Manual de Procedimiento para La Elaboraci N y Codificaci N de Documentos

REPUBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DE SANTANDER
ALCALDIA DE MOLAGAVITA
Estamos con Molagavita!
Nit. 890205326-6
PROCEDIMIENTO
PARA LA ELABORACIN Y
CODIFICACIN DE DOCUMENTOS
Versin 1.0
Alcalda Muncipal de Molagavita
Octubre de 2008
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Fecha: Octubre
15 de 2008
Alcalda Municipal de Molagavita
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN

Y CODIFICACIN DE DOCUMENTOS
Versin: 1.0
Pgina 2 de 16
Control del Documento

Nombre
Dorian Fabiola Roa
Cceres
Revisin
Funcionarios
responsables
de
la
implementacin
del
Sistema de Gestin de
Calidad
Aprobacin Edwin
Antonio Prada
Ramrez
Autores
Cargo
Profesional
De enlace
Asesores
Alcalde
Municipal
Dependencia
ESAP
ESAP
Fecha
Septiembre
de 2008
Septiembre
de 2008
Octubre 2008
Control de los Cambios

Versin
No.
Fecha de
Aprobacin
Descripcin de los Cambios
Solicit

Fecha: Octubre
15 de 2008
Versin: 1.0
Pgina 3 de 16
CONTENIDO
1. OBJETIVO.
.4
2. DESCRIPCIN
..4
3. ESTRUCTURA GENERAL DE LA
DOCUMENTACIN.4
4. PRESENTACIN Y CONTENIDO DE LOS
DOCUMENTOS4
5. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS E
INSTRUCTIVOS..11
6. DOCUMENTACIN DE LOS
PROCESOS..13
7. CODIFICACIN DE
DOCUMENTOS15
8. REVISIN Y
ACTUALIZACIN.16
9. REFERENCIAS
DOCUMENTALES.16
10. ANEXOS
.17
Fecha: Octubre
15 de 2008

Versin: 1.0
Pgina 4 de 16
1.
OBJETIVO
Definir los parmetros para la elaboracin y codificacin de los documentos

relacionados con los procesos y procedimientos de la Asociacin de Municipios del
Magdalena Medio Bolivarense y su Zona de Influencia. El control de dichos
documentos se establece en el procedimiento de Control de Documentos.
2.
DESCRIPCIN
ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIN
La estructura general de la documentacin se ilustra en la siguiente pirmide

documental:
Descripcin del Sistema de Gestin de Calidad que incluye la Polticas

de Calidad, los Objetivos de Calidad y la descripcin de cada uno de los
puntos de la NTCGP 1000:2004.
Mapas de proceso, documentos que caracterizan los

procesos, sus actividades y Procedimientos generales.
Documentos de trabajo especfico que se requiere para
dar pautas de lo que se debe hacer en la ejecucin de
una labor.
Formatos, trmites, registros, fichas tcnicas de
productos o servicios, Planes de Calidad,
Trmites, Manual tcnico para la operacin o
mantenimiento de una mquina o hardware,
Manual del usuario de una aplicacin o software,
Manual de Funciones y Requisitos etc. Otros
Documentos especiales
MANUAL
DE
CALIDAD
NIVEL I
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Nivel II
PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS
DOCUMENTADOS
Nivel III
FORMATOS Y REGISTROS, ESPECIFICACIONES,
INSTRUCTIVOS DE EQUIPOS, OTROS DOCUMENTOS
ESPECIALES (INTERNOS O EXTERNOS) - Nivel IV
Se ha establecido que todos los documentos elaborados en la entidad

correspondientes a Guas, procedimientos, instructivos y manuales, deben contener
como mnimo lo establecido en este instructivo, con algunas variaciones o
excepciones en la descripcin o contenido.
En aquellos casos donde existan metodologas o estructuras de presentacin de
documentos definidos por instancias Gubernamentales que rigen las Asociaciones
de Municipios el documento se ajustara las mismas sin perder en lo posible la
connotacin que la entidad le da a este tipo de documento.
Fecha: Octubre
15 de 2008

