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Adquisicion Bienes SIAF
Adquisicion Bienes SIAF
Adquisicion Bienes SIAF
Julio 2004
ASUNTO: PROMULGACIN
SEC:
UNET
UCV
FECHA:
Julio 2004
PG.
1/48
CAP:
SEC:
UNET
UCV
FECHA:
Julio 2004
ELABORADO POR
REVISADO POR
NORAIDA IRIARTE
Fecha:
Fecha:
APROBADO POR
Fecha:
PG.
2/48
UNET
UCV
ASUNTO: INDICE
SEC:
FECHA:
Julio 2004
PROMULGACIN
HOJA DE APROBACIN
INTRODUCCIN
CAPITULO I
1. ASPECTOS GENERALES
20
22
FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS
Pg. 03
Elaborado por:
15
18
Pagina Sustituida
10
24
Aprobado por:
PG.
3/48
CAP:
SEC:
UNET
UCV
FECHA:
Julio 2004
PG.
4/48
Pagina Sustituida
Pg. 03
Elaborado por:
Aprobado por:
SEC:
1.1
UNET
UCV
FECHA:
Julio 2004
PG.
5/48
OBJETIVO
Este manual tiene como objetivo establecer
los lineamientos y pasos necesarios para la
adquisicin de bienes muebles, materiales
y suministros y la contratacin de servicios
por parte de las distintas unidades
consumidoras
que
conforman
la
Universidad, adems de establecer las
responsabilidades de cada uno de los
integrantes que intervienen en los distintos
procedimientos que se desprenden de este
proceso a fin de procurar una gestin eficaz
y efectiva.
ALCANCE
Este manual est dirigido a todas las
Unidades Solicitantes y Consumidoras de
la Universidad con competencia para
generar solicitudes de materiales y
suministros al almacn o para generar
requisiciones con el fin de adquirir bienes
muebles, materiales y suministros y la
contratacin de servicios. De igual forma,
est
dirigido
a
las
unidades
administradoras encargadas de la gestin
de la solicitud o requisicin y la tramitacin
efectiva del pago.
Pagina Sustituida
Pg. 03
Elaborado por:
Aprobado por:
UNET
UCV
SEC:
1.2
FECHA:
Julio 2004
PG.
6/48
BASE LEGAL
Empresariales.
Ttulo V
la
autonoma
de
las
Art.
13
Del
presupuesto
Universidades Nacionales.
de
las
Pblica
Elaborado por:
Anunciada
CAP:
SEC:
1.2
UNET
UCV
FECHA:
Julio 2004
PG.
7/48
Ley
Orgnica
de
Procedimientos
Administrativos Gaceta Oficial N 2.818
Extraordinaria de 1 de julio de 1981
TTULO I
De la simplificacin de los
trmites administrativos.
CAPTULO
II.
De
la
simplicidad,
transparencia, celeridad y eficacia de la
actividad de la administracin.
Toda
aquellas
Normativas
Legales
Aplicables al Registro y Adquisicin de
Bienes.
Art. 72. De la Publicacin de los Actos
Administrativos
Pagina Sustituida
Pg. 03
Elaborado por:
Aprobado por:
CAP:
SEC:
1.3
UNET
UCV
FECHA:
Julio 2004
PG.
8/48
NORMAS GENERALES
2. La Unidad Administradora en el
momento de contratar servicios o
adquirir bienes deber regirse por la
normativa que le corresponda segn el
caso (Ley de Licitaciones o Reglamento
Interno).
Pagina Sustituida
Pg. 03
Elaborado por:
Aprobado por:
1.3
FECHA:
Julio 2004
PG.
9/48
del mismo.
f.
SEC:
UNET
UCV
Elaborado por:
i.
CAP:
SEC:
1.3
acordado
en
el
contrato
aplicndosele
un
porcentaje
equivalente al ocho por ciento (8%)
como multa por cada da de retraso
en la entrega de los bienes o
materiales.
14. El
sistema
suministrar
la
informacin de la solicitud o
requisicin y el estatus o nivel en el
que se encuentra en cualquier
momento que se desee.
Pagina Sustituida
Pg. 03
Elaborado por:
Aprobado por:
UNET
UCV
FECHA:
Julio 2004
PG.
10/48
UNET
UCV
CAP:
II
SEC:
2.1
FECHA:
Julio 2004
PG.
11/48
a. Requisicin.
