BLOQUE II

Gestin del Workflow

INDICE
1

Estado del Arte del Workflow. ........................................................................... 1

1.1 Revisin del Dominio de Flujo de Trabajo. ................................................. 1
1.2Tcnicas y Herramientas para el modelado de Procesos. (Aadir en Bloque
III) ....................................................................................................................... 2
1.3 Sistemas de gestin del Workflow (Motores Workflow) ............................. 4
1.4 Seleccin del Proceso ................................................................................... 5
1.5 Asignacin de tareas ..................................................................................... 5
1.6 Control de ejecucin, monitorizacin y recuperacin de fallos ................... 5
1.7 Sistemas de Gestin de Workflow ............................................................... 6
1.8 Workflow en PTC y SAP. ............................................................................ 7
1.9 Bibliografa. ................................................................................................ 16

El Workflo w y la Gestin de Procesos ............................................................. 17

2.1 Bibliografa ................................................................................................. 17

Coalicin de Gestin del Workflow. El Modelo de Referencia del Workflow. 17

3.1 Revisin de sistemas Workflow. ................................................................ 17
3.2 Bibliografa ................................................................................................. 22

Gestin del cambio y el tiempo en procesos dinmicos de workflow ............. 23

4.1 El reto. ........................................................................................................ 23
4.2 Relativo al trabajo....................................................................................... 24
4.3 El Alcance .................................................................................................. 24
4.4 Cuestiones sobre el modelado de workflow............................................... 26
4.5 Incertidumbre de los procesos .................................................................... 28
4.6 Soporte para workflows dinmicos. ........................................................... 28
4.7 Bibliografa ................................................................................................. 30

Notas Workflow

1
1.1

Estado del Arte del Workflow.

Revisin del Dominio de Flujo de Trabajo.

Se trata de un dominio que ha incorporado distintos campos, desde la gestin de

negocios, el modelado, la simulacin y a un menor grado, la planificacin y el control.
He incorporado en un principio desde la necesidad de entender, organizar y ltimamente
de automatizar los procesos en los cuales se basa un negocio. Sin embargo puede
tambin ser caracterizado por el anlisis y la automatizacin de procesos de cualquier
clase, que combinen las actividades humanas y las basadas en mquinas,
particularmente actividades de intensiva informacin.
El trmino Workflow, Flujo de Trabajo, es definido por la coalicin Workflow
Management Coalition (WfMC) como:
La automatizacin de los procesos de negocio, en su totalidad o parcialmente,
durante los cuales, los documentos, informacin o tareas van pasando de un participante
a otro para actuar de acuerdo a un conjunto de reglas de procedimiento (96)
El flujo de trabajo no es aplicable nicamente a los procesos de negocio, a pesar
de ser los procesos ms comentados en la literatura, tambin lo es a otros tipos de
procesos, as como sus tcnicas de gestin son aplicables a una gran variedad de
problemas de coordinacin y control.
A continuacin se representa la Arquitectura para las Tecnologas de los
Sistemas de Gestin del Flujo de Trabajo actuales. Figura adaptada de aquella del
modelo de referencia de WfMC.

Figura 1

Notas Workflow

1.2

Tcnicas y Herramientas para el modelado de Procesos. (Aadir en

Bloque III)

Las representaciones abstractas o grficas de un modelo de organizacin son

denominadas modelo de procesos. Los modelos de procesos son una excelente
herramienta tanto para el anlisis como para la reingeniera, y constituyen la base para
los sistemas de gestin de flujo de trabajo automatizados. El propsito del modelado de
procesos es producir una abstraccin de un proceso que sirva como base para la
especificacin del flujo de trabajo. Estos modelos pueden ser usados para mejorar la
comprensin de las operaciones del dominio, o dar soporte al anlisis o reingeniera.
El modelado de procesos tiene tres enfoques bsicos:
Modelos basados en comunicacin.
Modelados basados en objetos.
Modelos basados en actividades.
Las metodologas basadas en la comunicacin se basan en The
Winograd/Flores Conversation for Action Model. Una accin en el flujo de trabajo se
representa en la comunicacin entre el cliente y el productor. En las metodologas
basadas en objetos, los objetos se crean , modifican y usan duran el proceso, as el
modelo representa los productos en desarrollo y sus rutas a travs de una serie de
actividades de flujo de trabajo. En el modelado basado en actividades, el proceso se
descompone en tareas basndose en las dependencias que existen entre ellas.
Muchas tcnicas usan una combinacin de estas metodologas produciendo un
conjunto de modelos para un proceso organizacional que se basa en un modelo de flujo
de informacin (basado en comunicacin), un modelo de capacidades (basado en
objetos) y un modelo de procesos (basado en actividades).
En la siguiente figura, WfMC construye un vocabulario de trminos y la relacin
entre esta terminologa.

Notas Workflow

Figura 2
Son distintos lenguajes utilizados para la construccin de modelos de procesos
los siguientes:

El Formato de Intercambio de Procesos (PIF).

Construido a partir del Formato de Intercambio de Conocimiento, al que

le aade la posibilidad de capturar informacin tpica del proceso. As permite
comprimir distintas actividades vinculadas por una relacin de sucesin. Se trata
de un formato diseado como mnimo comn denominador entre los
lenguajes de modelado de procesos y como tal, tiene muchas deficiencias.

El Lenguaje de especificacin de procesos (PSL).

Est siendo desarrollado por un proyecto del Instituto Nacional de

Estndares y Tecnologa.

El lenguaje de modelizacin de procesos y simulacin IDEF3.

Se crea para capturar la descripcin de las secuencias de actividades.

Proporciona un mtodo estructurado que permita expresar el conocimiento
sobre las operaciones de un sistema particular u organizacin.

Metodologa Verb / Noun Phrase / Qualifier Phrase (VNQ).

Desarrollada para capturar las capacidades de los agentes dentro de los

procesos. Cada agente se encarga de una serie de actividades que pueden ser
descritas mediante el uso de verbos que clasifiquen el tipo de actividad, una
frase nominal que identifique los objetos o informacin de los productos sobre
3

Notas Workflow
los que se realiza la actividad y un adjetivo que indique como se realiza la
actividad sobre este objeto.
Otras herramientas que describen los procesos mediante el uso de grficos y
texto y cuya representacin puede posteriormente ser traducida en un lenguaje de
especificacin de los procesos son las siguientes:

ProCap/ProSim
Captura, documenta y analiza los procesos. Se basan en IDEF3. Son de

KBSI.

Analista de acciones del Workflow

Una herramienta de trazado de los Procesos de negocio para modelar y

analizar procesos de negocio. Esta herramienta se basa en metodologas basadas
en la comunicacin.

METEOR Designer

Herramienta de modelado de procesos de LSDIS que puede usarse junto

con el sistema WEBWORK. Se trata de un sistema basado en actividades.
1.3

Sistemas de gestin del Workflow (Motores Workflow)

El papel de un sistema de gestin del workflow es proporcionar los servicios

requeridos para la automatizacin de los procesos del workflow. Estos sistemas se
caracterizan por los siguientes componentes funcionales:

modelado y representacin de los procesos de flujo de trabajo y sus

actividades constituyentes.

seleccin de los procesos para su activacin, en respuesta a un pedido del

usuario o a sucesos clave.

programacin de las actividades para los agentes y tareas resultantes.

monitorizacin y adaptacin de los procesos de ejecucin.

