paso 2.
Paso 3.
Respalde al final de cada da, de lunes a jueves, utilizando la cinta correspondiente a ese
da. Utilice la misma cinta para el mismo da de la semana. As, usar la cinta del lunes
cada lunes, sobreponiendo el respaldo de esta semana al de la semana anterior.
Paso 4.
Respalde los viernes al final del da, usando una nueva cinta cada viernes. Use las cintas etiquetadas Viernes-1, Viernes-2, etc. No sobreponga la copia a la de los viernes anteriores.
Paso 5.
Si dispone de ms cintas o cartuchos, selos para mantener ms de cuatro cintas de respaldo de viernes.
Guarde sus cintas o cartuchos de respaldo de viernes en un lugar que no sea la biblioteca. Esto le
resguardar contra la prdida de datos en caso de incendio o robo.
- N
O T A
Se recomienda no iniciar cdigos de barras con cero (cero). Los cdigos de barras
pueden tener nmeros y letras. NO se permiten espacios y signos de puntuacin.
Este esquema utiliza nmeros con cdigos de barras de 9 dgitos, para tems y usuarios.
Los dgitos 1 a 3 identifican la biblioteca. Por ejemplo 100 es la Biblioteca del Sector Oriente,
200 la del Poniente y as sucesivamente.
Puede utilizar los tres dgitos al interior del grupo para subdividir an ms las bibliotecas. As:
110 Biblioteca Escolar Bsica Zona Oriente
130 Biblioteca Escolar Media Zona Oriente
150 Biblioteca Escolar Superior Zona Oriente
210 Biblioteca Escolar Bsica Zona Poniente
230 Biblioteca Escolar Media Zona Poniente
...y s sucesivamente
Si tiene ms de una biblioteca, utilice un cdigo exclusivo para cada coleccin, facilitando as la
administracin de un catlogo centralizado con reserva de prstamos desde todas las bibliotecas.
Los cdigos son nicos y no interfieren con los cdigos de barras de los tems
El cuarto dgito puede asociar un cdigo de barras a un grupo de usuarios como estudiantes o
personal administrativo, a un tipo de medio o proveedor, o a un grupo de tems como novelas
o referencias. Por ejemplo si usa de 0 a 2 para usuarios y de 3 a 9 para tems, tendr nmeros
de cdigos de barras nicos para tres grupos de usuarios y 7 grupos de tems.
Los dgitos 5 a 9 identifican a usuarios individuales o tems dentro del grupo.
NOTA:
Los espacios entre nmeros
en el ejemplo de la derecha
slo existen por comodidad
en la lectura.
El nmero real debera
ingresarse como:
110200361
Usando este esquema tendr cdigos de barras como los siguientes. Los dgitos en negrita identifican a la
biblioteca, los subrayados identifican a grupos de usuarios o de tems, y los dgitos restantes se refieren al
usuario o tem especfico.
110 2 00361
Si tiene menos usuarios, puede elegir un cdigo ms simple con menos dgitos. El objetivo principal es
mantener el nmero de digitos igual para cdigos de tems y de usuarios, con el fin de asegurar que cada
biblioteca en un distrito tenga un rango nico de nmeros de cdigos de barras y que use el esquema de
numeracin ms simple que cubra sus necesidades.
#/-0ANION ,IBRARY
Si desea poner una etiqueta en dos lugares de un tem, solicite dos copias de etiquetas simples.
Las etiquetas dobles incluyen la misma informacin que las etiquetas simples, pero incluyen adems una
segunda parte con el nmero de cdigo de barras.
La segunda parte de la etiqueta es til para pegarla en una tarjeta de listado de estantera o ubicarla en otro
lugar del libro que no sea la parte superior.
La etiqueta dividida tiene la ventaja de contar con dos etiquetas para cada tem, pero con un costo menor.
Instalacin de Alexandria
Esta seccin le ensear a instalar la Estacin de Datos de Alexandria y los clientes estndar de Alexandria.
Las instrucciones en este captulo asumen que usted conoce el sistema operativo de su computador.
Antes de instalar Alexandria, asegrese de que tiene la carta de registro que se entrega con el programa contiene la informacin necesaria para el proceso de instalacin.
Recomendado
Estaciones de
Trabajo
Alexandria:
Mac OS 10.4+
Windows XP+
G4, Pentium 4 (o equivalente)
1 GB de RAM (o superior)
20 GB de HD libres /100,000 Items
Resolucin de pantalla 1024 x 768
Mac OS 10.5+
Windows XP o 2003+
X86 Multi-Core/Processor
Estaciones de
Catlogo
Centralizado
Alexandria:
Mac OS 10.4,
Windows XP+
G5 o X86, Dual Processor/Core
2 GB de RAM
20 GB de HD libres/100,000 Items
Resolucin de Pantalla 1024 x 768
Red TCP/IP
Mac OS 10.5+
Windows 2003
X86 Multi-Core/Processor
4 GB de RAM (o superior)
Controller
Alexandria:
Mac OS 10.4
Windows XP+
G5 o X86, Dual Processor/Core
2 GB de RAM
20 GB de HD libres /100,000 Items
Resolucin de Pantalla 1024 x 768
red TCP/IP
Mac OS 10.5+
Windows 2003
X86 Multi-Core/Processor
4 GB de RAM (o superior)
Instalacin de Alexandria
Estacin
Trabajo
Alexandria:
Librarian
de
de
Mac OS 10.4+
Windows XP+
G4, Pentium 4+ (o equivalente)
256 MB de RAM
20 GB de HD libres /100,000 Items
Resolucin de Pantalla 1024 x 768
red TCP/IP
Mac OS 10.5+
Windows XP o Vista
512 MB de RAM (o superior)
Instalacin de Alexandria
Desde la mquina que va a usar como Servidor, visite el sitio web de COMPanion
(www.goalexandria.com) y descargue el ltimo Instalador Alexandria. Tambin puede
insertar el CD-ROM de Alexandria y hacer doble clic en Alexandria folder. Alexandria
Installer est dentro de esta carpeta.
Paso 2.
Una vez que Alexandria est instalado haga doble clic en el cono del Programa Alexandria. Ingrese su informacin de registro. Si su sistema no tiene los recursos necesarios para
permitir la instalacin del cliente, Alexandria tratar de bajarlo desde el servidor de actualizaciones de COMPanion. En este caso es posible que pueda realizar las instalaciones
hasta la prxima vez que ejecute Alexandria.
Paso 3.
Paso 4.
Si tiene la licencia para usar Web Librarian, su cdigo de registro lo activar -slo necesita
configurar la Informacin de Biblioteca en preferencias.
Paso 5.
Si tiene la licencia para usar Alexandria WAN y/o los recursos Z39.50, su cdigo de registro los activar -y slo necesitar configurar las Agendas de Direcciones en preferencias
de Administracin.
Paso 6.
Si tiene la licencia para Alexandria Explore, sus cdigos lo activarn -slo necesitar usar
su Explore Builder.
Instalacin de Alexandria
Inserte el CD de COMPanion y haga doble clic en la carpeta Alexandria v6. Los instaladores para su sistema operativo estarn en esta carpeta. Tambin puede visitar el sitio web
de COMPanion y descargar el ltimo instalador Alexandria (www.goalexandria.com).
Recuerde, la primera mquina sobre la cual instale Alexandria se usar como servidor.
Paso 2.
Instalacin de Alexandria
Paso 3.
Haga doble clic en el cono Alexandria Installer ubicado en el interior de esta ventana.
Cuando aparezca la ventana del instalador Alexandria Setup, haga clic en Continuar.
Paso 4.
Instalacin de Alexandria
Paso 5.
Instalacin de Alexandria
Paso 6.
Durante la instalacin, aparecer nuevamente la ventana de Acuerdo de Licencia indicando el progreso del instalador.
Paso 7.
Paso 8.
Si instal usando un CD-ROM, abra el CD arrastrando su cono hasta el cono del Basurero ubicado en el escritorio o el cono Expulsar en su OSX Dock. Guarde el CD-ROM
en un lugar seguro para usos futuros.
Paso 9.
Nota: Esta Gua de Inicio se incluye en el CD-ROM de Alexandria (en formato .pdf )
pero no se instala con la aplicacin. Puede hacer doble clic en el cono de documentacin
en el CD-ROM para abrirlo directamente o puede copiarlo a su disco duro y abrirlo.
Si no tiene instalado en su computador Adobe Acrobat Reader, se incluye un instalador
en la carpeta Utilities de su CD-ROM COMPanion o puede descargarlo del sitio web de
Adobe
http://www.adobe.com/
Instalacin de Alexandria
Paso 10.
A D V E R T E N C I A
Al iniciar Alexandria por primera vez aparecer la siguiente ventana. Si an no ha registrado Alexandria, aparecer una ventana de registro (ver Paso 12). En caso contrario, aparecer la ventana Circulacin.
Instalacin de Alexandria
Paso 12.
La primera vez que inicie la Estacin de Datos, aparecer la ventana de registro. Complete
la informacin en Registrado A , Cdigos de producto, Nmero de Serie y Cdigo
de Validacin que aparecen en su carta de registro y haga clic en Prximo.
Paso 13.
Esto es todo. Ya ha instalado su Estacin de Datos Alexandria. Si ha comprado una licencia para un usuario, ha terminado la instalacin. Si su licencia es para ms clientes, vase
Cmo instalar los Clientes Alexandria en la pgina 30.
Instalacin de Alexandria
En la mquina que va a usar como Estacin de Datos, inserte el CD-ROM de COMPanion. Si no se inicia en forma automtica, podr ubicarlo usando el cono Mi PC en su
escritorio. Haga doble clic en el cono del CD y luego haga doble clic en la carpeta
Alexandria. El instalador Alexandria (Alexandria Installer.exe) se ubica dentro de
esta carpeta. Tambin puede visitar el sitio web de COMPanion (www.companioncorp.com) y descargar el ltimo instalador de Alexandria.
Paso 2.
Instalacin de Alexandria
Paso 3.
Paso 4.
Instalacin de Alexandria
Paso 5.
Paso 6.
Instalacin de Alexandria
Paso 7.
Durante la instalacin, una ventana similar a la siguiente indicar el progreso. Para cancelar la instalacin, haga clic en el botn Cancelar .
Paso 8.
Cuando la instalacin est completa, aparecer una ventana de confirmacin. Haga clic en
Terminar (Finish).
Paso 9.
Instalacin de Alexandria
Paso 10.
Ahora hay una carpeta Alexandria instalada. Ms abajo hay un ejemplo de la ventana que
aparece cuando instala la licencia de un sitio..
Paso 11.
Paso 12.
D V E R T E N C I A
Instalacin de Alexandria
Paso 13.
Cuando inicie Alexandria, aparecer la ventana siguiente. Si an no ha registrado Alexandria, se desplegar la ventana de registro (descrita en el Paso 14). En caso contrario ver la
ventana Circulacin.
Paso 14.
La primera vez que inicie la Estacin de Datos, aparecer la ventana de registro. Complete
la informacin en Registrado A , Cdigos de producto, Nmero de Serie y Cdigo
de Validacin que aparecen en su carta de registro y haga clic en OK.
Paso 15.
Paso 16.
Si tiene dudas o problemas relativos a la instalacin contacte el Servicio de Soporte Tcnico de COMPanion en el (800) 347-4942 o (801) 943-7277, por fax en el (801) 9437752, por fax sin pago al (888) 515-3883, o por email, va: support@companioncorp.com
Instalacin de Alexandria
Para instalar los clientes, la Estacin de Datos de Alexandria se debe estar ejecutando.
Paso 2.
Elija el computador donde instalar el cliente. En esa mquina, abra un Explorador web
de Internet (por ejemplo, una ventana de Internet Explorer o Firefox).
Paso 3.
Si no est seguro de la direccin IP que usa su Estacin de Datos, puede verla en el log de
Transacciones cada vez que Alexandria se inicia. Est ubicado en la tercera o cuarta ln-
Instalacin de Alexandria
ea: TCP est Activo, en la direccin IP: [su direccin IP aparece aqu].
Si tiene problemas para ubicar la direccin IP, contacte a su administrador de red para
obtener mayor asistencia. Si su administrador de red no est disponible, contacte al
Equipo de Soporte Tcnico de COMPanion .
Paso 4.
Paso 5.
Paso 6.
El instalador de clientes se descargar en su mquina. Despus que haya terminado la descarga aparecer una carpeta Alexandria en el escritorio de sus sistema operativo con los
archivos de instalacin apropiados en su interior (esta carpeta se puede mover a cualquier
lugar en su mquina, slo se instala en el escritorio para que sea ms fcil encontrarla).
Paso 7.
1.Si no tiene el applet Java correcto instalado en su computador (en este caso, Java Plug-in 1.3 o superior) se le solicitar instalarlo antes
de descargar los clientes. Su explorador debera detectar automticamente si tiene la versin correcta de Java instalada. Si no es as siga los
enlaces e instrucciones de instalacin que proporciona la pgina web.
Si el plug-in de Java est actualizado o lo ha instalado recientemente, haga clic en el botn Autorizar esta sesin en la pgina Java para
iniciar su sesin de Instalacin Web. Entonces Alexandria permitir descargar la Estacin de Trabajo Librarian.
Si su explorador tiene problemas al ejecutar el applet Java puede usar la alternativa /alt_install para descargar la aplicacin cliente a su
estacin de trabajo.
Instalacin de Alexandria
Paso 2.
Paso 3.
Configure la pestaa Configuracin Web para los usuarios que accedan a Alexandria a
travs de internet "Pestaa Configuracin Web"que inicia en pgina 85.
Paso 4.
Para usar Web Librarian, ejecute su explorador web (por ejemplo, Mozilla Firefox o el
Explorador de Internet de Microsoft).
Paso 5.
Paso 6.
Si ha cambiado el valor del puerto al configurar las preferencias web, escriba dos puntos
seguidos por el nmero del puerto despus de su direccin www . Por ejemplo, si la ubicacin de su Estacin de Datos es (www.alexweb.com) y cambi el valor del puerto a 81,
escriba www.alexweb.com:81/ en el campo Direccin (sin las comillas).
- N
O T A
Lo Bsico de Alexandria
Esta seccin describe los mens y reglas bsicas de operacin utilizadas por el programa Alexandria.
Los mens de Alexandria siguen los estndares de los sistemas operativos Macintosh y Windows. As, los
mens Archivo y Edicin de Alexandria son similares a Archivo y Edicin en otras aplicaciones. Las otras
partes del men se refieren ms especficamente a la gestin de bibliotecas.
La apariencia y operacin de Alexandria son prcticamente idnticos en los sistemas operativos Macintosh
y Windows. Sin embargo, los sistemas operativos s son diferentes, hay algunas diferencias menores entre
los ambientes. Por ejemplo, en Macintosh se usa la tecla <Cmnd> para llegar a los mens, en Windows se
usa <Ctrl>. Windows y Macintosh tienen diferentes controles para minimizar, cerrar y redimensionar las
ventanas. Con el fin de mantener nuestra documentacin lo ms clara posible, esta gua discutir en
general acciones ms que comandos o controles especficos del sistema operativo.
En vez de hacer clic en la casilla del extremo superior derecho de su ventana esta gua dir cerrar la
ventana, y permitir que el usuario seleccione los comandos especficos del sistema operativo necesarios
para controlar Alexandria.
Esta gua contiene imgenes de las versiones de Alexandria Windows y Macintosh.
Teclas Windows
Uso
<Cmnd>
<Ctrl>
Funciones de men.
<Option-Tab>
<Ctrl-Tab>
Control de Autoridades.
<Option>
<Ctrl>
Muestra Consejos.
<Option>
<Alt>
Modifica comandos.
Lo Bsico de Alexandria
Men Ayuda
Alexandria tiene en Macintosh un men desplegable, en el que puede seleccionar Acerca de Alexandria o
Soporte Tcnico. Tambin existe un men Ayuda que contiene Ayuda de Alexandria, Abrir Notas de la
Versin, Exportar Recursos, Actualizacin de Registro, y selecciones para Controlar Actualizaciones.
En Windows, estas selecciones se encuentran en el men Ayuda.
Acerca de Alexandria Muestra la informacin de derecho de autor y la versin.
Soporte TcnicoAl abrir la pestaa Asistencia (ventana principal Circulacin), aparecer la
pestaa Email, que permite enviar emails a COMPanion cuando tiene conexin a internet
incluso si no tiene configurada su propia direccin SMTP (Simple Mail Transfer Protocol =
protocolo de transferencia simple de correo) "Pestaa SMTP" que inicia en pgina 61.
Ayuda de AlexandriaEste botn abre el explorador web en el ndice de Ayuda Wiki en lnea
de Alexandria. Si no cuenta con una conexin internet, es posible activar una versin fuera de lnea (si est instalada en su sistema). Los documentos de Ayuda fuera de lnea estn instalados en la
carpeta Ayuda dentro de su Carpeta Alexandria. Para obtener los ltimos archivos de Ayuda,
contacte con el Servicio de Soporte Tcnico de 24-horas de Alexandria.
Abrir Notas de la VersinSi las notas de la versin de Alexandria estn disponibles, esta seleccin las muestra. Si est disponible, este documento est ubicado en su Carpeta Alexandria con
el nombre Alexandria Release Notes.txt.
Actualizar RegistroEsta operacin abre la ventana Registro de Alexandria, que permite
actualizar la informacin de registro. Alexandria necesita reiniciarse despus que la informacin
de registros se actualice.
Revisar ActualizacionesEsta seleccin revisar si existen actualizaciones de Alexandria disponibles. Si las hay, podr verlas y tendr la opcin de elegir cules desea instalar. Debera realizar un
archivo de sus datos antes de actualizar. Recomendamos que Lea las notas de la versin cuidadosamente con anterioridad para asegurarse que su hardware tenga los requisitos mnimos de sistema y adems conocer las principales mejoras realizadas al software.
Men Archivo
Lo Bsico de Alexandria
Men Archivo
El men Archivo de Alexandria permite seleccionar lo siguiente:
Nuevo Documento (Cmnd/Ctrl+Shift+N)Abre un nuevo documento COMPedit. COMPedit es el procesador de textos integrado de Alexandria ver COMPedit: El Procesador de Textos de
Alexandria en pgina 45).
Abrir... Documento COMPedit (Cmnd/Ctrl+O)Abre la ventana de exploracin del sistema
operativo usada para ubicar archivos. Cuando selecciona un documento desde esta ventana,
Alexandria lo abrir (si es posible). Use este comando para abrir documentos COMPedit , documentos .TXT, documentos MARC, documentos MicroLIF y otro tipo de archivos para visualizar.
Cerrar Ventana (Cmnd/Ctrl+W)Cierra la ltima ventana de Alexandria.
Cerrar Todo (Cmnd/Ctrl+Alt+W)Cierra ventanas Alexandria excepto la ventana Circulacin
.
Guardar (Cmnd/Ctrl+S)Guarda el contenido de la ltima ventana Alexandria.
Guardar ComoPermite guardar documentos.VWP en ubicaciones especficas del disco duro.
Guardar como AnexoPermite guardar el texto de un documento COMPedit como un mensaje de Usuario, de Item, o de Soporte Tcnico.
Volver a Guardado...Los cambios que se han realizado al registro actual se descartan y el regis-
biblioteca y ha descargado los datos en su disco duro, use este comando para importar sus datos a
Alexandria.
Archivar AhoraRealiza un respaldo inmediato de sus valiosos datos de Alexandria. Para mayor
informacin sobre archivar, revise Cmo archivar los trabajosCmo opera un proceso de
archivo en pgina 53
Reconstruir AhoraRealiza una Reconstruccin inmediata de sus valiosos datos Alexandria.
Antes de reconstruir, Alexandria preguntar si desea realizar un archivo (muy recomendado) y
luego preguntar si desea reiniciar Alexandria despus de reconstruir con xito.
Lo Bsico de Alexandria
Men Archivo
Configurar PginaFuncin estndar del sistema operativo que configura para imprimir.
Imprimir (Cmnd/Ctrl+P)Imprime la informacin contenida en la ventana con foco (primera
ventana). Por ejemplo, si la ventana de administracin de Usuarios es la actual, al seleccionar
este comando se imprimir la informacin para el usuario seleccionado. Si la ventana Circulacin es el foco, entonces se imprime el registro de transacciones.
Imprimir en PDFEsto permite guardar los informes terminados o los documentos del procesa-
Men Edicin
Lo Bsico de Alexandria
Men Edicin
Este men incluye las funciones de edicin estndar. Puede cortar, copiar y pegar textos, limpiar un
campo, seleccionar un texto completo, y pegar desde un archivo. La informacin sobre los comandos
especficos de Alexandria se incluyen a continuacin.
Deshacer (Cmnd/Ctrl+Z)Este comando slo deshace la escritura o las operaciones de cortar y
procesador de texto.
FiltroAbre la ventana Filtro que permite ubicar un tipo de informacin determinada en un
documento COMPedit.
Pegar desde archivoPermite que el usuario pegue informacin proveniente de un archivo.
Preferencias del Sistema (Cmnd/Ctrl+;)Esta seleccin abre la ventana Preferencias del
Sistema, que se usa para personalizar Alexandria adecundolo a sus necesidades ver Preferencias
Lo Bsico de Alexandria
Men Ver
Men Ver
Use este men para moverse entre los distintos servicios y mdulos de Alexandria tales como Usuarios,
Items, y Circulacin. Por ejemplo, si necesita administrar la informacin de un usuario, seleccione
Usuarios en el men Ver. Para prestar tems o realizar otras transacciones, seleccione Circulacin.
La mayor parte de las selecciones en el men Ver tienen una seccin correspondiente en esta gua. Refirase
a cada seccin especfica para obtener informacin detallada de cada funcin.
Tabln de AnunciosSe usa para crear un boletn electrnico de la biblioteca. Los bibliotecarios pueden postear items en el Boletn, que pueden ver todos los usuarios a travs de la Estacin Catlogo. El Boletn tambin permite que los bibliotecarios asocien notas o mapas de la
biblioteca con la clasificacin de los tems. As, cuando se muestran los detalles de los tems en
circulacin, si existe disponible una nota asociada o un mapa de la biblioteca, se incluye en forma
automtica (para mayor informacin, vase la seccin Bulletin Board del Wiki Alexandria Online).
DiccionarioAbre el Diccionario incorporado en Alexandria. Esta ventana permite que los
prestar, devolver, apartar, poner multas, hacer reservas, aceptar pagos o realizar inventarios y otras
funciones de circulacin. La ventana Circulacin est siempre abierta mientras Alexandria est
funcionando. Use este comando de men para activarla en primer plano.
Items (Cmnd/Ctrl+I)Abre/muestra la ventana para administracin de Items. Seleccione este
comando para examinar, agregar, modificar o eliminar ttulos o registros de copia de la biblioteca.
Usuarios (Cmnd/Ctrl+L)Abre/muestra la ventana para administracin de Usuarios. Selec-
cione este comando para examinar, agregar, modificar, o eliminar registros de usuarios.
Catlogo (Cmnd/Ctrl+K)Abre/muestra la ventana de la Estacin de Trabajo del Catlogo en
Men Ver
Lo Bsico de Alexandria
cione este comando para examinar, agregar, modificar, o eliminar registros de rdenes de compra.
PresupuestosAbre/muestra la ventana para administrar Presupuestos. Seleccione este
ina 107).
Lo Bsico de Alexandria
Men Herramientas
Men Herramientas
Control de AutoridadesAbre la ventana Control de Autoridades. Seleccione este comando
para encontrar, agregar, duplicar, eliminar, o ver los campos de control de autoridades.
Editor de MapasAbre la ventana Editor de Mapas y permite anexar una imagen o mapa de
su biblioteca a los Boletines de Alexandria (para mayor informacin, revise la seccin Editor de
Mapas del Wiki Online de Alexandria).
Diseo de ExploreAbre la ventana Diseo de Explore, que permite crear una interfaz de
conos divertida y atractiva que pueden usar los usuarios para examinar las colecciones locales y
otras actividades similares.
Estadsticas de CirculacinMuestra la ventana Estadstica. Esta ventana presenta una lista
rpida de las estadsticas de circulacin ms tiles (para mayor informacin, vea la seccin Estadsticas de Circulacin del Wiki Online de Alexandria)..
ExportarAbre la operacin especial Exportar, que permite exportar tems, usuarios, u otros
Men Vnculos
Lo Bsico de Alexandria
Men Vnculos
El men Vnculos proporciona una forma fcil de acceder a otros programas y a recursos del world wide
web que puede necesitar para su trabajo.
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O T A
Si tiene licencia para usar netTrekker y SearchALL de Alexandria los hyperlinks a sus
respectivos sitios web aparecern en forma automtica en el men Vnculos.
Lo Bsico de Alexandria
Men Ventana
En la medida que se abran nuevas ventanas en Alexandria, el men Ventana contendr una lista
de todas las ventanas activas. El ejemplo de men Ventana en el margen, muestra que la ventana
Circulacin est abierta y activa y las ventanas Usuarios y Preferencias del Sistema tambin
estn abiertas.
Para elegir una ventana, seleccinela en este men. La ventana que seleccione ser el foco (Ventana superior) y se transformar en la ventana activa.
Si selecciona Mostrar todas las ventanas, aparecern todas las ventanas minimizadas, con foco
en la ventana Circulacin.
Al cerrar una ventana, sta se elimina del men.
Lo Bsico de Alexandria
Lo Bsico de Alexandria
Para crear un nuevo documento COMPedit, seleccione Nuevo Documento COMPedit en el men
Archivo. Ver una ventana similar a la siguiente.
Debido a que la mayora de las personas estn familiarizadas con procesadores de textos, las operaciones
bsicas de COMPedit no se documentarn. Sin embargo, se entrega una rpida visin de las caractersticas
especiales disponibles con COMPedit.
Use el cono que se encuentra sobre las barras verticales para mostrar/esconder las herramientas
del procesador de texto o mostrar/esconder la regla grfica.
Haga clic en el candado para bloquear el documento, lo que impedir que se modifiquen.
Use los otros controles de conos para encontrar texto, guardar o imprimir un documento,
insertar un salto de pgina, fecha, hora, nmero de pgina actual, etc.
Trabaja con sangras, mrgenes, izquierdo, derecho, centrado y tabuladores decimales.
Acepta tambin prrafos alineados a la Izquierda, al Centro, y a la Derecha.
Controla Fuentes, Tamao, y Estilo para cualquier carcter. El estilo incluye texto a colores.
Soporta prrafos con controles que los mantienen unidos.
Soporta encabezamientos y pies de pgina. Para crear un encabezamiento o un pie de pgina,
arrastre los controles sobre y debajo de las barras de desplazamiento vertical.
Soporta visin restringida de columna para columnas tabuladas. Al activarlo, el texto que debera
sobreponerse a otra columna queda truncado en forma visible de modo que las columnas
impresas se ven mejor. Debido a que la informacin est aun en el informe, ajustando el ancho
de columna permitir ms datos. Esta es una caracterstica muy til para ver informes tabulados.
Soporta enlaces internos para URL, enlaces COMPedit y presentaciones multimedia (haga Ctrl/
Cmnd-clic en COMPedit para abrir el enlace en el explorador). Esta capacidad est disponible
actualmente slo para documentos creados por Alexandria.
Puede mover sus documentos COMPedit a otros procesadores de texto con la opcin Guardar
como Texto, pero los documentos perdern el formato. Puede mover otros documentos de
procesadores de texto a COMPedit usando Guardar como Texto; COMPedit puede abrir
todos los documentos estndar .TXT. Sin embargo, se perder el formateo de los documentos.
