Registro Nacional de Colecciones Documentales y Archivos Histricos, Pblicos o de Particulares

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

DIRECCIN NACIONAL DE ARCHIVO HISTRICO

MANUAL PARA EL REGISTRO NACIONAL

DE COLECCIONES DOCUMENTALES Y
ARCHIVOS HISTRICOS PBLICOS O DE
PARTICULARES

2009

Registro Nacional de Colecciones Documentales y Archivos Histricos, Pblicos o de Particulares

PRESENTACIN

El presente Manual tiene como objetivo servir de gua a los servidores del Archivo
General de la Nacin, del Sistema Nacional de Archivos y usuarios externos, sobre los
procedimientos y el correcto llenado de los formularios, que se presentarn para el
Registro Nacional de Colecciones Documentales y Archivos Histricos, Pblicos o de
Particulares, segn la modalidad de registro que solicite (Fondo, Sub-fondo, Seccin,
Sub-seccin, Serie, Sub-serie, Unidades de Archivamiento o Unidades Documentales).

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PROCEDIMIENTO DE REGISTRO

El Registro Nacional de Colecciones documentales y Archivos Histricos Pblicos o de

Particulares forma parte del Registro Nacional de Bienes Integrantes del Patrimonio
Cultural de la Nacin, implementado con Ley N 28296 y su reglamento. Es la funcin
que cumple la Direccin Nacional de Archivo Histrico del Archivo General de la
Nacin, el cual consiste en registrar a todos aquellos bienes integrantes del Patrimonio
Cultural Archivstico que formen parte del Estado o se encuentren en poder de
particulares.
Para el registro se presentarn los formularios F1, F2 y en caso se registren Unidades de
Archivamiento o Unidades Documentales se presentar el formulario F3. Estos
formularios se llenarn considerando las indicaciones expuestas en el presente manual.
Luego de llenar los formularios de registro, estos sern presentados en el espacio
asignado para tal efecto, en la sede central del Archivo General de la Nacin, Psje. Piura
s/n con Av. Caman Cdra. 1, junto a estos formularios se presentar una fotocopia del
documento de identidad del solicitante, en caso el solicitante no sea el propietario del
documento o el encargado de su custodia, presentar una carta poder simple del
propietario o un documento de la entidad a la que representa.
El personal de la oficina de registro recibir y evaluar la documentacin presentada por
el solicitante, en caso encuentre algn error se lo har saber al solicitante para que lo
corrija. Para registrar los documentos segn el formulario F2, a este se le adjuntar el
cuadro de clasificacin del archivo (en caso lo tenga). En caso de registrar los
documentos segn el formulario F3, este se presentar junto al formulario F2, y se
confrontar la informacin presentada con los documentos fsicos, si la extensin de la
documentacin a registrar es demasiado extensa el personal de la oficina de registro se
dirigir al archivo o lugar donde se encuentran los documentos y realizar la
confrontacin in situ.
Los formularios contarn como mximo con 1000 registros (incluido los encabezados
de Fondo, Sub-fondo, Seccin, Sub-seccin, Serie, Sub-serie y Unidades de
Archivamiento), cada formulario corresponder a una misma serie documental.
El personal del registro estar encantado en despejar cualquier duda para el llenado de
los formularios.

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FLUJOGRAMA DEL REGISTRO

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INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO F1

N DE SOLICITUD:
FECHA

FORMULARIO N1
SOLICITUD

ACEPTADA
S

NO

Campos a ser llenados por el personal de la Oficina de Registro.

Sres. Archivo General de la Nacin

Yo __________________________________________________, con DNI N ____________ y/o

Pasaporte N _______________, con domicilio en___________________________________________
representante de _______________________________________________________, con domicilio en
______________________________________ distrito de___________________________, pgina
web _____________________telfono_______________, fax _______________ correo electrnico
________________________.

