Informacin general

Este curso en lnea est diseado para ayudar al usuario a comprender los elementos
bsicos del presupuesto de un proyecto. El curso est dirigido a aqullos que ya tienen
conocimientos generales sobre la elaboracin de una propuesta. (Para quienes recin se
inician, es recomendable realizar primero el "Curso breve para escribir propuestas".) Al
finalizar este curso, usted conocer:

cules son los componentes bsicos del presupuesto para un proyecto;

cules son los diversos documentos financieros que suelen requerirse para
elaborar una propuesta;

cmo incorporar los costos indirectos y las prestaciones complementarias en el

presupuesto.

cmo acceder a recursos en Internet que ofrecen modelos de presupuesto para

diversos proyectos.

Descripcin
Qu es el presupuesto de un proyecto?
El presupuesto es el plan financiero estimado para un proyecto, para el cual se requiere
administrar fondos. Este documento debe incluir los gastos en los que se prev incurrir
en un perodo de tiempo determinado, como tambin el ingreso que se generar
durante el transcurso del proyecto. El presupuesto es un componente muy importante
de la propuesta, ya que constituye la imagen financiera del proyecto. Un presupuesto
bien concebido puede contribuir en gran medida a la comprensin del proyecto por
parte de la institucin donante.
Segn las normas estipuladas por la institucin donante, el presupuesto puede consistir
en una declaracin de una sola hoja en la que consten los gastos estimados. Tambin
podra reflejarse en una hoja de clculo completa que incluya los ingresos y las
donaciones proyectadas, as como una descripcin detallada que explique los diversos
rubros de gastos e ingresos.
Revisin
Durante la revisin de las propuestas, los donantes suelen comenzar por el
presupuesto.
Jane Geever, autora de la "Gua para escribir propuestas", del Foundation Center,
mantuvo entrevistas con varios donantes y descubri que, de hecho, muchos consideran
que revisar el presupuesto es la mejor forma de formarse una buena imagen del
proyecto sin necesidad de mayores explicaciones. Cuando se les pregunta: "En general,
cmo lee una propuesta?", se obtienen las siguientes respuestas:
"Miro el presupuesto. A travs de los aos aprend que la parte descriptiva puede ser
enriquecedora, pero los nmeros son precisos y directos. Quiero comprobar que el
dinero va a servir a los fines descritos en la propuesta." Joel Orosz, W.K. Kellogg
Foundation

"Voy pasando de una parte a otra del documento de la siguiente manera: primero, miro
el presupuesto, para ver si la solicitud es adecuada y analizar la parte financiera de la
entidad; luego, voy a la seccin del proyecto, para ver lo que quieren lograr; despus,
leo la lista de miembros del Directorio." Lynn Pattillo, The Pittulloch Foundation, Inc.
"Suelo mirar primero el presupuesto, y despus leo la propuesta de atrs hacia
adelante." Michael Gilligan, The Henry Luce Foundation, Inc.
Preparacin del presupuesto
No es necesario que un contador prepare el presupuesto.
No todas las organizaciones sin fines de lucro cuentan con un contador pblico que
elabore los presupuestos de sus proyectos. Si este es el caso, la persona ms adecuada
para preparar el presupuesto del proyecto puede ser alguien que conozca el proyecto en
profundidad, que sepa mucho sobre la organizacin y que tenga conocimientos
financieros. Esta persona podra ser el director del proyecto, un miembro del equipo que
participe en el mismo, o quien maneje las finanzas de la organizacin.
Una vez finalizada la propuesta, se recomienda que al menos una persona cercana al
proyecto revise toda la documentacin para verificar que no falte nada y que el
presupuesto refleje en forma fidedigna la descripcin del proyecto.
Elementos del presupuesto
Entre los elementos tpicos del presupuesto se encuentran la lista de gastos, como
tambin el monto de la donacin y los ingresos.
Cuando se comienza a armar un presupuesto, resulta til preparar una hoja de trabajo
que incluya una lista de todos los gastos de personal y de otros costos relacionados con
el funcionamiento del proyecto. Es importante incluir cualquier gasto nuevo en el que se
incurrir si el proyecto recibe la donacin (es decir, empleados temporarios o
consultores), como tambin los gastos corrientes para las partidas presupuestarias que
se asignarn al proyecto. Los gastos no salariales pueden contemplar partidas
presupuestarias tales como viajes, equipamiento, artculos de oficina y gastos de correo.
Las partidas presupuestarias de personal deben incluir salarios y beneficios. Los
empleados de tiempo completo que se asignarn al proyecto deben contemplarse en el
presupuesto con el porcentaje adecuado de tiempo. Por ejemplo, si una asistente
administrativa calcula que dedicar 20 horas de sus 40 horas de trabajo semanales a un
proyecto cuya duracin estimada es de un ao, se incluir en el presupuesto el 50% del
total de su salario durante un perodo de doce meses.

