Guayabita.S.a. 41 FINAL 1

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD
Escuela de Ciencias Bsicas, Tecnologa E Ingeniera
TRABAJO COLABORATIVO No.1

GESTION DE CALIDAD
PRESENTADO POR:
WILLIAM ANDRES ARIAS DELGADO
COD. 1083882946
ROCIO MAGALLY MUOZ S
COD. 1084250550
DAIHANA KATERINE IPAZ MORA
COD. 1.087.417.799
TATIANA COLLAZOS CUTIVA
COD. 1083907400
TUTOR(A)
DIANA PATRICIA DIAZ

ESCUELA DE CIENCIAS BASICAS, TECNOLOGIA E INGENIERIA
CEAD PASTO
NOVIEMBRE DE 2014

CONTENIDO
INTRODUCCION ..................................................................................................... 3
OBJETIVOS ............................................................................................................ 4
RESEA HISTORICA ............................................................................................. 4
1. GESTION DEL MANUAL .................................................................................... 5
1.1.
Objeto y alcance ............................................................................................ 4
1.2.
Alcance del sistema de Gestin de Calidad ................................................. 5
1.3.
Presentacin y uso del manual ..................................................................... 6
1.4.
Control del manual ........................................................................................ 7
1.4.1. Revisin y aprobacin ................................................................................... 8

1.4.2. Distribucin y control de copias ..................................................................... 9
1.4.3. Control de cambios ..................................................................................... 10
1.5.
Exclusiones del sistema de gestin de calidad ........................................... 11
2. PRESENTACION DE LA EMPRESA................................................................ 12
2.1.
Infraestructura ............................................................................................. 13
2.2.
Ambiente de trabajo .................................................................................... 14
2.3.
Clientes ....................................................................................................... 15
2.4.
Estructura organizacional ............................................................................ 16
2.5.
Direccionamiento estratgico ...................................................................... 17
2.6.
Requisitos de los clientes ............................................................................ 18
2.7.
Referencia Normativa .................................................................................. 19
2.8.
Mapa de procesos ....................................................................................... 20
2.9.
Documentacin del sistema de gestin de calidad ...................................... 21
2.10. Mecanismos de comunicacin .................................................................... 22

2.11. Anexos .......................................................................................................... 6
CONCLUCIONES
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

INTRODUCCIN.
El sistema de gestin de calidad, es un conjunto de normas interrelacionadas de
una empresa por los cuales se administra de forma ordenada la calidad de la
misma en la bsqueda de la satisfaccin de sus clientes.
En el presente documento se abordara el diagnstico de la empresa,
generalmente la consultora es aceptada en el mercado cuando la situacin
econmica de la mayora de las empresas se ven afectadas y en peligro de
resultados negativos, se muestra mediante una tabla completamente diligenciada
del diagnstico de la empresa Guayabita S.A que es la empresa con la que
estamos trabajando; Tambin se expone el valor corporativo, mostrando sus
caractersticas competitivas, las condiciones de su entorno, su competencia y las
expectativas de clientes y propietarios; Se abordara la estrategia DOFA de la
empresa, permitindonos determinar las fortalezas y debilidades existentes dentro
del funcionamiento de la empresa; El organigrama lo podemos encontrar en el
transcurso del trabajo ya que es parte fundamental en el momento que se ejecutan
las diferentes funciones; al finalizar nos encontramos con el proceso que se debe
realizar desde el interior de la empresa para sacar los diferentes productos al
mercado.

OBJETIVOS.
Objetivo General.
Conocer, revisar y entender las diferentes temticas de la unidad 1, donde
el grupo pueda elaborar un diagnstico de la empresa seleccionada,
teniendo en cuenta que esta no debe estar certificada con ningn sistemas
de gestin, con el objetivo de poder proponer una planeacin estratgica y
un mapa de procesos.
Objetivos Especficos.
Conocer la Misin, visin, objetivos y polticas de la empresa.
Determinar la estrategia DOFA de la empresa para fortalecer debilidades
existentes.
Buscar alternativas para mejoramiento de calidad del producto
Determinar el organigrama de la empresa
Determinar los procesos que se requieren para el buen funcionamiento.

RESEA HISTORICA
GUAYABITA S.A. es una empresa dedicada a la produccin y distribucin

de productos alimenticios derivados de la guayaba creada a partir de la idea
de emprendimiento econmico de un grupo de jvenes quien unieron
esfuerzos para conformar toda la estructura de esta organizacin. Dentro
de los productos ofrecidos encontramos toda clase de bocadillos, manjares
y dulces elaborados a partir de la mejor seleccin de la guayaba producida
en nuestra tierra.
Adems es un producto que va dirigido a toda la poblacin puesto que es
preferido desde los ms pequeos hasta los adultos mayores sin diferencia
de gnero. Por esta buena acogida seguimos siendo implementando
estrategias de mejoramiento continuo y basados siempre en proyeccin a
futuro de ser la empresa lder en produccin y comercializacin de
productos derivados de la guayaba.

