EVALUACIN, MEDICIN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS

PROCESO: AUTOEVALUACIN INSTITUCIONAL

Cdigo: U-PR-14.002.001
Versin: 5.0
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SUBPROCESOS: AUTOEVALUACIN DE LA GESTIN

1. INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJ ETIVO:Verificar y e valuar el cumplimiento de los requisitos de un Sistema de Gestin por medio de la planificacin, ejecucin, control y seguimiento de las auditoras
internas, lainformacin de sus resultados y el mantenimiento de los registros que se deriven de su aplicacin.

ALCANCE: Inicia con la programacin del ciclo de auditoras y finaliza con la evaluacin de la competencia tcnica de los Auditores Internos . Aplica paralas Auditoras
internas de cumplimiento a los requisitos de las normas aplicables a sistemas de gestin.
DEFINICIONES:
1. Alcance de la auditoria : Extensin y lmites de una auditoria. Para el sistema de gestin el alcance de la auditoria puede incluir la definicin de los criterios de
auditora, procesos y/o reas a auditar.
2. Auditado: Macroproceso, proceso, procedimiento, servicio o requisito al que se le aplica la auditoria. Para el sistema de gestin el auditado se define de acuerdo
a la estructura de la auditoria programada.
3. Lder del equipo auditor : Persona que por su experiencia o conocimiento lidera una auditoria. Tiene autonoma para preparar la ejecucin de la auditoria,
conciliar con los auditados,liderar las reuniones deapertura y cierre de auditoras, actuar en el esclarecimiento deeventuales dudas que surjan durante la ejecucin
de la auditora y en la solucin de posibles problemas.
4. Auditor : Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.
5. Auditoria : Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencia del cumplimiento de requisitos, por el cual se eval a objetivamente la
medida en la cual se cumplen los criterios de auditora.
6. Auditoria Complementaria: Es aquella que se programa teniendo en consideracin la importancia de los procesos, procedimientos, servicios o requisitos ypuede
ser posterior a las auditorias ejecutadas.
7. Auditoria documental: Es aquella que se ejecuta realizando la verificacin de documentos donde se encuentra l a informacin del cumplimiento de los criterios de
auditora y no necesariamente requiere realizar una visita al auditado.
8. Auditoria extraordinaria: Es la auditoria que no se encuentra detallada en el programa de auditoras, pero que es necesario realizar teniendo en cuenta el
desempeo del proceso, procedimiento, servicio o requisito.
9. Auditoria Ordinaria: Es la auditoria que se encuentra detallada en el programa de auditoras y que es necesario realizar teniendo en cuenta el des empeo del
proceso, procedimiento, servicio o requisito
10. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
11. Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los halla zgos de
la misma.
12. Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
13. Coordinador de Auditora:Persona responsable de la gestin del programa de Auditora Interna,coordina las actividades de las auditorias y del Equipo Auditor,
es responsable de consolidar los resultados y controlar los registros.
14. Criterios de Auditoria : Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia en la verificacin y sobre el cual se evala el cumplimiento.
15. Equipo auditor : Persona o grupo de personas que llevan a cabo una auditoria. El equipo auditor se conformar de acuerdo a la estructura de la auditora
programada y puede incluir auditores, auditores en formacin y/o e xpertos tcnicos si los requiere la auditoria. A un auditor del equipo se le designa como lder del
mismo.
16. Evaluacin de la conformidad: Demostracin del cumplimiento de los requisitos especificados relativos al producto, proceso, sistema, persona u organismo.
17. Evidencia de la Auditoria : Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin presentada por el auditado y/o recolectada para la verificacin de los
criterios de auditora.

