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GUA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE
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CONTENIDO
1. OBJETIVO........................................................................................................................ 5
2. ALCANCE........................................................................................................................ 5
3. NORMATIVIDAD............................................................................................................... 5
4. REFERENTE TERICO Y DEFINICIONES...........................................................................6
4.1 REFERENTE TERICO............................................................................................... 6
4.2. DEFINICIONES........................................................................................................... 8
5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO GENERAL PARA AUDITAR......................................12
5.1 PLANIFICACIN DE LA AUDITORA............................................................................15
5.1.1 Solicitud de Auditoras.......................................................................................... 15
5.1.2 Plan de Auditora................................................................................................... 15
5.1.3 Lista de verificacin............................................................................................... 16
5.2 EJECUCIN DE LA AUDITORA.................................................................................. 16
5.2.1. Reunin de apertura............................................................................................. 17
5.2.2 Recoleccin de evidencias.................................................................................... 17
5.2.2.1

Entrevistas.................................................................................................. 18

5.2.2.2 Anlisis de los Documentos.............................................................................. 19

5.2.2.3 Observacin de actitudes y condiciones de las reas de inters..........................19
5.2.2.4 Verificacin en sitio de la recoleccin de evidencias actuales..............................19
5.2.2.5 Muestra a Examinar........................................................................................ 20
5.2.2.6 Reuniones durante la auditora.........................................................................20
5.2.3 Reunin de Cierre................................................................................................ 21
5.3 INFORME DE LA AUDITORA Y SU SEGUIMIENTO......................................................21
5.4 PLAN DE ACCIN CORRECTIVA.................................................................................21
5.5 REQUISITOS FUNDAMENTALES PARA REALIZAR UNA AUDITORA EFECTIVA............23
6. REVISIN, ACTUALIZACIN Y APROBACIN..................................................................25
7. LISTA DE FORMATOS Y ANEXO...................................................................................... 25
8. REFERENCIAS DOCUMENTALES..................................................................................... 26

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PRESENTACIN
El sistema nacional de formacin para el trabajo se concibe como ...la estructura que
deber articular la oferta de formacin para el trabajo, conformada por gremios, empresas,
organizaciones de trabajadores, entidades de formacin para el trabajo o de educacin no
formal, cajas de compensacin familiar, entidades de educacin media, tcnica
profesional, tecnolgica, universidades y entidades gubernamentales, siempre y cuando
desarrollen programas de formacin para el trabajo y/o de formacin continua
debidamente acreditados en el marco del Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo,
tomando como referente las normas de competencia laboral colombianas, con el fin de
definir e implementar polticas y estrategias para el desarrollo y calificacin de los recursos
1
humanos del pas.
El sistema se fundamenta en procesos de normalizacin, evaluacin y certificacin de la
competencia laboral, formacin con base en competencias laborales, acreditacin y
pertinencia. Para garantizar la calidad y transparencia de estos componentes se
establecen procesos de auditoras.
La competencia laboral es descrita como la capacidad de una persona para desempear
funciones productivas en diferentes contextos, con base en los estndares de calidad
establecidos por el sector productivo.
En virtud del Decreto 933 de 2003, Artculo 19, el SENA regular, disear, normalizar y
certificar las competencias laborales; como quiera que los auditores pertenecen al
organismo certificador, ste documento est dirigido a quienes verifican por parte del
SENA el sistema de certificacin de competencias laborales que l desarrolla, teniendo en
cuenta que la auditora debe ser un proceso sistemtico, independiente y documentado,
para determinar si las actividades y los resultados de este sistema cumplen con las
disposiciones establecidas.
Esta gua corresponde al Procedimiento para auditar el Sistema de Certificacin de
Competencias Laborales, versin 02 del ao 2006.

Documento CONPES Social 8, del 26 de Julio de 2004

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1. OBJETIVO

Definir las actividades de planificacin, preparacin, ejecucin y seguimiento de las

auditoras al sistema de certificacin de competencias laborales, para asegurar que cada
proceso se realiza en forma eficiente, eficaz y efectiva.

2. ALCANCE

Este procedimiento est dirigido a las personas responsables de realizar la auditora al

sistema de certificacin de competencias laborales que se desarrolla en los Centros de
Formacin del SENA y en las empresas que adelanten alianzas con la entidad.

