Qu es un Diagrama de Flujo Gestin de Procesos

Un diagrama de flujo es una representacin grfica de un proceso. Cada paso del

proceso es representado por un smbolo diferente que contiene una breve descripcin
de la etapa de proceso. Los smbolos grficos del flujo del proceso estn unidos entre
s con flechas que indican la direccin de flujo del proceso.
El diagrama de flujo ofrece una descripcin visual de las actividades implicadas en un
proceso mostrando la relacin secuencial ente ellas, facilitando la rpida comprensin
de cada actividad y su relacin con las dems, el flujo de la informacin y los
materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el nmero de
pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales Facilita tambin la
seleccin de indicadores de proceso
Se denomina diagrama de flujo a una representacin grfica de distintos
procedimientos lgicos que tiene como finalidad brindar una simplificacin y
comprensin de stos. Se usa especialmente en el rea de la informtica para el
desarrollo de programas, como asimismo para el establecimiento de distintos procesos
tcnicos en el rea industrial. No obstante, su comprensin y utilizacin puede ser de
enorme utilidad en cualquier rea tcnica que busque tener un reflejo pertinente de
alguna secuencia lgica. Los diagramas de flujos existen desde hace muchos aos y
su utilizacin coincide con el desarrollo de la tecnologa como una introduccin crtica
para el incremento de la produccin en cualquier sector que se considere. Es por ello
que este tipo de registros grficos suelen ensearse en carreras tcnicas que hacen un
uso ms intensivo de ellos.
Un diagrama de flujo se construye con determinados elementos grficos recurrentes
que dan cuenta de cada operacin lgica. As, pueden citarse paralelogramos, valos,
tringulos, etc. Su estructura ser de manera tal que comprender un principio y
avanzar hacia abajo o hacia la izquierda en progresin, con la posibilidad de volver en
cualquier momento a un punto anterior segn los resultados.

La utilizacin de un diagrama de flujo tiene como ventaja la simplificacin de los

procesos a fin de comprenderlos mejor, permitiendo identificar los problemas y las
posibilidades existentes para lograr que el proceso sea ms eficiente.

Beneficios del Diagrama de Flujo

En primer lugar, facilita la obtencin de una visin transparente del proceso,

mejorando su comprensin. El conjunto de actividades, relaciones e incidencias
de un proceso no es fcilmente discernible a priori. La diagramacin hace
posible aprehender ese conjunto e ir ms all, centrndose en aspectos
especficos del mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte del
proceso as como las que se dan con otros procesos y subprocesos.

Permiten definir los lmites de un proceso. A veces estos lmites no son tan
evidentes, no estando definidos los distintos proveedores y clientes (internos y
externos) involucrados.

El diagrama de flujo facilita la identificacin de los clientes, es ms sencillo

determinar sus necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfaccin de sus
necesidades y expectativas.

Estimula el pensamiento analtico en el momento de estudiar un proceso,

haciendo ms factible generar alternativas tiles.

Proporciona un mtodo de comunicacin ms eficaz, al introducir un lenguaje

comn, si bien es cierto que para ello se hace preciso la capacitacin de
aquellas personas que entrarn en contacto con la diagramacin.

Un diagrama de flujo ayuda a establecer el valor agregado de cada una de las

actividades que componen el proceso.

Igualmente, constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de

control y medicin de los procesos, as como de los objetivos concretos para las
distintas operaciones llevadas a cabo.

Facilita el estudio y aplicacin de acciones que redunden en la mejora de las

variables tiempo y costes de actividad e incidir, por consiguiente, en la mejora
de la eficacia y la eficiencia.

Constituye el punto de comienzo indispensable para acciones de mejora o

reingeniera.

Las actividades de anlisis y diagramacin de procesos ayudan a la organizacin a

comprender cmo se estn desarrollando sus procesos y actividades, al tiempo que
constituyen el primer paso para mejorar las prcticas organizacionales.