Anotar los datos reales y completos de la persona quien solicita el registro del bien
cultural mueble integrante del Patrimonio Cultural Archivstico. En caso de
representar a alguna persona o institucin tambin indicar los datos solicitados.
Al tener posesin de documentos integrantes del Patrimonio Cultural Archivstico, solicito:
Su registro
Registro para que ingresen al pas
Registrar su cambio de titularidad
Informar sobre su exportacin
Motivo:

Marcar con un aspa el servicio que solicita. En caso informe sobre la exportacin del
bien integrante del Patrimonio Cultural Archivstico, indicar los motivos. Es
necesario mencionar, que los nicos motivos contemplados para la exportacin de
bienes culturales son: restauracin, investigacin, exhibicin y fines diplomticos (en
concordancia con la Ley 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacin).
Cuyo encargado(a) es el Sr. (a) __________________________________________________________

Indicar el nombre y cargo del responsable de custodiar los documentos a registrar.

Para lo cual adjunto los siguientes documentos:
Fotocopia de documento de identidad (D.N.I., pasaporte o carn de extranjera - obligatorio)
Carta Poder
Dos juegos de fotografas del documento archivstico (obligatorio en caso de salida o entrada de
documentos)
Tres juegos del formulario F2 o F3 (dos impresos y uno en formato digital)

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En todos los casos es obligatorio presentar la fotocopia del DNI, los formularios F2
junto al formulario F3 (segn el caso), debidamente llenados; la carta poder se
presentar cuando el solicitante no sea el propietario de los documentos a registrar;
las imgenes digitalizadas, se presentarn previa comunicacin con el personal de la
oficina de registro, quienes definirn la cantidad de imgenes a presentar por unidad
documental.
Que los documentos archivsticos a registrar son originales y han sido adquiridos por medio de (marcar
con un aspa):
Donacin
Transferencia
Custodia
Otros

Detalles:

Marcar con un aspa la forma de adquisicin de los documentos a registrar y

detallarla, de ser necesario, se puede marcar ms de una opcin. Si posee algn
documento que sustente dicha adquisicin, adjuntar una fotocopia a la solicitud.
Su acceso es:
LIBRE

REQUISITOS DE ACCESO A LA
DOCUMENTACIN:

HORARIOS DE ATENCIN Y
REFERENCIA:

RESTRINGIDO

Indicar si el acceso al(os) documento(s) a registrar, es libre o restringido, en caso de

ser libre anotar los requisitos para su acceso y el horario de atencin.
Declaro bajo juramento que todos los datos consignados en la presente son verdaderos y hago la presente
de acuerdo a lo regulado segn Ley Nro. 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, en su
artculo Nro. 42 Presuncin de Veracidad.

Observaciones: ______________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________

Llenar este campo en caso se presenten datos no contemplados anteriormente.

Firma del Usuario

DNI

El usuario debe firmar y colocar su

nmero de DNI.

Firma del Registrador

Nombre:

El personal de la oficina de registro

debe firmar y colocar su nombre.

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INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO F2

Encabezado:
El responsable de realizar la descripcin ingresar su nombre, nmero de DNI y firma,
adems rubricar cada una de las hojas que comprendan los formularios de registro. La
oficina de registro no brinda el servicio de descripcin documental, por lo cual el
solicitante traer cada uno de los formularios llenos. Estas indicaciones sern aplicadas
a cada uno de los formularios de registro.
Ejemplo:
Descripcin realizada por:
Nombre: Miguel Angel Vsquez Guilln
DNI: 40947270
Firma:
Nivel de Descripcin:
Se indicarn los niveles de descripcin (Fondo, Sub-fondo, Seccin, Sub-seccin, Serie
o Sub-serie) de los documentos a registrar, utilizando la siguiente numeracin:
Fondo
Sub-fondo
Seccin
Sub-seccin
Serie
Sub-serie

=
=
=
=
=
=

1
2
3
4
5
6

Ejemplo:

Cdigo en Archivo:
Indicar el cdigo o signatura, que poseen cada uno de los niveles de descripcin dentro
del archivo.
Ejemplo:
Nivel de Descripcin