Versin: 1.0
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Dependiendo el nivel en el que se encuentra el documento a elaborar se debe tener

en cuenta el siguiente contenido:
Manual
de
Calidad
X
X
X
Manual de
Procesos y
Procedimientos
X
X
X
Tabla de Control del

documento y control
de cambios
Tabla de Contenido
X
Opcional
Introduccin
X
Opcional
Objetivo
Alcance
Normatividad
X
Opcional
Referente Terico y
Definiciones
X
Opcional
Descripcin
cumplimiento
requisitos
de
la
norma
NTCGP
1000:2004
Descripcin Grfica
(Diagrama de flujo)
Descripcin
Detallada (Matriz)
Descripcin
Desarrollo (abierto)
Anexos
Contenido
Titulo
Portada
Encabezado
Procedimientos
X
X
X
X
Opcional
X
Opcional
X*
X
X
Opcional
* El desarrollo abierto corresponde a las pautas de lo que se debe hacer en la ejecucin de una labor
2.2
Registros
Otros
Documentos (de
origen interno)
X
X
X
Instructivos
X
X
PRESENTACIN Y CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS
2.2.1 En cuanto a su forma, todos los documentos tendrn las siguientes

caractersticas:
-
Papel: Bond blanco, tamao carta.

Letra: Arial, tamao 12. (La nica excepcin es el ttulo del documento en la
portada que se escribe en tamao 20, los pies de pgina que se escriben en
tamao 10 y los encabezados en tamao 8 para los extremos y el nombre de
la entidad).
Fecha: Octubre
15 de 2008

Versin: 1.0
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Ttulos de los captulos: Se escriben centrados, en maysculas fijas y en

negrilla. Se numeran con nmeros arbigos seguidos de punto.
Subttulos: Se escriben contra el margen izquierdo, en maysculas fijas y en

negrilla. Siguen un orden secuencial, precedidos del nmero del captulo.
Despus del nmero que designa el ltimo nivel no se coloca punto.
Mrgenes: La portada del documento y las dems pginas tendrn mrgenes

de 2 cm. para las mrgenes superior e inferior y de 2,5 cm. para las mrgenes
izquierdo y derecho con respecto a cada uno de los bordes de la hoja.
Interlineado: Espacio sencillo.
Separacin de prrafos: Entre el ttulo de un captulo y el primer prrafo habr

una separacin de 2 interlneas; entre prrafos consecutivos, 2 interlneas;
entre el ltimo prrafo de un captulo y el ttulo del siguiente captulo, 3
interlneas.
Encabezado: Las pginas, llevarn el siguiente encabezado:
2 cm.
NOMBRE DEL DOCUMENTO

2cm.
-
2 cm.
Codificacin: Todo documento correspondiente al Manual de Calidad, a los

procesos y procedimientos, a los instructivos, formatos y otros de origen
interno, que estn dentro del Sistema de Gestin de Calidad tendrn un
cdigo de identificacin.
2.2.2 En cuanto al contenido:

-
Portada: La portada de los documentos se utiliza para el Manual de Calidad,

Manual de Procesos y Procedimientos, procedimientos e Instructivos. La
portada tiene las siguientes caractersticas:
o Marco con lnea doble de 1 puntos de grueso. Entre el marco y los
bordes de la hoja se dejan 3 centmetros.
o Logotipo de la AMMMB: Centrado en la parte superior en color verde
institucional o negro, de 2 cm. de alto por 2 cm. de ancho, dentro del
marco. En la base del logotipo, en letra Arial de 12 puntos y sin negrilla,
Asociacin de Municipios del Magdalena Medio Bolivarense y su zona de
Fecha: Octubre
15 de 2008

Versin: 1.0
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Influencia y Sistema de Gestin de la Calidad, cada una en un rengln y

separadas por 2 interlneas.
o Ttulo del documento: Se escribe centrado horizontalmente con relacin al
marco, en letra Arial de 20 puntos, en negrilla y en mayscula fija. No se
dividen las palabras.
o Nmero de la versin: Se escribe la palabra Versin seguida del nmero
correspondiente.
o Cdigo: Se ubica dentro del recuadro.
o Fecha: Se indica el mes y el ao en que la versin del documento ha sido
aprobado.
-
Cuadro de Control del Documento y Control de Cambios
En la segunda pgina del documento se ubicarn los cuadros del control de

documentos y control de cambios.
El ttulo del cuadro de Control del Documento va en negrilla centrado
horizontalmente, ocupa la parte superior de la misma, en l se indican las personas
responsables de la elaboracin, la revisin y la aprobacin del documento. Sus
datos se colocan en columna, va seguido de la fecha en que se termina el
documento, se elabora, revisa o se aprueba.
Control del Documento