Lo Bsico de Alexandria
NOTA:
Asegrese de leer bien el
archivo read-me
para obtener informacin
importante sobre la
actualizacin
Tambin puede descargar la ltima actualizacin del software de Alexandria de COMPanion desde el sitio
web oficial (www.companioncorp.com). Solo siga los hyperlinks Productos y Actualizaciones de
Software. Deber ingresar su nombre de registro Alexandria, direccin email, institucin y cdigo de serie
para proceder con la descarga. Podr encontrarlos en la carta de registro que recibi cuando compr
Alexandria o cuando renov su contrato de soporte.
Si por casualidad perdi su carta de registro, podr recibir ayuda del equipo de Soporte Tcnico de
COMPanion.
Por conveniencia las organizaciones de mayor dimensin pueden licenciar el uso de un Servidor de
Actualizaciones Alexandria; contacte a su representante de ventas en el (800) 347-6439 para
informacin y precios.
Si no cuenta con una conexin adecuada a internet (o no puede descargar las ltimas actualizaciones)
puede contactar a COMPanion (a travs de email o del Soporte Tcnico en el 800-347-4942) y solicitar el
envo de un CD-ROM de Actualizacin de Alexandria a su domicilio.
Lo Bsico de Alexandria
Fechas Adaptables
Fechas Adaptables
En cualquier lugar dentro de Alexandria puede sustituir una fecha por una fecha adaptable.
Estos son los trminos con que puede sustituir fechas en los campos de seleccin Rango de Fecha:
%today o %td Ingresar estos comandos en un campo de fechas es lo mismo que ingresar la
fecha de hoy. Por ejemplo, si la fecha de hoy es el 7 de abril del 2010, al ingresar %td o %today es
lo mismo que ingresar 7/4/2010.
%yesterday o %yd Ingresando estos comandos en un campo de fechas es lo mismo que
ingresar la fecha de ayer. Por ejemplo, si la fecha de ayer fue el 6 de abril del 2010, ingresar %yd o
%yesterday es lo mismo que ingresar 6/4/2010.
%tomorrow o %tm Ingresar estos comandos en un campo de fecha es lo mismo que ingresar
la fecha de maana. Por ejemplo si maana es el 8 de abril del 2010, ingresar %tm o %tomorrow es
lo mismo que ingresar. 8/4/2010.
%lastweek o %lw Ingresar el comando %lw o %lastweek quitar siete das a la fecha de hoy.
Por ejemplo, la fecha actual es el 7 de abril del 2010, ingresar %lw o %lastweek es lo mismo que
ingresar 31/3/2010 (31 de marzo del 2010).
%nextweek o %nw Ingresar el comando %nw o %nextweek agregar siete das a la fecha de
hoy. Por ejemplo, si la fecha de hoy es el 7 de abril del 2010, ingresar %nw o %nextweek es lo
mismo que ingresar 14/4/2010 (14 de abril del 2010).
%lastmonth o %lm Al ingresar los comandos %lm o %lastmonth quitar 30 das al da de
hoy. Por ejemplo, si la fecha de hoy es 7 de abril del 2010, ingresar %lm o %lastmonth es lo mismo
que ingresar 8/3/2010 (8 de marzo del 2010).
%nextmonth o %nm Al ingresar el comando %nm o %nextmonth agregar 30 das al da de
hoy. Por ejemplo, si la fecha actual es 8 de marzo del 2010, ingresar %nm o %nextmonth es lo
mismo que ingresar 7/4/2010 (7 de abril del 2010).
%lastyear o %ly Al ingresar estos comandos en el campo fecha es lo mismo que ingresar la
fecha de hoy, pero el ao pasado. Por ejemplo, si hoy es el 7 de abril del 2010, ingresar %td o
%today es lo mismo que ingresar 7/4/2009.
%nextyear o %ny Al ingresar estos comandos en el campo fecha es lo mismo que ingresar la
fecha de hoy, pero el prximo ao. Por ejemplo, si hoy es el 7 de abril del 2010, ingresar %td o
%today es lo mismo que ingresar 7/4/2011.
Tambin est permitido agregar o quitar una cantidad de das de cada seleccin de fecha adaptable. Por ejemplo, %td - 5 tomar la fecha de hoy y quitar cinco das. Adems, %tm + 20 tomar el
da de maana como la fecha y agregar 20 das.
COMPanion recomienda que configure las Preferencias del Sistema en el siguiente orden:
01) EmailSe encuentra en la seccin Servicios de Red. Esta preferencia determina si Alexan-
dria usar un servicio email propio o externo ver Preferencias - Email en pgina 59.
02) Servicios de RedEst en Servicios de Red. Configrelos si tiene licencia de uso para
SearchALL, Sneak Peek, o netTrekker (ver Preferencias - Servicios de Red en pgina 63).
03) Servicios Z39.50Est en la seccin Servicios de Red, configrelo si tiene la licencia para
var slo si est usando el hardware Checkpoint SIP2 (ver Preferencias - SIP2 en pgina 73).
05) TerminologaSe encuentra en la seccin Administracin del Sistema, esta preferencia
permite que quienes usan Alexandria fuera de los Estados Unidos usen caractersticas y
estndares de moneda locales (ver Preferencias - Terminologa en pgina 77).
dos, perodos con fechas de entrega y notas (ver Preferencias - Calendarios en pgina 87).
08) PolticasEst en la seccin Circulacin. En este lugar podr establecer las directrices para
os de barras temporales y determinar cada cunto tiempo se guardar el registro de transacciones. Cree aqu los textos de avisos enviados a los usuarios (ver *Preferencias - Reglas en
pgina 99).
10) Textbook TrackerEst en la seccin Administracin del Sistema. Si tiene la licencia,
use esta preferencia para configurarlo (ver Preferencias - Textbook Tracker en pgina 107).
11) ItemsSe encuentra en la seccin Gestin, use esta preferencia para configurar la informa-
cin de los tems de su biblioteca, como rangos y encabezados de cdigos de barras, polticas
predeterminadas, terminologa, y configuracin de catlogos (ver Preferencias de Items en
pgina 109).
12) Cdigos de barrasSe encuentra en la seccin Administracin del Sistema. Use esta
preferencia para configurar cmo Alexandria deber incrementar los nuevos cdigos de
barras de Items y de usuarios (ver Preferencias de Cdigos de Barras en pgina 113).
13) CatalogacinSe encuentra en la seccin Gestin. Use estas preferencias para configurar la
informacin general sobre sus fuentes de materias, imgenes de medios, y palabras mudas
(ver Preferencias de Catalogacin en pgina 117).
14) UsuariosSe encuentra en la seccin Gestin. Use esta preferencia para configurar la infor-
para configurar los usuarios, niveles de acceso y activacin de contraseas (ver Preferencias de
Operadores en pgina 135).
17) SeguridadSe encuentra en la seccin Administracin del Sistema, use esta preferencia
para asignar los niveles de acceso de los operadores. El nivel de acceso de un operador determina las acciones que puede realizar (ver Preferencias - Seguridad en pgina 139).
18) Agenda de DireccionesSe encuentra en la seccin Administracin del Sistema, use
esta preferencia para configurar el acceso de las agendas de direcciones para rea amplia o
colecciones mltiples (ver Preferencias - Agenda de Direcciones en pgina 143).
Archivar y Reconstruir
Proceso de archivo y respaldo de sus datos
El Archivo en Alexandria v6 tiene dos partes. Debe configurar los parmetros en Informacin de Biblioteca
(Preferencias del Sistema - Eventos Programados) y en Operaciones Especiales.
Alexandria tiene una operacin especial para archivar (ver Operacin Archivar en pgina 56) que permite
realizar copias completas y en forma regular de sus Datos y guardarlos en un directorio de su disco duro.
La principal diferencia entre respaldo y archivo es que los respaldos se hacen sobre medios removibles que
se almacenan fsicamente lejos de la biblioteca. Un archivo es una forma rpida y automtica de guardar su
base de datos antes de realizar grandes cambios (por ejemplo, importaciones, actualizaciones, operaciones
especiales, o actualizaciones de la mquina).
Archivar y Reconstruir
Primeros pasos:
Paso 1.
Paso 2.
Haga clic en el cono Informacin del Sitio en la seccin Administracin del Sistema
de la ventana Preferencias del Sistema.
Paso 3.
Paso 4.
Paso 5.
- N
O T A
Archivar y Reconstruir
Seleccione (resalte) el archivo que desea restaurar; los archivos de datos aparecen en orden ascendente
(desde el ms antiguo al ms nuevo).
Una vez que haya seleccionado el archivo que desea recuperar, haga clic en el botn Recuperar . Sus datos
actuales se reemplazarn por la carpeta de archivos seleccionada. Aparecer una ventana de advertencia
preguntndole si est seguro que desea continuar. Haga clic en Si para continuar o en No para cancelar la
operacin.
Tambin podr marcar la casilla Borrar los datos archivados despus de restaurar si desea eliminar
los archivos seleccionados de su carpeta de archivos una vez que se haya realizado con xito la recuperacin.
1.Haciendo clic en el botn Archivar Ahora o Recuperar de Archivo puede iniciar la ventana de Control Remoto .
Archivar y Reconstruir
Operacin Archivar
Operacin Archivar
La Operacin Archivar permite programar automticamente copias de respaldo de sus Datos Alexandria..
NOTA:
Los Archivos no son un
respaldo! Es muy
conveniente mantener un
respaldo fuela del lugar de
trabajo.
Los archivos son
oportunos cuando se trata
de reparar una importacin
defectuosa, pero no sirven
en caso de un crash del
computador.
Durante el archivo, la informacin de la carpeta Data se copia en la Carpeta Archive que ha configurado
en la pestaa Eventos Programados (ver pgina 58). Se deshabilitan los servicios de la Estacin de Datos
y si algunos clientes se encuentran conectados, aparecer la ventana de Control Remoto.
Aunque puede desactivar la funcin Archivo Automtico, no es recomendable. Los archivos recientes
(combinados con sus respaldos fuera del sitio) son muy valiosos para asegurar los datos de su biblioteca (ver
Desarrolle una estrategia de respaldo segura en pgina 8 para mayor informacin).
- N
O T A
Operacin Archivar
Archivar y Reconstruir
Primeros pasos:
Paso 1.
Paso 2.
Paso 3.
Paso 4.
Paso 5.
Haga clic en el botn Edicin que se encuentra en el ngulo inferior derecho de la seccin
Archivar.
Paso 6.
Paso 7.
Paso 8.
Configure las Horas (se sugiere 11 00 PM) para una hora en la que desee ejecutar el
archivo. Debe realizarse tarde en la noche cuando las personas no acceden normalmente al
catlogo. En esta forma, su catlogo no aparecer congeladoAlexandria no puede realizar bsquedas o actividades de circulacin durante un proceso de Archive.
Paso 9.
Archivar y Reconstruir
Operacin Reconstruir
Operacin Reconstruir
Reconstruir permite programar automticamente la reconstruccin de la base de datos de Alexandria.
Envo de Aviso EmailAlexandria puede enviar un aviso email a los operadores cuando una
Primeros Pasos:
Paso 1.
Paso 2.
Paso 3.
Paso 4.
Paso 5.
Paso 6.
Ingrese una fecha en el campo Ejecutar el prximo, en la pestaa Programar de la ventana Edicin, .
Paso 7.
Paso 8.
Configure las Horas (se sugiere 11 00 PM) para una hora en la que desee ejecutar el
archivo. Debe realizarse tarde en la noche cuando las personas no acceden normalmente al
catlogo. En esta forma, su catlogo no aparecer congeladoAlexandria no puede realizar bsquedas o actividades de circulacin durante un proceso de Reconstruccin.
Paso 9.
Preferencias - Email
Primeros pasos:
Paso 1.
Paso 2.
Haga clic en el cono Email en Servicios de Red, ventana Preferencias del Sistema.
Paso 3.
Para usar en forma correcta el SMTP incorporado o externo, es necesario que proporcione
a ambos una Direccin Email de la Biblioteca vlida (vea Pestaa Biblioteca en pgina 83 para mayor informacin) y una Direccin Email para uno de los Administradores
de Distrito (vea Agregar Operadores en pgina 137).
Paso 4.
Proporcione la informacin del Servidor SMTP, el Puerto, y si se necesita la Autentificacin de Uso marque esa casilla y proporcione su Login y Contrasea. Si es necesario,
marque tambion Usar SSL.
Paso 5.
Preferencias - Email
Pestaa Email
Use la pestaa Email para determinar si Alexandria utilizar un servicio de correo incorporado o externo.
Preferencias - Email
Pestaa SMTP
Use la pestaa SMTP para administrar el servidor de correo de la biblioteca. La pestaa SMTP aparecer
slo si no ha marcado la casilla Activar los Servicios SMTP Integrados en la pestaa Email.
Las secciones Servidor SMTP y Servidor SMTP 2 se usan para correos out-bound. El botn Probar
Servidor enviar una prueba de email usando la configuracin email indicada. Contacte al Servicio de
Soporte Tcnico de COMPanion si tiene preguntas adicionales sobre la configuracin de su servicio de
correo.
Servidores SMTP 1 y 2Esta es la direccin TCP/IP o DNS del servidor de correo de su
biblioteca. Normalmente este ser mail. seguido por el nombre de dominio. Es indispensable
ingresar una direccin de Servidor SMTP vlida para usar los servicios de correo.
PuertoIndique el nmero del puerto que ocupan sus servicios email.
Usar SSLMarque esta casilla para usar los protocolos de seguridad Secure Sockets Layer.
Usar AutentificacinMarque esta casilla para usar la autentificacin con el servidor SMTP. Al
marcar esta casilla quedarn editables los campos Lognn y Contrasea.
LognIngrese el login (identificacin del operador) para el servidor de correo.
ContraseaIngrese la contrasea para el servidor de correo.
Servidor de PruebaPrueba los parmetros del Servidor SMTP con una prueba de email.
Ultima PruebaEste campo muestra la ltima fecha/hora en la que se realiz una prueba de servidor y si la prueba tuvo xito o no.
Direccin del AdministradorIndique la direccin del Administrador de Distrito.
Preferencias - Email
O T A
licencias de subscripcin para usar estas funciones. Despus de obtener la licencia para
usar cualquiera de estas interfaces de bsqueda, los conos de sus preferencias estarn
disponibles en la seccin Servicios de Red de la ventana Preferencias del
Sistema.
Si tiene la licencia de SearchALL, Sneak Peek, o netTrekker, haga clic en sus conos asociados en la
seccin Servicios de Red de la ventana de Preferencias del Sistema. La informacin proporcionada en
estas pestaas de preferencias determina si tiene la autorizacin para buscar con estos recursos adicionales.
Primeros pasos:
Paso 1.
Paso 2.
Haga clic en los conos SearchALL, Sneak Peek, o netTrekker en la seccin Servicios
de Red de la ventana Preferencias del Sistema.
Paso 3.
Paso 4.
Desactivar el Servicio SearchALLSi est marcado, el servicio no est disponible. Los cam-
Cdigos Sneak PeekIngrese en este campo el cdigo que activa Sneak Peek. Este cdigo
debera estar disponible si tiene la suscripcin Sneak Peek. Para que est que est operativo, se
1.Esta opcin afectar las bsquedas que se realicen desde la ventana del Catlogo.
NetTrekker es un motor de bsqueda confiable para los colegios, que proporciona un acceso rpido y fcil
a ms de 180 000 recursos en lnea de alta calidad, pre-escaneados, y relevantes para la educacin de los K12. Estos recursos en lnea tambin estn en conformidad con los estndares acadmicos y pruebas
comparativas de cada Estado y se pueden usar en la sala de clases para estimular la instruccin y el
aprendizaje.
Al realizar una bsqueda en el panel netTrekker de una Estacin Catlogo le llevar automticamente al
sitio web netTrekker donde los estudiantes e investigadores pueden realizar bsquedas web sobre sitios
web aprobados por los educadores.
Para acceder con xito al sitio web netTrekker y utilizar todas sus capacidades, debe contar con la
conexin correcta al URL netTrekker proporcionada en las Preferencias del Sistema netTrekker.
O T A
Los Servicios Z39.50 son una opcin de Alexandria. Debe adquirir una licencia de
suscripcin para usarla. Una vez que tenga la licencia de uso de esta funcin, estar
disponible un cono de los Servicios Z39.50 en la seccin Servicios de Red de sus
Preferencias del Sistema.
Si cuenta con la licencia de uso de la opcin Servicios Z39.50, la Estacin de Datos Alexandria aceptar
consultas Z39.50 de clientes estndar Z39.50. Use la direccin IP de su Estacin de Datos para la
direccin del servidor Z39.50. El servidor Z39.50 usa el Puerto 210.
La informacin proporcionada por esta preferencia determina si puede buscar recursos adicionales Z39.50.
Primeros Pasos:
Necesitar proporcionar esta informacin para esta preferencia si su biblioteca tiene un servidor Z39.50.
Paso 1.
Paso 2.
Paso 3.
Paso 4.
Predeterminados
Timeout (segundos)Este men desplegable indica al Buscador MARC el tiempo que deber
esperar para obtener una respuesta desde el servidor Z39.50 o la Estacin de Datos Alexandria
(durante las comunicaciones) antes de que determine que la base de datos no se encuentra disponible. Cinco segundos es generalmente un tiempo ms que suficiente pero est predeterminado
en 30.
Resultados (Max)Este men desplegable permite especificar la cantidad mxima de registros
que se recuperarn en cada bsqueda y luego se pueden ver en la ventana Resultados Bsqueda
MARC. Puede seleccionar 50, 100, 150, 200, 250, 500, o 1000. Est predeterminado para 50.
Agenda de Direcciones Z39.50Elija la coleccin de direcciones Z39.50 que desea tener dis-
Preferencias - SIP2
- N
O T A
SIP2 y Checkpoint ILS son opciones de Alexandria. Es necesario contar con una
SIP2 permite utilizar el hardware SIP2 (por ejemplo, Checkpoint, 3M, etc.) soportando el protocolo SIP2,
haciendo ms eficiente su biblioteca con funciones mejoradas de inventario y seguridad. Entregue a los
estudiantes formas de autoservicio para prstamo y devolucin, dejndose ms tiempo libre para centrarse
en las necesidades de informacin de los usuarios.
Primeros Pasos:
Slo necesitar proporcionar informacin para estas preferencias si su institucin tiene SIP2 y compr el
mdulo SIP2 para Alexandria.
Paso 1.
Paso 2.
Haga clic en el cono SIP2 de la seccin Circulacin en la ventana Preferencias del Sistema.
Paso 3.
Paso 4.
Preferencias - SIP2
Pestaa Configuraciones
Pestaa Configuraciones
Las opciones de esta ventana dicen relacin con las diversas funciones SIP2.
Lugar de Retiro de ApartadosSe enva a las mquinas SIP2 cuando existe un apartado dis-
ponible y es la ubicacin donde los usuarios pueden recoger los tems disponibles.
Mensaje de Pantalla de TerminalEs el mensaje de bienvenida que aparece en los terminales
SIP2 de autoservicio cuando un usuarios inicia sesin. Est predeterminado el nombre de la
biblioteca.
Encabezamiento Terminal de RecepcinAparece en la parte superior de los recibos SIP2
impresos cuando un usuario ha completado un apartado o un prstamo. Est predeterminado el
nombre de la biblioteca.
Ancho Establecido Pantalla TerminalLa cantidad de caracteres disponibles para ver en una
lnea en el hardware SIP2. Los operadores debern ver la documentacin del hardware SIP2 para
determinar este nmero. Este campo se configura para 255 caracteres cuando los usuarios indican
que estn usando el hardware Checkpoint.
Ancho Predeterminado Terminal RecepcinCantidad de caracteres que se pueden impri-
mir en los recibos entregados por el hardware SIP2. Los operadores pueden consultar la documentacin del hardware SIP2 para determinar este nmero. El nmero predeterminado es 40.
Contrasea de TerminalEste campo se requiere para que la mquina SIP2 se valide con
Alexandria. La contrasea predeterminada es el nmero de serie de Alexandria.
Incorporar Transacciones SIP2 el Registro de TransaccionesSi se marca, todas las tran-
sacciones en las mquinas SIP2 inician sesin en el log de transacciones de la Estacin de Datos
Alexandria. Todas las transacciones SIP2 se incorporan al archivo de registros incluso si la casilla
no est marcada.
Desactivar SIP2 ACSAl marcar esta casilla se desactivar el Sistema de Circulacin Automt-
validacin por control de suma. Si se marca cuando no es necesario, producir como resultado
que Alexandria no trabajar con el hardware SIP2.
Timeout de Servicio Remoto en ?? segundosElija el timeout para el servicio remoto. Con-
sidere que si elije 0 segundos, la ventana de progreso del servicio remoto para usuarios mltiples
no ofrecer las opciones \cancelar\ ni \usar la hora actual\.
Preferencias - SIP2
Uso del Punto de Control ILS con SIP2Esta casilla se deber activar slo si se est usando el
hardware SIP2.
Direccin de Servidor ILS Esta es la direccin del web del servidor FTP ILS con el que desea
conectarse. Una direccin FTP es como una direccin HTTP (sitio web) o direccin IP, salvo que
usa el prefijo
ftp:// en vez de http:// y puede tener cualquier combinacin de letras y nmeros.
ILS FTP PathEs la ruta del directorio (en el servidor ILS FTP ) al cual Alexandria enviar sus
datos. Uno de los errores de conexin ms comn se produce porque la ruta del directorio est
equivocada. Si obtiene un mensaje de error al tratar de conectarse, asegrese de controlar esta
ruta. La predeterminada es /.
Nombre Usuario FTPEs el nombre de ingreso usado para acceder el servidor ILS FTP.
Contrasea de Usuario FTPLa contrasea de ingreso usada para acceder al servidor ILS FTP
Archivo de InventarioEs el directorio en el que el servidor ILS pone el archivo de inventario
que crea. Si el servidor ILS an no ha creado un archivo de inventario, se crea un archivo vaco y
Alexandria lo dirigir para que use el botn Explorar
Carpeta de SincronizacinComo parte del sistema Checkpoint ILS, Alexandria crea un
archivo de sincronizacin que contiene una lista de cdigos de barras para cada tem que se
encuentre fuera de la biblioteca (prestado). Este archivo de sincronizacin (que se llama
co.cache.txt) se pone dentro de la carpeta de sincronizacin, cuyo nombre debe especificar el
usuario en este campo.
Preferencias - SIP2
Preferencias - Terminologa
Terminologa, en Preferencias del Sistema permite usar Alexandria fuera de los Estados Unidos y tener
una personalizacin completa de los estndares de vocabulario y monedas. Los cambios que se realicen en
las pestaas de estas preferencias se activan de inmediato.
Primeros Pasos:
Las preferencias Monedas y Fechas se deberan ocupar solamente si se encuentra fuera de los Estados
Unidos. Sin embargo, los operadores de cualquier pas pueden usar las pestaas Usuario e Item para
adaptar la terminologa a sus necesidades locales.
Paso 1.
Paso 2.
Paso 3.
Paso 4.
Pestaa Monedas
La pestaa Moneda permite personalizar los estndares de moneda para su uso en Alexandria.
Preferencias - Terminologa
Pestaa Monedas
Pestaa Fechas
La pestaa Fechas permite personalizar los formatos de fechas para su uso en Alexandria.
Formato para Fechas CortasEl formato para fecha corta ser normalmente M/D/Y si desea
primero el mes, proporcionando una salida como 3/14/07, o D/M/Y para poner primero el da,
como 14/3/07. Recuerde que el anlisis de las fechas se har de acuerdo a este formato y el separador de fecha se pondr basado en el separador usado aqu. Est predeterminado como M/D/Y.
Formato Normalizado de Fecha con DaEl formato de fecha normalizado, con da, ser
normalmente W M D, Y si desea el mes primero, y entregar una salida del tipo Mie Mar 13,
2007, o W D M, Y para anteponer el da, como en Mie. 14 Mar, 2007. El predeterminado es W
M D, Y.
Formato de Fecha Normalizado sin DaEl formato de fecha normalizado, sin da, ser normalmente M D, Y si desea anteponer el mes, lo que entrega una salida del tipo Mar 14, 2007, o
D, M, Y para anteponer poner el da, como en 14 Mar, 2007. El valor predeterminado es M D, Y.
Formato de Fecha Larga, con DaEl formato de fecha larga con da, ser normalmente W
M D, Y si desea anteponer el mes, y entrega una salida del tipo Mircoles, Marzo 14, 2007, o W
D M, Y para anteponer el da, de la forma Mircoles, 14 Marzo, 2007. El valor predeterminado es
W M D, Y.
Formato de Fecha Larga, sin DaEl formato de fecha larga sin da, ser normalmente M D,
Y si desea anteponer el mes, con una salida del tipo Marzo 14, 2007, o D M, Y para anteponer
el da, como en 14 Marzo, 2007. El valor predeterminado es M D, Y.
Pestaa Monedas
Preferencias - Terminologa
Pestaa Usuario
Use esta pestaa para personalizar la terminologa de varios campos relacionados con los usuarios,
incluyendo los de la ventana Administracin de Usuarios. Para evitar que en algunos puntos del
programa se corten, es preferible mantenerlos cortos.
Al margen de que pueda cambiar este trmino, esta gua se referir a l como Ubicacin.
Para las bibliotecas escolares, est predeterminado Sala; para otras bibliotecas es Ubicacin.
Si se van a usar rangos numricos en este campo, es necesario que inicien con cero para ordenarlos y seleccionarlos correctamente. Por ejemplo, en vez de 1, 2, 402, deber insertar 001,
027, 402. Para ordenarlas correctamente, todas las entradas con rango numrico deben tener la
misma cantidad de caracteres .
Trmino para el Campo SububicacinEsta preferencia permite configurar el trmino usado
Para bibliotecas de colegios, el predeterminado es Grado. Para otras bibliotecas es por defecto
Nivel.
Preferencias - Terminologa
Pestaa Monedas
Pestaa Monedas
Preferencias - Terminologa
Pestaa Item
Esta preferencia permite personalizar trminos relacionados con los Items para su uso en Alexandria,
incluyendo aquellos que se encuentran en la ventana de Administracin de Items. Para evitar que en
algunos puntos del programa se corten, es preferible mantenerlos cortos.
Trmino para Campo SitioEsta preferencia permite configurar el trmino usado para Sitio
de la Copiapor ejemplo, Biblioteca de la copia.
Trmino para Ubicacin CopiaEsta preferencia permite configurar el trmino usado para el
campo Ubicacin de la Copia. Por ejemplo, si quiere usar Coleccin o Piso Biblioteca (para
campo permite mantener un mejor control de la proveniencia de los fondos especiales para un
tem. Por ejemplo, si debe informar sobre el estado de los tems comprados usando fondos del
gobierno o fondos especiales, ingrese en este campo el nmero de la donacin o el nombre de los
fondos especiales. Se pueden generar informes usando este campo. Est predeterminado como
Fondos.
Preferencias - Terminologa
Pestaa Monedas
Paso 2.
Paso 3.
Paso 4.
Paso 5.
Despus de configurar las preferencias de Informacin de Biblioteca, haga clic en Guardar en el ngulo superior derecho de la ventana.
Pestaa Biblioteca
Ingrese el nombre de la biblioteca. Esta predeterminado el nombre de la biblioteca que aparece en la
licencia. Debe ingresar su direccin, ciudad, estado, cdigo postal, pas, telfono y fax; esta informacin se
usa como remitente de los avisos a los usuarios, para la informacin que se muestra en la Estacin de Datos
Catlogo, y se incluye en los correos enviados al Equipo de Soporte Tcnico de COMPanion.