1. GESTION DEL MANUAL
1.1.
Objeto y alcance: el objetivo principal de esta empresa es llegar a ser lder

en produccin y distribucin de productos elaborados a partir de la mejor
seleccin de guayabas. Aqu plasmamos todas las fases del proceso que
implica la produccin de los diversos productos en sus distintas
presentaciones, encontramos la respectiva caracterizacin de procesos una
estructura organizacional bien definida para alcanzar el xito deseado.
1.2.
Alcance del sistema de gestin de calidad: el alcance planteado para el

sistema de gestin de calidad de la empresa se enfoca en los procesos
hacia los cuales se direcciona su actividad econmica; como produccin, y
distribucin de productos derivados de la guayaba.
1.3.
Presentacin y uso del manual: El presente manual tiene por objeto

describir las polticas y estructura del sistema de gestin de calidad
implementado en GUAYABITA S.A. por medio del cual se asegura la
calidad en el desarrollo, produccin y comercializacin del producto.
Para su elaboracin se han tenido en cuenta los requisitos establecidos en

la norma ISO-9001/2008 y los modelos de calidad mas adecuados a las
necesidades de certificacin ante nuestros clientes y a la posibilidad de
emprender sistemas de autoevaluacin que nos aproximen a una situacin
de excelencia.
El objetivo final que este manual persigue es lograr la calidad adecuada con
el mnimo costo, lo cual se ha de conseguir mediante actitudes de
prevencin, evitando los defectos en lugar de tener que corregirlos una vez
producidos.
1.4.
Control del manual: el presente manual de calidad fue elaborado teniendo

en cuenta las directrices establecidas por la norma ISO 9001:2008 y los
lineamientos suministrados la direccin de gestin de calidad y procesos de
la empresa GUAYABITA S.A.
1.4.1. Revisin y aprobacin: el presente manual de calidad para el proceso de

produccin y distribucin de productos derivados de la guayaba fue
aprobado por las tres instancias de la empresa GUAYABITA S.A.; la
administrativa, comercial y de produccin.

1.4.2. Distribucin y control de copias: una vez aprobado el manual de calidad, la

direccin de la empresa ser la encargada de la difusin interna y externa
del presente documento; esta distribucin se realizar en medio fsico o
magntico.
1.4.3. Control de cambios: la direccin adems ser la encargada de actualizar
las copias controladas.
1.5.
Exclusiones del sistema de gestin de calidad:
Debido a la naturaleza de los servicios que presta la empresa Guayabita S.A.S,

no son aplicables los conceptos relacionados con:
Diseo y Desarrollo (7.3) teniendo en cuenta que la empresa ha definido
previamente las caractersticas de los productos a fabricar.
Control de los dispositivos de seguimiento y de medicin (7.6)
La empresa no dispone de ningn equipo tecnolgico de medicin o programas
informticos que participen activamente en la elaboracin de los productos a
ofrecer.
2.0 Representacin de la empresa:
2.1 infraestructura:
Inmuebles
Equipos de computo
Estructura construida
Servicios de soporte
Maquinaria
2.2 ambiente de trabajo

El ambiente de trabajo influye decisivamente en temas tan importantes como son
la motivacin, el rendimiento, la lealtad y el trabajo para con la empresa. Con esto
quiero decir que un trabajador contento aportar y rendir mucho ms que uno
que no se sienta motivado o valorado, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Buen clima laboral

Mejorar condiciones que se vivan dentro del entorno laboral
Prevenir ausentismo de puesto
Que prime el talento humano en la empresa
Tiempo trabajado bien remunerado.

2.3 clientes
Teniendo en cuenta que un cliente es la persona o empresa receptora de

un bien, servicio, producto o idea, a cambio de un dinero u otro artculo de
valor, se puede decir que son la razn de ser de una empresa por ende hay
que saber manejar la relacin entre el cliente y la empresa que ofrece el
servicio basndose en una comunicacin asertiva conllevando as la mayor
productividad y eficacia en el servicio generando clientes satisfechos, segn
las caractersticas y tipos de clientes, por eso la empresa guayabita se
encarga de complacer a sus cliente haciendo proveer el mejor bocadillo y
de buena calidad.
2.4 Estructura organizacional
Director General
Gerente
Jefe Administrativo.
Contabilidad
Jefe Comercial.
Jefe de planta
Logstica
Compra de insumos
Jefe de M
Pagos
Limpieza
Atencin al Cliente
Remuneraciones
Cuentas
Corrientes
Ayu
Seguridad
Proveedores
Supervisor
Vigilantes.
Distribuidores
Recepcin
Operarios
Calderas
Ventas
Maquinaria

2.5. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO:

Razn social
Productos Guayabita S.A.
Ubicacin
Geogrfica
Departamento de Nario
Productos o
servicios
Empresa Lder en produccin y distribucin de productos

derivados de la Guayaba.
Misin
Productos Guayabita S.A. es una empresa lder en producir

y distribuir productos alimenticios de excelente calidad, con
el fin de satisfacer las necesidades y expectativas de
nuestros clientes externos e internos, para lo cual tenemos
un compromiso constante con el mejoramiento de la calidad
de nuestros productos, con innovacin tecnolgica,
preservacin del medio ambiente y cumplimiento de todas
las obligaciones sociales y del estado.
Visin
Expandir el mercado comercial de la empresa ms all del

departamento de Nario, en un plazo mximo de 5 aos.
Adems que GUAYABITA S.A ser reconocida como la
mejor opcin a nivel nacional, por su alta calidad y sus bajos
precios en los productos derivados de la guayaba.
Poltica de
calidad
Nuestra poltica De Calidad en Productos Guayabita S.A.

es satisfacer las necesidades de los clientes mediante la
produccin y distribucin de productos elaborados a base
de pulpa de guayaba; productos alimenticios de excelente
calidad, con el fin de satisfacer las necesidades y
expectativas de nuestros clientes externos e internos a
precios competitivos y rentables, proporcionando
capacitacin y entrenamiento a todo el personal,
manteniendo las instalaciones fsicas en condiciones
adecuadas de funcionamiento y atendiendo ampliamente las
necesidades y sugerencias del cliente, al igual que liderando
las iniciativas de mejora continua que agreguen valor
procedente de los colaboradores y del entorno.
Velando por el uso racional de los recursos naturales y
previniendo y controlando los riesgos ambientales que
reducen impactos sobre el medioambiente.
Fomentando el auto cuidado y el de los dems, a travs de
la promocin de la salud, la prevencin y el control de las
condiciones generadoras de riesgo en los procesos, para la

seguridad de los colaboradores.