En el corazn de estos sistemas de gestin yace una coleccin de plantillas que

codifican los modelos de procesos para problemas relevantes. Las plantillas pueden
representarse como conjuntos de tareas o actividades a ser emprendidas o ms
abstractamente como colecciones de restricciones sobre actividades permitidas.
Las plantillas se seleccionan en funcin de las tareas actuales y las condiciones
del entorno. Pueden personalizarse para un rango de situaciones a travs de una
apropiada inicializacin de las variables. Se asignan los recursos basndose en la
disponibilidad actual y proyectada de los mismos. Estas actividades son programadas de
acuerdo a las limitaciones temporales que se especifican en la plantilla del proceso.
Para la mayor parte de los campos, la ejecucin de los procesos tendr lugar en
entornos altamente impredecibles y dinmicos.
1.3.1 El motor del Workflow
Proporciona el entorno para la activacin, gestin y ejecucin de los procesos de
workflow. Pueden utilizarse modelos distintos de motores.

Notas Workflow
Se realiza una distincin entre definicin de proceso, que describe los procesos
que pueden ser ejecutados e instancia de proceso que hace referencia a la ejecucin real
del proceso. Este es el paradigma basado en programacin.
Las instancias de procesos o actividades cambian de estado en respuesta a las
decisiones del motor del Workflow o a sucesos externos, tales como la finalizacin de
una actividad. As, son estados de proceso los siguientes: una instancia de proceso
puede ser iniciada una vez seleccionada para ejecucin, puede estar activa tras que al
menos una de sus actividades haya sido iniciada, suspendida (en espera de que tenga
lugar algn suceso) o completada. El papel del motor del Workflow es gestionar este
estado de transicin de la mquina, seleccionando los procesos a ser iniciados,
mediante inicializacin de algunas actividades por programacin y controlando y
monitorizando el resultado de la transicin de estados. El motor de workflow debe
tambin implementar el conjunto de reglas que gobiernan las transiciones entre tareas,
actualizando los procesos como tareas completas o suspendidas y tomando las acciones
de respuesta apropiada.
Otros paradigmas:

El paradigma del Flujo de Datos, considera el workflow como un

almacn de datos que va pasando entre componentes procesados de acuerdo a
un conjunto de reglas, situaciones e histricos. Este paradigma es til para
campos donde el workflow tiende a ser parcialmente especificado, dinmico y
orientado a una meta, como es el caso de campos administrativos.

El paradigma de la informacin que tira, originado para campos de

gestin de informacin y redes, donde son los requerimientos de la informacin
los que conducen hacia la creacin y ejecucin de los procesos. Esta es un rea
poco investigada en el mbito del workflow.
1.4

Seleccin del Proceso

Una responsabilidad clave del motor del workflow es gestionar la seleccin de

las plantillas del proceso. El motor responder a algunos estmulos (eventos lanzados:
llegada de un nuevo pedido, generacin de un nuevo producto, etc) mediante la
seleccin del proceso adecuado desde la biblioteca de plantillas. En el caso de que
puedan existir muchos procesos vlidos para responder a unos estmulos predefinidos,
es importante la tarea del motor del workflow de seleccin, adaptacin e incluso
creacin de un proceso dinmico.
1.5

Asignacin de tareas

Una actividad es asignada a una entidad de proceso de acuerdo a la capacidad y

disponibilidad de la entidad y limitaciones temporales y de programacin de la
actividad. Puede considerarse la tarea de asignacin como un problema de
programacin.
1.6

Control de ejecucin, monitorizacin y recuperacin de fallos

El motor del workflow debe mantener todo el conocimiento y los datos de

control internos para identificar los estados de cada actividad inicializada, las
condiciones de transicin, las conexiones entre procesos y los indicadores. El WfMC

Notas Workflow
define dos tipos de datos importantes para controlar y monitorizar el proceso del
workflow.
Son Datos de Control del workflow: informacin del estado de los procesos, de
las actividades y criterios de ejecucin. Se trata de informacin interna gestionada
directamente por el motor del workflow.
Son Datos relevantes del workflow, informacin externa usada por el sistema de
gestin del Wf para determinar cuando lanzar nuevos procesos y cuando realizar las
transiciones de estado entre los procesos lanzados.
Hay una importante cantidad de trabajo de control en los sistemas workflow,
basado principalmente en los mecanismos de transicin de estados.
Los fallos de workflow pueden resultar desde una entidad de proceso que no
completa una tarea correctamente o en el tiempo adecuado, a un inesperado suceso en el
entorno. Estos sistemas de gestin de Wf, deberan proporcionar mecanismos de
recuperacin de fallos, desde la finalizacin limpia de un proceso, a la adaptacin del
proceso al fallo.
Por otro lado, otro tema importante es el de asegurar la
considerando que distintas actividades deben compartirlos,
mecanismos de bloqueo bsicos que protejan los datos. Existen
devolver desde el estado de ejecucin al estado previamente
seguro:

integridad de los datos,

mediante por ejemplo
dos tcnicas dirigidas a
conocido como estado

Los esquemas Checkpointing confan en el uso de archivos log que

almacenan estados de seguridad, cuando ocurre algn problema, el sistema
puede resetear hasta el estado de seguridad disponible ms reciente.

Los esquemas Roll-backconfan en la disponibilidad de las acciones de

inversin. Cuando ocurre un problema, los efectos de las acciones se deshacen
mediante el empleo de operaciones de inversin.
1.7

Sistemas de Gestin de Workflow

MENTOR. No puede dar soporte a una modificacin dinmica de las

especificaciones del workflow.

WIDE.

WORKFLOWS DE MIGRACIN.

METEOR.

Notas Workflow

1.8

Workflow en PTC y SAP.

1.8.1 Workflow para PTC.

Notas Workflow
How can a single change process fit all companies?
The ICM has many years of experience helping companies understand configuration
management and change control. Through this experience they have developed the
CMII closed-loop change process. The CMII-certified closed-loop change management
process in Windchill PDMLink was modeled using the powerful and flexible
workflow capability of Windchill. As a result, manufacturers can use the out-of-the-box
change process provided with the solution or they can modify it easily to accommodate
specific requirements. Finally, this workflow engine can be used to model a completely
custom process in cases where a company has a well-defined change procedure that
they want to continue to use.