Esta informacin de direccin tambin se usar como predeterminada al crear un nuevo usuario si no
indica la ciudad, estado, cdigo postal, o informacin de pas.
Pestaa Biblioteca
determinados los cuatro primeros caracteres de la biblioteca. Si cambia este valor, los registros de
copia coincidentes se actualizan en forma automtica al nuevo valor. Esta preferencia es absolutamente crtica para la circulacin del Catlogo Colectivo; por lo tanto, los campos Institucin/
Sitio en administracin de Usuarios y de la pestaa secundaria Informacin de Copia de la ventana administracin de Items deben coincidir exactamente o se pueden generar problemas.
BibliotecarioEste es el nombre que aparece al final de las cartas enviadas.
Ttulo BibliotecarioEl ttulo del bibliotecario. Por ejemplo, Bibliotecario, Director de
medios o Tcnico Bibliotecario; este ttulo tambin se puede incluir en los formularios de cartas. Est predeterminado el trmino Bibliotecario.
Email del SitioEsta es la direccin email de la biblioteca, que se usa como remitente de los avi-
sos de atraso y otros mensajes de email enviados por Alexandria. Para garantizar que sus avisos
email se estn enviando, controle la lista de requisitos ubicada en las preferencias Email (ver Preferencias - Email en pgina 59). Es necesario ingresar una direccin email vlida para usar la
mayora de los servicios email, incluyendo los servicios de Soporte Tcnico de COMPanion.
IdiomaSeleccione un idioma predeterminado de la lista de idiomas disponibles. Est predeterminado que sea Ingls, salvo que est configurado de otra forma en los cdigos de activacin1.
(descripciones de textos breves que aparecen cuando pasa el cursor del mouse sobre los botones)
aparecer slo cuando se mantenga presionada la tecla <Ctrl> (Windows) u<Option> (Macintosh).
Guardar Automticamente al Cerrar/Desactivar una VentanaCuando esta casilla se
marca, los cambios realizados a Alexandria se guardan en forma automtica al cerrar/desactivar la
ventana o cambiar de registro. El valor predeterminado es NO marcada.
Ventana Gestin de Base de Datos Bloqueada Cuando se marca, todas las ventanas se blo-
quean para prevenir cambios no deseados. Si no est marcada, los cambios se pueden realizar sin
desbloquear la ventana. Use la opcin con cuidado. El valor predeterminado es MARCADA.
Comportamiento Inverso del TabuladorEn Macintosh, si esta casilla no se marca, los usua-
rios podrn moverse en forma rpida con el tabulador por todas las pestaas de la ventana sin
tener que pasar tambin por los mens desplegables y campos editables contenidos en la ventana.
Si esta casilla se marca (en Macintosh), Podr desplazarse con los <tabs> travs de cada men desplegable y campo editable de la ventana.
En Windows, el orden es completamente inverso. Manteniendo presionada la tecla <Ctrl> al
tabulador invertir temporalmente esta preferencia (o sea, el orden de tabulacin).
Resultados Filtrados por Cdigo ID SitioFiltra las cantidades por usuario de sistema y los
resultados para informes y operaciones especiales por su Cdigo ID de Biblioteca.
ID Puerto (normal = 80)Configura el nmero del puerto usado por la interfaz web (normal-
Esta casilla slo estar disponible si cuenta con la licencia de Alexandria Web Librarian.
Enlaces Rpidos
Si cuenta con la licencia, estos servicios estarn disponibles en un explorador web usando la direccin
HTTP indicada. Alternativamente, puede hacer clic en las direcciones mismasactan como
hyperlinksy llevan inmediatamente a la direccin usando el explorador web predeterminado del sistema.
Para Acceder al Web LibrarianHaga clic en este enlace rpido para lanzar el cliente Web
segundo plano cada vez que su computador se inicia. Los operadores no podrn acceder a los mens del
programa o realizar cambios a los usuarios o tems mientras Alexandria se ejecuta como servicio. Necesitar
desactivar el servicio y luego relanzar Alexandria para acceder a los datos de su biblioteca. Ejecutar
Alexandria como servicio no se lleva a efecto hasta que reinicia su computador. Salvo que est
absolutamente seguro de que desea ejecutar Alexandria como servicio, no seleccione esta opcin.
Esta opcin es especfica de Microsoft y slo aparecer en mquinas Windows 2000, NT, XP, y Vista.
Preferencias - Calendarios
Use la pestaa Calendarios para crear calendarios personalizados para su biblioteca. Alexandria incluye un
calendario para el ao actual, ao anterior y tres aos en el futuro. Puede asignar un calendario separado a
cada poltica de usuario o circulacin. Esto permite configurar calendarios para grupos de usuarios que
pueden operar en diferentes niveles de instituciones y/o tipos de programacin.
Primeros Pasos:
Paso 1.
Paso 2.
Paso 3.
Para cambiar el Mes/Ao del calendario actual, use el correspondiente men desplegable
ubicado cerca de la parte superior del campo calendario; alternativamente, puede hacer
clic en Prximo para avanzar un mes o Previo para retroceder al mes anterior. El botn
Actual posiciona el calendario en el presente mes y ao.
Paso 4.
Paso 5.
Puede marcar das en el calendario como Fechas de Trmino del Perodo y Cerrado
haciendo clic en el da correspondiente. La seleccin es cclica entre Abierto (no aparece
nada), Cerrado, Trmino de Perodo, y luego regresa a Abierto.
Paso 6.
Trabaje con los meses del ao, marcando las fechas en que la biblioteca permanece cerrada
(por ejemplo, vacaciones). Las fechas de devolucin de tems se calculan de modo que
nunca coincidan con das Cerrados (slo en fechas Abierto o Trmino de Perodo). Sin
embargo, note que existen algunas excepciones para fechas de das Cerrados cuando se
usa Forzar la Fecha. Por ejemplo, puede cambiar sus preferencias para que las multas no
se contabilicen los das cerrados.
Paso 7.
Para dejar Cerrado el mismo da de la semana todo el mes, haga clic en uno de los botones de das de la semana en la parte superior del calendario.
Paso 8.
Para dejar Cerrado el mismo da de la semana durante todo el ao (por ejemplo, todos los
Domingos), use la tecla <Alt> (Windows) o bien <Option> (Macintosh) y haga clic en uno
de los botones del da de la semana en la parte superior del calendario.
Paso 9.
Marque las fechas en las cuales desea que todo el material sea devuelto a la biblioteca como
Trmino de Perodo (por ejemplo, una fecha particular cerca del fin del ao escolar).
Una fecha de Trmino de Perodo fuerza que un tem (en un calendario particular) deba
devolverse en ese da; controle las Polticas en Preferencias del Sistema para Aplicar
fechas de Trmino de Perodo. Por ejemplo, si establece una fecha de trmino de perodo
el 30 de septiembre de 2012, a todos los libros prestados antes del 30 de septiembre (que
normalmente habran tenido una fecha de devolucin posterior al 30), se les asignar como
nueva fecha de devolucin el 30 de septiembre.
Preferencias - Calendarios
Pestaa Calendarios
Pestaa Calendarios
Para agregar una nota, puede hacer <MAY-CLIC> sobre una fecha. Las notas se pueden usar para recibir
recordatorios automticos en las Estaciones de Trabajo Librarian y Catlogo, as como mostrar notas
privadas a los bibliotecarios y usuarios. Despus de crear una nota aparecer un cono en el da del
calendario. Las notas de alerta pueden activarse slo para en el calendario Estndar y se ignoran en los
otros otros calendarios. Las Notas Generales se pueden activar en todos los calendarios.
Haga clic en el botn Nuevo (+); aparecer una ventana con un Nuevo Calendario.
Paso 2.
Paso 3.
Si se desea duplicar el nuevo calendario en base al calendario actual (o sea, usndolo como
plantilla para uno nuevo), marque la casilla Duplicar el Calendario Actual.
Paso 4.
Paso 5.
Haga clic en Guardar para mantener sus cambios o Deshacer para cancelarlos.
Paso 6.
Para borrar un calendario, transfrmelo en actual y haga clic en el botn Eliminar ().
Todas las polticas que estaba usando en el calendario eliminado se reasignarn al calendario Estndar. No se puede borrar el calendario Estndar.
Preferencias - Polticas
Use la ventana Preferencias de Polticas del Sistema para establecer las normas que regulan cmo
deben usarse los recursos de la biblioteca; esto incluye cmo deben circular los tems, cunto tiempo deben
permanecer prestados, el valor de las multas por atraso, si un tem puede salir de la biblioteca, cmo se
consideran los perodos de circulacin, etc.. Las Polticas son importantes para la circulacin, los
informes, y las estadsticas.
Por ejemplo, puede establecer polticas que permitan que los alumnos de un nivel determinado reciban en
prstamo los tems por perodos ms largos de tiempo que los estudiantes de otro nivel; se puede establecer
el perodo de prstamo para los tems de Referencia por un da, mientras que las novelas y ensayos se
pueden mantener por dos semanas.
Alexandria recopila las estadsticas de cada grupo de usuarios, como los tipos de tems que reciben en
prstamo y cundo deben devolverlos. Estas estadsticas generalmente se usan para determinar patrones de
uso de la biblioteca de modo que la administracin pueda programar al personal en funcin de estos
elementos y tomar decisiones administrativas informadas.
A cada grupo de usuarios e tems (para los cuales se recopilan las estadsticas de uso) se puede asignar una
poltica separada. Por ejemplo, si cada nivel de estudiantes tiene su propia poltica, las estadsticas
generadas son ms tiles y precisas que si tuviera slo una poltica para todos los estudiantes.
Esta seccin describir brevemente cmo configurar, crear, y eliminar polticas; para obtener una
informacin ms detallada revise la seccin Polticas en el Wki de Alexandria en lnea.
- N
O T A
Las Bibliotecas con Catlogo Centralizado necesitan considerar que las Polticas son
globales, y eso significa que cada uno necesita ver la situacin de su biblioteca cuando
realiza los cambios, especialmente en lo que se refiere a las polticas de Item ya que la
Correlacin de Clasificacin puede resultar intil si no se mantiene estndar y
simple. Por ejemplo, si tiene una poltica de Novelas diferente para cada colegio, la
Correlacin de Clasificacin no sabr qu poltica de NOVELA usar para los tems
que tienen nmeros de clasificacin que inician con NOV. Esto podra generar un
trabajo extraordinario importante cuando importe tems.
Preferencias - Polticas
Informes Estadsticos
Informes Estadsticos
Alexandria tiene muchas opciones de informes estadsticos disponibles. El Informe Resumido detalla una
cantidad impresionante de datos estadsticos sobre su coleccin una cantidad de ttulos y copias,
valores, cantidad de copias perdidas y descartadas, edad de la coleccin, y uso de la coleccin por
nmero de clasificacin, poltica de tem, y medio. Otros informes presentarn la cantidad de tems
prestados, renovados, devueltos y la cantidad de apartados puestos en un cierto perodo de tiempo. Todas
estas son estadsticas extremadamente tiles; sin embargo, existe un elemento adicional de Alexandria que
proporciona estadsticas basadas en la combinacin de polticas de tems y de usuario.
Usando polticas de usuario y de tem agrupadas, puede generar datos estadsticos que le permitirn ver su
coleccin y usuarios con nuevos ojos. Por ejemplo, una circulacin de 3.615 tems en el mes puede parecer
muy impresionante, pero si pudiera comparar el uso que hace de la biblioteca un curso con el de otro,
podra sorprenderse de los resultados. Aun ms, mirando la ocupacin por un grupo de usuarios
comparado con la de otro en una zona particular de su coleccin, podra tambin obtener informacin
muy importante.
Por ejemplo, si usara una combinacin de polticas de usuario y de tem para ver cuntas biografas se
estaban prestando a los octavos (ya que una unidad de biografa es parte de su curriculum principal) y
descubre que nadie del octavo ha solicitado biografas antes del fin del ao escolar qu podra hacer?
Puede dar una mirada profunda a sus biografas para ver si el nivel de lectura es demasiado bajo o
demasiado alto, o si son tan antiguas que los estudiantes no reconocen los nombres de los protagonistas de
sus biografas.
Preferencias - Polticas
Muchos operadores establecern sus propias polticas. Generalmente se mantienen muy simples, tales
como Estudiante y Profesor o Libro y Referencia. Veamos cmo podemos hacer que estas polticas
proporcionen estadsticas ms significativas.
Para lograr un mayor detalle en sus estadsticas, sugerimos que genere una poltica (o Estadstica de
Grupo1) para cada grupo especfico de usuarios o tems que desee seguir. En la configuracin de un
colegio, puede usarse una poltica para cada curso o incluso para cada grado/gnero (por ejemplo, 6
Mujeres); sin embargo, una biblioteca pblica puede preferir seguir a sus usuarios por zona geogrfica y/o
edad (por ejemplo, Providencia o Providencia Adultos/Nios). Incluso si los privilegios de circulacin
del grupo son los mismos de otros grupos, podra crear polticas para identificar los grupos de usuarios que
desea seguir. Con polticas especficas ms detalladas, puede ver ahora cuntos tems se han prestado a cada
uno de estos grupos de usuarios. Vamos con esta idea un poco ms all, detallando an ms sus polticas de
tem.
Tal vez ha configurado sus polticas de tems en grupos generales basados en la duracin de los perodos de
prstamo: libros para dos semanas, referencia sin circulacin, audiovisuales por una semana, etc.
Dividamos esto un poco ms. Es verdad que en cambio podra tener una poltica para Novelas y otra para
Ensayos, pero considere la posibilidad de disponer de ms detalles al configurar sus polticas; en vez de
slo Ensayos, piense los beneficios que puede proporcionarle tener una poltica 000, una poltica 100,
una 200, etc.
Ahora sus estadsticas se transforman en algo muy til.
Des este modo, Qu es exactamente un Item Estndar y un Usuario Estndar? De golpe, estas
designaciones parecen mucho menos tiles cuando se comparan con otras estadsticas mencionadas en los
prrafos anteriores. Pensemos slo cunto ms valiosas podran ser estas estadsticas si Ensayos tuviera
como subdivisiones las principales divisiones del Sistema Decimal Dewey.
1.El Estadsticas de grupo es una forma de agrupar polticas para generar informes estadsticos
Preferencias - Polticas
Un operador puede desplazarse por las pestaas situadas en la parte superior de la ventana (Prstamo,
Atraso, Apartado, Reserva, y Otros) en cualquier momento, sin importar el modo en que se encuentre
(sea Estndar o Excepciones).
Preferencias - Polticas
Modo Estndar
Cada usuario debe pertenecer a una poltica de Usuario; las reglas de una determinada poltica de Usuario
se aplican a cada usuario bajo esa poltica. Las reglas de una poltica de Item se aplicarn a cada tem de su
coleccin; las normas de una poltica de Item se aplican a todos los tems que agrupados bajo esa poltica.
La configuracin de una poltica de Usuario particular se aplica a todas las polticas de Item. Por ejemplo,
al seleccionar los Terceros como su poltica de Usuario y cambiar la Mxima Cantidad de tems
prestados a 6, limita a todos los usuarios del Tercero a seis items de cada poltica de Item, aunque sea
Novela o Ensayo.
Preferencias - Polticas
Modo Excepciones
La forma como la poltica interacta en el Modo Estndar se puede ajustar haciendo ingresando al Modo
Excepciones. Este modo permite dar un paso ms all en la personalizacin de sus polticas, modificando
la relacin entre un usuario especfico (seleccionado) y una poltica de tems
Las excepciones se pueden hacer en cada combinacin de poltica usando los campos, mens desplegables,
y casillas contenidas en las pestaas de Polticas.
Por ejemplo, si normalmente permite que los usuarios de Cuarto Bsico puedan sacar cinco tems al
mismo tiempo, pero desea que slo tres de ellos sean CDs de msica, seleccione la poltica Cuarto Bsico
(Usuarios) en el lado izquierdo y la poltica CDs de Msica (Item) en el lado derecho, haga clic en el
botn Excepciones (debera volverse rojo), y luego cambie el Mximo de tems de ESTE TIPO
prestados a la cantidad de 3.
Todas las pestaas de Polticas que contienen una excepcin mostrarn un cono de Alerta a la izquierda
del nombre de la pestaa. Esto indica que existe una excepcin en esa pestaa para la combinacin
seleccionada de polticas Usuario/Item. Si hace clic en esa pestaa, ver que el botn Excepciones se ha
vuelto amarillo, indicando que existe una excepcin.
Mientras est en el Modo Excepciones, aparecer un recuadro rojo alrededor de cualquier campo, men
desplegable o casilla en las pestaas de Polticas (Usuario o Item) que contengan una excepcin, dejando
claro que los datos que se muestran en el campo son una excepcin de la configuracin predeterminada.
Para eliminar una Excepcin particular, seleccione (resalte) el campo, men desplegable, o casilla que
contenga la excepcin y seleccione Eliminar la Excepcin Seleccionada en el men de Acciones
relevantes. Puede seleccionar tambin Eliminar todas las Excepciones en cualquiera de los mens de
Acciones para eliminar todas las excepciones de polticas de tem y de usuarios.
Preferencias - Polticas
Paso 2.
Paso 3.
Paso 4.
Paso 5.
Paso 6.
A continuacin, indique los valores apropiados en los campos de las pestaas de Polticas
(Prestar, Atraso, Apartado, Reserva, y Otros), en los mens desplegables y en las casillas con el fin de crear su poltica.
Paso 7.
Paso 8.
Repita este proceso hasta que haya compilado todas las nuevas polticas de usuarios.
- N
O T A
Preferencias - Polticas
Preferencias - Polticas
Paso 10.
Paso 11.
Paso 12.
Paso 13.
Paso 14.
A continuacin, indique los valores apropiados en los campos de las pestaas de Polticas
(Prestar, Atraso, Apartado, Reserva, y Otros), en los mens desplegables y en las casillas con el fin de crear su poltica.
Paso 15.
Paso 16.
Repita este proceso hasta que haya compilado todas las nuevas polticas de Item..
- N
O T A
Preferencias - Polticas
Paso 2.
Paso 3.
En el men desplegable, seleccione la Poltica de Usuario que combinada con una Poltica de Item, cree una excepcin.
Paso 4.
Paso 5.
Paso 6.
Complete todas las Polticas de las diversas pestaas (Prestar, Atraso, Apartado,
Reserva y Otros), cambiando los valores adecuados para los campos, mens desplegables, y casillas.
Paso 7.
Cuando haya creado con xito sus excepciones, haga clic en el botn Guardar.
- N
O T A
El cambio de una poltica no afectar las transacciones anteriores. Las nicas formas de
cambiar la cantidad de multa en un libro que est actualmente prestado es devolver el
libro, perdonar la multa, y prestar el libro al mismo usuario con la fecha de devolucin
antigua (usando una fecha forzada) o usar la operacin especial Operaciones
Especiales Circulacin Actualizacin.
*Preferencias - Reglas
Primeros Pasos:
Paso 1.
Paso 2.
Paso 3.
Paso 4.
Paso 5.
Espera para limpiar Fichas de Item/Usuario Cuando se marca esta casilla, limpia el usua-
para limpiar Fichas de Item/Usuario. Indica el tiempo (en minutos) que deber esperar antes que
Alexandria limpie el usuario/tem de la ventana principal de Circulacin.
Limpia Registro de Transacciones en TimeoutEsta casilla aparecer en gris salvo que haya
marcado Limpiar Usuario/Item Actual en Timeout. Cuando esta casilla se marca, se limpia tambin el Log de Transacciones al limpiar el usuario/tem actual.
Ver Lexile del UsuarioCuando se marca esta casilla, mostrar la medida Lexile del usuario en
la seccin del usuario actual en la ventana Circulacin, Estacin de Trabajo Catlogo, etc. (para
ms informacin, revise la seccin Lexile del Wiki en lnea de Alexandria).
*Preferencias - Reglas
Ver nivel de lectura del usuarioCuando se marca esta casilla, mostrar el nivel de lectura del
usuario en la seccin del usuario actual de la ventana Circulacin, Estacin de Trabajo Catlogo,
etc. (para ms informacin, vea la Seccin Nivel de Lectura en el Wiki de Alexandria Online).
Opciones de prstamoEste men desplegable permite que los usuarios cambien la funcionalidad del modo Prstamo/Devolucin de Alexandria. Cuando se selecciona Permitir devolucin con confirmacin en prstamo, Alexandria no permitir devolver un libro en el modo
Prstamo/Devolucin sin la confirmacin del usuario. Si se configura en No permite prestar
en prstamo, Alexandria no permite devolver tems. Sin embargo, esta configuracin se aplica
slo cuando el usuario actual tiene el tem en prstamo y al procesar el mismo cdigo de barra lo
devolvera. No se aplica cuando otro usuario tiene el tem en prstamo. Est predeterminado Permite devolucin en prstamo.
Permite devolver en prstamoSi Alexandria est en modo Prestar, esta opcin permite
la devolucin de libros usando la ventana Circulacin.
Permite devolver confirmando en prstamoSi trata de devolver un tem (o tems)
mientras la ventana Circulacin est en modo Prestar, Alexandria requerir verificacin (si
Pestaa Reglas
*Preferencias - Reglas
Primeros pasos:
Paso 1.
Haga clic en la pestaa Reglas. Use esta pestaa para indicar si se renovarn Items
cuando haya apartados pendientes, si se mostrar el nombre del usuario en la ventana de
reservas y otras preferencias relacionadas con reservas.
Paso 2.
Indique si se cobrarn las ltimas cuotas por los libros encontrados, etc.
Paso 3.
Pestaa Reglas
Renovaciones si hay apartados pendientesSi se marca, esta opcin permite que los usuarios renueven libros con solicitudes pendientes de apartado. Predetermnado es sin marcar.
Ver el nombre del usuario en la ventana de ReservasSi no se marca, los cdigos de barras
de los usuarios se muestran en la ventana Reservaciones. Al marcarlo, el ltimo nombre del usuario se ver en la ventana de reservaciones. Predeterminado es marcado.
Reservas pueden iniciar en fechas de cierreSi se marca esta opcin, permite que los usuarios pongan reservas con inicio en las fechas de cierre. Por defecto no est marcado.
Reservas pueden terminar en fechas de cierreSi se marca esta opcin, permite que los
usuarios pongan reservas con trmino en las fechas de cierre. Por defecto no est marcado.
No mostrar aviso de atraso en modo de DevolucinSi se marca, los usuarios sern multa-
*Preferencias - Reglas
Pestaa Reglas
dria controla hacia adelante para enviar avisos de reservas cercanas. Predeterminado es 4 das.
Cobrar ltimas cuotas por libros perdidosSi esta opcin se activa, las ltimas cuotas para
los libros perdidos continan acumulndose hasta el lmite mximo que se indica en las polticas
de items. Para determinar el cobro de cuotas sobre un tem en particular, Elimine la copia o
inclyala como Descartada. El valor predeterminado es DESACTIVADO.
Cargar ltimas cuotas por libros encontradosSi esta opcin se marca, cuando se encuen-
tre un tem perdido, se carga una multa por atraso al ltimo usuario que pidi el libro, por el
perodo transcurrido desde que el tem se perdi hasta cuando se encontr (hasta una Multa
mxima por tem perdido ). Cuando se marca esta casilla, aparecer la ventana Pago de Devolucin por tem perdido, Cargar multa por atraso cuando se encuentre un tem perdido con
una multa por atraso.
Multa devuelta por tem perdidoSe retiene parte de la multa multa al devolver la multa por
Pestaa Reglas
*Preferencias - Reglas
Frecuencia para guardar Log de transaccionesSeleccione Diario, Semanal, Mensual o
Nunca. Los logs archivados se guardan en la carpeta Log, que se ubica en la carpeta compartida
(yyyymmdd).
MensualEl log de transacciones se archiva al inicio de cada mes y se pone en la carpeta
Log con un nombre del tipo Circ Log for month 200501 (yyyymm).
NuncaEl log de transacciones se guarda, pero nunca se archiva. Con esta opcin, el log de
transacciones puede crecer muchsimo; esto puede causar dificultades al tratar de buscar
una transaccin determinada.
Comandos Requieren EspacioSi marca esta casilla requerir que los comandos de la ventana
Circulacin de Alexandria (o los scripts de importacin de transacciones remotas) tengan espa-
cios entre el comando y cualquier tipo de informacin adicional. Por ejemplo, si esta casilla se
marca, Alexandria no podr reconocer el comando F4.50 (un cargo de 4 dlares con 50 centavos). Sin embargo, si entra F espacio 4.50, con un espacio entre F y el 4, entonces Alexandria
podr procesar el comando. Esta preferencia existe para las instituciones que usan cdigos de
barras que inician con caracteres alfabticos; de modo que al importarlos, no se confundan con
comandos. Esta preferencia se configurar automticamente si en su base de datos tiene cdigos
de barras o tems temporales que inicien con un carcter alfabtico.
Alerta para copias de diferentes bibliotecasAl marcarlo, aparecer un mensaje de adver-
Pestaa Recibos
*Preferencias - Reglas
Primeros Pasos:
Paso 1.
Use esta preferencia que los recibos se impriman en forma automtica. Siempre puede usar
el comando <D> para imprimir recibos de transacciones.
Pestaa Recibos
Imprimir siempre recibos al prestarSi se marca, Alexandria imprimir un recibo para cada
tem prestado. Este recibo contiene informacin similar a la que aparece al hacer clic en el botn
Detalles del tem actual. Si est desactivado, los recibos se pueden imprimir en forma manual
usando el comando <D> en la ventana Circulacin al terminar la transaccin.
Imprimir siempre recibos al devolverSi se marca, Alexandria imprimir un recibo con cada
tem devuelto. Este recibo contiene informacin similar a la que aparece al hacer clic en el botn
Detalles del tem actual. Si est desactivado, los recibos se pueden imprimir en forma manual
usando el comando <D> en la ventana Circulacin al terminar la transaccin.
Imprimir siempre recibos al renovarSi se marca, Alexandria imprimir en forma automtica
un recibo para cada tem renovado. Este recibo contiene informacin similar a la que aparece al
hacer clic en el botn Detalles del tem actual. Si est desactivado, los recibos se pueden imprimir manualmente usando el comando <D> en la ventana Circulacin al terminar la transaccin.
Predeterminado: impresin de recibos por apartados en depsitoSi se marca, Alexan-
definido por el usuario y aparece antes del encabezamiento general (o despus del nombre del
usuario en los recibos de apartado en depsito). Este encabezamiento se centrar horizontalmente
y puede tener tantas lneas como lo requiera el usuario. Este campo se usa a menudo para poner el
nombre y la direccin de la institucin o biblioteca.
Esta es una opcin adicional de Alexandria; deber comprar la licencia de registro de una Impresora de recibos para veresta preferencia.
*Imprimir este logo en los recibos de la impresora de recibosLa impresora de recibos usa
papel trmico que puede reproducir imgenes simples con claridad. Para obtener mejores resultados, seleccione una imagen simple de dos colores para que aparezca en los recibos. El logo debe
estar en formato de imagen PNG, BMP, JPG o GIF y, para lograr una calidad ptima, debe tener
dimensiones no superiores a 200 pixeles de ancho por 250 de alto.
Esta es una opcin adicional de Alexandria; deber comprar la licencia de registro de la Impresora de recibos para ver esta preferencia.
Pestaa Cartas
*Preferencias - Reglas
Primeros Pasos:
Paso 1.
Use esta pestaa para personalizar el cuerpo del texto de las cartas (avisos de usuarios)
enviados desde la biblioteca. Esto incluye avisos de atrasos, mensajes de pedido, etc.
