Tecnologa de la

Informacin y la
Comunicacin

Base de datos
Consultas

- 2007 -

Profesores del rea Informtica:

Guillermo Storti
Gladys Ros
Gabriel Campodnico

Consultas
Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas
diferentes. Tambin pueden utilizarse como el origen de registros para
formularios (un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza
fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de datos. Tambin
puede utilizar un formulario como un panel de control que abre otros formularios e
informes de la base de datos, o como un cuadro de dilogo personalizado que
acepta las entradas del usuario y realiza una accin basada en las entradas),
informes (un informe es un mtodo eficaz de presentar los datos en formato
impreso. Ya que puede controlar el tamao y aspecto de todos los elementos de
un informe, puede mostrar la informacin como desee verla) y pginas de acceso
a datos (es una pgina Web, publicada desde Access, que tiene una conexin a
una base de datos. En una pgina de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y
manipular los datos almacenados en la base de datos. Una pgina puede incluir
tambin datos de otros orgenes de datos, como Excel) .

Las consultas nos permitirn:

1.

Recuperar datos de una o ms tablas con los criterios especificados y

despus mostrar los datos en el orden que se desee.

2.

Ver todos o algunos registros, todos o algunos campos, de una o varias

tablas relacionadas.

3.

Actualizar registros en una tabla

4.

Agrupar registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de

totales.

5.

Reunir datos de varias tablas y ordenarlos de una forma concreta.

6.

Eliminar un registro o un grupo de registros de una o ms tablas.

7.

Realizar cambios globales en un grupo de registros de una o ms

tablas.

8.

Anexar un grupo de registros de una a otra tabla.

9.

Crear tablas que pueden exportarse a otras bases de datos

10. Crear formularios, informes y pginas web

11. Crear una copia de seguridad una tabla

Tipos de Consultas
Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access.
1.- Consultas

de seleccin

Una consulta de seleccin es el tipo de consulta ms habitual. Este tipo de

consulta obtiene los datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una
hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas
restricciones). Tambin puede utilizar una consulta de seleccin para agrupar los
registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.

2.- Consultas

de parmetros

Una consulta de parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta,

muestra un cuadro de dilogo propio que solicita informacin, por ejemplo,
criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo.
Puede disear la consulta para que solicite ms de un dato; por ejemplo, puede
disearla para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos
los registros que se encuentren entre esas dos fechas.
Las consultas de parmetros tambin son tiles cuando se emplean como
base para formularios, informes y pginas de acceso a datos. Por ejemplo,
puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de
parmetros. Al imprimir el informe, Access muestra un cuadro de dilogo que
solicita el mes para el que se desea obtener el informe. Cuando se especifica un
mes, Access imprime el informe correspondiente.

3.- Consultas

de tabla de referencias cruzadas

Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y

reestructurar datos de manera que su anlisis sea ms sencillo. Las consultas de
referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de
totales de datos, y se agrupan en dos tipos de informacin : uno hacia abajo, en
el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior, es
decir, un cuadro de doble entrada.

4. Consultas

de accin

Una consulta de accin es una consulta que realiza cambios o

desplazamientos de muchos registros en una sola operacin. Hay cuatro tipos de
consultas de accin:
4.1.) Consulta de eliminacin
Elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede
utilizar una consulta de eliminacin para quitar productos que ya no se
fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminacin,

Tipos de Consultas
siempre se eliminan registros enteros, no slo campos seleccionados
dentro de los registros.
4.2.) Consulta de actualizacin
Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o ms tablas.
Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los
productos lcteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al
personal de una determinada categora. Con una consulta de
actualizacin, puede cambiar los datos de las tablas existentes.
4.3.) Consulta de datos anexados
Agrega un grupo de registros de una o ms tablas al final de una o ms
tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una
base de datos que contiene una tabla con informacin acerca de estos
clientes. Para evitar tener que escribir toda esta informacin en la base de
datos, desea anexarla a la tabla Clientes.
4.4.) Consulta de creacin de tabla
Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de
una o ms tablas. Las consultas de creacin de tabla son tiles para crear
una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access
o una tabla histrica que contenga registros antiguos.