3. NORMATIVIDAD

Los lineamientos para desarrollar auditoras al sistema de certificacin de competencias

laborales, tienen como fundamento la siguiente normatividad:
Decreto 249 de 2004, Numeral 10 del Artculo 12 Gestionar las auditoras de calidad a
los procesos de normalizacin, y evaluacin y certificacin de competencias laborales
realizadas por los Centros de Formacin Profesional Integral o empresas evaluadoras,
de acuerdo con los procedimientos establecidos, asegurando la formacin y
actualizacin de metodlogos, evaluadores y auditores para los procesos
Decreto 933 de 2003, Artculo 19 Certificacin de Competencias Laborales. El Servicio
Nacional de Aprendizaje-SENA regular, disear, normalizar y certificar las
competencias laborales

Decreto 4110 de 2004, por la cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la
Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004.

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4. REFERENTE TERICO Y DEFINICIONES

4.1 REFERENTE TERICO

La auditora al sistema de certificacin de competencias laborales, se fundamenta en la

norma ISO 19011:2002, que proporciona orientacin sobre los principios de auditora, la
gestin de programas de auditoras, la realizacin de auditoras, as como la competencia
de los auditores.
La auditora verifica lo que se hace y los resultados de lo que se hace. Para ello tiene en
cuenta tres elementos:

Lo que se debe hacer (criterios)

Lo que se hace (real), y

Lo que se quiere auditar (objetivo / alcance de la auditora)

La discrepancia entre lo que se debe hacer y lo que se hace, constituye los hallazgos de
auditora,
stos comparados con el objetivo/alcance de la auditora constituyen las
conclusiones de auditora.
A. PRINCIPIOS DE LA AUDITORA
Los principios de la auditora son universales, es decir, se aplican a los sistemas de
gestin de la calidad y/o ambiental, as como al sistema de certificacin de competencias
laborales. Los principios se toman literalmente de la NTC - ISO 19011:2002:
La auditora se caracteriza por depender de varios principios. stos hacen de la auditora
una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las polticas y controles de gestin,
proporcionando informacin sobre la cual una organizacin puede actuar para mejorar su
desempeo. La adhesin a estos principios es un requisito previo para proporcionar
conclusiones de la auditora que sean pertinentes y suficientes, y para permitir a los
auditores trabajar independientemente entre s para alcanzar conclusiones similares en
circunstancias similares.

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Los principios siguientes se refieren a los auditores:

a) Conducta tica: el fundamento de la profesionalidad
La confianza, integridad, confidencialidad y discrecin son esenciales para auditar.
b) Presentacin ecunime: la obligacin de informar con veracidad y exactitud
Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditora reflejan con veracidad y exactitud
las actividades de la auditora. Se informa de los obstculos significativos encontrados
durante la auditora y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el
auditado.
c) Debido cuidado profesional: la aplicacin de diligencia y juicio al auditar
Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea
que desempean y la confianza depositada en ello por el cliente de la auditora y por otras
partes interesadas. Un factor importante es tener la competencia necesaria.
Los principios que siguen se refieren a la auditora, la cual es por definicin
independiente y sistemtica.
d) Independencia: la base para la imparcialidad de la auditora y la objetividad de las
conclusiones de la auditora
Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y estn libres de sesgo y
conflicto de intereses. Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso
de auditora para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditora estarn
basados slo en la evidencia de la auditora.
e) Enfoque basado en la evidencia: el mtodo racional para alcanzar conclusiones de la
auditora fiables y reproducibles en un proceso de auditora sistemtico

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La evidencia de la auditora es verificable. Est basada en muestras de la informacin

disponible, ya que una auditora se lleva a cabo durante un periodo de tiempo delimitado y
con recursos finitos. El uso apropiado del muestreo est estrechamente relacionado con la
confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditora.
B. TIPOS DE AUDITORA
AUDITORA DE PRIMERA PARTE: Las realizadas por o en nombre de la propia
organizacin, para la revisin por la direccin y con otros fines internos, es la
autodeclaracin de conformidad.
AUDITORA DE SEGUNDA PARTE: Las realizadas por partes que tienen un inters
en la organizacin, como clientes o por otras partes en su nombre.
AUDITORA DE TERCERA PARTE:
Las realizadas por organizaciones auditoras
independientes externas, como aquellas que proporcionan el registro o la certificacin
de conformidad de acuerdo con los requisitos establecidos en las normas de
competencia laboral. Las auditoras realizadas por el SENA al sistema de certificacin
de competencias laborales, son de tercera parte.

