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ManualOOCalc Cap1
ManualOOCalc Cap1
Primeros pasos
Realizado por:
ndice de contenido
1. ANTES DE EMPEZAR...................................................................................................................3
1.1. POR QU OPENOFFICE?.....................................................................................................3
1.2. OBTENER OPENOFFICE.......................................................................................................4
1.3. INSTALACIN DE OPENOFFICE........................................................................................4
1.4. ABRIR CALC EN WINDOWS...............................................................................................5
2. PRIMEROS PASOS CON CALC....................................................................................................8
2.1. HOJA DE CALCULO..............................................................................................................8
2.2. CREANDO UNA NUEVA HOJA DE CLCULO.................................................................9
2.3. CELDAS.................................................................................................................................10
2.4. ABRIR Y GUARDAR HOJAS DE CLCULO....................................................................11
2.5. ABRIENDO VARIAS HOJAS DE CLCULO....................................................................12
2.6. SALIR Y TERMINAR...........................................................................................................13
3. MANEJANDO DATOS.................................................................................................................14
3.1. INTRODUCIENDO DATOS.................................................................................................14
3.2. RANGOS................................................................................................................................18
3.3. SELECCIONANDO UNA CELDA.......................................................................................19
3.4. SELECCIONANDO UN RANGO.........................................................................................20
3.5. SELECCIONANDO RANGO Y CELDAS DISJUNTOS ....................................................20
3.6. SELECCIONANDO FILAS Y COLUMNAS.......................................................................21
3.7. SELECCIONANDO TODAS LAS CELDAS.......................................................................22
3.8. EDITANDO Y ELIMINANDO DATOS...............................................................................22
3.9. CORTANDO, COPIANDO Y PEGANDO............................................................................23
3.10. DESHACER Y RESTAURAR.............................................................................................25
3.11. BUSCANDO Y REEMPLAZANDO INFORMACIN......................................................26
4. AYUDA EN OPENOFFICE.........................................................................................................27
4.1. CONTENIDO.........................................................................................................................28
4.2. OTRAS OPCIONES DE AYUDA.........................................................................................30
1. ANTES DE EMPEZAR
1.1.
POR QU OPENOFFICE?
Tiene un puesto laboral en el que necesita utilizar un paquete ofimtico y est cansado de buscar
por distintas vas versiones piratas que pueden estar incompletas, contener virus, etc.
Por otra parte, se acaba de comprar un ordenador que no tiene instalado ningn paquete ofimtico.
Se anima a pedir precios de algunas de estas aplicaciones y se da cuenta que resultan bastante caras
para sus posibilidades econmicas.
Un amigo le habla que existen aplicaciones que se distribuyen gratuitamente, que puedes obtener de
su pgina Web sin costo alguno. En principio desconfa, pero ese amigo le ensea la aplicacin, ya
que la tiene instalada en su equipo. Y... le resulta familiar, comprueba que responde a sus
necesidades. Las cosas que usted hace con otro paquete ofimtico comprueba que con ste tambin
se pueden hacer.
Sigue preguntando y le indican que existe versin para diversos sistemas operativos, por lo que si
tenemos que cambiar de equipo (por diversas cuestiones: trabajo, viaje, etc.) es casi seguro que
podamos utilizar este mismo programa en el sistema operativo que tenga instalado el equipo que
utilicemos (ya que existe versin de paquete, que se llama OpenOffice, para GNU/Linux, Mac y
Windows). Tambin existe la posibilidad de llevar instalado GIMP en su versin portable en una
memoria USB, por lo que podremos hacer uso de l en cualquier equipo sin necesidad de instalarlo
(http://portableapps.com/).
Por ltimo (y no por ello menos importante) se trata de una aplicacin con licencia GPL (General
Public License), que nos da a los usuarios varias libertades bsicas, entre ellas la posibilidad de
hacer las copias que queramos/necesitemos del programa, de poder intercambiarlo con nuestros
conocidos sin que esto nos pueda traer ningn problema, de poder instalarlo en los equipos que
necesitemos sin pedir permiso a nadie.. Este hecho resulta doblemente conveniente si estamos en el
mundo de la enseanza, ya que podemos utilizar con nuestros alumnos esta aplicacin y distribuirla
para que la instalen en sus domicilios (si no tienen conexin a Internet) con objeto que puedan
trabajar con la misma aplicacin que se usa en los centros educativos.
Tambin no hay que olvidar que diversas administraciones con competencias en educacin (primero
fue Extremadura, luego Andaluca, despus Castilla-La Mancha, Madrid, Valencia, Catalua,
Cantabria, etc.) han apostado por el software libre y estn dotando a los centros con equipos
informticos que tienen una distribucin GNU-Linux (Linex, Guadalinex, Max, Molinux, etc.), las
cuales tienen OpenOffice como paquete ofimtico.
