Alfonso Carrillo Vsquez Luis Rojas Valenzuela

ES POSIBLE VIRTUALIZAR LOS SERVICIOS UNIVERSITARIOS?

LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS PARA UNA e-SECRETARA
IS IT POSIBLE TO DIGITIZE UNIVERSITARY SERVICES? STRATEGIC GUIDELINES
FOR AN e -SECRETARIAT

Alfonso Carrillo Vsquez

Lus Rojas Valenzuela**
Universidad Nacional Experimental Politcnica
Antonio Jos de Sucre
Aceptado 30-04-08

Recibido 06-02-08

RESUMEN

ABSTRACT

El presente artculo de naturaleza documental se

reflexiona en torno a la configuracin de lineamientos
que permitan la incorporacin de servicios estratgicos
en una propuesta de e-secretaria o Secretara virtual
para la UNEXPO. En la revisin referencial se plantea
que introduccin y desarrollo de las Tecnologas de la
Informacin y la Comunicacin (TIC) enfrentan al
mundo educativo universitario a nuevos retos de crucial
como resultado en la gestacin y desarrollo de los
campus virtuales universitarios. No obstante, los
procesos vinculados a la gestin de funciones y
servicios relacionados a las Secretaras todava
presentan serias limitaciones. Desde la perspectiva de
gobierno electrnico
se presentan lineamientos
estratgicos para una secretaria virtual o e-secretara
vinculados con las reas acadmico-administrativas de
la vida universitaria tales como: Asistencia al Consejo
Universitario,Actualizacin permanente del portal de la
Secretara,Archivo Central, Control de Estudios y
Proceso Nacional de Admisin de la UNEXPO. Se
concluye que la configuracin de una e-secretara
constituye una estrategia de innovacin y
modernizacin de los procesos de gestin de apoyo a la
docencia, investigacin y extensin de cara a la
consolidacin institucional de la calidad, pertinencia y
excelencia en el sistema de Educacin Superior

The present study shows, on one hand, the process of

reviewing and advanced documentary analysis of
virtual secretariat or e-secretariat, as the introduction
and development of Information Technologies and
Communication Technologies (ICT) proposes
challenges of crucial importance to the educational
university world. Consequently, many processes
related to teaching and research have achieved a
remarkable progress, which has resulted in gestation
and development of virtual university campus.
However, the processes involved in the management
of functions and services related to the secretariats
still faces serious limitations. Moreover, the
experience accumulated in the daily exercise of the
Secretariat of the National Experimental University
"Antonio Jos de Sucre" (UNEXPO) permits to
structure logical and coherent proposal formed by a
series
of
strategic
services.
Keywords: Virtual Secretariat,
university management.

e-government,

Descriptores: Secretara virtual, gobierno electrnico,

gestin universitaria.

Profesor en Educacin Industrial. Mg.Sc. en Andragogia. Docente Asociado en la Seccin de Ciencias Grficas
en la UNEXPO Barquisimeto. Doctorando en Educacin . PPI, nivel I. alfonsocarrillo@cantv.net.
** Profesor de Educacin Industrial, mencin Artes Industriales. Mg.Sc. en Administracin Educativa. Docente
Titular de la Seccin de Ciencias Grficas de la UNEXPO Barquisimeto.

