ANALISIS DE INFORMACIN (Sptima etapa)

La aplicacin de las tcnicas arroja un cumulo de datos que es necesario

revisar. La organizacin y estructura que tenga la informacin depende de las
tcnicas empleadas y del manejo que se haya realizado de las mismas.
La parte medular del anlisis de informacin consiste en comparar, cuando se
trabaja de esta manera, los datos que proporcionaron el jefe de los sujetos
investigados y ellos mismos. Cabra esperar algunas pequeas discrepancias
entre dichas fuentes de informacin, pero si estas son serias es conveniente
plantear alguna hiptesis sobre su origen y en funcin de ello seleccionar
nuevamente otras tcnicas de investigacin y aplicarlas a efecto de esclarecer
las cosas.
El objetivo es analizar y examinar la informacin y documentacin relativa para
evaluar la eficiencia y efectividad de la operacin en cuestin.
En el caso de que la empresa carezca de informacin respecto de la
competencia o de las estadsticas necesarias para evaluar la operacin el
auditor deber efectuar los estudios e investigaciones necesarios para obtener
elementos de juicios suficientes. Para lograr la efectividad aludida es
recomendable la utilizacin de tcnicas que se explican a continuacin:
(A) Entrevistas:
A travs de ellas se obtiene la informacin de primera mano respecto a la
operacin.
(B) Evaluacin de la gestin administrativa:
En la planeacin deber estudiarse fundamentalmente el grado de efectividad
logrado para anticipar problemas y programar actividades eficientemente: en
cuanto a la organizacin.
(C) Examen de la documentacin:
La finalidad de esta tcnica es coadyuvar a la verificacin objetiva de la
informacin sujeta a anlisis o bien la obtencin de algunos datos especficos.

OPERACIONES GENERALES

OPERACIONES ESPECFICAS

COMERCIALIZACIN

COMPRAS

PRODUCCIN

Programacin
y
control
Administracin de Inventarios
Mantenimiento y Almacenaje

ADMINISTRACIN
DE
RECURSOS HUMANOS

Reclutamiento y seleccin

Investigacin
de
mercado
Ventas,
Publicidad
y
Distribucin
Compras

Adems de los problemas de informacin existen por lo menos tres grupos de

variables que pueden explicar el mal desempeo de los trabajadores y por
consiguiente ser la causa de problemas.
1. PROBLEMAS

ORGANIZACIONALES:

factores

importantes

Factores jerrquicos: Son los jefes, los grandes responsables

de mantener buenas relaciones dentro de la organizacin. Desde el
Gerente General hacia abajo, deben ser capaces de respetar en primer
lugar a las personas, empoderar los roles de sus subordinados, ensear
y exigir.
Factores Estructurales: Una mala organizacin, donde los
procesos, procedimientos, y relaciones jerrquicas estn mal diseadas,
indudablemente que afectarn gravemente el clima organizacional,
haciendo ms ineficiente el trabajo, generando una disposicin a trabajar
a la defensiva y buscar culpables; perdiendo mucho tiempo en
discusiones bizantinas, sumarios de pasillo, etc. Lo que genera mucha
rotacin de personal, desmotivacin, estrs, conflictos internos
provocados por rumores, maledicencias y opiniones que proliferan ante
la ausencia de estructura organizacional, afectando gravemente las
decisiones de todos.
Factores Estratgicos: Cuando la empresa trabaja sin
herramientas de gestin, sin metas claras, sin polticas sostenibles ni
planificacin explcita, condena la estructura y la cultura de la
organizacin. Nadie sabe qu se espera de cada uno y por tanto, se
desempodera, lo que los hace rpidamente perder pro actividad

producto de la sobrerreaccin de las lneas

automticamente vuelven a la vieja y obsoleta

jerrquicas

que

2. FALTA DE APTITUDES DEL PERSONAL:

Una fluida comunicacin, profunda confianza y espritu de cooperacin son las
actitudes bsicas en toda relacin exitosa, tanto en el mbito personal, como
laboral y profesional. Una empresa o equipo con falta o deficiencia en alguna
de stas est destinada a la ineficiencia y un profundo malestar general. Por lo
tanto es fundamental desarrollar actitudes, si queremos mejorar los resultados
obtenidos.
3. FALTA DE MOTIVACIN:
Cuando el empleado entra en una fase de desmotivacin, empieza a perder el
entusiasmo y la ilusin con la que empez el primer da. Su rendimiento
empieza a verse reducido y la calidad del trabajo que realiza queda afectado y
por tanto empiezan a cometerse ineficiencias por la falta de atencin hacia las
tareas a realizar.
Algunas sugerencias que pueden mejorar esta situacin son:
1.- Mejorar la comunicacin entre empleados y empresa
2.- Respeto mutuo
3.- Buscar la conciliacin entre trabajo y familia
4.- Reconocer el trabajo de los empleados
5.- Mostrar inters por las necesidades del empleado
6.- Establecer retos constantes para evitar la rutina
7.- Crear equipo
8.- Instaurar entrevistas personales y evaluacin de satisfaccin