Notas Workflow

1.8.2 Workflow para SAP.

Notas Workflow

1.8.3 Importancia prctica de sistema de gestin de workflow Resultados de un estudio emprico

1.8.3.1 Introduccin
Muchas compaas intentar mejorar su perspectiva competitiva mediante el
diseo de su estructura organizacional a travs de lneas orientadas al proceso y
flexibles.
Hoy las ideas de que la estructura sigue a la estrategia, o que el proceso sigue
a la estrategia son discutidas. Los conceptos de gestin actuales, tales como la
Reingeniera de los Procesos de Negocio (BRP) o la Gestin de la Calidad Total (TQM)
o la gestin del aprendizaje, se han usado en aos recientes como catalizadores del
cambio hacia la organizacin de procesos.
Este paradigma es una estructura de la organizacin que est dirigida a los
requerimientos de cambio en la conversin de los procesos de operacin en sistemas de
informacin de una compaa. La cuestin de cmo los procesos de negocio
individualmente reciben un soporte de las tecnologas de la informacin, va adquiriendo
mayor importancia. El uso de los sistemas de gestin de workflow se presenta como la
solucin a este problema, ya que presenta la tecnologa para convertir los procesos
operacionales en los sistemas de informacin de la compaa.
1.8.3.2 Diseo del estudio emprico
Los componentes de workflow de un sistema SAP R/3 fueron los elegidos como
objeto de la investigacin.
Razones: se trata de una herramienta suministrada con el sistema bsico como
componente estndar, por otro lado las investigaciones y estudios de distintos aspectos
de los sistemas R/3 llevados por el Instituto de los Sistemas de Informacin de la
Universidad de Bern son continuados y expandidos.
A finales de 1997 se realizaron 600 instalaciones de SAP R/3 en Suiza, se
seleccionaron de stas 204 compaas que tuvieron que rellenar un cuestionario, de los
cuestionarios obtenidos se pudieron considerar para su evaluacin 76, el ratio de
respuesta fue por tanto del 37%. Los temas cubiertos en el estudio fueron los siguientes:
Perfil corporativo: sector industrial, nmero de empleados y nmero de
empleados en el entorno SAP R/3.
Gestin del workflow: evaluacin de la gestin de workflow, necesidad de
gestin de workflow, importancia de los WfMS, gestin del conocimiento del workflow
en las compaas.
SAP BWF(Business Workflow): uso, proyectos planificados, tipos de
aplicaciones de workflow, colaboracin con compaas consultoras, conocimiento de
las compaas, importancia de SAP BWF, reas potenciales de aplicacin, ventajas
potenciales y desventajas.
1.8.3.3 SAP Business Workflow
SAP proporciona una herramienta que permite procedimientos operacionales a
ser procesados electrnicamente de una manera estandarizada. La operacin de los

10

Notas Workflow
procesos de negocio puede coordinarse a travs de las aplicaciones y las estaciones de
trabajo. Los Sistemas de Gestin de Workflow pueden clasificarse como orientados al
uso, orientados a la tcnica u orientados al origen. SAP BWF puede ser clasificado
como orientado al origen: la fuente de origen del componente workflow es el sistema
R/3. SAP pertenece a la categora de Sistemas de Gestin de Workflow derivados. Esta
categora se caracteriza por ciclos fuertemente estandarizados que contienen tareas
constantes y repetitivas.

Componentes de SAP BWF

Los sistemas de administracin y control cuentan con herramientas que permiten
a los procesos ser monitorizados y controlados.
1.8.3.4 Resultados del estudio
1.8.3.4.1.1 Evaluacin de la gestin de workflow.

El concepto de workflow no es slo el objeto de debates cientficos, tambin es

discutido por propsitos prcticos. El 58 % de las compaas estudiadas consideraban
que era el momento adecuado para discutir sobre la gestin de workflow y las
tecnologas relacionadas. El 5 % crea sin embargo que ya era demasiado tarde para una
discusin detallada y slo alrededor de la tercera parte de los entrevistados (30 %)
consideraban que era demasiado pronto para generar esa discusin.
En cuanto a la importancia y a los beneficios potenciales de los WfMS, el 60 %
de las compaas estudiadas consideraban esta aplicacin importante o muy importante,
una minora, el 11 %, consideraba que los productos workflow eran de menor o de no
demasiada importancia. Resultados similares se produjeron en cuanto a las opiniones
sobre los beneficios potenciales, slo un 10 % de las compaas estudiadas
consideraban un beneficio potencial menor. La mayora de las compaas mostraron su
convencimiento de los efectos positivos de esta tecnologa.
1.8.3.4.1.2 Uso de SAP Business Workflow

11

Notas Workflow
Si el nivel de distribucin de SAP BWF es considerado, ser notificado que slo
el 7% de las compaas estudiadas estaban usando SAP BWF de forma productiva, el
3% se encontraban en fase de proyecto piloto, y el 20 % estaba planificando una
aplicacin. El 70 % de los encuestados no planificaban usar SAP BWF.
Un anlisis de las razones de no usar SAP BWF revela los principales
argumentos como la carencia de conocimiento de tecnologa (25%) y las limitaciones de
tiempo (31%). Tambin puede ocurrir que existan otros proyectos con mayor prioridad
dentro del entorno de SAP (como las actualizaciones o migraciones de proyectos). Otros
argumentos en contra de usar SAP BWF son la carencia de informacin del producto
(8%) o la inexistencia de requerimientos (9%). Un desarrollo tcnico insuficiente del
producto (3%) se da raramente como razn. Otras razones para no usar SAP BWF
incluyen estos interesantes argumentos: SAP BWF no est disponible a causa de un
estatus obsoleto, mayor prioridad dada a proyectos de implementacin en progreso,
carencia de recursos financieros para la implementacin de un proyecto de workflow,
necesidad de herramientas de sistema, carencia de buena disposicin en la organizacin,
y carencia de conceptos de implementacin.
Un anlisis de las reas potenciales de aplicacin muestra el control del flujo
operacional de informacin que est en la vanguardia. De forma que el 70 % de los
encuestados usa SAP BWF para el soporte activo del flujo de informacin (distribucin
automtica de la informacin) o para la gestin de documentos o su archivado. Es
evidente que el manejo de documentos es una de las posibles fuentes para la gestin de
workflow. Esto explica porqu la gestin de workflow es comparada con la gestin de
documentos. En segundo lugar de importancia, la automatizacin de las actividades o el
control de las distintas transacciones interrelacionadas (por ejemplo la programacin de
tiempos o los procedimientos de autorizacin). Sobre el 60 % de los encuestados usan
SAP BWF por este motivo.
Sobre el 60 % dijo que usara SAP BWF para la interconexin y control de las
aplicaciones distribuidas y para la integracin y control de las aplicaciones locales. En
menor medida se ha valorado el manejo automtico de errores y la ayuda automtica
controlados por SAP BWF.

reas potenciales de uso para SAP BWF

12

Notas Workflow
Entre las ventajas potenciales vistas por las compaas, destaca la mejora de
tiempo operacional, y las mejoras de calidad tanto de workflow como de operaciones de
procesado, consideradas por el 80 % de los encuestados.
Otras importantes ventajas son la mejora del control de flujo, que se dirigen a un
proceso de mayor fiabilidad, y transparencia incrementada, lo cual mejora la
accesibilidad a la informacin, como opinan el 60 % de los encuestados. Tambin los
ahorros en costes, por comparacin con otros criterios no destacaron como importantes.
Esto confirma que los argumentos relativos a la calidad en el rea de gestin de
workflow superan a los relativos a la cantidad, y demuestra la dificultad de discutir en
base al anlisis coste/beneficio.
La importancia dada a la mejora en la gestin de recursos parece
relativamente pequea. Este resultado es interesante, desde que WfMS cumpe
funciones de coordinacin (por ejemplo tareas de monitorizacin, programacin
tiempo y capacidad, o realimentaciones del proceso) y as realiza funciones tpicas
los centros de control.

ser
las
de
de

Ventajas potenciales usando SAP BWF

La evaluacin de los problemas potenciales indica como desventajas ms
consideradas por los encuestados, un 70 %, las desventajas tcnicas (altos costes de
implantacin y carencia de experiencia en tecnologa). stas son seguidas por las
desventajas que aumentan en relacin a la organizacin, por ejemplo la carencia de
rediseo de las organizaciones, la inexistencia de una clara estrategia de
implementacin, la carencia del concepto de usuario o de mnimos expertos consultores
que consideren el uso de gestin del workflow.
Se comprueba que todos los criterios relativos a los empleados, aparecen en su
conjunto al final de la lista. Esto es sorprendente ya que los criterios especficos del
empleado como la aceptacin, son considerados como factores de xito significante en
la implementacin de un proyecto workflow. El primer factor en al campo sociocultural es conocido como efecto gran hermano, el cual es repetidamente mencionado
en relacin a la implementacin de WfMS y debe ser considerado como consecuencia
de la transparencia.