Y por ltimo, no por ello menos importante, utiliza un formato de archivo estndar: el formato
opendocument: (http://es.wikipedia.org/wiki/Open_Document).
Y todo esto ha resultado un descubrimiento porque es un paquete ofimtico completamente
funcional, que continuamente se renueva con nuevas versiones (las cuales no tardan aos en
aparecer), etc.
Con OpenOffice se pueden crear documentos de texto, hojas de clculo, presentaciones,
dibujos, bases de datos, etc.
OpenOffice consta de mdulos que comparten un interfaz de usuario1 comn, lo que facilita el
intercambio de informacin entre ellos, y a los que se pueden acceder individualmente. Estos
1 Todos los elementos del programa como mens, botones, etc. que permiten al usuario comunicarse con el programa.
componentes son el procesador de textos Writer, la hoja de clculos Calc, la aplicacin para
presentaciones Impress, el programa de dibujo Draw, el editor Math y la base de datos Base.
1.2.
OBTENER OPENOFFICE
Cmo se puede conseguir? La obtencin e instalacin de una aplicacin de software libre debe
hacerse siempre desde la pgina Web del programa, ya que estn saliendo versiones y
actualizaciones continuamente y el hacerlo desde una recopilacin (por ejemplo un CD o DVD de
una revista) no nos asegura que instalemos la ltima versin. La Web para descargarlo en espaol
es http://es.openoffice.org. Debemos tener en cuenta que este proceso puede ser lento dependiendo
del tipo de conexin que tengamos, ya que el archivo de instalacin es un archivo de gran tamao
(la versin 3 tiene 138 megas). Si queremos obtener la aplicacin en otros idiomas accedemos a la
Web oficial: http://www.openoffice.org/.
Abra el navegador y escriba la direccin http://es.openoffice.org/ en la barra de direccin. Luego
pulse Intro. Pinche en el botn Descrgalo Ahora
La Web comprueba desde qu sistema operativo realiza la peticin, por lo que en el cuadro de
dilogo posterior podemos descargar la versin para nuestro sistema operativo:
a) Si utiliza el navegador Firefox pulse en el botn Guardar archivo. La descarga del mismo se
har en el escritorio si no ha cambiado la configuracin.
b) Si utiliza Explorer pulse en el botn Guardar y elija (por ejemplo) el escritorio como lugar de
descarga.
1.3.
INSTALACIN DE OPENOFFICE
Ya tenemos OpenOffice en nuestro ordenador (en nuestro caso hemos descargado en el escritorio el
archivo de instalacin) as que el siguiente paso ser instalarlo. Es sencillo.
En primer lugar hacemos doble clic sobre el archivo Ooo_3.0.0_Win32Intel_install_wJRE_es
(este nombre es significativo acerca de la versin de OpenOffice -3.0.0- y el idioma -es-), con lo
que aparecer el asistente de instalacin que nos guiar durante todo el proceso.
Comenzar la descompresin (en nuestro caso en el escritorio) y la aplicacin realizar una serie de
comprobaciones. Pasar una serie de cuadros de dilogo; responda a los datos que en ellos se
solicita y, por ltimo, en el botn Finalizar.
Una vez instalado OpenOffice la carpeta de instalacin que se ha creado en el escritorio
(titulada OpenOffice.org 3.0 (es) Installation Files) puede eliminarla de su equipo.
1.4.
Los iconos para iniciar las aplicaciones de OpenOffice.org se aaden al men Inicio de Windows,
por lo que podemos acceder a stos a travs de Inicio >> Todos los programas. De forma que slo
hemos de seguir esta ruta y elegir la aplicacin deseada, en este caso sera, dentro del grupo
OpenOffice.org 3.0 la opcin OpenOffice.org Calc.
Las demos contienen animaciones de otras versiones de OpenOffice diferentes a la 3 pero con
un funcionamiento idntico.
Diferentes formas de abrir Openoffice Calc.
http://tecnologiaedu.uma.es/materiales/oocalc/demos/abrirOoc.htm
Una vez dentro de OpenOffice Calc nos encontraremos con una ventana que contiene los siguientes
elementos:
Una barra de ttulo, donde nos aparecer el nombre de nuestro documento. Hasta que ste no se
guarda una primera vez ste mostrar el texto Sin ttulo, un men principal, una barra de
herramientas estndar con los smbolos de las funciones ms habituales de uso, una barra de
herramientas formato para modificar rpidamente el texto en los documentos. Adems, tenemos
una regla horizontal, una zona de trabajo donde escribiremos el contenido de nuestro documento
(con las barras de desplazamiento a la derecha y debajo de la misma) y la barra de estado, que nos
proporciona informacin acerca del estado de lo que se est viendo en la ventana del documento.
