Caja Chica.

Dentro de los gastos que realiza una empresa, existen aquellos de baja
cuanta, que por ser tan pequeos, no amerita la emisin de cheque,
normalmente estos gastos no deben exceder de 20 dlares por cada
transaccin y se los utiliza para atender necesidades urgentes como la
adquisicin de materiales de oficina, alimentacin, movilizacin y otros ue no
puedan ser cubiertos con cheques.
Creacin del fondo.
El monto mximo del fondo de Caja Chica no debe exceder de 200
dlares, para la apertura de este fondo se debe realizar el respectivo
memorando dirigido al gerente o administrador de la entidad y se debe indicar
el objetivo y destino para el cual es creado, as como tambin se sealar el
nombre de la persona que ser responsable de su uso, manejo, custodia y
liquidacin.
El fondo servir para cancelar exclusivamente obligaciones originadas
por las necesidades de la entidad, no se deber conceder prstamos a
funcionarios, compaeros de trabajo, o darle otro uso para el que fue creado.
Para justificacin de los gastos, se considerarn vlidos, los siguientes
documentos: Memo de apertura del fondo de Caja Chica, Vales de Caja Chica
y documentacin de las empresas comerciales o proveedoras de bienes y/o
servicios, como son: facturas y dems documentos que justifiquen el egreso.
Cuando el proveedor del bien y/o servicio no tiene factura, por ser de
cuanta reducida y/o de frecuencia muy ocasional, debe presentar un recibo
firmado indicando el concepto, el monto en nmeros y letras, la cdula de
ciudadana y la fecha.
Reposicin del fondo
La reposicin del fondo de Caja Chica se realizar cuando los egresos
hayan superado el 75% del monto asignado. La persona asignada para el
manejo del fondo deber presentar obligatoriamente el cuadro Resumen de
Caja Chica, adjuntando todos los documentos de respaldo. Luego el
departamento de Contabilidad revisar la documentacin, observando que no
haya documentos con fecha anterior a la ltima reposicin, ni posteriores a la
solicitud de reposicin del fondo.
En caso de no existir novedad, se realizar la reposicin del fondo, caso
contrario se devolver a la persona responsable para que vuelva a presentar
los documentos en forma correcta. Para que se cumpla una parte de las
polticas antes indicadas, vamos a disear el formulario de Resumen de Caja
Chica de la siguiente manera:

En un nuevo libro de Excel, en la hoja1, colocamos lo siguiente:

En la celda A1 la palabra EMPRESA:
En la celda A2 ponemos RESUMEN DE CAJA CHICA
En la celda A3 RESPONSABLE:
En la celda A4 FECHA:
Luego ampliamos la columna C, establecemos un ancho de 42,00
En la celda D2 ponemos MONTO:
En la celda D3 la palabra GASTADO:
En la celda D4, DIFERENCIA:
Marcamos el rango D2:D4 y alineamos texto a la derecha
Reducimos la columna F, establecemos un ancho de 2,71
En la celda A6, ponemos DOCMTO.
A la derecha en la celda B6, NUMERO
En C6, DESCRIPCION
En D6, CODIGO
En E6, VALOR
Las Unidades a las que se les haya asignado un Fondo de Caja Chica, podrn
solicitar al
Area Tesorera General un aumento del monto, de acuerdo con las
necesidades, para lo
cual debern proceder de la siguiente manera:
Justificacin respectiva del aumento del Fondo de Caja Chica, en funcin
de la
actividad que realiza la Unidad Ejecutora de la Institucin, indicando el
monto
requerido.
Enviar un detalle de todas las liquidaciones de caja de los ltimos tres
meses, el

cual debe contener: nmero de comprobante de caja chica, fecha y monto

de la
liquidacin.
Cualquier otro documento o estudio pertinente, a criterio del Area de
Tesorera
General.
Una vez evaluada por el Area Tesorera General, la solicitud de aumento y
de
autorizarse el mismo, se confeccionar un Comprobante de Egreso por el
monto
autorizado afectando las cuentas correspondientes. De no autorizarse el
aumento,
el Area de Tesorera General, en forma razonada y justificada, informar a la
Unidad Ejecutora la denegatoria del aumento.
El Area Tesorera General, podr nombrar una comisin para realizar una
evaluacin a nivel general de los Fondos de Cajas Chicas instalados en las
diferentes Unidades Ejecutoras, por lo menos una vez al ao o en forma
selectiva
si es de su consideracin o necesidad, esto con el fin de mantener
actualizada la
informacin, para la toma de decisiones en cuanto a aumentar o disminuir
el
monto de los respectivos fondos asignados.

http://es.slideshare.net/rociopaza/caja-chica

https://sigep.sigma.gob.bo/comunicados/MANUAL_DE_IMPLANTACION/MANU
AL_PROCEDIMIENTOS/18_MANUAL_PROCEDIMIENTO_FONDO_ROTATIVO_Y_C
AJA_CHICA.pdf

arq