Educare. Volumen 12 N 2, Mayo Agosto 2008. ISSN: 1316-6212

ES POSIBLE VIRTUALIZAR LOS SERVICIOS UNIVERSITARIOS? LINEAMIENTOS ESTRATGICOS PARA UNA e-SECRETARA

INTRODUCCIN
La incorporacin de las TIC a la sociedad actual y concretamente en las instituciones
de Educacin superior ha originado diversos escenarios recogidos por Aviran (citado por
Marqus, 2000) y presentados de la siguientes manera: a) escenario tecncrata, las
instituciones se adaptan realizando simplemente pequeos ajustes: en primer lugar la
introduccin de la alfabetizacin digital de los estudiantes en el currculum, para que
utilicen las TIC como instrumento para mejorar la productividad en el proceso de la
informacin (aprender sobre las TIC) y progresivamente en la utilizacin de las TIC como
fuente de informacin y de materiales didcticos (aprender de las TIC); b) escenario
reformista, se dan los tres niveles de integracin de las TIC, los dos anteriores (aprender
sobre las TIC y aprender de las TIC) y adems se aaden a las prcticas docentes nuevos
mtodos de enseanza-aprendizaje constructivistas que completan el uso de las TIC como
instrumento cognitivo (aprender con las TIC) y para la realizacin de actividades
interdisciplinarias y colaborativas y c) escenario holstico, los centros llevan a cabo una
profunda reestructuracin de todos sus elementos.
En atencin a estos nuevos escenarios reformistas y holsticos, las universidades se
deben dotar de formas organizativas y de gestin pensadas para el uso intensivo de las TIC y
ms especficamente para su funcionamiento en el escenario virtual. En tal sentido, en el
presente artculo de naturaleza documental se reflexiona en torno a la configuracin de
lineamientos que permitan la incorporacin de servicios estratgicos en una propuesta de esecretaria o Secretara virtual para la UNEXPO.
Se inicia con una precisin de los elementos intervinientes en la e-secretaria, as como
los servicios estratgicos que ella puede ofrecer a la comunidad universitaria, con altos
niveles de eficiencia, efectividad y confiabilidad. Adems, se exponen algunas experiencias
de e-secretaria a nivel internacional y nacional, as como los esfuerzos adelantados para
operacionalizar una e-secretara para la UNEXPO; luego se pasa a describir algunos
servicios estratgicos que bien pudiera ofrecer dicha e-secretaria.

E-SECRETARA Y SERVICIOS ESTRATGICOS:

PUNTUALIZACIONES TERICAS.
Este trabajo se desarrolla sobre dos vertientes importantes, una relacionada al nuevo
vocablo e-secretara, producto del entramado de la cibercultura, la sociedad de la
informacin y del conocimiento, que se encuentra asociado a la ciberconexin, la inclusin

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y el ejercicio de la ciudadana; y la otra, atinente a los servicios estratgicos, que se

visualizan como productos intangibles que conceden valor a los consumidores al ser
producidos. As, se considera perentorio formular apreciaciones tericas sobre estos dos
aspectos a fin de garantizar una perfecta interpretacin de los planteamientos.

E-SECRETARA.
El Instituto Internacional de la UNESCO para la Educacin Superior en Amrica
Latina y el Caribe (IESALC-UNESCO) (2008), en la Conferencia Regional de Educacin
Superior de Amrica Latina y el Caribe (CRES), plantea que la Educacin Superior es un
derecho humano y un bien pblico social y se reconoce el avance que han tenido los pases
de la regin hacia una sociedad que busca cambios profundos, pero advierte que faltan
transformaciones de fondo en las bases que sustentan el desarrollo de las sociedades, entre
las cuales, una de las ms importantes, es la educacin y en particular la Educacin
Superior.
La misma conferencia en el aspecto sobre Cobertura y modelos educativos e
institucionales plantea que las instituciones de Educacin Superior de la regin necesitan y
merecen mejores formas de gobierno, capaces de responder a las transformaciones
demandadas por los contextos internos y externos. Eso exige la profesionalizacin de los
directivos y una vinculacin clara entre la misin y propsitos de la institucin y los
instrumentos de gestin.
En esta lnea de pensamiento, algunas universidades se han visto dinamizadas por
procesos de reingeniera con la finalidad de reconstruir y adaptar sus entes estructurales, con
la finalidad de ponerlos en sintona con la nueva sociedad de la informacin y del
conocimiento sobre la base de las TIC, y as configurar un escenario que permita articular,
de forma creativa y sustentable, su compromiso social con la comunidad a la que responde.
Es por ello que la introduccin y desarrollo de las TIC plantean nuevos retos de crucial
relevancia al mundo educativo universitario que obligan a asumir y decidir una diversidad
de respuestas y alternativas.
Las respuestas a estos desafos se han venido gestando en los ltimos 10 o 15 aos, y
en la actualidad se puede evidenciar que la expresin y los perfiles de la universidad han
cambiado considerablemente. As, es posible visualizar en las pginas web universitarias
los diferentes esfuerzos en la introduccin de la dimensin de virtualidad e interactividad de
los diferentes procesos implcitos en el ser y hacer acadmico y de gestin, lo que ha
desembocado en la aparicin de la universidad virtual.