Cdigo en Archivo

GO

GO-BI

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GO-BI 1

GO-BI 2

GO-BI 3

GO-BI 4

GO-BI 5

Nombre o Asunto:
Indicar el nombre o asunto del nivel de descripcin a registrar. En caso los documentos
formen parte de una coleccin, su nivel de descripcin ser el nmero 1 y su nombre
ser el del coleccionista.
Ejemplo:
Nivel de Descripcin

Cdigo en Archivo

Nombre o Asunto

GO

Superior Gobierno

GO-BI

Gobierno

GO-BI 1

Poltico-Administrativo

GO-BI 2

Hacienda

GO-BI 3

Militar

GO-BI 4

Eclesistico

GO-BI 5

Contencioso

Fechas Extremas:
Indicar la fecha inicial (ao del documento ms antiguo) y la fecha final (ao del
documento ms reciente) que posee cada uno de los niveles de descripcin que sern
registrados.
Ejemplo:
Fechas Extremas

Nivel de
Descripcin

Cdigo en
Archivo

Nombre o Asunto

GO

Fecha Inicial

Fecha Final

Superior Gobierno

1558

1824

GO-BI

Gobierno

1558

1824

GO-BI 1

Poltico-Administrativo

1558

1824

GO-BI 2

Hacienda

1596

1824

GO-BI 3

Militar

1671

1824

GO-BI 4

Eclesistico

1570

1823

GO-BI 5

Contencioso

1605

1823

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Volumen de la Unidad de Descripcin:

Entendemos por volumen la cantidad de metros lineales, Unidades de Archivamiento,
Documentos o Unidades Documentales que contiene cada uno de los niveles de
descripcin a registrarse. Indicar en cifras el volumen de cada uno de los niveles de
descripcin, se pueden obviar los campos de metros lineales y de unidades de
archivamiento, pero s es obligatorio indicar la cantidad de documentos. Donde:
M. L. :
U. A. :
C. D :

Metros Lineales.
Unidades de Archivamiento.
Cantidad de Documentos.

Ejemplo:

Nivel de
Descripcin

Cdigo en
Archivo

Nombre o
Asunto

GO

Fechas Extremas
Fecha
Inicial

Fecha
Final

Superior
Gobierno

1558

GO-BI

Gobierno

GO-BI 1

Volumen de la Unidad
de Descripcin
M. L.

U. A.

C. D.

1824

215

14278

1558

1824

172

6414

PolticoAdministrativo

1558

1824

41

1788

GO-BI 2

Hacienda

1596

1824

54

2029

GO-BI 3

Militar

1671

1824

04

365

GO-BI 4

Eclesistico

1570

1823

12

554

GO-BI 5

Contencioso

1605

1823

61

1678

Productor:
Indicar el nombre de la institucin, persona o familia productora del documento, este
nombre puede ser el mismo de la unidad de descripcin, variar cuando se registren
colecciones, fondos o series fcticas.
Ejemplo:
Fechas
Extremas
Fecha
Fecha
Inicial
Final

Cdigo
en
Archivo

Nombre o
Asunto

GO

Superior
Gobierno

1558

GO-BI

Gobierno

GO-BI 1

5
5

N. de D.

Volumen de la Unidad de
Descripcin
M. L.

Productor

U. A.

C. D.

1824

215

14278

Superior Gobierno

1558

1824

172

6414

Superior Gobierno

PolticoAdministrativ
o

1558

1824

41

1788

Superior Gobierno

GO-BI 2

Hacienda

1596

1824

54

2029

Superior Gobierno

GO-BI 3

Militar

1671

1824

04

365

Superior Gobierno

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GO-BI 4

Eclesistico

1570

1823

12

554

Superior Gobierno

GO-BI 5

Contencioso

1605

1823

61

1678

Superior Gobierno

Forma de Ingreso:
Indicar la forma de ingreso de los documentos al archivo o coleccin. Donde:
D.
T.
C.
O.

:
:
:
:

Donacin.
Transferencia.
Compra.
Otro.

Ejemplo:
N. de D.

Cdigo
en
Archivo

Nombre o
Asunto

GO

..

Forma de Ingreso

..

Productor

Superior
Gobierno

..

Superior Gobierno

GO-BI

Gobierno

..