1. En toda adquisicin de bienes y
servicios deber existir una Orden de
Servicio, una Orden de Compra o un
contrato debidamente suscrito entre
ambas partes, que contenga todas las
condiciones que lo regirn, incluidas las
garantas. As mismo deber existir la
disponibilidad presupuestaria.
b. Solicitud de Cotizaciones.
c. Ofertas o Cotizaciones recibidas.
d. Anlisis de Ofertas.
e. Comunicacin al proveedor de la no
aceptacin de la oferta.
f.
Pagina Sustituida
Pg. 03
Elaborado por:
Aprobado por:
CAP:
II
SEC:
2.1
Pagina Sustituida
Pg. 03
Elaborado por:
Aprobado por:
UNET
UCV
FECHA:
Julio 2004
PG.
12/48
UNIDAD SOLICITANTE
1. Determina que la necesidad de
adquisicin
de
bienes
muebles,
materiales, suministros y servicios, est
sujeta al Plan Operativo Anual (POA) de
la unidad.
2. De no estar establecido en el POA, no
realiza la solicitud o inicia trmite de
modificacin presupuestaria, a travs
del proceso de
Modificacin
Presupuestaria.
3. Si est establecido en el POA acta de
acuerdo al tipo de necesidad.
4. Si el requerimiento corresponde a un
Servicio verifica si ste puede ser
atendido por personal de la institucin.
4.1. Si puede ser atendido internamente
realiza
solicitud
a
la
unidad
correspondiente.
4.2. Si no puede ser atendido
internamente verifica disponibilidad
presupuestaria de acuerdo a costos
estimados (contina con los pasos 6.1 y
6.2.)
5. Si corresponde a una solicitud de bienes
muebles, materiales o suministros,
accesa el sistema para verificar la
existencia en el almacn.
5.1. S existe en el almacn genera
Solicitud
de
Bienes
Muebles,
Materiales y Suministros y realiza
apartado de lo solicitado en el sistema.
Pg. 03
II
SEC:
2.1
UCV
FECHA:
Julio 2004
PG.
13/48
DESCRIPCIN
Pagina Sustituida
CAP:
III UNET
I
Elaborado por:
UNIDAD ADMINISTRADORA /
UNIDAD EJECUTORA LOCAL
8. Recibe
Requisicin
de
bienes
muebles, materiales, suministros y
servicios, segn sea el caso.
9. Verifica la informacin de la requisicin
segn monto estimado.
9.1 En caso de ser una Licitacin, inicia
el Proceso de Licitacin conforme a
Aprobado por:
no
tener
precompromiso
Pagina Sustituida
Pg. 03
II
SEC:
2.1
FECHA:
Julio 2004
PG.
14/48
la Ley respectiva.
16.1.
CAP:
UNET
UCV
Elaborado por:
16.1.1.
De
tener
disponibilidad
presupuestaria realiza ajuste del
precompro-miso y va paso 16.2.
CAP:
II
SEC:
2.1
Pagina Sustituida
Pg. 03
Elaborado por:
Aprobado por:
UNET
UCV
FECHA:
Julio 2004
PG.
15/48
UNIDAD SOLICITANTE
No procede la solicitud
o inicia tramite de
NO
modificacin
presupuestaria
Esta incluido
en el POA?
1
I
De ser una
Licitacin
SI
Caso
contrario
Verific a la
Requisicin
Solicitud de
informacin de la requisicin
segn monto estimado?
Realiza proceso
de "Modificacin
Presupuestaria"
SI
SERVICIO
Realiza solicitud a la
unidad
correspondiente
Existen
proveedores ?
Selecciona los
proveedores
I
Solicitud de Bienes
Tien e
Muebles,Materiales
disponibilidad?
NO
Registro y
Mantenimiento de
Proveedores
NO
No realiza solicitud o
tramita una modificacin
presupuestaria
Realiza
procedimiento de
"Salida de Almacn"
Cotizacin" y remite a
los proveedores
seleccionados
y Suministros
Remite "Solicitud de
Materiales y Suministros" al
Almacn.
No
Genera "Solicitud de
SI
Realiza proceso de
"Modificacin
Presupuestaria"
seleccionados
SI
Atendido
Verifica disponibilidad
presupuestaria segn costo
estimado (en caso de tenerlo)
Expediente de
la Requisicin
proveedores no
carta a los
Va al proceso de
Licitacin.