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Segn la UNESCO (1998) el concepto de universidad virtual ayuda a responder a los

desafos que han de enfrentar los universitarios, supone la utilizacin de las TIC y una
combinacin en "justa proporcin" de las diferentes herramientas tecnolgicas con miras a
un cambio radical de la ecuacin del costo de la educacin. Igualmente Silvio (1998) al
referirse a las universidades plantea que la virtualizacin (parcial o total) de estas
organizaciones, puede ser un factor transformador de sus estructuras y funciones, un
instrumento para mejorar su cobertura, calidad, pertinencia, equidad de acceso y una manera
de construir una nueva identidad en la sociedad del conocimiento. De all que, virtualizar la
universidad es sobre todo virtualizar sus espacios funcionales, esto es, disponer sectores del
ciberespacio para apoyar o sustituir tecnolgicamente las actividades acadmicas y
administrativas realizadas fsicamente en los espacios tradicionales, de modo que su
virtualidad, en los trminos arriba descritos, se potencie.
Sin embargo, la virtualizacin de la universidad va ms all de los procesos enseanzaaprendizaje, por lo que es necesario transformar los modos de funcionalidad de los procesos
universitarios implcitos en los actos de docencia, investigacin y extensin, as como la
capacidad y pertinencia de respuesta de tales funciones. Por ello, a decir de Piero, Carrillo
y Garca (2007a) al igual que cualquier otra organizacin educativa, las instituciones
educativas virtuales deben gestionar tanto los procesos que afectan a los estudiantes
(organizacin acadmica) como los que afectan a los docentes (administracin de los
profesores-facilitadores) y a los servicios acadmico-administrativos (administraciones de
los entornos virtuales de aprendizaje), previendo siempre que el tipo de gestin no
sea ms de lo mismo de los sistemas presenciales.
Algunas universidades en Venezuela estn realizando serios esfuerzos en la
incorporacin de la dimensin de virtualizacin no slo en los procesos acadmicos
pedaggicos (cursos de enseanza virtual), sino otros procesos vinculados con la gestin de
ciertas funciones vinculadas con la prestacin de servicios administrativos a los usuarios. Es
el caso de las Secretaras universitarias.
En atencin a esto, y centrando la atencin en la UNEXPO, especficamente en la
Secretara, puede afirmarse sobre la base de su Reglamento General (1994), que es una
dependencia de nivel rectoral que est llamada a cumplir con una serie de procesos y
trmites administrativos al:
-

Ejercer la Secretara del Consejo Universitario y dar a conocer sus

resoluciones.

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Refrendar la firma del Rector en los ttulos, diplomas, decretos y

resoluciones, expedidas por la Universidad.

el producto de la accin, mas no con un proceso de creacin, como en produccin o

fabricacin.

Expedir y certificar los documentos emanados de la Universidad.

Ejercer la custodia del archivo general de la Universidad.

Publicar la Gaceta Universitaria, rgano trimestral que informar a la

comunidad universitaria las resoluciones de los organismos directivos de
la institucin.

Para Hodge, Anthony y Gales (2003), los servicios son ofertas intangibles de valor que
no tienen una forma fsica y que son proporcionados para el cliente, as pues, los servicios
son de gran impacto a los consumidores por la interaccin directa entre la empresa
prestadora de servicio y el cliente.

Como puede deducirse, la Secretara es una dependencia que atiende mltiples

trmites y procesos administrativos de gran importancia para la vida intra y extra
universitaria, los cuales se han venido realizando de una manera tradicional y se requiere
hacerlos ms expeditos a travs del uso de las TIC, as se estara acatando los sealamientos
de la Ley sobre Simplificacin de Trmites Administrativos (1999), cuya intencionalidad es
racionalizar los procedimientos que realizan los particulares ante la Administracin Pblica,
en este caso la universidad, mejorar su eficacia, pertinencia y utilidad y optimizar las
relaciones de sta con los ciudadanos. Adems, puede realizarse
mediante la Internet y cualquiera de sus servicios con lo que se estara dando
cumplimiento al Decreto No 825 (2000), en el que se Declara el acceso y el uso de Internet
como poltica prioritaria para el desarrollo cultural, econmico, social y poltico de la
Repblica Bolivariana de Venezuela, o bien, al disear sistemas informatizados sobre la
plataforma de software libre y cumplir el mandato del Decreto No 3.390 (2004), relacionado
con el Uso y desarrollo de Software Libre en la Administracin Pblica Nacional.
Desde esta perspectiva, para los autores de este trabajo, la e-secretara de la
UNEXPO se visualiza como un ente universitario de nivel rectoral, que desarrolla sus
funciones sobre el uso de las TIC y e-gobierno con la intencionalidad de simplificar todos
los procesos que le son inherentes y aproximar sus servicios estratgicos a los alumnos,
docentes, comunidad universitaria en general e instituciones pblicas o privadas.