13

Notas Workflow

Desventajas potenciales en el uso de SAP BWF

1.8.4 Desglosando juntos un Proceso Colaborativo sobre Internet
Workflow
Asegurar que los procesos de negocio se ejecutan de una forma mejor y ms
rpida que la competencia, es un buen camino hacia el xito. Pero cuando tus procesos
incorporan socios, el camino ha de hacerse en comn. Cada compaa trabaja de forma
muy diferente. Esto es por lo que el WebFlow que utiliza un interfaz abierto Wf-XML,
es especialmente til.
Un experimento de SAP realizado en el ao 2000 mostr su facilidad de uso.
Primero se construy un workflow mediante el llamado constructor de Workflow,
definiendo las variables para el escenario. Se requiere del uso de la web para la
definicin del proceso y la introduccin de un URL (Uniform Resource Locator, es la
direccin que define la ubicacin de un archivo en la Web o cualquier otra facilidad de
internet) en la apropiada entrada de campo. Este URL es la ubicacin del sistema de
socios que se incorpora en el escenario colaborativo. Pocos minutos ms tarde el
workflow est listo para iniciarse. Una vez iniciado la web manda un mensaje XML
(eXtensible Markup Language, es un formato de datos para el intercambio de
documentos estructurados en la web. XML por s mismo no es un lenguaje de etiquetas,
tal como html, sin un meta-lenguaje usado para crear otros lenguajes especializados.
Los documentos XML son usados para permitir la colaboracin, es decir, el intercambio
de documentos en internet), que contiene el pedido de Cuota de Escenario (RFQ), a
travs del puerto abierto del Firewall. Un segundo ms tarde, el mensaje XML viaja a
travs del canal y desaparece a travs del puerto apropiado al firewall de otra compaa,
donde es autentificado y provoca el workflow en su sistema.
Lo que ocurre dentro de este sistema es pura conjetura. Uno se puede imaginar
una secuencia de pasos automticos, reuniendo la informacin, y realizando los clculos
preliminares antes de generar una tarea, que causan una lista de tareas para el gestor. El
gestor utiliza el resumen y usa su experiencia para ajustar el RFQ.

14

Notas Workflow
Los sistemas Workflow generan una respuesta XML. Aqu el proceso despierta
y automticamente desempaqueta los datos del mensaje XML y aade los datos al
contenedor de Workflow, antes de continuar con la siguiente parte del proceso
(comparando los RFQs y notificando a los compradores).
Lo que es completamente nuevo en este escenario es que el sistema al otro lado
del canal no es una solucin SAP, sino un sistema workflow de Staffware, una casa
lder en tecnologa de gestin de procesos electrnicos. Ambos el webflow de SAP y
Staffware (junto con otras casas de workflow) han integrado un interfaz abierto WfXML en sus productos para permitir una fcil integracin de los procesos de negocio a
travs de Internet. Los laureles de este interfaz abierto van a la Coalicin de Gestin de
Workflow cuyo soporte son los principales vendedores de workflow y sus clientes. El
hecho de que este interfaz se haya integrado en los productos de diferentes vendedores
refleja la potencia del interfaz y la fuerza de los requerimientos de negocio para integrar
sistemas workflow ambos en Internet, y tambin internamente, en la propia compaa
usando plataformas heterogneas.
1.8.4.1 Qu es exactamente el interfaz Wf-XML?
Es un interfaz abierto, especialmente diseado para la integracin de procesos
genricos. A causa de que este interfaz es un interfaz genrico, puede ser usado en
procesos de negocio independientemente del tipo de escenario que necesite conectar
(PLM, e-Procurement y CRM). El interfaz define un nmero de llamadas y respuestas
que pueden ser usadas para permitir procesos de workflow para comunicarse y
sincronizarse unos con otros. Estas se restringen en nmero para favorecer a los
diferentes vendedores de workflow que integran este interfaz en sus productos.
Tpicamente los mensajes XML se distribuyen mediante envos http de forma
que puedan usarse para comunicarse a travs de internet desde cualquier plataforma,
tomando la ventaja de la seguridad ofrecida por la plataforma. La combinacin de XML
y envos http es especialmente adaptable para la automatizacin de procesos
colaborativos, donde se requieren conocimientos sncronos inmediatos, sin embargo el
workflow no puede permitirse congelarse mientras el sistema remoto completa su
procesado. El conocimiento sncrono es esencial en el mundo real, donde los sistemas
algunas veces no funcionan e internet no es lo suficientemente fiable para garantizar la
entrega de cada mensaje. Sin embargo por especificacin que las respuestas son
asncronas, a diferencia del conocimiento, este interfaz permite controlar el workflow
para continuar procesando otras tareas mientras se espera la respuesta de otro workflow
remoto. Tener en mente que si muchos usuarios se incorporan en el workflow remoto,
los das pueden transcurrir antes de que el workflow finalice y la respuesta en XML sea
enviada. El mensaje en XML contiene la solicitud Wf-XML junto con el contexto de
datos del proceso. Debido a que el interfaz es genrico, la empresa y sus socios son
libres de decidir el contexto de datos que requieren y como empaquetarlo. Si la empresa
est automatizando un proceso estndar, se puede simplificar este paso optando por el
uso apropiado de un estndar XML para este tipo de proceso. En el caso ms simple,
donde dos componentes SAP se comunican uno con otro, se puede confiar en la Web
para empaquetar los datos desde el contenedor del workflow directamente al mensaje
Wf-XML, sin crear un documento intermedio XML primero. En situaciones ms
complejas, se pueden definir mtodos que empaqueten los procesos de negocio dentro
de un documento XML para ser incluido en parte del contexto del mensaje de Wf-XML.
Por otra parte, no hay que preocuparse de la estructura del mensaje Wf-XML. El

15

Notas Workflow
Webflow trata con esto, junto con la interpretacin de mensajes Wf-XML que proceden
de otros sistemas. La sincronizacin tambin se cuida automticamente, de forma que si
el principal proceso workflow se cancela, los procesos de los socios se cancelan
tambin, sin la necesidad de preocuparse de cmo hacerlo.
1.8.4.2 Cartera de negocios?
Cuando se automatiza un proceso de negocios, se resalta y se mejora la calidad
de los resultados mientras se recortan costes. Aunque a veces pueden tener lugar efectos
dramticos debido a las restricciones en la automatizacin de la clave del proceso.
Extender un proceso a menudo alcanza los lmites de un sistema. En estos lmites donde
la interaccin con los socios alcanza una especial importancia, el interfaz Wf-XML pasa
a ser particularmente til.
En el mundo de hoy, el xito de las compaas depende mucho de la interaccin
entre ella y sus socios. No se puede dictar exactamente como se desea que un socio
lleve sus negocios o las herramientas que debe usar, pero se puede pedir que realicen su
parte del trabajo correctamente. Esto es por lo que es importante que cuando ambas
partes estn trabajando para automatizar los procesos, la interaccin entre los sistemas
debera ser tan robusta y tan rpida como lo es dentro de las paredes de las empresas.
Aqu es donde entra el interfaz Wf-XML. La integracin ser tan econmica y rpida
como sea posible. El workflow da soporte a este interfaz que proporciona una conexin
rpida y que hace de la integracin un chasquido de dedos.
1.8.4.3 Prximos pasos
Hay planes de que la siguiente versin del interfaz Wf-XML proporcione un
acoplamiento ms fuerte e incorpore una infraestructura SOAP (Simple Object Access
Protocol, protocolo para acceder a servicios de la Web, emplea sintaxis XML para
enviar texto a travs de Internet usando http.). Webflow se compromete con este
interfaz abierto para permitir a los cliente de SAP integrar sus procesos de negocio a
travs de Internet con el mnimo de problemas o molestias. Aunque el interfaz en un
principio estaba dirigido a la gestin de procesos de negocio colaborativos, es tambin
una manera muy conveniente de integrar aplicaciones workflow que se ejecutan en
diferentes sistemas, incluso cuando ambos sistemas estn dirigidos por WebFlow.
1.9

