Manejo del

Tiempo

Sntomas de mal manejo tiempo:

Trabajar mas horas
Sentimiento de culpa cuando se
sale antes
Postergar varios asuntos
Todo parece urgente
Llevar trabajo a casa
No tienes tiempo para otras
actividades

Consecuencias

Stress
Tensin
Cansancio
Enfermedad
Incumplimiento de metas
Gratificaciones
Descuido

Sentirse tiles valorados y exitosos

Olvidar problemas
Autoestima
Poder

 La administracin del tiempo se refiere a

analizar nuestro uso de este recurso en
forma regular, para comprender la forma
ms adecuada de usarlo en forma efectiva.
Le permitir dirigir sus esfuerzos en
concordancia.
Mantener el equilibrio entre las mltiples
presiones bajo las cuales est sometido,
facilitndole entonces el logro de sus
objetivos, y evitando el estrs y el cansancio.

Elementos bsicos para controlar el

tiempo
Conozca cmo utiliza su tiempo: Lleve
una bitcora del tiempo que dedica a
cada actividad. Divida las tareas en
categoras
Establezca sus objetivos: En base a lo
que es importante para usted. Desglose
cada objetivo en tareas, asgneles un
tiempo estimado a cada una y
establezca sus prioridades.
Organice su tiempo: identifique las
herramientas correctas que le permitirn
comprometerse a cumplir las tareas

TEST

Claves para un manejo

efectivo del tiempo

Identifica la clase xito que quieres lograr

Establecer prioridades, metas, plan de trabajo.
Conocete a ti y a tu equipo
Reconocer a quienes pierden tiempo y define una
estrategia
Claridad en objetvos y metas
Trabaja de la mnera mas inteligente
En algunas tareas, la mejor manera de lidiar es
dejarlas de hacer

Analiza el manejo del

tiempo
Cunto trabajo puede ser delegado?
Tiempo que se gasta en reuniones,
llamadas, en encontrar y archivar
documentos
Interrupciones
Iniciar un trabajo sin acabar otro
Medios efectivos de comunicacin
Ordenar correos de manera mas lgica

Mejora tus habilidades

gerenciales
Conviccin de que el manejo de tiempo
es importante para el xito
Trabajo se base en evaluacin de
prioridades y de manera proactiva
Asignar tiempo a actividades que
permitan alcanzar resultados
Lo urgente no debe ganar a lo
importante

Pasos

Planificar y hacer una lista de prioridades

Recordar ley Pareto
Negocia recursos alrededor de prioridades
Aprende a decir NO
Entrena y delega perfectamente
Encontrar sistemas para enfrentar tareas
rutinarias
Canales de comunica}ion efectivos
Manejar bien telfono, e-mail y correspondencia
Peridicamente monitorea tu tiempo y has
cambios pertinentes

MAPA DE RESULTADOS
CLAVES
Resultados Claves:
En orden de importancia

Tiempo invertido (puntuar

del 1 al 5 donde es el de
mayor importancia)

ATENCION AL PERSONAL DE LAS UGELs

QUE EXPONEN SUS AVANCES Y
RESULTADOS ,DIFICULTADES Y NUEVAS
ALTERNATIVAS

ATENCION A LOS REQUERIMIENTOS DE

BIENES Y SERVICIOS PARA
CUMPLIMIENTO DEL TRABAJO DE LAS
UGELs

CAPACITAR A L PERSONAL PARA

MEJORAR EL TRABAJO DE LA SEDE Y
UGELs

REUNIONES DE TRABAJO CON

DIFRENTENTES OFICINAS O
INSTITUCIONES PUBLICAS.

ATENCION AL DESPACHO Y DISTRIBUIR

CORRESPONDENCIA DE ACUERDO A
RESPONSABLES.

Identificar tare que consumen mas tiempo y

evaluar cuanto ayudan al resultados:
Tiempo gastado:
(empezando por la que mas
consumen el tiempo)

Es un factor que contribuye

a los resultados claves (Del
1 al 5 donde 1 es el que
mas contribuye)

PREPARACION DE EXPEDIENTES PARA

ATENCION DE LOS REQUERIMIENTOS
HASTA SU OBTENCION DEL BUIEN O
SERVCIO Y SU PGO.

ATENCION A LOS USUARIOS QUE

VIENEN DE DIFERNTES LUGARES PARA
SU TENCION DE SUS REQUERIMIENTOS

SOLUCION A LOS DIFICULTADES O

NUEVOS RETOS DE RESULTADO DEL
PERSONAL DE UGELS.

RESPUESTA A LOS DOCUMENTOS QUE

REQUIERAN INFORCION DEL TRABAJO
QUE REALIZA EL PROGRAMA Y
RESULTADOS.

ASISTENCIA A LAS REUNIONES QUE SE

NOS NOTIFICA PARA DIFUNDIR

 Evala cmo puedes reducir el tiempo

gastados en tareas que no contribuyen
al logro de los resultados. Cmo
puedes asegurar que el tiempo se va a
gastar en proporcin con la prioridad
de los resultados clave esperados?

Estrategias
1 Cuadrantes de la administracin del
tiempo

 Las actividades urgentes son accin de

inmediata, mientras las importantes
son para ver los resultados finales
En la matriz, mantenerse concentrado
en el cuadrante 1, este podr ser
dominado.
La gente efectiva se encuentran fuera
de los cuadrantes 3 y 4

2. Delegar
Delegar reas o tareas?
Autoridad para decisiones y utilizar
recursos de la mano con la
responsabilidad
Evitar sobre supervisar o supervisar
menos de lo debidos?
Entrenar mas al quipo para aceptar cada
da mas delegacin
Atacar el problema de manera
sistemtica
Definir los trabajos y decidir cuando
deben ser delegados

3. Uso efectivo de la secretaria o

asistente
Manejar el tiempo de manera mas
efectiva al utilizar de manera adecuada
al asistente o secretaria
El asistente de comprender las
responsabilidades, prioridades y estilo
de trabajo.

 Trabajos que un asistente debe ser

capas de realizar:
Arreglos de reuniones, viajes, etc.
Preparar minuta, documentos, etc.
Escribir cartas de rutina y respuesta
Realizar borradores de correspondencia
Decidir que correspondencia revisas tu
y cual pasar a otras personas del
equipo

Trabajos que no debe hacer un

asistente personal:
Reescribir paginas enteras. Por no
organizar informacin
Hacer caf o t
Escribir respuesta a memorndums
Asuntos personales
Trabajos que malgastan el tiempo
del asistente:
Buscar nmeros recurrentes por no
llevar un ndice de ellos
Escribir minutas de reuniones cuando
una lista de acciones es suficiente
Intentar leer borradores de escritos a

4. Gestionar las relaciones con tu jefe

Definicin de objetivos y metas claras
para el mes o semana
Filtrar nuevos objetivos
Pedir al jefe evaluar tu desempeo
Pedir que se involucre en las decisiones
y compartir la informacin
Sugerir actividades que se pueden
delegar
Pedir gradualmente mayor autonoma

5. Manejo de reuniones
Propsito
Objetivo:
Impacto

Entregables