Conforme a la Ley
respectiva
NO
Anlisis de
Ofertas
Orden de Servicio
NO
Verifica siexiste
en el almacn
Consulta el Registro
de Proveedores
Orden de Compra u
SI
Ofertas
Recibidas
Inicia el proceso de
Licitacin conforme a
la Ley respectiva
NO
Corresponde a una
solicitud de bienes,
muebles, materiales o
suministros?
Cotizaciones
Solicitud de
cotizaciones
I
SI
Proveedores
Cotizaciones /
Oferta
E s un
Servicio?
NO
Va al manual
de Fianzas y
Garantas
Va al procedimiento
de Recepcin de
Bienes Muebles y
Materiales
Requisicin
SI
Pago
Anticipado
Remite "Requisicin" a la
Unidad Administradora
NO
I
Verifica si tiene
disponibilidad
presupuestara
?
NO
No realiza solicitud o
solicita una modificacin
presupuestaria
Va al manual de
"Modificacin
Presupuestaria"
SI
Precompromiso
Suficiente?
Anlisis de
Cotizaciones
Contrato/Fianza de
file cumplimiento
Ofertas
Seleccionadas
C
SI
Va al Manual de
" Programacin y
Emisin de Pago" el
procedimiento de
"Ordenamiento de Pago"
Proveedor
I
Control Interno
Orden de Compra u
Orden de Servicio
Registro Presupuestario
13/ 04/ 04
Momento Contable
RECEPCIN
DE
BIENES
MUEBLES,
MATERIALES,
SUMINISTROS O SERVICIOS.
Normas que regulan el Procedimiento
CAP:
II
SEC:
2.2
Pg. 03
PG.
16/48
Elaborado por:
FECHA:
Julio 2004
Pagina Sustituida
UNET
UCV
Aprobado por:
UNIDAD CONSUMIDORA
1. Recibe del proveedor los bienes,
muebles, materiales y suministros
solicitados con la Nota de Entrega y
Factura.
2. Verifica que lo entregado coincida con lo
facturado y con la Orden de Compra
que gener la solicitud (con base a la
normativa establecida para tal fin).
3. En caso de conformidad total, accesa al
sistema y elabora Informe de Recepcin
de acuerdo a los renglones establecidos
en la orden de compra.
4. Aprueba informe y da conformidad de
pago. El sistema genera el registro
presupuestario y contable del causado.
5. Enva Factura y Nota de Entrega a la
Unidad Administradora (Ir al paso 9).
6. En caso de inconformidad, devuelve
mercanca al proveedor de ser el caso.
Solicita al proveedor el cumplimiento de
la Orden de Compra.
6.1.Si puede cumplir, solicita pronta
entrega de la mercanca (regresa al
paso 1).
6.2.Si no puede cumplir
con lo
solicitado, informa que debe remitir
una carta a la unidad solicitante
para anular la Orden respectiva.
Recibe comunicacin y realiza
proceso de modificacin anulando
Pg. 03
II
SEC:
2.2
FECHA:
Julio 2004
PG.
17/48
la Orden de Compra.
DESCRIPCIN
Pagina Sustituida
CAP:
UNET
UCV
Elaborado por:
CAP:
II
SEC:
2.2
Consumidora.
10. Revisa si es un bien capitalizable
10.1. Si no es un bien capitalizable. Va
al paso 11.
10.2. Si es un bien capitalizable genera
los datos en la ficha del bien. Va al
Manual para el Registro de
Bienes Muebles y Semovientes
procedimiento de Incorporacin
de
Bienes
Muebles
y
Semovientes.
11. Con el nmero correspondiente accesa
al sistema y selecciona la tarea Informe
de Recepcin firma e imprime un
ejemplar para el expediente. Va al
Manual Programacin y Emisin de
Pagos del Procedimiento Ordenamiento
de Pagos.
Pagina Sustituida
Pg. 03
Elaborado por:
Aprobado por:
UNET
UCV
FECHA:
Julio 2004
PG.
18/48
UNIDAD ADMINISTRADORA
PROVEEDOR
Factura
Nota de
entrega
Informe de
Recepcin
Factura
Nota de
entrega
Orden de
Compra
I
I
Totalmente
Inconforme
Conform e?
Parcialmente
Elabora informe de
Recepcin e Incorpora
los materiales recibidos
de acuerdo a los
renglones de la Orden.
Coloca informe como
Recepcin parcial.
Factura
No
Verifica
si
Va al manual de
Programacin y Emisin de
Pagos delprocedimiento
"Ordenamiento de Pagos".
Nota de
entrega
Informe de
Recepcin
Verifica sise va
a reponer el
faltante?