Hay otras barras de herramientas que podemos hacer visibles o no desde el men Ver de la
barra de men principal.
Estas barras suelen "aparecer" debajo de las otras dos visibles cuando estamos en un elemento
asociado a las mismas (por ejemplo: una imagen, una tabla, etc.). Tambin podemos acceder a las
opciones de esas barras haciendo clic con el botn derecho sobre esos elementos (imgenes, tablas,
etc.) a travs del men contextual emergente2.
2 Men que aparece al hacer clic con el botn derecho del ratn sobre algn elemento del documento (texto, imagen,
tabla, etc.) y cuyas opciones dependern de dicho elemento.
Una barra de ttulo, donde nos aparecer el nombre de nuestro documento. Hasta que ste no se
guarda una primera vez ste mostrar el texto Sin nombre, un men principal, una barra de
herramientas estndar con los smbolos de las funciones ms habituales de uso, una barra de
herramientas formato para modificar rpidamente el texto en los documentos.
Adems, una zona de trabajo donde escribiremos el contenido de nuestro documento, con las
barras de desplazamiento a la derecha y debajo de la misma, y la barra de estado, que nos
proporciona informacin acerca del estado de lo que se est viendo en la ventana del documento.
Hay otras barras de herramientas que podemos hacer visibles o no desde el men Ver de la barra de
men principal. No obstante, suelen "aparecer" debajo de las otras dos barras visibles cuando
estamos en un elemento asociado a dichas barras de herramientas.
2.1.
HOJA DE CALCULO
Veremos de qu est compuesta una hoja de clculo y cmo eso nos puede facilitar nuestro trabajo.
Los documentos de trabajo se denominan hoja de clculo. Por defecto, al iniciar Calc aparecer Sin
nombre1 y los sucesivos libros de trabajo que se vayan abriendo en la misma sesin (cada vez que
se arranca la aplicacin se comienza una nueva sesin) se irn denominando Sin nombre2, Sin
nombre3... Posteriormente, estos nombres podrn ser modificados.
Una hoja de clculo est compuesta a su vez por varias hojas. Por
defecto, al crear una hoja de clculo aparecen tres hojas, pudindose
apreciar debido a las pestaas que aparecen encima de la barra de estado.
Vemos, por tanto, que cada hoja de clculo puede contener varias hojas y cada una de estas hojas la
podemos utilizar para lo que mejor nos convenga. Por ejemplo, podramos decir que la hoja de
clculo es como una carpeta en la que nosotros guardamos documentos de varios tipos: facturas,
recibos, contratos... que en nuestro caso sern cada una de las hojas.
2.2.
Conoceremos la forma de modificar el nmero de hojas de las que est compuesto el documento
segn nos sea necesario.
Para crear una nueva hoja de clculo desde dentro del propio Calc desplegamos el men Archivo y
elegimos la opcin Nuevo.
A diferencia de otros paquetes ofimticos cuando seleccionamos Archivo / Nuevo no se nos abre
directamente una hoja de clculo, sino que nos muestra las distintas posibilidades de todo el paquete
OpenOffice (documento de texto, dibujo presentacin, documento HTML).
En nuestro caso seleccionaremos Hoja de clculo, con lo que se abrir el entorno de filas y
columnas dentro del cual introduciremos nuestros datos y realizaremos nuestras operaciones.
Como crear una nueva hoja de calculo.
http://tecnologiaedu.uma.es/materiales/oocalc/demos/nueva_hoja.htm
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2.3.
CELDAS
Nos introduciremos en la forma en que se dividen la hojas de clculo que nos permitirn trabajar de
una forma cmoda con gran cantidad de datos.
Cada una de las hojas de las que est compuesta una hoja de clculo se divide en filas y columnas.
Las filas se identifican por un nmero y las columnas por una letra. La interseccin de una fila y
una columna recibe el nombre de celda, y se identifica por la combinacin de letra y nmero
correspondientes a la columna y fila a las que pertenece.
En la Barra de frmulas encontraremos la referencia de la celda en la que nos encontramos. Si
hacemos clic en las diferentes celdas veremos cmo este indicador vara.
Para desplazarnos por la hoja disponemos de las barras de desplazamiento, tanto vertical como
horizontal.
