Administracin

del Tiempo

Objetivos de la Conferencia

Iniciar un cambio personal para eliminar

actitudes y hbitos que producen derroche del
tiempo!

Es importante hacer un buen Time Management?

Desde ya...!!!
La buena administracin del tiempo es esencial para el logro de los objetivos
personales!!
Hace a la eficacia y eficiencia personal!
Para que esto tenga sentido lgicamente deben existir objetivos personales..!!

Cuento de la vasija y las piedras...

Qu es el tiempo..?

Un recurso de caractersticas
nicas..!!!

Le suena este nmero?

No se puede comprar...
292.000
No se puede alquilar...
Esta es la cantidad de horas de
vigilia con que cuenta una persona
en toda su vida profesional..!!
No se puede acumular...
Despus de este curso: 4 horas
menos!!!
No se puede reemplazar...
No se puede dejar de consumir...
Hace falta para todo...
No se puede tener ms...
Ni menos...

La locura del tiempo...

Sntomas de la locura de la urgencia..?

Se acaba la hora del almuerzo..?

Los videoclips...
Hablar con la boca llena...
Auto-mac...
Comer en el escritorio...
Barras de cereales...
Fast-food
Stress
Falta de cuidado personal
Mala alimentacin
Deshidratacin crnica
Menos horas de sueo
Vacaciones de fin de semana...
Televisin las 24 horas....
Servicios 7x24....
Kioscos 7x24....
Verduleras abiertas de noche...
Telecommuting

Cambio de hbitos?
Nadie

pierde el tiempo a
propsito
La prdida de tiempo es
en general involuntaria
Producto de malos
hbitos
Entonces estamos
hablando de
cambio de hbitos!!

En qu perdemos el tiempo

Ejercicio entre todos... En qu perdemos el tiempo..?

Charlas de caf...
Agresiones.......
Peleas........
Quejas........
Interrupciones......
Aburrimiento......
Falta de objetivos......
Enfermedades........
Preocupacin.......
Enojos........
Continua postergacin....
Inconsciencia
Demasiadas horas de
sueo....
Insuficientes horas de
sueo....
Viajes.....
Telfono celular....
Telfono....
Switching
procrastination
guardar todo...,
Retrasos

impuntualidad nuestra y de otros

Mate infinito
descoordinacin
Televisin...
agotamiento
Fanatismos...
interrupciones.
Modorra...
estmulos externos aparentemente importantes.
10 videos para el
Email, celular, pager...
fin de semana..
stress
Excesivo sol..
Desconcentracin
Excesivo espejo
Objetivos incoherentes
Excesivos trmites
No evaluacin del accionar
No querer cerrar
La respuesta Tramposa: Lo hago porque me gusta...
ninguna puerta
Vicios, pecados, errores, olvidos
Otros..??
Preocupacin
Discusiones irrelevantes
Descontrol
Temor a decir NO
Temor a elegir
Preocupacin
Ira
Envidia
Comodidad
Encuentros casuales
Vagancia

En qu se pierde el tiempo..?
Hacerme
cargo!!

I
II

III

Definir
Adonde y por
donde ir!
PLAN
MACRO

Arrancar!!!!

Avanzar!!!
Verificando y
ajustando
continuamente el
destino y el
camino!!

IV

Nivel 0. Me siento una vctima del entorno... No puedo

cambiar nada... Solo sobrevivo...

Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer cosas... Pero

an no tengo objetivos...! Sobrevivo...

Pregunta clave:
En qu nivel
estoy...?

inconsciencia

Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido

continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo...

Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo

continuamente... Quiero vivir...!

Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero

siento que no me alcanza el tiempo... Intento vivir..!!
conciencia

Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento que

podra ser ms eficiente... Quiero vivir mejor..!!!

Qu es time management?

Actitud proactiva-preventiva

II

III

Establecer objetivos -planear

Tener
objetivos
Encararlos!!!

Superar miedos, desarrollar autoconfianza

Revisin de actividades

Perseverancia, disciplina

No postergarlos!

IV

estrategia personal, misin y visin personal

Recordarlos!

Tomar iniciativa!!

Hacerse
cargo!!!

Diferenciar actividades a favor, en contra e irrelevantes

Incrementar eficiencia!