4.2. DEFINICIONES

Las siguientes definiciones se encuentran en la NTC-ISO 9000:2000 Sistemas de Gestin

de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario, y la NTC-ISO 19011:2002 Directrices para la
auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental y son aplicables al
sistema de certificacin de competencias laborales.
AUDITORA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias
de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en
que se cumplen los criterios de auditora.
AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.

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AUDITADO: Organizacin que es auditada. En este contexto se auditar el sistema de

certificacin de competencias laborales.
ALCANCE DE LA AUDITORA: Extensin y lmites de una auditora.
CRITERIOS DE AUDITORA: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos.
CONCLUSIONES DE LA AUDITORA: Resultado de una auditora, que proporciona el
equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la
auditora.
CLIENTE DE LA AUDITORA: Organizacin o persona que solicita una auditora. Los
Centros de Formacin del SENA y las empresas que estn implementando el sistema de
certificacin de competencias laborales, se consideran los clientes.
DSNFT: Direccin del Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo, del Servicio
Nacional de Aprendizaje SENA.
EQUIPO AUDITOR: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora con el apoyo, si
es necesario, de expertos tcnicos.
EXPERTO TCNICO: Persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al
equipo auditor.
EVIDENCIAS DE LA AUDITORA: Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra
informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.
EFICACIA: Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
EFICIENCIA: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
EFECTIVIDAD: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados

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planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

HALLAZGOS DE LA AUDITORA: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la
auditora recopilada frente a los criterios de auditora.
LISTA DE VERIFICACIN: Herramienta que contribuye a estructurar la auditora a
realizar, el auditor la utiliza para corroborar el cumplimiento de lo establecido.
MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos.
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
NO CONFORMIDAD MAYOR (NCM): Falla total en el sistema de certificacin
competencias laborales o cuando se suman rompimientos pequeos en
procedimientos ocasionando un rompimiento total o importante.

de
los

NO CONFORMIDAD MENOR (NCm): Identificacin de una o ms deficiencias en el

sistema de certificacin que admiten correccin a la mayor brevedad.
OBSERVACIN: Identificacin de una o mas deficiencias potenciales o reales en el
sistema de certificacin, que no se cataloga como una no conformidad pero que seala
oportunidad de mejoramiento.
ORGANIZACIN: Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de
responsabilidades, autoridades y relaciones.
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.
PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
PRODUCTO: Resultado de un proceso.

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PROGRAMA DE AUDITORA: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un

perodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico, registrados en el
formato No. 12 Consolidado Solicitudes de Auditora.
PLAN DE AUDITORA: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de
una auditora.
SISTEMA: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan.

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5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO GENERAL PARA AUDITAR

MACRO PROCESO: NORMALIZACIN, EVALUACIN, CERTIFICACIN PROCESO:
EVALUACIN Y CERTIFICACIN DE COMPETENCIAS LABORALES PROCEDIMIENTO:
AUDITAR EL SISTEMA DE CERTIFICACIN DE COMPETENCIAS LABORALES
CENTRO DE
FORMACIN
SOLICITANTE

CENTRO DE
FORMACIN (PAR)
SI APLICA

EQUIPO
AUDITOR

No

INICIO

HACE SOLICITUD
DE AUDITORIAS

CENTRO DE FORMACIN
/ EMPRESA

DESIGNA LOS
AUDITORES DEL
PROCESO Y
ELABORA CARTA
DE PRESENTACIN

PLAN DE
AUDITORIA
APROBADO?