Nombre
Cargo
Dependencia
Fecha
Autor
Revisin
Aprobacin
Cuando el documento haya sido elaborado, revisado o aprobado por ms de una

persona, se dejarn en la tabla los correspondientes espacios.
El ttulo del cuadro de Control de los Cambios va en negrilla centrado
horizontalmente, en l se describen los cambios correspondientes realizados al
documento y el que solicit el cambio. Los ajustes a los documentos, solo podrn
ser realizados por el responsable de la elaboracin del documento.
Fecha: Octubre
15 de 2008

Versin: 1.0
Pgina 8 de 16
Control de Cambios
Versin
No.
Fecha de
Aprobacin
Descripcin del Cambio
Solicit
Tabla de Contenido
En formato de tabla, se relacionan aqu las grandes divisiones temticas del

documento y sus correspondientes subdivisiones, indicando en cada caso la pgina
en la cual se encuentran. Ocupar la tercera pgina del documento despus de la
Portada y de los cuadros de control del documento y control de los cambios.
Tendr tres columnas:
-
La primera, en el extremo izquierdo, presenta verticalmente, en estricto

orden, los nmeros de los captulos y sus divisiones. Los nmeros de los
captulos van seguidos de punto; los que corresponden a sus divisiones no
terminan en punto.
La segunda columna reproduce en maysculas fijas y sin negrilla los

ttulos de los captulos y los de sus divisiones.
La tercera columna indica la pgina en que se encuentran cada captulo y

cada una de sus respectivas divisiones. Esta columna va justificada a la
derecha, de manera que las unidades y las decenas se alineen
verticalmente.
El ttulo va centrado en la parte superior de la pgina, en mayscula fija y negrilla.

-
Objetivo del Documento
El objetivo describe el propsito del documento que se est elaborando, su

redaccin inicia con un verbo en infinitivo. Los objetivos deben ser claros y en lo
posible breves, la descripcin del objetivo debe ser comprensible para quien
desconozca el procedimiento; slo de esta manera es posible asegurar que un
nuevo funcionario durante la fase de Induccin al puesto de trabajo, un visitante
externo, o un Auditor puedan formarse una idea adecuada del objetivo que se busca
y que se presenta en el documento.
-
Alcance

Fecha: Octubre
15 de 2008
Versin: 1.0
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El Alcance describe el escenario en el cual se aplican los documentos, su

descripcin debe arrojar claridad sobre cuales actividades, personas, dependencias,
territorios, etc. estn comprendidos por el procedimiento y cules (por exclusin)
estn fuera de su cobertura. Cuando se considere procedente, pueden enumerarse
de manera expresa las reas, dependencias, etc. que no estn contempladas dentro
del alcance del procedimiento que se est documentando.
-
Normatividad
En este apartado se relaciona la descripcin puntual del artculo, numeral o inciso

de las normas que soportan el desarrollo de los contenidos tcnicos del documento
en el siguiente orden: Leyes, Decretos, Resoluciones.
Se debe transcribir
textualmente y entre comillas el aparte relacionado con el tema del documento.
-
Referente terico y definiciones
En este apartado se presenta la descripcin breve de la teora o teoras que

sustentan el desarrollo de los contenidos tcnicos del documento en los casos que
sea requerido; en los dems casos se presentan en orden alfabtico, los trminos
tcnicos o aquellos que tienen una connotacin particular dentro del contexto del
documento. Cada trmino va en negrilla, con mayscula inicial solamente. A rengln
seguido, pero sin negrilla, se escribe la definicin. Los renglones siguientes al
primero forman bloque con l.
Si la definicin es tomada, en todo o en parte, de otro documento, se debe colocar el
texto entre comillas, indicando la fuente en una nota de pie de pgina1.
-
Descripcin del documento
Este numeral se desarrolla de acuerdo al numeral 2.3 de este instructivo; si

corresponde a un procedimiento o instructivo, en caso contrario su descripcin es
libre.
-
Revisin y Actualizacin
En este componente se indican los pasos en la revisin y el ajuste del documento,

as como la instancia o las instancias responsables y la periodicidad con que debe
hacerse. Si es pertinente, se indicar tambin el procedimiento que se deber seguir
para oficializar la versin revisada y para establecer la vigencia de la misma.
Para los pies de pgina se utilizarn nmeros arbigos (1, 2, 3, ...). El tipo de letra ser Arial, en
tamao 10. No se utilizarn negrillas ni letra cursiva sino en los casos en que haya necesidad de
resaltar alguna

