CARACTERSTICAS DE PROYECTOS

Cul cree usted que es la diferencia entre un proceso de

direccin de proyectos y el ciclo de vida de un proyecto? Utiliza
este medio para desarrollar tu actividad.
Procesos de Direccin de Proyectos
Se puede definir un proceso como el conjunto de recursos y
actividades

interrelacionados

que

transforman

elementos

de

entrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir

servicios,

personal,

instalaciones

equipos,

habilidades

metodologas de gestin, recursos financieros. Los procesos

pueden ser tanto procesos relacionados con el producto del
proyecto como con la gestin del proyecto.
Los procesos de producto son los que crean y especifican el
proyecto. Estn ntimamente relacionados con el ciclo de
vida y varan segn el sector industrial.
Los procesos de gestin o direccin de proyecto. Son
aquellos que organizan, describen y permiten gestionar el
trabajo del proyecto. A diferencia de los anteriores son
aplicables a la mayora de los proyectos aunque con
diferente nivel de relevancia.
La marcha de ambos tipos de procesos puede ser analizada
mediante la evaluacin de las salidas de los procesos en momentos
adecuados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, de acuerdo a
criterios predefinidos.

La direccin de proyectos puede entenderse como un conjunto de

procesos interdependientes que, si son desarrollados y ejecutados
de

manera

integrada

coordinada,

permiten

alcanzar

los

objetivos planteados.
De acuerdo con el estndar PMI, los procesos de direccin de
proyectos pueden ser organizados en los cinco grupos siguientes,
constando cada uno de ellos de uno o varios procesos:
Procesos de iniciacin, para autorizar el comienzo del
proyecto o de cualquiera de sus fases.
Procesos de planificacin, para definir y refinar objetivos,
seleccin de la mejor alternativa o enfoque de proyecto para
alcanzar los objetivos propuestos para el proyecto.
Procesos de ejecucin, para coordinar todo tipo de recursos
necesarios para llevar a cabo el plan desarrollado en los
procesos de planificacin.
Procesos de control, para asegurar que se alcanzan los
objetivos planteados mediante la supervisin y medicin del
rendimiento que permita tomar las acciones correctivas
necesarias.
Procesos de cierre, para aceptar el proyecto o una de sus
fases y proceder adems al cierre ordenado del mismo.

Estos grupos de procesos estn relacionados, de manera que las

salidas de algunos de ellos constituyen las entradas de otros. En
muchas ocasiones los procesos son iterados. Por ejemplo, aunque
la planificacin preceda a la ejecucin, una vez realizada sta el
plan de proyecto es actualizado o revisado. Otro ejemplo podra
ser cuando es preciso realizar sucesivas iteraciones o anlisis de
compromiso de diferentes procesos de planificacin (planificacin
de tiempos, calidad, alcance, etc.) para poder llegar a la
planificacin definitiva reflejada en la versin final del plan de
proyecto que permita cumplir con las restricciones u objetivos del
proyecto.
Los grupos de procesos intrafase no actan de manera secuencial,
sino que se superponen, siendo el esfuerzo necesario - medido
segn la cantidad de recursos empleados por grupo de procesosdiferente para los distintos grupos en cada fase del proyecto. Es
importante destacar asimismo que estos 5 grupos de procesos se
repiten en cada fase del proyecto. Esta repeticin de procesos
permite mantener al proyecto enfocado en su plan de negocio, de
manera que slo se continuar con el proyecto si la reevaluacin

del plan de negocio realizada durante el proceso de iniciacin de

cada fase- es positiva. Es lo que se conoce como aseguramiento
de proyecto (Project Assurance), conjunto de actividades que
permiten asegurar que el proyecto sigue teniendo justificacin y
satisfar las necesidades del cliente (actuales o futuras) que son
su razn de ser.
Adems, existe interrelacin entre los grupos de procesos de las
diferentes fases del proyecto de manera que las salidas o
entregables de los grupos de procesos de una fase constituyen las
entradas de los grupos de procesos de la fase siguiente. As por
ejemplo, la salida de la fase de diseo es un entregable que
define el diseo del producto que constituye una entrada de la
fase de fabricacin siguiente. Esta interrelacin no siempre es
secuencial siendo frecuente que exista cierto solape entre alguna
de las fases de manera que pueda comenzar una fase sin que
haya terminado totalmente la anterior.
Los procesos de gestin de proyectos son aplicables a la mayor
parte de los proyectos en la mayora de las ocasiones. Sin
embargo, es preciso realizar un anlisis en cada proyecto para
determinar el grado de formalidad que debe tener cada proceso,
eliminando o dando un grado de formalidad menor a aquellos
procesos que tan slo proporcionen beneficios marginales. Por
ejemplo, en un proyecto pequeo o con un grado de complejidad
bajo puede no ser necesario elaborar un plan de comunicacin
(aunque esto no significa que el jefe de proyecto no deba prestar
atencin a los aspectos comunicativos del proyecto). De igual
manera es preciso identificar aquellos procesos cruciales para el

