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Proc Elaboracion Control Dctos
Proc Elaboracion Control Dctos
Cdigo: UPCH-R-104.PG-01
Emisin: 25 de junio de 2010
Revisin: 02
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Procedimiento
ELABORACIN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
Rectora
Aprob
Documento controlado por medios electrnicos. Para uso exclusivo de la Universidad Politcnica de Chiapas
Cdigo: UPCH-R-104.PG-01
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1. PROPSITO
Establecer el procedimiento para la elaboracin, la revisin, la aprobacin, la emisin, el control de los
cambios, la distribucin, la actualizacin y mantenimiento de los documentos utilizados en el Sistema de
gestin de la calidad (SGC), incluyendo el control de los documentos externos y obsoletos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todo el personal involucrado en el Sistema de gestin de la calidad de la
Universidad Politcnica de Chiapas.
3. POLITICAS DE OPERACIN
3.1 Cada rea, por medio de su responsable asegura el control de los documentos, el cual debe procurar el
conocimiento e implantacin del presente procedimiento.
3.2 El control de los documentos puede ser fsico o electrnico.
3.3 En caso de la utilizacin de medios electrnicos, cada rea debern asegurar el mantenimiento y
resguardo del respaldo correspondiente.
3.4 El criterio para identificar los documentos controlados de los documentos no controlados es el siguiente:
-
Documento controlado: Se refiere a los documentos con los cuales la Universidad Politcnica de
Chiapas tiene control para poderlos modificar y actualizar, tales como Manual de calidad,
procedimientos, formatos, instrucciones de trabajo, instructivos, planes de calidad y dems
documentos generados por la institucin.
Los documentos no controlados son aquellos cuyas modificaciones no pueden ser realizadas o
actualizadas por la Universidad Politcnica de Chiapas, tales como manuales, catlogos externos o
documentos externos, documentos de las autoridades y aquellos documentos que el Representante
del SGC decida.
Los documentos solicitados por los usuarios que salgan de las instalaciones de la institucin y que no
deban ser modificados actualizados tales como el Manual de calidad, se consideran como
Documentos no Controlados.
Las impresiones de documentos electrnicos para fines informativos, as como las fotocopias son
considerados como Documentos no Controlados.
3.5 En caso de que algn documento controlado sea distribuido fsicamente, ser necesario asignarle un
nmero de copia controlada y se entregar por medio del Registro de distribucin fsica de documentos
UPCH-R-104.RG-03 o bien por medio de oficio recopilando la firma de recepcin del documento.
3.6 El Responsable del SGC, mantiene la documentacin en la computadora destinada para esta funcin y
respalda las copias de seguridad al menos una vez al cuatrimestre.
3.7 La adecuada implementacin de los documentos ser verificada por el Responsable del rea, el cual
ser el encargado de solicitar las modificaciones que se consideren necesarias a los documentos para
asegurar su actualizacin, a travs del formato denominado Solicitud de accin de mejora UPCH-R104.RG-09, mantenindolo este registro como evidencia de la identificacin y documentacin del
cambio realizado.
3.8 Los documentos obsoletos que sean retenidos para preservar la informacin, los conocimientos o por
cualquier otra razn sern identificados con la leyenda "DOCUMENTO OBSOLETO".
3.9 El encabezado y/o pie de pgina sugeridos en este documento podr(n) omitirse o adecuarse en caso
de no ser operativamente funcionales.
3.10El Departamento de Programacin y Presupuesto de la Universidad Politcnica de Chiapas, ser el
rgano responsable de definir y actualizar los lineamientos para la clasificacin y organizacin de los
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archivos de la informacin pblica, con base en los lineamientos y reglamentos de la Ley que
garantiza la transparencia y el derecho a la informacin pblica para el Estado de Chiapas.
3.11Los procedimientos que se documenten e implementen en la Universidad Politcnica de Chiapas
debern considerar:
1. PROPSITO
2. ALCANCE
3. POLTICAS DE OPERACIN
4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA (INTERACCION CON OTROS DOCUMENTOS)
7. CONTROL DE REGISTROS
8. GLOSARIO
9. CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS
1.