Favoreciendo y propiciando el desarrollo de los
colaboradores y su entorno, fomentando el equilibrio en la
vida personal, familiar y laboral, con el fin de contribuir al
mejoramiento de la calidad de vida y la sostenibilidad de
nuestra empresa.
Objetivos de
Calidad
Ofrecer productos de mxima calidad
Satisfacer las necesidades de los clientes en

economa y calidad
Mejorar continuamente los procesos y capacitar al

personal administrativo y operativo.
Cuidar el medio ambiente
Velar por el funcionamiento y bienestar de la

empresa, sus socios, trabajadores y sus familias
2.6 REQUISITOS DE LOS CLIENTES

Los clientes que requieren los servicios de la empresa guayabita s.a son personas
que carecen la necesidad de adquirir un servicio, en este caso el servicio seria el
producto del bocadillo como tal.
2.7 REFERENCIA NORMATIVA:
10

DIAGNSTICO DE LA EMPRESA GUAYABITA S.A
DIANOSTICO No.001
EMPRESA
DIAGNOSTICO ISO 9001/2008
FECHA DEL
DIAGNOSTICO
29/09/2014
Productos Guayabita S.A.
No.
requisitos
4 sistema de gestin de calidad
4.1
requisitos generales
1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0
C
M
10
C
O CLF
4.2.2 manual de calidad
10
4.2.3 control de los documentos
10
4.2.4 control de los registros

5 responsabilidad de la direccin
10
5.1
compromiso de la direccin
10
5.2
enfoque al cliente
10
11
10
%
10
%
10
%
10
%
10
%
10
%
observaciones
10
%
Ya est definido en
proceso de radicacin
Ya est definido en

5.3
poltica de calidad
10
5.4
objetivos de calidad
10
5.5
responsabilidad, autoridad
10
5.6
6
revisin por la direccin

gestin de los recursos
10
10
%
10
%
10
%
10
%
6.1
provisin de los recursos
10
30
%
6.2
recursos humanos
10
6.3
infraestructura
10
6.4
7
ambiente de trabajo
realizacin del producto
10
40
%
10
%
10
%
7.1
7.2
planificacin de la realizacin del

producto
procesos relacionados con el cliente
3
1
30
%
10
10
10
12
Se est trabajando en su
redaccin con el fin de
que abarque todos los
tems con los cuales se
desea cumplir en el
proceso de gestin de
calidad.
Ya est definido en
Se est capacitando al
personal en el proceso de
implementacin
y
ejecucin de sistemas de
calidad.
Mapa de procesos de
cada una de las reas de
la empresa.

7.3
7.4
diseo y desarrollo
compras
10
10
produccin y presentacin del

7.5.1 producto

validacin de los procesos de producto
7.5.2 o servicio
%
10
%
30
%
7.5.3 identificacin y trazabilidad
10
7.5.4 propiedad del cliente
10
7.5.5 preservacin del trabajo

control, dispositivos, seguimiento y
7.6 medicin
8 Medicin, anlisis y mejora
10
10
60
%
10
%
10
%
10
%
10
%
10
%
10
%
8.1
generalidades
10
10
10
13
Se
realiza
toda
la
documentacin
como
facturacin, rdenes de
compra y suministro se
est trabajando en la
estructuracin
del
proceso
de
compras
como tal.
En la actualidad se
cuenta con un diseador
grfico para la nueva
presentacin
de
los
bocadillos, en cuanto al
logo y diseo.

8.2.1 percepcin del cliente
10
8.2.2 auditoras internas
10
8.2.3 control de los procesos
10
8.2.4 control del producto
10
10
8.3
control del producto no conforme
8.4
anlisis de datos
10
8.5
mejora
10
8.5.1 mejora continua
10
8.5.2 accin correctiva
10
8.5.3 accin preventiva
10
14
10
%
10
%
10
%
10
%
10
%
30
%
10
%
10
%
10
%
10
%
Actualmente se tiene un
grupo de personal en
proceso de capacitacin.
La empresa se est
acondiciona a las nuevas
disposiciones de manejo
de bases de datos
establecidas
por
la
reglamentacin Habbeas
Data.

6 implementacin y en adecuacin y
ajustes
0 capacitacin
1 Definido Informalmente, no est
documentado
2 se tiene documentado, pero no est
normalizado
7 en proceso de auditora
interna
8. en proceso de accin correctiva /
preventiva
3 preparacin de documentos/anlisis de
Informacin
4 Revisin de los documentos Revisin de la
informacin
5 Aprobacin de los documentos o la metodologa
por parte de la gerencia
9 para preauditoria
10 cierre de no
conformidades
CM: calf mxima; CO: calificacin obtenida; CLF: calif %de
avance; %: avance total
15

16

VALOR CORPORATIVO DE LA EMPRESA.
Liderazgo: Permitimos que nuestros empleados se sientan cmodos

en el desarrollo de sus actividades y brindamos a nuestros clientes productos de
excelente calidad.
Excelencia: Buscamos un continuo mejoramiento
Honestidad: Realizamos nuestras operaciones con transparencia y rectitud.
Responsabilidad: Somos una empresa con seria en consecuencia del
cumplimiento de nuestros deberes y derechos.
Respeto: Escuchamos, entendemos y valoramos al empleado y cliente, buscando
armona en las relaciones interpersonales, laborales y comerciales.
Confianza: Efectuamos lo prometido al ofrecer los mejores productos y servicios
a un precio justo y razonable donde cualquier persona pueda adquirir nuestros
productos.
Trabajo en Equipo: Con el aporte de todos los que intervienen en los diferentes
procesos, buscamos el logro de los objetivos organizacionales y de esta mera ser
una empresa exitosa y tener una larga vida en el mercado.
Razn de ser: Brindarle al consumidor un producto alto en vitaminas y minerales
que supla las necesidades diarias.
Existimos por la necesidad de ofrecer a nuestras familias una mejor calidad de
vida, y por ende apoyar las familias campesinas que viven del cultivo de la
guayaba.
17