SERVICIOS ESTRATGICOS
En primer trmino es necesario apuntar, que existe una diferencia entre produccin o
fabricacin y servicio; la primera se refiere a la creacin de productos, es decir, incluye una
nocin de proceso, mientras que servicio, del latn servitium significa esclavitud y tiene
asociada slo las nociones de servir y servicio las cuales tienen que ver con la accin y

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En este orden de ideas, los mismos autores plantean que existe una diferencia entre
tecnologa de produccin o fabricacin y de servicio, que puede entenderse fcilmente a
travs de cinco dimensiones:
1. Tangibilidad: A medida que se pasa de una tecnologa de produccin o fabricacin
pura a una tecnologa de servicios pura, el grado de intangibilidad crece, de manera que
con servicios puros no hay output tangible o concreto.
2. Estandarizacin: Los servicios tienden a estar menos estandarizados y ms
adaptados a las necesidades del cliente que las tecnologas de fabricacin.
3. Participacin del cliente: Los servicios involucran directamente al cliente en el
proceso de produccin de este.
4. Tiempo: Los servicios requieren produccin y consumo simultneos, esto es, para
que tenga lugar la produccin tiene que estar presente tanto el productor como el
consumidor.
5. Intensidad de mano de obra: Los servicios tienen que ser ms intensivos que las
tecnologas de fabricacin.
Sobre la base de los planteamientos anteriores, los servicios estratgicos que puede
ofertar la e-secretara de la UNEXPO se visualizan como ofertas intangibles de valor para el
cliente, en este caso, comunidad intra y extra universitaria, producidos por tecnologas de
servicios soportados por TIC, considerando su calidad, por ello se cuidar con especial
inters la percepcin que tengan los clientes de factores tales como confiabilidad,
receptividad, competencia, acceso, comunicacin, credibilidad y seguridad y la satisfaccin
de sus necesidades y requerimientos.
Por otro lado, la funcionalidad de tales servicios descansa en la concepcin del egobierno o gobierno electrnico, en tanto se considera como el uso que hacen los rganos
de la administracin pblica, de las modernas tecnologas de la informacin y
comunicacin, en particular Internet, para mejorar los servicios e informacin ofrecidos a
los ciudadanos, incrementar la eficiencia y la eficacia de la gestin pblica, proveer a las

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acciones del gobierno un marco de transparencia y crear mecanismos para facilitar la

participacin ciudadana en la toma de decisiones de la gestin pblica. Su funcionalidad es
derivar por medio de las TIC servicios a una comunidad determinada, actividades y
servicios que de hecho ya estn incorporadas a las competencias de un gobierno, ya fuere
nacional, regional o local.
El gobierno electrnico segn Piero, Carrillo y Garca (2007b) se presenta como una
herramienta de oportunidad para la innovacin y transformacin de las universidades, ya
que ofrece vas para la introduccin de mejoras en la accin de su gestin acadmicoadministrativa. Mejoras que, aunque limitadas, es bueno no prescindir de ellas si se quiere
avanzar hacia la modernizacin; pero como ya se ha comentado en puntos anteriores, no
pueden sustituir la accin y el compromiso poltico de cara a la consolidacin institucional
de la calidad, pertinencia y excelencia en el sistema de Educacin Superior.
Desde esta perspectiva, la dimensin del e-gobierno constituye una dimensin
orientadora de los servicios estratgicos que pueden dar funcionalidad a la propuesta de esecretara.

ALGUNAS EXPERIENCIAS DE SECRETARA VIRTUAL

La universidades al igual que muchas instituciones pblicas y privadas prestadoras de
servicios, estn siendo presionadas por una ciudadana que ha comenzado a cuestionar la
forma tradicional de hacer las cosas, por lo que no deja de ser significativa la consideracin
de las TIC como herramienta con enorme potencial para configurar estructuras organizativas
y modelos de gestin que permitan ofrecer una respuesta nica, gil, eficiente, de calidad y
transparente para todos los miembros de la comunidad acadmica y de los ciudadanos en
general.
En el marco del uso cada da ms exigente de las TIC, las instituciones de Educacin
Superior deben ser dotadas de formas organizativas y de gestin pensadas para las
prcticas pedaggicas en la virtualidad, ya que pretender replicar el modelo clsico
presencial de gerencia y organizacin universitaria puede llevar, a corto plazo, al fracaso de
proyectos no innovadores. Es por ello que las TIC han operado en la transformacin sobre
los procesos de gestin acadmica y administrativa, a travs de las respectivas unidades de
gestin siendo las primeras que de manera rutinaria incorporaron en sus tareas innovaciones
generadas por estas herramientas. Tal como lo expresa (Torres, s.f.),