Si pulsamos en las flechas que aparecen en los extremos, nos desplazaremos en esa direccin, a lo
largo de las columnas si es la barra horizontal y a lo largo de las filas si es en la barra vertical.
Si arrastramos el cuadro de desplazamiento nos moveremos ms rpido y en proporcin al tramo
arrastrado. Adems, cuando lo hacemos de esta ltima forma, aparece un pequeo mensaje que nos
informa de la fila o columna en la quedaremos situados al soltar el ratn.
1.Seleccione una celda.
2.Compruebe cmo se nos va indicando la referencia de la celda que tenemos activa.
3.Navegue por la hoja usando las barras de desplazamiento.
2.4.
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A continuacin veremos cmo abrir un documento que ya existe, cmo generar uno nuevo y las
diferentes opciones que tenemos cuando queremos guardarlo sin que modifiquemos el original.
Si disponemos de un archivo de Calc, podemos abrirlo haciendo doble clic sobre el icono del
mismo.
Tambin podemos abrir el archivo desde la propia aplicacin. Esto lo podemos hacer de dos formas:
desplegando el men Archivo / Abrir o en la barra de herramientas estndar seleccionamos el
icono.
Se nos abrir un cuadro de dilogo dentro del cual podremos navegar hasta encontrar el archivo que
deseamos abrir, haremos clic sobre l y pulsaremos el botn abrir.
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En este cuadro de dialogo debemos proporcionar un nombre al archivo y una localizacin en la que
ser guardado.
Una vez la hoja de clculo est guardada, las sucesivas veces que seleccionemos la opcin Guardar,
automticamente guardar los cambios en el archivo correspondiente.
Podemos guardar un archivo ya existente con otro nombre diferente. Para ello, en el men Archivo
seleccionamos la opcin Guardar como...
Adems de la posibilidad de guardar una hoja de clculo utilizando el icono disquete en la barra
de herramientas estndar, podemos guardar el documento utilizando la combinacin de teclas
Ctrl + G
As mismo, podremos guardar el documento en otro formato diferente, como por ejemplo como
una pgina Web. Para ello seleccionamos en el cuadro de dilogo de guardar como... Documento
HTML en el desplegable Tipo.
Cuando se trata de un documento totalmente nuevo, al guardarlo por primera vez a travs de
Guardar, automticamente nos abre el cuadro de dilogo Guardar como para ubicarlo y
proporcionarle un nombre.
Cmo abrir y guardar un documento nuevo con OpenofficeCalc
http://tecnologiaedu.uma.es/materiales/oocalc/demos/abrir_hoja.htm
1.Abra el documento a travs de Archivo / Abrir. Seleccione el archivo del que se trate
y pulse Abrir.
2.Haga clic en Archivo / Guardar cmo para guardarlo con otro nombre. Ponga nombre
al documento y pulse luego en Guardar.
2.5.
13
Para seleccionar varios archivos seguidos al mismo tiempo mantenga pulsada la tecla MAYUS (la
que tiene una flecha apuntando hacia arriba a la izquierda y derecha del teclado) y haga clic sobre el
primer y ltimo archivo de los archivos que quiera abrir (los intermedios quedarn seleccionados
automticamente).
Para seleccionar archivos no consecutivos mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic sobre los
archivos que desee.
Para poder pasar de una hoja de clculo a otra en la barra de men tenemos la opcin Ventana y
desde el teclado pulsando al mismo tiempo las teclas Alt + Tabulador.
2.6.
SALIR Y TERMINAR
En cualquiera de los casos estaramos cerrando la hoja de clculo abierta, pero no la aplicacin, con
lo que finalmente podra quedar la aplicacin activa pero sin ninguna hoja abierta, apareciendo el
rea de trabajo vaca:
Una vez haya finalizado nuestro trabajo con la hoja de clculo de Calc, podremos cerrar la
aplicacin. Para llevar a cabo esta accin tenemos dos posibilidades:
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3. MANEJANDO DATOS
Nos gustara presentar estos datos a la plantilla. Para ello necesito depurar la informacin que nos
han pasado de la gestora, eliminando la que sea confidencial y aadiendo otra que pueda ser de
inters para mis empleados.
Necesitaremos cierta soltura a la hora de navegar por los datos que estn incluidos en la hoja de
clculo que nos han proporcionado y acceder de una manera rpida a stos.
Qu debemos hacer para introducir los datos en las celda? Hay algunos datos que se repiten, Es
preciso que los introduzcamos de nuevo? Cmo podemos copiarlos? Y eliminar los que ya no nos
sirvan?
3.1.
INTRODUCIENDO DATOS
Comenzaremos a introducir contenido en las celdas y sabremos qu tipo de datos tienen cabida en
Calc.