xito del proyecto. Por ejemplo, en un proyecto grande o de

complejidad alta, el grado de formalidad de los procesos
relacionados con el riesgo debera ser alto.
En

otros

proyectos,

la

salida

de

algunos

procesos

esta

predeterminada como una restriccin, sin que surja del proceso

de planificacin. Por ejemplo, en un proyecto bajo contrato de
precio fijo el coste mximo y el plazo de entrega puede estar
fijado

en

el

contrato.

En

este

caso

otros

procesos

de

planificacin estarn afectados por esta restriccin. Tambin hay

ocasiones en las que el orden de realizacin de los diferentes
procesos no es el estndar. Por ejemplo, en proyectos que
precisan de recursos nicos (por ejemplo un experto nico en un
proyecto de I+D) es necesario definir la organizacin del
proyecto (roles y responsabilidades de los miembros del equipo de
proyecto) antes de definir el alcance.

Las reas De Conocimiento

El director de proyecto debe dominar diversas reas de
conocimiento necesarias para una gestin adecuada del proyecto.
Las reas de conocimiento son disciplinas de gestin que son
aplicables a cualquier campo de la gestin empresarial y que en
el caso de la direccin de proyectos son adaptadas a la
naturaleza y caractersticas de stos. Las reas de conocimiento
que veremos en de direccin de proyectos son:
Gestin de alcance.

 Gestin del tiempo.

Gestin de costes.
Gestin de riesgos.
Sin embargo, el director de proyecto se manifiesta como tal
cuando es capaz de gestionar todas ellas de manera integrada.
El director de proyecto debe tomar continuamente decisiones que
implican decisiones de compromiso que pueden afectar a varios
objetivos

de

proyecto

que

requieren

por

tanto

de

un

conocimiento adecuado de todas las reas de conocimiento.

Adems, existen procesos de la direccin de proyectos que
trascienden e integran las reas de conocimiento anteriores. La
gestin adecuada de estos procesos es lo que distingue al
director

de

proyecto

de

un

especialista

en

conocimiento especfica. Estos procesos son:

Elaboracin del plan de negocio.
Elaboracin del acta de proyecto.
Elaboracin del plan de proyecto.
Direccin de la ejecucin de proyecto.
Control y seguimiento de proyecto.
Gestin integrada de los cambios del proyecto.
Cierre del proyecto.

un

rea

de

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen:
Qu trabajo tcnico se debe realizar en cada fase (por
ejemplo, en qu fase se debe realizar el trabajo del
arquitecto?).
Cundo se deben generar los productos entregables en cada
fase y cmo se revisa, verifica y valida cada producto
entregable.
Quin est involucrado en cada fase (por ejemplo, la
ingeniera concurrente requiere que los implementadores estn
involucrados en las fases de requisitos y de diseo).
Cmo controlar y aprobar cada fase.
Las principales
siguientes:

caractersticas

de

un

proyecto

son

las

Tiene un comienzo y un fin claramente identificable.

Tiene un objetivo u objetivos especficos.
Es nico.
Es responsabilidad de una persona, el jefe del proyecto.
Hay una
constituyen.

interdependencia

en

las

Implica tiempo,
recursos, costes y
considerarse la calidad.
Es un instrumento de cambio.

tareas
tambin

que

lo

puede

No todas estas caractersticas son obvias cuando se empieza un

proyecto. La mayora de los proyectos presentan una serie de
etapas comunes desde el comienzo hasta la finalizacin. Este
modelo se denomina ciclo de vida del proyecto. Cualquiera que
haya observado el proyecto de construccin de un edificio
comprender que el inicio de un proyecto suele ser lento, va
seguido de una etapa en la que se avanza rpidamente y finaliza
con una ltima fase tambin lenta. En buena medida este
modelo es el resultado del nivel de recursos o esfuerzo utilizado
en cada fase del proyecto. Este esfuerzo representa la
cantidad de recursos utilizados por unidad de tiempo o el
nmero de personas que trabajan en el proyecto. El esfuerzo
mnimo se sita al principio, cuando se desarrollan las
fases iniciales. Sin embargo, la experiencia demuestra que
aumentar el esfuerzo en las etapas iniciales aumenta las
posibilidades de xito del proyecto.