Superior Gobierno

GO-BI 1

PolticoAdministrativ
o

..

Superior Gobierno

GO-BI 2

Hacienda

..

Superior Gobierno

GO-BI 3

Militar

..

Superior Gobierno

GO-BI 4

Eclesistico

..

Superior Gobierno

GO-BI 5

Contencioso

..

Superior Gobierno

Descripcin:
Brindar una sntesis del contenido de cada uno de los niveles de descripcin. Tomar en
cuenta su importancia con respecto a su contexto histrico. En la norma ISAD (G), se le
denomina Alcance y Contenido.
Ejemplo:
N. de D.

Cdigo
en
Archivo

Nombre o
Asunto

GO

Superior
Gobierno

GO-BI

Gobierno

..
..

Descripcin

..

Comprende documentacin administrativa generada en

la Secretara de Cmara del virrey.

..

Dividida segn las funciones que competen al Virrey;

contiene expedientes, reales cdulas, provisiones,
bandos etc. relativos a la confirmacin de las
composiciones de tierras, nombramientos de cargos de
los altos funcionarios virreinales, pago de sus sueldos,
licencias de embarque etc., aprobacin de la retasa de
los tributos, administracin de la caja general de
censos, transporte de oro y plata, reclutamiento de las
milicias, litigios sobre competencias de jurisdiccin,
posesin de tierras, etc.

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Notas:
Indicar la informacin que no est contemplada en alguno de los otros campos.
Ejemplo:
N. de D.

Cdigo
en
Archivo

GO

Nombre o
Asunto

Superior
Gobierno

..
..

Notas

..

Durante el proceso de reorganizacin del fondo

Superior Gobierno realizado en el proyecto de
informatizacin del AGN, la seccin juicios de
residencia pas a formar parte del fondo Real
Audiencia, despus de haberse realizado un estudio de
las funciones de sa institucin.

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INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO F3

En este formulario se registrarn las Unidades de Archivamiento y Unidades

Documentales, segn el caso.
Se tomarn en cuenta las instrucciones proporcionadas para el llenado del formulario F2
en los campos: Encabezado, Nivel de Descripcin y Cdigo en Archivo.
El llenado del formulario iniciar con la descripcin del Fondo, Seccin y Serie,
respectivamente, indicando el cdigo de archivo y nombre de los niveles de descripcin
mencionados, continuando con el cdigo de archivo de la Unidad de Archivamiento,
para luego pasar a la descripcin de las Unidades Documentales segn los campos
requeridos. Para describir el Fondo, Sub-fondo, Seccin, Sub-seccin, Serie, Sub-serie,
se les rellenar con color rojo y en el caso de las Unidades de Archivamiento se
rellenar con color amarillo.
El nmero que le corresponde a las Unidades de Archivamiento y Unidades
Documentales son el 7 y 8 respectivamente.
Ejemplo:
Nivel de
Descripcin

Cdigo en
Archivo

GO

GO-RE

GO-RE 1

GO-RE 1.1

Nombre / Asunto
Superior Gobierno
Real Acuerdo
Resolutivos

Nombre / Asunto:
Indicar el nombre de la serie donde pertenecen las Unidades de Archivamiento a
registrar. En caso se registren Unidades Documentales indicar su nombre o asunto.
Nivel de
Descripcin

Cdigo en
Archivo

GO

GO-RE

GO-RE 1

GO-RE 1.1

GOBI 3.117.1

Libro de Inscripciones de Compaa.

GOBI 3.117.2

Contribuciones de Dinero.

Nombre / Asunto
Superior Gobierno
Real Acuerdo
Resolutivos

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GOBI 3.117.3

Construccin de Fortaleza.

GOBI 3.117.4

Nombramiento de Teniente.