5. Consultas

SQL

Una consulta SQL es una consulta creada con una instruccin SQL.
Puede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query
Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales,
como Access.
Cuando se crea una consulta en la vista Diseo de la consulta, Access
construye en segundo plano las instrucciones SQL equivalentes. De hecho, la
mayora de las propiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vista
Diseo de la consulta tienen clusulas y opciones equivalentes a las que estn
disponibles en la vista SQL. Si lo desea, puede ver o editar la instruccin SQL
en la vista SQL. Sin embargo, despus de hacer cambios en una consulta en la
vista SQL, puede que su aspecto no sea el que tena en la vista Diseo.
Algunas consultas SQL, denominadas consultas especficas de SQL, no
se pueden crear en la cuadrcula de diseo. En el caso de las consultas de
paso a travs, consultas de definicin de datos y consultas de unin, debe crear
las instrucciones SQL directamente en la vista SQL. En el caso de las
subconsultas, la instruccin SQL se escribe en la fila Campo o en la fila
Criterios de la cuadrcula de diseo de la consulta.

Consultas de Seleccin

Ejecutar

Consultas de Seleccin
Temario:
Consulta de totales

Temario:
Consulta de campo/s calculado

Se puede crear un campo en una consulta a partir de: otros campos, funciones de access,
operaciones de clculo, condiciones y la combinacin de todas estas alternativas:
Un campo calculado se consigna de la siguiente forma:
nombre_del_campo: operacin de clculo
Ejemplo aumentando un 10% los precios de una tabla de productos:

Nuevo_precio: [precio]+[precio]*10/100

Consultas de Seleccin
Temario:
Consulta de campo/s calculado utilizando funciones de Access

Da: day([fecha_nacimiento])
Devuelve el da de una fecha
Mes: month([fecha_nacimiento]) Devuelve el nmero de mes de una fecha
Ao: year([fecha_nacimiento])
Devuelve el ao de una fecha
Fecha_actual: ahora()
Devuelve la fecha de la PC
Mes_en_letras: nombremes(numero_de_mes) Devuelve el nombre del mes
Edad: ent((ahora()-[fecha_nacimiento])/365,25) Ent devuelve el entero de un nmero
Temario:
Consulta de campo/s calculado utilizando condiciones
Para fijar condiciones en un campo tenemos la funcin Siinm(condicin; respuesta si; respuesta no)
Ejemplo: cuando la modalidad del curso es EGO (Economa y Gestin de las Organizaciones) la cuota es de
300 pesos, caso contrario es de 350 para el resto de las modalidades.

Cuota_nueva: siInm(([modalidad]=EGO);(300);(350))

Consultas de Parmetros

Ejecutar

Consultas de tablas de Referencia Cruzada

Consultas ->
Nuevo ->
Vista Diseo ->
Seleccionamos la tabla del ejemplo: Alumnos
y en el men de comandos
Consulta ->
Consulta de tabla de referencias cruzadas

Establecemos el campo asignado a la

fila, el campo asignado a la columna, el
campo que se calcular en la
interseccin de columna / fila y la
funcin a calcular (suma, promedio,
etc). La columna de Totales la
asignamos para sumar los valores de

Y al ejecutar la consulta
tendremos la siguiente
apariencia:

Consultas de Accin: de eliminacin

Consultas -> Nuevo -> Vista Diseo -> Seleccionamos la/s tablas y

Una consulta de eliminacin elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Por

ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminacin para quitar productos que ya no se
fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminacin, siempre se
eliminan registros enteros, no slo campos seleccionados dentro de los registros.
Se puede utilizar una consulta de eliminacin para eliminar registros de una sola
tabla, de varias tablas en una relacin uno a uno o de varias tablas en una relacin uno a
varios, si est activada la eliminacin en cascada. Por ejemplo, se podra utilizar una
consulta de eliminacin para eliminar todos los clientes de Irlanda y todos sus pedidos. No
obstante, si necesita incluir la tabla "varios" junto con la tabla "uno" con el fin de agregar
criterios, deber ejecutar la consulta dos veces, ya que una consulta no puede eliminar
registros de la tabla principal y de las tablas relacionadas al mismo tiempo.
Para distinguir una relacin uno a varios en la vista Diseo de la consulta, observe
las combinaciones entre las tablas. Si un extremo de una combinacin est marcado con
el smbolo de infinito , se trata de una relacin uno a varios. Si ambos extremos estn
marcados con un 1, se trata de una relacin uno a uno.