Si
ELABORA PLAN DE
AUDITORA

ELABORA LISTA DE
VERIFICACION

HACE REUNIN
DE APERTURA

EJECUTA LA
AUDITORIA

HACE REUNIN
CON EQUIPO
AUDITOR

ELABORA
INFORME DE
AUDITORIA

HACE REUNIN
DE CIERRE

HACE SEGUIMIENTO
Y CIERRE A LAS
NC`s

FIN

Para desarrollar la auditora al sistema de certificacin de competencias laborales se

deben tener en cuenta tres (3) pasos fundamentales:

Planificar la auditora

Ejecutar la auditora

Hacer informe de la auditora y de su seguimiento

Para llevar a cabo una auditora efectiva se debe tener en cuenta la respuesta a los tems
Qu, Por Qu, Para Qu, Quin, Dnde, Cundo, Cmo y Con Qu, lo cual orienta al
auditor para:

Formular el objetivo

Delimitar la auditora

Elaborar el cronograma

Establecer las tcnicas e instrumentos necesarios a aplicar, y

Establecer los recursos necesarios.

Se sugiere tener en cuenta el cuadro siguiente tems a tener en cuenta para planificar una
auditora efectiva.

ITEMS A TENER EN CUENTA PARA PLANEAR UNA AUDITORIA EFECTIVA

Qu

Propsito

Por qu

Para qu

Justificacin

Quin

Responsable

Dnde

Cundo

Cronograma

Cmo

Procedimiento
Tcnicas
Instrumentos

Con qu

Recursos

5.1 PLANIFICACIN DE LA AUDITORA

La auditora debe garantizar la verificacin del sistema de certificacin, en cuanto a su

conformidad (documentacin), implementacin (desarrollo), mantenimiento (sostenibilidad
en el tiempo), eficacia (cumplimiento de objetivos y metas) y mejoramiento continuo.

5.1.1 Solicitud de Auditoras

El responsable del proceso de certificacin en cada Centro de Formacin solicitante, con

base en los cronogramas de los evaluadores consolida las necesidades de auditoras y las
presenta al responsable del proceso en el Centro par, para que ste designe a los
auditores
La auditora se inicia con la carta de presentacin del equipo auditor.
El auditor debe tener como criterios de auditora, la norma de competencia laboral
colombiana (NCLC), el Procedimiento para evaluar y certificar competencias laborales,
la Gua para seleccionar tcnicas y elaborar instrumentos de evaluacin de competencias
laborales.

5.1.2 Plan de Auditora.

El auditor lder y su equipo auditor diligencian el Formato N 7 Plan de Auditora, el

cual debe ser aprobado por el cliente de auditora.
El plan de auditora define fundamentalmente el objetivo, alcance y los criterios de
auditora.

Los momentos clave de la auditora al proceso metodolgico:

Primer momento: AUDITORA DE EVIDENCIAS PREVIAS. Cuando estn valoradas las

evidencias previas y est concertado el plan de evaluacin.

Segundo momento: AUDITORA DE LA EMISIN DE JUICIO. Cuando el evaluador ha
emitido el juicio sobre la competencia laboral del candidato.
El auditor debe ampliar el alcance de las auditoras, en cualquiera de los dos momentos,
para verificar el cumplimiento del direccionamiento estratgico, plan operativo especfico
de certificacin, cumplimiento de metas e indicadores y revisin de acciones de
mejoramiento (Artculo 12, numeral 10 del Decreto 249 de 2004).

5.1.3 Lista de verificacin.

Las listas de verificacin Formato N 8 Lista de Verificacin, son registros de auditora,

se elaboran a partir del Plan de Auditora y deben:

Asegurar que se cubre todo lo planificado

Asegurar continuidad y profundidad de la auditora

Controlar el tiempo planificado

Organizar la toma de notas

Planificar las auditoras posteriores

Utilizar la documentacin de referencia

El equipo auditor debe elaborar las listas de verificacin.

5.2 EJECUCIN DE LA AUDITORA

La ejecucin de la auditora tiene tres etapas:

Reunin de apertura

Recoleccin de evidencias

Reunin de cierre

DESARROLLO DE LA AUDITORA
ENTREVISTA
PLANIFICACIN

REUNIN
APERTURA
ANLISIS DE
DOCUMENTOS

EJECUCIN

RECOLECCIN
DE
EVIDENCIAS

OBSERVACIN DE ACTITUDES
Y CONDICIONES DE LAS
REAS DE INTERS

INFORME Y
SEGUIMIENTO

REUNIN
CIERRE

VERIFICACIN EN SITIO
DE LA RECOLECCIN DE
EVIDENCIAS ACTUALES (a
criterio del equipo auditor)

5.2.1. Reunin de apertura

La reunin de apertura es una etapa o momento decisivo, en ella se debe establecer una
atmsfera de confianza y en su defecto hay que buscarla y consolidarla.
En la reunin de apertura se debe explicar el concepto de auditora y que sta se realiza a
procesos y no a personas.
En la reunin de apertura, se deben realizar las actividades definidas en la Gua para el
Desarrollo de Reuniones y dejar evidencia a travs del formato No. 9 Lista de
Participantes en las Reuniones de Apertura y Cierre.

