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PCMNPFJVSAV
PCMNPFJVSAV
PERODO DE CAPACITACIN:
PONENTE:
Helena Daniela
Unidad 1. Introduccin
CONTENIDO PROGRAMTICO
Unidad 1. Introduccin.
1.1 Introduccin.
1.2 Contenido programtico.
1.3 Objetivo del perodo de capacitacin.
Unidad 2. Manual de normas y procedimientos.
2.1 Definicin de un manual de normas y procedimientos (F.J.V.S.
Aquarium de Valencia).
2.2 Caractersticas de los manuales de normas y procedimientos (Dpto.
de Educacin de la F.J.V.S. Aquarium de Valencia).
2.3 Objetivos y ventajas de los manuales de normas y procedimientos.
2.4 Marco Jurdico para la elaboracin de manuales.
2.5 Procedimiento general para la elaboracin de los manuales de normas
y procedimientos.
2.6 Fases para la elaboracin de los Manuales.
2.7 Los manuales administrativos, clasificacin y contenido.
2.8 Contenido de un manual de normas y procedimientos.
2.9 Seis pasos para cambiar un procedimiento.
Unidad 3. Justificacin de los manuales dentro de las Organizaciones.
3.1 Objetivos que logra el manual de N.P. en la Fundacin Juan Vicente
Seijas Aquarium de Valencia.
3.2 Objetivos que logra el manual de N.P. en el Dpto. de Educacin,
DEFINICIN DE UN MANUAL
DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Es aquel que describe de manera detallada las operaciones
que integran los procedimientos administrativos, en el orden
secuencial de su ejecucin, y las normas que deben cumplir
y ejecutar los miembros de la organizacin compatibles con
dichos procedimientos.
Explican un conjunto de procedimientos internos segn los
niveles de autorizacin de las unidades orgnicas que
forman parte de una organizacin.
ALCALDA DE VALENCIA
FUNDACIN J.V. SEIJAS
AQUARIUM
DENORMAS
VALENCIA.
MANUAL DE
Y
PROCEDIMIENTOS DE GESTIN
DE EDUCACIN, TURISMO Y
DESARROLLO SOCIAL.
CARACTERSTICAS DE UN
MANUAL
DENORMAS
NORMAS
ESTABLECE
ESPECFICASY
Y CLARAS
PROCEDIMIENTOS
OBJETIVOS DE UN MANUAL
DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PRESENTAR UNA VISIN INTEGRAL DE CMO OPERA LA
VENTAJAS DE UN MANUAL
DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
nente de
a
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PROCEDIEMIENTO GENERAL
PARA LA ELABORACIN DE LOS
MANUALES DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
En la elaboracin de los manuales de normas y procedimientos debe
tomarse en cuenta la estructura organizativa de la institucin, ya
que en sta ltima se puede visualizar los diferentes estratos y
departamentos, la cantidad de individuos, actividades y
responsabilidades que se agrupan en las unidades que integran la
misma. Al mismo tiempo, la estructura organizativa, bien diseada,
permite observar qu tipo de sistemas y controles internos son
necesarios aplicar de acuerdo a la complejidad de las actividades,
proporcionando una base para la planificacin, la direccin y
operaciones de control.
PROCEDIEMIENTO GENERAL
PARA LA ELABORACIN DE LOS
MANUALES DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
7.- Fase de Seguimiento y
Control. Realizar revisiones
peridicas, vigilar el
cumplimiento del Manual y
definir si amerita
modificaciones
6.- Someter a la
aprobacin de las
instancias
competentes
5.- Someter
nuevamente a
revisin y
aprobacin del
responsable del
rea.
ELABORACI
N DEL
MANUAL
PROCEDIEMIENTO GENERAL
PARA LA ELABORACIN DE LOS
MANUALES DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Realizar estudio preliminar y definir:
Problema, Mtodo de Recoleccin de
datos y Universo de Estudio
Estu
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Del
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Fase de
elabora
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ador de
l
Manual
Procedimiento
General
Analizar la informacin
recopilada:
Evaluar informacin
recopilada.
Determinar duplicidad, cuellos
de botella (definir problema).
Determinar posibles
Para la
Elaboracin
de Manuales
Recolectar la
Informacin:
Archivos
Usuarios
rea de Trabajo
Definir Tcnicas para el
levantamiento de
Informacin:
Documental.
Entrevistas.
Cuestionario
Observacin Directa.
Organigramas.