Diagramar es establecer una representacin visual de los procesos y subprocesos, lo

que permite obtener una informacin preliminar sobre la amplitud de los mismos, sus
tiempos y los de sus actividades.
La representacin grfica facilita el anlisis, uno de cuyos objetivos es la
descomposicin de los procesos de trabajo en actividades discretas. Tambin hace
posible la distincin entre aquellas que aportan valor aadido de las que no lo hacen,
es decir que no proveen directamente nada al cliente del proceso o al resultado
deseado. En este ltimo sentido cabe hacer una precisin, ya que no todas las
actividades que no proveen valor aadido han de ser innecesarias; stas pueden ser
actividades de apoyo y ser requeridas para hacer ms eficaces las funciones de
direccin y control, por razones de seguridad o por motivos normativos y de legislacin.
Todas estas razones apuntan hacia el diagrama de flujo de procesos como un
instrumento primordial para la correcta gestin de los procesos.
La realizacin de un diagrama de flujo es una actividad ntimamente ligada al hecho de
modelar un proceso, que es por s mismo un componente esencial en la gestin de
procesos.
Frecuentemente los sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos integrados en una
organizacin) son difciles de comprender, amplios, complejos y confusos; con mltiples
puntos de contacto entre s y con un buen nmero de reas funcionales,
departamentos y personas implicadas. Un modelo una representacin de una realidad
compleja) puede dar la oportunidad de organizar y documentar la informacin sobre un
sistema. El diagrama de flujo de proceso constituye la primera actividad para modelar
un proceso.
Pero qu es un modelo? Un modelo es una representacin de una realidad compleja.
Modelar es desarrollar una descripcin lo ms exacta posible de un sistema y de las
actividades llevadas a cabo en l.
Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representacin grfica (diagrama
de flujo de proceso), pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes
entre distintas actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con

otros procesos, as como identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo,

los problemas pueden ponerse de manifiesto claramente dando la oportunidad al inicio
de acciones de mejora.

DESVENTAJAS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

Diagramas complejos y detallados suelen ser laboriosos en su planteamiento y diseo
Acciones a seguir tras la salida de un smbolo de decisin, pueden ser difciles de
seguir si existen diferentes caminos No existen normas fijas para la elaboracin de los
diagramas de flujo que permitan incluir todos los detalles que el usuario desee
introducir.

Elaboracin del Diagrama de Flujo

El diagrama de flujo debe ser realizado por un equipo de trabajo en el que las distintas
personas aporten, en conjunto, una perspectiva completa del proceso, por lo que con
frecuencia este equipo ser multifuncional y multijerrquico.

Determinar el proceso a diagramar.

Definir el grado de detalle. El diagrama de flujo del proceso

puede mostrar a grandes rasgos la informacin sobre el flujo
general de actividades pricipales, o ser desarrollado de modo que
se incluyan todas las actividades y los puntos de decisin. Un
diagrama de flujo detallado dar la oportunidad de llevar realizar un
anlisis ms exhaustivo del proceso.

Identificar la secuencia de pasos del proceso. Situndolos en el

orden en que son llevados a cabo.

Construir el diagrama de flujo. Para ello se utilizan determinados

smbolos. Cada organizacin puede definir su propio grupo de
smbolos. En la figura anterior se mostraba un conjunto de
smbolos habitualmente utilizados. Al respecto cabe decir que en la
figura Conector de proceso es frecuentemente utilizado un crculo

como smbolo. Para la elaboracin de un diagrama de flujo, los

smbolos estndar han sido normalizados, entro otros, el American
National Standars Institute (ANSI).

Revisar el diagrama de flujo del proceso.

Tipos de diagramas de flujos

Formato vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia
abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin
que se considere necesaria, segn su propsito.
Formato horizontal: En l, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a
derecha.
Formato panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y puede
apreciarse de una sola mirada mucho ms rpido que leyendo el texto, lo que facilita su
comprensin, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical,
sino tambin horizontal, distintas acciones simultneas y la participacin de ms de un
puesto o departamento que el formato vertical no registra.
Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre
el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujo gramas es
eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente
representativos.

Bibliografa
http://www.aiteco.com/que-es-un-diagrama-de-flujo/