Mejoramiento contino de la empresa.
Se estn aplicando la formacin de equipos de mejora del proceso, integrados por

miembros directivos de la empresa y de los trabajadores. Esto es de vital
importancia ya que se debe involucrar a la gente que forman parte de los
diferentes procesos para que le encuentren un propsito a su trabajo y minimizar
en la medida posible la resistencia al cambio que hace que las personas
busquemos razones vlidas o no para que estos no se produzcan. Esto requiere
humildad de parte de los directivos de la empresa, y de una mentalidad abierta por
parte de los trabajadores todos unidos por un mismo propsito que es el
mejoramiento continuo.
Beneficia a cada una de las personas que forman parte de la empresa como
directivos y trabajadores, tambin podramos decir que favorece a los pequeos
agricultores que cultivan la materia prima requerida para esta empresa como lo es
la Guayaba, ya que se les compra el producto en cualquier fecha del ao.
Este producto va dirigido a todo consumidor desde nios hasta personas de la
tercera edad ya que es un alimento con alta fuente de vitamina C, Fibra, Protena,
Minerales, Carbohidratos, Calcio, Fosforo, Hierra, Vitamina A y Vitamina B3.
Ayudando a suplir parte de lo requerido en la dieta diaria.
El cliente es parte fundamental para el funcionamiento de nuestra empresa, ya

que los flujos de dinero que recibimos por venta de nuestros productos hacen que
la empresa contine funcionando.
Razn de ser:
Brindarle al consumidor un producto alto en vitaminas y minerales que supla las
necesidades diarias.
Existimos por la necesidad de ofrecer a nuestras familias una mejor calidad de
vida, y por ende apoyar las familias campesinas que viven del cultivo de la
guayaba.
18

PLANEACIN ESTRATGICA DE LA EMPRESA

DOFA
Debilidades
*Somos una
mediana empresa
lo cual entorpece
un ingreso al
mercado nacional
*La planta fsica no
cuenta con el
espacio suficiente
para aumentar la
produccin.
*La trayectoria de la
empre es poca por
lo cual
sus productos no
son muy
reconocidos
*Los nuevos
productos tienden a
ser reacios apara
los clientes
*Por lo que somos
una mediana
empresa
no contamos con
los
recursos suficiente
s para implementar
tecnologa de punta
para los diferentes
procesos
Fortalezas
*Contamos con
asesores
capacitados
Oportunidades
*Existen diversos medios

en los cuales se puede
dar a conocer el producto.
*Aprovechamiento de los
mtodos artesanales, con
los cuales se viene
trabajando mientras se
adquiere nueva
tecnologa.
*La empresa en su corta
trayectoria ha tenido ha
tenido una imagen de
honestidad y
responsabilidad con los
clientes que han adquirido
sus productos.
Amenazas
*Las marcas que cuentan
con una posicin en el
mercado pueden opacar
nuestros productos.
*Los clientes pueden ser
fieles a las marcas con
larga trayectoria.
*Por ser una empresa
nueva el cliente no se
siente seguro de la
calidad de los productos.
*La competencia puede
estar utilizando
maquinaria de punta en
su proceso.
*La competencia vende
sus productos a
precios muy bajos
Debilidades Amenazas
Debilidades - Oportunidades
*Lograr contactar
inversionistas que estn
dispuestos a invertir para
la ampliacin de la fbrica.
*Hacer aprovechamiento
de los diferentes medios
electrnicos y dems
canales de comunicacin
para dar a conocer los
distintos productos.
*Realizar alianzas
estratgicas con
proveedores de
maquinaria de punta
19
*Implementar estrategias
para acaparar los clientes
que no tiene acceso a los
productos de marcas
reconocidas.
*Realizar muestras de los
diferentes
productos mediante eve
ntos pblicos.
*Proteger la calidad del
producto mediante
patente, mientras se va
posicionando en el
mercado.

dispuestos a
responder las
inquietudes de los
clientes
*El producto es
atractivo para el
cliente y el
consumidor
*Al ingresar al
mercado se llegara
a crear una
necesidad por parte
del cliente hacia
nuestros productos
*No se utilizan
agroqumicos para
su produccin
*El sector
econmico rular se
ve fortalecido ya
que es nuestro
principal proveedor
donde se permita unos

mejores precios.
Fortalezas - Oportunidades
*Impulsar la compra del

producto fortaleciendo
nuestra ventaja absoluta
Valor agregado
*Saturar al cliente por
medio de publicidad en sus
distintos medios ya
sea fsico o electrnico.
20
Fortalezas - Amenazas
*Lograr la captacin
masiva de los clientes
brindndole la
oportunidad de adquir el
producto de su
preferencia.
*Atraer al cliente
insatisfecho con
promociones, regalos,
premios e incentivos.
*Lograr el
posicionamiento en el
mercado con la
mayor comercializacin
en productos derivados
de la guayaba
imponiendo nuestra
diferencia.