Fechas Extremas:
Indicar la fecha inicial y final de cada Unidad de Archivamiento o Unidad Documental
indicando da, mes y ao. En caso falte alguno de estos datos se puede dejar en blanco.
Donde:
D
M
A

:
:
:

Da
Mes
Ao

Ejemplo:
Nivel de
Descripcin

Cdigo en
Archivo

GO

GO-RE

GO-RE 1

GO-RE 1.1

GOBI
3.117.1

8
8
8

GOBI
3.117.2
GOBI
3.117.3
GOBI
3.117.4

Fechas Extremas
Nombre / Asunto

Fecha Inicial
D M
A

Fecha Final
D M
A

31

01

1671

05

12

1682

Contribuciones de Dinero.

26

01

1763

12

07

1783

Construccin de Fortaleza.

24

03

1764

Nombramiento de Teniente.

29

04

1765

30

04

1765

Superior Gobierno
Real Acuerdo
Resolutivos

Libro de
Compaa.

Inscripciones

de

Volumen de la Unidad:
Indicar la cantidad de folios de cada una de las Unidades de Archivamiento o Unidades
Documentales. Si el documento contiene cartulas, estos se consideran en la
contabilidad total y se menciona su cantidad en el campo de notas. Los folios en blanco
no se consideran en la contabilidad por documento, estos tambin se mencionarn en el
campo de notas.
Ejemplo:
Fechas Extremas
Nivel de
Descripcin

Cdigo en
Archivo

Nombre / Asunto

Fecha Inicial
D

Fecha Final
D

Volume
n de la
Unidad
N de
Folios /
C. D.

Registro Nacional de Colecciones Documentales y Archivos Histricos, Pblicos o de Particulares

GO

Superior Gobierno

GO-RE

GO-RE 1

GO-RE 1.1

GOBI
3.117.1

Libro de Inscripciones de
Compaa.

31

01

1671

05

12

1682

35

GOBI
3.117.2

Contribuciones de Dinero.

26

01

1763

12

07

1783

15

GOBI
3.117.3

Construccin de Fortaleza.

24

03

1764

GOBI
3.117.4

Nombramiento de Teniente.

29

04

1765

Real Acuerdo
Resolutivos

24
30

04

1765

Donde C. D. es Cantidad de Documentos.

Generador:
Indicar el nombre de la persona quien gener el documento. En caso este no figure,
colocar el nombre de la institucin. Cuando se registren Unidades de Archivamiento
este campo se dejar en blanco.
Ejemplo:
Cdigo en
Archivo
GO
GO-RE
GO-RE 1

.
Nombre / Asunto
.

Volumen de la
Unidad
Cantidad de
Folios

Generador

Superior Gobierno
Real Acuerdo
Resolutivos

GO-RE 1.1
GOBI 3.117.1

Libro de Inscripciones
de Compaa.

35

Pedro Fernndez de Castro.

GOBI 3.117.2

Contribuciones
Dinero.

de

15

Manuel de Amat y Junient.

GOBI 3.117.3

Construccin
Fortaleza.

de

24

Manuel del Campo.

GOBI 3.117.4

Nombramiento
Teniente.

de

06

Ignacio Fernndez.

Data Tpica / Lugar:

Indicar el lugar donde se generaron las Unidades Documentales que van a registrarse.
En caso de describir expedientes o unidades documentales compuestas, estos pueden

06

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tener ms de una data tpica, en ese caso indicar el lugar de inicio y trmino del
proceso. En caso se registren Unidades de Archivamiento se considerar la Data Tpica
que ms se repita dentro de la misma.
Ejemplo:
Cdigo en
Archivo
GO

Nombre o Asunto

Generador

Data Tpica

Superior Gobierno

GO-RE

Real Acuerdo

GO-RE 1

Resolutivos

GO-RE 1.1
GOBI
3.117.1

Libro de Inscripciones
Compaa.

GOBI
3.117.2

de

Pedro Fernndez de Castro.

Lima.

Contribuciones de Dinero.

Manuel de Amat y Junient.

Lima.

GOBI
3.117.3

Construccin de Fortaleza.

Manuel del Campo.

Lima.

GOBI
3.117.4

Nombramiento de Teniente.

Ignacio Fernndez.

Lima.