Pestaa Cartas
Use el botn Recuperar carta predeterminada para reemplazar el texto predeterminado. Si usa este
botn ubicado en el ngulo superior derecho de la ventana, recuperar todas las cartas predeterminadas.
Carta de circulacinLos siguientes tems estn atrasados. Por favor devulvalos a la biblio-
teca lo antes posible para que otros usuarios puedan ocupar estos recursos.
Apartado en depsitoHay un tem en depsito apartado para usted. Por favor retrelo en la
fecha indicada o se devolver a circulacin general.
PedidoEl siguiente tem se necesita en la biblioteca. Agradeceremos devolverlo a la brevedad.
Aviso de reservasTiene una reserva de los siguientes tems. Los tems reservados se retiran
para acceder al catlogo de la biblioteca. Esta informacin es necesaria para acceder a los detalles
de su estado de usuario que incluyen una lista con los tems que ha recibido, fechas de vencimientos, apartados y reservas que ha solicitado con las fechas de vencimiento y todos los cargos pendientes con la biblioteca. Necesitar esta informacin para poner apartados o reservas si tiene los
permisos para hacerlo. Puede cambiar su nombre de usuario y contrasea usando la aplicacin de
bsqueda de Alexandria o el catlogo web de Alexandria.
Firma mailEst predeterminado en blanco. Normalmente este es el nombre, direccin y nm-
plares de las publicaciones peridicas indicadas. Ms abajo se indican las fechas aproximadas de
los nmeros faltantes. Agradeceremos su envo lo antes posible.
Aviso de circulacinLos siguientes tems estn atrasados. Por favor devulvalos a la biblio-
teca lo antes posibles para que otros usuarios puedan ocupar estos recursos.
Email con aviso de circulacinAviso de su biblioteca.
Pestaa En Trnsito
*Preferencias - Reglas
Primeros Pasos:
Paso 1.
Pestaa En Trnsito
Use la pestaa En Trnsito para configurar el perodo de tiempo predeterminado (en das) que debe
transcurrir para que los items en trnsito o en depsito aparezcan en el informe En Trnsito - Ultimos
recibidos.
Perodo en trnsito promedioUse este campo para configurar el perodo de tiempo (en das)
necesario para que los tems se entreguen de un colegio a otro. El nmero predeterminado es 7.
Perodo de apartado en depsitoPara los tems enviados a un colegio para el usuario En
Trnsito, el perodo de tiempo (das) que los tems se mantendrn Apartados en depsito des-
pus de que se hayan entregado. Esto no se aplica a los tems enviados a un colegio para ser puestos en Apartado en depsito para otros usuarios. El nmero predeterminado es 7.
O T A
Preferencias de Items
Primeros Pasos:
No todas las preferencias en la pestaa Administracin necesitan configurarse inicialmente en Alexandria.
A continuacin se presenta una lista de aquellas que COMPanion sugiere configurar de inmediato:
Step 1.
Step 2.
Step 3.
Ingrese el Prximo Cdigo de Barras de Items que usar en la catalogacin o importacin. Por favor considere que esto debe ser individual para cada colegio/biblioteca/sitio.
Step 4.
Step 5.
Si desea usar los nmeros de clasificacin existentes en vez de tomarlos de las etiquetas de
clasificacin incluidas en los registros MARC importados, marque la casilla Conservar
los Nmeros de Clasificacin Existentes.
Step 6.
Preferencias de Items
Pestaa Administracin
Pestaa Administracin
disponible. Cuando ingrese el nuevo registro de una copia, Alexandria asignar en forma automtica el prximo cdigo de barras disponible (salvo que asigne uno manualmente). Debera
configurar este campo la primera vez que configure Alexandria, de modo que a todas las copias
que agregue, se les asigne un nmero de cdigo de barras de tem que est de acuerdo con su
estrategia de numeracin.
Poltica y Medio
Poltica PredeterminadaUsando este men desplegable, podr configurar la poltica de tem
predeterminada para los registros nuevos que se agreguen. El valor predeterminado es Iterm
Estndar. Si asigna una poltica de tem que posteriormente se elimine del sistema, la Poltica
Predeterminada volver a ser Item Estndar.
Medio PredeterminadoUsando este men desplegable, podr configurar el medio para los
registros nuevos registros agregados. El valor predeterminado es Libro.
Pestaa Administracin
Preferencias de Items
Otras configuraciones
Etiqueta de Nmero de Clasificacin LocalDurante la importacin, si los nmeros de cla-
Algunos distritos mantienen un Catlogo Centralizado con todos los apartados del distrito.
Cuando estos registros se transfieren a una biblioteca individual, cada ttulo puede contener
informacin de apartados de otras bibliotecas del distrito. Esta opcin permite que cada biblioteca importe los registros de apartados que pertenecen slo a esa biblioteca. Los otros registros de
apartados se eliminan automticamente del registro MARC antes de guardarlos.
Preferir Clasificacin LC Si esta casilla est activa al buscar nmeros de clasificacin en un
registro MARC importado, Alexandria buscar primero un nmero de clasificacin de la Biblioteca del Congreso (en la etiqueta 050). Si no lo encuentra, los buscar en otras etiquetas. No marque esta preferencia si usa la clasificacin Dewey. El valor predeterminado es NO.
Nmero de Clasificacin en MaysculasCuando se marca esta casilla, los caracteres alfabt-
para reducir la cantidad de entradas duplicadas en su base de datos, que busca en los tems de su
coleccin local. Cuando crea un registro de tem y esta casilla est marcada, la ventana Asistente
de Ttulo aparecer en lugar del registro de tems vaco y desbloqueado.
Si no desea que aparezca la ventana Asistente para Agregar Ttulo al agregar nuevos tems a la
base de datos, lo puede deshabilitar quitando la marca.
Se puede tambin usar una tecla de acceso directo para esta preferencia, permitiendo al operador
una sola vez usar la funcionalidad en el estado contrario a la actual configuracin.
Al activarla, usando la combinacin de teclas <Alt+Ctrl+N> (Windows) o <Option+Cmnd+N>
(Macintosh) saltar la ventana del Asistente para Agregar Ttulo y llevar al usuario directamente a un nuevo registro de tem desbloqueado en la Vista Item o Vista MARC (la vista predeterminada para la cual haya seleccionado agregar un nuevo ttulo). Alternativamente, si esta
preferencia se desactiva, un usuario puede activar en forma temporal la ventana del Asistente
para Agregar Ttulo usando la combinacin de teclas.
Preferencias de Items
Pestaa Administracin
Paso 2.
Paso 3.
Primer cdigo de barras temporalIngrese el primer nmero del rango de cdigos de barras
que asignar a los tems temporales. Alexandria tratar cualquier cdigo de barras ingresado en el
rango Inicio/Trmino como un tem temporal (si el nmero no ha sido asignado previamente a
un usuario o a un tem). El nmero predeterminado es 90000000.
Ultimo cdigo de barras temporalIngrese el ltimo nmero del rango de cdigos de barras
que desea dedicar a tems temporales. Alexandria tratar los cdigos de barras ingresados en el
rango Inicio/Fin como un tem temporal (si el nmero no ha sido previamente asignado a un
usuario o a un tem). El nmero predeterminado es 99999999.
Poltica predeterminada para tem temporalUse este men desplegable para configurar la
poltica predeterminada que Alexandria debera usar cuando calcule las fechas de atrasos y multas
de los tems temporales (ver Preferencias - Polticas en pgina 89 para mayor informacin). Est
predeterminado el Item Estndar.
Tratamiento Especial
Ver Follett intercalado 2 de 5Marque esta casilla si tiene tems con cdigos de barras Follett
intercalados 2 de 5. Esta configuracin busca todos los cdigos de barras con 10 dgitos y elimina
los ltimos tres dgitos que Follett usa para control. Predeterminado est DESACTIVADO.
Tiene cdigos mutiladosSi se marca, al escanear cdigos de barras con 13 o 14 dgitos, elimi-
nar los primeros cinco caracteres, toma los prximos ocho dgitos e ignora los caracteres restantes. Se activar la casilla Mantener los primeros cinco, asegurando que los primeros cinco
dgitos no se eliminen al usar Tiene cdigos mutilados. Inicialmente est DESACTIVADO.
Cdigos de barras de usuarios con /Al marcarlo, podr usar cdigos de barras de usuarios
que inicien con el carcter /. El comando de circulacin Cambiar cdigo de barras slo estar disponible si est marcado Comandos requieren espacios (ver Pestaa Reglas en pgina 101). Sin embargo, los cdigos de barras se pueden cambiar en la ventana Items y Usuarios.
tems no diseados para Alexandria, puede especificar que se ignoren en forma automtica los
caracteres iniciales. Por ejemplo, si sus cdigos de barras tienen el texto ITM al inicio, ingrese
ITM en el campo Ignora inicio cdigos de barras con. Alexandria ignorar el ITM al inicio de cada etiqueta de cdigo de barras. Si no necesita este elemento, deje el campo en blanco.
nuevos cdigos de barras modifican tanto los caracteres alfabticos como los numricos, incrementan a la derecha, y crecen a la izquierda. Por ejemplo, el cdigo de barras que sigue a aaa999
debera ser aab000. El cdigo de barras zzz999 se transforma en 1aaa000, luego 1aaa001, luego
1aaa002, etc.; eventualmente llegando a 1zzz999, que luego se transforma en 2aaa000. Recuerde
que con esta frmula, (Z + 1 = 1A).
cien con ceros debern ingresarse con los datos si son cdigos de barras escaneables.
Permitir espacios en cdigos de barrasSi se marca, los cdigos de barras escaneados se
probarn para comprobar si son cdigos de barras antes de comprobar si son comandos.
Preferencias de Catalogacin
Primeros Pasos:
Use las Preferencias de Sistema de Catalogacin para configurar la informacin general sobre sus
encabezamientos de catlogo, imgenes de medio predeterminado, y artculos iniciales.
Paso 1.
Paso 2.
Paso 3.
COMPanion recomienda NO modificar los valores predeterminados en la pestaa Fuentes de materia si su biblioteca est ubicada dentro de los Estados Unidos.
Preferencias de Catalogacin
La imagen de medio predeterminada aparecer en la ventana de Circulacin cada vez que aparezca un
tem actual, salvo que un tem tenga una portada que se haya aplicado desde la ventana Administracin
de Item (ver Administracin de Items en pgina 205).
Siga estos pasos para aplicar una nueva imagen de medio predeterminada:
Paso 1.
Seleccione la imagen del medio que desee cambiar en el campo Tipos de Medios, al lado
izquierdo de la ventana. Alternativamente, si desea aplicar una Imagen predeterminada
a todos los medios que actualmente no tienen una, siga los pasos descritos a continuacin.
Paso 2.
Arrastre y suelte la nueva imagen del medio en el campo Imagen de Medio o Imagen
predeterminada a la derecha de la ventana. Las imgenes tambin se pueden pegar en los
campos Imagen de Medio o Imagen predeterminada desde el portapapeles estndar de
su sistema operativo.
Paso 3.
Haga clic en Guardar para aplicar los cambios o Revertir para que no se consideren.
Preferencias de Catalogacin
Preferencias de Catalogacin
Preferencias de Usuarios
Primeros Pasos:
Use las Preferencias del Sistema de Usuarios para configurar las tablas de niveles, imgenes
predeterminadas, polticas, y otra informacin general sobre los usuarios, incluyendo el Servidor de
Usuarios (si tiene la licencia correspondiente).
Paso 1.
Paso 2.
Paso 3.
Paso 4.
Use la pestaa Tabla de Niveles para crear los niveles que existen en su colegio. El cono
Aadir (+) permite agregar un nivel. El cono Eliminar () permite borrar un grado
seleccionado (resaltado).
Paso 5.
Pestaa Reglas
Mantener historial a todos los usuarios Marque esta casilla si desea que Alexandria man-
tenga un historial de todas las transacciones de los usuarios. El valor predeterminado es NO.
Desactivar las fechas de vencimientoSi se marca, Alexandria ignora la Fecha de vencimiento de una tarjeta y oculta el campo en la ventana de administracin de Usuarios.
Control de Autoridades ObligatorioEsto hace que el Control de Autoridades est activo y
obligatorio al agregar usuarios o cambiar campos que son controlados por autoridades. Por ejemplo, Ubicacin, Segunda Ubicacin, y Nivel son controlados por autoridades.
Preferencias de Usuarios
El campo Nivel es una simple lista donde el operador puede ingresar los niveles de su colegio para
ordenarlo e incrementarlo. Este campo tambin es del tipo arrastra y suelta, de modo que los operadores
pueden cambiar el orden del grado/nivel en la medida que sea necesario, cuando se agregan nuevos grados
o se eliminan algunos existentes.
La seleccin principal en el campo Grado ser el nivel de primer grado, el segundo ser el grado siguiente,
etc. Los trminos en la tabla de Grado son completamente personalizables, permitiendo que los
administradores usen los trminos de importacin que deseen.
Ultima fecha d incrementoCuando se realiz la ltima operacin de incremento; la fecha se
Preferencias de Usuarios
Haga clic en el botn Agregar (el smbolo +) para agregar un nuevo nivel a la tabla de grados.
Si desea eliminar un grado de la tabla, resalte (seleccione) el grado que desea eliminar y haga clic en el
botn Eliminar (el smbolo ).
Si desea editar un grado de la tabla, resltelo (seleccinelo) y haga clic en el men desplegable Acciones.
Ultimo gradoEste campo, definido por el usuario indica el nivel mayor (y final) de avance de
los usuarios. El valor predeterminado es Graduado y el campo no se puede dejar en blanco.
Ultimo da de clasesSe usa para contabilizar el grado cuando se importan objetos Student-
Personal cuando usa SIF. Nunca reordene la tabla de grados si est importando con SIF. Cambiando el Ultimo da en el colegio (fecha de graduacin) no avanza un Grado; cambiar un
Grado no cambia la fecha de graduacin.
Avanzar todosEste botn mueve los usuarios al nivel superior en la tabla Grados cada vez
que se presiona. COMPanion recomienda que realice un Archivo antes de usar el botn Avanzar Grado. Si un usuario no tiene grado/nivel definido en el campo Grado, no avanzar.
Preferencias de Usuarios
Primeros Pasos:
Siga estos pasos para aplicar una imagen de usuario diferente:
Paso 1.
Paso 2.
Arrastre y suelte la nueva imagen de usuario predeterminada en el campo Imagen predeterminada del usuario . Las imgenes tambin se pueden pegar en este campo desde el
portapapeles estndar de su sistema operativo.
Paso 3.
Haga clic en Guardar para aplicar sus cambios o Deshacer para descartarlos
Pestaa Administracin
Preferencias de Usuarios
Pestaa Administracin
nada que adquirirn los nuevos miembros que agregue. Use el men desplegable para seleccionar
una poltica de usuario predeterminada diferente. Si despus elimina esa poltica de usuario, la
Poltica Predeterminada quedar como Usuario Estndar.
Prximo Cdigo de BarrasEs el prximo nmero de cdigo de barras de usuario disponible.
Al crear un nuevo usuario, Alexandria le asignar el prximo cdigo de barras disponible (salvo
que le asigne un nmero en forma manual). Debera completar este campo la primera vez que
configure Alexandria de modo que a los nuevos usuarios se les asigne un nmero de cdigo de
barras de usuario coincidente con su estrategia de numeracin.
Preferencias de Usuarios
Pestaa Administracin
Preferencias - Catlogo
Estas preferencias se usan para definir cmo funciona la Estacin de Trabajo de Catlogo cliente (RWS).
Slo necesita configurar estas preferencias si est programando usar la Estacin de Trabajo Catlogo con su
biblioteca.
Primeros Pasos:
Paso 1.
Seleccione Timeout de Catlogo (el tiempo que pasa hasta que el Catlogo limpia la informacin en la ventana y se posiciona para una nueva bsqueda).
Paso 2.
Marque o desmarque las casillas y cambie los mens desplegables para definir los privilegios permitidos a los usuarios cuando acceden al Catlogo Alexandria. Por ejemplo, marcando la casilla Suena Como, si un usuario escribe (gost) y no hay un resultado, se
consultar al usuario si se realiza la bsqueda Suena Como y si es, encontrar todos los registros con la palabra ghost.
Paso 3.
Si desea que la disponibilidad est limitada a lo que tiene en su biblioteca, marque la casilla Limitar la Disponibilidad de Copia al Cdigo ID de la Biblioteca.
Pestaa Interfaz
Use estas preferencias para configurar los valores predeterminados de su Estacin Catlogo; estas
preferencias se usarn como valores predeterminados para cada Estacin de Trabajo Catlogo que se
conecte a su Estacin de Datos.
Preferencias - Catlogo
Pestaa Interfaz
Visualizar Registros MARCSi se quita la marca, el hiperlink Ver Registro MARC que apa-
terminado es SI.
Aviso Suena ComoMarque esta casilla si desea que aparezca una ventana cuando una bsqueda no encuentra coincidencias. La ventana recordar al usuario que existe la bsqueda Suena
como, que algunas veces encuentra coincidencias y otras no.
Limitar la Disponibilidad de Copia por Cdigo ID de BibliotecaSi se marca, el Catlogo
slo mostrar las copias disponibles que tengan coincidencia en el cdigo ID de biblioteca.
Ver Enlaces Amazon.com en los Detalles de BsquedaElija si desea que aparezcan los
enlaces a Amazon.com en la parte inferior de la ventana de Detalles del Catlogo. Si una bsq-
ueda termina con xito, haciendo clic en el enlace grfico (ver a la izquierda) abrir el explorador
web de Amazon con las coincidencias ms cercanas.
Ver Disponibles en Listas Guardadas en Biblioteca LocalSi se marca, la opcin de impre-
sin simple para listas guardadas en el Catlogo incluir un smbolo que indica que el tem en el
Catlogo tambin est disponible en una biblioteca local.
No Ver la Disponibilidad de TtuloSi se marca, el Catlogo no mostrar la disponibilidad de
ttulo en la lista de resultados de bsqueda.
Ver Derechos de Autor en ResultadosSi se marca, el Catlogo incluir una informacin de
derechos de autor del tem (si est disponible) en la ventana de resultados de bsqueda.
Ver Lexile en ResultadosCuando esta casilla se marca, el Catlogo incluir informacin
Lexile del tem (si est disponible) en la ventana de resultados de bsqueda.
Ver Nivel de Lectura en ResultadosSi se marca esta casilla, el Catlogo incluir informacin
sobre el nivel de lectura del tem (si est disponible) en la ventana de resultados de bsqueda.
Mostrar el Indicador Lexile en las Listas GuardadasSi se marca, aparecer un indicador al
lado de cada ttulo, mostrando si el Lexile del usuario actual es superior, igual, o inferior.
Ver Imgenes de ItemSi se marca esta casilla, se mostrar siempre una imagen del tem en la
ventana del Catlogo; si el tem no tiene su propia imagen, se usar la imagen predeterminada del
tem de Alexandria. Si esta casilla no se marca, nunca se mostrar la imagen de un tem en los
resultados de bsqueda o en la ventana de detalles.
Pestaa Interfaz
Preferencias - Catlogo
Ver Bsqueda LexileUse este men desplegable si desea ver la informacin de bsqueda
Lexile:
Lexile/Ayuda sin marcarPermite que los usuarios usen la funcin Aydame a encontrar un libro, que el predeterminado es NO MARCADO.
Lexile/Help marcadoPermite que los usuarios usen la funcin Aydame a encontrar
un libro, que el determinado es MARCADO.
Ocultar Lexile/AyudaSeleccinelo si no desea usar la funcin Aydame a encontrar
un libro; quienes no usan Lexile desearn que este elemento no est disponible en esta
dria para interrumpir la sesin. Si un usuario abandona la Estacin de Trabajo, el Catlogo retendr esta investigacin hasta que el contador termine y reinicie la ventana a su estado inicial. El
valor predeterminado es de Tres Minutos.
Treinta segundos antes de reiniciar, aparecer una ventana de advertencia para que el usuario cancele. Si el usuario no responde, se reinicia segn lo programado. Si el usuario cancela, el contador
se reinicia.
Si no desea que el Catlogo se reinicie cuando no se ocupa, seleccione Nunca en este men desplegable.
Idioma PredeterminadoEsta configuracin permite configurar el idioma usado cuando la
Estacin de Catlogo se inicia o reinicia. El valor predeterminado est dado por su cdigo de activacin. En los Estados Unidos est configurado como Ingls.
Mximo de AciertosEs la cantidad mxima de ttulos que se devuelven en una bsqueda.
Ordenar Resultados porEste men predetermina el orden de los resultados de bsqueda para
el Catlogo. Puede elegir entre Ttulo, Autor, y Nmero de clasificacin.
Agenda de Direcciones de bsquedaEste men predetermina la agenda de direcciones que
se usar en una Estacin de Trabajo Catlogo. La seleccin predeterminada ser siempre la
Agenda de Direcciones Estndar.
Coleccin LocalEste men predetermina la coleccin en la cual busca el Catlogo.
Mximo de Resultados por PginaEste men configura la cantidad mxima de resultados
de bsqueda que se vern por pgina durante una bsqueda en el Catlogo. Los rangos vlidos
estarn entre 10 y 100.
Agenda de Direcciones Z39.50Este men desplegable permite seleccionar el servidor prede-
terminado que se usar durante una bsqueda Z39.50 en una Estacin Catlogo de Alexandria.
Preferencias - Catlogo
Pestaa Reglas
Primeros Pasos:
La pestaa Reglas controla lo que los usuarios pueden o no pueden hacer. Piense bien su seleccin para
prevenir los problemas cuando los usuarios traten de acceder a ciertas reas.
Paso 1.
Paso 2.
Marque o quite la marca a las casillas para definir los privilegios permitidos a los usuarios
cuando accedan al Catlogo Alexandria.
Paso 3.
Se sugiere que slo marque Requiere ID/Contrasea si desea que el acceso para ver el
catlogo quede limitado slo a sus usuarios.
Pestaa Reglas
La pestaa Reglas determina las acciones de bsqueda y circulacin general que un usuario puede realizar
desde una Estacin de Trabajo Catlogo.
Pestaa Reglas
Preferencias - Catlogo
Usuarios Pueden Controlar su Estado y DetallesEsta casilla permite que los usuarios con-
trolen su estado desde la Estacin de Trabajo Catlogo. El informe del estado del usuario incluye
informacin sobre cules tems ha pedido, tiene en apartado, o en reserva. Si esta configuracin se
activa, los usuarios podrn cambiar sus propias contraseas.
Permitir que los Usuarios Soliciten ContraseaPermite que los usuarios soliciten una con-
bre de usuario.
Permitir que los Usuarios Editen su Informacin PersonalSi no se marca, los usuarios no
podrn editar la informacin personal cuando usen el Catlogo. La edicin del usuario requiere
que ste tenga un cdigo de barras y una contrasea. Si esta configuracin se activa, los usuarios
podrn cambiar sus propias contraseas, direcciones, nmeros de telfono, y direcciones email.
Usuarios Pueden Renovar ItemsSi no se marca, los usuarios no podrn realizar renovacio-
nes desde la web de items que tengan en prstamo. Las renovaciones requieren el cdigo de barras
del usuario y una contrasea.
Permitir ApartarSi no se marca, los pedidos de apartado de los usuarios desde la Estacin de
Trabajo Catlogo se desactivan. Los pedidos de apartado desde el Catlogo requerirn un cdigo
de barras de usuario y una contrasea.
Permitir al Usuario Eliminar ApartadosSi se marca, y las polticas lo permiten, un usuario
usuario y una contrasea. Si no se marca, cualquier usuario de internet en el mundo tiene la capacidad de buscar en su coleccin de catlogo a travs de la direccin IP de la Estacin de Datos.
Permitir que el Usuario vea sus DetallesEsta casilla permite que los usuarios controlen su
estado desde el explorador de Catlogo. El informe del estado del usuario incluye informacin
sobre los tems que ha pedido, apartado, reservado.
Permitir Guardar la CestaSi no se marca, queda desactivada la opcin web Guardar Cesta.
Permitir ReservasSi no se marca, la solicitud de reservas desde la Estacin de Trabajo Catl-
ogo se desactivan. Los usuarios tienen que ingresar su cdigo de barras y contrasea para hacer
una reserva.
Preferencias - Catlogo
Pestaa Auto-Ocultar
Pestaa Auto-Ocultar
Los ttulos o copias se pueden ocultar en forma automtica en el Catlogo y se pueden ver nuevamente de
segn los cambios que experimente su estado. Por ejemplo, si la casilla de estado Perdido se marca (ver
ms adelante), se ocultar un tem designado como Perdido; si se encuentra y se devuelve en una fecha
posterior, se volver a ver. Los titulos o copias que ya se hayan marcado con No Mostrar en el Catlogo,
no se vern afectados.
Los ttulos tambin se pueden ocultar automticamente en el Catlogo cuando todas las copias asociadas
estn ocultas (en forma automtica o no). Los ttulos que se encuentran ocultos en forma automtica se
mostrarn si se muestra cualquier copia asociada, pero no sucede as con los ttulos ocultados en forma
manual.
Ocultar los Ttulos en Forma AutomticaSe ocultan los ttulos en forma automtica si todas
las copias asociadas se ocultan; los ttulos ocultados en forma automtica se mostrarn si cualquier copia asociada se muestra. Ocultar los ttulos en forma automtica tiene efecto siempre
que las copias estn ocultas/visibles en forma automtica o manual, pero los ttulos que se hayan
ocultado en forma manual permanecern ocultos.
Pestaa Auto-Ocultar
Preferencias - Catlogo
Preferencias - Catlogo
Pestaa Auto-Ocultar
Puede agregar tantos enlaces como desee usando la ventana Nuevo Enlace. Asegrese de Guardar
cada uno de los enlaces. Cuando haya terminado podr hacer clic en Cancelar para cerrar la ventana Nuevo Enlace.
Los enlaces que ha agregado aparecern en la seccin Enlaces de la pestaa Pgina de Inicio Generada de Alexandria, mostrando su Descripcin y URL.
Editar EnlaceResalte (seleccione) un enlace de la seccin Enlaces de la
Pgina de Inicio Generada de Alexandria y haga clic en este botn para editar la Descripcin del Enlace y el Enlace
URL existentes.
Enlaces de la
rada de Alexandria y haga clic en este botn para borrar el enlace existente.
Pgina de Inicio
Gene-
Preferencias de Operadores
Primeros Pasos:
La pestaa Operadores contiene una lista de operadores creados a los cuales con un nivel de seguridad.
Paso 1.
Paso 2.
Si tambin desea que se solicite una contrasea al salir de la ventana de Inicio de Sesin,
marque la casilla Requiere Contrasea para Salir de la Ventana de Inicio de Sesin.
Pestaa Operadores
La pestaa Operadores permite configurar y crear operadores de Alexandria, cada uno con su nivel de
seguridad propio y nico (o idntico). Aunque puede tener operadores con niveles de seguridad duplicados
no puede duplicar los nombres de los operadores.
Esta ventana contiene un campo Operadores de Alexandria, que es bsicamente una lista con el
Nombre y Nivel de Seguridad de los operadores Alexandria existentes. Puede seleccionar (resaltar)
cualquiera de los operadores contenidos dentro de esta lista para editar su informacin o eliminarlos
completamente.
En la parte superior de la pestaa se encuentra la casilla Requiere que los Operadores se Logeen. Es
muy recomendable usar contraseas y seguridad. La configuracin predeterminada tiene las contraseas/
seguridad apagadas.