2.
3.
Polticas de operacin: se describen los criterios, reglas, requisitos e indicaciones que orientarn al
usuario en el cumplimiento del procedimiento.
4.
Diagrama del procedimiento: se especifica por medio de un diagrama de flujo la manera secuencial
del procedimiento.
5.
Descripcin del procedimiento: se describe en forma ordenada y secuencial los pasos a seguir,
dando respuesta a las siguientes preguntas: qu? cmo? quin? cundo? y por qu?; as como los
puntos de control necesarios y anexos (cuando aplique). Si en la descripcin de la actividad se
utilizan abreviaturas o conceptos especficos utilizados en el la actividad descrita, ser necesario
que estos se incluyan dentro del espacio denominado GLOSARIO (ver punto 8).
6.
7.
Control de registro: se mencionan las formas que se utilizan para registrar datos y resultados en la
ejecucin del procedimiento.
8.
Glosario: se incluyen las expresiones o abreviaturas que faciliten la comprensin y aplicacin del
procedimiento.
9.
3.12El responsable del documento en coordinacin con el Representante del SGC, asigna el cdigo de la
siguiente forma: AAAAAA.BB-NN
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3.13El Plan de calidad refleja la gama de procesos y servicios que ofrece la Universidad Politcnica de
Chiapas a su comunidad universitaria.
3.14El Diagrama de Flujo refleja por medio de representaciones simblicas un procedimiento, el cual
describe la secuencia e interrelacin de sus operaciones, as como las distintas reas de trabajo que
intervienen en su desarrollo.
3.15Revisin, aprobacin y distribucin de los documentos:
3.15.1 Para los documentos del SGC transversales (de aplicacin general), su elaboracin ser por el
responsable del mismo y su revisin (aprobacin) ser responsabilidad de la Rectora, los cuales
firmarn en el pie de pgina del documento; su distribucin y control ser fsico o electrnico, el
original ser conservado por el Representante del SGC.
3.15.2 Para los documentos exclusivos de alguna funcin o rea, su elaboracin ser a cargo del
interesado y su revisin (aprobacin) ser responsabilidad del Responsable del rea o funcin; su
distribucin y control podr ser electrnico o fsico y el original ser conservado por el
Representante del SGC.
3.16Documentos Externos
3.16.1 Los documentos de origen externo, tales como normas ISO / NMX-CC, reglamentos, diarios
oficiales, lista de precios de proveedores, sern controlados por el responsable de su uso y manejo,
su identificacin se hace directamente en la Lista Maestra de Documentos UPCH-R-104.RG-01 y su
distribucin se realiza por medio del Registro de distribucin fsica de documentos UPCH-R104.RG-03.
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INICIO
5.1 Elaboran los documentos del SGC como son: procedimientos, instrucciones de
trabajo, planes de calidad, diagramas de flujo, registros y formatos
FIN
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Responsable
Actividades
5.1
Representante del
SGC
Responsable del
rea
Logograma
Tipo de documento
Tipo de documento:
Revisin:
Pgina:
5.2
Representante del
SGC
Responsable del
rea
5.4
Representante del
SGC
Responsable de
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Secuencia
de etapas
Responsable
Actividades
proceso
Representante del
SGC
Nombre del
proceso:
Descripcin de las
Actividades del proceso
Interaccin
Actividades, documentos
y/o registros
Responsables
Recursos e
infraestructura
Indicadores de
medicin
9
Criterios de aceptacin,
verificacin y/o control
Entrada:
Resultado:
Entrada:
Resultado:
Entrada:
Resultado:
Normativa aplicable, normas y reglamentos (internos y externos), procedimientos, guas, planes o programas,
manuales administrativos, manuales operativos, manuales institucionales.