No
No
Orden de
Compra
Devuelve mercanca
al proveedor para que
realice las
correcciones
necesarias.
Es un Bien
Capitalizable?
Solicita al proveedor
una comunicacin
informando la razn
de no cumplir con el
resto de lo solicitado.
Al recibir total de la
mercanca, actualiza
Informe de Recepcin
de elestatus
"Recepcin parcial" a
"Conforme pago".
Solicita al proveedor
una comunicacin
informando la razn
de no cumplir con lo
solicitado.
Proveedor
Proveedor
2
Recibe comunicacin
del proveedor y
realiza procedimiento
de Modificacin de la
Orden.
Recibe comunicacin
del proveedor y
realiza procedimiento
de Modificacin a la
Orden de Compra .
Actualiza el Informe de
Recepcin de
"Recepcin parcial" a
"Conformidad de pago".
Remite comunicacin
del proveedor a la
Unidad Administradora.
I
P
Control Interno
Registro Presupuestario
2
C
22/04/04
Momento Contable
CAP:
II
SEC:
2.3
REGISTRO Y MANTENIMIENTO DE
PROVEEDORES
Normas que regulan el Procedimiento
1. El Registro y Mantenimiento de
Proveedores es un directorio de los
posibles proveedores interesados en
ofrecer bienes o
servicios a la
Universidad.
2. Todo proveedor a ser seleccionado en
el proceso de adquisicin deber estar
registrado en la ficha de Proveedores.
3. Es requisito indispensable para la
inscripcin en la ficha de Proveedores
de la universidad anexar los siguientes
recaudos:
fotocopia
del
Registro
Mercantil, fotocopia del RIF y NIT,
balance general y sus anexos,
solvencias de: impuesto sobre la renta,
SSO, INCE e impuestos municipales.
4. Quedar descalificado un proveedor que
no cumpla con los requisitos mnimos
exigidos.
Pagina Sustituida
Pg. 03
Elaborado por:
Aprobado por:
UNET
UCV
FECHA:
Julio 2004
PG.
19/48
CAP:
II
SEC:
2.3
DESCRIPCIN
UNIDAD ADMINISTRADORA
1. Recibe
formulario
Registro
de
Proveedores con la documentacin
mnima necesaria.
2. Verifica datos
identificacin.
documentos
de
Pagina Sustituida
Pg. 03
Elaborado por:
Aprobado por:
UNET
UCV
FECHA:
Julio 2004
PG.
20/48
PROVEEDOR
Documentos
Soportes
Registro de
proveedor
Conforme?
SI
Accede al sistema "Registro
de proveedores" e ingresa los
datos bsicos del Proveedor
Documentos
Soportes
Registro de
Proveedor
P
I
I
Control Interno
11-11-2003
CAP:
II
SEC:
2.4
Pagina Sustituida
Pg. 03
Elaborado por:
Aprobado por:
UNET
UCV
FECHA:
Julio 2004
PG.
21/48
UNET
UCV
CAP:
II
SEC:
2.4
genera
los
asientos
correspondientes.
DESCRIPCIN
UNIDAD SOLICITANTE
7. Recibe
materiales
o
suministros
solicitados, lo revisa y firma Nota de
Entrega en seal de conformidad.
Remite Nota de Entrega al Almacn y
archiva una copia para su control.
UNIDAD DE ALMACEN
8. Recibe Nota de Entrega, accesa al
sistema y actualiza el estatus de
despacho a entregado. El Sistema
Pg. 03
PG.
22/48
contables
UNIDAD DE ALMACEN
Pagina Sustituida
FECHA:
Julio 2004
Elaborado por:
Aprobado por:
UNIDAD SOLICITANTE/CONSUMIDORA
ALMACN
Unidad
Solicitante
Solicitud de
materiales"
Nota de entrega
Nota de entrega
Materiales
Nota de entrega
Solicitud de
materiales"
Control Interno
P
C
Momento Contable
Registro Presupuestario
13/ 04/ 04
CAP:
II
SEC:
2.5
ENTRADAS DE ALMACN
Normas que regulan el Procedimiento
Pagina Sustituida
Pg. 03
Elaborado por:
Aprobado por:
UNET
UCV
FECHA:
Julio 2004
PG.
23/48
CAP:
II
SEC:
2.5
DESCRIPCIN
ALMACEN
1. Detecta la necesidad de reponer el
inventario de acuerdo a las solicitudes
establecidas por las distintas unidades.
2. Genera Requisicin de Materiales y
Suministros y lo remite a la Unidad
Administradora para su proceso.