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18. Experto Tcnico: Persona que suministra un conocimiento especfico o experiencia (relacionada con la Institucin, proceso o actividad que va a ser auditada) al
equipo auditor.
19. Hallazgos de la Auditoria : Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditoria contra los criterios de auditora. Definen la conformidad, no con formidad u
observaciones de los criterios de la auditoria.
20. No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
21. Observacin: Hallazgo con tendencia al incumplimiento de un requisito. Cumplimiento parcial de un requisito.
22. Plan de Auditoria : Descripcin de las actividades y de los detalles acordados en una auditoria.
23. Programa de Auditoria: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
24. Requisito especificado: Necesidad o expectativa establecida.
25. Sistema de Gestin: Herramienta de gestin sistemtica y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y
satisfaccin de los usuarios en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades. Est enmarcado en los planes estratgicos y de desarrollo de tales
entidades.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Norma Tcnica Colombiana NTC-GP1000
2. Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000
3. NTC-ISO 19011 Directrices para la auditoria de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental
4. NTC ISO 9001 Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos
5. NTC ISO 14001 Sistemas de gestin ambiental. Requisitos con orientacin para su uso.
6. OHSAS NTC ISO 18001 Sistema de gestin en seguridad y salud ocupacional. Requisitos.
7. NTC IEC 17025 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibracin
8. Instructivo Uso y Administracin del Mdulo de Auditoras en el SoftExpert U-IN-14-002-001
9. Dems requisitos de normas aplicables a los sistemas de gestin
CONDICIONES GENERALES:
1. La persona responsable de la gestin del programa de auditora interna debe garantizar y dejar evidencia, en el momento de la seleccin de auditores, de la
independencia de los mismos con el auditado.
2. Los hallazgos de la auditoria y las conclusiones deben referenciar las evidencias de la auditoria.
3. La persona responsable de la gestin del programa de auditora interna debe garantizar y definir claramente los criterios de seleccin de los auditores de acuerdo al tipo
de auditora, norma a auditar, proceso a auditar, y competencias necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoria.
4. En el caso de no estar presente el lder del proceso en la ejecucin de la auditoria, debe nombrar formalmente (fsico o magntico) un delegado.
5. Las auditoras internas podrn ser realizadas por personal de la Universidad y/o e xterno, siempre y cuando tenga el perfil y la competencia de acuerdo al sistem a de
gestin a evaluar y las normas que va auditar.
6. Los auditores propuestos son susceptibles de modificacin cuando se presenten dificultades para el desarrollo de la auditora, se desvinculen de la Universidad o por
otras razones de fuerza mayor; dichos cambios sern realizados y notificados por la persona responsable de la gestin del programa de auditora interna .
7. Puede haber variacin en las fechas programadas en el plan de auditora, previo acuerdo escrito entre auditados y auditores, en donde se presente la justificacin
correspondiente. Dichos cambios deben ser notificados a la persona responsable de la gestin del programa de auditora interna.
8. La realizacin de las auditoras internas podr realizarse con el apoyo del aplicativo electrnico existente. Para el caso de una contingencia y con la justificacin
pertinente, podr utilizarse los formatos definidos en este procedim iento.
9. Cada sistema de gestin ser autnomo en la periodicidad de realizacin de las auditoras internas y su aprobacin.
10. se presentan dificultades para la aprobacin de los informes de auditora interna por desacuerdo entre las partes, el Coordin ador de Auditoria debe realizar una revisin
tcnica para verificar el cumplimiento de los criterios de auditora y la evidencia presentada, as como orientar a los audi tados.

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ID.

ACTIVIDAD

Elaborar y Aprobar el
programa de
Auditorias.

2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
DEPENDENCIA O
DESCRIPCIN
CARGO Y/O PUESTO
UNIDAD DE
DE TRABAJO
GESTIN
Se debe elaborar un programa de auditora reas que
Coordinador de la
interna que especifique el tipo (ordinaria, coordinan el
Auditora Interna
complementaria,
documental
o Sistema de gestin
extraordinaria), los requisitos y procesos o
reas en donde se ejecutarn las auditoras
internas y aprobarse una vez elaborado.
Comit o
Integrantes del
Subcomits de
Comit o quien haga
El Comit o Subcomits de Coordinacin de Control Interno o
las veces
Control Internoaprobarn el programa de quien haga las
auditora interna. En el caso de los veces
laboratorios acreditados
lo aprobar el
coordinador del mismo.
Coordinadorlaboratorio
Una vez aprobado se debe conservar el
registro del programa de auditora interna.