Introducir informacin en Calc es sencillo. Basta con dirigir el cursor a la celda que deseemos,
seleccionarla e insertar la informacin. Conforme lo hacemos la barra de frmulas se activar. A
partir de este momento podremos modificar el contenido de la celda tambin desde dicha barra:
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Bsicamente, los tipo de datos que vamos a introducir sern: nmeros, texto, fechas y horas. La
forma en que sern tratados depender del formato concreto que se le haya aplicado a la celda y que
ser tratado posteriormente en este curso.
En la celda slo aparecer el resultado una vez hayamos aceptado la introduccin del valor, pero en
cambio, y esto es importante, en la barra de frmulas si aparecer la frmula que contiene oculta esa
celda.
En muchas ocasiones nos encontraremos con la necesidad de introducir en una frmula el valor que
adopta otra celda. En estos caso, introduciremos simplemente la referencia de esa celda, como se
muestra en la imagen. El uso de referencias posee diversos matices que sern analizados con ms
detalle en un apartado posterior.
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La celda D5, que es la celda activa, posee el valor 9, pero como hemos mencionado anteriormente
en la barra de frmulas aparece la expresin que da origen a ese valor (en este caso 5 ms el valor
de la celda B4). Podra surgirnos la pregunta de Y qu ocurre si en la celda B4 existe otra frmula?
Pues que Calc slo toma el valor que se refleja en celda, con independencia de si su origen es un
frmula o un valor directamente.
Operadores
Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Calc ejecutar las operaciones en el orden
que se indica en la tabla que se muestra a continuacin. Si una frmula contiene operadores con el
mismo precedente (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de
divisin) Calc evaluar los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluacin
escribiremos entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar.
Operador
%
^
*y/
+y&
= < > <= >=
<>
Descripcin
Negacin (como en -1)
Porcentaje
Exponente
Multiplicacin y divisin
Suma y resta
Conecta dos cadenas de texto
(concatenacin)
Comparacin (igual, menor que,
mayor que, menor o igual que,
mayor o igual que, diferente)
Hay que tener en cuenta una serie de reglas a la hora de introducir datos
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Tambin se pueden realizar operaciones matemticas con fechas y horas. Hay que tener en cuenta
una serie de normas en estos casos: las fechas debern ir siempre entre comillas, separadas por el
signo matemtico correspondiente y precedida toda la frmula por el signo de igual (=). Veamos un
ejemplo:
Podemos apreciar cmo de la operacin visible en la barra de frmulas resulta el nmero 85. Es
decir, entre las fechas introducidas en la frmula hay una diferencia de 85 das.
Insertar datos de otras hojas
Una forma fcil de introducir en una frmula referencias de otras celdas es la siguiente: una vez
hemos comenzado a introducir la frmula, cuando llega el momento de indicar la referencia de la
celda en cuestin, en lugar de escribir sus coordenadas, podemos hacer un clic en la celda
correspondiente, con lo que la referencia de la misma aparecer en la frmula. De este mismo modo
podemos insertar en nuestras frmulas referencias a celdas de distintas hojas del libro e incluso de
diferentes Libros: Veamos cmo sera:
En distintas hojas del mismo libro: cuando en la frmula en cuestin llega el momento de
introducir la referencia, nos dirigimos hacia la barra indicadora de hojas.
Y seleccionamos aquella en la que se encuentre el dato que nos interesa. Tras esto, en la hoja
seleccionada, marcaremos la celda (haciendo un clic sobre ella) que contenga el dato
requerido.
Una vez hecho esto, tendremos dos opciones:
La frmula ya est completa: podemos seleccionar el botn de validacin de
frmulas, con lo que automticamente regresaremos a la hoja de origen y
contemplaremos el resultado de la frmula.
La frmula an no est terminada:
Antes de volver nuevamente a la hoja origen para completar la frmula,
situamos el cursor en la barra de frmulas, tras lo cual volveremos a la barra
de hojas para seleccionar la hoja de origen, en la que ya se encontrar la
referencia al nuevo dato introducido. Una vez ah accedemos a la barra de
frmulas y la completamos.
La otra opcin pasa por no regresar a la hoja de origen, con lo que, tras
seleccionar la celda en la nueva hoja, situamos el cursor en la barra de
frmulas y, en esa localizacin continuamos introduciendo la frmula.