Presupuesto del Proyecto

GASTOS
Personal
Asistente administrativa
(50% del costo de su dedicacin completa)
Prestaciones complementarias (al 15%)
Total de gastos de personal

$ 17.000
2.550
$ 19.550

Otros gastos
Empleados temporarios:
Coordinador del Proyecto
(15 horas/semana a $ 15,00 por hora)

$ 11.700

Asistente del Proyecto

(20 horas/semana a $ 9,50 por hora)

9.800

Prestaciones complementarias (al 15%)

3.225

Materiales del Taller de Capacitacin Laboral

Artculos de oficina
Franqueo
Viticos del personal
Otros

$ 1.400
1.100
900
1.000
100

Total de otros gastos

$ 29.225

Total de gastos del proyecto

$ 48.775

No es conveniente poner "Otro" en una partida de monto considerable. Recuerde que los
donantes quieren revisar el presupuesto y encontrar en l una representacin razonable
de los costos de su programa. Es importante asegurarse de que la partida "Otro" no
represente un porcentaje demasiado alto del total del presupuesto. Sin embargo, una
suma pequea es perfectamente razonable.
La lista de partidas presupuestarias y los clculos realizados para llegar a la cifra que
figura en cada una de ellas deben resumirse en las hojas de trabajo. Esto puede resultar
esencial para recordar cmo lleg a esos nmeros al escribir la propuesta, y en una
etapa posterior, al presentarla a los donantes.
Ingresos
Si el monto de una donacin ya fue asignado al proyecto a travs de los fondos de una
fundacin, donaciones en especie (no monetarias), fondos gubernamentales o aportes
individuales, deber reportar esta informacin en el estado de ingresos y donaciones.
Entonces, el monto total de la donacin asignado deber deducirse de la partida de
"Gastos totales" del presupuesto para llegar al "Saldo requerido". Todo ingreso previsto
tambin debe incluirse en el estado de ingresos y donaciones. Por ejemplo, si trabaja en
un grupo de teatro local y estima que asistirn a la funcin 50 personas por noche, a
$10 la entrada, durante cuatro noches, la partida de ingresos debe reportar "Venta de
entradas" por un monto de $2.000.
Si est presentando propuestas ante distintas fundaciones, en general es una buena
idea mencionarlo en su propuesta. Por ejemplo, podra declarar: "Adems de su
Fundacin, esta propuesta se presenta ante la Fundacin ABC y XYZ" o bien: "Ya hemos
recibido una donacin de $30.000 de la Fundacin ABC, y estamos solicitando $15.000
a su fundacin, que constituye el saldo requerido para el proyecto".

