EVIDENCIA DE APRENDIZAJE EN GESTION DOCUMENTAL

NOMBRE ___________________________________________________
Los lineamientos que establece la normatividad archivistica para organizar los fondos documentales en las entidades, tiene como ventajas la
elaboracin y aplicacin de herramientas archivisticas tales como las tablas de retencion y valoracin documental, las cuales permiten identificar y
conformar agrupaciones documenetales que deben ser organizadas y valoradas archivisticamente, con el objetivo de velar por la proteccin y
conservacin del patrimonio documental institucional.
1.Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. Complete y diga las caractersticas de cada etapa o fase de archivo segn el caso:
A. Gestin _______________________________________________________________________________________________
A. Central ________________________________________________________________________________________________
A.Historico_______________________________________________________________________________________________
Marque con una X la respuesta correcta.
2.La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado.
a. Ley 80 de 1989
b. Ley 594 de 2000 c. Ley 527 de 1999
d. Ley 594 de 2002
3.El siguiente Acuerdo, establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que
cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental.
a. Acuerdo 02 de 2004 b. Acuerdo 42 de 2002 c. Acuerdo 02 de 2014 d. Acuerdo 04 de 2013
4. El siguiente Acuerdo, establecen los lineamientos bsicos para la organizacin de fondos acumulados
a. Acuerdo 42 de 2002 b. Acuerdo 02 de 2014 c. Acuerdo 02 de 2004 d. Acuerdo 04 de 2013
Segn la Guia para la organizacin de F.D.A , Manual para la organizacin de F.D.A y el Acuerdo 02 de 2004, realice las siguientes actividades:
5.Exponga los pasos (metologia ) para la elaboracion de la tabla de valoracion documental .
6.Exponga los pasos tecnicos archivisticos para la organizacin del F.D.A .
7.El principio que permite identificar los creadores y productores de los documentos es:
a. Principio de Orden Original b. Principio de Origen. C. Principio de Fondo Documental

d. Principio de procedencia

8. Las etapas que cumple un documento a lo largo de su vida til se denomina?

a. Prescripcin del documento
b. Ciclo vital del documento
c. Vigencia del documento
9. Cuando hablamos del conjunto de documentos producidos por una entidad, nos referimos a:
a. Archivo Administrativo

b- Fondo Documental

c- Archivo de Gestin

d- Archivo Central

10. El respeto al principio de Orden Original busca:

a.

b.
c.

Adoptar las directrices establecidas por el Archivo General de la Nacin relacionadas con la digitalizacin certificada o con valor
probatorio. Dicho proceso deber estar autorizado por el Comit Institucional.
Mantener la integridad del expediente durante todo su ciclo de vida, que refleje fielmente la secuencia y orden como fueron
tramitados los documentos y el expediente mismo; y debe aplicarse a todos los expedientes de una entidad.
Rene de manera orgnica los documentos que se producen o reciben en desarrollo de la actuacin natural teniendo en cuena la
procedenia del documento base de la organizacin archivstica.

11. Los pasos secuenciales para el proceso de organizacin de archivos son:

a. Ordenacin, clasificacin, descripcin b. Clasificacin, descripcin, ordenacin c. Clasificacin, ordenacin, descripcin
descripcin, clasificacin.

d. Ordenacin,

12. El mtodo grfico para la planeacin y control en la que un proyecto que se divide en distintas actividades y se realizan estimaciones acerca
de cunto tiempo requiere cada una de ellas, as como el total de tiempo necesario para terminar el proyecto totalmente, se refiere a .
a. Inventario Documental b. Cronograma de Gantt c. Cuadro de clasificacin.
13. La debida aplicacin de las TRD y las TVD da como resultado las transferencias documentales. Las Transferencias documentales Secundaria
son:
a.Es el traslado de documentos del archivo central (o intermedio) al permanente ( o historico ). Estas transferencias concluyen los procesos de
valoracion secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la proteccion de los documentos con valor social (cultural e histrico ).
b.Remisin de los documentos del archivo de gestin al central, y de ste al histrico, de conformidad con las tablas de retencin.
Es el traslado de documentos por parte de la empresa de mensajeria

c.Son los traslados de documentos del archivo de gestion ( o de oficina ) al central ( o intermedio ), sin alteracion de sus propiedades, para su
conservacion precaucional y cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el proceso de atencion de tramites.

Conteste Falso (F) o Verdadero (V) Segn el caso:

14. __ El archivo semiactivo es el mismo intermedio o central?
15.__ El Inventario documental es el instrumento de recuperacin de informacin que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de
un fondo documental ?
16.__La Microfilmacin es la tcnica que permite registrar fotogrficamente documentos como pequeas imgenes en pelcula de alta resolucin?
17. __ El diagnostico documental permite tener una visin integral archivstica de la situacin real del fondo documental. ?
18. Diligencie el rotulo con la siguiente informacin :

ESTRUCTURA ORGANICA - SENA

PRESIDENCIA

JURIDICA

FONDO DOCUMENTAL_________________________________________

CONCEPTOS
Conceptos
Juridicos

SECCIN

_________________________________________________

SUBSECCIN (oficina productora)_________________________________

SERIE DOCUMENTAL
___________________________________________
SUBSERIE ____________________________________________________
FECHAS EXTREMAS: DE 15 / 01 / 2000 A 20 / 12 /2000
FOLIOS: 1- 200
N DE CARPETA ____ N DE CAJA

Marque con una X la respuesta correcta.