En distintas hojas de diferente libro: en primer lugar, deberemos tener abierto el libro en
cuestin. Una vez hecho esto, podremos comenzar a introducir en nuestra hoja origen la
expresin de la frmula correspondiente. Cuando llegue el momento de introducir la
referencia a la celda del otro libro, nos dirigiremos al men Ventana y en la parte final del
desplegable aparece una relacin de todos los libros que se encuentran abiertos,
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seleccionamos el que nos interese, una vez abierto ste, seleccionamos la hoja y la celda en
cuestin con un clic de ratn.
Tras esto, nos encontramos en la misma situacin comentada anteriormente cuando la
hoja estaba en el mismo libro: que la frmula est finalizada y que no lo est. La
solucin a esta situacin es exactamente igual, tan solo debemos tener en cuenta que
ahora adems de estar en hojas diferentes, tambin estaremos en libros diferentes.
Como introducir distinto tipos de datos en las celdas.
http://tecnologiaedu.uma.es/materiales/oocalc/demos/introducir_datos.htm
1.Introducimos texto en una celda.
2.Modificamos el texto en la barra de frmulas y pulsamos validar.
3.Introducimos una frmula en otra celda (=3+2) y pulsamos el botn validar.
4.En una tercera celda introducimos la expresin =4+
5.Hacemos clic con el ratn a la celda que le queramos sumar a la expresin anterior.
6.Pulsamos el botn Validar.
3.2.
RANGOS
Un paso bsico antes de comenzar a realizar operaciones es conocer las posibles formas que
tenemos de seleccionar las celdas.
Hemos visto que una celda es la interseccin entre una fila y una columna de las que forman la hoja
de clculo, y se designa por la letra de la columna a la que pertenece seguida por el nmero de la
fila. La siguiente imagen muestra, por ejemplo, la celda D10:
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A partir de este momento, no hablaremos ms de nombres de celdas y rangos, sino que utilizaremos
la expresin referencias. En los casos anteriores D10 es una referencia a una celda y B3:D6 es una
referencia a un rango.
3.3.
Tambin podemos realizar la seleccin haciendo uso de las teclas de direccin del cursor; con
ellas nos podremos ir desplazando por las celdas de la hoja.
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3.4.
SELECCIONANDO UN RANGO
Una primera opcin es arrastrando el ratn. Para ello, en primer lugar activamos la
primera celda del rango (recordemos que esto se haca realizando un clic de ratn sobre
dicha celda) y, sin soltar el botn del ratn, arrastramos hasta la ltima celda y una vez que
el rango deseado aparezca marcado, soltamos el ratn.
Otra opcin es seleccionar la primera celda del rango (en este caso s podemos soltar el
ratn) y, una vez sta se encuentre activa, pulsamos la tecla Mayus y, sin soltarla,
seleccionamos la ltima celda del rango.
Tambin es posible seleccionar un rango, colocando directamente en el rea de hoja de la
barra de frmulas la referencia del rango, tras lo cual pulsamos la tecla Intro.
Podremos seleccionar un rango completo de celdas usando varios mtodos para ello.
Cmo seleccionar un rango.
http://tecnologiaedu.uma.es/materiales/oocalc/demos/elegir_rango.htm
1.Haz clic sobre una celda y sin dejar de pulsar el botn izquierdo del ratn arrstralo,
seleccionando as un rango.
2.Ahora utilizaremos otra forma, selecciona una celda de origen, pulsa la tecla
maysculas en la celda final.
3.Por ltimo, haremos una seleccin del rango utilizando el rea de hoja en la barra de
frmulas.
3.5.
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Esto que se ha comentado para celdas es tambin vlido para rangos. Una vez seleccionado el
primer rango, pulsamos la tecla Ctrl y, sin soltarla, seleccionamos el resto de rangos que queremos
formen nuestra seleccin.
Obviamente se pueden combinar sin ningn problema seleccin de celdas y rangos.
Podremos seleccionar un rango disjunto de celdas, es decir, no continuas.
3.6.
Selecciones disjuntas
En el caso de que las filas o columnas que deseemos seleccionar no se encuentren contiguas, la
forma de realizar la seleccin es similar a la llevada a cabo para las celdas: una vez seleccionada la
primera de ellas (podemos soltar el ratn), pulsamos la tecla Ctrl y, sin soltarla, vamos
seleccionando todas aquellas que deseemos.
22
3.7.
3.8.
23
3.9.
Las acciones de cortar, copiar y pegar nos sern muy tiles a la hora de trabajar con Calc.
Con Calc podremos copiar o cortar (mover) celdas desde una localizacin de la hoja de clculo a
otra, a otra hoja del mismo libro, a otro libro e incluso a otras aplicaciones como por ejemplo
OpenOffice Writer.
Para realizar las operaciones de copiar y cortar, Calc hace uso del portapapeles, que no es ms que
una parte de la memoria del ordenador en la que se coloca de forma provisional la informacin.
