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Jose Ignacio Gonzlez Gmez.

Departamento de Economa Financiera y
Contabilidad
Universidad de La Laguna
www.ecofin.ull.es/users/jggomez.
Tema:

Vincular datos de Access a Excel.

Creacin de una TD Excel basada
en datos de una BD Access

Revisado: 2006

Creacin y Modificacin del fichero de conexin ODBC.

1.1
Creacin de conexiones y gardarlas.
1.2
Recuperacin y/o modificacin de conexiones ODBC.
2
Vincular datos de Access en una Hoja Clculo Excel.
2.1
Importar y vincular datos entre la BD Access y Excel.
2.2
Actualizar datos vinculados y modificar la consulta a la base de datos y a los
datos vinculados.
2.3
Propiedades del Rango de Datos Vinculados en Excel.
3
Disear una Tabla Dinmica en Excel basada en datos importados y vinculados
con una base de datos Access.
3.1
Crear la Tabla Dinmica en Excel vinculada a una base de datos Access.
3.2
Configurar los campos de la Tabla Dinmica en Excel
3.3
Configurar Opciones de la Tabla Dinmica.
3.4
Campo Fecha como campo de pagina en una TD.
4
Cambios en la base de datos de origen. Ubicacin o nombre.

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1 Creacin y Modificacin del fichero de conexin

ODBC.
1.1 Creacin de conexiones y guardarlas.
El planteamiento del problema es
el siguiente, en el directorio 0
Pruebas DB contamos con una
base de datos denominada BD
Precios y para la cual queremos
definir una conexin de acceso a la
misma tipo ODBC.
Ilustracin 1

Para ello procederemos en primer lugar

por ejecutar la aplicacin Orgenes de
datos (ODBC) contenida dentro de las
opciones de Windows XP Herramientas
Administrativas.
Esta aplicacin nos permite la gestin y
control de todas las conexiones del tipo
ODBC, es decir todos los orgenes de
datos con nombres de origen de datos
(DSN) de usuario. De esta forma
accedemos al siguiente cuadro de dialogo.
Ilustracin 2

Ilustracin 3

Nuestra intencin es crear un fichero de origen de datos a nuestra base de datos de

carcter general, es decir que puedan acceder todos aquellos usuarios que tengan acceso
al mismo y deseamos guardar el mismo en el directorio donde tenemos localizados
nuestra base de datos (0 Pruebas BD), para ello vamos a la opcin agregar.
A partir de este momento comenzamos a configurar la conexin seleccionando en
primer lugar el controlador para comunicarnos con la misma, en nuestro caso Microsoft
Access Driver, tal y como vemos en la Ilustracin 4.

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Ilustracin 4

Pulsando en siguiente nos aparece un nuevo cuadro de dialogo para escribir el nombre
del conector y el sitio donde queremos almacenarlo por defecto es en Data Source, que
si queremos cambiarlo tendremos que seleccionar examinar para elegir el nombre y
lugar alternativo donde queremos guardar el fichero de conexin.

Ilustracin 5

Ilustracin 6

De esta forma nos aparece una nueva ilustracin similar a la Ilustracin 5 pero adaptada
a nuestros requerimientos.

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Ilustracin 7

Pulsando sobre el botn siguiente nos aparece una pantalla de confirmacin de la

creacin de la conexin deseada (ver Ilustracin 8)

Ilustracin 8

De esta forma ya hemos creado la conexin ahora al pulsar finalizar comenzamos la

configuracin de la misma, es decir definiendo a que base de datos queremos conectar.

Ilustracin 9

Para ello en la Ilustracin 9 pulsamos sobre el botn Seleccionar y escogemos nuestra

base de datos.

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Ilustracin 10

Y finalmente aceptamos con lo cual tendremos creada y configurada nuestra conexin,

como una archivo DNS de Archivo (Ilustracin 11)

Ilustracin 11

Este archivo segn la definicin creada estar ubicado en el directorio establecido

anteriormente.

