8.

3 Indicadores

8.3.1

Modelo de Indicadores:

En la tabla1 se definen los indicadores del proceso de compras.

INDICADORES FUNCIONALES
INDICADOR
CALIDAD DE LOS PEDIDOS GENERADOS
ENTREGAS PERFECTAMENTE RECIBIDAS
NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE PROVEEDORES
NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE ENTREGAS A CLIENTES
COSTO DE ALMACENAMIENTO POR UNIDAD
NIVEL DE CUMPLIMIENTO DEL DESPACHO

NOMENCLATURA

CPG
EPR
NCP
NCEC
CAU
NCD

METRICA
%
%
%
%
S/.
%

Tabla 1: Indicadores del proceso de compras

INDICADOR CALIDAD DE LOS PEDIDOS GENERADOS

INDICADOR: CPG
DESCRIPCION: Porcentaje de pedidos de
compras generadas sin retraso, o sin
necesidad de informacin adicional.
FORMULA: Sea x, y nmeros enteros.

x
: Pedidos generados sin problemas,

x0 x y
,

y0

y
: Total de pedidos generados,
x * 100
CPG y

IMPACTO: Cortes de los problemas

inherentes a la generacin errtica de
pedidos, como: costo del lanzamiento de
pedidos rectificadores, esfuerzo del
personal de compras para identificar y
resolver problemas, incremento del
costo de mantenimiento de inventarios,
entre otros.
EJEMPLO:

x
: 93 Pedidos generados sin problemas

y
: 100 Pedidos generados en total

CPG

93 *100
93%
100

INDICADOR ENTREGAS PERFECTAMENTE RECIBIDAS

INDICADOR: EPR
2

DESCRIPCION: Porcentaje de pedidos

que no cumplen las especificaciones de
calidad y servicio definidas, con desglose
por proveedor
FORMULA: Sea x, y nmeros enteros.

x:
Pedidos rechazados,

x0 x y
,

y:
Total de rdenes de compra recibidas,

y0
EPR

x *100
y

IMPACTO: Costos de recibir pedidos sin

cumplir las especificaciones de calidad y
servicio, como: costo de retorno, coste
de volver a realizar pedidos, retrasos en
la produccin, coste de inspecciones
adicionales de calidad, etc.
EJEMPLO:

x
: 8 Pedidos rechazados

y
: 40 rdenes de compra en total

EPR

8 * 100
20%
40

INDICADOR NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE PROVEEDORES

INDICADOR: NCP
DESCRIPCION: Consiste en calcular el
nivel de efectividad en las entregas de
mercanca de los proveedores en la
bodega de producto terminado
FORMULA: Sea x, y nmeros enteros.

x:
Pedidos rechazados fuera de tiempo,

x0
y0

y:
Total de pedidos recibidos,

NCP

x *100
y

IMPACTO: Costos de recibir pedidos sin

cumplir las especificaciones de calidad y
servicio, como: costo de retorno, coste
de volver a realizar pedidos, retrasos en
la produccin, coste de inspecciones
adicionales de calidad, etc.
EJEMPLO:

x
: 13 Pedidos rechazados fuera de
tiempo

y
: 58 Pedidos recibidos en total

13 *100
22.41%
NCP 58

INDICADOR NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE ENTREGAS A CLIENTES

INDICADOR: NCEC
DESCRIPCION: Consiste en calcular el
porcentaje real de las entregas
oportunas y efectivas a los clientes
FORMULA: Sea x, y nmeros enteros.

x:
Total de pedidos no entregados a

tiempo,

x0
y0

y:
Total de pedidos despachados,
x
NCEC (1 ) * 100
y

IMPACTO: Sirve para controlar los errores que se

presentan en la empresa y que no permiten entregar los
pedidos a los clientes. Sin duda, esta situacin impacta
fuertemente al servicio al cliente.

EJEMPLO:

x
: 5 Pedidos no entregados a tiempo

y
: 58 Pedidos despachados en total

NCEC

(1

5
) * 100 91.38%
58

INDICADOR COSTO DE ALMACENAMIENTO POR UNIDAD

INDICADOR: CAU
DESCRIPCION: Consiste en relacionar el
costo del almacenamiento y el nmero
de unidades almacenadas en un perodo
determinado
FORMULA: Sea "x" que pertenece a los
nmeros reales,
Sea "y" que pertenece a los nmeros
enteros.

x:
Costo de almacenamiento,

x0

x y

y:
Nmero de unidades almacenadas,

y0
CAU

x
y

IMPACTO: Sirve para comparar el costo

6

por unidad almacenada y as decidir si es

ms rentable subcontratar el servicio de
almacenamiento o tenerlo propiamente.
EJEMPLO:

x
: $ 2700.60 Costo de almacenamiento

y
: 3048 Nmero de unidades
almacenadas

2700.60
0.89
EPR 3048

$/unidad

INDICADOR NIVEL DE CUMPLIMIENTO DEL DESPACHO

INDICADOR: NCD
DESCRIPCION: Consiste en conocer el
nivel de efectividad de los despachos de
mercancas en cuanto a los pedidos
enviados en un perodo determinado.
FORMULA: Sea x, y nmeros enteros.