5.2.2 Recoleccin de evidencias

Consiste en obtener evidencias de auditora para verificar que el sistema de certificacin

de competencias laborales cumple con las disposiciones establecidas.

La recoleccin de evidencias se hace a travs de:

Entrevistas

Anlisis de documentos

Observacin de actitudes y condiciones de las reas de inters

Verificacin en sitio de la recoleccin de evidencias actuales (a criterio del equipo

auditor)

5.2.2.1

Entrevistas

Las entrevistas son unos de los medios importantes para recopilar informacin, se realizan
por muestreo y permiten al auditor procesar datos de entrada en datos de salida,
buscando siempre el mejoramiento continuo del sistema. La informacin suministrada son
los datos de entrada por la parte auditada, durante el proceso se debe preguntar,
escuchar, reformular, escribir y agradecer, y los hallazgos son los datos de salida.
Elementos para desarrollar una entrevista efectiva:
En las entrevistas el lenguaje debe ser claro, sencillo y concreto.
En las entrevistas la escucha debe mostrar inters en entender y debe estar atenta para
reformular preguntas.
En las entrevistas las preguntas deben ser cortas y se formulan una a una, no son
cuestionarios, no incluyen mentiras, no deben ser cerradas ni utilizarlas para interrumpir al
auditado y adicionalmente, se debe evitar formularlas al primer contacto con el auditado.
En las entrevistas los silencios deben sealar inters, atencin y expresar actitud de
escucha a la vez que se toman notas.
En las entrevistas se debe tener en cuenta la Regla de los 3 D: Dominio de s Mismo,
Dominio del Tema y Dominio del Auditorio o entrevistado(s).

5.2.2.2 Anlisis de los Documentos

El anlisis de los documentos se practica por muestreo teniendo en cuenta que sobre ellos
se debe examinar:

El Fondo

La Forma

La Aplicacin

El Fondo: Se debe examinar que est registrado el desarrollo de todo el proceso.

La Forma: Se examina la utilizacin de los formatos estandarizados para el proceso de
evaluacin.
La Aplicacin: La efectiva implementacin del proceso y uso de la documentacin.

5.2.2.3 Observacin de actitudes y condiciones de las reas de inters

El auditor debe observar actitudes de las personas auditadas para que ello le permita
indagar ms o reformular reflejando lo que no se comprendi o bien para sintetizar.
La observacin de las condiciones de las reas de inters le permite al auditor conocer
cmo se realiza el proceso de evaluacin y cmo se salvaguarda la documentacin o
Portafolios de Evidencias.

5.2.2.4 Verificacin en sitio de la recoleccin de evidencias actuales

El equipo auditor puede verificar el desarrollo del Plan de Evaluacin, para obtener
evidencias del desarrollo de estas actividades y as evaluar la transparencia del plan
concertado.

5.2.2.5 Muestra a Examinar

El auditor debe seleccionar directamente del universo de candidatos en proceso de

evaluacin, una muestra de candidatos para entrevistar con sus portafolios, una muestra
de portafolios (documental) diferente a la de los candidatos entrevistados, y a criterio del
auditor una muestra diferente para la verificacin en sitio de recoleccin de evidencias
actuales. Para la seleccin de las muestras se debe tener en cuenta los siguientes
parmetros:

Nmero de
Candidatos

Nmero de
Candidatos a
Entrevistar y
Verificacin de sus
Portafolios

Nmero de
Portafolios
a auditar

Portafolios de
Evidencias

Entrevistas a
Candidatos

Hasta 20

40%

25%

Entre 21 y 50

22%

14%

Entre 51 y 100

15

23%

15%

Porcentaje Mnimo

A criterio del equipo auditor se puede incrementar la muestra a examinar.