17. En los fondos acumulados existen documentos que an poseen valores primarios, que interesan a la institucin y a los involucrados en el
asunto, es decir, que no han finalizado su vigencia ni el plazo precaucional; a estos se les debe asignar el tiempo de retencin en el Archivo
Central y la disposicin final una vez haya finalizado el ciclo vital. Como valores primarios se consideran todos aquellos que interesan a la
administracin tales como:
A. Jurdicos, legales, cientficos, fiscales y contables
B. Administrativos, legales, fiscales tcnicos y contables.
C. Jurdicos, histricos, culturales e institucionales.
D. Administrativos, histricos, cientficos y culturales.
18. En el diligenciamiento del inventario documental segn ACUERDO 02 DE 2014, en el artculo 13, expone: sobre el respeto del principio de
orden original. En la ordenacin interna de los documentos que conforman un expediente se debe respetar el principio de orden original, tanto en
la etapa de tramitacin como en las dems fases del archivo..
19. Las fechas extremas a tener en cuenta para efecto de la ordenacin, se tomaran de :
El documento mas antiguo de produccion y el mas reciente segn tramite.
El documento mas reciente de produccion y el mas antiguo segn tramite.
El documento mas antiguo segn el orden original y el documento con la fecha mas reciente que genero el tramite del documento.
Todos los anteriores
20. Las etapas establecidas en el Acuerdo 02 de 2004 con respecto para la elaboracin de la TVD en una entidad en su respectivo orden son:
a. Clasificacin, ordenacin, descripcin y anlisis
b. Compilacin de la informacin, diagnostico, plan de trabajo y valoracin
c. Compilacin de la informacin, plan de trabajo, diagnostico y cuadro de clasificacin
d. Eliminacin, depuracin, valoracin, seleccin
e. Ninguno de los anteriores
21. La organizacin y foliacin de expedientes con series documentales complejas se realizara:
a . De manera consecutiva de 1 hasta (n) independientemente de las carpetas que conforman el expediente.
b. La foliacin se ejecutar de forma tal que la segunda carpeta ser la continuacin de la primera.
c. Los expedientes que estn conformados por ms de una carpeta, debern tener la indicacin as por ejemplo. Un contrato que se componga
por tres carpetas deber identificarse como carpeta 1/3; carpeta 2/3 y carpeta 3/3.
d. Todos los anteriores.
22. La foliacin de Impresos, Manuales, Boletines, que hagan parte del expediente, se numerarn:
a . De manera consecutiva de 1 hasta el numero total de folios del Impreso, Manual, Boletin.
b. La foliacin se ejecutar como un solo folio y en el rea de notas del inventario, se debe dejar constancia de ttulo, ao y nmero total de
pginas.
c. La foliacin se ejecutar sin tener en cuenta el impreso, Manual, Boletin y se continuara de manera consecutiva de 1 hasta el nmero total de
folios, pero en el rea de notas del inventario, se debe dejar constancia de ttulo, ao y nmero total de pginas del Impreso, Manual, Boletin.
ACTIVIDAD.
23. Realice la TVD, la estructura organica y el Cuadro de Clasificacion correspondiente a un unico periodo de La Superintendencia, la cual ejercer
la funcin de controlar, inspeccionar y vigilar a las entidades en cumplimiento de tal mandato, las funciones de la de Servicios Pblicos que
fueron establecidas en el artculo 79 de la Ley 142 de 1994 (modificada por la Ley 689 de 2001), tendr la siguiente estructura orgnica:
1 Despacho del Superintendente:
2 Oficina de Planeacin y Desarrollo
3.Secretaria General
3.1 Oficina Jurdica
4 Direccion Adminitrativa
4.1 Subdireccion de Talento Humano
5 Oficina de Control Interno
6 Oficina de Divulgacin y Comunicaciones

FORMATO DE INVENTARIO DOOCUMENTAL FUID

24.
OFICINA PRODUCTORA

CODIGO

2
2

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO

TITULO DE LA UNIDAD DOCUMENTAL

AZ

INICIAL

FINAL

Plan de accion del 97

CAR

28/01/1997

23/01/1998

Plan indicativo anual

10/02/1999

22/05/1999

Consecutivo 001-264

05/01/1998

01/09/1998

Correspondencia recibida contribuciones

25/08/1995

20/12/1995

Memorandos despachado internos oficio de planeacin y control

15/05/1995

29/09/1995

Conceptos juridicos

06/11/1996

06/11/1996

Manual de funciones y requisitos

22/01/1996

19/04/1996

Proyectos de inversion 97

20/11/1995

12/12/1997

Auditorias externas

10/12/1999

13/07/1999

Programas de inversion

Xi

22/01/1996

19/04/1996

Auditorias

Xi

25/08/1995

20/12/1995

Con base en las series y asuntos relacionados en el inventario documental, elaborar la TVD de la entidad y oficina en referencia.

Tiempo de
Retencin Archivo
Central

Series, Subseries o Contenido de la documentacin

CT

Disposicin Final
E
M

Procedimiento

Procedimiento

INVENTARIO OFICINA DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE CONTROL INTERNO
Series, Subseries o Contenido de la documentacin

OFICINA PRODUCTORA

CODIGO

OFICINA DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE CONTROL INTERNO

5
5

OFICINA DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Tiempo de
Retencin Archivo
Central

CT

TITULO DE LA UNIDAD DOCUMENTAL

Disposicin Final
E
M

CAR

Plan de Auditorias
Plan de Accin

AZ

INICIAL

FINAL

28/01/1997

23/01/1998

10/02/1999

22/05/1999

Correspondencia recibida contribuciones

25/08/1995

20/12/1995

Plan de Auditorias

06/11/1996

06/11/1996

Comit de Control Interno

22/01/1996

19/04/1996

Informes a la Contraloria

20/11/1995

12/12/1997

Auditorias

10/12/1999

13/07/1999

Programas de inversion

Xi

22/01/1996

19/04/1996

Auditorias

Xi

25/08/1995

20/12/1995