UNIDAD DE ADMINISTRACIN
3. Recibe Requisicin
de Bienes,
Materiales,
Suministros
y
realiza
procedimiento de Adquisicin de
Bienes Muebles, Materiales, Suministros
y Servicios.
ALMACEN
4. Recibe materiales y suministros del
proveedor con Nota de Entrega y
Factura,
y
realiza
proceso
de
Recepcin
de
Bienes
Muebles,
Materiales, Suministros ".
5. Accesa al sistema mdulo de inventario
y actualiza el inventario.
6. Da entrada fsica del material recibido al
almacn.
Pagina Sustituida
Pg. 03
Elaborado por:
Aprobado por:
UNET
UCV
FECHA:
Julio 2004
PG.
24/48
Genera "Requisicin de
Materiales y Suministros" y la
remite a la Unidad
Administradora.
Requisicin de
Materiales y
Suministros
Unidad
Administradora
Va al procedimiento de
Adquisicin de Bienes
muebles, materiales,
suministros y servicios
Proveedor
Va al procedimiento de
Recepcin de Bienes
Muebles, Materiales y
Suministros
Control Interno
Registro Presupuestario
13/ 04/ 04
No. de Expediente
No.
Fecha
Unidad Solicitante:
Unidad Consumidora:
N
Cantidad
Rengln
Solicitado por:
7.Descripcin
Autorizado por:
Unidad de
Medida
Entregado por:
SIAF-AB 004
N de Expediente
N
ORDEN DE COMPRA
LUGAR DE COMPRA
COTIZACIN
Fecha
CONDICIONES DE LA COMPRA
COD. IDENTIFICACIN
RIF:
LOCAL
EXTERIOR
FECHA:
CIF
FOB
FAS
OTROS
NIT:
REGISTRO DE PROVEEDORES
BENEFICIARIO
N ORGANISMO
M.P.C. Y OCEI
DIRECCIN
VA
PLAZO DE ENTREGA
TERRESTRE
MARTIMA
AREA
DAS
HBILES
CONTINUOS
LUGAR DE ENTREGA
AO
IMPUTACIN PRESUPUESTARIA
FUENTE DE FINANCIAMIENTO
. FORMA DE PAGO
ESTRUCTURA PROGRAMTICA
CUENTA
BOLVARES
MONEDA EXT
17.ESPECIFICACIONES DE LA COMPRA
RENGLON
DESCRIPCIN
UNIDAD
CANTIDAD
PRECIO UNITARIO
TOTAL Bs.
CONDICIONES DE PAGO
CLASULA PENAL
CLASULA ESPECIAL
AL
LA
UNILATERALMENTE
INDEMNIZACIN ALGUNA.
EN LA ENTREGA.
AL
APROBARSE
ESTA
ORDEN
DE
COMPRA
SE
EXIGIR
UNIVERSIDAD
SE
LA
RESERVA
PRESENTE
EL
DERECHO
ORDEN
DE
DE
ANULAR
COMPRA,
RECEPCIN DE LA MERCANCA.
FIRMAS
COORDINACIN ADMINISTRATIVA
UNIDAD EJECUTORA
AUTORIDAD COMPETENTE
SIAF-AB 003
SIN
N de Expediente
N
REQUISICIN
Fecha /
TIPO DE SOLICITUD :
BIENES MUEBLES
MATERIALES Y SUMINISTROS
Anulacin
No. Original:_______________________
LUGAR DE ENTREGA
Fecha Estimada:____________________Dependencia:_______________________
Direccin:____________________________________________________________
Imputacin Presupuestaria
Especificaciones
Rengln
Fuente de
Financiamiento
Estructura
Programtica
Cuenta
Cdigo del
Catalogo
Descripcin
Unidad de
Medida
Cantidad
Observaciones____________________________________________________________________
Precio
Unitario
Bs.
Monto Bs.
___________________________________________________________________________________
Para uso de la Unidad de Compras.
Fecha estimada para la emisin de la
Orden de Compra
FIRMAS
________________
D M A
Unidad Solicitante
Unidad Ejecutora
Autoridad Competente
SIAF-AB 001
N de Expediente
REQUISICIN DE SERVICIO
N
Fecha /
Anulacin
No. Original:_______________________
. LUGAR DE ENTREGA
Fecha Estimada:____________________Dependencia:_______________________
Direccin:____________________________________________________________
Rengln
Cantidad
Precio
Unitario
Bs.