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() su aplicacin mediante los nuevos recursos telemticos

constituye un claro ejemplo de ahorro de trabajo y de recursos necesarios,
y en definitiva de la reduccin del ruido que las universidades, como
complejas mquinas burocrticas, acaban generando entre sus usuarios.
Amn de una potencial mayor transparencia de sus procesos y decisiones,
dado el mayor caudal informativo que puede situarse al alcance de los
usuarios o del pblico en general.
Los procesos de modernizacin e innovacin generados a partir de la incorporacin de
las TIC, han propiciado que numerosas instituciones de Educacin Superior hayan hecho
suyas las prcticas operativas de la Secretara Virtual. Lo cual es constatable cuando se
revisan los portales electrnicos de algunas universidades entre las cuales destacan:
La Universidad de Murcia (2008) a travs de su portal seala, que la Secretara Virtual
Universitaria (SV) es un servicio a la disposicin de alumnos, personal docente y de
administracin, con el objeto de facilitar y acercar al usuario a la utilizacin de ciertos
servicios que actualmente prestan las Secretaras de los Centros y en otros Servicios
Universitarios. A travs del icono de Secretara Virtual se accede a todas la opciones
disponibles en ese momento. Entre ellas destaca: Carn Inteligente (CI) con el cual se puede
consultar el estado de solicitud de beca, consulta de expediente, consulta de nminas,
inscripcin en prcticas en empresas, reserva de instalaciones deportivas, entre otros.
Igualmente, la Universidad de Sevilla (2008), ofrece a todos a los estudiantes
matriculados la posibilidad de realizar diversas consultas de sus datos acadmicos sin
necesidad de hacerse presente en las Secretaras de sus Centros. Las operaciones que los
estudiantes pueden hacer son: comprobar si los datos personales que la Universidad posee
de l estn actualizados; consultar el estado de su solicitud de beca; consultar el estado de su
expediente acadmico: qu asignaturas tiene superadas; cuntos crditos le quedan para
finalizar sus estudios y de qu tipologa; qu nota tiene en una determinada asignatura; en
qu convocatoria se encuentra en una determinada asignatura; consultar la matrcula del
curso actual o de un curso anterior; a cunto asciende el importe de la matrcula; consultar
las actas de cualquier asignatura de la que haya estado matriculado alguna vez; solicitar una
cuenta de correo universitario; poder cambiar su cdigo secreto o PIN del carn
universitario.
Por su parte, la Universidad de Zaragoza - Centro Universitario de Lenguas Modernas
(2008), a travs del portal Secretara Virtual Campo Zaragoza presta los siguientes
servicios: Acceso (expediente, preinscripcin, matrcula, prueba nivel, etc), Profesorado,
Horarios 2007-08, Catlogo de la Biblioteca (material sala autoaprendizaje, campus San

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Francisco), Resultados del Sorteo de Preinscripcin. Adems, presenta diversos enlaces