MAPA DE PROCESOS DE LA EMPRESA GUAYABITA S.A.
Proceso Gerencial
Gestin de
Calidad
Proceso Misional
Compras
Produccin
Empacado
Comercializacin
Proceso de Apoyo
Gestin de Recursos
Humanos
21
Servicio al Cliente
Gestin Financiera
Satisfaccin del Cliente
Necesidades del Cliente
Direccionamiento
Estratgico

2.9 CARACTERIZACION DE PROCESO DE FABRICACION

Guayabita
S.A
FBRICA DE DULCES DE GUAYABA GUAYABITA S.A
CARACTERIZACION PROCESO DE FABRICACIN.
CDIGO: D-GC-02
FECHA DE ELABORACIN
13/11/2014
FECHA DE REVISIN
13/11/2014
VERSION: 0
DOCUMENTO
CONTROLADO
FIRMA:
FIRMA:
Elaboro: Ing. Sandro Puentes
Reviso: Milton Salamanca

Morales
Aprob: Milton Salamanca

Morales
Cargo: Director de Gestin de

Calidad.
Cargo: Gerente
Cargo: Gerente
FIRMA:
TIPO DE
DOCUMENTO
Responsable del proceso: Coordinador de Produccin

Objetivo del proceso: Verificar que todos los procedimientos de produccin se realicen de forma exitosa.
SALIDAS
22
CLIENTES

Proceso fabricacin.
PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
PLANEAR
Contactar
proveedores
Recepcin de
materia prima
Seleccin y
extraccin de frutos
defectuosos.
Materia prima
e insumos
para la
fabricacin del
dulce de
guayaba.
Personal
capacitado
para el
Coccin junto con
desempeo en
otros ingredientes
los diferentes
cargos,
Verificar que la
mezcla obtenida sea administrativos
y de
buena calidad.
produccin.
Vertimiento de la
mezcla obtenida en
moldes
Lavado de la fruta
Capacitar a cada uno de los empleados para que

puedan desempear sus labores de manera
adecuada.
Divulgar las bondades y beneficios de nuestros
productos.
HACER
Seleccin materia prima de la mejor calidad a
precios cmodos.
VERIFICAR
Cumplimiento en las entregas de los proveedores de
materia prima.
ACTUAR
Promover acciones preventivas y de mejora
Productos
Necesidades
derivados de del cliente.
la guayaba
terminados. Determinar
las
necesidades
Ejecutar
oferta y
estudio de los
pedidos
realizados
Oferta,
confirmacin
del pedido.
Solicitud de
informacin
sobre el
producto
Quejas
reclamos o
consultas
Atencin al
cliente.
Enfriamiento del
producto
Respuesta.
Empaque
Revisin del
23
RECURSOS (humanos, equipos,
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y software,

A DISTANCIA UNAD
Escuela de Ciencias Bsicas, Tecnologa
E Ingeniera
infraestructura,
financieros)
Humano
producto terminado.
Almacenamiento
Fsico: Equipo de seleccin del

fruto, lavado, calderas, moldes,
medios de transporte,
Infraestructura, telfono y
celulares.
Tecnolgicos: Computador
REQUISITOS A CUMPLIR
Normatividad legal vigente.
Norma ISO 9001:2008
numerales: 7- 7.1 7.2 - 7.3
INDICADORES
Buen desempeo en cada uno
de los procesos.
Caractersticas excelentes del
producto terminado.
DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Registro de ventas e
inventario de producto
terminado y en proceso.
24

software e internet.
25

GUAYABITA
S.A.
Control de
Registros
CODIGO:FV-GC-OO2
VERSIN: 001
FECHA
ELABORACIN:
21/10/2014
FECHA REVISIN:
10/11/2014
Pgina 1 de 3
DOCUMENTO
Firma:
Firma:
Firma:
CONTROLADO
Elaboro:
Reviso
Aprob:
Cargo:
Cargo:
Cargo:
1. PROPOSITO Y ALCANCE
Define los controles necesarios para la identificacin, almacenamiento,
proteccin, recuperacin, tiempo de permanencia y eliminacin de los registros
de calidad.
Controlar los registros generados por las Procesos de la empresa GUAYABITA
S.A. en la implementacin del Sistema Integrado de Gestin de Calidad.
El procedimiento inicia desde que se identifican los registros hasta que se define
su disposicin despus de la vigencia.
2. DEFINICIONES
Archivo Central: Unidad administrativa que agrupan documentos transferidos o
trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad, que siguen siendo
vigentes y objetos de consulta.
Archivo de Gestin: Rene la documentacin en trmite, sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa.
Disposicin Final de Registros: Se refiere a los procesos que se deben aplicar
una vez vencidos los trminos en los archivos de gestin y central.
Fases de Archivo: Trmino que hace referencia a las etapas que atraviesa el
documento en su ciclo de vida: Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico.
Listado Maestro de Registros: ndice utilizado para describir en forma ordenada
los registros.
Legibilidad: Los registros deben diligenciarse de manera clara, permitiendo
acceder a la informacin
Proteccin: asegurar la integridad de los registros durante todo su ciclo vital.
Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades
efectuadas o de los resultados alcanzados.
Tiempo de Retencin: Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos
deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se
asigna en la tabla de retencin documental, los tiempos de retencin estn
establecidos por trminos legales y/o polticas de la Institucin (ley 594 de 2000).
3. DISPOSICIONES GENERALES
Los Registros de Calidad debern establecerse y mantenerse para suministrar
pruebas de conformidad del Sistema de Calidad.
26

Los registros debern mantenerse legibles, identificables y recuperables. Deber

haber procedimientos para poder establecer el control para la identificacin, la
memorizacin, la proteccin y la recuperacin, y el tiempo de conservacin y
eliminacin de los datos relativos a la calidad.
El medio de almacenamiento puede ser digital o impreso.
Los registros preestablecidos por otras entidades o los que son generados por
sistemas de difcil modificacin, deben incluirse en el Listado Maestro, sin ser
necesario asignar un cdigo.
Por medio de Estudios de Unidades Documentales, el Archivo Central determina
tcnicamente el tiempo de retencin que el documento tendr en cada fase de
archivo.
La informacin que aparezca en el Listado Maestro debe coincidir con el manejo
del Registro en la Dependencia.
Los Directores de dependencia y Lderes de Procesos son responsables de
administrar sus registros, de actualizar el Listado Maestro de Registros, y velar
porque se cumplan los tiempos de retencin y la disposicin final establecida,
con el apoyo del rea tcnica de la Unidad de Archivo y Correspondencia.
4. DESCRIPCIN DEL PROCESO
4.1 DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
OFICIALIZACION DEL
DOCUMENTO
IDENTIFICACION DEL
REGISTRO
DILIGENCIAMIENTO
DELOS REGISTROS
ALMACENAMIENTO Y
ACCESO DE LOS REGISTROS
PROTECCION DE LOS
REGISTROS
27