DESCRIPCIN
Monto Bs.
MONTO TOTAL
IMPUTACIN PRESUPUESTARIA
FUENTE DE FINANCIAMIENTO
ESTRUCTURA PROGRAMTICA
CUENTA
Observaciones____________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________
Para uso de la Unidad de Compras.
Fecha estimada para la emisin de la
Orden de Compra
FIRMAS
___________________
D M A
_
Unidad Solicitante
Unidad Ejecutora
Autoridad Competente
SIAF-AB 002
N:
INFORME DE RECEPCIN
N. DE EXPEDIENTE
N DE ORDEN DE COMPRA
DIRECCIN
UNIDAD ADMINISTRADORA
N DE ORDEN DE COMPRA
ITEMS
PLAZO DE ENTREGA
SERIAL DEL
DESCRIPCIN
BIEN
UNIDAD
CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO
TOTAL
TOTAL Bs.
OBSERVACIONES
N DE FACTURA
RECEPCIN
UNIDAD CONSUMIDORA
UNIDAD EJECUTORA
Parcial
Total
CONFORME DE PAGO
SIAF-AB 008
N de R.I.F. o C.I.
REGISTRO DE PROVEEDORES
Fecha
N. REGISTRO MPC
TIPO DE PROVEEDOR
TELFONO (1)
TELFONO (2)
N DE FAX
CORREO ELECTRNICO
ABONO EN CUENTA
BANCO
TIPO DE CUENTA
N DE CUENTA
CDULA DE IDENTIDAD
DIRECCIN
DESCRPCIN
SIAF-AB 006
N.:
SOLICITUD DE COTIZACIONES
Fecha:
N. DE EXPEDIENTE
N DE REQUISICIN
CDIGO
OBSERVACIONES
FECHA DE REQUISICIN
TELFONO
DESCRIPCIN
DIRECCIN
ITEMS
UNIDAD
CANTIDAD
FECHA ESTIMADA
SIAF-AB 007
INFORME DE CONFORMIDAD
N. DE EXPEDIENTE
N DE ORDEN DE SERVICIO
DIRECCIN
UNIDAD ADMINISTRADORA
N DE ORDEN DE SERVICIO
ITEMS
PLAZO DE ENTREGA
CDIGO
FECHA DE ENTREGA
DESCRIPCIN
PRECIO
TOTAL Bs.
OBSERVACIONES
N DE FACTURA
RECEPCIN
UNIDAD CONSUMIDORA
UNIDAD EJECUTORA
Parcial
Total
CONFORME DE PAGO
SIAF-AB 009
No. de Expediente:
No.:
Fecha:
Unidad Solicitante:
Unidad Consumidora:
Lugar de entrega:
Persona encargada de la recepcin:
Rengln
Cantidad
Unidad
Descripcin
Medida
Precio
Total
Unitario
Total Bs.
OBSERVACIONES__________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
Despachado por
Entregado por
Recibido por
SIAF-AB 010
N de Expediente:
N:
ANALISIS DE COTIZACIONES
Fecha:
Unidad Solicitante:
Unidad Consumidora:
Unidad Administrativa:
Rengln
Proveedor
Descripcin
Proveedor
seleccionado
OBSERVACIONES__________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
Coordinador Administrativo
Unidad Solicitante
Unidad Ejecutora
Autoridad Competente
SIAF-AB 011
N de Expediente:
ORDEN DE SERVICIO
N:
Fecha:
REGISTRO DE PROVEEDORES
BENEFICIARIO
N ORGANISMO
M.P.C. Y OCEI
DIRECCIN
UNIDAD CONSUMIDORA
PLAZO DE ENTREGA
DAS
HBILES
CONTINUOS
LUGAR DE ENTREGA
. AO
IMPUTACIN PRESUPUESTARIA
FUENTE DE FINANCIAMIENTO
ESTRUCTURA PROGRAMTICA
FORMA DE PAGO
CUENTA
BOLVARES
MONEDA EXT
RENGLON
ESPECIFICACIONES
DESCRIPCIN
CANTIDAD
PRECIO
TOTAL Bs.
UNITARIO
CONDICIONES DE PAGO
CLASULA PENAL
LA
CLASULA ESPECIAL
UNILATERALMENTE
INDEMNIZACIN ALGUNA.
EN LA ENTREGA.
UNIVERSIDAD
SE
RESERVA
LA
PRESENTE
EL
DERECHO
ORDEN
DE
DE
ANULAR
SERVICIO,
RECEPCIN DE LA MERCANCA.