Fecha: Octubre
15 de 2008
Versin: 1.0
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Referencias Documentales
En este captulo se relacionan alfabticamente las fuentes documentales registradas

en cualquier soporte (impreso, medio magntico, audiovisual, otros.) que fueron
consultadas por los autores del documento y que permiten ampliar la comprensin
del documento que se esta elaborando. El nombre Referencias Documentales va
siempre comenzando pgina, en maysculas fijas y centrado, entre l y la primera
referencia documental se dejan dos interlneas.
Una referencia documental consta, en su orden, de los siguientes elementos: autor,
ttulo, subttulo, nmero de la edicin (si no se trata de la primera), lugar de
publicacin, nombre del editor, ao de publicacin, nmero del volumen o tomo,
serie o coleccin, ciudad, imprenta y ao. (Se excluyen aquellos elementos que no
apliquen en un caso determinado).
El apellido del autor corporativo se escribe en maysculas fijas; a continuacin,
seguido de coma, se escribe el nombre con mayscula inicial solamente. El nombre
de la obra se escribe a continuacin del nombre del autor separado de ste por un
punto. Ejemplo:
JAIMES Vega, Humberto. Habilidades Gerenciales. Diplomado Alta Gerencia. Sena.
Bucaramanga. 2007
Si se trata de un autor institucional, se escribe su nombre completo en mayscula
fija. Ejemplo:
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, SENA. Proceso curricular de la
Formacin Profesional Integral basado en Competencias Laborales. Orientaciones
Generales. Bogot D.C, Divisin de Investigacin y Desarrollo Tcnico Pedaggico,
2000.
-
Anexos
En este apartado se presentan los documentos que dan soporte o complementan las
actividades u otro componente del procedimiento. Los Anexos se ubican al final del
documento, despus de desarrollados todos los dems componentes, siguiendo el
orden de las letras del alfabeto (A, B, C. otros.).
Cuando se decide transcribir el documento que se presenta como anexo, se coloca
en la parte superior de la caja tipogrfica el ttulo ANEXO seguido de la letra
correspondiente, y entre l y el ttulo del documento que se transcribe se dejan dos
interlneas. Cuando se trata de facsmile (es decir, obtenido por fotocopia, fax u otro
tipo de reproduccin), el documento que se anexa debe estar precedido de una hoja
con el texto ANEXO seguido de la letra correspondiente, en maysculas fijas y
centrado tanto horizontal como verticalmente. En este ltimo caso se puede incluir,

Fecha: Octubre
15 de 2008
Versin: 1.0
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dos espacios ms abajo, el ttulo del documento cuyo facsmile se presenta como
Anexo.
2.3 DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS

Cuando se requiera documentar un Procedimiento o Instructivo se deber realizar
teniendo en cuenta lo establecido a continuacin:
2.3.1 Condiciones Generales
En este numeral se especifican cuando sea necesario, las condiciones o directrices
generales del procedimiento, que aclaran de manera especial lo descrito en forma
detallada.
2.3.2 Descripcin Grfica
El Diagrama de Flujo muestra grficamente el procedimiento que se est
documentando, en el caso del Manual o instructivo se usa solo cuando este lo
requiera ya sea por su tamao o su complejidad, debe presentarse en forma
vertical. En la parte superior de la caja tipogrfica se escribe el ttulo en maysculas
fijas, en negrilla, centrado y sin dividir las palabras.
El trazo de los smbolos se hace con lnea sencilla de 1 punto de grosor. La lnea es
continua (es decir, no punteada). Las flechas de conexin tendrn 1 punto de grosor
e irn en lnea sencilla y continua.
El texto al interior de los smbolos va en letra Arial de 10 puntos, sin negrilla y con
mayscula inicial solamente. Si por razones de espacio se hace necesario disminuir
el tamao de la letra, sta podr ser hasta de 8 puntos. Si an con este tamao
resulta insuficiente el rea tipogrfica de la hoja para presentar el diagrama
completo, se debe optar por el uso de conectores para continuar en la pgina
adyacente el diagrama de flujo.
Se utilizarn los siguientes smbolos en los Diagramas de Flujo:
Smbolo
Nombre
Inicio o Fin
Actividad
Toma de decisin
Documento o registro
Observacin
La palabra INICIO o FIN se escribe dentro del smbolo.
Al interior del rectngulo se inicia con un digito iniciando con 1,
seguido de un punto y en un rengln aparte se escribe el
nombre de la actividad, utilizando un verso en imperativo..
Tiene por lo menos dos salidas (S/No; Aprobado/ Rechazado,
etc.).
En su interior se escribe el nombre o el tipo de documento o

Fecha: Octubre
15 de 2008
Versin: 1.0
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registro.
Multidocumento
Proveedor o cliente
Conector de
actividades
Conector de pginas
Archivo
Se utiliza cuando de una Actividad o Decisin se genera ms de

un documento.
Organizacin o persona que proporciona un producto o recibe
un producto.
Se coloca a la salida y a la llegada de las actividades que se
desean conectar. En su interior va una letra (por ejemplo: A) en
los dos puntos que se conectan.
Se utiliza para indicar que el Diagrama contina en otra pgina.
Indica que un documento debe conservarse.
Base de datos
Indica que la informacin debe registrarse o conservarse en un

sistema de informacin.
Flecha de conexin
entre actividades, o de
destino
Indica la conexin entre dos actividades u otros elementos del

Diagrama de Flujo.
Para aquellos instructivos que requieran de una descripcin a travs de un diagrama

de flujo especfico, diferente al propuesto, por ejemplo diagramas de: Diseo de
base de datos, bloques, diseos de web, ingeniera de procesos, ingeniera elctrica,
ingeniera mecnica, diseo de redes Intranet, diseo de software, etc., se usarn
los cdigos grficos propios de dichos diagramas.
2.3.3 Descripcin Detallada
Los Procedimientos o instructivos se describen siguiendo el orden secuencial del
Diagrama de Flujo, redactando en forma clara paso a paso cada una de los pasos
del procedimiento.
Se utiliza cuando se necesita especificar un puesto de trabajo o una labor
especfica. All se explica qu se hace, quin lo debe hacer, cundo, donde y cmo
se debe hacer, qu materiales, equipos y documentos se deben usar y cmo se
controlar y registrar el procedimiento.
Las actividades que se apartan del eje central del Diagrama de Flujo (por
corresponder a caminos surgidos de una Decisin) se describen a continuacin de
las que anteceden a la correspondiente decisin.
El nombre de las actividades se inicia con un verbo en imperativo (por ejemplo:
Revise..., Analice...,), tal como deben estar en el Diagrama de Flujo.

Fecha: Octubre
15 de 2008
Versin: 1.0
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El nombre de cada actividad va en negrilla, en mayscula inicial solamente y con

numeracin consecutiva, su descripcin no lleva negrilla. Los renglones siguientes al
primero deben formar bloque con l. Toda aclaracin relacionada con una actividad
y diferente de su descripcin se hace en un pie de pgina.
Dependiendo de su complejidad se pueden utilizar las siguientes herramientas:
-
Matriz de Descripcin detallada de actividades:

DIAGRAMA
(1)
DESCRIPCIN
ACTIVIDAD (2)
RESPONSABLE
(3)
REGISTRO
(4)
(1) Diagrama: Representacin grafica del procedimiento