Consultas de Accin: de eliminacin

Ejecutar

En algunos casos, al ejecutar una

consulta de eliminacin, pueden eliminarse registros de las tablas relacionaUna vez que se eliminen registros das, aunque no estn incluidas en la
consulta. Esto puede suceder cuando
mediante una consulta de eliminacin,
la consulta slo contiene la tabla que
no se puede deshacer la operacin.
Por tanto, debe ver una vista previa de est en el lado "uno" de una relacin
uno a varios y se ha activado la elimilos datos que la consulta ha seleccionado para su eliminacin antes de eje- nacin en cascada para esa relacin.
cutar la consulta. Para ello, haga clic en Al eliminar registros de la tabla "uno",
tambin se eliminan registros de la taVista en la barra de herramientas y
muestre la consulta en la vista Hoja de bla "varios".
datos.
Cuando una consulta de eliminacin contiene ms de una tabla, por
Debe conservar constantemente
ejemplo, una consulta que elimine recopias de seguridad de los datos. De
gistros duplicados de una de las tablas,
esta forma, si elimina registros incola propiedad Registrosnicos
rrectos, podr recuperarlos a partir de
(UniqueRecords) de la consulta se delas copias de seguridad.
be establecer en S.

Consideraciones importantes
al utilizar una consulta de eliminacin

Consultas de Accin: de actualizacin

Una consulta de actualizacin realiza
cambios globales en un grupo de registros de
una o ms tablas. Por ejemplo, puede
aumentar los precios un 10 por ciento para
todos los productos lcteos o bien puede
aumentar los sueldos un 5 por ciento al
personal de una determinada categora. Con
una consulta de actualizacin, puede cambiar
los datos de las tablas existentes.

Consultas ->
Nuevo ->
Vista Diseo ->
Seleccionamos la/s tablas ->
y en el men de comandos
Consulta ->
Consulta de actualizacin

Consultas de Accin: de datos anexados

Una consulta de datos anexados
agrega un grupo de registros de una o ms
tablas al final de una o ms tablas. Por
ejemplo, supongamos que consigue nuevos
clientes y una base de datos que contiene
una tabla con informacin acerca de estos
clientes. Para evitar tener que escribir toda
esta informacin, desea anexarla a la tabla
Clientes.

Las consultas de datos anexados tambin

son tiles para:

Consultas ->
Nuevo ->
Vista Diseo ->
Seleccionamos la tabla que
adicionaremos a la principal
(ejemplo: Alumnos_nuevos)->
y en el men de comandos
Consulta ->
Consulta de datos anexados

Anexaremos los registros de

la tabla Alumnos_nuevos a
la tabla maestra Alumnos

Anexar campos basados en criterios.

Por ejemplo, es posible que desee anexar
slo los nombres y las direcciones de los
clientes con pedidos de un tamao
considerable.
Anexar registros cuando algunos de
los campos de una tabla no existe en la otra
tabla. Por ejemplo, en la base de datos de
ejemplo Neptuno, la tabla Clientes tiene 11
campos. Supongamos que desea anexar
registros de otra tabla que tienen campos
que coinciden con 9 de los 11 campos de la
tabla Clientes. Una consulta de datos
anexados anexar los datos de los campos
coincidentes y pasar por alto el resto.

Ejecutar

Consultas de Accin: de creacin de tabla

Una consulta de creacin de
tabla crea una tabla nueva a
partir de la totalidad o una parte
de los datos de una o ms
tablas. Las consultas de creacin
de tabla son tiles para:
Crear una tabla para exportar
a otras bases de datos de
Microsoft Access. Por ejemplo,
es posible que desee crear una
tabla que contenga varios
campos de la tabla Empleados y,
a continuacin, exportar esa
tabla a una base de datos
utilizada por el departamento de
personal.
Crear una tabla histrica que
contenga registros antiguos. Por
ejemplo, puede crear una tabla
que almacene todos los pedidos
antiguos antes de eliminarlos de
la tabla Pedidos actual.

Consultas ->
Nuevo ->
Vista Diseo ->
Seleccionamos la tabla del ejemplo:
Alumnos
y en el men de comandos
Consulta ->
Consulta de creacin de tablas

Asignamos el nuevo nombre de

tabla que ser creada a travs de
este mtodo

Seleccionamos los campos y establecemos los

criterios para los registros que deseamos enviar a la
nueva tabla que se crear a partir del momento de
ejecutar la consulta.
Se crear la tabla Alumnos de temperley con 4
campos seleccionados y los registros donde el campo
c_loca sea igual a 1 (cdigo de temperley)

Consultas
Vemos ahora la vista del listado de todas las consultas creadas anteriormente

Comentarios