Bibliografa.

http://www.ai.sri.com/~swim/resources/SOA-workflow.html.
the Art in Workflow.
Comparing Leading Collaborative Product
Workflow Functionality. Erica Rugullies. March 21, 2002

SWIM-State

Development.

Solutions

of
on

www.ptc.com
www.sap.info
Meyer,M. 2000 On the practical relevance of an integrated workflow
management system - Results of an empirical study. Business Process Management
1806: 317-327.
Rickayzen, Alan. 2001 Snapping Together a Collaborative Process Over the
Internet with WebFlow

16

Notas Workflow
2

El Workflow y la Gestin de Procesos

El ao 2002 ha sido un ao interesante para aquellos que monitorizan las

actividades de WfMC.
As se comprob que
2.1

Bibliografa

Workflow and Process Management. Carol Prior, Maestro BPE Pty Limited,
Australia
3

3.1

Coalicin de Gestin del Workflow. El Modelo de Referencia del

Workflow.
Revisin de sistemas Workflow.

3.1.1 Que es el Workflow?

La automatizacin de los procesos de negocio, en su totalidad o parcialmente,
durante los cuales, los documentos, informacin o tareas van pasando de un participante
a otro para actuar de acuerdo a un conjunto de reglas de procedimiento o contribuir en el
alcance de una meta global.
Aunque el workflow puede ser manualmente organizado, en la prctica lo
normal es que el workflow se organice dentro del contexto de un sistema de
Tecnologas de Informacin que proporciona un soporte computarizado para la
automatizacin del proceso, rea en la que se dirige el trabajo de la Coalicin.
Definicin del workflow:
Automatizacin de un proceso de negocio, en parte o en su totalidad.
El workflow suele asociarse a la Reingeniera de los Procesos de Negocio, la
cual est asociada a la evaluacin, anlisis, modelado, definicin y subsiguiente
implementacin operacional de los procesos de negocio claves de una organizacin.
Aunque no todas las actividades de ingeniera resultan de la implementacin de
workflow, la tecnologa workflow es a menudo una solucin apropiada al proporcionar
una separacin entre los procedimientos de negocio lgicos y su soporte operacional en
Tecnologas de la Informacin, permitiendo la incorporacin de cambios en las reglas
de procedimiento.
Un Sistema de Gestin de Workflow es aqul que proporciona una
automatizacin en los procedimientos de los procesos de negocio mediante la gestin de
la secuencia de actividades y la invocacin de los apropiados recursos humanos e
informticos, asociados con las distintas fases de las actividades.
Definicin del Sistema de Gestin de Workflow (WFM):
Sistema que completamente define, gestiona y ejecuta workflows a
travs de la ejecucin de software, cuya orden de ejecucin es dirigida
17

Notas Workflow
por un ordenador que representa la lgica del workflow.

Un proceso de negocio individual puede tener un rango de ciclo de vida de

minutos a das (o incluso meses), dependiendo de la complejidad y duracin de las
actividades. Los sistemas pueden ser implementados de formas distintas, usando una
amplia variedad de IT e infraestructura de comunicaciones y operando a nivel de grupos
de trabajo locales o bien a nivel interempresarial.
A pesar de la variedad, los sistemas WFM comparten caractersticas comunes,
que proporcionan una base para desarrollar la capacidad de integracin e
interoperabilidad entre diferentes productos. El Modelo de Referencia describe un
modelo comn para la construccin de sistemas workflow.
Al ms alto nivel los sistemas WFM se caracterizan por dar soporte en tres reas
funcionales:

las funciones de tiempo de construccin/creacin, relacionadas con la

definicin y posiblemente modelado del proceso workflow y las actividades que
lo constituyen.

las funciones de control de tiempo de ejecucin relacionadas con la

gestin de los procesos de workflow en un entorno operacional y con la
secuenciacin de las actividades.

las interacciones de tiempo de ejecucin con usuarios y aplicaciones

informticas para procesar las fases de las actividades.

Figura 3 Caractersticas de los sistemas Workflow

3.1.1.1 Funciones en tiempo de construccin.

18

Notas Workflow
Resultan de la definicin informatizada de un proceso de negocio. El proceso en
esta fase es traducido del mundo real al mundo formal. El resultado de esta traduccin
es en ocasiones conocido como modelo de proceso, o plantilla del proceso, o metadato
del proceso o definicin del proceso.
Definicin de la definicin del proceso:
Representacin informatizada de un proceso que incluye la definicin
manual y la definicin de workflow.
Una definicin del proceso normalmente se compone de un nmero de fases de
actividades, con un ordenador asociado y operaciones humanas y reglas que determinan
el progreso del proceso a travs de las distintas fases de las actividades.
3.1.1.2 Funciones de control de proceso en tiempo de ejecucin.
La definicin del proceso en tiempo de ejecucin es interpretada por el sw
responsable de crear y controlar las instancias de operacin del proceso, programar las
fases de la actividades dentro del proceso y recurrir a los apropiados recursos humanos e
informticos. El componente clave es el sw de control de gestin del workflow (o
motor), responsable de la creacin y eliminacin de procesos, del control de la
programacin de actividades y de la interaccin con herramientas de aplicacin y
recursos humanos.

19

Notas Workflow

3.1.1.3 Interaccin de actividades en tiempo de ejecucin.

Las actividades individuales de un proceso workflow estn relacionadas con
operaciones humanas, normalmente realizadas con el uso de una herramienta
informtica particular, o mediante operaciones que requieren un programa particular.
Ha de existir una interaccin con el sw de control del wf, para que
transferencia de control entre actividades. Resulta beneficioso trabajar con
estandarizado que de soporte a este tipo de interaccin, ya que incluye el
interfaz consistente para sistemas wf mltiples y capacidad para
herramientas de aplicacin comn para trabajar con diferentes productos wf.

exista una
un marco
uso de un
desarrollar

3.1.1.4 Distribucin e Interfaces del sistema.

La capacidad de distribuir tareas e informacin entre participantes es una
funcin importante de la estructura del wf. La distribucin puede hacerse a distintos
niveles, desde grupos de trabajo a organizaciones interempresariales.
La funcin de distribucin puede utilizar
electrnicos, tecnologa de objetos distribuida, etc.

distintos

mecanismos:

mails

Figura 4. La funcin de distribucin.