Descripcin:
Brindar una sntesis de la informacin contenida en cada una de las Unidades
Documentales a registrar, tomar en cuenta su importancia con respecto a su contexto
histrico.
Ejemplo:
Cdigo en
Archivo
GO
GO-RE
GO-RE 1

Nombre o Asunto

.
.

Generador

Data
Tpica

Descripcin

Lima.

Libro donde se asientan las inscripciones de

la Compaa de milicias que se form y
reclut por orden del virrey Pedro
Fernndez de Castro, Conde de Lemos, que
fue remitido a Alonso de Guzmn. sin
Provedo

Superior Gobierno
Real Acuerdo
Resolutivos

GO-RE 1.1

GOBI 3.117.1

Libro de Inscripciones de
Compaa.

Pedro Fernndez de
Castro.

Registro Nacional de Colecciones Documentales y Archivos Histricos, Pblicos o de Particulares

GOBI 3.117.2

GOBI 3.117.3

GOBI 3.117.4

Contribuciones
Dinero.

Construccin
Fortaleza.

Nombramiento
Teniente.

de

de

de

Manuel de Amat y
Junient.

Manuel del Campo.

Ignacio Fernndez.

Lima.

Diligencias que manda realizar el Manuel de

Amat y Junient, a Francisco Buanaventura
Ramrez, conde de San Javier y Laredo para
que con los gremios de abastecedores de
pan y velas de Lima, se determine las
contribuciones de dinero que se debe dar
para la manutencin de las milicias y obras
pblicas a cambio de eximirlos del Servicio
militar.

Lima.

Manuel del Campo, Oficial de la Real

Hacienda de Lima y de turno, en el Puerto
del Callao, presenta la cuenta de los gastos
realizados en la construccin de la Real
Fortaleza y Presidio del Callao y solicita su
aprobacin. Ante Manuel de Amat y
Junient, virrey del Per.

Lima.

Ignacio Fernndez, alfrez de la Compaa

de Espaoles del barrio de San Marcelo,
solicita el nombramiento de teniente de la
Compaa en lugar de Miguel Bquer, en
razn de poseer el ttulo de alfrez. Ante
Manuel de Amat y Junient, virrey del Per.

Estado de Conservacin:
Marcar con un aspa el estado de conservacin de cada una de las Unidades
Documentales, ya sea bueno, malo o regular. Donde:
B
M
R

:
:
:

Bueno.
Malo.
Regular.

En caso de registrar Unidades de Archivamiento este campo puede dejarse en blanco.

Ejemplo:
Cdigo en
Archivo
GO
GO-RE
GO-RE 1

Nombre o Asunto

.
.

Generador

Estado de Conservacin
Bueno
Regular
Malo

Superior Gobierno
Real Acuerdo
Resolutivos

GO-RE 1.1
GOBI 3.117.1

Libro de Inscripciones
de Compaa.

Pedro Fernndez
de Castro.

GOBI 3.117.2

Contribuciones
Dinero.

de

Manuel de Amat y
Junient.

GOBI 3.117.3

Construccin
Fortaleza.

de

Manuel
Campo.

del

Registro Nacional de Colecciones Documentales y Archivos Histricos, Pblicos o de Particulares

GOBI 3.117.4

Nombramiento
Teniente.

de

Ignacio Fernndez.

Notas:
Indicar la informacin adicional que no est contemplada en alguno de los otros
campos.
Ejemplo:
Cdigo en
Archivo
GO
GO-RE
GO-RE 1

Nombre o Asunto

.
.

Generador

Notas

Superior Gobierno
Real Acuerdo
Resolutivos

GO-RE 1.1
GOBI
3.117.1

Libro de Inscripciones
de Compaa.

Pedro Fernndez
de Castro.

Encuadernacin debilitada.

GOBI
3.117.2

Contribuciones
Dinero.

de

Manuel de Amat y
Junient.

1 folio en blanco.

GOBI
3.117.3

Construccin
Fortaleza.

de

Manuel
Campo.

del

Incluye cartula. 1 folio en blanco

GOBI
3.117.4

Nombramiento
Teniente.

de

Ignacio Fernndez.

Incluye
cartula.
Documento
incompleto. 11 folios en blanco.