1.

QUE ES UN COMIT DE FINANZAS

El funcionamiento de los Comits de Finanzas, en todos los establecimientos educativos oficiales de la

Repblica de Pre-Primaria, Primaria y Educacin Media esta normado a travs del Acuerdo
Presidencial No. 399.
Los Comits de Finanzas son los encargados de todas las recaudaciones de fondos que se hagan en los
establecimientos educativos oficiales, por lo cual tienen como funcin principal administrar los fondos
recaudados al momento de la inscripcin de los alumnos y de toda actividad en donde se recauden
fondos, los cuales deben ser utilizados nica y exclusivamente para el beneficio del alumnado.
2.

COMO SE CONFORMA UN COMIT DE FINANZAS

Los comits de Finanzas deben de conformarse por el personal docente de los establecimientos
educativos y estar integrados como se detalla a continuacin:
En los casos de maestro nico, el presidente del Comit ser un miembro de la comunidad y
fungir como tesorero el maestro.
En los centros educativos de mayor personal y alumnado en donde se recaude un ingreso
voluminoso de fondos; el Comit de Finanzas, deber integrarse por presidente, vicepresidente,
tesorero, protesorero, secretario y prosecretario.
El presidente, tesorero y cualquier otro miembro del comit, deben ser electos por mayora de votos en
Asamblea General del Personal Docente y Tcnico Administrativo del Establecimiento, para el efecto
deber contarse por los menos con la presencia de las dos terceras partes del nmero total del personal
del establecimiento educativo. (Articulo 2. del Acuerdo Presidencial No. 399).
Al respecto la Ley de Educacin Nacional en el artculo 36. Obligaciones de los Educadores indica en
el inciso k que: Los educadores tienen como obligacin integrar las diversas comisiones internas
en los establecimientos educativos para los cuales laboren.
3.

OBLIGACIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMIT DE FINANZAS

Son funciones especficas para cada uno de los integrantes de los Comits de Finanzas, las siguientes
(Artculo 4. del Acuerdo Ministerial No. 185):
Presidente: velar por el buen manejo de los fondos recibidos, siendo responsable
mancomunadamente con el resto del comit, por cualquier anomala.
Tesorero: es el principal responsable del manejo de fondos recaudados por el Comit de
Finanzas, as como de

Realizar registros contables en los libros autorizados para el efecto.

Efectuar los trmites necesarios para la autorizacin de recibos por cobros y libros
contables.
1

Realizar cotizaciones y por consiguiente las compras necesarias, solicitando para el

efecto las respectivas facturas.

Secretario: encargado de la correspondencia interna y externa del comit, suscripcin de actas

y otras que le sean asignadas, las cuales deben ser afines al cargo de secretario.
Vicepresidente, Protesorero y Prosecretario: Encargado de sustituir al miembro
correspondiente que se ausentar temporalmente del Comit. En caso de ausencia definitiva, se
proceder inmediatamente a eleccin para llenar el cargo vacante.
4.

OBLIGACIONES DEL DIRECTOR DEL ESTABLECIMIENTO

Responder mancomunadamente de las operaciones que efecte el Comit de Finanzas,
avalando con su visto bueno las acciones realizadas (Artculo 5. del Acuerdo Ministerial No.
185).
No permitir que dentro del Establecimiento Educativo funcione en forma paralela alguna
Comisin o Comit que recaude fondos que no sea el Comit de Finanzas.

No deber manejar fondos en virtud de que sus labores son eminentemente de carcter administrativo.
5.