5.2.2.6 Reuniones durante la auditora.

Durante la auditora se pueden realizar reuniones del equipo auditor para hacer control del
avance del plan de auditora; si el auditor lder considera que hay atraso, reasigna
responsabilidades.
Otra reunin que debe realizarse es aquella previa a la reunin de cierre de la auditora,
necesaria para discutir los hallazgos y preparar el informe; esta reunin presidida por el
auditor lder permite asegurar que:

El plan de auditora se ha desarrollado completamente

Las no conformidades se han clasificado correctamente

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PROCEDIMIENTO PARA AUDITAR EL SISTEMA
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El equipo auditor ha concertado las conclusiones de la auditora

El auditor lder es el responsable de redactar el informe y de citar a reunin de cierre.

5.2.3 Reunin de Cierre

En la reunin de cierre se debe presentar los resultados obtenidos de la auditoria y se

realizan las actividades definidas en la Gua para el Desarrollo de Reuniones (Anexo 1.)

5.3 INFORME DE LA AUDITORA Y SU SEGUIMIENTO

En el Informe de Auditora Formato N10 Informe de Auditora se describen las

fortalezas y debilidades encontradas, clasificando y cuantificando los hallazgos en NCM,
NCm y Observaciones, para definir las conclusiones y preparar el informe de auditora.

5.4 PLAN DE ACCIN CORRECTIVA

Frente a una no-conformidad el auditor solicita un plan de accin, Formato N 11 Plan de

Accin Correctiva. En l, el auditor escribe el consecutivo de las auditorias que se hagan al
mismo Centro y/o a las empresas que ste acompaa.
El total de las no conformidades se debe escribir sealando 1 de
, marcando con una
(X) si es mayor o menor, as mismo para las observaciones. Teniendo en cuenta lo
anterior la descripcin de cada no conformidad y/o observacin, debe escribirse en hoja
separada.
La parte auditada debe consignar la propuesta de accin correctiva definiendo la fecha de
su implementacin, las cuales deben ser corregidas y revisadas en las auditoras de
seguimiento que se acuerden entre las partes.
El Centro de Formacin no podr certificar la totalidad de los candidatos del proceso,
hasta tanto las No Conformidades Mayores hayan sido cerradas.

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PROCEDIMIENTO PARA AUDITAR EL SISTEMA
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La gerencia de la organizacin auditada debe:

Identificar, investigar y apropiar claramente la deficiencia encontrada

Proponer un plan de accin correctiva que precise las actividades, responsables y

fechas previstas de implementacin

Acordar la fecha lmite para verificacin de la eficacia del plan de accin

Hacer los cambios correspondientes

El auditor debe:

Tener acceso a los niveles gerenciales.

Hacer una reunin formal explicando en forma detallada y de manera constructiva los
hallazgos encontradas, justificando con evidencia objetiva.
Tener acceso concertado a las oficinas, documentos (Portafolios de Evidencias),
talleres, laboratorios (sitio real de trabajo), y al personal requerido oportunamente
(entrevistas).
Verificar la eficacia de las acciones correctivas propuestas, realizando siempre la
auditora de seguimiento.

Obtener de los responsables la aprobacin de la solicitud de Plan de

Correctiva, en caso de que se requiera.

Verificacin de la ejecucin de la accin correctiva

Accin

Se denomina seguimiento de la auditora o verificacin de la ejecucin de la accin

correctiva, al proceso que determina que sta se ha implementado.
Se denomina cierre de la auditora al proceso de aceptacin de la eficacia de la accin
correctiva, este cierre incluye una segunda auditora, la cual tiene la misma metodologa
de la auditora inicial, e incluye observacin de evidencia objetiva, y/o revisin de
documentacin nueva o usada.

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PROCEDIMIENTO PARA AUDITAR EL SISTEMA
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Los resultados de la auditora de seguimiento podran ser:

Cierre de la(s) no conformidad(es) si hay suficiente evidencia de que las acciones

implementadas han sido eficaces.