CAMBIO DE HABITOS!!

Llevarlos
a cabo
bien!

Actitud proactiva-preventiva
Accionar Reactivo-no preventivo-quejoso!!

me quejo...

me quejo...

me quejo...

me quejo...

tiempo

2010

2001

me cuestiono...

me quejo...

analizo...

planifico...

hago...

Accionar Proactivo-Preventivo

disfruto... tiempo

Cmo ahorrar tiempo con prevencin?

Ahorrar

tiempo...? Actitud
preventiva!! La regla de
oro..!!!
Ejemplo...

Llevar el auto a una revisin

peridica lleva un par de horas... Y
cuesta algunos pesos....
Chocar en la autopista por una falla
en los frenos puede hacernos perder
muchos das.... En trmites.... O
peor... En el hospital.... O con
muletas... O peor.... Y tambin
puede costar miles y miles de
pesos...

Planeamiento personal
Cmo diferencio actividades relevantes
(positivas y negativas) de las irrelevantes..?

Solo se pueden diferenciar a travs

de la definicin de claros objetivos...!!

ecid
l
b
a
t
s
re-e
p
s
o
v
Objeti

tivas
a
g
e
n
tes
n
a
v
e
l
Re

Ojo! Esto va contra la

cultura actual del todo

so
e
t
n
a
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Irrele
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p
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a
v
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l
e
R

os

Objetivos claros = coherencia

Ejemplos de nuestra incoherencia de deseos / objetivos / actividades...

Quiero ser sano / fumo

Quiero vivir muchos aos / tomo mucho alcohol
Quiero ser delgado / me como la vida
Quiero tener una familia / no formalizo
Quiero tener mucho dinero / no trabajo duro
Quiero llevarme bien con mis padres / les grito
Quiero un trabajo mejor / no busco
Quiero un pas ms sano / trabajo en Philip Morris
Me gusta la gente que no critica / critico
Quiero ser muy inteligente / no estudio
Quiero ser atractivo-a / no cuido mi cuerpo
Quiero que mejore el pas / no pago impuestos
Quiero ser ms honesto / no pago multas
Me gusta la sinceridad / verseo
Quiero tener muchos amigos / jams los llamo
Quiero que me inviten a muchas fiestas / jams organizo una
Quiero un pas ms rico / hago paro
Quiero viajar / no ahorro
Quiero que me quieran / tengo mal humor
Quiero que me quieran / soy agresivo
Me quejo de que todos manejan mal / manejo mal
No me gusta la gente que insulta / insulto
Me quejo de los baos sucios en los bares / me voy sin apretar el botn
Me quejo de la ciudad sucia / tiro papeles en la calle
Me preocupa la pobreza / no hago nada

Tcnicas para un mejor TM

Time management en una frase:

Nunca ponerme a hacer nada antes de

saber exactamente todo lo que quiero
hacer... Y como voy a acomodar todas
esas actividades en el tiempo
disponible..!

Te puedes retrasar...
Pero el Tiempo no lo har..
Benjamin Franklin

Mejores hbitos
para una mejor Administracin del Tiempo

Qu es time management..?
Una

clasificacin de actividades
relevantes positivas!!
Actividades

de mantenimiento =

sobrevivir...
No discrecionales
deben hacerse

Actividades

vivir!!

de cambio =

Discrecionales
puedo elegir

Ojo!! No confundir unas con otras..!!

Tcnicas para un mejor TM

Minimice tiempo dedicado a actividades

de mantenimiento!!! Recuerde que son
medios... No fines..!!!

Cuanto dedica
Cunto dedica
Cunto dedica
Cunto dedica
Cunto dedica
Cunto dedica
Cunto dedica
Cunto dedica
Cunto dedica
Cunto dedica
Etc.........

a
a
a
a
a
a
a
a
a
a

comer..?
cocinar..?
aseo..?
shopping..?
descanso..?
relax..?
tomar sol..?
jugar..?
limpiar la casa..?
mantenimiento del auto..?

Tcnicas para un mejor TM

Automotvese

Desarrolle actitud positiva

Evite a las personas
crticas
Evite criticar
Trate siempre de hablar de
lo bueno del mundo
Auto-prmiese al
completar tareas
Ayude a otros...
Imagnese en la situacin
deseada...
Todo cambio comienza con
un pensamiento....!!!!!!!