Esta pestaa tambin contiene los botones Agregar Operador (+), Eliminar Operador (), y
Acciones (ubicados en la parte inferior izquierda de la ventana); estos botones permiten crear, eliminar, y
editar operadores Alexandria.
Preferencias de Operadores
Pestaa Operadores
Activacin de la Seguridad
Marque la casilla Requiere que los Operadores se Logeen en la pestaa Operadores para activar la
seguridad de Inicio de Sesin de Alexandria. Al marcar esta casilla, Alexandria solicitar un nombre de
usuario y una contrasea opcional1 cada vez que se lanza el programa y est marcada esta casilla,
Alexandria forzar a crear un nivel de operador de Administrador que se puede editar, pero no se puede
eliminar. Para las bibliotecas nuevas, la configuracin predeterminada tiene sin marcar Requiere que los
Operadores se Logeen.
Use la casilla de Requiere Contrasea para Salir de la Ventana de Inicio de Sesin para forzar a los
operadores a proporcionar una contrasea Salir de la ventana Inicio.
Para activar de inmediato la ventana de seguridad Inicio de Alexandria (o para acceder a Alexandria como
un operador diferente) elija Reiniciar o Cierre de Sesin en el men Archivo.
Cuando aparece la ventana Inicio de Alexandria (o Sustitucin de Permiso2) ingrese Nombre de
usuario y Contrasea y haga clic en Iniciar (o en OK) para acceder a Alexandria.
El nombre de usuario y todos los intentos de login fallidos se registrarn en el Log de Transacciones.
1.Este campo no se solicitar si no se cre una contrasea al crear un nuevo operador en la ventana Agregar Operador (pgina 137).
2.Si tiene privilegios restringidos de seguridad, el Cierre de Sesin o Reinicio en el men Archivo abrir la ventana Sustitucin de
Permiso. Para mayor informacin sobre la Sustitucin de Permiso y cmo se usa, vea la informacin contenida en pgina 183.
3.Algunos niveles de seguridad requieren los permisos adecuados para realizar un Reinicio.
Pestaa Operadores
Preferencias de Operadores
Agregar Operadores
Haga clic en el botn Agregar Operadores (el cono +), o use <Cmnd+N> (Macintosh) o <Ctrl+N>
(Windows), para agregar un nuevo operador a Alexandria. Aparecer la ventana Agregar Operador
solicitando que proporcione la informacin para un nuevo operador.
papeles de su sistema operativo (esto se hace normalmente con comandos tales como Seleccionar
Todo, Copiar, y Cortar con el men Edicin en el programa). Retroceda a la ventana Agregar
Operador de Alexandria y elija Pegar Fotografa de Usuario haciendo clic en el botn derecho (o Ctrl-clic usando un mouse de un botn) en el campo fotografa del usuario. La imagen
debera aparecer ahora en la zona ubicada a la derecha de los campos de informacin.
1.Si elije un nombre de usuario que ya est en uso, Alexandria solicitar que elija otro.
2.Las contraseas no son sensibles a las maysculas. Los caracteres en mayscula o minscula coinciden. Por lo tanto puede dejar el
campo Contrasea en blanco (significando que un operador no requiere contrasea para un Log In), esto no es recomendable.
3.Los operadores windows requieren tener Apples QuickTime instalado para ver algunos formatos de imgenes.
Preferencias de Operadores
Pestaa Operadores
Al hacer clic en el botn OK, el nuevo Nombre de operador y Nivel de Seguridad aparecern en el
campo de Operadores de Alexandria de la pestaa Operadores.
Eliminacin de Operadores
Para eliminar un operador Alexandria, seleccione (resalte) el Nombre del operador en el campo Operadores
Alexandria y haga clic en el botn Eliminar Operador (el cono ); al solicitar si desea borrar el
operador, elija Si. Si tiene operadores con niveles de seguridad distintos a Administrador (por ejemplo,
Bibliotecario o Ayudante) no podr eliminar al Administrador de Distrito/Biblioteca salvo que exista otro
Administrador de Distrito/Biblioteca.
Editar Operadores
Puede editar el nombre de usuario, contrasea, direccin de correo, y nivel de seguridad de cualquiera de
los operadores de Alexandria existentes. Para editar la informacin de un operador existente, haga doble
clic en el nombre del operador en el campo Operadores de Alexandria. Alternativamente, puede
seleccionar (resaltar) el nombre del operador en el campo Operadores de Alexandria y seleccionar
Editar Operador en el men Acciones (ubicado en el ngulo inferior izquierdo de la ventana). Haciendo
esto, la ventana Editar Operador (similar a la ventana Agregar Operador descrita en pgina 137).
Usando esta ventana podr cambiar cualquiera de los campos de informacin del operador. Si tiene
Operadores de Alexandria con niveles de seguridad distintos al de Administrador (por ejemplo,
Bibliotecario o Ayudante) no podr cambiar o eliminar el nivel de seguridad del Administrador de
Distrito/Biblioteca, salvo que exista un Administrador de Distrito/Biblioteca adicional.
Preferencias - Seguridad
Primeros Pasos:
Esta preferencia se usa para asignar los niveles de acceso de los operadores. El nivel de acceso de un
operador determina cules operaciones est autorizado para realizar. El panel izquierdo de la ventana
muestra una lista de los distintos grupos de seguridad que se pueden establecer.
El primer operador que debera establecerse es el Administrador de Biblioteca. Este operador una vez
que se establece, no se puede borrar hasta que otra persona ingrese como administrador. No se olvide de
crear una login y contrasea para este operador ya que debe usarse para examinar, editar, agregar o borrar
operadores registrados y agendas de direcciones.
yendo examen y cambio de operadores registrados. Los operadores con este nivel de seguridad
slo pueden editar preferencias de las colecciones que les han sido asignadas.
BibliotecarioAcceso completo a todo al control y configuracin dentro de Alexandria salvo la
capacidad de examinar operadores registrados y Agendas de Direcciones.
Personal de BibliotecaAcceso a todas las funciones de sistemas e informes, excepto Preferen-
cin (B) en pgina 193). En este nivel de seguridad, la sustitucin de las multas se registra en
forma automtica sin oportunidad de aceptar el pago, o perdonar/ajustar las multas. Las multas
an se muestran en el log de transacciones.
Preferencias - Seguridad
Pestaa(s) de Seguridad
Pestaa(s) de Seguridad
Las opciones contenidas en las pestaas de la ventana de preferencias Seguridad permiten que un
administrador modifique los niveles de seguridad existentes o cree nuevos niveles para operadores de
Alexandria. El nivel de seguridad de un operador determina cules operaciones puede realizar..
Alexandria tiene varios niveles de seguridad estndar. Desde Administrador de Distrito hasta niveles de
seguridad como Autoservicio. Administrador de Distrito es el menos restrictivo y permite el acceso
ilimitado a las preferencias y configuraciones de Alexandria. Estudiante Ayudante es el nivel de seguridad
con ms restricciones, ya que permite slo que los usuarios exploren la base de datos.
Alexandria permite que los operadores creen sus propios niveles de seguridad personalizados trabajando
sobre una lista de permisos.
Hasta que se configura un operador Administrador de Distrito o Administrador de Biblioteca y activa
Requiere que los Operadores se Logeen, Alexandria trabaja con todos los privilegios de
administracin. Administrador es el nico nivel de seguridad que permite crear nuevos operadores de
Alexandria. Una vez que se ha establecido un Administrador, si no hay otro nivel de seguridad
seleccionado, el nivel de acceso predeterminado ser el de administrador.
Si la casilla Requiere que los Operadores se Logeen se encuentra marcada (ver Activacin de la
Seguridad en pgina 136 para mayor informacin), puede seleccionar Reiniciar o Cierre de Sesin en el
men Archivo para acceder a Alexandria como operador con otro nivel de seguridad.
Pestaa(s) de Seguridad
Preferencias - Seguridad
NOTA:
En forma predeterminada,
slo el Administrador de
Distrito y de Biblioteca
pueden agregar,
personalizar o editar
niveles de seguridad
existentes.
Si desea crear un nuevo nivel de seguridad basado en uno ya existente, seleccione (resalte) el nivel de
seguridad que desea duplicar en el campo Grupo de Seguridad, y seleccione Duplicar (Cmnd/Ctrl+D) en
el men Acciones.
Tambin podr elegir crear un nuevo nivel de seguridad que no est basado en ninguno de los existentes en
su sistema. En esta instancia, algunos operadores encontrarn ms fcil tener todas las opciones de
seguridad activadas o desactivadas cuando creen un nuevo nivel de seguridad desde cero. Elija Si para tener
todos los accesos activados, y No para desactivarlos.
Despus de haber creado/duplicado con xito un nuevo nivel de seguridad, el nombre aparecer en el
campo Grupos de Seguridad de la ventana Seguridad.
Desde este punto en adelante, podr tratar el nuevo nivel de seguridad como lo hara con cualquier nivel de
seguridad existente. Se puede editar, cambiar de nombre, o se eliminar completamente del sistema.
Preferencias - Seguridad
Pestaa(s) de Seguridad
Usando los mens desplegables contenidos dentro de estas pestaas, puede activar o desactivar permisos de
seguridad especficos para el nivel de seguridad existente. Por ejemplo, si est creando un nivel de seguridad
personalizado que permita a los operadores importar rdenes de compra, entonces seleccione Importar,
Exportar y Operaciones Especiales del men desplegable Circulacin en la pestaa de la Seccin 2 .
Cuando haya terminado de editar todos los permisos de seguridad, haga clic en Guardar para mantener
sus cambios, o Deshacer para descartarlos. Se le solicitar que Guarde o Deshaga antes de cambiar a
otro nivel de seguridad o de abandonar la ventana Seguridad.
1.En trminos tcnicos, alternar (toggle) significa alternar entre dos o ms opciones electrnicas, mecnicas o relacionadas con computacin, usualmente con la operacin de un solo interruptor, men desplegable, o tecla (por ejemplo, alternar hacia atrs y hacia
adelante entre dos ventanas en la pantalla.
O T A
Primeros Pasos:
Las agendas de direcciones permiten que las Estaciones de Trabajo Librarian y Catlogo se comuniquen
con otras Estaciones de Trabajo de Alexandria en un grupo de bibliotecas. Con las caractersticas
opcionales Z39.50 o red de rea amplia (WAN) de Alexandria, tiene garantizado el acceso a estas
colecciones de biblioteca interconectadas. Si la nica coleccin de biblioteca a la cual requiere acceder es la
que est almacenada en su Estacin de Datos principal o no tiene licencia para WAN o Catlogo
Centralizado, no tendr necesidad de configurar agendas de direccionesAlexandria se configurar por
defecto en la forma apropiada.
Cada Estacin de Datos tiene una agenda de direcciones llamada Agenda de Direcciones Estndar.
Esta Agenda de Direcciones contiene todos los tems inventariados en su coleccin. Puede no editar o
eliminar la Agenda de Direcciones Estndar.
Al usar el Catlogo en Preferencias de Sistema, podr seleccionar la Agenda de Direcciones
predeterminada que buscarn todas las Estaciones de Trabajo Catlogo conectadas a su Estacin de Datos.
Aun ms, cada Estacin de Catlogo que se conecte a su Estacin de Datos puede personalizarse en forma
individual (usando el botn Config) para buscar una agenda de direcciones especfica.
En una Estacin de Trabajo Catlogo, su Coleccin Local (o sea, la direccin contenida en la Agenda de
Direcciones Estndar) se ver siempre al inicio de la lista Bsqueda de Biblioteca, seguida por grupos
y entradas individuales (listadas alfabticamente). Si no desea que aparezca una Agenda de Direcciones
en esta lista, seleccione Ocultar en Catlogo u Ocultar en Todas Partes en el men desplegable
Disponibilidad (cuando Agrega o Edita una Direccin).
1.Cuando arrastra una Direccin desde una Agenda de Direcciones a otra, la Direccin se copiar siempre. Si desea eliminar una direccin de la Agenda de Direcciones que se copi, use el botn Eliminar ().
Haga clic en el botn Agregar Agenda (+) en la parte inferior izquierda de la ventana
de preferencias Agenda de Direcciones o <Cmnd+N> en Macintosh, <Ctrl+N> en Windows.
Paso 2.
Paso 3.
Paso 4.
Paso 5.
NOTA:
Las instituciones y colegios
que estn detrs de un
firewall necesitarn abrir
los puertos
1025 y 30427
para que sus colecciones
sean accesibles.
Paso 2.
Haga clic en el botn Agregar Direcciones (+) ubicado bajo la seccin Direcciones
de la ventana Agenda de Direcciones.
Paso 3.
Paso 4.
Usando la ventana Agregar Direccin de Sitio, elija el tipo de direccin que desea agregar desde el men desplegable Tipo de Direccin. Las opciones de la ventana Agregar
Direcciones de Sitio variar dependiendo del Tipo de Direccin que elija. Algunos
Tipos de Direcciones pueden no estar disponibles si sus datos no estn registrados para
una determinada caracterstica o mdulo (por ejemplo, Sitio Z39.50).
Estos diferentes Tipos de Direcciones se describirn en la Seccin Agendas de Direcciones del Wiki Online de Alexandria.
Paso 5.
Si va a agregar una direccin adicional despus de haber terminado aquella en la cual est
trabajando, marque la casilla Mantener la Ventana Abierta Despus de Agregar.
Paso 6.
Paso 7.
Una vez que haya realizado todos los cambios en Agenda de Direcciones, haga clic en el
botn Agregar. Luego haga clic en el botn Guardar en la ventana Agenda de Direcciones para guardar todos sus cambios o Deshacer para deshacerlos todos.
Tipos de Direcciones
Elija Estacin de Datos Alexandria, Estacin de Datos Textbook Tracker, Sitio Z39.50, Sitio de
Diccionario, o Agenda Incorporada como la direccin que desea agregar desde el men desplegable Tipo
de Direccin. Los campos de textos y los mens desplegables de la ventana Agregar Sitios de Direcciones
variarn dependiendo del Tipo de Direccin que elija. Estas son las configuraciones de Tipo de Direccin:
DisponibilidadUse el men desplegable para determinar si esta direccin estar disponible
para todos, oculta de cada Estacin de Trabajo Catlogo conectada, u oculta para todos. Esta
seleccin est disponible para todos los tipos de direcciones.
NombreUse este campo para dar un nombre a su nueva agenda de direcciones (por ejemplo,
Biblioteca Central, o Mi Estacin de Datos). Est disponible en todos los tipos de direcciones.
Direccin IPEs la direccin IP de la mquina a la que est tratando de conectarse. Deje este
campo en blanco si slo desea buscar en su coleccin local (por ej., su Estacin de Datos). Este
campo est disponible para todos los tipos de direcciones excepto para Agenda Incorporada.
Cdigo IP BibliotecaUna Estacin de Datos de Catlogo Centralizado puede alojar mltiples
colecciones bajo una direccin IP esttica. Quienes usan el Catlogo Colectivo pueden ocupar el
campo Cdigo IP Biblioteca para especificar una biblioteca, que se pueda buscar en la base de
datos. Est disponible slo en direcciones de base de datos Alexandria y Textbook Tracker.
Por ejemplo, si existen 10 colecciones de bibliotecas diferentes, todas guardadas en una Estacin
de Datos con Catlogo Centralizado. Para crear una direccin individual para cada una de estas
10 colecciones, necesitar distinguirlas una de otra. Debido a que esas colecciones usan todas la
misma direccin IP, necesitar proporcionar a cada direccin un cdigo para identificar la biblioteca. Si elije una direccin con un Cdigo de Identificacin de Biblioteca especfico, entonces
slo buscar en esa biblioteca (y no en todas las colecciones del Catlogo Centralizado). Slo est
disponible en los tipos de direccin de Estacin de Datos Alexandria y Textbook Tracker.
AutentificacinUna opcin es un Cdigo de Autentificacin, que es un nivel adicional de
seguridad para los usuarios Alexandria. Si desea que slo Estaciones de Datos especficas y predeterminadas se conecten a la(s) bibliotecas de su(s) estacione(s) de datos, puede requerir que tengan un Cdigo de Autentificacin que usted cree e ingrese en este campo. Este cdigo se puede
cambiar en cualquier momento y debe coincidir con el Cdigo de Autentificacin de la Estacin de Datos para que los sistemas externos busquen la Estacin de Datos o biblioteca indicada.
Est slo disponible en los tipos de direcciones Alexandria y Textbook Tracker.
Base de DatosLos usuarios pueden ser ruteados a una base de datos Z39.50 que hayan indicado en este campo. Esta seleccin slo est disponible para el Sitio Z39.50.
PuertoEs el puerto requerido por Alexandria para realizar una bsqueda con xito en la base de
datos Z39.50 indicada. Est predeterminado el puerto 210. Esta seleccin slo est disponible
para Diccionario y Sitio Z39.50.
Operador y ContraseasAlgunos servidores Z39.50 requieren operador y contrasea. Si sabe
cules son, indquelos. Recuerde que los nombres de operador y contraseas son sensibles a las
maysculas. Estos campos slo estn disponibles para Diccionario y Sitio Z39.50.
Tratar como Grupo de BsquedaEsta seleccin se puede usar de dos formas. Los operadores
pueden arrastrar y soltar agendas de direcciones en la ventana direcciones de las agendas existentes
para crear submenussi ha marcado Tratar como Grupo de Bsqueda, entonces las bsquedas
se realizan en todas las Estaciones contenidas dentro de los campos de Agendas (incluyendo submens y grupos). Esta casilla slo est disponible para direcciones de la Agenda Incorporada.
Mantener la Ventana Abierta despus de AgregarSi va a agregar varias direcciones, marque esta casilla para mantener la ventana Agregar Direcciones de Sitios abierta despus de
haber agregado una direccin. Esta casilla est disponibles en todos los tipos de direcciones.
Registros Computerizados
Antes de ir ms all, ser til comprender algunos conceptos bsicos sobre registros computarizados. Para
intercambiar informacin, entre diferentes programas (o incluso diferentes sistemas computacionales), es
necesario obtener informacin en un formato que programas diferentes puedan entender. El estndar,
llamado ASCII1, se usa ampliamente para intercambiar informacin entre diferentes programas y sistemas
operativos. Algunas veces el archivo ASCII se llama archivo de texto (*.txt) debido a que su contenido es
informacin de texto.
Los archivos ASCII contienen dos tipos de caracteres: caracteres estndar visibles como son los nmeros y las
letras del alfabeto, y caracteres especiales que se llaman Caracteres de Control2. Los Caracteres de
Control se usan para propsitos especiales como controlar la pantalla o interpretar la informacin del
archivo. Si tiene datos computerizados, es posible que est familiarizado con los caracteres de control <tab>
y <enter> que se usan para hacer que el texto sea ms legible.
Los sistemas de informacin, usan los trminos campo, registro, y archivo. Un campo es la unidad de
informacin ms pequea almacenable. Un ejemplo de campo es el ttulo de un libro. Un registro es un
grupo de campos relacionados. Muchos registros del mismo tipo guardados en conjunto forman un
archivo. Por ejemplo, en un archivo de nombres, un registro consiste en los campos Nombre y Apellido.
Un archivo ms complejo podra incluir registros con otros campos como Telfono y Direccin. En
otras palabras, los registros contienen campos con informacin y los archivos que contienen muchos registros.
En el mundo de las bibliotecas, existe un mtodo muy bien definido de intercambiar informacin
bibliogrfica entre los computadores. Este formato se llama MARC (por MAchine-Readable
Cataloguing=Catalogacin Legible por Mquina). Otro formato de MARC es el llamado MicroLIF
(Microcomputer Library Information Format = Formato de Informacin de Biblioteca para
Microcomputadores). Alexandria est programada para reconocer archivos MARC y MicroLIF en forma
automtica durante la importacin. Tambin puede exportar en ambos formatos.
Adems de importar y exportar registros MARC y MicroLIF, Alexandria puede importar y exportar
archivos con formato delimitado-por-tabulacin. Este formato se puede usar para intercambiar
informacin con otros programas que utilizan estndares MARC ms complejos. La mayora de los
programas de procesamiento de bases de datos, hojas de clculo y procesadores de texto en computadores
personales aceptan archivos en formato delimitado-por-tabulacin.
1.Cdigo Estndar Americano para Intercambio de Informacin (ASCII).
2.Debido a que los caracteres Tab y <Enter> no son visibles, estn representados en esta gua como <tab> y <return>.
Registros Delimitados-por-Tabulacin
Registros Delimitados-por-Tabulacin
Un mtodo muy comn de intercambiar informacin de registros entre programas es el archivo ASCII
delimitado-por-tabulacin. En el formato delimitado-por-tabulacin, los campos estn separados por el
carcter de control <tab> y el final del registro contiene el carcter de control <<Enter>>.
Juan Carlos<tab> Rodguez<return>
Antonia<tab> Gmez<return>
Nombre<tab> Apellido <return>
El ###* no significa nada, sino una combinacin de caracteres poco usual, difcil de encontrar al inicio de
la mayor parte de los archivos. Si Alexandria descubre ###* al inicio del archivo, asume que el archivo est
en un formato familiar.
- N
O T A
Registros Delimitados-por-Tabulacin
En el ejemplo anterior, los cdigos de campo de encabezamiento 1000, 1007, 1006 especifican
que los campos estn ordenados por cdigos de barras, nombre, apellido. Un registro de tem tendr un formato similar, salvo que se usarn diferentes cdigos de campo y diferentes tipos de
informacin de campo (por ejemplo, ttulo o autor del tem).
Una forma simple de estudiar estos formatos es exportar algunos registros y luego examinar el archivo de
exportacin con COMPedit, el procesador de textos integrado de Alexandria.
Si exporta desde Microsoft Works, ver que Works tambin pone un encabezamiento al inicio de sus
archivos. Este encabezamiento contiene los ttulos de las columnas en el archivo que ha exportado. Si lo
desea, puede abrir su archivo de exportacin con Works y reemplazar el encabezamiento Works con un
encabezamiento Alexandria vlido. Si no lo hace manualmente, deber asegurarse que selecciona los
campos correctos en la ventana de Correlacin de Campos en Alexandria.
Durante la importacin, Alexandria trata de ubicar un registro que coincida con el registro nuevo
importado. Si lo encuentra (y la casilla Permite Actualizacin de Usuarios est marcada en
la pestaa Configuracin de Usuarios de la ventana Importacin de Datos), el registro
existente se actualiza con la informacin importada. Si Permite Actualizacin de Usuarios
no est marcada, se ignoran los registros de importacin coincidentes. Si no hay registros que
coincidan, se crea un nuevo registro.
Al ver los registros coincidentes, Alexandria controla en primer lugar el cdigo de barras de los
usuarios, luego el ID comunitario, luego el ID gubernamental. Si no existe una coincidencia, el
registro importado se considera un nuevo registro. A los registros nuevos se les asignan cdigos
de barras y polticas basados en la configuracin de la ventana Importacin de Datos.
Alexandria v6 acepta los usuarios de Alexandria v3 para que exista compatibilidad con sistemas
de transferencia de datos anteriores.
1.El designador de archivo son dos caracteres seguidos por dos nmeros. La letra nunca es una O por lo tanto siempre 0 es cero.
Paso 2.
Paso 3.
Haga clic en el botn Agregar (+), en la parte inferior izquierda del panel con la pestaa Rpida para poner uno (o ms) archivos de importacin en la cola de importacin.
Use la ventana de exploracin estndar para ubicar y seleccionar el archivo que desea agregar a
la cola de importacin. Una vez que resalte el archivo, haga clic en Abrir para agregarlo a la lista.
Tambin puede agregar archivos de importacin de usuarios arrastrndolos y soltndolos en la
cola de importacin de datos.
- I
M P O R T A N T E
Paso 5.
Use el men desplegable Tipo de Campos para especificar los Campos de Usuarios.
Los datos del archivo de importacin se muestran en la ventana izquierda. Los nombres de
los campos Alexandria se muestran en el lado derecho.
Use los botones con flecha en la parte inferior izquierda para examinar los diferentes registros del archivo de importacin. Si desea saltar algunos registros del archivo , puede especificar un valor en Registros Iniciales para Saltar. El nmero predeterminado es 0.
Para ajustar el orden de los campos de Alexandria, resalte y arrastre los nombres de campo.
Alinee los nombres de campo Alexandria en el orden correcto con los datos importados.
Para saltar un campo, haga doble clic en esta linea y la flecha cambiar a una X grande y
roja. Esto significa que la informacin para este campo se ignorar y no se importar.
Paso 6.
Haga coincidir los campos con la informacin de su archivo. Una vez que haya establecido
el orden de los campos, haga clic en el botn OK para importar los datos. Haga clic en
Cancelar para detener la importacin, Pausa para suspender la importacin en forma
temporal y el botn Detener para finalizarla completamente. Durante la importacin, se
mostrar una barra de progreso en la pestaa Estado de la venta Importacin de Datos.
- N
O T A
1000
Cdigo de ID Comunitaria
1001
Cdigo de ID Gubernamental
1002
Contrasea
1003
Ubicacin
1004
2a Ubicacin
1005
Apellido
1006
Nombre
1007
Inicial intermedia
1008
Nivel
1010
Direccin
1011
Ciudad
1012
Estado
1013
Cdigo Postal
1014
Pas
1016
Telfono
1017
Fax
1018
1019
Notas de Contacto
1020
Notas Generales
1021
Notas de Alerta
1022
Categoras
1025
Estado
1026
Cdigo de Biblioteca
1027
Poltica
1028
Poltica Anterior
1029
Multas Totales
1030
*Slo Exportacin
Pagos Totales
1031
*Slo Exportacin
Sexo (Gnero)
1032
1033
*Slo Exportacin
3=Uso
Boloqueado,
1034
*Slo Exportacin
1035
*Slo Exportacin
1036
*Slo Exportacin
Items en apartado
1037
*Slo Exportacin
1038
*Slo Exportacin
1039
*Slo Exportacin
Cantidad de Reservas
1040
*Slo Exportacin
1041
S o No
1042
*Slo Exportacin
1043
*Slo Exportacin
1044
*Slo Exportacin
Cumpleaos
1045
Fecha de Incorporacin
1046
Vencimiento Tarjeta
1047
Fecha opcional
1048
1049
Tercera Ubicacin
1050
Nmero Lexile
1050
Nombre Usuario
1052
Tabla Lexile
1060
Crditos
1061
*Slo Exportacin
Crditos no aceptados
1062
*Slo Exportacin
RSN Usuario
1099
*Slo Exportacin
1100
*Slo Exportacin
Informacin SIF
1200
*Slo Exportacin
SIF Info 2
1201
*Slo Exportacin
3000
Informacin de Multa
Nombre Usuario
3001
Informacin de Multa
Tipo
3002
Informacin de Multa
Descripcin
3003
Informacin de Multa
Total
3004
Informacin de Multa
Saldo
3005
Informacin de Multa
Durante la importacin, Alexandria trata de ubicar un registro existente que coincida con el
nuevo registro importado. Si se ubica un registro existente (y la casilla Permite Actualizacin
de Ttulo est marcada en la pestaa Configuracin de Item de la ventana Importacin de
Datos), el registro existente se actualiza usando la informacin importada. Si Permite
Actualizacin de Ttulo no es marcado, los registros coincidentes del archivo de importacin
se ignoran. Si no existen registros en la coicindencia del sistema, se agrega un nuevo registro.
Al buscar registros coincidentes, Alexandria busca en primer lugar el cdigo de barras de la copia,
luego el ISBN, y el LCCN. Si Alexandria encuentra una coincidencia exacta para el cdigo de
barras, ISBN, o LCCN, entonces el registro coincidente se actualiza. Si la comparacin anterior
falla, Alexandria entonces busca ttulo, autor, medio, nmero de clasificacin, ao de
publicacin, editorial, extensin y volumen coincidentessi se encuentra un registro
coincidente, se actualiza.