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Ilustracin 12

Abrimos la BD a la que queremos crear la conexin y elegimos el elemento (tabla o

consulta a la que queremos conectarnos. Debemos tener en cuenta que posteriormente
podremos modificar la conexin as como a los elementos a los que nos queremos
conectar, por tanto no nos preocupemos ahora en ese detalle y centremos nuestra
atencin en la creacin de la conexin.

1.2 Recuperacin y/o modificacin de conexiones ODBC.

Para acceder y/o modificar la conexin porque bien la base de datos ha cambiado de
nombre o ubicacin o porque hemos cambiado el nombre del conector basta con volver
a la opcin Orgenes de Datos ODBC (Ilustracin 2) y recuperar el fichero de conexin.

Ilustracin 13

Pulsando sobre configurar podemos cambiar los parmetros de la misma (ver Ilustracin
14)

Ilustracin 14

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2 Vincular datos de Access en una Hoja Clculo Excel.

2.1 Importar y vincular datos entre la BD Access y Excel.
Lo
primero
que
vamos a realizar es
importar y vincular en
una hoja de calculo de
un libro Excel los
datos contenidos en
una tabla o consulta,
para ello abierto el
libro Excel y situados
en la hoja de calculo
donde
deseamos
vincular los datos de
la BD Access, vamos
a la opcin del
programa
Men
Datos > Obtener
Datos Externos >
Importar datos, tal y
como se muestra en la
Ilustracin 15

Ilustracin 15

A continuacin nos solicita seleccionar el fichero de origen de datos, en este caso

buscaremos el fichero ODBC de conexin que hemos guardado y el cual contiene los
parmetros necesarios para enlazar con la base de datos.

Ilustracin 16

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De esta forma se abre la conexin a

la base de datos configurada y nos
presenta las distintas tablas y
consultas que contiene la misma para
que podamos elegir que tabla o
consulta deseamos y que campos de
la misma queremos tener a
disposicin en nuestra hoja de
calculo y vinculada con la fuente de
la base de datos.
Ilustracin 17

Para finalizar se nos presenta un

nuevo cuadro de dialogo que nos
pregunta que deseamos hacer con los
datos conectados a la base de datos,
en nuestro caso seleccionaremos la
opcin primera Devolver datos a
Microsoft Excel que nos permite
tener los mismos a disposicin y
vinculados con la fuente, es decir
con la base de datos. Seleccionamos
el lugar (hoja) y sitio donde
deseamos importarlo.

Ilustracin 18

El resultado de todo ello es los resultados obtenidos la Ilustracin 19.

Ilustracin 19

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2.2 Actualizar datos vinculados y modificar la consulta a la

base de datos y a los datos vinculados.
Cualquier valor que se aada o modifique en la base de datos puede ser incorporada a
los datos de la hoja de calculo a travs de la opcin Actualizar Datos tal y como se
muestra en la Ilustracin 19.
Tambin contamos con la opcin
Modificar consulta que nos permite
actualizar los campos disponibles en el
caso de haber modificado el diseo de la
misma en la base de datos e
incorporarlos a los datos vinculados de
Excel, todo ello a travs del cuadro de
dialogo presentado en la Ilustracin 20.
Ilustracin 20

Por ejemplo si en la base de datos creamos un nuevo campo o un nuevo clculo esto lo
podremos tener disponible en la hoja de clculo, modificando solo la conexin.

2.3 Propiedades del Rango de Datos Vinculados en Excel.

Otra opcin interesante a tener en cuenta y presente tambin en la Ilustracin 19 es la de
configurar las propiedades de conexin con la base de datos.

Ilustracin 21

En esta opcin se nos presenta entre otras posibilidades la de actualizar los datos de
forma automtica o cada cierto tiempo, establecer una contrasea para la conexin,
ajustar los anchos de columnas, etc.