El workflow puede incorporar una transferencia de tareas entre aplicaciones
workflow de distintas casas comerciales para permitir que distintas partes del proceso
sean ejecutadas en distintas plataformas o subredes.
El rango de interfaces definidos por la WfMC cubre:

especificaciones para los datos de definicin del proceso y su

intercambio.

interfaces para dar soporte a la interoperabilidad entre diferentes sistemas

workflow.

interfaces para dar soporte a la interaccin con distintos tipos de

aplicaciones informticas.
20

Notas Workflow

interfaces para dar soporte a la interaccin con los interfaces de usuario

de funciones locales.

interfaces para proporcionar una monitorizacin del sistema y funciones

mtricas que faciliten la gestin de los entornos de aplicacin workflow
compuestos.
3.1.2 La evolucin del workflow.
Muchos tipos de producto en el mercado de las tecnologas d la informacin han
dado soporte a aspectos de funcionalidades de workflow. La evolucin del workflow
como una tecnologa incluye por ello distintas reas del producto.
3.1.2.1 Procesamiento de imgenes.
El Workflow ha estado muy relacionado con sistemas de imgenes y muchos
sistemas de imgenes tienen capacidades de workflow. As informacin basada en papel
puede necesitar ser capturada como imagen y ser transferida entre distintos participantes
con distintos propsitos dentro del proceso.
3.1.2.2 Gestin de documentos.
Esta tecnologa est relacionada con la gestin del ciclo de vida de documentos
electrnicos. Incluye la facilidad de gestionar histricos de documentos.
3.1.2.3 Mails electrnicos y Directorios.
Proporcionan la facilidad de distribuir informacin entre los individuos dentro
de una organizacin o entre organizaciones. El e-mail ha ido progresando hacia una
funcionalidad de workflow mediante comandos que definen la secuencia destinatarios
en respuesta a un formulario de procedimiento identificado.
3.1.2.4 Aplicaciones Groupware.
Aplicaciones software diseadas para dar soporte y mejorar las interacciones
entre grupos de individuos. A medida que las aplicaciones se enfocaban a negocios ms
formales, las interacciones entre grupos incrementaron sus requerimientos, es la
tecnologa workflow la que da solucin a estos requerimientos.
3.1.2.5 Aplicaciones basadas en una transaccin.
Es importante consolidar las capacidades de workflow para controlar los
procesos de negocio con la capacidad de invocar programas tradicionales de
transaccin.
3.1.2.6 Software de soporte a proyectos.
El software para el control de desarrollo de proyectos de aplicaciones TI
complejas proporciona una funcionalidad workflow.
3.1.2.7 Reingeniera de Procesos de Negocio (BPR) y Herramientas de Diseo
estructurado de sistemas

21

Notas Workflow
Estas herramientas han proporcionado soporte basado en Tecnologas de la
Informacin para actividades de anlisis, modelado y redefinicin de los procesos de
negocio clave de una organizacin y los efectos potenciales de cambio en tales procesos
o roles organizacionales y responsabilidades asociadas a tales procesos. Esto puede
incluir anlisis de la estructura de procesos y flujos de informacin.
3.1.2.8 Separacin de la funcionalidad de workflow.
Existe una gran multiplicidad de productos workflow que permiten una
seleccin adaptada a cada circunstancia, encontrndose esta multipicidad hoy por hoy
muy fomentada. Sin embargo, tambin se incrementa la necesidad de estndares para
permitir a los diferentes productos trabajar juntos e integrarse dentro de una consistente
arquitectura global.
La arquitectura de referencia descrita proporciona un marco que separa las
funciones dentro de un entorno workflow e identifica puntos de interfaz a travs de los
cuales puede lograrse la integracin del producto. Esta es la plantilla dentro de la cual se
encuentran los interfaces individuales y las especificaciones de intercambio.
3.1.3 Modelo de Implementacin del producto.
3.2

Bibliografa

Workflow Management Coalition. The Workflow Reference Model. David

Hollingsworth. 95

22

Notas Workflow

4
4.1

Gestin del cambio y el tiempo en procesos dinmicos de workflow

El reto.

Los recientes avances tecnolgicos han hecho posible a las organizaciones

automatizar sus procesos de negocio de forma extensiva. Ahora las organizaciones
buscan alcanzar metas ms altas mediante la consolidacin de sus especializados, pero
distribuidos y a menudo desconectados recursos. La introduccin del paradigma del
workflow, tras la considerable madurez de los sistemas de informacin, gestin de
Bases de Datos, e infraestructura de redes, era el siguiente paso lgico en la
automatizacin de los procesos de negocio.
Se define workflow como la automatizacin de los procesos de negocio, en su
totalidad o en parte, durante los cuales, los documentos, la informacin pasan de un
participante a otro para actuar de acuerdo a un conjunto de reglas de procedimiento.
Aunque cada proceso de negocio tendr algo de workflow, siempre hay procesos que
son ms adecuados para automatizarse con la tecnologa workflow.
Los workflows se clasifican de muchas maneras. El trade press los clasifica en
tres categoras: Ad hoc, Produccin y Administrativo, en base a la repetitividad,
predicibilidad, y funcionalidad. Los workflows se clasifican en base a las entidades
procesadas como orientado a sistemas y orientado a personas. Otra categora se aade a
la clasificacin trade press, colaborativo, que dividen las clases en base a la criticidad
de la misin y a la complejidad del workflow. Una propiedad importante del workflow
es la rigidez. El grado de rigidez indica la naturaleza del proceso, desde una produccin
y un tipo de lnea de ensamblaje de procesos para los cuales el trabajo requerido es
completamente conocido y establecido antes de que el proceso se inicie, a un ad hoc,
estratgica y a menudo procesos de misiones crticas donde el trabajo requerido no
puede ser predecido o fijado. El resto de procesos que se encuentran entre estos dos
extremos son definidos a priori de su ejecucin, pero tambin permiten algo de
flexibilidad. Estos se consideran buenos candidatos para automatizarse a travs de
workflow. Sin embargo, los continuos avances tecnolgicos, los cambios de
requerimientos, etc. provoca una constante necesidad de adaptarse a los cambios del
entorno, por ello, la estabilidad de estos procesos los cuales pueden ser caracterizados
como rgidos, repetitivos o predecibles, se pone en duda.
En entornos dinmicos, la tecnologa workflow proporcionara una gestin
superior y monitorizacin a la que aspira o convertira el proceso en una estructura
inflexible contratando personal para la gestin de la herramienta de soporte?
Cmo plasmar el dinamismo del proceso de negocio dentro de un modelo
workflow?

Proporcionando flexibilidad en la definicin de workflow, de forma que

las modificaciones ms tardas puedan evitarse tanto como sea posible.

El workflow de produccin y el ad-hoc presentan diferencias muy

borrosas en estos entornos dinmicos.

Si todo se mantiene flexible en la fase de creacin, los tiempos de control

y coordinacin de las actividades no pueden ser proporcionados
satisfactoriamente.

23

Notas Workflow
Cunto detalle debera el modelo Workflow capturar?

Es complicado dar una solucin genrica viable.

Se intenta anticiparse a los cambios y a las excepciones del proceso e

intentar considerarlos dentro del proceso lgico.

Las excepciones suelen ser asncronas para controlar el flujo

hacindose inviable modelarlas dentro del modelo workflow.

Adems incluir todas las excepciones agrandara mucho el modelo.

Y a pesar de un modelo que considere todas las excepciones, podra

sufrir desviaciones no anticipadas ad hoc.