relacionados con la Ubicacin de Cursos, como: Titulacin, Personal, Salas de
autoaprendizaje, Guas acadmicas, Secciones, Examen on-line y Alumnos.
Otra experiencia importante se encuentra en la Universidad Nacional de Educacin a
Distancia (2008), cuyo servicio de Secretara Virtual proporciona consulta y gestin
acadmica a travs de Internet de manera personalizada y segura desde cualquier ordenador
con acceso a la red. Para utilizar el servicio, el estudiante deber tener el identificador de
usuario que se proporciona en la matrcula. Los servicios que ofrece esta Secretara Virtual
son los siguientes: Cuenta de correo electrnico de estudiante, cambio la clave de acceso a
los servicios (Gestin de la clave de acceso a la Secretara Virtual), consulta de expediente
acadmico del estudiante y consulta de calificaciones, consulta del estado de su solicitud de
beca, consulta del estado de su solicitud de ttulo y consulta del estado de su solicitud de
matrcula.
La Universidad de Crdova (2008), presenta otra experiencia de singular importancia,
ya que desde hace varios aos ofrece va Web la posibilidad de consultar las bases de datos
corporativas, en el portal denominado Secretara Virtual, que agrupa todas estas
funcionalidades para que el usuario pueda conocer e identificar fcilmente los servicios
prestados. Este portal es el resultado del trabajo conjunto de muchos servicios universitarios
que han colaborado para acercar la gestin a los usuarios finales. Sus funciones se amplan y
extienden ao tras ao, convirtiendo este portal en la herramienta natural para interactuar
con buena parte de los servicios centralizados: entre ellos: Directorio (Buscador de
adscripcin y datos de contacto del personal de la Universidad por diversos criterios de
bsqueda), tarjeta inteligente universitaria (en colaboracin con Santander Central Hispano),
uso para acreditacin universitaria, prstamo de libros en Biblioteca, tarjeta deportiva, Gran
Teatro, transporte urbano (bonobs estudiantil), acceso a recintos y aulas de informtica,
control de presencia, monedero electrnico, Tarjeta 4B Maestro; Docencia e investigacin
(Acceso identificado a listas de clase, programa Metis de gestin de la investigacin, SigID,
Aula virtual, encuestas y cuestionarios); Estudiantes (Acceso identificado a datos personales
y de carcter universitario, expediente acadmico, sistema de automatrcula y convocatorias
pblicas); Gestin econmica (Acceso identificado a unidades de gasto adscritas a proyectos
y convenios de investigacin, y al funcionamiento de departamentos, grupos de
investigacin, programas de doctorado y postgrado, servicios universitarios, etc.) y Gestin
de personal (Acceso identificado a datos administrativos, control de presencia, nmina).
En el caso venezolano, se destaca la Universidad del Zulia (2008), esta universidad
cre un sitio Web mediante el cual se adelantan procesos vitales como la admisin, el cual

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se inicia con el registro en lnea de los aspirantes siguiendo los lineamientos del Consejo
Nacional de Universidades (CNU), como requisito indispensable para presentar la prueba
interna de carcter vocacional, cuyos resultados pueden ser consultados y obtener la
respectiva constancia va Web.
La Universidad Nacional Experimental del Tchira (2008), ofrece a travs de su pgina
Web accesos directos a varias dependencias administrativas importantes, entre las que
destacan: (a) Control de Estudios, que permite realizar diversas solicitudes, adelantar
procesos de clculo de ndice y carnetizacin, informacin a los graduandos y descarga de
planillas; (b) Admisin, mediante la cual se ofrece datos sobre el examen de admisin y
cursos propeduticos; (c) Calendario acadmico; (d) Resoluciones de los Consejos,
Superior, Universitario y Acadmico; (e) Formacin permanente; (f) Pregrado y (g)
Postgrado.
Estas experiencias permiten visualizar los mltiples beneficios que la configuracin y
soporte de espacios funcionales virtualizados reportan para el desarrollo de los procesos
acadmicos y de gestin universitarias. Adems, permiten corroborar las bondades de las
TIC no slo para el aprendizaje permanente y el acceso a la informacin, sino tambin para
la deslocalizacin en tiempo y espacio de los mltiples trmites, procedimientos y consultas
requeridas por los diversos actores de la comunidad universitaria, as como de otros
ciudadanos y entes extrauniversitarios que pueden acceder a informacin de inters de
manera rpida y precisa, mejorando el impacto de la Universidad y su vinculacin con el
entorno, adems de garantizar mayor equidad en el acceso a sus servicios.

LA UNEXPO Y LOS ESFUERZOS POR UNA SECRETARA VIRTUAL

La UNEXPO es una institucin fundamentada en los principios de la educacin
politcnica y orientada hacia la bsqueda de la verdad, el afianzamiento de los valores
transcendentales del hombre y la realizacin de una funcin rectora en la educacin, la
cultura, la ciencia y la tecnologa mediante actividades de docencia, investigacin y
extensin. Adems, como Universidad experimental contempla una estructura dinmica
adaptable al ensayo de nuevas orientaciones en la formacin integral del individuo.
En atencin a esto, la Secretara de la UNEXPO ostenta una estructura organizativa,
conformada por una Unidad Central de Archivo y Correspondencia, Secretara Ejecutiva del
Consejo Universitario, Unidad Central de Admisin y Control de Estudios y la Comisin
Central de Revlidas.