Seleccionar el Equipo
Auditor

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Se debe establecer claramente los criterios

de seleccin de los auditores teniendo en
cuenta las competencias necesarias para
alcanzar los objetivos de la auditoria; se
define la composicin y selecciona el equipo
auditor de acuerdo a la hoja de vida de cada
auditor.

REGISTROS

SISTEMAS DE
INFORMACIN
O APLICATIVOS

Formato Programa de
Auditoras internas UFT-14.002.001

N/A

Formato Seleccin de
Auditores U-FT14.002.002

N/A

Laboratorios

reas que
coordinan el
Sistema de gestin

Coordinador de la
Auditora Interna

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Elaborar y
comunicar el Plan
de Auditora

El coordinador de auditora interna debe

diligenciar la informacin correspondiente en
el formato Plan de Auditoria y remitirlo al
equipo auditor para que
completela
informacin que corresponda. El lder del
equipo auditor debe asegurarse que el plan
de auditora se comunica a los responsables
de los procesos a auditar y que sea aprobado
por el lder del proceso auditado.

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N/A

Equipo Auditor

Modulo de Auditoras
GestinSoftExpert /
Formato Plan de
Audi toriasU-FT14.002.003

Modulo de
Auditoras
SoftExpert

Su divulgacin se har a travs del aplicativo

electrnico o a travs del correo institucional
mnimo con 8 das calendario de antelacin
a la fecha de realizacin de la auditoria.

Enviar los planes de

auditora aprobados a
la Oficina de Control
Interno.

El coordinador de auditora internadebe

enviar una copia de los planes de auditoras
a la Oficina de Control Interno cuando estos
se mantengan en mediosfsicos,o una
referencia para su consulta en el aplicativo
electrnico, cuando estos hayan sido
elaborados en l y aprobados por el lder del
proceso auditado.
Para las auditoras internas de los
laboratorios acreditados no es necesario
enviar los planes de auditora interna a la
Oficina de control Interno

reas que
coordinan el
Sistema de gestin

Coordinador de
auditoria

N/A
Oficio, correo
electrnico o evidencia
del recibido del plan

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Con base en la informacin contenida en el

programa y plan de auditora, el equipo auditor
podr preparar la auditoria de acuerdo a lo
siguiente:
1. Preparar una lista de preguntas o de
aspectos a evaluar durante el desarrollo de la
auditora teniendo en cuenta los criterios de
auditora (requisitos de la norma a auditar,
normativa aplicable, documentos asociados a
la actividad por auditar, requisitos del cliente,
requisitos establecidos por la Universidad)
5

Preparar la Auditora

N/A

Equipo Auditor

2.El equipo auditor

podr consultar
informacin del mapa de macroprocesos o
mapa de procesos, manuales de los sistemas
a auditar, caracterizacin de procesos,
procedimientos, instructivos, guas, manuales
tcnicos, requisitos aplicables al proceso y
dems documentos de referencia que estn
asociados al proceso auditado.

FormatoLista de
Verificacin para
Auditoras Internas
U-FT-14.002.014

Mdulo de
AuditorasSoftExpert

Modulo de Auditoras
SoftExpert

El
equipo
auditor debe preparar la
documentacin que sea necesaria llevar en el
momento de la auditoria.

Realizar la Reunin de
Apertura

El lder del equipo Auditor debe realizar la

Reunin de apertura para confirmar el plan de
la auditoria.En ella participan todos los
involucrados, auditados y auditores, se informa
sobre el objetivo, alcance de la auditora y
dems consideraciones.

N/A

Equipo Auditor

Formato Plan de
Audi torias U-FT14.002.003

N/A

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De acuerdo con lo establecido en el plan de

auditoras,
se
ejecuta
la
auditoria
recolectando las evidencias segn el
requisito indagado.
7

Ejecutar la
Auditora.