Flujograma.
dio
5
4
3
Evaluaci
n
ActualizacinMantenimiento
Seguimiento
Adiestramiento y
Distribucin
Elaboracin
Levantamiento de
Informacin
Planificacin
10
LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS Y SU
CLASIFICACIN
LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS
CLASIFICACIN DE
LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Es
aquel
documento
que
contiene en forma breve, clara,
descriptiva
y
explicita,
informacin y/o instrucciones
referentes a la Institucin la
descripcin de un procedimiento.
Manual de Organizacin.
Manual de Normas y
Procedimientos.
Manual Especfico de
Operacin.
CONTENIDO DE LOS
MANUALES
deADMINISTRATIVOS
Organizacin: contiene informacin detallada
Manual
de la
Organizacin tales como: antecedentes, marco legal, atribuciones,
estructura, funciones, entre otros.
PORTADA
NDICE
OBJETIVO
GENERAL
VALORES
ORGANIZACIONALES
INTRODUCCIN
ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA
ORGANIGRAMA
ESTRUCTURAL
FUNCIONAL
POSICIN
ANTECEDENTES
DE LA
ORGANIZACIN
MISIN
OBJETIVO DE
CADA UNIDAD
BASE LEGAL
VISIN
FUNCIONES Y
ATRIBUCIONES
CONTENIDO DE LOS
MANUALES
Manual de Normas
y Procedimientos: define en forma detallada,
ADMINISTRATIVOS
lgica y secuencial los pasos a seguir para la realizacin de un proceso,
procedimiento o actividad, identificando en forma explcita la unidad
administrativa y el responsable de la ejecucin de cada uno de los
pasos. En el mismo se indican las normas que rigen cada proceso o
procedimiento. Son instrumentos que forman parte del Sistema de
Control Interno.
FIRMAS DE
PORTADA
BASE LEGAL
REVISION
Y
APROBACI
N
ALCANCE DEL
MANUAL
FORMULARIOS
E INSTRUCTIVOS
PGINA DE
ACTUALIZACI
ONES
OBJETIVO
GLOSARIO DE
TERMINOS
NDICE
INTRODUCCIN
NORMAS
PROCEDIMIENTOS
GENERALES
FLUJOGRAMAS
PICTOGRAMAS
ANEXOS
CONTENIDO DE LOS
MANUALES
Manual Especfico de Operacin: utilizado para describir de
ADMINISTRATIVOS
manera particular y detallada los procedimientos de las Comisiones,
Comits, etc. Igualmente sirve para la elaboracin de manuales
tcnicos y operativos, etc. En el caso de las Comisiones y Comits se
debe incluir su organizacin, normas y polticas que las rigen.
PORTADA
NDICE
ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA
ALCANCE DEL
MANUAL
FORMULARIOS E
INSTRUCTIVOS
ATRIBUCIONES
OBJETIVO
GLOSARIO DE
TRMINOS
FUNCIONES
NORMAS
GENERALES
FLUJOGRAMA
PICTOGRAMAS
OBJETIVO GENERAL
ORGANIGRAMA
PROCEDIMIENTO
ANEXOS
CONTENIDO
DE UN MANUAL DE
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Portada de
Identificacin
Anexos
Flujo de Proceso,
Pictogramas o
Flujograma
Glosario de
Trminos
Formularios e
Instructivos
Procedimientos
Normas
Generales
Objetivo del
Manual
Manual
Manual
deNormas
Normasyy
de
Procedimientos
Procedimientos
Pgina de
Actualizacin
ndice del
Manual
Introduccin
Base Legal
Alcance del
Manual
CONTENIDO
DE UN MANUAL DE
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Portada de Identificacin
Debe contener:
CONTENIDO
DE UN MANUAL DE
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Aprobaciones y Actualizaciones
La fecha de aprobacin y las de actualizacin colocarlas
en una hoja, en forma correlativa, indicando los cambios
efectuados al Manual.
Manual
Manual
deNormas
Normasyy
de
Procedimientos
Procedimientos
CONTENIDO
DE UN MANUAL DE
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Introduccin
Es la presentacin del documento; debe ser breve y fcil
de entender y contener:
Manual
Manual
deNormas
Normasyy
de
Procedimientos
Procedimientos
CONTENIDO
DE UN MANUAL DE
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Base
Legal
Es el marco jurdico, que rige o le da soporte legal al
proceso o procedimiento.
Manual
Manual
deNormas
Normasyy
de
Procedimientos
Procedimientos
CONTENIDO
DE UN MANUAL DE
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Deben seguir un orden jerrquico descendente es
decir:
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
Manual
Manual
de
Normasyy
de Normas
Procedimientos
Procedimientos
Leyes.
Cdigos.
Reglamentos.
Decretos,
Resoluciones,
Normativos.