Para registros actualizados, si el registro importado es MicroLIF o MARC y no contiene
informacin de copia, se agrega una nueva copia al registro actualizado si se ha seleccionado
Agregar Copias Siempre en la Configuracin de Importacin de Items.
Alexandria realiza un anlisis de cada registro MARC importado, de modo que la informacin se importe
correctamente desde una amplia gama de proveedores. Si encuentra registros que no se importan
correctamente, envelos a COMPanion y refrigeraremos Alexandria para que los importe en forma
correcta.
Alexandria importa correctamente registros de las siguientes fuentes:
1987 MicroLIF
1991 MicroLIF
US MARC Communication & MARC 21
SunLink, WisCAT
Laser Cat
Dynix, Follett
Canadian MARC
...y muchas otras desde la impresin de este documento.
1.El designador de archivo consiste en dos letras seguidas de dos nmeros. La letra nunca ser O, por lo que siempre ser cero.
Paso 2.
Paso 3.
Haga clic en el botn Agregar (+), en la esquina inferior izquierda del panel de la pestaa Rpida;. Puede poner uno (o ms) archivos de importacin en la cola de importacin.
Paso 4.
Aparecer la ventana del explorador estndar del sistema operativo. sela para ubicar y
seleccionar el archivo que desea agregar a la cola de importacin. Una vez que haya resaltado el archivo, haga clic en Abrir para agregarlo a la lista. Tambin puede agregar archivos
de importacin de tems arrastrndolos y soltndolos en la cola de importacin de campos.
- I
M P O R T A N T E
Alexandria asignar nmeros que inicien con el valor que ingres en este campo. Alexandria siempre controla para ver si un cdigo de barras ya est en uso, y si lo est, se seleccionar en forma
automtica un nuevo nmero de cdigo de barras.
BibliotecaSi no especifica el cdigo de ubicacin de la coleccin que est importando, este
valor se pondr en la etiqueta 852_a.
UbicacinSi el cdigo de ubicacin del registro que est importando no se especifica, este
valor se pondr en la etiqueta 852_b.
EstanteraSi el cdigo de segunda ubicacin del el registro que est importando no se especifica, este valor se pondr en la etiqueta 852_c.
Fuente de FinanciamientoSi el cdigo de financiamiento para el registro que est importando no se especifica, este valor se pondr en la etiqueta 852_1 bajo un subcampo formateado
especialmente.
ProveedorSi el cdigo de proveedor para el registro que est importando no se especifica, el
valor de ubicacin se pondr en la etiqueta 852_1 bajo un subcampo especialmente formateado.
Poltica de ItemSi el registro que est importando no tiene una poltica de tem definida, se
usar la poltica que seleccione en el men desplegable. Est predeterminado Item Estndar.
CopiasEspecifica la administracin de copias durante la importacin. Predeterminado Siempre Agregar Copias.
Siempre Agregar CopiasAl importar, se importan todas las copias existentes en el archivo de
importacin a Agregar Nuevas Copias o Actualizar las Copias Existentes. Si el registro de
ttulo importado no contiene copias, entonces se agrega una nueva copia al registro del ttulo
importado incluso si Alexandria ya tiene un ttulo coincidente con esa copia.
Nunca Agregar CopiasLas copias de registros importados se ignoran. Se importa slo la
informacin de ttulo.
Todas las Copias EncontradasSi est actualizando ttulos y se produce una coincidencia,
agrega o actualiza la copia en la forma adecuada. Si no est actualizando ttulos, simplemente
agrega un nuevo ttulo para cada registro importado y todas las copias incluidas en el registro
importado (no existe coincidencia; se reasignarn todos los cdigos de barras que sean un duplicados de cdigos de barras existentes en su coleccin).
Uso de Cdigos de Barras ExistentesCuando se seleccione esta opcin, los nmeros de cdigos de
barras encontrados en registros importados se usan tal como estn durante la importacin. Cuando esta
opcin no est marcada, todos los cdigos de barras de tem se reasignan usando el nmero que aparece en
Cdigos de Barras Inicial de Item (se detalla en la pgina anterior).
Si sabe con seguridad que su proveedor asign nmeros de cdigos de barra casuales a sus registros
MARC, desear desactivar esta opcin para forzar que Alexandria asigne nuevos nmeros de cdigos de
barras segn las preferencias del sistema.
Reasignacin de Cdigos de Barras DuplicadosAl marcarlo, se reasignarn todos los cdigos de
barras que sean duplicados de cdigos de barras existentes en de su base de datos.
Permitir Actualizacin de TtulosCuando se marque esta opcin, los datos importados actualizarn
los ttulos existentes si existe coincidencia de algunos campos importantes. Cuando esta opcin no se
marca, se agregan slo los registros nuevos.
Tpicamente, necesitar que Alexandria agregue nuevas copias a los ttulos existentes, o use la funcin de
importacin para actualizar registros breves. Sin embargo, si desea que Alexandria cree nuevos registros de
ttulo para cada registro MARC importado, desactive esta opcin.
ActivadoSi los datos de ttulo o copia encuentran coincidencia, el registro de ttulo existente se
modifica (no importa si hay que agregar copias o actualizar informacin de copias y de ttulos).
DesactivadoLos ttulos existentes nunca se modifican al importar. Si un cdbarras coincide
con otro, se reasigna. Los registros de ttulo se agreganlas copias, pueden agregarse o no
Requiere Coincidencia Exacta de TtuloCuando se marca, la informacin solo se importar si existe
coincidencia de ttulo exacta.
Requiere Coincidencia de Cdigo de BibliotecaAl marcar, se ignoran los datos de copia si el cdigo
de biblioteca 852_a no coincide con el cdigo ID de biblioteca actual en la ventana de Preferencias de
Sistema de Informacin de Biblioteca. Cuando no hay informacin en 852_a, se asume que es un
cdigo de la coleccin local. Si no se marca, se importan todas las copiasno importa el contenido la
etiqueta 852_a.
Requiere Coincidencia de UbicacinSi se marca, importa slo la informacin de copia con el cdigo
de ubicacin de la estacin de datos (o sin cdigo de ubicacin). Los otros cdigos de biblioteca se ignoran.
Usa Correlacin de PolticasSi se marca, los nmeros de clasificacin que se encuentran dentro del
rango de nmeros de clasificacin especificados en la ventana Preferencias de Polticas de Sistema se
asignarn a esa poltica de tem en particular. Para ms informacin sobre Correlacin de Polticas, vea
las preferencias del sistema en Polticas y Correlacin de Nmeros de Clasificacin.
Paso 6.
Haga clic en el botn Iniciar para iniciar la importacin de tems. Si reconoce el archivo
de importacin de tems, Alexandria ordenar y organizar en forma automtica la informacin en los campos especificados.
Paso 7.
Use el men desplegable Tipo de Campo para especificar los Campos de Item. Los
datos provenientes del archivo de importacin se muestran a la izquierda de la ventana.
Los nombres de campos de Alexandria se muestran en el lado derecho.
Use los botones de flecha que se encuentran en la parte inferior izquierda de la ventana
para examinar registros en el archivo de importacin. Si desea saltar algunos, puede especificar un valor en Saltar Saltar Registros Iniciales. El valor predeterminado es 0.
Para ajustar el orden de los campos de Alexandria, resalte y arrastre archivos. Alinee los
nombres de los campos en el orden correcto para su importacin. Para saltar un campo,
haga doble clic en su lnea y la flecha cambiar por una X grande y roja. Esto significa
que los datos del campo se ignorarn y no se importarn.
Paso 8.
Haga coincidir los campos con la informacin del archivo. Cuando los campos estn ordenados, haga clic en OK para importar o en Cancelar para detener la importacin.
Paso 9.
Use el botn Pausa para detener la importacin de tems en forma temporal; Detener
para terminar la importacin. Durante la importacin, se mostrar una barra de progreso
en la pestaa Estado de la ventana de Importacin de Datos.
2000
852_p
2001
*Slo Exportacin
2002
*Slo Exportacin
2003
*Slo Exportacin
2004
*Slo Exportacin
2005
*Slo Exportacin
2006
*Slo Exportacin
2007
*Slo Exportacin
Fecha de Inventario
2008
852_1
Fecha de ingreso
2009
852_1
LCCN
2010
010_a
Costo de reemplazo
2011
Costo de adquisicin
2012
Poltica actual
2013
Poltica anterior
2014
*Slo Exportacin
Estado de la copia
2015
*Slo Exportacin
Proveedor
2016
852_1
Condicin de la copia
2017
852_1
Notas de la copia
2018
852_x
Alerta de copia
2019
852_z
ISBN
2020
020_a
Nmero de la copia
2021
852_t
Fuente de financiamiento
2022
Coleccin de la copia
2023
852_a
Ubicacin de la copia
2024
852_b
2025
852_h
Volumen de Copia/Ttulo
2026
852_v
Campo Estantera
2027
Cdigos/Descriptores bibliogrficos
2040
Separado por \
Descriptores de Currculo
2041
Separado por \
No mostrar en Catlogo
2042
S o No
852_9
Nmero de copias
2043
*Slo exportacin
2044
*Slo exportacin
2045
*Slo exportacin
2046
*Slo exportacin
2047
*Slo exportacin
2048
*Slo exportacin
2049
*Slo exportacin
2050
*Slo exportacin
2051
*Slo exportacin
2052
*Slo exportacin
2053
*Slo exportacin
2054
*Slo exportacin
Prestado a
2055
*Slo exportacin
Clasificacin de Ttulo
2063
Volumen de copia
2064
RSN Ttulo
2099
*Slo exportacin
Autor Primario
2100
Desde: 100_a
Ttulo completo
2240
Ttulo
2245
245_a
Subttulo
2246
245_b
Mencin de Responsabilidad
2247
245_c
Medio
2248
245_h
Edicin
2250
250_a
Lugar de Publicacin
2260
260_a
Editorial
2261
260_b
Ao de Publicacin
2262
260_c
Extensin
2300
Descripcin Fsica
2301
300_a
2302
300_b
Dimensiones
2303
300_c
Material Acompaante
2304
300_e
Ttulo de Serie
2440
830
Nota General
2500
Nota de Contenido
2501
Resumen
2520
520_a
2521
521_a
Fuente Revisin
2522
521_b
2600
*Slo exportacin
2601
*Slo exportacin
Primera Materia
2651
650_a--650_x--650_y--650_z
Segunda Materia
2652
650_a--650_x--650_y--650_z
Tercera Materia
2653
650_a--650_x--650_y--650_z
Cuarta Materia
2654
650_a--650_x--650_y--650_z
Quinta Materia
2655
650_a--650_x--650_y--650_z
Listado Autores
2700
*Slo exportacin
2750
2751
2752
2753
2754
2755
ltima Biblioteca
2756
Lexile
2757
Cdigo Lexile
2758
500_a
*Slo exportacin
Usando las pestaas de la parte superior, seleccione una categora de operaciones especiales
en la ventana Operaciones Especiales de Alexandria (por ejemplo, pestaa Ttulos).
Paso 2.
Paso 3.
Alternativamente seleccione la pestaa Operaciones Guardadas con una pestaa secundaria Disponible para obtener una lista completa de operaciones especiales.
Paso 4.
Si existe una operacin especial que desee modificar o duplicar, seleccione (resltela) en la
lista y luego elija Duplicar (Cmnd/Ctrl+D) o Editar en el men Acciones.
Paso 5.
Si ninguna de las operaciones especiales cumplen con su criterio, presione el botn Agregar (+) para crear la nueva operacin especial.
Paso 6.
Paso 7.
Seleccione un orden en el campo Ordenar Por1. Esto determina la jerarqua de la informacin procesada por esta operacin (o sea Operaciones de Usuario pueden ordenarse
por nombre, cdigo de barras, poltica, y otros valores). Algunas selecciones se ordenan
por dos valores (por ejemplo, Listado de usuario puede ordenarse por Grado/Nombre,
con lo que los usuarios se ordenan por grado y luego por nombre).
Paso 9.
Use el men desplegable Seleccionar Por para seleccionar el tipo de informacin que
procesar esta operacin. Hay un lmite de cinco rangos de seleccin usando Y, O, y Y No
(lgica booleana) para su operacin. Adems, el orden con el cual las selecciones se procesan son de arriba hacia abajo y afectarn los resultados si usa los operadores Y con O al
mismo tiempo.
Cuando elija valores en los mens desplegables de seleccin, pueden aparecer otros campos y solicitarle la informacin requerida (o sea, si selecciona Fecha de Vencimiento en
el men desplegable Seleccionar Por, aparecern campos con Rangos de Fecha, para
que ingrese una fecha de inicio y otra de trmino).
Si ingresa slo una seleccin Iniciar Con, Alexandria seleccionar todos los registros
donde el Nivel inicie con el texto ingresado. Por ejemplo, al ingresar GR1 seleccionara
GR100, GR10 y GR1B37.
Para obtener una coincidencia exacta para un rango de campos de textos, ingrese un valor
en Terminar Con que coincida con el valor Iniciar Con seguido de un espacio y un punto
de exclamacin. Por ejemplo, Iniciando Con GR1 y Terminando Con GR1 ! (salvo
que tenga datos con el nombre de GR1 !).
Paso 10.
Si no desea iniciar inmediatamente la operacin especial, puede usar la pestaa Planificacin para configurar una operacin especial una vez o repetitiva. Proporcione una frecuencia vlida en Ejecutar el prximo y Repetir para establecer una programacin.
Paso 11.
Haga clic en Ejecutar en la parte inferior de la pestaa Seleccin para realizar la operacin especial; posteriormente aparecer la ventana Estado, si desea abortar la operacin
haga clic en Cancelar. Tenga presente, que el botn Cancelar slo detendr la operacin
en el registro actual; todos los registros modificados anteriormente no variarn.
Paso 12.
Mientras algunas operaciones se procesan, puede realizar otras tareas. Por ejemplo, puede
circular tems o preparar un informe. Algunas operaciones especiales se ejecutan con prioridades ms bajas que otros procesos. Si ejecuta un Informe, la operacin especial se
detendr mientras el informe se procesa. Sin embargo, bajo ninguna circunstancia debera
realizar otra operacin durante la operacin de Reconstruccin.
Paso 13.
Paso 14.
Cuando termine, la ventana Estado se cierra automticamente y en el log de Transacciones aparecer operacin terminada. La mayora de las operaciones de Alexandria
crean entradas en el log de modo que puede ver cules registros se han modificado.
A D V E R T E N C I A
Antes de usar cualquier Operacin Especial,, Archive sus datos. Si descubre que ha
realizado una operacin errada, puede recuperar los datos de un archivo anterior.
1.Ya que Alexandria permite personalizar algunos trminos de Usuarios e Items, es posible que los nombre que use no se vean reflejados en esta gua. Con fines ilustrativos, la biblioteca que usamos como ejemplo en esta gua es una biblioteca escolar y en la misma
forma ID Comunitario= Nmero de Usuario, Ubicacin = Sala, Nivel = Grado, etc..
Paso 2.
Paso 3.
Paso 4.
Paso 5.
En la pestaa Seleccinar por de la ventana de operaciones especiales Remplazar Poltica de Usuario, configure el men desplegable Con (por ejemplo, 3er Nivel).
Paso 6.
Configure Seleccionar Por con un criterio (por ejemplo, Sala, Nivel, Poltica).
Paso 7.
Compile los campos Iniciar Con / Terminar Con o los mens desplegables, Desde / A
Travs, con la informacin apropiada (por ejemplo, Estndar / Usuarios de Sistema).
Paso 8.
Haga clic en Ejecutar. Recuerde siempre debe archivar antes de realizar una operacin.
Una vez que haya cambiado todos los usuarios a las nuevas polticas, las estadsticas empiezan a regirse por
las nuevas polticas. Las estadsticas anteriores no variarn.
Paso 2.
Paso 3.
Paso 4.
Paso 5.
Paso 6.
A continuacin, configure Seleccionar Por con el criterio deseado (por ejemplo, Curso,
Nivel, Poltica).
Paso 7.
Indique los campos Iniciar Con / Terminar Con o el men desplegable Desde / A travs con la informacin apropiada (por ejemplo, Estndar / Usuarios de Sistema).
Paso 8.
Haga clic en Ejecutar. Recuerde que si se le solicita si desea realizar un archivo, la respuesta es siempre Si.
Paso 1.
Paso 2.
Paso 3.
Paso 4.
Paso 5.
Paso 6.
A continuacin, configure Seleccionar Por con el criterio deseado (por ejemplo, Ubicacin de Copia).
Paso 7.
Indique los campos Iniciar Con / Terminar Con o los mens desplegables Desde /
Hasta con la informacin correspondiente (por ejemplo, Estndar / Items de Sistema). Por ejemplo si est utilizando un rango Dewey, use el nmero de clasificacin inicial y el final (por ejemplo, 000 - 099.99999).
Paso 8.
Haga clic en Ejecutar. Recuerde que si se le solicita si desea realizar un archivo, la respuesta es siempre Si.
Una vez que haya cambiado todos sus tems a las nuevas polticas, las estadsticas empezaran considerarlas. La informacin de las estadsticas anteriores no se puede modificar.
Introduccin a Informes
Introduccin a Informes
Configrelos y olvdese!
Los informes de Alexandria se disearon con el objetivo principal de proporcionar plantillas generales que
permitan que los operadores generen los informes que van a usar; especficos para sus instituciones o
distritos. Una vez que se han creado, no ser necesario ajustar los detalles a menudo.
Los informes se crearon para cumplir con las demandas de contenido, formato, y organizacin de su
institucin, administracin, jefes de departamentos, y otros. Pueden proveer informacin real y
contextualmente relevante, en la que detallen la actividad contable y financiera, actividad de transacciones,
y mucho ms. Cada informe se agrega a un documento COMPedit1, con registros detallados que llegan
hasta el nivel de transacciones.
Para crear informes nuevos o modificar los existentes, seleccione Informes en el men principal
Herramientas. Aparecer una ventana similar a la que aparece a continuacin.
En la parte superior de la ventana Informes existen varias pestaas de categoras. Estn relacionadas con
las zonas principales de Alexandria (por ejemplo, Ttulos, Copias, Usuarios, Circulacin, etc.).
Haciendo clic en una de estas pestaas principales, aparece una fila de pestaas secundarias que estrechan
an ms el foco del informe.
Por ejemplo, haciendo clic en la pestaa Circulacin aparecern las pestaas secundarias Cargos y
Pagos, Apartados, y Reservas, entre otros.
Bajo la capa de pestaas secundarias hay un gran campo blanco que puede contener varios informes
creados por el usuario y/o predeterminados.
Los listados que aparecen en este campo contienen un breve resumen, incluyendo el tipo de informe y las
selecciones del informe predeterminadas con Seleccionar por y Ordenar Por. Tambin se incluye una
sinopsis informativa de la frecuencia con que el informe est programado para ejecutarse, repetirse, etc. La
capacidad de modificar el nombre, las selecciones, sitios, programacin, y ubicaciones de cada informe
(incluso predeterminados de sistema) se asegura haciendo clic en el enlace Edicin en la esquina inferior
derecha de cada resumen del informe o seleccionando Editar en el men Acciones.
Haciendo doble clic en un informe seleccionado (resaltado) de la lista se ejecutar de inmediato el informe.
1.Procesador de textos integrado de Alexandria.
Introduccin a Informes
Paso a Paso:
Siga estos pasos para crear un informe:
Paso 1.
Paso 2.
Paso 3.
Si existe una plantilla de informe que desee modificar o duplicar, seleccinelo (resltelo)
en la lista y luego elija Duplicar (Cmnd/Ctrl+D) o Editar en el men Acciones.
Paso 4.
Si ninguno de los informes existentes cumple con los criterios que requiere, presione el
botn Agregar (+) para crear un nuevo informe.
Paso 5.
Una vez que aparezca la ventana Editando Nuevo Informe, se encontrar en la pestaa
principal Visin General. Use los campos en esta pestaa para Nombrar y describir su
nuevo informe, incluyendo las notas generales que desee agregar. Si desea que este informe
aparezca entre las pestaas secundarias Informes Guardados > Favoritos en la ventana
de informes principales, marque la casilla Favoritos ahora.
Paso 6.
En la pestaa Seleccin, elija el Tipo de Informe y formato (por ejemplo, algunos informes tienen un formato de 1-Lnea y Detallado).
Paso 7.
Paso 8.
Use el men desplegable Seleccionar Por para seleccionar el tipo de informacin que se
deber incluir en el informe. Est limitado a cinco niveles de seleccin usando Y, O, e Y No
(lgica booleana) para su informe. Adems, el orden con que se procesan las selecciones
son de arriba hacia abajo y afectar a los resultados si est usando los operadores Y y O
simultneamente.
Cuando elija valores en la seleccin de mens desplegables, pueden aparecer otros campos
y solicitar la informacin requerida (por ejemplo, si selecciona Fecha de Vencimiento en
el men desplegable Seleccionar Por, aparecern los campos Rango de Fecha, permitiendo ingresar un valor de fecha inicial y final).
Si ingresa slo una seleccin Iniciar Con, Alexandria seleccionar todos los registros en los
cuales el Nivel inicia con el texto ingresado. Por ejemplo, ingresando GR1 seleccionar
GR100, GR10 y GR1B37.
1.Debido a que Alexandria permite personalizar ciertos trminos para Usuarios e Items, es posible que los nombres de los trminos
usados no se reflejen en esta gua. Con el fin de ilustrar, la biblioteca de ejemplo que hemos usado en esta gua es biblioteca escolar y
el ID de comunidad = Nmero de Usuario, Ubicacin = Sala, Nivel = Grado y as sucesivamente.
Introduccin a Informes
Para obtener una coincidencia exacta de un rango de campo de texto, ingrese un valor en
Terminar Con que coincida con un valor de Iniciar Con seguido por un espacio y un
punto de exclamacin. Por ejemplo, Iniciar Con GR1 y Terminar Con GR1 ! (salvo
que realmente tenga informacin con el nombre GR1 !).
Paso 9.
Paso 10.
Paso 11.
En la medida en que el informe se procesa, puede realizar otras tareas como prestar tems y
devolverlos o incluso preparar otros informes con Alexandria. Si es necesario, haga clic en
el botn Cancelar para detener el procesamiento del informe.
Si la ventana Informe se esconde detrs de otras ventanas puede recuperarla usando el
men Ventanas de Alexandria.
Cuando se complete el informe, aparecer en la ventana del procesador de textos estndar de Alexandria
COMPedit. Debido a que el informe es un documento del procesador de texto, usted puede:
Ver y editar el informe en la pantalla usando los comandos del procesador de textos COMPedit.
Elija Guardar en el men Archivo para guardar el informe.
Resalte el texto en la ventana y cpielo a otros programas o a su escritorio.
Seleccione Imprimir en el men Archivo para enviar este informe a la impresora. Debido a las
limitaciones del sistema operativo, slo puede imprimir un informe a la vez.
Introduccin a Informes
Informes Guardados
Informes Guardados
Alexandria simplifica las cosas, guardando la plantilla de los informes que usa ms frecuentemente.
Observe que un informe guardado slo mantiene las especificaciones que se usaron para crearlo y no
guarda los resultados. Sin embargo, debido a que todos los informes son documentos de procesadores de
texto estndar, puede guardar con COMPedit el informe actual como cualquier otro documento.
La pestaa de Informes Guardados tiene un funcionamiento levemente diferente a otras pestaas de la
ventana Informes; contiene tres pestaas secundarias: Guardado, Favorito, y Disponible.
La pestaa secundaria Guardado contiene una lista de los informes creados (o guardados). Estos
pueden estar predeterminados por el sistema o ser creados por el usuario.
La pestaa secundaria Favoritos contiene una lista de los informes que han sido favorecidos
por un operador. Un informe particular puede ser favorito marcando la casilla Favorito en la
pestaa Visin General en cada ventana Editar. Una vez marcado, el informe se ver en la
pestaa secundaria Favoritos. Si no se marca, no aparecer.
La pestaa secundaria Disponible contiene una lista completa de los tipos de informes
disponibles, guardados o de otro tipo. Si no puede encontrar la plantilla de informe que est
buscando, es posible que la encuentre en este lugar.
Paso a Paso:
Use los siguientes pasos para ejecutar o borrar uno de los informes que ha guardado.
Paso 1.
Paso 2.
Paso 3.
Resalte el informe que desea ejecutar en la lista Informes Guardados; puede guardar esta
lista por Tipo de Informe, Nombre del Informe (predeterminado), Descripcin del
Informe, y Programado.
Paso 4.
Haga doble clic en el informe o haga clic en Imprimir para preparar el informe guardado
resaltado. Para eliminar un Informe Guardado, seleccinelo y luego haga clic en el botn
Eliminar Informe.
Ventana Circulacin
Use la ventana Circulacin (la principal ventana de la Estacin de Trabajo de Distrito y Librarian) para
realizar transacciones en la biblioteca. Puede prestar libros, poner solicitudes de apartado y reservas,
procesar cuotas, multas, pagos, y renovar libros. Tambin puede completar funciones especiales como
inventario, catalogacin, actualizacin de registros y visualizacin.
Use uno de estos dos mtodos para mostrar la ventana Circulacin.
Seleccione Circulacin (Cmnd/Ctrl+T) en el men principal Ver.
Seleccione Circulacin en el men Windows.
Ventana Circulacin
Un modo es simplemente una funcin con la cual se pueden procesar muchos usuarios o tems.
Por ejemplo, Devolucin, Prstamo, Apartado, y Renovacin son todos modos.
La Lnea de Comando es donde se ingresan los cdigos de barras para usuarios o tems o puede
ingresar un comando. Si ingresa slo un cdigo de barras, el modo actual (se ve a la izquierda de
la lnea de comandos) determinar la accin a realizar.
Haga clic en el botn redondo Ayuda (?) en la parte superior de la ventana de Circulacin
para abrir su explorador web en la pgina principal de Ayuda Wiki de Alexandria en lnea. Si
no tiene conexin a internet, es posible activar una versin de Ayuda fuera de lnea (si se instala
en su sistema). Los documentos de la Ayuda fuera de lnea estn instalados en la carpeta Ayuda
dentro de la Carpeta Alexandria. Para obtener los ltimos archivos de la Ayuda fuera de lnea,
contacte al Servicio Tcnico de Alexandria.
Ventana Circulacin
- N
O T A
Ventana Circulacin
Puede ingresar un cdigo de barras manualmente escribiendo el nmero y luego presionando <enter>, o
puede escanear un cdigo de barras usando un lector de cdigo de barras.
Cuando ingresa un cdigo de barras, la accin que se realiza depende del modo actual (que se puede ver a
la izquierda de la lnea de comandos). Por ejemplo, si el modo actual es Prestar (.) e ingresa el cdigo de
barras 13456, se prestar el tem 13456 al usuario actual.
Si ingresa el mismo cdigo de barras dos veces en una columna, aparecer este mensaje.
- N
O T A
Si ingresa cdigos de barras con lectores porttiles, Alexandria ignorar las entradas
duplicadas que aparezcan.
Ingreso de un Comando y un Cdigo de Barras.
Para acciones distintas a las que aparecen en el campo modo, ingrese un comando seguido de
un cdigo de barras y presione <enter>. Al hacer esto, aplicar esa accin al cdigo de barras
individual que ingrese. No cambiar el modo. Por lo tanto, queda en modo Prstamo (.),
ingresando el comando B 13456 realizar una devolucin del tem13456.