Cierre de las no conformidades con seguimiento a la eficacia: Esto se da en el caso

de que el equipo auditor considere que las acciones implementadas tienen gran
posibilidad de ser eficaces pero que al momento de la auditora no es posible
verificar su eficacia. En esta situacin el equipo auditor debe dejar evidencia en el
informe y si fuese estrictamente necesario se debe fijar nueva fecha de
seguimiento.

Quedar abierta la no conformidad, si el equipo auditor no encuentra la evidencia

suficiente de que se haya ejecutado el plan de accin
(accin correctiva
propuesta), o que sta no asegura que la causa de la no conformidad haya sido
eliminada de raz.

5.5 REQUISITOS FUNDAMENTALES PARA REALIZAR UNA AUDITORA EFECTIVA

Para realizar una auditora efectiva se debe tener en cuenta los siguientes requisitos
fundamentales:
Contar con el soporte de la gerencia
Tener auditores formados y entrenados
El equipo auditor debe tener independencia de los aspectos auditados.
El equipo auditor debe tener acceso concertado a las oficinas, documentos, Portafolios
de Evidencias y al personal requerido a tiempo.
El equipo auditor debe tener acceso a los niveles gerenciales.
Un equipo auditor debe contar con procedimientos de auditora definidos: Para la
planificacin, preparacin y ejecucin de la auditora.

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PROCEDIMIENTO PARA AUDITAR EL SISTEMA
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Un equipo auditor para llevar a cabo la auditora debe garantizar que conocen las acciones
clave, como son:
Ofrecer Seguridad
Explicar el objetivo de la auditora
Explicar el mtodo
Tomar notas

Reformular

Ofrecer Efectividad
Mostrar cordialidad
Saber escuchar
Dedicar tiempo
Estar a disposicin
Saber agradecer
Generar Actividad
Ayudar a hablar
Permitir hablar
Ayudar a explicar
Ayudar a resumir
Generar Consideracin
Saber presentarse
Permitir hablar al auditado de su trabajo, de lo que hace

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PROCEDIMIENTO PARA AUDITAR EL SISTEMA
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No juzgar al auditado

Mostrar respeto por el auditado

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6. REVISIN, ACTUALIZACIN Y APROBACIN

Ser responsabilidad de la Direccin del Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo,

a travs de la Coordinacin del Grupo de Evaluacin y Certificacin de Competencias
Laborales, revisar y actualizar el procedimiento, con el apoyo del equipo nacional de
auditores, el cual ser aprobado por el Director del Sistema Nacional de Formacin para el
Trabajo del SENA.

7. LISTA DE FORMATOS Y ANEXO

ANEXO

CDIGO

NOMBRE DE LOS FORMATOS Y ANEXO

Formato N 7 Plan de Auditora
Formato N 8 Lista de Verificacin
Formato N 9 Lista de Participantes en las Reuniones de
Apertura y Cierre
Formato N 10 Informe de Auditora
Formato N 11 Plan de Accin Correctiva
Formato N 12 Consolidado Solicitudes de Auditora

Gua para el desarrollo de reuniones

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
PROCEDIMIENTO PARA AUDITAR EL SISTEMA
DE CERTIFICACIN DE COMPETENCIAS
LABORALES

Versin:
Fecha:
Cdigo:

8. REFERENCIAS DOCUMENTALES

INSTITUTO NACIONAL DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. ICONTEC, NTCISO 19011:2002 Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o
ambiental, Bogot, Colombia.
INSTITUTO NACIONAL DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. ICONTEC, NTCISO 9000:2000 Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. Bogot,
Colombia.
INSTITUTO NACIONAL DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. ICONTEC, NTCGP 1000:2004 Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica Bogot, Colombia.
ZGAIB ABURAD, Mariam y RIAO BARN, William. Metodologa para auditar el sistema
de evaluacin y certificacin de competencias laborales. SENA Direccin General,
Direccin Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo General, Bogot, Octubre de
2003
ZGAIB ABURAD, Mariam. Metodologa para evaluar y certificar competencias laborales.
SENA Direccin General, Direccin Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo
General, Bogot, Octubre de 2003.
LEIVA, Luis Carlos. HINCAPI, Luz Marina. RINCN, Mario. Gua para seleccionar
tcnicas y elaborar instrumentos de evaluacin de competencias laborales. SENA
Direccin General, Direccin Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo General,
Bogot, Octubre de 2003.