ACUERDO No.

039
(Octubre 31 de 2002)
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en
desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN,

En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594
de 2000
CONSIDERANDO:
Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989 seala las funciones del Archivo General de la Nacin y en su literal
b) estipula fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservacin y el uso adecuado
del patrimonio documental de la nacin de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la
Junta Directiva ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999.
Que la Administracin Pblica en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones pblicas
deben elaborar y adoptar las Tablas de Retencin Documental para coadyuvar a la eficiencia de la gestin del
Estado, la conservacin del patrimonio documental y el fcil acceso del ciudadano a la informacin contenida en los
documentos de archivo.
Que las Tablas de Retencin Documental es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales,
producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las
cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
Que las Tablas de Retencin Documental son el instrumento archivstico esencial que permite la normalizacin de la
gestin documental, la racionalizacin de la produccin documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestin, central, e histrico de las entidades.
ACUERDA:
ARTICULO PRIMERO.- Regular el procedimiento que deben seguir las entidades del Estado en sus diferentes
niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que prestan servicios
pblicos, para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, el que comprender las etapas
relacionadas a continuacin.
PRIMERA ETAPA.

Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales.

Compilar la informacin institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creacin y cambios de la

estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creacin de grupos de
trabajo, funciones y manuales de procedimientos.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que
producen y/o tramitan.
SEGUNDA ETAPA. Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada.
Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los
manuales de procedimientos.
Identificar los valores primarios de la documentacin o sea los administrativos, legales, jurdicos, contables y/o
fiscales.
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.
Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo:
gestin, central e histrico con el fin de racionalizar la produccin y garantizar la proteccin del patrimonio
documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposicin final.
Adelantar la valoracin documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y
externas que regulan su produccin.
Determinar el destino final de la documentacin ya sea para su conservacin total, seleccin o eliminacin. La
seleccin puede aplicarse a documentacin no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido
se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su
conservacin total.
En todos los casos, la seleccin se aplicar bajo la modalidad de muestreo y ser el Comit de Archivo el encargado
de decidir el tipo de muestreo a aplicar, as como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido
cualitativo de los documentos.
TERCERA ETAPA. Elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin Documental para su aprobacin.

El Jefe de Archivo preparar la propuesta de Tablas de Retencin Documental de la Entidad con las series y
subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompaada de una introduccin y de los
anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboracin. El Comit de Archivo har el estudio
correspondiente y producir un Acta avalando la propuesta.
Las Secretaras Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la ms alta
jerarqua de quienes dependan los archivos, remitirn a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de
Tablas de Retencin Documental para su evaluacin y aprobacin.
CUARTA ETAPA. Aplicacin
Aprobadas las Tablas de Retencin Documental por la instancia competente, el representante legal expedir el
acto administrativo correspondiente, que ordene su difusin ante los servidores pblicos de la Entidad, para
garantizar su aplicacin.
La Unidad de Archivo capacitar a todos los servidores pblicos de la Entidad, para la aplicacin de las TRD, as
mismo, elaborar los instructivos que refuercen y normalicen la organizacin de los documentos y archivos de
gestin y la preparacin de las transferencias documentales.
La organizacin de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestin, central e histrico se har con
fundamento en las Tablas de Retencin Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarn teniendo en cuenta los plazos establecidos
en la correspondiente
Tabla de Retencin Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la
documentacin, eliminacin del material metlico, identificacin de material afectado por biodeterioro. El
cronograma lo establecer la Unidad de Archivo de la Entidad.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental se destruirn y se dejar constancia
en Acta que ser suscrita por el Presidente del Comit de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia
respectiva.
ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualizacin de las Tablas de retencin Documental.
La unidad de Archivo de cada entidad establecer un cronograma de seguimiento para la verificacin de la
aplicacin de la Tabla de Retencin Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo,
para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y
funciones.
Las modificaciones a las Tablas de Retencin documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la
dependencia, debern ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comit de Archivo
de la misma.
PARAGRAFO : La Tabla de Retencin Documental se aplicar a partir de su aprobacin y servir de referente para
la organizacin y conformacin de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la
aprobacin , siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se bas la
elaboracin de las TRD.
ARTICULO SEGUNDO.- El Archivo General de la Nacin en cumplimiento de la funcin de inspeccin y vigilancia,
verificar la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, en el momento que lo considere pertinente.
ARTICULO TERCERO.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga expresamente los
dems que le sean contrarios.
PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE
Dado en Bogot D. C. a los treinta y un (31) das del mes de octubre de dos mil dos (2002).

Fdo. ADRIANA MEJIA HERNNDEZ

Presidente

Fdo: ELSA MORENO SANDOVAL

Secretaria Tcnica