Presupuesto del Proyecto

INGRESOS
Donaciones
Fundacin ABC

$ 30.000

Fundacin XYZ

10.000

Gobierno

12.000

Aportes individuales

12.000

Eventos especiales
Venta de entradas
Total de Ingresos

2.000
$ 64.000

Costos indirectos y prestaciones complementarias

El presupuesto de un proyecto puede incluir partidas para costos indirectos y
prestaciones complementarias.
La mayora de los presupuestos incluyen costos indirectos, lo que permite que el
proyecto financie la parte de costos administrativos derivados de la operacin diaria.
Segn la preferencia del donante, los costos indirectos pueden incluirse en una sola
partida presupuestaria, o bien en distintas subpartidas.
Algunas partidas presupuestarias para costos indirectos incluyen un porcentaje de la
remuneracin del contador, los gastos de las reuniones del directorio, el alquiler, la
electricidad y el costo de gestin del departamento de recursos humanos. Estos son los
rubros generales, ya sea que conozca o no el proyecto particular para el cual est
elaborando el presupuesto, y una organizacin no puede operar sin estos costos. En
general, la frmula utilizada para asignar costos indirectos en los presupuestos de los
proyectos se basa en los costos indirectos de la organizacin en relacin con el total de
gastos del programa de la organizacin.
Cada ao XYZ Inc., organizacin sin fines de lucro, gasta $400.000
en sus programas, y $100.000 en costos indirectos.
Cul es la tasa de costos indirectos?
$100.000 / $400.000 = .25
La tasa de costos indirectos es del 25%. Esto significa que por cada
dlar que la organizacin invierte en sus programas, 25 centavos
estn destinados a costos indirectos.

Gua

Con frecuencia, los donantes incluyen en las guas sus normas sobre el uso de fondos
para costos indirectos.
Muchos donantes tienen normas sobre el porcentaje de costos indirectos que admiten
en el presupuesto de un proyecto. Algunos no permiten la inclusin de ningn costo
indirecto, mientras que otros admiten que los costos indirectos representen un
porcentaje especfico de los gastos totales o de los gastos de personal.
A continuacin figura un fragmento de la gua para donaciones, publicado en la pgina
web delUnited States-Japan Foundation. Para esta fundacin, los costos indirectos
aceptables incluyen alquiler, telfono, fax, fotocopias, gastos de computacin y de
franqueo.

Clculos
Las prestaciones sociales y los impuestos laborales deben incluirse como parte de los
gastos de personal.
Si los fondos de una donacin se utilizan para el pago de un sueldo, o parte de un
sueldo, es preciso incluir esa proporcin de las prestaciones complementarias. Las
prestaciones complementarias (no salariales) abarcan costos tales como contribuciones
al sistema de la seguridad social, seguro mdico, seguro odontolgico y seguro por
invalidez a largo plazo. Una vez que se han determinado los costos de las prestaciones
complementarias (no salariales) asignadas a los empleados dentro de su organizacin,
es posible dividir esa suma por la cantidad total de los costos salariales y llegar a una
tasa de beneficio.
Clculo de la tasa de prestaciones complementarias
Prestaciones complementarias
Seguro mdico

$ 25.000

Seguro odontolgico

5.000

Seguro por invalidez a largo plazo

5.000

Otros aportes y contribuciones del empleador

15.000

Total de prestaciones complementarias

Total de la nmina

$ 50.000
$ 200.000

Tasa de prestaciones complementarias = Total de prestaciones

complementarias/Nmina
$ 50.000/$ 200.000 = 25%
Descripcin
La descripcin del presupuesto es til para definir los costos incluidos en el presupuesto
de un proyecto.
A menudo se utiliza una descripcin del presupuesto para explicar las partidas
presupuestarias. Esta descripcin puede estructurarse de dos formas. La primera
consiste en incluir en las partidas del presupuesto notas a pie de pgina, identificadas
con nmeros o letras, que refieran a sus respectivas explicaciones.
Como segunda alternativa, si hay un nmero inusual de partidas y se requiere una
explicacin amplia de las cifras, podra ser conveniente incorporar la descripcin del
presupuesto en el cuerpo principal del texto.
Presupuesto del Proyecto Alimentos para personas de edad
avanzada
GASTOS
Sueldos (a)
Coordinador del Proyecto

$ 35.000

Asistente Social

30.000

Prestaciones (b)
(20% de los sueldos)

13.000

Alquiler de oficina (c)

7.200

Artculos de oficina

1.000

Viticos (d)
Total de gastos

800
$ 87.000

(a) Se necesita un Coordinador del Proyecto para administrar el

programa y asegurar la eficiente prestacin de los servicios. Se
requiere un Asistente Social para trabajar con las personas de edad
avanzada que participan en este programa.
(b) Las prestaciones incluyen las contribuciones a cargo del
empleador, seguro odontolgico, seguro de salud y seguro de
invalidez a largo plazo.
(c) El monto de la alquiler de la oficina se calcula en un 30% del
total de los alquileres.
(d) El Asistente Social asistir a la conferencia anual de la Asociacin
Nacional de Asistentes Sociales.
Estimado de gastos
Es importante proyectar los gastos con la mayor precisin posible.