Realizar la
Reunin de Cierre

El equipo auditor debe determinar la

conformidad de los requisitos evaluados con
base en la evidencia proporcionada por los
auditados. Los hallazgos deben ser
clasificados como conformes, no conformes y
observaciones.
Al finalizar la auditora, el equipo auditor se
rene con los Auditados para presentar los
resultados de la auditoria.
Se deben destacar las fortalezas y aspectos
positivos encontrados en el ejercicio,
mencionar los hallazgos encontrados y las
conclusiones de la auditoria.

Modulo de Auditoras
SoftExpert
N/A

Equipo Auditor

Modulo de Auditoras
SoftExpert

FormatoLista de Verificacin
para Auditoras Internas
U-FT-14.002.014.

N/A

Equipo Auditor

Formato Plan de Audi torias

U-FT-14.002.003

N/A

Modulo de Auditoras
SoftExpert/ Formato Informe
de Auditora U-FT14.002.007

Modulo de Auditoras
SoftExpert

Si el auditado no est de acuerdo con

loshallazgos, es el momento para discutirlo
con el auditor y llegar a una conciliacin.

10

Elaborar el
Informe de
Auditora.

Elaborar plan de
mejoramiento

Una vez presentados los hallazgos al

auditado, el equipo auditor debe consolidar,
con base en los resultados de la auditoria, el
informe de auditora y enviarlo para
aprobacin del auditado (mximo 3 das
calendario despus de la reunin de cierre)

El auditado debe elaborarel plan de

mejoramiento correspondiente a partir de los
hallazgos no conformes u oportunidades de
mejora registrados en el informe de auditora.
Para
elaborar
dichos
planes
debe
considerarse el procedimiento Acciones

N/A

Auditados

Equipo Auditor

Lder del proceso,

procedimiento,
servicio o
requisito auditado
Auditados

N/A

Mdulo de Acciones
ElectrnicoSoftExpert

Cdigo: U-PR-14.002.001
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SUBPROCESOS: AUTOEVALUACIN DE LA GESTIN

correctivas,
Acciones
preventivas
y
oportunidades de mejora U-PR-15.001.005

11

Evaluar al auditor

12

Consolidar
evaluacin
auditores

13

Realizar control a
los registros de
Auditoria.

ELABOR
CARGO
FECHA

El auditado deber realizar la evaluacin del

auditor segn lo estipulado en el formato
Evaluacin del desempeo del Auditor
interno.
Nota: para facilitar este proceso, se podr
disponer de herramientas tecnolgicas segn
sea el caso.

la
de

El coordinador de auditora internadebe

consolidar la informacin de las evaluaciones
y registrar en el formato Consolidado
Evaluacin de Auditores el puntaje obtenido
en cada ciclo de auditora

Para el seguimiento de toda la Informacin,

se debe diligenciar el formato lista de
chequeo
documental
de
auditora,
asegurando la calidad documental en el
proceso de auditoras Internas.

EQUIPO TCNICO SISTEMA DE

GESTIN DE CALIDADGENERAL
COORDINADOR GENERAL, ASESORES
Y ANALISTAS
Septiembre de 2013

N/A

Auditado

reas que
coordinan el
Sistema de gestin

Coordinador de
auditoria

reas que
coordinan el
Sistema de gestin

Coordinador de
auditoria

REVIS

EQUIPO TCNICO SISTEMA DE GESTIN DE

CALIDAD

CARGO

COORDINADOR GENERAL, ASESORES Y

ANALISTAS

FECHA

Septiembre de 2013

Formato Evaluacin de
Desempeo del Auditor
U-FT-14.002.008

N/A

Formato
consolidado
Evaluacin de auditores UFT-14.002.010

N/A

Lista de chequeo
Documental de Auditoria UFT-14.002.009

APROB
CARGO
FECHA

N/A

VICERRECTORIA GENERAL
VICERRECTOR GENERAL
Septiembre de 2013