Ejemplos de registros:
6. Responsables: Se indica el puesto o funcin del involucrado o los involucrados para llevar a cabo esta actividad (se
sugiere no incluir nombres de personas), considerando las entradas (puesto, funcin o departamento que provee de la
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informacin o servicio para realizar la actividad que se est describiendo), as como las salidas o resultados (puestos o
departamentos a los que se entregan los resultados de ese proceso).
7. Recursos e infraestructura: Se anotan los recursos materiales necesarios para desarrollar la actividad sealada,
incluyendo instalaciones, hardware, software, equipo, herramienta, productos, insumos, consumibles, etc. En caso de
que no se requiera la utilizacin de algn tipo de recurso se escribe la leyenda No Aplica
8. Indicadores de medicin: Se escriben los plazos en unidades de medicin relacionados con la actividad que se est
describiendo; ejemplo: das, horas, minutos, productos terminados, etc.
9. Criterios de aceptacin, verificacin y/o control: Se menciona aquel o aquellos elementos que permiten mantener el
control de la actividad o proceso sealado como son las actividades de verificacin, validacin, seguimiento, inspeccin,
ensayo o prueba especficas.
NOTA: En todos los casos siempre se deber incluir uno o varios criterios de aceptacin.
Secuencia
de etapas
5.5
Responsable
Actividades
rea X
rea Y
rea Z
rea: Establecer, por medio de representaciones simblicas cada etapa de un procedimiento, de manera
secuencial e interrelacionada con las distintas reas que intervienen.
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Secuencia
de etapas
Responsable
Actividades
5.6
5.7
5.8
Responsable del
rea
Representante del
SGC
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Secuencia
de etapas
Responsable
Actividades
5.9
Representante del
Aseguran que las versiones actualizadas de los documentos se encuentran
SGC
disponibles en las reas correspondientes, retirando los documentos
Responsable del obsoletos.
rea
5.10
FIN
Proceso o documento
Sin cdigo
Sin cdigo
UPCH-SAD300.MGO-01
Vigente
Sin cdigo
Sin cdigo
UPCH-R104.MC-01
Manual de calidad
7. CONTROL DE REGISTROS
Cdigo
Registro
Tiempo de
conservacin
Disposicin de
los registros
Responsable de
almacenarlo
UPCH-R104.RG-01
Lista maestra de
documentos
4 aos
Destruccin
Representante
de la Direccin
UPCH-R104.RG-03
Lista de distribucin
fsica de documentos
4 aos
Destruccin
Representante
de la Direccin
UPCH-R104.RG-09
Solicitud de accin
de mejora
4 aos
Destruccin
Representante
de la Direccin
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Lugar de
almacn
rea del
Representante
de la Direccin
rea del
Representante
de la Direccin
rea del
Representante
de la Direccin
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8. GLOSARIO
8.1 CUP: Coordinacin de Universidades Politcnicas.
8.2 Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de gestin de la calidad de la Universidad
Politcnica de Chiapas, su alcance y exclusiones, hace mencin de los procedimientos aplicables, as
como de la interaccin de sus procesos.
8.3 Documento: Informacin y su medio de soporte.
8.4 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas.
8.5 Procedimiento: Forma especificada (documentada o no) para llevar a cabo una actividad o un conjunto
de actividades mutuamente relacionadas.
8.6 Plan de calidad: Documento que especifica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse,
quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, proceso o servicio especfico.
8.7 Cdigo: Conjunto de letras y nmeros que son asignados para el control de un documento o registro
dentro del Sistema de gestin de la calidad, considerando quien lo emite, tipo de documento y nmero
consecutivo.
8.8 Lista maestra de documentos: Documento utilizado para relacionar y controlar los documentos del
Sistema de gestin de la calidad.
8.9 Documento obsoleto: Documento anterior a la revisin ms reciente.
8.10 SGC: Sistema de gestin de la calidad de la Universidad Politcnica de Chiapas.
9. CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS
Nivel de
revisin
Seccin
y/o pgina
Fecha de modificacin
01
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-----------------------------
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02
Seccin 6
Pgina 11
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03
04
05
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