FIRMAS
COORDINACIN ADMINISTRATIVA
UNIDAD EJECUTORA
AUTORIDAD COMPETENTE
SIAF-AB 005
SIN
CAP:
SEC:
UNET
UCV
FECHA:
Julio 2004
PG.
25/48
REQUISICIN
DESCRIPCIN DEL FORMULARIO
CODIG: SIAF-AB 001
OBJETIVO: Solicitar bienes muebles, materiales y suministros requeridos.
PREPARACIN:
La Unidad solicitante ser la responsable de generar el formulario en referencia. Se imprimirn
dos (2) ejemplares con la siguiente distribucin:
Un ejemplar: En la Unidad Administradora, para el expediente.
Un ejemplar: Archivo de la Unidad Solicitante.
Podrn producirse copias adicionales segn las necesidades de la Universidad.
Pagina Sustituida
Pg. 03
Elaborado por:
Aprobado por:
UNET
UCV
SEC:
FECHA:
Julio 2004
PG.
26/48
LUGAR DE ENTREGA
11. FECHA ESTIMADA: Indique el Da, Mes y Ao que se estima que el proveedor entregar
los bienes requeridos.
12. DEPENDENCIA: Escriba el nombre de la dependencia usuaria donde se deber entregar
los bienes.
13. DIRECCIN: Indique la ubicacin exacta donde se deber entregar los bienes objeto de la
adquisicin
14. RENGLN: A travs del sistema se da la numeracin consecutiva de los distintos artculos
que conforman la Requisicin.
IMPUTACIN PRESUPUESTARIA
15. FUENTE DE FINANCIAMIENTO: Indique la fuente de financiamiento.
16. ESTRUCTURA PROGRAMTICA: Indique la estructura programtica.
17. CUENTA: Registre el nmero de cuenta de acuerdo al cdigo de cuentas
ESPECIFICACIONES
18. CDIGO DEL CATLOGO: Seleccione el cdigo que tiene asignado el bien a adquirir,
segn el Catlogo de Bienes, Materiales y Suministros.
19. DESCRIPCIN: Las caractersticas generales lo da el sistema como son: modelo, tipo, etc.
(cuando la naturaleza de la adquisicin as lo requiera, se deber anexar los planos, dibujos
y otras especificaciones tcnicas).
20. UNIDAD DE MEDIDA: Indique la unidad de medida en que est expresado el bien, material
o suministro a adquirir.
21. CANTIDAD: Indique el nmero de unidades requeridas por cada artculo a adquirir.
22. PRECIO UNITARIO BS.: Seale el valor en bolvares de cada artculo a adquirir.
23. MONTO BS.: Presenta el valor en bolvares de cada artculo (se obtendr de multiplicar el
monto de la columna cantidad por el monto del precio unitario).
24. OBSERVACIONES: Seale cualquier comentario que considere relevante para la
adquisicin de los bienes.
25. MONTO TOTAL BS.: Muestra el valor total en bolvares a que asciende la requisicin.
PARA USO DE LA UNIDAD COMPRAS
26. D-M-A: Registre el Da, Mes y Ao que segn la Unidad de Compras estima que se emita la
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Orden de Compra
FIRMAS
27. UNIDAD SOLICITANTE: Firma del Jefe de la Unidad Solicitante.
28. UNIDAD EJECUTORA: Firma del Jefe de la Unidad Ejecutora que autoriza.
29. AUTORIDAD COMPETENTE: Firma de la Autoridad Competente correspondiente.
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REQUISICIN DE SERVICIO
DESCRIPCIN DEL FORMULARIO
CODIG: SIAF-AB 002
OBJETIVO: Solicitar servicios requeridos.
PREPARACIN:
La Unidad solicitante ser la responsable de generar el formulario en referencia. Se imprimirn
dos (2) ejemplares con la siguiente distribucin:
Un ejemplar: En la Unidad Administradora, para el expediente.
Un ejemplar: Archivo de la Unidad Solicitante.
Podrn producirse copias adicionales segn las necesidades de la Universidad.
DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO:
1. N EXPEDIENTE: El sistema registrar el nmero de expediente que se va ha conformar
durante el proceso.
2. N: Nmero que identifica a cada requisicin. El mismo ser consecutivo, por ao fiscal y
asignado por el sistema.
3. FECHA: Da, Mes y Ao en que se emiti la requisicin, el cual genera automticamente el
sistema.