x:
Nmero de unidades almacenadas,

x0 x y
,

y:
Nmero total de despachos

y0
requeridos,
NCD

x *100
y

IMPACTO: Sirve para medir el nivel de

cumplimiento de los pedidos solicitados
al centro de distribucin y conocer el
nivel de agotados que maneja la bodega.
EJEMPLO:

x
: 38 Nmero de unidades
almacenadas

y
: 40 Nmero total de despachos
requeridos

38 * 100
95%
NCD 40

8. APORTE
9.1 DISEO DEL PROCESO
PROCEDIMEINTO A NIVEL 0
El siguiente diagrama describe las entradas y salidas del proceso de compras de la empresa
En el lado izquierdo tenemos las entradas, en lado derecho las salidas y dentro del cuadrado de lneas punteadas esta los
diferentes subprocesos.

PROCEDIMEINTO A NIVEL I
El siguiente diagrama describe los sub procesos y como se relacionan.

10

PROCEDIMIENTO NIVEL 2
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN DE MOVIMIENTO DE MATERIALES (MM)
El jefe de rea:
1. Recibe todos los pedidos de sus trabajadores a travs de MM, MM es un formato de 3
copias donde se coloca el rea solicitante, el plan de cuenta de cada rea, la
descripciones del articulo(s) y las cantidades solicitadas.
2. Aprueba o desaprueba los MM y los enva al rea de almacn
El asistente de almacn:
3. Recibe los MM aprobados los sella con fecha y hora.
4. Entrega una de las copias del MM al solicitante.

11

PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIN DE MM
El asistente de almacn:
1. Verifica si hay artculo en stock, si lo hay entrega el artculo.
2. Si no hay stock del artculo, se identifica el tipo de articulo (Art. de Oficina, Material de
Produccin, Material de Mecnica, etc.), segn el tipo de articulo lo deriva a un comprador
y se queda con la 2da copia de MM para registro
3. Entrega la 3ra copia del MM a un comprador seleccionado.

12

PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIN DE ARTCULO

El comprador:
1. Verifica si el producto ya est registrado en el sistema, sino lo est lo deriva a Jefe de
almacn.
Jefe de compras:
2. Registra los artculos nuevos con cdigo, modelo y marca.
3. Actualiza el sistema.
El comprador:
4. Selecciona el artculo del sistema

13

PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIN DE PROVEEDOR

El comprador:
1. verifica si hay proveedor que comercialice el articulo(s) y lo selecciona proseguir con el
proceso, sino lo est lo deriva a Jefe de almacn.
Jefe de compras:
2. Registra al proveedor con los siguientes datos: razn social, RUC, direccin
3. Luego se actualiza el sistema
El comprador:
4. Selecciona el proveedor (es) del sistema

14

PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE COTIZACIN

El comprador:
1. Escoge por lo menos a tres (03) proveedores registrados que comercialicen el tipo de
artculo.
2. Escanea el MM
3. Enva el MM escaneo va mail a los proveedores

PROCEDIMIENTO DE GENERAR MAPA DE COTIZACIONES

El comprador:
1. Recibe las cotizaciones de los proveedores va mail
2. Genera el formato de mapa de cotizaciones con los datos de los 3 o ms proveedores:
cdigo de artculo, nombre artculo, nombre de proveedor, precio de producto.
3. se imprime el mapa de cotizaciones
4. se entrega el mapa de cotizaciones al Jefe de compras

15

PROCEDIMIENTO DE GENERAR ORDEN DE COMPRA

Jefe de compras:
1. Recibe los mapas de cotizaciones
2. selecciona la mejor opcin, basndose en precio, crdito y calidad en el servicio.
3. enva el mapa con la seleccin del proveedor al comprador
El comprador:
4. Genera la orden de compra con los datos cdigo de artculo, nombre de artculo,
nombre de proveedor seleccionado, precio respectivo
5. imprime el formato de orden de compra, se deriva a Jefe de compras
Jefe de compras:
6. Se deriva la orden de compra a GAF para aprobacin
GAF
7. aprueba o desaprueba la orden de compra y la devuelve al jefe de compras
Jefe de compras:
8. Recibe las rdenes de compra
9. Selecciona las rdenes de compra aprobadas y las deriva al comprador
16

PROCEDIMIENTO DE ATENCIN DE COMPRA

El comprador:
1. Escanea las rdenes de compra aprobadas
2. Enva va mail al proveedor.
3. se contacta con el proveedor indicndole el envi de la orden de compra
4. se acuerda la fecha de entrega de articulo con factura
El asistente de almacn:
5. recibe del articulo con factura y gua de remisin
6. comunica al solicitante que pase a recoger el articulo
7. enva la factura con el mapa de cotizaciones, la orden de compra y la gua al rea de
finanzas.

17

18

PROCESO GLOBAL

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