Circulares,
Documentos
CONTENIDO
DE UN MANUAL DE
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Alcance del Manual
Sealar los procesos documentados dentro del
Manual.
Manual
Manual
de
Normasyy
de Normas
Procedimientos
Procedimientos
CONTENIDO
DE UN MANUAL DE
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Objetivo del Manual
CONTENIDO
DE UN MANUAL DE
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Manual
Manual
de
Normasyy
de Normas
Procedimientos
Procedimientos
ALCALDA DE VALENCIA
FUNDACIN J.V. SEIJAS
AQUARIUM
DENORMAS
VALENCIA.
MANUAL DE
Y
PROCEDIMIENTOS DE GESTIN
DE EDUCACIN, TURISMO Y
DESARROLLO SOCIAL.
PROCEDIMIENT
OS
CONTENIDO
DE UN MANUAL DE
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Manual
Manual
deNormas
Normasyy
de
Procedimientos
Procedimientos
Procedimien
to
Verificar si existe duplicidad de esfuerzos, si se realizan
actividades innecesarias, ya que las mismas pueden ser
mejoradas o eliminadas, siempre y cuando no se desvi
el resultado a obtener con la ejecucin del
procedimiento.
En la descripcin de los responsables, se deber indicar
el nombre de la Dependencia (Direccin, Oficina, Unidad,
rea) y el nombre del cargo del funcionario responsable
de ejecutar la misma, por ejemplo:
*.- Sub-Direccin Administrativa.
*.- Departamento de Compras.
*.- Analista de Compras.
CONTENIDO
DE UN MANUAL DE
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Procedimien
to
Manual
Manual
deNormas
Normasyy
de
Procedimientos
Procedimientos
CONTENIDO
DE UN MANUAL DE
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Formularios e Instructivos
En este aparte se incluyen todos los formularios
utilizados para la ejecucin del proceso.
Manual
Manual
deNormas
Normasyy
de
Procedimientos
Procedimientos
GLOSARIO DE
TRMINOS
CONTENIDO
DE UN MANUAL DE
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Flujo de Proceso, Flujograma Pictogramas.
En el Manual se incluir una sola representacin grfica.
Flujo de Proceso
Manual
Manual
deNormas
Normasyy
de
Procedimientos
Procedimientos
FLUJOGRAM
A
CONTENIDO
DE UN MANUAL DE
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Flujograma
1
Manual
Manual
de
Normasyy
de Normas
Procedimientos
Procedimientos
CONTENIDO
DE UN MANUAL DE
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Pictogramas
Institucin
Educativa
Sup. De Educacin y
Turismo y/o Gua de Inf.
CONTENIDO
DE UN MANUAL DE
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Anexos
En este aparte se incluir cualquier
material de importancia y que
contribuya en la ejecucin del proceso.
Manual
Manual
de
Normasyy
de Normas
Procedimientos
Procedimientos
NEGOCIAR EL
CAMBIO
Rena Informacin.
Explique a la
Gerencia porque es
necesario el cambio.
Explique las ventajas
y desventajas.
Negocie los cambios.
DISEAR
PROPUESTA
Solicite opinin de las
personas afectadas por
el cambio, intercambie
opinin.
INICIAR EL
CAMBIO
Implante el nuevo
procedimiento.
Realice los ajustes (de
ser necesario).
Es preferible no formar
Comits, ya que no
necesariamente
expresan la opinin del
personal.
Maneje la resistencia
al cambio, creando
conciencia sobre las
bondades del nuevo
procedimiento.
VERIFIQUE
ADHERENCIA AL
CAMBIO
Monitoree la puesta en
funcionamiento del
nuevo procedimiento.
HAGA
CUMPLIR EL
LuegoCAMBIO
de aprobado el
Manual, el cambio debe
cumplirse.
EVALUE Y
CAMBIE
Evale peridicamente
el cambio realizado.
Verifique cmo se
involucran los usuarios
en el cambio.
No permitir que se
evadan los cambios,
por lo que se debe
trabajar desde el nivel
superior para que se
cumplan los cambios.
Escuche opiniones de
los responsables y de
ser necesario mejore
las propuestas.
Si existen ajustes,
haga los mismos en el
Manual e implntelos.
Unidad 3. Justificacin de
s manuales dentro de la
Organizaciones
Es la razn de
ser como
organizacin.
Para qu fue
creada ? .
Conjunto
amplio de
orientaciones
y programas.
MISIN
OBJETIVO
META
ESTRATEGIA Y
PLAN DE
ACCIN
Programaci
n de
actividades
para cumplir
metas.
VISIN
Es la ubicacin
de la
organizacin en
escenarios
futuros.