Cuando se copia, Calc coloca un duplicado de las celdas seleccionadas en el portapapeles. Al cortar,
Calc eliminar los datos de su ubicacin original y los colocar en el portapapeles.
Para finalizar la operacin ser necesario pegar los datos almacenados en el portapapeles en la
nueva ubicacin.
Las operaciones de copiar y cortar pueden ser llevadas a cabo sin utilizar el portapapeles, para esto
utilizaremos la tcnica de arrastrar y colocar.
Las operaciones de copiar y cortar se diferencian bsicamente en que la primera de ellas mantiene
los datos en su localizacin original, realizando un duplicado de los mismos, mientras que la opcin
cortar borra los datos de la ubicacin de origen. Una vez que hemos copiado o cortado los datos
deseados procederemos a pegarlos en la nueva ubicacin.
Seguidamente vamos a ver algunos ejemplos de cmo se llevaran a cabo estas operaciones:
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Supongamos que en la siguiente imagen quisiramos desplazar los datos para insertar un Ttulo en
la hoja de clculo. Los pasos que habra que seguir seran, en primer lugar, seleccionar el rango
que queremos cortar, posteriormente llevarlo al portapapeles mediante alguna de las siguientes
opciones:
Tras esto, resta pegar la seleccin. Para ello no es necesario seleccionar todo el rango de destino,
basta con seleccionar la primera celda del rango. En nuestro ejemplo, pegaremos nuestro rango
seleccionado a partir de la celda A4.
Con lo que ya podremos colocar nuestro ttulo.
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No hay ningn problema en pegar el contenido en una zona que se superponga a la que acabamos
de cortar, ya que una vez realizada la operacin de pegar, los datos en su ubicacin de origen
desaparecern.
Si el rea de destino se encuentra cerca del rea de origen, puede resultar ms interesante utilizar el
mtodo de arrastrar y soltar.
Para llevar a cabo esta operacin, al igual que antes, en primer lugar seleccionamos el rango de
origen, seguidamente situamos el puntero del ratn en alguno de los bordes del rango seleccionado,
debe aparecer el puntero en forma de flecha normal. En este momento, hacemos un clic de ratn, y
sin soltar el botn, arrastramos el bloque seleccionado hasta dejarlo en la posicin que deseemos.
Cuando se arrastra, Calc deja una marca de por donde se ubicar el rango de destino.
Como habamos comentado anteriormente, los pasos a seguir son prcticamente los mismos que
para el caso de Cortar, con la salvedad de que una vez seleccionado el rango a copiar, lo llevaremos
al portapapeles mediante alguna de las siguientes opciones:
El resto es igual.
El proceso es igual que para mover datos pero, en este caso, una vez seleccionado el rango origen,
se debe mantener pulsada la tecla Control mientras se arrastra el bloque seleccionado. De este
modo, en vez de mover (cortar) los datos, stos se copiarn.
Como mover una tabla.
http://tecnologiaedu.uma.es/materiales/oocalc/demos/copiar_pegar.htm
1.Seleccionamos las celdas a mover.
2.Manteniendo el botn izquierdo del ratn pulsado las desplazamos.
3.Utilizaremos otra forma de moverlas. Seleccionamos de nuevo las celdas.
4.Las cortamos usando Ctrl+ X.
5.Seleccionamos la celda en la que queremos que se inicie la tabla.
6.Pulsamos Ctrl + V.
3.10.
DESHACER Y RESTAURAR
Es posible que una vez hayamos introducido nuevos cambios en el documento o hayamos cometido
algn error y queramos volver a la situacin anterior. Con las opciones de Deshacer y Restaurar
OpenOffice nos ofrece la posibilidad de rectificarlo.
Estas opciones se encuentran en el men Editar y su manejo es muy sencillo:
Para deshacer la ltima accin usaremos Deshacer y, si hemos deshecho, algo se puede volver a
hacer usando Restaurar.
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1.Cambie varias palabras que tenga escritas en una hoja de clculo por otras.
2.Para deshacer algn cambio pulse en el men Editar / deshacer o sobre el smbolo
Deshacer hasta volver a tener el texto como lo tena anteriormente.
3.A continuacin puede seguir escribiendo.
3.11.
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La opcin buscar la puedes encontrar dentro de las opciones del men Editar, aparecindote como
Buscar y Reemplazar. El cuadro de dilogo es como el que muestra la imagen.