Tcnicas para un mejor TM

First-things-first!

Primero lo primero
La vasija, las piedras y la
arena....
Defina prioridades
Diferencia claramente lo urgente
de lo importante
Aplique la Regla de 80-20
Asegrese de no estar postergando
algo de alta prioridad... Solo porque
no es urgente
Nunca pierda de vista las prioridades
bsicas..
Familia, hijos, salud, calidad de vida,
educacin...

Importantes!

No
importantes!

Urgentes!

No
urgentes...

QI

QII

QIII

QIV

Tcnicas para un mejor TM

Evite caer en el perfeccionismo

exagerado!

No hay nada ms triste que una persona capaz

que nunca hace nada...
Porque nunca es suficiente....
Critica a todo por su falta de perfeccin...
Pero no se da cuenta que su propio
perfeccionismo le impide
alcanzar logros tangibles..
Recordar que lo perfecto
es enemigo de lo posible....
Elimine el Procrastination!!

Tcnicas para un mejor TM

Tome consciencia de los

costos reales de las
cosas..!!

Cual es el costo de ir al cine..?

El costo de un depto..?
Cul es el costo de su
tiempo..?
Qu prioriza..? Ahorrar tiempo
o ahorrar $$$..?
No compre NADA que luego le
cueste demasiado
mantener..!!!
No se deje llevar por el
impulso consumista...
No caiga en la trampa
material...

Tcnicas para un mejor TM

Maneje expectativas...!!

Maneje bien las expectativas de

quienes lo rodean...!
Nunca prometa demasiado...
Mejor prometa poco...
Y exceda expectativas..!!!
Si uno no maneja las expectativas
de otros... Ellos mismos las
generarn... A su propio
gusto...!!!!
Nunca eleve las expectativas de
otros sobre Ud.... A menos de
estar seguro de luego
superarlas...!!!!

Tcnicas para un mejor TM

Aprenda a decir NO!!!

Aprenda a hacerlo sin

agredir...
Sin ser desagradable...
Te agradezco mucho la
invitacin... Realmente sos
una persona de primera...
Pero lamentablemente no
podr ir...
Gracias.... Pero NO....
Es increble la cantidad de
tiempo que muchas personas
pierden por hacer cosas a las
cuales no se atrevieron a decir
NO!!!!
Sin mencionar los conflictos
que esto suele generar.......

Aprecio mucho tu
invitacin pero....

NO
GRACIAS!!
!

Tcnicas para un mejor TM

Aprenda a reclamar!!!

Aprenda a hacerlo sin agredir...

Sin ser desagradable...
Le ruego me disculpe...... Pero
creo que a este plato le falta.....
Puede ser..?
Disculpeme que lo
interrumpa....
Seor, podra Ud.. por favor
aclararme este.....
Tengo un problema seor...
Podra Ud ser tan amable de
ayudarme..,?
Armar escndalo SI Y SOLO SI
es imprescindible...!!!
Nunca de entrada....!!

Tcnicas para un mejor TM

Elija a las personas con que

desea interactuar..!!!!!

Las relaciones no son obligatorias..!

Si tengo una relacin con alguien a
quien no puedo ayudar... Ni me
ayuda... Considerar la posibilidad de
cortarla...!!
No pierda tiempo con gente nocompatible..!!
Busque afinidad en la gente que lo
rodea...
Busque buenas influencias...!
Relacinese con gente que comparta
sus objetivos..!!!!
Haga contactos y arme equipo!

Tcnicas para un mejor TM

Use

Haga to-do-lists diarias, al iniciar el da...

Por escrito..!!!!!! - la importancia de
escribir
Cuestione TODOS los puntos del to-dolist..!! por qu debo hacerlo? para
qu..? y si no lo hago..?
No haga nada hasta no tener el to-do-list
definido

To-do-lists!!

Orden ANTES de la ACCION!!

Mantener to-do-list separada para

proyectos

Tcnicas para un mejor TM

Elimine hbitos que

provocan derroche de
tiempo!!!!

Volver a dormirse despus de

despertarse...
Chateo en internet...
Charlas de caf....
Charlas telefnicas sin objeto...
Excesiva TV, programas sin valor
agregado
Chusmero......
Manas....
Cigarrillo, bebida,
Hobbies tontos....
Broma continua...