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3 Disear una Tabla Dinmica en Excel basada en

datos importados y vinculados con una base de
datos Access.
3.1 Crear la Tabla Dinmica en Excel vinculada a una base de
datos Access.
Ya tenemos a disposicin los datos necesarios para crear nuestra tabla dinmica y
vinculados estos a la base de datos de origen lo que garantiza una continua actualizacin
de la fuente de origen.
De esta forma vamos disear y configurar la tabla
dinmica desde nuestra hoja de calculo, para ello
recuperamos el libro Excel donde tenemos
vinculados los datos y en una nueva hoja en
blanco de este libro vamos a la opcin Datos >
Informe de tablas y grficos dinmicos.

Ilustracin 22

Ilustracin 23

Para ello en primer lugar debemos indicar donde estn los datos que queremos tener
como base para nuestra tabla dinmica, en este caso elegiremos los datos vinculados y
finalmente donde queremos generar la tabla dinmica.

Ilustracin 24

Ilustracin 25

El resultado final es el tener a disposicin el rea de diseo de la tabla de dinmica en

Excel.

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Ilustracin 26

3.2 Configurar los campos de la Tabla Dinmica en Excel

Ahora simplemente arrastrando los campos disponibles al rea de diseo vamos
configurando as nuestra tabla, es decir como es habitual vamos arrastrando los campos
disponibles a la tabla dinmica pudiendo configurar cada campo contenido en la TD de
forma individualizada situndoos sobre el mismo y con el botn derecho escogemos la
opcin configuracin de campo tal y como se muestra en la Ilustracin 27.

Ilustracin 27

De esta forma y para cada campo contenido en la tabla

dinmica de Excel podremos cambiar el nombre con el
que se reconoce, el valor que tiene de referencia, su
formato, etc.
Ilustracin 28

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3.3 Configurar Opciones de la Tabla Dinmica.

Retomando la Ilustracin 27, otra de las opciones disponibles y que merecen nuestra
atencin es el acceso a las opciones de la tabla dinmica

Ilustracin 29

Aqu podemos establecer los parmetros bsicos de configuracin asociados a nuestra

tabla.

3.4 Campo Fecha como campo de pgina en una TD.

Nos puede interesar establecer un filtro fecha para seleccionar los registros a analizar en
la tabla dinmica, por ejemplo, nos podra interesar filtrar los valores de la tabla
dinmica siguiente por un rango de fechas predeterminadas.

Ilustracin 30

Para ello vamos a utilizar el campo fecha y situarlo en el rea de pgina de la TD pero
antes vamos a configurar este campo fecha para tener varias opciones de seleccin.
Lo primero que hacemos es arrastrar el campo fecha y situarlo en el rea de fila,
columna A tal y como se muestra en la Ilustracin 31 y situado sobre el campo fecha y
con el botn derecho accedemos a la opcin Agrupar que nos permitir agrupar los
registros de este campo por varios criterios.

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Ilustracin 31

De esta forma hemos seleccionado la opcin de agrupar los

registros del campo fecha en das contando 150 das (5 meses x
30 das = 150 das). Esto nos permitir seleccionar por este
campo adems por meses, trimestres y aos.
Al darle aceptar tendremos como la Ilustracin 31 se ha
transformado en la Ilustracin 33.

Ilustracin 32

Ilustracin 33

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Pero recordemos que el campo fecha nos interesa tenerlo a disposicin como filtro de la
TD para poder adaptar los resultados de la misma a los periodos deseados. Para ello
basta con arrastrar los mismos a la zona campos de pgina de la TD, teniendo as como
resultado la siguiente Ilustracin.

Ilustracin 34

Contamos con otra forma de limitar las opciones a representar los datos en la tabla
dinmica respecto a un rango de fechas determinados.
Para ello tomemos el siguiente ejemplo.
En la siguiente tabla dinmica contamos con los valores filtrados por campo fecha, en
concreto podemos limitarlo por Aos, Trimestres o Meses.