PERIODO DE FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMIT DE FINANZAS

El comit funciona durante el periodo de un ao improrrogable (de noviembre a octubre). El cambio

debe efectuarse sin excusas durante el mes de octubre de cada ao, debiendo para el efecto, los
miembros del Comit saliente (Artculo 7. y 8. del Acuerdo Ministerial No. 185), realizar lo siguiente:
Dejar cerradas las operaciones al ltimo da del mes de octubre.
Entregar al nuevo comit los fondos del saldo consignado en el libro de caja contra el saldo de
la cuenta bancaria que para el resguardo de los fondos se tenga aperturada.
Entregar los documentos de ingresos y egresos debidamente archivados, chequeras, estados de
cuenta y los talonarios de recibos autorizados para la recaudacin de fondos del siguiente ciclo
lectivo, previa autorizacin del supervisor del distrito y de la Direccin Departamental de
Educacin que corresponda.
Entregar los libros de caja, actas, bancos, cheques utilizados, recibos por concepto de cuota de
inscripcin y dems documentos utilizados durante su gestin.
El proceso de entrega-recepcin del Comit de Finazas se har constar por medio de acta.
6.

ASPECTOS LEGALES QUE RIGEN A LOS COMITS DE FINANZAS

Las funciones que realiza un Comit de Finanzas se rigen por las siguientes disposiciones legales:
Decreto Legislativo No.12-91 Ley de Educacin Nacional
2

 Acuerdo Ministerial No. 185 Instructivo para el Funcionamiento de los Comits de Finanzas
de fecha 29 de Enero de 1988.
Acuerdo Presidencial No. 399 Reglamento de Recaudaciones de Fondos en los
Establecimientos Educativos Oficiales de la Repblica, de fecha 07 de Diciembre de 1968.
Otras que por su naturaleza se relacionen con aspectos contables, fiscales, administrativos y
financieros.
7.

ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS

7.1

INGRESOS

Los fondos que se recauden en los establecimientos educativos oficiales de la Repblica, deben ser
autorizados previamente por el Supervisor del Distrito, Direccin Departamental de Educacin o bien
otra autoridad designada por el Despacho Superior del Ministerio de Educacin.
Los ingresos sern aceptados nicamente cuyo respaldo sea a travs de un recibo debidamente
autorizado por la autoridad que para el efecto designe el Ministerio de Educacin (Direccin
Departamental de Educacin, Supervisin del Distrito).
7.1.1 Clasificacin
Los fondos recaudados pueden clasificarse de la siguiente manera:
Fondos aportados por los padres de familia al momento de la inscripcin de los alumnos.
Fondos por actividades extraordinarias (rifas, kerms, actividades culturales y/o deportivas).
Fondos por concepto de arrendamiento de tienda escolar.
Donaciones o comisiones que otorguen, particulares y entidades o establecimientos comerciales
(Coca Cola, Pepsi Cola, Novatex y otros), al centro educativo.
Intereses bancarios generados por el resguardo de los fondos del Comit en los bancos del
sistema.
Por medidas de seguridad en el manejo de efectivo, los aportes por concepto de inscripciones, tienda
escolar y los que se considere pertinentes, podrn realizarse directamente en la cuenta bancaria del
Comit de Finanzas, quien emitir el recibo autorizado contra la presentacin de la boleta de depsito
respectiva.
Todo aporte que reciba el Comit de Finanzas deber operarse en el Libro de Caja.
7.1.2 Documentacin de respaldo
Los documentos de respaldo de los fondos recaudados por los Comits de Finanzas son los siguientes:

 Por los fondos aportados por los padres de familia al momento de la inscripcin de los alumnos,
se extender el recibo correspondiente, el cual deber estar autorizado por la Direccin
Departamental de Educacin que corresponda. (Artculo No. 2. del Acuerdo Gubernativo No.
968-2000 de fecha 30-12-1999).
El ingreso de la ganancia de toda actividad extraordinaria se realizar de acuerdo al informe
financiero (Ingresos Egresos) que se presente al Supervisor Educativo, quien previamente
debi haber autorizado la actividad. Al informe que respalde la actividad, deber acompaarse
la documentacin de ingresos y egresos derivados de la misma.
Los fondos por arrendamiento de la tienda escolar se realizarn de acuerdo a los recibos que
emita el Tesorero del Comit de Finanzas de conformidad a los convenios celebrados, los cuales
debern estar debidamente autorizados y numerados correlativamente.
Todo tipo de donacin, apoyo y obsequio que sean producto de actividades que particulares o
empresas efecten a los establecimientos educativos pblicos deber estar amparada en
convenios suscritos con los respectivos Comits de Finanzas.
Los ingresos por concepto de intereses bancarios, se documentarn con los estados de cuenta
mensuales que presentan las instituciones bancarias.
7.1.3 Destino
Los fondos recaudados sern utilizados de conformidad a los siguientes criterios:
Se destinarn nica y exclusivamente para los gastos y periodos del que fueron autorizados
(Artculo 13. del Acuerdo Ministerial No. 185).
En caso de algn remanente, deber solicitarse a la Supervisin correspondiente, la autorizacin
para incrementar un fondo que estuviere deficiente. (Artculo 14. del Acuerdo Ministerial No.
185).
Los saldos existentes en caja, al finalizar el ciclo lectivo, y si no hubiera que realizar gastos
necesarios, debern permanecer en la cuenta respectiva, disponiendo de los mismos, hasta la
apertura del ciclo escolar siguiente. (Artculo 16. del Acuerdo Ministerial No. 185).
7.2

EGRESOS

Los egresos se constituyen como los gastos que efecta el Comit de Finanzas, dependiendo de las
necesidades que se presenten, con carcter de emergentes en los establecimientos educativos, los cuales
deben ser clasificados segn los rubros autorizados al momento de la inscripcin de los alumnos.
7.2.1 Clasificacin
Los egresos que se consideran se pueden realizar a travs del Comit de Finanzas son:
Mantenimiento y reparacin del edificio escolar,
Refaccin de los alumnos.
Compra de material didctico.
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 Otros que se consideren son en beneficio de los alumnos.

El detalle de gastos no autorizados y que al momento de efectuarse auditoras pueden ser objeto de
reparo por considerarse suntuosos o innecesarios, se presentan en el Anexo No. 1.
7.2.2 Documentacin de respaldo
La documentacin de respaldo de los egresos efectuados lo constituyen los siguientes documentos:
Facturas debidamente legalizadas: las cuales deben reunir los aspectos legales contenidos en
el artculo 33, del Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado -IVA-.
Detalle de gastos de plaza los cuales no sobrepasen los CIEN QUETZALES (Q.100.00),
segn lo establece el Decreto numero 27-92 Ley del Impuesto al Valor Agregado -IVA-,
Articulo 7. Literal 11. relacionado con las ventas al menudeo. Ver modelo en Anexo No. 2.
El uso de dicho formato se aceptar solamente en casos debidamente justificados y no podr ser
repetitivo.
Recibos: se aceptarn cuando se trate de servicios como por ejemplo: guardiana, conserjera y
elaboracin de la refaccin, debiendo contar con los siguientes requisitos: detalle completo del
servicio y perodo del mismo, llevando al pie del recibo, la firma, nombre completo, direccin
residencial, No. de cdula y telfono de quien cobra. Las erogaciones por dichos servicios no
tienen el carcter de sueldos y salarios sino de colaboracin.
Los recibos por concepto de carpintera, herrera, albailera, plomera y otros, se aceptarn
nicamente cuando dichos servicios sean de carcter emergente y de menor cuanta.
8.

REGISTROS CONTABLES DEL COMIT DE FINANZAS

Los libros que utilice el Comit de Finanzas, debern ser autorizados en las Direcciones
Departamentales de Educacin que correspondan. (Artculo 1. del Acuerdo Gubernativo No. 9682000).
Los libros a utilizar, son los siguientes:
Libro de caja o Caja Central: deber ser empastado y operado a doble folio (debe y haber)
con dos columnas en cada pagina, centralizando los ingresos y egresos de los fondos
recaudados, cerrndose mensualmente con los saldos de cada una de las cuentas al ultimo da
del mes y que pasara al siguiente, firmando al pie de las operaciones, el Tesorero, Presidente del
Comit y Visto bueno de la Direccin.
Los datos que se consignar como mnimo, son los siguientes:

Fecha
No. de factura o comprobante
Nombre del proveedor
Breve descripcin de las compras realizadas y
5

Monto de la factura o comprobante

Las operaciones del libro de caja debern realizarse con lapicero y sin enmiendas, borrones,
corrector o tachaduras.
Al incurrirse en algn error debern proceder de la siguiente manera:
1. Trazar una lnea con lapicero rojo sobre la cantidad mal consignada, o bien trazarle dos
lneas al inicio y final de la cantidad.
2. Escribir en la parte superior de la cantidad mal consignada la cantidad correcta.
Ver modelo de operatoria del Libro de Caja, en el Anexo No. 3.
Libro de Actas: en este libro debern registrarse principalmente las actividades relevantes del
Comit, como ejemplo en los siguientes casos:

Al inicio y cierre de las actividades entrega-recibo del comit saliente al entrante.

Cuando se realicen compras mayores y en caso uno de los integrantes no estuviere de

acuerdo, lo cual deber hacerse constar en punto de acta, en el cual se fundamente su
oposicin.

Cualquier otro motivo que se considere es de relevancia para las operaciones que realice
el Comit de Finanzas.

Libro de Bancos: en este libro debern ser conciliados mensualmente los saldos que reporta la
institucin bancaria contra los registrados en el libro de caja.
Se opera a 3 columnas Debe (Ingresos), Haber (Egresos) y Saldo (Suma de saldo anterior ms
ingresos menos egresos)
Las operaciones que se registran, son las siguientes:
Ingresos: depsitos realizados y notas de crdito emitidas por la Institucin Bancaria.
Se registran como mnimo los siguientes datos: fecha, No. de boleta de depsito o Nota
de Crdito, concepto y monto de la misma.
Egresos: cheques emitidos y notas de dbito emitidas por la Institucin Bancaria.
Se registran como mnimo los siguientes datos: fecha, No. de cheque o Nota de Dbito,
Beneficiario (cheques) y monto de la misma.
Al final de las operaciones mensuales, se realiza la respectiva conciliacin bancaria, firman al
pie el Tesorero y Presidente del Comit de Finanzas, con el visto bueno del Director del
Establecimiento.
Ver modelo de operatoria en el Anexo No. 4.
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 Libros Auxiliares (mantenimiento, tienda escolar, refaccin, etc.): Se llevaran cuando las
operaciones del comit se consideren voluminosos, los cuales pueden ser de uso optativo.
Al final del periodo el Comit de Finanzas deber elaborar resumen financiero en los cuales se reflejen
los movimientos contables mensuales realizados durante su gestin a efecto de establecer los saldos
que sern trasladados al comit entrante y para realizar ante el claustro de maestros la respectiva
rendicin de cuentas.
9.

RESGUARDO DE LOS FONDOS

Los fondos monetarios del Comit de Finanzas, deben resguardarse de la siguiente manera:
Bancos: mediante la apertura de una cuenta bancaria de preferencia de tipo monetario, en
cualquier banco del sistema, para lo cual debern registrarse las firmas del presidente y tesorero
del Comit en forma mancomunada. (Artculo 8. del Acuerdo Presidencial No. 399).
Caja Chica: El Comit de Finanzas podr disponer de un monto fijo en efectivo para gastos
rutinarios o menores. (Artculo 11. del Acuerdo Presidencial No. 399).
El fondo de caja chica se regir de acuerdo a los siguientes lineamientos:

El monto del fondo depender del volumen de operaciones que el Comit de Finanzas
realice.

El monto del fondo deber aprobarse en Junta de Maestros, suscribindose el acta

respectiva.

Se liquidar, cuando se haya agotado un 75 % del mismo, contra la entrega de las

facturas o comprobantes que respalden las erogaciones realizadas.
El Tesorero del Comit emitir un cheque por el valor liquidado para mantener
disponible el monto del fondo de Caja Chica aprobado.