Ingreso de un Comando sin un Cdigo de Barras.
Si ingresa un comando sin un cdigo de barras, el modo actual cambiar. Por ejemplo, si ingresa
H y presiona <enter>, el modo cambiar a Apartado. Entonces puede ingresar (o escanear)
un cdigo de barras para cada tem que desee poner en apartado para el usuario actual.
A C C E S O
D I R E C T O
El signo igual = se usa como acceso directo al cdigo de barras del tem actual. Por
ejemplo, H= pondr un apartado al usuario actual en el tem actual.
Ventana Circulacin
incluyendo todas las transacciones, multas, solicitudes, etc.. Para seleccionar este elemento debe
tener un usuario actual. Realiza las mismas funciones que el cono Detalles.
Ver Historial del Usuario (Cmnd/Ctrl+Shift+H)Muestra el historial completo del usuario
actual incluyendo todas las transacciones, multas, solicitudes, y otros. Para seleccionar esta opcin
debe tener un usuario actual que tenga marcada la casilla Mantener Historial del Usuario (pestaa Estadsticas) en su registro de usuario.
Eliminar Apartados de Usuario (Cmnd/Ctrl+4)Abre la pestaa Apartado de la ventana Cir-
culacin y muestra los tems que el usuario actual tiene apartados. Para seleccionar este elemento
debe tener un usuario actual.
Eliminar las Reservas de Usuario (Cmnd/Ctrl+5)Abre la pestaa Reservas en la ventana
de Circulacin y muestra los tems con reservas pendientes para el usuario actual. Para seleccionar este elemento debe tener un usuario actual.
Ventana Circulacin
Ver Detalles de Items (Cmnd/Ctrl+6)Muestra los detalles completos del tem actual, inclu-
yendo el estado de las copias de ese ttulo. Para seleccionar este elemento debe tener un usuario
actual. Realiza las mismas funciones que el botn Detalles.
Ajustar los Apartados de Items (Cmnd/Ctrl+7)Muestra todos los usuarios que tengan soli-
citudes de apartados para el tem actual. Puede eliminar una solicitud en la cola o cambiar este
orden. Para seleccionar este tem debe tener un tem actual con solicitudes de apartado visibles.
Eliminar Reservas de Copia (Cmnd/Ctrl+8)Muestra todas las reservas a futuro del tem
actual. Para eliminar las solicitudes de reserva, haga clic en la reserva y haga clic en Eliminar
Reserva. Para seleccionar este tem debe tener un tem actual con reservas.
Renovar Items de Usuario (Cmnd/Ctrl+R)Muestra todo lo que tiene prestado el usuario
actual. Haga clic en el botn Renovar Todo para renovar todos los tems o resalte ciertos tems
para renovar y haga clic en el botn Renovar. El usuario actual debe tener tems en prstamo.
Mensaje a Todos los ClientesAparecer una ventana para escribir un mensaje y enviarlo a
todas las estaciones bibliotecarias y de Catlogo conectadas a la Estacin de Datos. Este mensaje
slo aparecer en los clientes que se encuentren actualmente conectados.
Ver Todos los Clientes ConectadosHace una lista en el log de transacciones de todas las
Ventana Circulacin
Sustitucin de Permiso
Si el operador que est actualmente ingresado en Alexandria no tiene la autorizacin suficiente para
cambiar o acceder a las opciones de la pestaa de Circulacin, entonces aparecer el cono de bloqueo
Sustitucin de Permiso y una breve descripcin (como se muestra a continuacin).
Para sustituir los permisos del operador actual, haga clic en el cono de bloqueo. Al hacerlo, abrir la
ventana Sustitucin de Permiso, que le solicitar ingresar un Nombre de Usuario y una Contrasea1
opcional para acceder a Alexandria como nuevo operador.
1.Si no ingresa una contrasea al crear un nuevo usuario en Agregar Operador, entonces este campo no ser necesario (pgina 135).
Ventana Circulacin
Si se encuentra trabajando en Alexandria como operador sin los permisos necesarios de seguridad para
completar una accin requerida, debe encontrar a alguien que tenga la autoridad para sustituir sus
permisos y desee permitir la accin.
En la seccin Duracin de la ventana Sustitucin de Permisos, elija la duracin de la sustitucin del
usuario. Puede sustituir una accin especfica por una sola vez o por la duracin de la seccin actual.
Solo Esta VezMarcando este botn redondo permitir que el operador ingrese a la funcin
bloqueada de Alexandria solo por una vez. En el momento en que el operador sale de la ventana,
la funcin vuelve a bloquearse y el cono de bloqueo aparecer nuevamente la prxima vez que el
operador actual intente acceder a esta funcin. Por ejemplo, si permite que un operador acceda a
los Cargos de Alexandria usando la opcin Solo Esta Vez, no podr abrir la pestaa Cargos
nuevamente despus de cerrarla.
Solo este LoginMarcando este botn redondo desbloquear temporalmente la funcin espe-
cfica de Alexandria durante toda la sesin actual. La ventana seleccionada permanecer desbloqueada hasta la prxima vez que Alexandria se reinicie. Por ejemplo si permite que un operador
acceda a las Operaciones Especiales de Alexandria usando la opcin Slo esta Sesin, el
operador podr acceder a la pestaa Cargos (incluso despus del cierre de la pestaa) por la duracin de la actual sesin del operador.
Despus de ingresar su nombre de usuario, contrasea opcional, y especificar una duracin, haga clic en
OK para acceder a Alexandria.
El nombre de usuario ocupado para sustituir el permiso se registrar en el Registro de Transacciones.
Ventana Circulacin
perdido, prstelos a este usuario. A diferencia de otros tems, un tem que se presta al usuario
Item Perdido no renueva la fecha de inventario. Si el tem aparece, simplemente devulvalo y
culado pero que an no han sido eliminados en forma permanente, prstelos a este usuario. Para
devolver un tem descartado a en depsito, simplemente devulvalo.
Para eliminar en forma permanente tems descartados, use la Operacin Especial de Item
correspondiente.
Para obtener mayor informacin sobre prstamo de tems al usuario especial Item Descargado,
por favor vea (pgina 203) de esta gua.
Para Uso de la Biblioteca (Cdigo de Barras 3)Para mantener los tems disponibles slo
para uso dentro de la biblioteca, preste los tems a este usuario. Por ejemplo, puede desear mantener durante las vacaciones libros disponibles en la biblioteca y no permitir que se presten durante
este perodo. Preste estos tems o pngalos en reserva al usuario Para Uso de la Biblioteca.
Ventana Circulacin
En Reparacin (cdigo de barras 4)Para mantener el seguimiento de los tems que se han
enviado a reparacin y no estn disponibles para los usuarios, prstelos a este usuario. Cuando el
tem est reparado o devuelto, devulvalo para que est disponible nuevamente.
Pedidos (cdigo de barras 5)Para mantener un seguimiento de los tems pedidos, agrguelos
a su coleccin inmediatamente despus de poner la orden y luego prstelos a este usuario Ingrese
una fecha de devolucin que coincida con la fecha de devolucin programada para estos tems.
Cuando reciba estos tems devulvalos para que estn disponibles.
Copias Archivadas (cdigo de barras 6)Para archivar algunos tems y hacer que no estn
disponibles para los usuarios, prstelos a este usuario especial. Por ejemplo, preste tems a este
usuario si se mantienen en una sala especial que en general no est disponible para circulacin.
Usuarios Desconocidos (cdigo de barras 8)Se usan para tems con circunstancias especia-
les o cuyo estatus usted no conoce (por ejemplo, items en display, puestos aparte, o temporalmente fuera de lugar y se sabe que no estn perdidos).
En Trnsito (cdigo de barras 9)Para mantener el seguimiento de tems que estn en trns-
ito, asgnelos a este usuario. Cuando reciba estos tems, devulvalos para hacerlos disponibles.
Ventana Circulacin
Cuando la Estacin de Trabajo Librarian detecta que la comunicacin se ha perdido con la Estacin de
Datos por cualquier razn, aparecer una ventana de advertencia, informando al usuario que esta conexin
se ha terminado. Esto puede ocurrir durante el inicio o durante operaciones regulares.
Esta ventana permite que el usuario Salga del programa y pueda intentar posteriormente cuando se
restablezca la comunicacin o Trabajar fuera de Lnea.
Si el usuario elige ingresar al modo Fuera de Lnea, la Estacin de Trabajo Librarian se transformar en
una aplicacin completamente diferente y permanecer en este modouna versin mucho ms
simplificada de la ventana Circulacinhasta que la comunicacin se restablezca.
La ventana Fuera de Lnea permite que el usuario realice slo algunos procedimientos seguros:
Prstamo, Devolucin, e Inventario. Los comandos de men quedan deshabilitados para bloquear
cualquier acceso externo fuera de la ventana Fuera de Lnea; el log de transacciones permanece, aunque es
poco lo que muestrasin conexin con la Estacin de Datos, no hay forma de que la Estacin de Datos
Bibliotecarios identifique al tem actual/usuario actual para detectar el cdigo de barras.
Ventana Circulacin
Sin embargo, para reducir los errores potenciales durante la operacin fuera de lnea, la ventana Fuera de
Lnea, permite que los usuarios especifiquen lo que estn ingresando/escaneando proporcionando una
lnea de ingreso de Usuarios/Item y un men desplegable de comandos (Devolucin/Prstamos/
Inventarios).
El modo Prstamo es la ltima seleccin que permite que el campo Cdigo de Barras de Usuario; los
modos Devolucin (o sea, Devolucin de Libros) e Inventario no requieren informacin de los registros
de usuarios.
En la medida en que las transacciones se ingresan en la ventana Fuera de Lnea, se mantienen en la
carpeta principal Alexandria Support. A este log se accede para informacin al volver a las operaciones
normales en lnea
Cuando se detecta nuevamente la Estacin de Datos principal, la ventana Fuera de Lnea informa al
operador y permite que salga del modo Fuera de Lnea. Cuando sale del modo Fuera de Lnea, la
Estacin de Trabajo Bibliotecaria considera el Log de Transacciones Fuera de Lnea y enva comandos
importantes a la Estacin de Datos como si el usuario los hubiese importado usando la operacin especial
Importar Script de Transacciones.
En la medida que las transacciones se procesan, se eliminan del Log de Transacciones Fuera de Lnea,
hasta que no quede ninguna. Las transacciones se movern al Log de Transacciones de Alexandria
Estndar en la medida que se procesan mientras que las transacciones sin procesar permanecern en el
Log de Transacciones Fuera de Lnea en caso de que la Estacin de Trabajo Bibliotecaria pierda la
comunicacin con la Estacin de Datos durante el proceso.
Comandos de Circulacin
Elementos Generales de Comandos de Circulacin
Cuando escriba (en vez de escanear) cdigos de barras, siempre termine los cdigos de barra con <enter>.
Este comando es til si existe superposicin de nmeros de cdigos de barras de tem y de usuario. Salvo
que especifique lo contrario, Alexandria siempre controlar los cdigos de barras de tems antes que los de
usuario. Por lo tanto, si ingresa el cdigo de barras de usuario en la lnea de comandos, o usa el comando
X {cdigo de barras} en la lnea de comandos, Alexandria encontrar el tem y no el usuario.
Si el cdigo de barras de un usuario es el mismo que el de un tem, siempre puede poner una P en la lnea
de comandos antes de escanear el cdigo de barras. Sin embargo, COMPanion recomienda decididamente
que cambie uno de los dos cdigos de barras para evitar que entren en conflicto.
Comandos de Circulacin
Prstamo (.)
Alexandria facilita el prstamo y la devolucin de tems. Alexandria determina en forma automtica si un
cdigo de barras que ingresa pertenece a un usuario o a un tem y si ese tem ya est prestado. Por esta
razn, Alexandria puede normalmente determinar el curso adecuado de la accin a realizar.
Adems, mientras realiza las transacciones, Alexandria calcula en forma automtica las fechas de
devolucin, hace los ajustes necesarios para las fechas de cierre, verifica las polticas, y recopila estadsticas.
- N
O T A
Puede usar el signo igual como sustituto del cdigo de barras del tem actual en
cualquier comando. Por ejemplo, si el tem actual es 3000, entonces H= es el mismo
comando que H 3000.
Paso 2.
Escanee (o escriba) el cdigo de barras del usuario que va a tomar en prstamo un tem.
Esto hace actual al usuario. Si no conoce el cdigo de barras del usuario, use el comando
de bsqueda para encontrar al usuario y su cdigo de barras. (ver Ubicar al Usuario por su
Apellido (L) en pgina 194).
Paso 3.
Paso 4.
Alexandria calcula la fecha de devolucin del tem basado en sus Polticas. Para ingresar
una fecha de devolucin diferente, use el comando Configurar Fecha Forzada (ver pgina 192).
Paso 5.
Escanee (o escriba) los cdigos de barras de copias que desee prestar al usuario actual. En
la medida que presta los tems, se transforman en actuales y aparecen en la ventana Circulacin; se agregar una lnea al registro de transacciones para mostrar los tems que se han
prestado.
Comandos de Circulacin
Escanee (o escriba) el cdigo de barras del tem que est devolviendo. Si est devolviendo
una gran cantidad de tems, use el modo Devolucin descrito en pgina 193.
Paso 2.
Si el tem ya est prestado al usuario actual, ser devuelvo (despus de verificar) al escanearlo.
Comandos de Circulacin
tems que est prestando, devolviendo o realizando inventario. Por ejemplo, para configurar la fecha
forzada del 3 de Junio del 2012, escriba .3 Jun 12 (incluyendo el punto) y presione <enter>.
Hasta que no limpie o reinicie la fecha forzada mediante el uso de . o x, se realizarn los siguientes
cambios:
La Fecha Forzada que configure se mostrar a la derecha de la lnea de comando.
Se har un ingreso en el registro de transacciones, documentando que esta fecha se ingres en
forma manual.
Los libros que preste se debern devolver el 3 de Junio del 2012.
Cuando devuelva, el sistema registrar el libro como devuelto el 3 de junio del 2012.
Si realiza inventario, la fecha de inventario usada ser el 3 de Junio del 2012.
Si est en el modo Estadsticas, se usar esta fecha.
La Fecha Forzada que configure, estar vigente hasta que la limpie. Para limpiar una Fecha Forzada,
escriba un punto en la lnea de comandos sin una fecha. El comando . tambin limpiar cualquier modo
especial (tales como Devolucin o Inventario) que estuvieran activos. El comando . sin una fecha es una
forma rpida de restablecer la ventana de Circulacin para Prstamo.
Al prestar tems con la Fecha Forzada, los obliga a ser devueltos en esa fecha, sin importar que en su
Preferencia Calendario la biblioteca est Cerrada (ver Preferencias - Calendarios en pgina 87).
Paso a Paso:
Para configurar una fecha forzada:
Paso 1.
Paso 2.
Comandos de Circulacin
devuelven. Esto permite que devuelva una gran cantidad de libros sin preocuparse sobre los cdigos de
barras de los usuarios. Por ejemplo, este modo proporciona una rpida forma de devolver varios libros
devueltos al final del da, semana, mes, o ao.
Mientras est en el modo Devolucin, Alexandria asume que slo est devolviendo tems. Si escribe o
escanea un cdigo de barras de un tem que no est prestado, aparecer un mensaje de error en el registro
de transacciones. Si ingresa un cdigo de barras de usuario, Alexandria cambiar al modo Prstamo y har
que ste sea el usuario actual.
Paso a Paso:
Para devolver un solo tem:
Paso 1.
Para devolver un tem, escriba B en la lnea de comandos seguido del cdigo de barras de
la copia y presione <enter>.
Paso 2.
Si la fecha no es la de hoy, configure una fecha forzada para la fecha en que se devolvieron
las copias.
Paso 3.
Escanee (o escriba) los cdigos de barras de las copias que desea devolver.
Paso 4.
Paso 5.
Cuando termine de usar los modos Devolucin o fecha forzada, lmpielos escribiendo .
<enter>.
Comandos de Circulacin
su ingreso.
Paso a Paso:
Para buscar a un usuario por nombre:
Ingrese Buscar en el men Acciones o bien escriba L en la lnea de comandos.
Escribe el apellido del usuario y presione <enter> o Ir.
Resalte el nombre correcto y luego presione <enter>, haga clic en Seleccionar, o doble clic en
el nombre correcto en la lista de resultados.
Paso a Paso:
Para buscar un tem por ttulo:
Paso 1.
Paso 2.
Paso 3.
Resalte el titulo correcto y luego <enter>, haga clic en Seleccionar, o doble clic en el ttulo correcto de la lista de resultados.
Comandos de Circulacin
Comando:
Poner una Solicitud de ApartadoUse el comando H para poner un apartado sobre un tem para el
usuario actual o para iniciar el modo Apartado.
Para apartar un tem para el usuario actual, escriba H y luego escriba (o escanee) el nmero de cdigo de
barras del tem y <enter>.
Si no sabe el nmero de cdigo de barras del tem, ubquelo usando el comando Buscar T.
Para iniciar el modo Apartado, escriba H <enter>. Se pondr una solicitud de apartado sobre cada uno
de los tems cuyo cdigo de barras ingrese mientras est en el modo Apartado. Para salir del modo
Apartado, escriba (o escanee) el cdigo de barras de un nuevo usuario o use el comando X o . Se
requiere un usuario actual.
Los apartados se hacen contra un solo registro de tem. Si una copia de ese ttulo est disponible,
el apartado se transforma en apartado en depsito esperando que el usuario retire el tem.
Si se pone un apartado sobre un ttulo que tiene varias copias disponibles, el apartado se
convertir en un apartado en depsito sobre una copia especfica.
Los apartados en depsito se eliminan cuando la copia se presta. Al prestar una copia diferente
del mismo ttulo no elimina el apartado en depsito.
- F
O R M A
A B R E V I A D A
Un signo igual = se usa como tecla rpida para el cdigo de barras de tem actual.
Por ejemplo, si tiene un usuario actual (y un tem), H= pondr un apartado sobre el
tem actual.
Paso a Paso:
Para poner un apartado:
Paso 1.
Primero, escanee (o escriba) el cdigo de barras del usuario para que se convierta en el
usuario actual.
Paso 2.
Paso 3.
Paso 4.
Comandos de Circulacin
Poner una ReservaEl usuario actual pone una reserva sobre una copia o activa el modo Reserva.
Para poner una reserva sobre una copia (si tiene un usuario actual), escriba G y luego escriba
(o escanee) el cdigo de barras de la copia; presione <enter>. Si no sabe el nmero de cdigo de
barras de la copia, ubquelo usando el comando Bsqueda T (ver Ubicar un Item por Ttulo
(T) en pgina 194 para ms informacin).
Para activar el modo Reserva, escriba G <enter>. Una reserva para el usuario actual se pone
sobre cada copia de los cdigos de barras que escriba (o escanee) mientras est en este modo.
Para salir del modo Reserva, ingrese un cdigo de barras de usuario o use el comando X o ..
Cuando ingresa el comando G, Alexandria abre un calendario para que marque los das durante
los cuales desea mantener la reserva (para el usuario actual). El calendario mostrar el mes actual.
No puede realizar reservas durante los das marcados con el cono de bloqueo.
Comandos de Circulacin
NOTE:
Make sure the reservation
dates are correct before you
save. They cannot be
changed later. To change
dates, you must delete the
incorrect reservation and
place a correct one.
Para hacer una reserva al usuario actual, haga clic en el da (o haga clic y arrastre a travs de varios das) para
los cuales desea reservar la copia. Los das que seleccione se marcarn con el nmero de cdigo de barras de
usuario o el nombre en azul. Para omitir un da seleccionado por error, haga clic sobre ste otra vez.
Se puede seleccionar cualquier da disponible en la medida que no exceda el nmero de das permitidos en
sus polticas de usuarios o de tems. Si las preferencias lo permiten, puede seleccionar das cerrados para
iniciar y terminar la reserva.
Cuando haya seleccionado los das de reserva, haga clic en Guardar. Puede hacer ms de una reserva en el
calendario para copias simples o varias copias.
Use el botn Cancelar si desea salir de la ventana sin poner una reserva.
Para imprimir informes de copias con reserva, seleccione la pestaa Circulacin en el men Informes y
elija la pestaa secundaria Reservas. Usando las opciones Editar / Seleccionar para el informe
Reservas, puede especificar las reservas que desea imprimir.
- N
O T A
Las reservas son contra copias determinadas por una cantidad de das determinados.
Slo los usuarios que hayan puesto esa reserva pueden tomar en prstamo esa copia
durante el perodo de la reserva.
Paso a Paso:
Para crear una reserva a futuro:
Paso 1.
En primer lugar escanee (o escriba) el cdigo de barras del usuario para hacerlo actual.
Paso 2.
Paso 3.
Seleccione (o resalte) las fechas en las que desea reservar esa copia.
Paso 4.
Comandos de Circulacin
qu libros desea renovar o declarar perdidos (ambas son tambin opciones de mens).
- N
O T A
Aunque puede usar el comando QE, su funcionalidad ha sido usurpada por la pestaa
secundaria Renovaciones en la ventana del men de Circulacin; esto se discute
ms profundamente en la seccin Pestaas de Circulacin del Wiki en lnea de
Alexandria.
El botn *Renovar Todo no renovar tems con apartados si sus preferencias de polticas indican que no
est permitido renovar tems con apartados pendientes. Si desea ignorar esto y renovarlos, resalte todos los
tems haciendo clic en el primer tem de la lista y mantenga apretada la tecla <maysculas> y luego haga clic
en el ltimo. Haga clic en el botn Renovar. La opcin renovar generar todos los dilogos de sustitucin
necesarios y permitir que los operadores autorizados las sustituyan como estimen conveniente.
*Renovar TodoRenueva todos los tems del usuario actual.
Declarar PerdidoLos tems seleccionados (resaltados) se asignarn a las Copias Perdidas de
Sistema. Todos los items seleccionados se registrarn como perdidos.
UsuariosTodos los tems que haya seleccionado se registrarn como perdidos.
Comandos de Circulacin
Renovar un Item
Comando:
R {cdigo de barras de tem}
Renovar un ItemUse este comando para renovar un tem o activar el modo Renovar. Puede especificar
la cantidad de veces que puede renovar un tem en sus Polticas (ver Preferencias - Polticas en pgina 89).
sustituye todas las restricciones de polticas, salvo una renovacin con apartados en este tem.
Paso a Paso:
Revisando, para renovar todos los tems:
Si no sabe el cdigo de barras del tem (o el tem no est presente), ingrese el cdigo de barras
del usuario. Luego escriba QE <enter>. Seleccione los ttulos que desea renovar o haga clic en el
botn Renovar Todos.
Alternativamente, puede hacer clic en la pestaa secundaria Renovaciones de la pestaa
Circulacin en la ventana Circulacin, resaltando en la lista el tem que desea renovar y haga
clic en el botn Renovar Todos.
O, si los tems no estn presentes y el usuario desea renovar todos los ttulos, escriba RA en la
lnea de comandos de la ventana principal Circulacin seguido por el cdigo de barras del
usuario y luego presione <enter>. Esto renovar automticamente todos los tems prestados a ese
usuario.
Comandos de Circulacin
Paso 2.
Ponga una etiqueta de cdigos de barras en el tem y escriba (o escanee) el nmero. Aparecer la siguiente ventana:
Paso 3.
Haga clic en Crear un Nuevo Item. Dependiendo de sus preferencias y/o los privilegios
de la licencia, aparecer la ventana de Administracin de tems (ver Pestaa Administracin en pgina 110) en blanco o la ventana de Asistente para Agregar Ttulo.
Paso 4.
Complete los campos que desee. Cdigo de Barras, Ttulo y Poltica son los nicos
campos requeridos (tanto en la ventana del Asistente para Agregar Ttulo como en la
de administracin de Items).
Paso 5.
Haga clic en el botn Guardar en la esquina superior derecha de la ventana de administracin de Items.
Comandos de Circulacin
- N
O T A
Para cobrar a un usuario un libro daado despus que haya sido devuelto, use el
comando F {costo del libro} {descripcin} en la ventana Circulacin con un usuario
actual. Por ejemplo, si el usuario 1621 devolvi un tem daado, el bibliotecario
puede ingresar posteriormente el usuario 1621 en la ventana Circulacin y cargarle
una cuota de $ 20 escribiendo F 20 Carlos ray el ndice en la lnea de comandos.
Comando:
F {cantidad cargada} {comentario}
Cargar una CuotaUse el comando F seguido de una cantidad y un comentario opcional para realizar
un cargo contra el usuario actual. Por ejemplo, para cargar una cuota de $ 4.50 por la cuota del Club de
Lectura de la biblioteca, escriba F 4.50 Club de Lectura y presione <enter>.
Paso a Paso:
Para cargar una cuota:
Paso 1.
Ponga un usuario como corriente y escriba o escanee el cdigo de barras del usuario (o
usando el comando L de Buscar Usuario para encontrar al usuario por su apellido).
Paso 2.
Paso 3.
Una vez que ingrese el cargo, puede editarlo si ha cometido algn error. En el modo Cargos (y pestaa) en la ventana Circulacin, seleccione (resalte) el cargo de la lista y haga
clic en el botn Editar Cargos. Puede modificar el Comentario de Cargo o o la Cantidad Cargada (excepto en las cuotas que aun se estn acumulando).
Comandos de Circulacin
Paso a Paso:
Para declarar perdido un tem:
Paso 1.
Paso 2.
Paso 3.
Paso 4.
Cuando un tem prestado a un usuario se declara Perdido, ver la ventana Cargo por Libro Perdido.
Paso a Paso:
Use los siguientes pasos para cargar una cuota por Item Perdido:
Paso 1.
La Deuda Total por Multas de un Usuario se toma del campo Costo de Reemplazo
de la Copia o del campo de poltica Reemplazo Predeterminado/Valor de Compra.
Puede ingresar un cargo adicional o procesar las cuotas en el campo Cargo Adicional.
Paso 2.
Si se aplica, ingrese una parte de la multa acumulada o cargo por libros perdidos para perdonar, en el campo Cantidad Perdonada.
Paso 3.
Si el usuario actual tiene un saldo a favor en su cuenta, puede elegir realizar un pago contra
el cargo Crdito De. Si el crdito est disponible, el campo Crdito De puede modificarse y su saldo de crdito actual se muestra entre parntesis.
Paso 4.
Cuando est satisfecho con la cantidad cargada, haga clic en los botones Cargar Multa o Cargar Multa e
Imprimir Recibo para cargar la cantidad e imprimir un recibo opcional. Estos recibos pueden entregarse al
usuario en el momento de cobrar o el bibliotecario los puede llenar para mayor seguridad. Si desea
perdonar el cargo (ms cualquier cantidad adicional) menos la cantidad de pago, haga clic en Perdonar la
Multa.
Comandos de Circulacin
Puede elegir tres opciones diferentes en el men desplegable de la ventana Item Descartado. Haga clic en
OK o presione <enter> despus de seleccionar la razn por la cual descart el tem.
DaadoSi el tem est daado y no est prestado a un usuario, puede prestarlo al usuario Items
Descartados (Usuario Especial #2) con la Razn como Daado. No suceder nada al tem,
salvo que quedar marcado como Descartado-Daado. Esto es similar a declarar un tem, que no
razn por la cual se elimin el tem. Estas razones de eliminacin se mostrarn con el informe
Copias Descartadas. Ingresando una razn definitiva como obsoleto, gastado, o no se usa
ms, le permitir imprimir un informe de Detalles de Reordenamiento que le ayudarn a
Comandos de Circulacin
Paso a Paso:
Para declarar descartado un tem:
Paso 1.