Vicio del doble

sentido...
Excesivo tiempo
dedicado a cocinar,
comer
Shopping...
Juegos de PC...
Cine,
Alquiler de videos...
Ftbol...
Paseos...
Viajes de placer...
Otros..?

Tcnicas para un mejor TM

Evite distracciones...

Bloqueelas fsicamente..!!!
Encirrese si es necesario
No interrumpa... Para no ser interrumpido
Establezca tiempo para no atencin de visitas
Asegrese momentos de aislacin...
rmese un lugar para estar en soledad...
No acepte interrupciones gratuitas...
No acepte la charla automtica de otros...

Disee un lugar de trabajo productivo

Integrar todos los elementos necesarios

Haga una lista de las herramientas que
necesita... Y trate de tenerlas todas en un
mismo lugar...!
Haga que su lugar de trabajo sea agradable...

Tcnicas para un mejor TM

Delegue!!!

No haga actividades para las

cuales est sobrecalificado...!!!
Todo aquello que pueda
delegar... Delguelo..!
Recuerde que antes de delegar
debe ensear....
Solo resrvese actividades de su
core business.....
Delegar es para una persona
como tercerizar es para una
empresa....
Delegue... O tercerice... Todo
aquello que otro pueda hacer
mejor....!
Ej.: dbito automtico...
Limpieza... Shopping...

Tcnicas para un mejor TM

Sea siempre puntual y exija

puntualidad..!!

Genrese una imagen de

puntualidad..!
Empiece cumpliendo...
Para luego exigir...
Si todos saben que Ud. es
puntual.... Se comportarn
puntuales con Ud...!!
Genrese una imagen de
impuntual.... Y todo el mundo
le har perder tiempo sin
sentirse culpables...

Tcnicas para un mejor TM

Si trabaja en relacin de
dependencia, cambie de
empresa al menos cada 4
aos...!!

Mantngase en forma..
Capactese para serle til al mercado...
No a una sola empresa..!
Asegrese de ser capaz de dar valor
agregado... Siempre..!
No confe en su estabilidad laboral....
No permita que se le cristalice la
cultura de una empresa en particular....
Investigue el mercado continuamente...
Hgase conocer...
Desarrolle su marketing personal...

Tcnicas para un mejor TM

Trabaje duro para eliminar

sentimientos intiles..! Son una de
las principales fuentes de prdida
de energa...

Pre-ocupacin,
rencor,
bronca,
envidia,
miedo
celos...
ansiedad
Etc.....!

Tcnicas para un mejor TM

Elimine el vicio argentino de la queja

continua..!!!!

La queja continua inconsciente es una prdida

continua de tiempo y energa..!! Sin mencionar la
desmotivacin que provoca en los dems..!
No entre en crculos viciosos de queja ritual

Aprenda a ir al grano...

Mantenga el foco en las conversaciones...

No permita cambio de tema sin razn...
No permita que el otro se desve...
Acostmbrese a no permitir la charla de bueyes
perdidos... salvo que ste sea exactamente el
objetivo...!!
NUNCA termine una conversacin sin resultado...
Si el tema no se cerr, defina prximos pasos...

Tcnicas para un mejor TM

Aprenda a utilizar
herramientas de
productividad personal

PC
Internet
e-shopping
Correo electrnico
Foros de discusin
Herramientas de mailing
Telecommuting
PDAs
Agendas
Telfono - celular - contestador fax

Tcnicas para un mejor TM

Haga un buen manejo de las

reuniones

Minimice la cantidad de reuniones

Si una decisin la puede tomar solo, pues
tmela!
Llame a reunin solo si es realmente
imprescindible
Asista a una reunin solo si es
imprescindible...
Prepare las reuniones con anticipacin
Defina los objetivos de antemano
Establezca hora de comienzo y fin
Genere una minuta
En la minuta, que nunca falte
un plan de accin con fechas
y con responsables!

Tcnicas para un mejor TM

Maneje eficientemente los

papeles

Manipule documentos una sola

vez!
Genere algn sistema de
archivo.. En el trabajo y en su
casa...
Se archiva ordenadamente... O
se tira..!!!
Tire inmediatamente lo que no
sirve
No cajonee
No apile papeles
Minimice suscripciones a
revistas y diarios...