Una vez abierto este cuadro de dilogo, realizaremos nuestra bsqueda escribiendo la cadena de
caracteres en el cuadro de texto Buscar. Pulsaremos a continuacin el botn Buscar y el proceso
habr comenzado. Si tiene xito, nos mostrar la siguiente cadena de caracteres que se corresponde
con la buscada, proporcionndonos la opcin de Reemplazarla por otra o continuar con la bsqueda.
Si queremos buscar de una vez toda esta cadena en el documento pulsaremos entonces en Buscar
todo.
En la bsqueda que realicemos podemos establecer una serie de criterios para concretar o ampliar
ms la bsqueda. En la seccin de Ms opciones podemos controlar estos criterios activando la
opcin u opciones que nos interesen.
Ya buscada la cadena de caracteres tendremos la opcin de cambiarla por otra. Para ello
escribiremos en el cuadro de texto Reemplazar por los caracteres por los que queremos cambiarlo
y pulsamos el botn Reemplazar para que tenga lugar el cambio. Si lo que queremos es que el
cambio afecte a todas las que coincidan en el documento pulsaremos entonces en Reemplazar
todo.
Otra forma de activar la opcin de bsqueda es pulsando al mismo tiempo las teclas Ctrl + B o
pulsando en la barra de herramientas estndar el icono con prismticos.
Para cerrar el cuadro de dilogo haremos clic en el botn Cerrar.
Podemos mantener en primer plano en la pantalla el cuadro de dilogo Buscar y Reemplazar
mientras se trabaja en el texto. Basta pulsar sobre el texto para desactivar el cuadro y pulsar
nuevamente sobre l para volver a activarlo.
4. AYUDA EN OPENOFFICE
De pronto se da cuenta, mientras trabaja con OpenOffice Calc, que hay muchas cosas no funcionan
exactamente como se esperaba. Adems ve que hay muchos botones y herramientas que le llaman la
atencin pero que no sabe para qu sirven. Estaba acostumbrado a utilizar otra hoja de clculo
diferente y recuerda las posibilidades que tena con ella y le gustara saber si con OpenOffice Calc
tambin puede hacerlo.
Es consciente de que an hay muchas cosas que desconoce y le gustara aprender.
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Dnde busco la informacin que necesito? -te preguntas- Si alguna vez me surge un problema a
dnde puedo acudir para solucionarlo?
4.1.
CONTENIDO
Muchas veces mientras trabajamos con algn programa siempre hay alguna opcin o funcionalidad
que no conozcamos pero s que intuyamos que pueda tener. En estos casos es conveniente saber si
este programa cuenta con alguna ayuda y conocer cmo funciona.
En OpenOffice Calc la Ayuda est disponible como una opcin dentro de la barra de men. Nada
ms acceder a ella vers que son varias las opciones disponibles.
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Esta ayuda consta de cuatro pestaas que siguen la misma estructura mencionada anteriormente.
Cada una de ellas le proporciona un modo distinto de obtener la informacin que necesite. As, en
Contenido se muestra un ndice alfabtico de temas; slo tiene que hacer clic sobre la opcin que le
interese y la informacin aparecer en la derecha.
En ndice podemos buscar alfabticamente escribiendo el trmino de bsqueda. Nos mostrar justo
abajo las palabras que vayan coincidiendo con la que escribimos. Seleccionamos la que nos interesa
del listado y pulsamos el botn Visualizar.
Finalmente, la pestaa Marcadores recoge aquellos elementos buscados que resulten de nuestro
inters y que hemos agregado con el botn de la barra de men de la Ayuda a los marcadores.
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Para eliminarlo de los marcadores pulsamos con el botn derecho del ratn sobre el elemento y del
men contextual seleccionamos la opcin Borrar.
4.2.
Adems de la ayuda en Contenido, existen ms opciones que permiten una ayuda inmediata segn
estn activas o no. Veremos cules son estas opciones.
Si activamos Ayudante, lo que se puede comprobar por la marca de verificacin que aparece
delante en el men, en determinadas circunstancias aparece en una esquina del documento una
pequea ventana en al que podemos hacer clic para obtener ayuda sensible al contexto de la
situacin actual.
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La Ayuda emergente, si est activada, nos informa del nombre de un botn cuando colocamos el
cursor sobre l.
La Ayuda activa es una ampliacin de la anterior y en lugar de mostrar el nombre del botn cuando
tenemos el puntero del ratn sobre l nos aparecer una pequea descripcin de lo que hace ese
botn, un recuadro de entrada o la opcin de men que tenemos seleccionada en ese momento.
Finalmente, la opcin Registro permite registrar la aplicacin a travs de Internet, aspecto que no
es obligatorio, y la opcin Acerca de OpenOffice.org muestra una ventana con las licencias y
copyright.