Paso 2.
Paso 3.
Escanee (o escriba) el cdigo de barras de la copia que desea descartar. Recuerde de presionar <enter> despus de cada cdigo de barras si est escribiendo los cdigos de barras.
Paso a Paso:
Para eliminar en forma permanente todas las copias Perdidas o Descartadas, use Operaciones
Especiales de Copia despus de realizar los informes necesarios.
Paso 1.
Paso 2.
Paso 3.
Elija realizar la operacin especial Eliminar Copias Perdidas o Eliminar Copias Descartadas.
Paso 4.
Limite las copias que desea eliminar usando las opciones del men desplegable Seleccionar Por, que se encuentra en la pestaa Seleccionar de la ventana Editar Operaciones
Especiales.
Paso 5.
- N
O T A
Como en cada operacin especial, ejecute un Archivo o realice una copia de respaldo
de su archivo Data antes de ejecutar la operacin para eliminar los tems descartados o
perdidos.
Administracin de Items
Esta seccin proporciona una breve visin de cmo administrar los recursos de su biblioteca.
- N
O T A
Si est usando una licencia de Catlogo Centralizad Alexandria, todas las bibliotecas
comparten informacin de ttulos, por lo tanto, las otras bibliotecas pueden ver los
cambios realizados.
La Estacin de Trabajo Librarian Alexandria permite ver y editar los ttulos de cada
coleccin de su distrito, pero slo su estadstica de ttulos e informacin de biblioteca
se puede modificar desde su Estacin de Trabajo.
La Estacin de Trabajo Para Gestin Grupal (District Library) permite ver y editar
todas las informaciones de la base de datos en todas las colecciones.
1.Para saber mas sobre nomenclatura MARC, visite el sitio de la Biblioteca del Congreso de EE.UU: http://www.loc.gov/marc/
Administracin de Items
Administracin de Items
Administracin de Items
estado predeterminado del cono de bloqueo es normalmente bloqueado. Cuando est bloqueado, los registros se pueden ver pero no se pueden editar. Haciendo clic en el candado se desbloquea la ventana. Permanecer desbloqueada hasta que el operador haga clic en el cono
candado nuevamente o se cierra la ventana.
AccionesEste men con la rueda dentada contiene acciones especficas del registro y otras
herramientas que no son del mismo tipo que las funciones Agregar, Eliminar, y Encontrar que
se ofrecen en el men Acciones del listado de registros.
Ayuda WikiEste botn abre su explorador web predeterminado en la pgina administracin de
Items de la Ayuda Wiki de Alexandria.
La parte superior del panel Registro del Item Actual contiene el Nmero de Clasificacin, Poltica, y
Ttulo para cada registro de tem. Esta parte de la ventana de administracin de Items siempre est visible
independientemente de que seleccione la pestaa Informacin de Ttulo o Copia.
Si en el campo Ttulo se ingresa un ttulo ms largo que la lnea, el texto salta a la lnea siguiente.
Para ingresar un subttulo, presione <Enter> en el teclado e ingrese dos puntos (:) seguido por el
subttulo. Cuando guarde el registro, aparecer con los dos puntos y el subttulo en la segunda
lnea. Se guarda en el campo MARC 245_a. Puede usar el signo igual (=) en la etiqueta 245_b
para determinar un subtitulo. Sin embargo, el (=) es principalmente para ttulos multilinges.
Por ejemplo:
Administracin de Items
Si desea continuar ingresando manualmente o editando la informacin MARC en el campo Ttulo, puede ingresar menciones de responsabilidad y material de tipo general. Inicie las menciones
de responsabilidad (245_c) con un slash (/) y encierre el medio entre parntesis cuadrado ([]).
En el campo Ttulo, toda la informacin de los subcampos se debe iniciar en una nueva lnea.
Si ingresa un medio, se guardar y se mostrar slo en el men desplegable.
Si ingresa una mencin de responsabilidad, y en las preferencias se indica que no se debe mostrar,
se guardar pero no se mostrar.
Si ingresa informacin de ttulo y luego <option-tab> (Macintosh) o <ctrl-tab> (Windows) fuera
del campo Ttulo (o tiene activado el Control de Autoridades), aparecer una ventana Bsqueda de Ttulo de Control de Autoridades, que le permite ver si este ttulo ya se encuentra en
su coleccin. Si es as, no aparecer la ventana Control de Autoridades.
Con el men Acciones del campo Ttulo se encuentra almacenado el men desplegable Caracteres sin rellenar (Indicador 2) que tiene los dgitos 0 a 9. Use este men desplegable para
especificar la cantidad de caracteres que deben ser ignorados al indexar el titulo. As, el ttulo El
Mago de Oz debera tener seleccionado un 3 de modo que el libro se ordene (indice) como
Mago de Oz. El carcter final a ignorar debe ser un espacio o un smbolo de puntuacin. Si este
indicador se pone en forma incorrecta, Alexandria pondr en cero Caracteres sin rellenar en
vez de ignorar una palabra parcial.
Nmero de clasificacinA cada ttulo se le asigna un nmero de clasificacin. El nmero de
clasificacin designa la ubicacin de un tem en la biblioteca. Debido a que los nmeros de clasificacin son especficos para cada lugar y no universales (como son el LCCN y el ISBN), debe
ingresar los nmeros de clasificacin especficos para su biblioteca. El nmero de clasificacin del
ttulo se guarda en el campo MARC 900_a.
Dependiendo de la fuente, los registros MARC importados pueden o no incluir un nmero de
clasificacin para sus tems. Alexandria formatea los nmeros de clasificacin para eliminar caracteres de control y dobles espacios, reparando as los nmeros con formato incorrecto.
Las copias heredan el nmero de clasificacin del ttulo, salvo que se cambie el nmero de clasificacin de la copia.
PolticaLa poltica de ttulo determina las reglas de circulacin para un grupo determinado de
tems. Cada ttulo tiene una poltica. Adems, para reforzar las reglas de circulacin, la poltica de
tem se usa para agrupar los tems con el fin de realizar anlisis estadsticos e informes.
Las copias heredan la poltica del titulo, salvo que se les asigne una poltica especfica.
Administracin de Items
Para mayor informacin, vase las secciones pestaas de Informacin de Ttulo e Informacin de
Copia en el Wiki en Lnea de Alexandria.
Informacin de TtuloLa pestaa Informacin de Ttulo y las pestaas secundarias relacionadas, contienen informacin pertinente como el registro de cada ttulo. Dentro de estas pestaas y
pestaas secundarias, puede ver o editar la informacin de cada ttulo.
Informacin de CopiaLa pestaa Informacin de Copia y las pestaas secundarias relacio-
nadas, contienen informacin sobre cada copia perteneciente al ttulo. En estas pestaas y pestaas secundarias, puede ver o editar la informacin adicional de cada copia.
No es posible ver o editar la informacin contenida en las pestaas de Informacin de Copia
hasta que se guarde la Informacin de Ttulo primaria.
Administracin de Items
Administracin de Items
Paso a Paso:
Para agregar un registro de ttulo:
Elija Items (Cmnd/Ctrl+I) en el men desplegable Ver.
Elija Nuevo Registro (Cmnd/Ctrl+N) en el men Acciones.
Asegrese de incorporar el Ttulo, Nmero de Clasificacin, y Poltica adecuados.
Ingrese la informacin necesaria en las pestaas Publicacin, Materias, Categoras, Notas,
Resumen, y SP.
Cuando haya llenado los campos correspondientes, haga clic en el botn Guardar.
Paso a Paso:
Para agregar una copia:
Ubique el registro del ttulo principal al cual debera agregarse la nueva copia.
Presione el botn Agregar Registro (+) o seleccione <Cmnd/Ctrl+N> en el men Acciones.
Complete la informacin necesaria en las pestaas Informacin de Copia, Notas de Copia, o
Estado de Copia usando el tabulador para cambiar de campo.
Cuando haya completado los campos necesarios, para guardar la copia seleccione Guardar en la
parte superior derecha de la ventana Administracin de Items.
Administracin de Items
Duplicar Copia
Alexandria predetermina el nmero de Cdigo de Barras Inicial basndose en el valor ingresado en el
campo Prximo Cdigo de Barras en la ventana Preferencias de Items de Sistema. Al elegir
Duplicar Copia cambia el campo Cantidad de Volmenes por Cantidad de Copias. Ingrese el nmero
adicional de copias que necesita para este ttulo. Puede escribir sobre este valor para cambiarlo.
Despus de ingresar la Cantidad de Copias que desea duplicar, haga clic en OK. Aparecer una ventana
de progreso que muestra que el registro se est duplicando.
Si elige duplicar una copia, aparecer la ventana Administracin de Items que ha agregado la nueva copia
duplicada. Reemplace la informacin necesaria en los campos duplicados de las pestaas Informacin de
Copia para modificar su nueva copia.
Ttulo Duplicado
Sobreescriba el valor del campo Nmero de Volmenes si el ttulo que est duplicando tiene ms de un
volumen. Se asignar a cada nuevo ttulo un nuevo nmero de volumen que se ver en la pantalla. Escriba
sobre los valores que difieren para crear su nuevo ttulo.
Despus de ingresar la Cantidad de Copias que desea duplicar, haga clic en OK. Aparecer una ventana
de progreso que le mostrar que el registro se est duplicando.
Si elige duplicar el titulo, la ventana de administracin de Items aparecer con su nuevo ttulo duplicado.
Reemplace la informacin necesaria en los campos duplicados de la pestaa Informacin de Ttulo para
modificar su nuevo ttulo.
Asegrese de proporcionar la informacin correcta en todos los campos duplicados para su nuevo ttulo/
copia. Si olvida modificar un campo, ste mantendr la informacin del campo ttulo/copia que se
duplic.
Administracin de Items
Paso a Paso:
Para duplicar un ttulo:
Elija Items (Cmnd/Ctrl+I) en el men desplegable Ver.
Elija Encontrar (Cmnd/Ctrl+F) en el men desplegable Edicin y ubique el ttulo usando la
ventana Seleccin de Items.
Haga clic en la pestaa Informacin de Ttulo.
Desbloquee el registro. Si es necesario, haga clic en el cono Candado o elija Desbloquear
(Cmnd/Ctrl+U) en el men Acciones.
Elija Duplicar (Cmnd/Ctrl+D) en el men Acciones.
Marque el botn redondo Duplicar Ttulo.
Ingrese la Cantidad de Volmenes que desea agregar.
Luego, haga clic en OK.
Paso a Paso:
Para duplicar una copia:
Elija Items (Cmnd/Ctrl+I) en el men desplegable Ver.
Elija Encontrar (Cmnd/Ctrl+F) en el men desplegable Edicin y ubique la copia usando la
ventana Seleccin de Items.
Ubique la copia (por Cdigos de Barras, Identificacin de Copia, o Nmero de
Clasificacin) que desea editar usando los conos de flecha izquierda y flecha derecha y el men
desplegable Explorar Copias.
Haga clic en la pestaa Informacin de Copia.
Desbloquee el registro, si es necesario, haciendo clic en el cono Candado o eligiendo
Desbloquear (Cmnd/Ctrl+U) en el men Acciones.
Elija Duplicar (Cmnd/Ctrl+D) en el men Acciones.
Haga clic en el botn redondo que est al lado de Duplicar Copia.
Ingrese el nmero de Cdigo de Barras inicial y la Cantidad de Volmenes que desea agregar.
Luego, haga clic en OK.
Administracin de Items
- N
O T A
Si sus preferencias estn configuradas para bloquear en forma automtica los registros,
debe desbloquear el registro haciendo clic en forma manual en el cono Candado
(Cmnd/Ctrl+D) que se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana o
seleccione desbloquear en el men Items antes de hacer cambios en el registro.
NOTE:
Title changes must be
saved before you can view
or modify copy
information.
Para moverse al siguiente campo de ingreso de informacin, presione la tecla <tab>. Para moverse al campo
de informacin anterior, presione la tecla <maysculas>. Para seleccionar un campo para editar
informacin, haga clic en el mismo campo. Para hacer una seleccin en un men desplegable, use <tab>
hasta que se resalte el campo deseado en el men desplegable y use las flechas <arriba> y <abajo> para hacer
su seleccin.
Para modificar la Informacin de Copia, haga clic en la pestaa Informacin de Copia o Encontrar
(Cmnd/Ctrl+F) para encontrar la copia que desea modificar.
Cuando haya modificado toda la informacin de registros deseada, haga clic en el botn Guardar en la
parte superior derecha de la ventana. El registro est ahora guardado. Si desea ignorar la informacin que
ha ingresado, haga clic en Deshacer para que los cambios no se consideren.
Si trata de seleccionar otro registro o dejar la ventana Administracin de Items sin guardar sus cambios,
aparecer el siguiente mensaje:
Haga clic en el botn Cancelar para regresar a la ventana Administracin de Items cuando los cambios
todava estn intactos. Haga clic en el botn Descartar si desea ignorar toda la informacin que ha
ingresado. Haga clic en el botn Guardar o <enter> para guardar sus cambios.
Administracin de Items
Paso a Paso:
Para modificar la informacin de ttulos:
Elija Items (Cmnd/Ctrl+I) en el men desplegable Ver.
Seleccione Encontrar (Cmnd/Ctrl+F) en el men desplegable Edicin y ubique el titulo usando
la ventana Seleccin de Items.
Haga clic en la pestaa Informacin de Ttulo.
Si es necesario, desbloquee el registro, haciendo clic en el cono Candado o seleccionando
Desbloquear (Cmnd/Ctrl+U) en el men Acciones.
Haga los cambios deseados en los campos del registro, movindose entre las pestaas
Publicaciones, Materias, Categoras, Notas, Resumen, y SP.
Cuando haya modificado los campos, haga clic en Guardar en la esquina superior derecha de la
ventana Administracin de Items para guardar el ttulo registrado.
Paso a Paso:
Para modificar la informacin de copia:
Elija Items (Cmnd/Ctrl+I) en el men desplegable Ver.
Seleccione Encontrar (Cmnd/Ctrl+F) en el men desplegable Edicin y ubique la copia usando
la ventana Seleccin de Item.
Haga clic en la pestaa Informacin de Copia.
Ubique la copia que desea editar (por Cdigo de Barras, ID de Copia, o Nmero de
Clasificacin) usando los conos de flecha izquierda y derecha y el men desplegable Explorar
Copias Por.
Desbloquee el registro si es necesario, haciendo clic en el cono Candado o eligiendo
Desbloquear (Cmnd/Ctrl+U) en el men Acciones.
Realice cualquiera de los cambios en los campos del registro, movindose entre las pestaas
Informacin de Copia, Notas de Copia, o Estado de la Copia.
Cuando haya modificado los campos, haga clic en Guardar en la esquina superior derecha de la
ventana Administracin de Items para guardar los cambios del registro de copia.
Administracin de Items
A D V E R T E N C I A
Administracin de Items
Paso a Paso:
Para eliminar un ttulo:
Elija Items (Cmnd/Ctrl+I) en el men desplegable Ver.
Elija Encontrar (Cmnd/Ctrl+F) en el men desplegable Edicin y ubique el tem usando la
ventana Seleccin de Item.
Use el botn Eliminar Ttulo () o el comando <Cmnd/Ctrl+R>, o seleccione Eliminar Copia
en el men Acciones.
Una ventana de advertencia le pedir que verifique si desea que el ttulo se elimine en forma
permanente. Haga clic en el botn Eliminar para eliminar en forma permanente el ttulo o el
botn Mantener para ignorar la solicitud de eliminar el ttulo.
Paso a paso:
Para eliminar una copia:
Elija Items (Cmnd/Ctrl+I) en el men desplegable Ver.
Elija Encontrar (Cmnd/Ctrl+F) en el men desplegable Edicin y ubique la copia usando la
ventana Seleccin de Item.
Haga clic en la pestaa Informacin de Copia.
Ubique la copia (por Cdigo de Barras, ID Copia, o Nmero de Clasificacin) que desea
editar usando los conos flecha izquierda y flecha derecha y el men desplegable Explorar
Copias Por.
Seleccione Eliminar Copia <Cmnd/Ctrl+Shift+R> en el men Acciones.
Una ventana de advertencia le solicitar que verifique si desea que la copia se elimine en forma
permanente. Haga clic en el botn Eliminar para eliminar en forma permanente la copia o el
botn Mantener para ignorar la solicitud de eliminar la copia.
Haga clic en Guardar en la esquina superior derecha de la ventana de Administracin de Items
para guardar los cambios del registro de copia.
Administracin de Items
Para mayor informacin sobre Ttulo, Autor, o Editor de Materia, revise las secciones correspondientes en el Wiki en lnea de Alexandria.
Administracin de Items
Administracin de Usuarios
La ventana Usuarios contiene informacin sobre los usuarios de su biblioteca. Para ver la ventana
Usuarios, seleccione Usuarios (Cmnd/Ctrl+L) en el men Ver.
El tercio superior de la ventana contiene informacin primaria sobre el usuario actual. Esto incluye
Nombre y Apellido del usuario, Cdigo de Barras, y Poltica.
Encontrar ms informacin sobre el usuario en el tercio inferior de la ventana con las pestaas asociadas.
Haga clic en estas pestaas para encontrar ms informacin del usuario.
El usuario que est viendo actualmente se llama usuario actual. Al cambiar de la ventana administracin de
Usuarios a la ventana de Circulacin har que ese usuario sea el usuario actual en la ventana de
administracin de Circulacin. Igualmente, si tiene un usuario actual en la ventana Circulacin y activa
la ventana Usuarios, aparecer la informacin del registro de ese usuario.
Puede ver, modificar, agregar, y eliminar informacin de usuarios, usando la ventana de administracin de
Usuarios y los comandos contenidos en el men Acciones.
Administracin de Usuarios
Estos son campos que se encuentran en toda la parte superior de la ventana Usuarios:
Nombre del UsuarioIngrese el nombre del usuario o el primer nombre y la inicial del
segundo.
Apellido del UsuarioIngrese los apellidos del usuario. Este campo es obligatorio, y no puede
guardar el registro de un usuario sin el apellido.
Cdigo de Barras del UsuarioCada usuario tendr un nmero de cdigo de barras nico
que le asignar Alexandria o se ingresar manualmente. Este cdigo de barras puede contener
hasta 15 dgitos y debe ser nico. Debe contener nmeros y/o letras, pero no caracteres de puntuacin o espacios.
Sin embargo, si trata de ingresar manualmente el nmero de cdigo de barras de un usuario que
tenga menos de tres caracteres alfanumricos, Alexandria mostrar un mensaje y desactivar la
funcin Guardar hasta que el usuario haya cambiado el cdigo de barras.
Poltica de UsuarioLa poltica que asigne a un usuario determina las reglas de la biblioteca a
las cuales este usuario debe adherir. Para elegir una poltica para un usuario, haga clic en la flecha
al final del men desplegable Poltica y seleccione un valor. La poltica predeterminada para los
usuarios nuevos se asigna en forma automtica basada en las preferencias de sistema de Usuarios.
Encontrar Usuarios
Administracin de Usuarios
Encontrar Usuarios
El comando Encontrar (Cmnd/Ctrl+F) que se encuentra en el men Acciones puede usarse para ubicar
un usuario determinado. Por ejemplo, si est buscando un usuario con apellido Anderson, Alexandria
encuentra el primer registro de usuario con ese nombre y lo selecciona como usuario actual en la ventana
Usuarios.
Cuando seleccione el comando Encontrar (Cmnd/Ctrl+F) aparecer la ventana Seleccionar Usuario.
Cambie la seleccin en el men desplegable Elegir Por para elegir la bsqueda por otros campos. Haga clic
en las flechas que se encuentran al final de los campos a elegir para buscar el usuario que inicia con (o
coincide exactamente) con la informacin que ingresa. Si no se puede ubicar un registro, Alexandria
emitir un sonido y el registro actual no se cambiar.
Administracin de Usuarios
Agregar Usuarios
Agregar Usuarios
Use el comando Nuevo Registro (Cmnd/Ctrl+N) botn (+), o la seleccin correspondiente en el men
Acciones para agregar un nuevo usuario a la base de datos de Alexandria. Cuando ejecute el comando
Nuevo Registro, aparecer la nueva ventana de administracin de Usuarios con campos en blanco en la
que necesitar proporcionar informacin.
Complete los campos necesarios, mens desplegables, casillas, en cada una de las pestaas de
administracin de Usuarios (tales como nombres y apellidos, direccin y as sucesivamente) para agregar
un nuevo registro. Alexandria copiar en forma automtica la Ciudad, Estado, Cdigo Postal y Pas
desde la direccin de biblioteca (ver Preferencias - Informacin de Biblioteca en pgina 83) para el nuevo
usuario. Puede escribir sobre estos valores para cambiarlos.
Para moverse al prximo campo de ingreso de datos en blanco, presione la tecla <tab>. Para moverse al
campo de informacin anterior en blanco, presione <Maysculas-tab>. Para seleccionar una informacin en
particular ingrese el campo a editar y haga clic en el campo. Para seleccionar desde un men desplegable,
haga <tab> hasta que el men desplegable que desea se resalte y use las teclas de flecha <arriba> y <abajo>
para realizar su seleccin.
Los campos Cdigo de Barras, Apellido, Poltica, Estado, y Contrasea se requieren para agregar un
nuevo usuario. Todos estos campos, excepto Contrasea y Apellido, se predeterminaran1. Alexandria
automticamente asigna un nmero de cdigo de barras basado en el valor que haya ingresado en el campo
Prximo Cdigo de Barras en la ventana de Preferencias de Sistema Usuarios (documentado en
pgina 121).
Cuando haya agregado toda la informacin necesaria para estos usuarios, haga clic en el botn Guardar en
la parte superior derecha de la ventana de administracin Usuarios. Si desea ignorar la informacin que ha
ingresado, haga clic en el botn Deshacer y aparecer el usuario anterior.
Puede agregar muchos usuarios rpidamente si tiene sus datos en formato electrnico.
Paso a Paso:
Para agregar el registro de un usuario:
Step 1.
Step 2.
Step 3.
Salte de la campo en campo con el tabulador en la medida que ingresa informacin sobre
este usuario.
Step 4.
Use los mens desplegables para indicar poltica, estatus y sexo del usuario.
Step 5.
Step 6.
Duplicar Usuarios
Administracin de Usuarios
Duplicar Usuarios
Use el comando Duplicar (Cmnd/Ctrl+D) para hacer una copia de un usuario existente. Entonces podr
modificar la informacin duplicada para crear un nuevo usuario. En esta forma ahorrar tiempo en el
ingreso de informacin cuando agregue usuarios que tengan informacin similar como ubicacin, fecha de
graduacin, poltica, estatus.
Cuando seleccione el comando Duplicar (Cmnd/Ctrl+D), aparecer la ventana de administracin de
Usuarios con informacin copiada del ltimo usuario seleccionado. Alexandria asignar en forma
automtica el Prximo Cdigo de Barras (see Preferencias de Usuarios on page 121) en vez de duplicar el
cdigo de barras del registro original. Reemplace la informacin en la ventana de administracin de
Usuarios con informacin especfica del nuevo usuario.
Paso a Paso:
Para duplicar el registro de un usuario:
Step 1.
Step 2.
Step 3.
Step 4.
Use los mens desplegables para indicar poltica, estado y sexo de los usuarios.
Step 5.
Haga clic en la pestaa Notas para agregar notas de alerta de los usuarios.
Step 6.
Administracin de Usuarios
Modificar Usuarios
Modificar Usuarios
Es posible editar informacin directamente en la ventana de administracin de Usuarios o en cualquiera
de las pestaas que se encuentran en la ventana. Puede editar informacin en estas ventanas en la misma
forma como puede hacerlo en cualquier parte de Alexandria. Por ejemplo, puede poner el cursor en un
campo con un valor existente y escribir valores adicionales o puede resaltar un valor en un campo y escribir
sobre l. Antes de que los registros cambien, deben desbloquearse haciendo clic en el cono Candado o
usando el comando Desbloquear (Cmnd/Ctrl+U).
Paso a Paso:
Para modificar el registro de un usuario:
Step 1.
Step 2.
Step 3.
Step 4.
Step 5.
Haga clic en Guardar en la esquina superior derecha de la ventana principal de administracin Usuarios para guardar los cambios en el registro de usuarios.
Eliminacin de Usuarios
Administracin de Usuarios
Eliminacin de Usuarios
Algunas veces podr necesitar eliminar usuarios de su sistema. Eliminando usuarios que ya no usa en su
biblioteca, ayudar a mejorar la precisin de sus informes.
D V E R T E N C I A
Paso a Paso:
Para eliminar un registro de usuario:
Step 1.
Step 2.
Step 3.
Step 4.
En el men Acciones, elija Eliminar Usuario <Cmnd/Ctrl+R> o haga clic en el botn Eliminar ().
Step 5.
Step 6.
Si un usuario debe multas o cargos, an podr eliminarlo, pero sus multas se eliminarn
del sistema.
Administracin de Usuarios
Eliminacin de Usuarios
Teclas Directas
Acelerador y Comandos con Teclas Directas
Teclas DirectasCorresponden a los caracteres subrayados de un men o recuadro de dilogo que
permite a los usuarios acceder al tem o controlarlo con esa tecla directa. En el caso de controles de dilogo,
algunas veces el usuario debera mantener apretada la tecla <Alt> antes de apretar la tecla directa. Algunas
veces se hace referencia a estas teclas como teclas de acceso rpido o teclas mnemnicas.
Nuevo Documento
Ctrl+O
Abrir
Ctrl+W
Cerrar Ventana
Ctrl+Alt+W
Cerrar Todo
Ctrl+S
Guardar
Ctrl+Shift+S
Ctrl+P
Imprimir
Ctrl+Shift+E
Reiniciar
Ctrl+Shift+E
Cerrar sesin
Ctrl+Q
Salir de Alexandria
Ctrl+Z
Deshacer
Ctrl+Shift+Z
Rehacer
Ctrl+X
Cortar
Ctrl+C
Copiar
Ctrl+V
Pegar
Ctrl+A
seleccionar Todo
Ctrl+F
Encontrar
Ctrl+G
Ctrl+;
Preferencias
Ctrl+T
Circulacin
Ctrl+I
Item
Ctrl+L
usuario
Ctrl+K
Catlogo
Ctrl+C
Buscar
Teclas Directas
Ctrl+1
Iniciar Devolucin
Ctrl+2
Ctrl+3
Ctrl+4
Ctrl+5
Ctrl+6
Ctrl+7
Ctrl+8
Ctrl+R
Teclas Directas
Teclas de AceleracinUna tecla de aceleracin es una atajo del teclado al cual se accede manteniendo
apretadas teclas de modificacin (<maysculas>, <ctrl>, <alt> o una combinacin de las mismas) y
apretando una tecla adicional. Las teclas de aceleracin aparecen en los mens a la derecha del texto
Ocultar Alexandria(Carbon)
+ +H
Ocultar otros(Carbon)
+ +N
Nuevo documento
+O
Abrir
+W
Cerra ventana
+ +W
Cerrar todo
+S
Guardar
+ +S
+P
Imprimir
+ +P
Imprimir en PDF
+ +E
Reiniciar
+Q
+Z
Deshacer
+ +Z
Rehacer
+X
Cortar
+C
Copiar
+V
Pegar
+A
Seleccionar todo
+F
Encontrar
+G
+;
Preferencias
+T
Circulacin
+I
Items
+L
Usuarios
+K
Catlogo
Teclas Directas
+1
Iniciar devolucin
+2
Realizar cargos/pagos
+3
+4
+5
+6
+7
+8
+R