Tcnicas para un buen TM

Aprenda a comunicarse
eficazmente

Establezca objetivos para sus

contactos
Mejore su forma de expresarse
Mejore su imagen
Aprenda a adaptar su
comunicacin a las otras
personas!!
Utilice redundancia para eliminar
malos entendidos
NUNCA asuma...
Aprenda a preguntar
Aprenda a escuchar
No prejuzgue!
Verifique siempre sus
comunicaciones!!

Tcnicas para un mejor TM

Evite conflictos
interpersonales..!!! Los
conflictos son terribles
devoradores de tiempo..!

Contrlese...
No agreda a nadie...
Trate bien a todos...
No critique...
Sea amable...
Salude y agradezca
efusivamente... Siempre y en
todo lugar
Evite cualquier tipo de
contienda legal...
Evale costo-beneficio antes de
generar un conflicto...!!!

Tcnicas para un buen TM

Maneje eficientemente el e-mail

No enve ms emails que los que quisiera recibir...!

Sea breve
No genere conflictos por mail
Jams un email negativo...
Use el email para desarrollar contactos positivos...
No genere cadenas....
No utilice copias en forma indiscriminada
clasifique los mails apenas llegan...
Borre inmediatamente los que no sirvan
No baje ningn archivo ejecutable (.exe .pif .com .bat .scr)

Haga buen uso del telfono

Concentre la realizacin de llamadas

Use contestador con altavoz
No atienda todas las llamadas!
Establecer un tiempo fijo de no atencin de llamadas
Limite la duracin de las llamadas
Elimine hbito de colgarse al telfono
Cierre las llamadas
Utilice telfono manos libres
Utilice inalmbrico
Tenga detector de caller-id
Use el telfono .. No deje que l lo use a Ud..!

Tcnicas para un mejor TM

Simplifique su vida
personal..!

Evite aparatos sofisticados...

Use tecnologa mainstream
No se entusiasme con chiches
Evite ropa cara
Evite influencia de la moda
Evite todo producto que exija
demasiados cuidados...
Evite productos que no pueda
mantener de taquito
Evite salidas caras y sofisticadas...
Evite muchedumbres...
Evite colas...
Haga trmites por telfono o internet...
Utilice dbito automtico...
Limite sus pertenencias a las mnimas
necesarias...

Tcnicas para un mejor TM

Mantenga un buen estado

fsico y mental

incluya momentos de relajacin en el da,

breves
en da y hora fijos practique deporte...
tenga actividades variadas
camine mucho
duerma las horas necesarias
no duerma de ms...
tome MUCHO lquido...
Lvese la cara frecuentemente....
Elimine el alcohol...
Coma liviano... Siempre...
Desarrolle alguna actividad artstica
Capactese continuamente
Evite el burn-out

Tcnicas para un mejor TM

Establezca rutinas para las

actividades continuas!

Aproveche los tiempos muertos...

divida el tiempo para pensar y para hacer... y

para descansar...
Establezca un plan semanal fijo!!!
Siempre lleve encima algo til para leer... Y
un anotador para actualizar to-do-lists...
Utilice libros en CD o cassette... Para viajes....
Acostmbrese a nunca estar sin hacer nada...
A menos que realmente necesite descansar..!

Busque la forma de eliminar

viajes repetitivos

Tcnicas para un mejor TM

Acostmbrese a aplicar el procesamiento paralelo..!

Ordene tareas para lograr un mximo nivel de superposicin

Ejemplo para ordenar:

Poner a llenar la baadera para tomar un bao de inmersin

Estacionar el auto

Descargar bolsos del bal

Llamar el ascensor

Abrir la puerta del ascensor

Cargar bolsos en el ascensor

Llegar a casa en el auto

Abrir la cochera

Ir al bao a lavarme las manos y hacer mis necesidades....

Enviar un mail urgente

Escribir un informe... No urgente

Poner agua para hacer un t

Prender la estufa en el dormitorio... Para entibiar lo ms posible antes de ir a dormir...

Bajar del ascensor

Descargar bolsos

Abrir puerta del depto con la llave

Entrar con el auto a la cochera

Entrar al depto...

Prender la pc