RECUPERACION DE LOS
REGISTROS
TIEMPOS DE RETENCION
DE LOS REGISTROS
DISPOSICION GENERAL
DE LOS REGISTROS
FIN
5. DOCUMENTOS Y FORMATOS GENERADOS

CODIGO
DESCRIPCION
TIEMPO DE RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
ACTIVO
INACTIVO
GUAYABITA
S.A.
Control de
producto no
conforme
Firma:
Firma:
Elaboro:
Reviso
Cargo:
Cargo:
Firma:
Aprob:
Cargo:
UBICACIN
CODIGO:FV-GC-OO3
VERSIN:
FECHA
ELABORACIN:
21/10/2014
FECHA REVISIN:
10/11/2014
Pgina 1 de
DOCUMENTO
CONTROLADO
Este procedimiento tiene por objeto establecer las polticas, condiciones,

actividades, responsabilidades y controles para lograr un adecuado
tratamiento y control de los servicios o productos que no cumplen con los
requisitos establecidos en el Sistema Integrado de Gestin de la Calidad.
28

Este procedimiento aplica a los procesos misionales que hacen parte

integrante del Sistema Integrado de Gestin de la Calidad que estn
directamente relacionados con la satisfaccin de los clientes.
Los lineamientos establecidos en este procedimiento son aplicados por el
personal responsable del proceso, en el momento en que se detecten
servicios o productos que no cumplan con alguna de las caractersticas
especificadas, para su uso, proceso o entrega.
2. DEFINICIONES
ACCIN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)
causa(s) de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable.
ACCIN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)
causa(s) de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente
indeseable.
CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple
con los requisitos.
CLIENTE: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o
servicio.
CONCESIN: Autorizacin para utilizar o liberar un producto que no es
conforme con los requisitos especificados.
CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.
CONTROL DE LA CALIDAD: Parte de la gestin de la calidad orientada al
cumplimiento de los requisitos de la calidad.
CORRECCIN: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.
ESPECIFICACIN: Documento que establece requisitos.
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
PARTE INTERESADA: Organizacin, persona o grupo que tenga un inters en
el desempeo de una entidad.
PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que
interactan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada
en resultados.
PRODUCTO O SERVICIO: Resultado de un proceso o un conjunto de
procesos.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeadas.
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u
obligatoria.
RIESGO: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda
entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el
logro de sus objetivos.
SATISFACCIN DEL CLIENTE: Percepcin del cliente sobre el grado en que
se han cumplido sus requisitos y expectativas.
29

Este procedimiento se realiza para la aprobacin, revisin, actualizacin,

modificacin y distribucin de los documentos que hacen parte del manual de
calidad de la empresa. Inicia una vez se desea crear o actualizar un
documento y termina con la generalizacin del nuevo documento y la
anulacin de la versin obsoleta.
Guayabita S.A.
CONTROLDEDOCUMENTOS
CODIGO: P-GC-01VERSIN: F01/V-0

FECHAELABORACI
FECHAREVISIN:
N:18/11/2014
Pgina1 de 2
18/11/2014
Firma:
Elaboro:
Firm
a:
Firma
:
TIPODE
DOCUMENTO
Ing. Sandro
Apro
Puentes
b:
2. DEFINICIONESRevi
so
Cargo:
Milton
Milton
Salamanca
Director de
Salamanca
Morales
Documento.
Informacin
relevante para
el funcionamiento de la empresa.
gestin
de Calidad
Morales
(Papel, Medio Magntico, electrnico etc.)
Cargo:
Cargo:
Manual de Calidad. Documento que especifica el sistema de gestin de
Gerente
calidad de la empresa.
Gerente
Procedimiento. Forma para llevar a cabo una actividad o un proceso.
30

Creacin o modificacin de documentos referente a los diferentes

procesos de la empresa Guayabita S.A.
Aprobacin de los documentos que harn parte del manual de calidad
de la empresa Guayabita S.A. y que debern contar con la firma del
gerente.
Distribucin y divulgacin de los documentos a cargo del director de
gestin de calidad.
Anulacin de los documentos obsoletos que estarn a cargo del auxiliar
administrativo de la empresa.
Creacin o Modificacin de Documentos
Aprobacin de Documentos
Distribucin y Divulgacin de Documentos
Anulacin de Documentos
31

CODIGO
F-002
F-003
F-004
F-005
ID-001
DESCRIPCION
Listado de documentos internos
Listado de documentos externos
Solicitud de Creacin o modificacin de documentos
Listado de distribucin y divulgacin de documentos
Instructivo de creacin y elaboracin de documentos
GUAYABITA S.A. CODIGO:FV-GC-OO4

Auditoras Internas VERSIN:
FECHA
ELABORACIN:
21/10/2014
FECHA REVISIN:
10/11/2014
Pgina 1 de
DOCUMENTO
Firma:
Firma:
Firma:
CONTROLADO
Elaboro:
Reviso
Aprob:
Cargo:
Cargo:
Cargo:
Unificar los criterios y establecer los responsables y las actividades para realizar
Auditora Interna, conforme a las disposiciones legales vigentes.
Aplica para la realizacin de auditoras internas de procesos y auditorias de control
interno de la empresa GAYABITA S.A.
2. DEFINICIONES
32

Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de No Conformidades,

con el objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Estas acciones deben ser
apropiadas a los efectos de las No Conformidades encontradas.
Accin Preventiva: Acciones tomadas para eliminar las causas de No
Conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Estas acciones deben ser
apropiadas a los efectos de los problemas potenciales.
Auditado: Responsable de la Dependencia, proceso, documento, etc. objeto de
verificacin.
Evidencia: Registros, declaraciones de hecho, o cualquier informacin, que son
pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.
Hallazgo: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditoria recopilada,
frente a los criterios de auditora.
Papeles de Trabajo u Hoja de Verificacin: documento de trabajo que permite
estructurar la auditoria y desarrollar los procedimientos definidos. Sirve de gua
para determinar si las prcticas reales concuerdan con los procedimientos
establecidos y los requisitos y como soporte para realizar las entrevistas. All se
pueden realizar las pruebas y registrar los hallazgos y conclusiones, sirviendo de
base para la elaboracin del Informe de Auditora.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito establecido en las normas
aplicables por la empresa, o del Sistema de Gestin de Calidad, que no permiten
alcanzar los objetivos de calidad.
Observacin: Situacin que no implica incumplimiento de un requisito, pero que si
es tenida en cuenta puede llevar a mejoras en el desempeo de los Sistemas de
Control Interno o de Gestin, o eliminar situaciones de riesgo potencial.
Se evala la planta de auditores disponible en la empresa GAYABITA S.A.,
confirmando su disponibilidad para participar en el proceso.
En caso de identificar la necesidad de formar auditores, se realiza convocatoria
abierta a todo el personal y se realiza la formacin de auditores internos de
procesos para aquellos que no cumplan con las competencias.
Se elabora el Programa de Auditoras especificando:
Objetivo general y alcance.
Fechas y responsables de cada etapa de los ciclos.
Procesos, temas, auditados, auditores, objetivo especfico de la auditora,
muestra recomendada y mtodo de auditora recomendado.
Algunos criterios a tener en cuenta para hacer el programa de auditora son:
riesgos de los procesos, resultados de auditoras previas, resultados del
desempeo de los procesos, cambios en los procesos, diseo de nuevos
procesos, implementacin de nuevas metodologas y solicitudes particulares.
Se realiza reunin con los auditores y auditados para socializar el programa de
auditoras y dar las instrucciones para su adecuado desarrollo.
La reunin se puede realizar de forma grupal o individual.
Se enva a cada equipo de auditores el programa de auditora especfico.
El auditor debe conocer el proceso a auditar y estudiar la informacin necesaria
para la realizacin de la auditora, esta informacin puede ser: Normas ISO,
33

procedimientos, formatos asociados y documentos generales del SGC, as como

los lineamientos institucionales.
Se diligencia el Plan de Auditora asignando los tiempos segn la metodologa y
personas a entrevistar y se enva al responsable del proceso a auditar y al
administrador de la auditora, como mnimo con una semana de anticipacin.
Se ejecuta la auditora segn los siguientes mtodos de auditora.
Se revisan y clasifican los hallazgos y la informacin recopilada durante la
auditora y se redactan de forma objetiva, clara y precisa.
Teniendo en cuenta esta informacin se define el nivel de cultura y de conformidad
del proceso, para as identificar el nivel de madurez en que se encuentra y poder
enfocar las acciones de mejora.
Se define con base en el informe de auditora las acciones a emprender para
resolver las no conformidades y aspectos por mejorar a partir del anlisis de sus
causas y dando cumplimiento a los plazos establecidos en el programa de
auditoras.
Se realiza seguimiento a los planes de accin de las auditoras para verificar que
se estn llevando a cabo y estn siendo eficaces al eliminar la no conformidad o
prevenir el riesgo del aspecto por mejorar.
Se realiza seguimiento a los planes de accin de las auditoras para verificar que
se estn llevando a cabo y estn siendo eficaces al eliminar la no conformidad o
prevenir el riesgo del aspecto por mejorar.
Se elabora un informe que consolide todos los resultados por ciclo de auditora y
programa de auditora.
Utilizando los diferentes medios de comunicacin de la empresa, de se divulgan
los resultados de los ciclos de auditora y las mejoras desarrolladas.
34


CODIGO
DESCRIPCIO
N
TIEMPO DE RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
ACTIVO
INACTIV
O
35
UBICACIN

GAYABITA
S.A.
Acciones
correctivas y
preventivas
CODIGO:FV-GC-OO5
VERSIN:
FECHA
ELABORACIN:
21/10/2014
FECHA REVISIN:
10/11/2014
Pgina 1 de
DOCUMENTO
Firma:
Firma:
Firma:
CONTROLADO
Elaboro:
Reviso
Aprob:
Cargo:
Cargo:
Cargo:
Este procedimiento tiene por objeto establecer las polticas o condiciones,
actividades, responsabilidades y controles para lograr elaboracin, ejecucin,
seguimiento y cierre de las acciones preventivas y correctivas, que permitan
eliminar las causas de no conformidades reales y potenciales que puedan afectar
la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema integrado de Gestin de la
Calidad.
Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestin de la Calidad y
cubre desde la deteccin de una no conformidad real o potencial hasta la
aplicacin de las acciones necesarias para evitar su ocurrencia o que ocurra.
2. DEFINICIONES
ACCIN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)
causa(s) de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable.
ACCIN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)
causa(s) de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente
indeseable.
ALTA DIRECCIN: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms
alto nivel una entidad.
CORRECCIN: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.
MEJORA CONTINUA: Accin permanente realizada con el fin de aumentar la
capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo.
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
RIESGO: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda
entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el
logro de sus objetivos.
La planificacin de las acciones correctivas y preventivas y de mejora incluye la
36

