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Informe

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El archivo que más se utiliza dentro de la institución es:

ARCHIVO CRONOLÓGICO

Este archivo se basa en ordenar los documentos según la fecha. Los
documentos que ingresan a la empresa se los archiva de acuerdo a la fecha de
recepción y los que son enviados por medio de la decodificación del documento.

La separación era por medio de pestañas para su rápida ubicación como Oficios,

Memorando, Informes, etc.

El archivo dentro de la oficina de práctica utilizaba el archivo numérico, archivo
alfabético y archivo cronológico.

El archivo Numérico se utiliza con los documentos que salían de la oficina, se
encuentra correlativamente de acuerdo al número correspondiente.

El archivo Alfabético se utiliza para ordenar a las empresas que la institución
fiscaliza.

El archivo Cronológico para ordenar los documentos de las oficinas de acuerdo al
orden de llegada de los documentos.

ARCHIVO NUMÉRICO

Este archivo fundamental en asignar a cada corresponsal o cada asunto del
número que le corresponde de registro, de manera que las guías y carpetas de

identifican por las cifras que llevan en sus pestañas y se ordenan en secuencia
numérica.

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El archivo numérico es indirecto porque localiza la carpeta de un cliente es

indispensable consultar un índice alfabético de tarjetas para saber qué es
número le corresponde al cliente a pesar ser indirecto el archivo numérico es más
ventajoso para ciertas clases de empresas.

ARCHIVO GEOGRÁFICO

El archivo geográfico se basa en el arreglo alfabético de los documentos
clasificados primero por Países, Provincias, y Ciudades. Este archivo geográfico
es recomendable para aquellos negocios que tiene su clientela diseminada por
una zona geográfica extensa.

Este archivo fundamental en asignar a cada corresponsal o cada asunto del
número que le corresponde de registro, de manera que las guías y carpetas se
identifican por las cifras que llevan en sus pestañas y se ordenan en secuencia
numérica.

Consiste en agrupar documentos relacionados a determinadas circunstancias,
zonas o localidades territoriales o geográficas. Generalmente se utiliza cuando la
empresa tiene sucursales o también cuando la empresa tiene clientes en otras
zonas geográficas.

ARCHIVO POR ASUNTOS

Es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por los nombres
de personas, empresas o lugares.

Se agrupan ciertos documentos homogéneos según su naturaleza tipo o
contenido.

C. ATENCION AL PÚBLICO

Toda persona que trabaja dentro de una empresa y toma contacto con el cliente,
la misma aparece identificada como si fuera la organización misma.

El buen trato y servicio que debe recibir y prestársele al público que concurre a
dicha oficina es de gran importancia porque ellos se ponen en juego el buen
prestigio y buena imagen de nuestro centro de trabajo. Ya que la secretaria como

imagen de una empresa o institución, debe trasmitir simpatía, comprensión
respeto y confianza.

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Brindando un buen servicio el cliente o trabajador de la misma empresa, lo va a

percibir, para ello es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos en la
atención pública.

COMPORTAMIENTO DE UNA SECRETARIA

Las normas necesarias de una secretaria en atención al público son:

La cortesía y la amabilidad deben primar cuando se atiende al público.

Sea cortes cuando a bien le soliciten una información désela con prontitud y

corrección.

Atención al público en forma ordenada.

La amabilidad es una cualidad secretarial importante porque toda persona

merece un trato amable.

Haga pasar a los visitantes de acuerdo al rol de entrevistas programadas.

Muestro lealtad y discreción a su superior, ya que son cualidades humanas y

éticas.

Tratar de controlar nuestros impulsos ya que durante todo el día encaramos

situaciones que van formando hábitos en nosotros.

1. ATENCIÓN PERSONAL

Nos agrada y nos hace sentir importantes la atención personalizada. Nos
disgusta sentir que somos un número. Una forma de personalizar el servicio, el
llamar al cliente o trabajador por su nombre.

2. PERSONAL BIEN INFORMADO

El cliente espera recibir de los empleados encargados de brindar un servicio, una
información completa y segura.

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¿QUE ES EL PÚBLICO?

Es un término colectivo para designar a un conjunto de personas estrechamente
relacionadas entre sí por el interés y afinidad que le son comunes y comparten
un sentimiento de solidaridad.

1. TIPOS DE PÚBLICO

A. PÚBLICO INTERNO

Es aquel en el que existe una relación y una afinidad muy directa con el fin
común de la organización. Ejemplo: los accionistas, personal jerárquico,
gerentes, los empleados, directivos, etc.

B. PÚBLICO EXTERNO

Es aquel que no tiene relación directa con la organización. Ejemplo: las

autoridades gubernamentales, entidades económicas, financieras, los
competidores, etc.

C. PÚBLICO MIXTO

Este tipo de público ocupa una posición intermedias de las posiciones extremas
entre el público interno y el público externo. Existen dos tipos de público mixto:

1. MIXTO SEMI ± INTERNO.- en este grupo están los clientes reales, los

familiares de los empleados, los proveedores y distribuidores exclusivos

2. MIXTO SEMI ± EXTERNO.- en este grupo se pueden incluir a los clientes

ocasionales, sindicatos, bancos en donde operan los accionistas.

REGLAS DE ORO PARA ATENDER AL PUBLICO

1. ANTICIPE

Esté siempre predispuesto a crear un clima positivo.

Salude primero.

Llame por su nombre a su interlocutor o de su propio nombre si no se

conocen.

Sonría y cuide su tono de voz.

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Ofrezca su ayuda.

Piense en lo que va a decir antes de descolgar el teléfono, prepare el

encuentro si espera una visita.

2. SINTONICE

Escuche sin interrumpir.

Póngase en lugar de la otra persona.

Asienta.

No contradiga.

3. ACLARE

Haga preguntas para conocer los hechos.

Esclarezca confusiones.

Facilite la información que usted posea.

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