Los modelos workflow se dirigen a capturar los aspectos funcionales, temporales

y de organizacin de los procesos de negocio. Una modificacin del proceso puede
influir en cualquiera de estos aspectos, pudiendo conllevar cambios en las aplicaciones,
los roles y las responsabilidades de los clientes del workflow, en los requerimientos de
las actividades de workflow, etc. Sin embargo son los cambios en aspectos funcionales
y/o de comportamiento de los procesos de negocio, que son cambios en la estructura de
workflow, los ms problemticos tanto de definir como de implementar.
El elemento tiempo es el segundo factor ms crtico de los procesos de negocio.
Una gestin de tiempos apropiada es todo un desafo, ya que tomar decisiones en
funcin del tiempo es un proceso altamente dinmico y complejo.
4.2

Relativo al trabajo

4.2.1 Gestin del cambio del workflow

Las primeras contribuciones al problema de las excepciones de los procesos y
por tanto de las modificaciones dinmicas, consideraron que aquellas excepciones que
surgen durante la ejecucin del workflow, son fallos bsicos, es decir, fallos a nivel de
sistema, fallos de aplicacin, excepciones esperadas e inesperadas.
Otros consideran Polticas de Evolucin de Casos.
Otros usaron Petri-Nets para los modelos de Workflow, presentando un conjunto
de reglas de transformacin para construir y modificar el workflow.
4.2.2 Gestin del tiempo de workflow
Actualmente los productos workflow comerciales ofrecen funciones de gestin
de tiempo muy limitadas, principalmente en forma de calendarios y listas to-do para
la gestin personal de tiempos incluyendo la monitorizacin de los plazos o fechas
lmite y las alertas. Sin embargo las dependencias temporales entre los plazos o fechas
lmite no son conocidas para un sistema de gestin de workflow.
No existen tcnicas de gestin y modelado de tiempos que sean adecuadas para
la gestin de tiempos de workflow debido a los problemas de modelado de workflow y
a la inmediatez.
4.3

El Alcance

El modelo workflow o modelo de proceso es una descripcin de tareas, rdenes,

fechas, tiempos, recursos, y otros aspectos de los procesos.
24

Notas Workflow
Idealmente se trata de modelos entendidos para alcanzar metas con una mxima
eficiencia.
Llamamos instancias de workflow a cada caso particular de un proceso.
Llamamos clases de instancias al conjunto de instancias que se representan con
una misma grfica.
Una instancia que representa una desviacin del modelo del proceso es una
excepcin.
El fallo de una tarea puede deberse a dos razones:

Fallo del Sistema: Capacidad de recuperacin del sistema. Puede deberse

a fallos tales como un corte de suministro elctrico, programa abortado,
cada del servidor, etc. El workflow podra estar temporalmente
suspendido. Si los fallos fuesen frecuentes sera necesaria una
intervencin en el sistema.

Fallo semntico: Se debe a que a una instancia le es imposible proceder

de acuerdo a un modelo de workflow dado.

Los cambios de workflow se inician como resultado de un fallo semntico. Este

fallo puede identificarse por los clientes del workflow cuando encuentren una instancia
excepcional, o por entidades externas cuando los cambios del proceso afecten a algunas
o a todas las instancias.
Para entender el alcance de las modificaciones se identifican distintos tipos de
cambio de workflow. Se trata de Polticas de Modificacin adoptadas por el
administrador de workflow.
Cuando los procesos de negocio cambian, a causa de algn evento interno o
externo para la organizacin, los cambios generalmente se planifican, revisan, aprueban
y especifican por los gestores de alto nivel o consultores, y entonces se propagan al
nivel de operaciones.
Se considera el rol de administrador como el mediador entre las propuestas de
gestin y las estrategias, y la propagacin de estas propuestas al nivel de operaciones. El
administrador tiene que ser capaz de traducir los cambios del proceso en modelos
workflow, y tomar decisiones considerando las instancias workflow activas. Las
Polticas de Modificacin que pueden adoptarse son las siguientes:
4.3.1.1 Flush
En situaciones flush todas las instancias actuales pueden completarse de acuerdo
a modelos de procesos viejos, pero las nuevas instancias son planificadas para seguir el
nuevo modelo. Las nuevas pueden mantenerse hasta que todas las instancias actuales se
hayan completado. Sin embargo a las dos especificaciones podra permitrseles subsistir
simultneamente.
4.3.1.2 Abort
Las instancias de workflow activas pueden ser abortadas cuando el modelo de
proceso cambia. La poltica Abort es usada principalmente para adaptar las instancias
individuales. Tambin puede ser el resultado de un cambio radical en la organizacin.
Para superar la crisis, la nueva gestin puede gestionar todas las rdenes de compra

25

Notas Workflow
actuales, reasignar los presupuestos e introducir un nuevo procedimiento de compra. En
algunos casos se trata de deshacer o compensar tareas para cumplir con el trabajo.
4.3.1.3 Migrate
Los cambios afectan a instancias que se encuentran en distintas fases de su
ejecucin, se trata de deshacer o compensar las tareas completadas, en orden a que la
instancia se complete con las nuevas especificaciones.
El peor de los casos es tener que reiniciar un proceso, de forma que todo el
trabajo se pierde o deshace. Este caso especial es similar al Abort.
4.3.1.4 Adapt
Incluye casos de error y excepciones, donde los modelos de procesos no pueden
cambiar de forma permanente, sin que algunas instancias tienen que tratarse de forma
diferente a causa de algunas circunstancias especiales.
4.3.1.5 Build
La construccin de un nuevo proceso es tambin un tipo de cambio del proceso.
La diferencia es que no se parte de un modelo preexistente detallado, sino de una
descripcin elemental, bsica, o incluso de un proceso vaco. Es una ventaja la
introduccin de procesos que no han sido totalmente predefinidos en el dominio de los
cambios del proceso.
S el mismo mecanismo puede dirigirse a ala definicin dinmica (construccin)
as como a la modificacin dinmica (migracin, adaptacin, etc)
El denominador comn de todas las polticas, con la posible excepcin del flush,
es que afectan a las instancias activas de modelos de procesos dados. Se dirigen a las
modificaciones de workflow y constituyen modificaciones dinmicas, en contraste con
las modificaciones estticas, que son meramente cambios en los modelos workflow, sin
involucrar a instancias activas.

4.4

Polticas de
Modificacin

Modelos cambiados

Instancias afectadas
que no estn en
curso

Instancias
arrastradas que no
son las afectadas

Flush

Ninguna

Abort

Y, N

Alguna

Ninguna

Migarte

Todas

Algunas

Adapt

Algunas

Algunas

Build

Todas

Todas

Cuestiones sobre el modelado de workflow

La capacidad del modelado de marcos tendr un impacto directo en la calidad

del soporte que puede ser proporcionado para la modificacin dinmica.