evaluacin de la importancia de los problemas, y se hace en trminos del

impacto potencial en aspectos tales como costos de operacin, costos de no
conformidad (Incumplimiento de un requisito), desempeo del servicio, seguridad
de funcionamiento y satisfaccin del cliente y de otras partes interesadas. En
este proceso se enfatiza la eficacia y eficiencia de los procesos cuando se toman
las acciones, y estas deben estar enfocadas a eliminar las causas de las no
conformidades para evitar que vuelvan a suceder.
Todos los funcionarios de la Universidad del Atlntico pueden identificar la
necesidad de crear acciones correctivas o preventivas y de mejora.
Todas las no conformidades reales o potenciales son originadas por causas.
Para la identificacin de la(s) causas(s) de no conformidades reales o
potenciales se pueden utilizar diferentes
herramientas estadsticas tales como:
Lluvia de Ideas
Espina de Pescado
Histogramas
Los tres por qu?
Entre otras
Todas las Acciones Preventivas Correctivas deben registrarse en el Formato
de Accin Correctiva, Preventiva y de Mejora teniendo en cuenta lo siguiente:
* Descripcin del aspecto por mejorar o de la no conformidad: Indicar el
incumplimiento real o potencial de un requisito en cualquier proceso.
* Causas que originan la no conformidad real o potencial: Indicar las causas ms
probables que estn ocasionando que la no conformidad real o potencial se
presente o se pueda presentar.
* Plan de accin: Indicar las tareas o acciones que permitirn eliminar las causas
identificadas, asignando los responsables y las fechas de compromiso.
* Seguimiento a los resultados obtenidos: Indicar el seguimiento realizado con
base en el plan de accin propuesto para la solucin de la posible no
conformidad, es decir, registrar cules son las evidencias que se encuentran de
la ejecucin del plan de accin.
* Cierre de la solicitud de accin: Revisar (es decir, evaluar la conveniencia,
adecuacin y eficacia) la Solicitud de Accin Preventiva- Correctiva, segn los
resultados del seguimiento, dejando registro de los resultados de la mejora
implementada o de la eliminacin de las causas de la no conformidad en el
Formato de Solicitud de Accin Preventiva Correctiva y de mejora en la parte
de cierre de solicitud.
37

38


CODIGO
DESCRIPCION
TIEMPO DE RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
ACTIVO
INACTIVO
39
UBICACIN

CONCLUSIONES.
Con la realizacin de este trabajo se ampliaron conocimientos en cuanto a los
temas tratados en esta unidad de aprendizaje, ya que se nos permiti aplicar las
diferentes estrategias, valores, organigrama y procesos en la empresa que
tomamos para trabajar. Pudimos conocer ms la relevancia que tiene la calidad
para el proceso de creacin de productos en las empresas, teniendo en cuenta de
es de aqu que depende el xito que esta tenga y su posicionamiento en el
mercado.
40

BIBLIOGRAFA.
FLREZ SEPULVEDA, Nelson. Modulo Gestin De Calidad. Bogota: (julio de

2009).
RUEDA, lvaro. Mdulo Control De Calidad. Bogot: (septiembre de2010)
http://es.wikipedia.org/wiki/Muestreo_estratificado.
http://suite101.net/article/7-herramientas-estadisticas-de-gestion-de-la-calidada18580#.U_QM-vl5NIg
http://www.empresamia.com/crear-empresa/fortalecer/item/811-que-es-un-analisisdofa
http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Organigrama&oldid=77423918 .
41

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Escuela de Ciencias Bsicas, Tecnologa E Ingeniera

TRABAJO COLABORATIVO No.1

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UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

Objeto y alcance ............................................................................................ 4

Alcance del sistema de Gestin de Calidad ................................................. 5

Presentacin y uso del manual ..................................................................... 6

Control del manual ........................................................................................ 7

1.4.1. Revisin y aprobacin ................................................................................... 8

Exclusiones del sistema de gestin de calidad ........................................... 11

Ambiente de trabajo .................................................................................... 14

Estructura organizacional ............................................................................ 16

Direccionamiento estratgico ...................................................................... 17

Requisitos de los clientes ............................................................................ 18

Referencia Normativa .................................................................................. 19

Mapa de procesos ....................................................................................... 20

Documentacin del sistema de gestin de calidad ...................................... 21

2.10. Mecanismos de comunicacin .................................................................... 22

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

GUAYABITA S.A. es una empresa dedicada a la produccin y distribucin

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

1. GESTION DEL MANUAL

Objeto y alcance: el objetivo principal de esta empresa es llegar a ser lder

Alcance del sistema de gestin de calidad: el alcance planteado para el

Presentacin y uso del manual: El presente manual tiene por objeto

Para su elaboracin se han tenido en cuenta los requisitos establecidos en

Control del manual: el presente manual de calidad fue elaborado teniendo

1.4.1. Revisin y aprobacin: el presente manual de calidad para el proceso de

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

1.4.2. Distribucin y control de copias: una vez aprobado el manual de calidad, la

Exclusiones del sistema de gestin de calidad:

Debido a la naturaleza de los servicios que presta la empresa Guayabita S.A.S,

2.2 ambiente de trabajo

Buen clima laboral

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Teniendo en cuenta que un cliente es la persona o empresa receptora de

2.4 Estructura organizacional

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2.5. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO:

Productos Guayabita S.A.

Empresa Lder en produccin y distribucin de productos

Productos Guayabita S.A. es una empresa lder en producir

Expandir el mercado comercial de la empresa ms all del

Nuestra poltica De Calidad en Productos Guayabita S.A.

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

seguridad de los colaboradores.

Ofrecer productos de mxima calidad

Satisfacer las necesidades de los clientes en

Mejorar continuamente los procesos y capacitar al

Cuidar el medio ambiente

Velar por el funcionamiento y bienestar de la

2.6 REQUISITOS DE LOS CLIENTES

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

DIAGNSTICO DE LA EMPRESA GUAYABITA S.A

Productos Guayabita S.A.

4.2.2 manual de calidad

4.2.3 control de los documentos

4.2.4 control de los registros

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revisin por la direccin

provisin de los recursos