(2) Descripcin de la actividad: Describa detalladamente cmo se realiza la
actividad
(3) Responsable: Define el cargo de la persona responsable de realizar la actividad,
se coloca en trminos de dependencia ejemplo: Direccin Ejecutiva
(5) Registro: Especifique los documentos, instructivos o formatos que se utilizan
como soporte de la actividad
2.4 DOCUMENTACIN DE LOS PROCESOS
Se ha establecido que los procesos tendrn una descripcin grfica mediante un
diagrama de bloques y sern documentados utilizando el formato Caracterizacin
del Proceso que se muestra en el Anexo A, en el cual se describen los siguientes
campos:
1. Nombre del Proceso: Relacionar el nombre del proceso, el cual debe coincidir
con los nombres asignados en el mapa de procesos.
2. Responsable: Escribir el cargo de la persona que responde por el proceso
ante la alta direccin.
3. Objetivo del Proceso: Debe iniciar con un verbo y muestra la razn de ser del
proceso, indica lo que busca lograr el proceso o la meta esperada y por la
cual existe el proceso en la organizacin.
4. Alcance: Definir los lmites del proceso y en donde se debe aplicar
5. Requisitos legales y reglamentarios: Relacionar los referentes legales y
reglamentarios que rigen el funcionamiento del proceso.
6. Requisitos por Cumplir de la Norma Tcnica en la Gestin Pblica NTCGP
1000:2004: Especificar el numeral de la norma con la cual se relaciona el
proceso.
7. Requisitos del cliente: Especificar la necesidad o expectativa del cliente que
se espera satisfacer con el proceso.
8. Riesgo del Proceso: Establecer los riesgos que afecten el normal
funcionamiento del proceso
Fecha: Octubre
15 de 2008

Versin: 1.0
Pgina 14 de 16
9. Puntos de Control: Establecer los controles que el proceso tiene para evitar
que los riesgos anteriormente definidos ocurran.
10. Recursos del Proceso: Corresponde a las herramientas, equipos, software,
hardware, infraestructura, etc. que deben ser suministrados por la
organizacin, con el fin de que se pueda ejecutar el proceso.
11. Documentos Relacionados: Nombre los procedimientos, normas, manuales e
instructivos en los cuales se describe la ejecucin de la actividad.
12. Indicadores del Proceso: En esta casilla se coloca el nombre dado al
indicador propuesto para medir la eficacia del proceso.
13. Insumo: Es el producto, servicio, documento, informacin, etc. que es
entregado por el proveedor (casilla anterior) para dar inicio al desarrollo de la
actividad.
14. Proveedor: En esta casilla se menciona qu proceso o parte interesada
externa, entrega la entrada para poder ejecutar la actividad. (puede ser un
proceso, el cliente, un proveedor o el gobierno)
15. Actividad: Definir la actividad que se realiza. Debe iniciar con un verbo y es lo
que se ejecuta. Ejemplo: Recibir solicitudes, afiliar, vender, medir, analizar,
etc.
16. Producto: Corresponde al resultado obtenido despus de realizada la
actividad. Es un producto, servicio, documento, informacin, etc. Que se le
entrega a otro proceso o a una parte interesada externa.
17. Cliente: En esta casilla se menciona qu proceso o parte interesada externa,
que recibe la salida, despus de ejecutada la actividad. (puede ser un
proceso, el cliente, un proveedor o el gobierno)
-
Matriz Insumo / Producto en la caracterizacin de los procesos

INSUMO
( ENTRADA)
(1)
PROVEEDOR
(2)
ACTIVIDADES
(3)
PRODUCTO
(SALIDA)
(4)
CLIENTE
(5)
(1) Insumos: Establezca los productos de otros procesos, normatividad, recursos

fsicos, financieros, humanos y tecnolgicos requeridos para desarrollar la actividad.
(2) Proveedor: Escriba el Proceso, dependencia o entidad que proporciona el
insumo.
(3) Descripcin de las Actividades: Describa detalladamente cmo se realiza la
actividad
(4) Productos o Servicios: Indique el resultado que se espera de la aplicacin de
la actividad.
(5) Clientes: Establezca los procesos, dependencia, organizacin, entidad o
persona que recibe o a quien va dirigido el producto y/o servicio.
-
Descripcin abierta