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Vale sealar, que dicha estructura actualmente no est respondiendo como debera a
las exigencias de la sociedad actual, la cual solicita respuestas inmediatas sobre actas,
resoluciones y documentos de carcter oficial, a la par de requerir informacin sobre otros
tpicos de su inters, y que bien pudiera la Secretara darle respuesta a travs de sistemas de
informacin, que provean datos oportunos y en tiempo real sobre las actividades realizadas
en sus distintas unidades; adelantando procesos de gestin documental integral;
optimizando, unificando y divulgando protocolos; produciendo asistencia legal y
estableciendo controles en algunos procesos administrativos.
Conscientes de la necesidad perentoria de adaptar las estructuras universitarias a los
nuevos retos que impone la dinmica de la sociedad actual, sobre la base de las tecnologas
de la informacin y la comunicacin, se plantea una propuesta de e-Secretaria para la
UNEXPO sobre los principios del e-gobierno, desde la perspectiva sealada por Bonnefoy
(2004) al plantear que gobierno electrnico es la capacidad que ofrecen las TIC para
desarrollar y ofrecer informacin y servicios pblicos a travs de medios telemticos,
habitualmente Internet. Adems, la propuesta incluira la observancia de los derechos
humanos de cuarta generacin intrnsecamente relacionados con la capacitacin de los
ciudadanos para disfrutar de las posibilidades de realizacin personal que aportan las TIC.
(Bustamante, 2007).
Vale sealar que este ltimo aspecto se operacionaliza a travs de la inclusin digital,
la cual posee tres sentidos principales: (a) incide sobre la ampliacin del concepto de
ciudadana, entendida como la capacidad para interactuar con las administraciones a travs
de redes de informacin y para acceder a servicios ms complejos y simples de utilizar; (b)
en la lucha contra la exclusin digital como insercin de colectivos marginales en el
mercado de trabajo en una sociedad de la informacin, promoviendo polticas de
profesionalizacin y capacitacin y (c) hace referencia a un conjunto de polticas de
educacin ciudadana con el objetivo de crear una inteligencia colectiva que asegure una
insercin autnoma de cada pas en el mundo globalizado.

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En el siguiente grfico se ilustra estas apreciaciones:

Grfico 1: Elementos que conforman la e-secretara

ALGUNOS SERVICIOS ESTRATGICOS PARA LA ESECRETARIA DE LA UNEXPO.
Desde la perspectiva de una gestin con calidad y con base en la estructura
organizativa vigente en la UNEXPO, a la Secretara le corresponde atender varias reas
acadmico-administrativas de la vida universitaria, entre ellas se consideran: (1) Asistencia
al Consejo Universitario, (2) Actualizacin permanente del portal de la Secretara, (3)
Archivo Central, (4) Control de Estudios y (5) Proceso Nacional de Admisin de la
UNEXPO. Seguidamente se presentan aportaciones concretas para cada una de las reas.

Asistencia al Consejo Universitario.

Se cree necesario la creacin de un Sistema de Apoyo al Consejo Universitario
(SIACU) con el objetivo de automatizar los procesos habituales que se realizan
ordinariamente al ejecutar las reuniones formales de los consejeros, como lo es la agenda y
el registro de decisiones; as como tambin para mantener una plataforma de trabajo basada
en las TIC.

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Actualizacin permanente del portal de la Secretara.

A travs de la pgina Web de la Secretara se puede brindar a la comunidad intra y
extra universitaria diversas informaciones relacionadas con la propia Secretara (misin,
visin, funciones, organigramas y proyectos), publicaciones sobre Gacetas Universitarias,
decisiones y reglamentos (prcticamente en tiempo real), eventos del Consejo Universitario,
procesos de admisin y actos de grado, entre otros.

Archivo Central.
Se requiere de la existencia de un Archivo Central, tcnicamente estructurado
(Archivos de Gestin, intermedio e histrico) ubicados en las diferentes unidades en los
cuales deben cumplirse las normas y estndares vigentes de la archivologa y los ciclos
normales de los documentos.

Control de Estudios.
Se considera necesario la creacin o instalacin de un Sistema Integral de Control
de Estudios (SICE) basado en la tecnologa actual de telecomunicaciones, que
interconecte de forma estable y segura los datos de la Direccin de Admisin y Control de
estudios (DACE) con los departamentos acadmicos, Oficinas de Bienestar y Servicios
Estudiantiles, Oficinas de Planificacin y la Secretara del Rectorado, adems de brindar
mejoras en los servicios de DACE a los usuarios finales y mejoras en la planificacin
acadmica.

Grfico 2: Servicios estratgicos de la e-secretara.

