2012

GESTIN DE DOCUMENTOS
DE ARCHIVOS
Programa de Capacitacin
dirigido a encargado(a)s de
archivos ministeriales
Del 26 al 28 de Noviembre

I.

FUNDAMENTACIN TCNICA
El Archivo Nacional de Chile, en su calidad de organismo rector de
la archivstica en el pas, ha programado un plan de capacitacin
a nivel nacional para el perodo 2012-2014.
En una primera etapa, este programa contempla una capacitacin
general en aspectos introductorios y operativos de la gestin de
documentos y archivos administrativos. Posteriormente se profundizar
en contenidos especializados para cada unidad. Para este ao 2012,
el Programa de Capacitacin estar dirigido a Encargado(a)s de
Archivos Ministeriales. Para el prximo ao, se ampliar la
capacitacin para Encargado(a)s de Archivos de Servicios Pblicos,
tanto de la regin metropolitana como del resto de las regiones.

II. OBJETIVO GENERAL DEL PROGRAMA

Entregar los fundamentos y elementos tcnicos para gestionar los
procesos operativos en los archivos de la administracin del Estado.

III. OBJETIVOS ESPECFICOS

1. Analizar las principales etapas y procesos de la gestin
documental en archivos administrativos.
2. Conocer el entorno normativo legal y tcnico que regula
la gestin de los documentos pblicos.
3. Conocer los procedimientos obligatorios para transferencias
documentales al Archivo Nacional.
4. Identificar las principales etapas y procesos de la
organizacin documental en archivos administrativos.
5. Conocer los principales conceptos e instrumentos tcnicos
para la descripcin documental.
6. Identificar las recomendaciones tcnicas para la
conservacin y restauracin de documentos administrativos
en formato papel.
7. Comprender las principales tecnologas aplicadas para
la gestin documental.

IV. RESULTADOS ESPERADOS

Al completar el programa, los Encargados de Archivos Ministeriales
debern:
1. Conocer y relacionar los conceptos bsicos vinculados
con la gestin de documentos y archivos.
2. Conocer e identificar correctamente la normativa legal
y tcnica que regula la gestin de los documentos
pblicos.
3. Comprender y aplicar correctamente los
procedimientos y formularios obligatorios para
transferencias documentales.
4. Conocer las principales etapas del proceso de
organizacin documental.
5. Identificar y aplicar los principales conceptos e
instrumentos para la descripcin documental.
6. Identificar las recomendaciones tcnicas para la
conservacin y restauracin de documentos en
formato papel.
7. Conocer las principales tecnologas aplicadas al
desarrollo documental.

V. CONTENIDOS
Unidad 1: Introduccin a la Gestin de Archivos, Normativa
Legal y Tcnica.
Introduccin a la gestin de documentos y archivos.
Ciclo vital de los documentos y archivos a los que dan
origen.
Principales antecedentes normativos.
Funciones y competencias de las instituciones
involucradas en la gestin de documentos y archivos.

Unidad 2: La Organizacin Documental.

Concepto de clasificacin documental.
Principio de procedencia.
Tipos de clasificacin.

Formas de desarrollo para un esquema de clasificacin.

Agrupaciones a que da origen la clasificacin documental.
Concepto de ordenacin.
Tipos de ordenacin.
Procedimientos para realizar la organizacin.

Unidad 3: Descripcin Documental.

Concepto de descripcin.
Instrumentos de descripcin.
Norma descriptiva ISAD (G).
Formato Nacional Normalizado.
Presentacin de ejemplos.

Unidad 4: Transferencia Documental.

La transferencia documental en un sistema de archivo.
Normativa legal y tcnica.
Anlisis Instructivo de Transferencias y Formularios.

Unidad 5: Conservacin de Documentos en Papel.

Conceptos generales de preservacin, conservacin y
restauracin.
Factores de deterioro, riesgos de las colecciones y
medidas de prevencin.

Unidad 6: Tecnologas para la Gestin Documental.

La normalizacin como base para un sistema automatizado
de gestin documental.
Normalizacin de Formatos
Normalizacin de contenidos
Normalizacin de procesos segn la norma ISO15489
Sistemas para la digitalizacin de documentos.
Tratamiento del documento electrnico.
Sitios Web para Archivos.
Preservacin de informacin digital.
Aplicaciones tecnolgicas en el Archivo Nacional de Chile

VI. DURACIN DE LA ACTIVIDAD

Este programa de seis mdulos, se desarrollar en 11 horas lectivas,
distribuidas de la siguiente manera:
UNIDAD

RELATOR(A)

N DE FECHA
HORAS

HORARIO

Acreditaciones

30 min. 26/11 08:30 a 09:00

Inauguracin

Sr. Osvaldo Villaseca 30 min. 26/11 09:00 a 09:30

Unidad 1

Introduccin a la
1 hora,
Gestin de
Sr. Osvaldo Villaseca
50 min. 26/11 09:30 a 11:20
Archivos,
Normativa Legal y
Tcnica
Caf
Unidad 2

Organizacin
Documental
Unidad 3

Descripcin
Documental
Caf
Unidad 4

Transferencias
Documentales

20 min. 26/11 11:20 a 11:40

1 hora,
Sra. Sandra Meneses 50 min. 26/11 11:40 a 13:30
1 hora,
Sra. Sandra Meneses 50 min. 27/11 09:00 a 10:50
20 min. 27/11 10:50 a 11:10
Sra. Patricia Huenuqueo 1 hora,
27/11 11:10 a 13:00
Sra. Karin Pereira 50 min.

Unidad 5

Conservacin de
Documentos en
Papel
Caf

1 hora,
Sra. Cecilia Rodrguez 50 min. 28/11 09:00 a 10:50
20 min. 28/11 10:50 a 11:10

Unidad 6

Tecnologas para
la Gestin
Documental
Evaluacin y
Certificacin

1 hora,
Sra. Eliana Gonzlez 50 min. 28/11 11:10 a 13:00

30 min. 28/11 13:00 a 13:30