Fecha: Octubre
15 de 2008
Versin: 1.0
Pgina 15 de 16
El usuario puede redactar en forma libre el contenido del documento cuando

considere que las matrices anteriormente expuestas no generan ningn valor no
aplican al tipo de documento. Esta forma de descripcin es utilizada para
documentos muy tcnicos que requieren un sustento terico o para dar pautas
especficas sobre el desarrollo de una actividad.
2.5 CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
Se ha establecido la asignacin de un cdigo a los documentos para su
identificacin y control, esta codificacin est relacionada con el macro proceso al
cual soporta el documento y a la dependencia que lo elabora.
La estructura general de la codificacin consta de 14 caracteres alfanumricos
asignados de la siguiente manera:
-
M:
P:
Pr:
I:
C:
E:
F:
El primer carcter es de tipo alfabtico y corresponde a la identificacin del

tipo de documento as:
Manual
Proceso
Procedimiento
Instructivo
Caracterizacin
Especificacin
Formatos
3. REVISIN Y ACTUALIZACIN
El Instructivo para la Elaboracin y Codificacin de Procesos y Procedimientos ser
revisado anualmente por la Junta Directiva y el Director Ejecutivo, encargados del
mantenimiento y control de la informacin relacionada con los Procesos y
Procedimientos de la Asociacin.
Como resultado de la revisin, el Director Ejecutivo, encargado del mantenimiento y
control de la informacin relacionada con los Procesos y Procedimientos de la
Asociacin producir una nueva versin del Instructivo, la cual ser distribuida a los
Municipios asociados.
4. REFERENCIAS DOCUMENTALES
Norma NTC ISO 9001 Sistema de Gestin de la Calidad Requisitos
Norma NTC ISO 10013 Documentacin sistemas de gestion de la calidad
Fecha: Octubre
15 de 2008

Versin: 1.0
Pgina 16 de 16
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, SENA. Instructivo para la elaboracin,

codificacin y control de documentos de procesos y procedimientos del SENA,
versin 02, junio de 2007.
5. ANEXOS
Anexo A, Formato para la Caracterizacin de Procesos
NOMBRE DEL
PROCESO
CDIGO DEL
PROCESO
OBJETIVO
DEL
PROCESO
ALCANCE
DUEO DEL
PROCESO
REQUISITOS
LEGALES Y/O
REGLAMENTA
RIOS
REQUISITOS
POR CUMPLIR
DE LA NORMA
TCNICA DE
CALIDAD
VIGENTE
RIESGOS DEL
PROCESO
PUNTOS DE
CONTROL
RECURSOS
REQUERIDOS
PARA EL
PROCESO
DOCUMENTOS
RELACIONADOS
INDICADORES DEL PROCESO
INSUMO
( ENTRADA)
PROVEEDOR
ACTIVIDADES
PRODUCTO
(SALIDA)
P
H
V
A
Elabor:
Revis: Comit de Calidad
Aprob:
CLIENTE

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Alcalda Muncipal de Molagavita

Alcalda Municipal de Molagavita

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN

Control del Documento

Alcalda Municipal de Molagavita

Control de los Cambios

Descripcin de los Cambios

Alcalda Municipal de Molagavita

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN

Alcalda Municipal de Molagavita

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN

Definir los parmetros para la elaboracin y codificacin de los documentos

La estructura general de la documentacin se ilustra en la siguiente pirmide

Descripcin del Sistema de Gestin de Calidad que incluye la Polticas

Mapas de proceso, documentos que caracterizan los

Se ha establecido que todos los documentos elaborados en la entidad

Alcalda Municipal de Molagavita

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN

Dependiendo el nivel en el que se encuentra el documento a elaborar se debe tener

Tabla de Control del

PRESENTACIN Y CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

2.2.1 En cuanto a su forma, todos los documentos tendrn las siguientes

Papel: Bond blanco, tamao carta.

Alcalda Municipal de Molagavita

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN

Ttulos de los captulos: Se escriben centrados, en maysculas fijas y en

Subttulos: Se escriben contra el margen izquierdo, en maysculas fijas y en

Mrgenes: La portada del documento y las dems pginas tendrn mrgenes

Interlineado: Espacio sencillo.

Separacin de prrafos: Entre el ttulo de un captulo y el primer prrafo habr

Encabezado: Las pginas, llevarn el siguiente encabezado:

Alcalda Municipal de Molagavita

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Codificacin: Todo documento correspondiente al Manual de Calidad, a los

2.2.2 En cuanto al contenido:

Portada: La portada de los documentos se utiliza para el Manual de Calidad,

Alcalda Municipal de Molagavita

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN

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