Como puede observarse, son mltiples las opciones de servicio que pueden facilitarse a
partir de la e-Secretara, por cuanto a partir de las aplicaciones y bondades de las TIC se
provee la atencin en tiempo real a las necesidades de los diferentes usuarios, la
optimizacin del trabajo en la atencin presencial y la adecuacin de la estructura a las
necesidades del contexto mediante una explotacin inteligente de la informacin y
bsicamente de Internet, por ello, la mayora de las organizaciones pblicas y privadas tanto
a nivel nacional como internacional visualizan el uso de la informacin, la creacin de redes
y los servicios on-line como fuente de competitividad, para lo cual profundizan tanto en la
formacin de los actores como en la inversin en plataformas tecnolgicas, conectividad,
entre otros.

A MANERA DE CIERRE
Proceso Nacional de Admisin de la UNEXPO.
Esta es un rea de significativa importancia, ya que se trata de atender de manera
eficiente a los nuevos aspirantes a cursar estudios en la UNEXPO. En atencin a esto, se
considera el diseo e instalacin de la Inscripcin en la modalidad online dispuesta en dos
fases; la primera de Preinscripcin a travs del portal de la Secretara siguiendo los pasos
sealados; y la segunda, Formalizacin de la Inscripcin, si es un proceso presencial, por
cuanto el aspirante preinscrito debe consignar los requisitos en la sede de la UNEXPO.
En el grfico siguiente se presenta un resumen de los servicios estratgicos.

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En un momento histrico marcado por la incertidumbre, las instituciones de Educacin

Superior requieren comportarse como organizaciones ms flexibles para adaptarse a los
cambios de manera que respondan con equidad y calidad a las necesidades de ciudadanos
cada vez mas informatizados. Como lo seala Handy (citado por Rodrguez Prez, 2003),
actualmente las organizaciones tienen que ser centralizadas y descentralizadas al mismo
tiempo, globales y locales, diferenciadas e integradas, muy ajustadas y sueltas; deben hacer
planes a largo plazo y seguir siendo flexibles; los empleados deben ser autnomos y por otra
parte trabajar en equipo; las relaciones se virtualizan y las jerarquas de mando ya no son tan
verticales. Ese nuevo contexto envuelve una serie de cambios que inevitablemente trastocan
lo tradicionalmente aceptado en una organizacin y ante ellos la Universidad debe dar

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Alfonso Carrillo Vsquez Luis Rojas Valenzuela

muestras de apertura, transformacin y aplicacin, entre otros aspectos de las oportunidades

que reportan los procesos mediados por TIC.
Desde esta perspectiva, la virtualidad le ofrece a las instituciones de Educacin
Superior la posibilidad de crear entornos nuevos de relacin en el desarrollo de los procesos
de docencia, investigacin, extensin y produccin, y como tales, deben de ser tratados de
forma distinta para extraer de ellos el mximo de su potencial. La riqueza de estos nuevos
entornos, todava en fase de exploracin, es enorme y su poder reside en la capacidad de
saber usarlos al mximo de sus posibilidades, pero para ello es necesario cambiar de hbitos,
formarse permanentemente y ser creativos, para rendir en este nuevo medio.
As, configurar una e-secretara constituye una estrategia de innovacin y
modernizacin de los procesos de gestin de apoyo a la docencia, investigacin y extensin
de cara a la consolidacin institucional de la calidad, pertinencia y excelencia en el sistema
de Educacin Superior. Es necesario asumir que las premisas aqu presentadas, solo es
posible asumirlas desde una estrategia institucional de gobierno electrnico, que debe partir
de una nueva orientacin de la visin estratgica universitaria en materia de la
infraestructura tecnolgica, la automatizacin de procesos, el uso de redes y de Internet, la
capacitacin permanente y la inteligencia para la gestin.
Para ello es indispensable, la formacin de todos los actores institucionales que hacen
vida en la comunidad universitaria en la academia y la gestin, as como la necesidad de que
los usuarios posean destrezas tecnolgicas mnimas para accesar a los diversos servicios.
Adicionalmente, se requiere invertir en infraestructura tecnolgica acorde a los servicios que
desean prestarse para garantizar conectividad e informacin en tiempo real, as como
conformar una cultura tecnolgica que garantice el uso eficiente de la tecnologa en los
diversos escenarios y funciones del sector universitario. Esto implica no slo la conexin y
el acceso a redes e informacin, sino tambin la reflexin sobre sus bondades y limitaciones
para el uso apropiado de la tecnologa.

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