Ilustracin 35

Si deseamos filtrar por Meses, por ejemplo se nos desplegara el siguiente cuadro de
dialogo

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Ilustracin 36

Como podemos observar nos presenta la limitacin que solo podamos escoger un mes,
de los disponibles, si quisiramos escoger unos determinados meses como
representativos para nuestro anlisis, por ejemplo Enero, Mayo y Agosto tendramos
que modificar las propiedades de ese campo fecha concreto.
Para ello nos situamos
sobre
el
campo
concreto y con el botn
derecho accedemos a
las propiedades del
mismo, tal y como
muestra la Ilustracin
37 .
Dentro de las opciones
que se nos presenta
seleccionamos
en
concreto
Configuracin
de
Campo
que
nos
permitir establecer las
limitaciones que sobre
el mismo deseemos.
Ilustracin 37

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En el nuevo cuadro de dialogo que

se nos presenta, no interesa en
concreto el apartado inferior
relacionado con Ocultar elementos,
en este caso seleccionaremos todos
los meses excepto los de Enero,
Mayo y Agosto para que el anlisis
se centre en esa seleccin mltiple
condicionada a esos valores.
De esta forma el resultado final se
concertara en esos valores o en
algunos de lo que conforman la
seleccin realizada.

Ilustracin 38

Ilustracin 39

Una cuestin que debemos tener en cuenta es que si la columna que se est tratando de
agrupar tiene datos de tipo "diferentes", por ejemplo, cuando se quiere agrupar fechas, y
hay un valor vaci o con nos aparece el siguiente error Imposible agrupar esta
seleccin".

4 Cambios en la base de datos de origen. Ubicacin o

nombre. Problemas con tablas vinculadas.
Si por cualquier motivo cambiamos el nombre o el lugar de ubicacin de la base de
datos, la conexin de los datos de Excel no funcionara y por tanto no se actualizara,
tendremos que modificar los parmetros de conexin.
En primer lugar es necesario cambiar los parmetros del fichero ODBC al que queremos
conectar procediendo como hemos visto en el apartado 1.2 Recuperacin y/o
modificacin de conexiones ODBC.

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Una vez hecho esto abrimos el origen de datos de Excel y pulsando sobre los registros
de la base de datos accedemos a la opcin de modificar la consulta. De esta forma
intenta conectar con el origen de datos pero debido al cambio de ubicacin o de nombre
de la base de datos no es capaz de localizar por lo cual nos muestra el siguiente mensaje
de error (Ilustracin 41)

Ilustracin 40

Ilustracin 41
Ilustracin 42

Si aceptamos sobre el cuadro de dialogo anterior (Ilustracin 41), podremos acceder a

modificar los parmetros de conexin con la base de datos que han sido modificados, en
concreto pulsando sobre el botn de base de datos de la Ilustracin 42 y seleccionamos
la base de datos deseada.
Posteriormente se nos abre la aplicacin Microsoft Query y pulsamos el icono nueva
consulta que nos permitir redefinir la consulta de acceso a datos.

Ilustracin 43

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Nos volver a pedir el origen de datos y la tabla o consulta as como sus campos, tal y
como se muestra en la Ilustracin 16 y en la Ilustracin 17 y por tanto esta quedara otra
vez definida correctamente.

Ilustracin 44

Puede que an la conexin ODBC nos siga

dando problemas, especialmente en el caso
de que tengamos tablas vinculadas, por
tanto es necesario realizar un ajuste y
actualizar estas tablas vinculadas para ello
abrimos la base de datos original donde
tenemos las tablas vinculadas y
atualizamos cada una de ellas. Otra forma
de hacerlo seria a traves de la opcin del
programa Herramientas/ Utilidades de las
bases de datos administracin de tablas
vinculadas.

Ilustracin 45

Ilustracin 46

Siempre nos deberiamos plantear que es mejor si vincular o exportar o importar de la

base de datos.