Para ello, resulta vital cerciorarse de que las estimaciones de gastos no sean ni
demasiado reducidas ni demasiado elevadas. Si se subestiman los costos, tal vez no sea
posible operar dentro del presupuesto. Si esto ocurre, ser preciso volver a los donantes
que ya estn apoyando el proyecto para solicitar asistencia adicional, buscar nuevos
donantes, o asegurar parte del costo de los fondos generales operativos. Ninguna de
estas opciones es atractiva. Por otra parte, un constante sobrestimado de los costos
puede causar otros problemas. El donante adjudica una donacin con la expectativa de
que todos los fondos se destinarn a apoyar el proyecto, y la mayora de los donantes
instruirn que se les reintegren los fondos remanentes una vez concluido el proyecto.
Una suma remanente demasiado elevada reflejar cierta incapacidad en la elaboracin
del presupuesto, y podra afectar la receptividad del donante respecto de los
presupuestos que se le presenten en el futuro.
La inflacin o los aumentos en los costos, tales como incrementos en los salarios
anuales o en los alquileres, tambin deben tomarse en cuenta. Por cierto, los donantes
no pretenden cifras perfectas. Un cierto grado de variacin es aceptable, pero si no
existe forma de saber cunto costar algo, no debe incluirse en el presupuesto.
Documentacin adicional
Al presentar una solicitud de fondos, es posible que los donantes requieran estados
contables auditados, adems del presupuesto de gastos correspondiente a los costos del
proyecto.
La informacin financiera que podra solicitarse durante el proceso de propuesta es
diversa. Al analizar la documentacin que requieren las fundaciones, es fundamental
leer detenidamente la gua. Algunos donantes solicitan estados contables auditados
correspondientes al ejercicio anterior, una lista de colaboradores y otras fuentes de
financiamiento, un informe anual y una declaracin de impuestos reciente. (Formulario
990).
A la derecha, se incluye un extracto de la gua sobre donaciones (en ingls), publicadas
en el sitio web del Kettering Family Foundation.

Nota: Esta fundacin no suministra fondos para la construccin de obras de

infraestructura, donaciones plurianuales, o viticos sin aprobacin de un miembro del
Consejo de Administracin.
Las propuestas presentadas a este donante deben incluir un presupuesto del proyecto
y/o de la organizacin, una copia de la carta de determinacin de impuesto del Servicio
de Impuestos Internos de los Estados Unidos [IRS 501(c)(3)], y estados contables
auditados correspondientes a dos ejercicios.
Qu ocurre luego?
Qu sucede una vez aprobada la propuesta?
Al preparar el presupuesto, es importante recordar que se requerira la presentacin de
informes basados en las partidas presupuestarias. En otras palabras, es posible que al
finalizar el proyecto, deba presentarse una comparacin entre el presupuesto que se
acompa a la propuesta y la suma de dinero efectivamente gastada. Algunos donantes
exigen una explicacin de las variaciones considerables, en ms o en menos.
El presupuesto es, esencialmente, un documento que lo acompaar mientras dure el
proyecto. Su correcta elaboracin y su presentacin como un componente bien
organizado de la propuesta puede resultar esencial para el xito de su campaa de
recaudacin de fondos.
Recursos
Felicitaciones! Usted ha finalizado el curso Elementos bsicos para elaborar el
presupuesto de un proyecto.
Los siguientes recursos en Internet, entre otros, ofrecen ejemplos de presupuestos de
proyectos que podran resultar tiles durante el proceso de elaboracin de la propuesta:

Nonprofit Guides brinda modelos de presupuesto, carta de presentacin de la

propuesta, carta de solicitud de informacin, propuesta y otros documentos de
posible utilidad.

La Fundacin Cleveland incluye en su sitio web modelos de solicitud de

presupuesto de un proyecto.

La Fundacin Bush de St. Paul, Minnesota, ofrece en su sitio web un modelo de

presupuesto, que incluye un mtodo para documentar fuentes de apoyo, as
como gastos, incluso costos indirectos.

como controlo el presupuesto de mi empresa