Como medida de control y seguridad para los miembros del Comit de Finanzas, se recomienda que
para gastos que sobrepasen el 50 % del fondo de Caja Chica, se emita cheques a nombre de los
proveedores.
10.

SUPERVISIN Y AUDITORA DE LOS COMITS DE FINANZAS

10.1

SUPERVISIN

Las personas autorizadas para supervisar y verificar las operaciones que realizan los Comits de
Finanzas son:
Director del Establecimiento: quien adems responde mancomunadamente por las
operaciones que efecte el Comit de Finanzas, por lo que debe mantener un estrecho control de
las mismas, toda vez que:
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10.2

Otorga su visto bueno a toda la documentacin que ampara los egresos del Comit.
(Artculo 23. del Acuerdo Ministerial No. 185).

Otorga su visto bueno a las operaciones mensuales registradas en el libro de Caja del
Comit. (Artculo 18. del Acuerdo Ministerial No. 185).

Otorga su visto bueno a las operaciones mensuales registradas en el libro de Bancos.

(Artculo 20. del Acuerdo Ministerial No. 185).

Supervisor Educativo o Coordinador Tcnico Administrativo: quienes aparte de

supervisar constantemente los Establecimientos Educativos a su cargo, se les ha conferido las
siguientes atribuciones:

Autorizar toda cuota o contribucin que perciban los Comits de Finanzas por
concepto de inscripcin. (Artculo 5. del Acuerdo Presidencial No. 399).

Autorizar transferencias de fondos de un rubro a otro que se encuentra

deficiente. (Artculo 14. del Acuerdo Ministerial No. 185).

Autorizar toda actividad extraordinaria como por ejemplo: funciones de cine,

rifas, kerms, etc. (Artculo 15. del Acuerdo Ministerial No. 185).

Realizar arqueos peridicos selectivos en los establecimientos de su jurisdiccin.

(Artculo 13. del Acuerdo Presidencial No. 399).

FISCALIZACIN

Las personas autorizadas para realizar auditora en los Comits de Finanzas son:
Auditor interno de la planta Central.
Auxiliares del auditor interno.
Otra Autoridad que designe el Despacho Superior.
Las auditoras deben realizarse dentro del perodo escolar en las formas siguientes:
Selectivas
Ordenadas por la superioridad (Ministro y Viceministros).
Solicitadas por miembros de los comits, maestros y padres de familia que no estn de acuerdo
con el manejo de los fondos, o bien la observacin de alguna anomala.
Por denuncias debidamente fundamentadas.
Las intervenciones de auditoria tienen como objeto velar por el buen manejo y aplicacin de los
fondos, as como que las operaciones correspondientes estn correctamente registradas en los libros y
8

se cumpla con los requisitos legales que deben llenar los comprobantes de ingresos y egresos. (Artculo
27. del Acuerdo Ministerial No. 185).
En el caso de encontrar gastos que no benefician al alumno en especial, considerndolos como
suntuosos o innecesarios, se proceder inmediatamente al reparo de los mismos, suscribiendo, para el
efecto, acta en la que se dejar constancia y se ordenar al Comit y Direccin del Plantel, el reintegro
de dicho gasto, exonerndose a la o las personas que en su oportunidad se opusieron, conforme acta de
tal situacin levantada con anterioridad. (Artculo 28. del Acuerdo Ministerial No. 185).
Si se suscitara desacato o reincidencia de una o ms personas, se har del conocimiento de las
autoridades superiores para los efectos legales que se consideren convenientes. (Artculo 29. del
Acuerdo Ministerial No. 185).
11.