26

Notas Workflow
4.4.1 Meta-modelo Workflow
Un cuidadoso meta-modelo elegido en el momento de establecer el modelo
workflow, puede reducir la cantidad de modificaciones generadas ms tarde en el
modelo.
El que un modelo sea ms o menos apropiado, viene dado por la aplicacin para
la que va a ser usado, pero cuando hablamos de modelos genricos, debemos fijarnos en
las siguientes propiedades:
4.4.1.1 Propiedades estructurales
Especificaciones de tareas de workflow y sus dependencias. En la mayora de los
casos los modelos workflow representan estructuras de proceso a travs de grficos
especializados. Los nodos del grfico representan actividades del proceso o tareas, y las
flechas representan el flujo u ordenan las tareas involucradas en el proceso. Las
anotaciones grficas identifican las configuraciones: secuencia, concurrencia, etc,
plasmando las dependencias del control del flujo entre las tareas.
4.4.1.2 Propiedades temporales
Las reglas que regulan el tiempo de un proceso de negocio se modelan mediante
un conjunto de restricciones temporales. Estas especificaciones pueden incorporar
tiempos absolutos y relativos. Existen tambin restricciones temporales
interdependientes, cuando el inicio y fin de una tarea son relativos a los de otra.
Una restriccin temporal es consistente con un modelo de workflow dado si
puede cumplirse basndose en la sintaxis del workflow y de la duracin mxima y
mnima esperada del mismo. La consistencia de las restricciones temporales tiene que
ser verificada en distintos momentos durante el tiempo de vida del workflow:
inicialmente durante el modelado workflow (tiempo de construccin), durante la
ejecucin (tiempo de ejecucin) en distintos puntos de control (cada nodo de decisin)
para asegurarse que las tareas se estn ejecutando como se planificaron.
4.4.1.3 Requerimientos de los datos
Existe la necesidad de distinguir entre datos de aplicacin y datos de workflow,
ambos se utilizan en la representacin de datos de workflow. Ya sea explcitamente a
travs de los flujos de datos entre nodos del grfico del workflow o implcitamente a
travs de un repositorio global desde o hasta el cual las tareas de workflow leen o
escriben.
4.4.1.4 Especificaciones de recursos
Se deben especificar los clientes de workflow para cada tarea involucrada en el
proceso. Los clientes pueden ser personas o sistemas de informacin. Se llama clientes a
los agentes, a las entidades procesadas, a los participantes de workflow y a los actores.
Los clientes son asignados dinmicamente, basados en cargas, prioridades, expertos,
roles y otros factores. Esta asignacin puede implicar especificaciones en las estructuras
organizacionales (los roles, la jerarqua, etc.), polticas de balance de cargas, detalles
relevantes de sistemas subyacentes, etc.
4.4.1.5 Propiedades de negocio

27

Notas Workflow
Son propiedades de negocio o transaccionales, de la mayora de tareas de
workflow el requerimiento de deshacerse o compensarse, la existencia o no, de tarea
compensatoria, la posibilidad de rehacerse, el tiempo permitido para rehacerse, qu
hacer si la tarea es abortada. En el contexto de las modificaciones dinmicas, la
importancia de las propiedades transaccionales incrementa, ya que cualquier
especificacin, compensar actividades, rehacer actividades, etc. pueda no ser soportada
a travs de la automatizacin.
4.5

Incertidumbre de los procesos

Dado un meta-modelo de workflow, uno puede asumir que puede trazarse un

modelo workflow, permitiendo a la tecnologa workflow proporcionar la plataforma que
impusiera los controles necesarios y restricciones de gestin y ejecucin de los procesos
de negocio. En muchas aplicaciones sin embargo, en la definicin del modelo workflow
slo puede definirse el proceso lgico parcialmente. La parcialidad de la definicin de
un proceso puede ser causa de la incertidumbre de las actividades que involucra, el
orden de ejecucin, los recursos, los requerimientos de datos y el tiempo. Existen
soluciones comerciales y de investigacin dirigidas a proporcionar soporte al workflow
para aquellos procesos que no pueden ser completamente definidos a priori de su
ejecucin.
4.5.1 Incertidumbre estructural
El proceso lgico es casi desconocido, es decir, el conjunto de tareas de
workflow y el flujo de control entre ellas no puede ser determinado por adelantado.
4.5.2 Incertidumbre temporal
Durante el modelado de workflow no puede determinarse la duracin de las
tareas individuales, ni el nmero de tipos de instancias, resultando disponibles durante
la ejecucin del workflow.
4.6

Soporte para workflows dinmicos.

El cambio y el tiempo son los principales elementos que hacen dinmico al

workflow.
Aunque los cambios incontrolados tanto para los modelos workflow como para
las instancias pueden llevar a inconsistencias y situaciones errneas, el problema es ms
importante cuando se ven involucradas instancias activas en progreso. Por tanto se ha de
identificar para, para las instancias en progreso, las restricciones temporales afectadas
por los cambios, la deteccin y prevencin de posibles violaciones de las consistencias
temporales y el anlisis de alternativas para reducir futuros impactos en los problemas
relativos al tiempo.
4.6.1 Procesos de modificacin
Se consideran las modificaciones del workflow como un proceso en s mismo,
destacando la fase de implantacin de dichas modificaciones.
Se definen tres fases en el proceso de modificacin: definir, adaptarse a, y
representar la modificacin.
4.6.1.1 Definicin de la modificacin.
28

Notas Workflow
Un proceso de modificacin comienza con una definicin de la modificacin, es
decir, especificar la poltica de modificacin, las instancias afectadas en el caso de
abortar o adaptar, y especificar los cambios para el modelo workflow.
Es importante conocer los cambios y verificarlos de acuerdo a las propiedades
del lenguaje de modelado usado.
4.6.1.2 Adaptacin a la modificacin
En primer lugar se comprueban las instancias afectadas, que sern agrupadas en
funcin de la fase o estado en el que se encuentren. Se consideran tres niveles de
agrupacin en funcin de su clase, de su conformidad, es decir que la instancia no se ha
visto afectada por la modificacin o bien porque no ha llegado a la fase adecuada o
porque debido a un determinado resultado ha tomado otro camino que no se ve afectado
por la modificacin y un tercer nivel que es la fase.
4.6.1.3 Representacin de la modificacin
Se llama periodo de transicin al conjunto de instancias que se definieron
iniciaron en un modelo viejo y que todava estn en progreso, pudiendo continuar en
viejo o en el nuevo modelo. Cuando todas las instancias iniciadas en el modelo viejo,
revisadas se hayan completado, el nuevo modelo pasa a ser el modelo actual y
proceso de modificacin se habr completado.

e
el
o
el

4.6.2 Lenguaje de modificacin

Debera consistir en un conjunto de operaciones completas y mnimas capaces
de especificar cualquier modificacin, por tanto habr que identificar estas operaciones
y posteriormente disearlas.
Sern tipos de modificaciones:

Introducir una nueva tarea.

Eliminar una tarea existente.

Modificar las propiedades de las tareas (requerimientos de datos,

asignacin de recursos, restricciones temporales, etc)

Modificar el orden de ejecucin de las tareas.

En cualquier lenguaje de modelado cualquiera de estas operaciones, constituira

una secuencia de operaciones: aadir nodo, borrar nodo, aadir flujo, borrar flujo.
4.6.3 Criterios de conformidad
Habr dos condiciones por las cuales las tareas podrn seguir ejecutndose:

La tarea deber existir en el nuevo modelo.

Cualquiera de los nodos completados a priori de esta tarea son

compensados y rehechos como resultado de la conformidad del
procedimiento.

29

Notas Workflow
4.6.4 Gestin de tiempos
En primer lugar un modelo workflow resultante de la modificacin debe ser
verificado por su consistencia temporal. Slo si el modelo es sintcticamente y
temporalmente consistente, el proceso puede proceder.
Durante la ltima fase de modificacin es necesario monitorizar los procesos de
representacin de la modificacin en orden a prevenir cualquier violacin imprevista de
las restricciones temporales que pueden ocurrir durante el periodo de transicin.
4.7

Bibliografa

Managing change and time in dynamic workflow proceses. Shazia W. Sadiq,

Olivera Marjanovic and Maria E. Orlowska. International Journal of Cooperative
Information Systems. 2000.

30