PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

Cdigo: GGD.09

GUA PARA LA ELIMINACIN DE

DOCUMENTOS Y DEPURACIN DE
ARCHIVOS

Versin: 01

Revis

Dir. Certificacin y Gestin

Documental

Aprob
Rector

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Fecha de aprobacin
Agosto 10 de 2012
Resolucin No. 1225

1. OBJETIVO
Definir los lineamientos necesarios para la eliminacin de documentos y la depuracin de los
Archivos de Gestin de las diferentes Unidades Acadmicas y/o Administrativas y del Archivo
Central de la Universidad Industrial de Santander.
2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos que ya cumplieron su ciclo y han perdido su valor primario de
acuerdo a lo establecido en las TRD y aquellos documentos que no tienen valor como duplicados
idnticos, folios en blanco, formatos no diligenciados, documentos sin firma y documentos de
apoyo de las diferentes Unidades Acadmicas y/ Administrativas de la Universidad Industrial de
Santander.
3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Acta de eliminacin: Documento en el que se relacionan los archivos a eliminar y/o

depurar.
Acrnimo: Abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales o no de una razn
social.
Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su
gestin, conservados para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin
que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.
Archivo de Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
Circular: Comunicacin interna o externa de carcter general o normativo con el mismo
texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.
Comit de archivo: Organismo asesor responsable de definir las polticas, programas de
trabajo y de toma de decisiones en cuanto a los procesos administrativos y tcnicos de los
documentos de archivo.

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Comunicacin Oficial: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en

desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del
medio utilizado.
Denominacin del documento: Nombre que lo identifica.
Depuracin: Acto de retirar duplicados idnticos, folios en blanco, formatos no
diligenciados, circulares, documentos sin firma y documentos de apoyo.
Duplicado idntico: Documento idntico al original.
Documento original: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y
caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
DCGD: Direccin de Certificacin y Gestin Documental.
Eliminacin: Acto de destruir los documentos que ya cumplieron su ciclo y/o que no
tienen valor de acuerdo a la TRD; actividad realizada para aquellos documentos que han
perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en
otros soportes.
Memorando: Comunicacin escrita de carcter interno de una empresa, que se utiliza
para transmitir informacin, orientaciones y pautas a las dems dependencias.
PGIR: Plan de Gestin Integral de residuos. Programa del sistema de Gestin Ambiental.
Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos,
emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones especficas.
Subserie: Es un asunto especfico que por sus caractersticas forma parte de la Serie.
TRD: Tabla de Retencin Documental; Listado de series y subseries con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los documentos
UAA: Unidad Acadmica y/o Administrativa.
Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin
productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el
asunto.
Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva.
Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor
se conservan permanentemente.

4. DESCRIPCION DE LA GUA
4.1 LINEAMIENTOS PARA LA ELIMINACIN Y DEPURACIN DE DOCUMENTOS
Tomando en cuenta las pautas dadas en las Guas para la Organizacin de Archivos GGD.03, en la
Gua para la Transferencia Documental GGD.07, en la Gua para la Proteccin y Conservacin de
Archivos GGD.08 y en el Acuerdo 037 de junio 19 de 2007 por el cual se crea el Comit de
Archivo de la Universidad industrial de Santander se establecen las condiciones para la eliminacin
de documentos y depuracin de los archivos de las UAA de la Universidad.

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4.2 ELIMINACIN DE DOCUMENTOS

Es la actividad realizada para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.
Las eliminaciones son la consecuencia directa de la aplicacin de la respectiva TRD. En ella, las
UAA tienen definido el tiempo de retencin; para cada una de sus Series y Subseries en el archivo
de gestin y en el archivo central, este tiempo (aos) se contar a partir de la fecha de finalizacin
de radicacin del documento y la fecha establecida para la transferencia del documento al Archivo
Central.
Los documentos se eliminan teniendo en cuenta lo siguiente:
4.2.1

Disposicin Final

Si la disposicin final del documento es la eliminacin, la persona encargada del archivo separar
dichos documentos por cada Serie y/o Subserie cuando se cumpla el tiempo de retencin. Una vez
agrupados se deben relacionar en un Acta.
4.2.2

Elaboracin del Acta de Eliminacin

El acta de eliminacin se elaborar como se muestra en el ANEXO 1, esta la firmar el jefe de la

UAA y el responsable del manejo de los documentos; el original del Acta se enviara a la DCGD para
su archivo, una vez los documentos hayan sido eliminados. Es importante recordar que las actas de
eliminacin son de conservacin total, por lo tanto no se recomienda la perforacin de los
documentos ni que estn en contacto con material metlico.
4.3 DEPURACIN DE ARCHIVOS
Los archivos se depuran retirando aquellos documentos que se identifican como: duplicados
idnticos, folios en blanco, formatos no diligenciados, documentos sin firma y documentos de
apoyo, encontrados en las diferentes Unidades Acadmicas y/ Administrativas de la Universidad
Industrial de Santander.
Los documentos que se han retirado para depurar el archivo se eliminarn, sin necesidad de ser
identificados, ni relacionados en un acta de eliminacin.
4.4 DISPOSICIN DE RESIDUOS RECICLABLES
4.4.1 Disposicin del Papel

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Una vez realizadas las actividades de eliminacin y/o depuracin, el material se dispondr en una
bolsa AZUL, segn lo establecido en el cdigo de colores del PGIR y se deber informar a dicha
unidad, para llevar a cabo la recoleccin y la disposicin final. Si los papeles son considerados
documentos clasificados, se recomienda su ruptura antes de la entrega.
4.4.2 Disposicin de Ganchos, Clips y Legajadores
Una vez realizadas las actividades de eliminacin y/o depuracin, el material se dispondr en una
bolsa GRIS, segn lo establecido en el cdigo de colores del PGIR y se deber informar a dicha
unidad, para llevar a cabo la recoleccin y la disposicin final.
4.4.3 Recoleccin de Residuos
Cuando la Unidad Acadmico y/o Administrativa considere pertinente que el PGIR deba hacer
recoleccin de residuos, ya sea por gran cantidad o porque simplemente lo considera necesario,
deber comunicarse a la Ext. 1570 para hacer dicha solicitud.
En el momento de recoleccin ser necesario diligenciar el Formato de Recoleccin de Reciclable
FGA.13, tanto para la Para la disposicin de Ganchos, Clips y Legajadores, como para la disposicin
de Papel; El cual ser entregado junto con los residuos reciclables, al encargado de la recoleccin.
Este formato puede encontrarse en la Intranet/Sistemas de Gestin Integral/ Mapa de
Procesos/Gestin Ambiental/Formatos.

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(ANEXO 1)
MODELO ACTA DE ELIMINACIN DE DOCUMENTOS

Fecha:
Hora:
Lugar:
Asistentes:
(Nombre Jefe UAA)
(Nombre del Responsable)

Jefe UAA
Responsable del manejo de los Documentos UAA

Asunto: Eliminacin de documentos

Atentamente dejamos constancia de la eliminacin de los siguientes documentos, que de acuerdo a la TRD ya
cumplieron su ciclo o por ser documentos de apoyo en el Archivo (nombre de la UAA).

FECHA INICIAL

JEFE UAA

FECHA FINAL

NOMBRE DE LA
SERIE O SUBSERIE

No. DE
FOLIOS

OBSERVACIONES

FUNCIONARIO ENCARGADO DEL ARCHIVO

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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN

FECHA DE
APROBACIN

DESCRIPCIN DE CAMBIOS
REALIZADOS

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Agosto 10 de 2012

Creacin del documento