CONSIDERACIONES FINALES

Los Comits de Finanzas debern observar los siguientes lineamientos:

Tienda Escolar: se manejar y generar fondos de conformidad a las siguientes estipulaciones:
(Artculo 15. del Acuerdo Ministerial No. 185).
Los fondos son exclusivamente para beneficio del alumnado.
Queda prohibido que cualquier miembro docente o administrativo sea propietario o arrendatario
de la tienda escolar.
Si los fondos de la refaccin escolar resultaren insuficientes, deber como prioridad uno,
cubrirlos
En caso de tienda particular; est deber absorber sus gastos e instalar su propio contador
elctrico, para el funcionamiento de sus aparatos.
Libro de Almacn: En los establecimientos que adquieren papelera u otros materiales para uso del
Establecimiento, se deber registrar las entradas y salidas de los bienes adquiridos, firmando de
recibido las personas que hagan uso de los mismos.
Alza de bienes muebles adquiridos con fondos del Comit de Finanzas o donacin: cuando se
adquieran bienes muebles con fondos provenientes de los Comits de Finanzas, deber adjuntarse a las
facturas respectivas, certificacin de alza de inventario, por medio de la cual se hace constar que los
mismos se ingresaron al Libro de Inventario del Establecimiento Educativo.
Si se tratar de bienes donados de igual manera debern registrarse en el Libro de Inventarios del
Establecimiento, registrndolos al precio de mercado, para lo cual se realizarn como mnimo 2
cotizaciones.
Exenciones del Impuesto al Valor Agregado -IVA-: En los Establecimientos Educativos del Nivel
Medio, podrn gestionarse a travs de la seccin de Contabilidad del mismo el trmite de exenciones
de IVA, las que sern utilizadas para las compras mayores que realice el Comit de Finanzas.

Gastos de Comit de Evaluacin de Institutos Experimentales: De conformidad al Artculo 59, del

Acuerdo Ministerial No. 437 de fecha 18-04-2001 Reglamento de Evaluacin del aprendizaje
y promocin educativa para los centros que conforman el programa de extensin y
mejoramiento de la educacin media -PEMEM-, Los gastos en que incurra el Comit de
Evaluacin de cada Plantel en concepto de transporte alimentacin y hospedaje por asistencia
a sesiones de trabajo, ordinarias o extraordinarias, para las que sea convocado por el Comit
Departamental, Regional o Nacional sern pagados con fondos que erogar el Comit de
Finanzas de cada establecimiento, con cargo a la cuota privativa de inscripcin de los
estudiantes..
Los gastos causados debern documentarse con las facturas contables correspondientes.
Exoneracin de alumnos al momento de la inscripcin: Cuando la Direccin y Comit de Finanzas
del Establecimiento exoneren a alumnos de realizar pagos por concepto de cuota de inscripcin, al
finalizar el perodo de inscripcin se suscribir acta, en la que comparezcan el Director del
Establecimiento Educativo, Supervisor Educativo y Comit de Finanzas, por medio de la cual se detalle
el nombre del alumno, grado que cursa y motivo por el cual fue exonerado.
Compra de bienes, mobiliario, equipo y contratacin de servicios (Construccin, mantenimiento
de equipo, etc.): se proceder de la siguiente manera:
1. Solicitud de la Direccin, Subdireccin o comisin conformada por profesores y estudiantes,
indicando el uso que se dar a los bienes y las caractersticas o requerimientos tcnicos que deben
poseer los mismos.
2. Se realizan como mnimo 3 cotizaciones (por escrito) de los bienes o servicios requeridos.
3. Se elegir la cotizacin que presente calidad, garanta y requerimientos tcnicos requeridos por los
solicitantes.
4. El Comit de Finanzas evaluar si el monto al que ascender la compra se considera:
a. Mayor: informar al Claustro de catedrticos para solicitar la autorizacin de la compra, lo
que se har constar en acta.
b. Menor: se realizar la compra de acuerdo al monto, por medio de cheque a nombre del
proveedor o a travs del fondo de caja chica.
5. A la factura de respaldo de la compra realizada se adjuntar certificacin de alza al inventario de los
bienes adquiridos.

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