4. AO: Indica el ao presupuestario al cual corresponde cargar el gasto que se ordena
5. UNIDAD ADMINISTRADORA: Registre el cdigo y denominacin de la unidad
administradora.
6. UNIDAD SOLICITANTE: La unidad que elabora la requisicin.
7. UNIDAD CONSUMIDORA: La unidad que va a consumir el bien o servicio.
8. TIPO DE REQUISICIN: Indique el tipo de requisicin (Solicitud o Anulacin). En caso de
marcar Anulacin llene el siguiente campo:
9. N ORIGINAL: Indique el nmero de la solicitud que desee anular.
LUGAR DE ENTREGA
10. FECHA ESTIMADA: Indique el Da, Mes y Ao que se estima que el proveedor debe
entregar los bienes requeridos.
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ORDEN DE COMPRAS
DESCRIPCIN DEL FORMULARIO
CDIGO: SIAF-AB 003
OBJETIVO: Ordenar la adquisicin de los bienes muebles, materiales y suministros que
requieren las unidades ejecutoras locales para el cumplimiento de sus metas.
PREPARACIN:
La Unidad Ejecutora ser la responsable de generar el formulario en referencia. Se imprimirn
dos (2) ejemplares con la siguiente distribucin:
Un ejemplar: Para el Proveedor
Un ejemplar: En la Unidad Administradora, para el expediente.
Podrn producirse copias adicionales segn las necesidades de la Universidad.
DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO:
1. N: DE EXPEDIENTE: El sistema registrar el nmero de expediente que se conformar
durante el proceso.
2. N: Nmero que identifica a cada Orden de Compra. El mismo ser consecutivo dentro de
cada ao fiscal (inicializndose por el numero 1) y ser asignado por el sistema.
3. FECHA: Da, Mes y Ao en que se emiti la Orden de Compra.
4. LUGAR DE COMPRA: Indique si la compra se realiza dentro del pas o en el exterior.
5. COTIZACIN: Registre el nmero y la fecha de la cotizacin escogida.
6. CDIGO DE IDENTIFICACIN: Indique el nmero del Registro de Informacin Fiscal
(R.I.F.) o el N.I.T. del proveedor
7. CONDICIONES DE LA COMPRA: Indique las condiciones establecidas para la compra
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proveedor.
32. FIANZA DE FIEL CUMPLIMIENTO: Indicar en el espacio en blanco, el porcentaje
acordado para la fianza que deber presentar el proveedor.
33. CLUSULA PENAL: Indicar en el espacio en blanco, el porcentaje acordado como multa
por cada da de retraso en la entrega de los bienes o materiales. Para garantizar el
cumplimiento del contrato en el plazo previsto por parte del proveedor.
34. CLUSULA ESPECIAL: Clusula de reserva de derechos, de carcter informativo.
FIRMAS
35. COORDINACIN ADMINISTRATIVA: Firma del responsable de la Unidad Administrativa
responsable de al gestin de la compra.
36. UNIDAD ADMINISTRADORA: Firma del responsable de la Unidad Administradora al que
est adscrita la Unidad Solicitante.
37. AUTORIDAD COMPETENTE: Firma de la Autoridad Competente en seal de aprobacin
de la Orden de Compra.
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12. ENTREGADO POR: Firma de la persona encargado del despacho del material.
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SOLICITUD DE COTIZACIONES
DESCRIPCIN DEL FORMULARIO
CDIGO: SIAF-AB 007
OBJETIVO: Solicitar a los distintos proveedores ofertas sobre bienes muebles, materiales,
suministros y servicios.
PREPARACIN:
La Unidad Administradora ser la responsable de generar el formulario. Se imprimirn dos (2)
ejemplares con la siguiente distribucin:
Un ejemplar: Para el Proveedor
Un ejemplar: En la Unidad Administradora, para el expediente.
Podrn producirse ejemplares adicionales segn las necesidades de la Universidad.
DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO
1. N: Nmero que identifica a cada Solicitud de Cotizaciones realizada. El mismo ser
consecutivo dentro de cada ao fiscal (inicializndose por el numero 1) y ser asignado por
el sistema.
2. FECHA: Da, Mes y Ao de emisin.
3. NMERO DE EXPEDIENTE: El sistema registrara el nmero de expediente que se
conformar durante el proceso.
4. N DE REQUISICIN: Presenta el nmero de la requisicin correspondiente.
5. FECHA DE REQUISICIN: Fecha en que fue elaborada la requisicin.
6. N DE RIF, NIT O C.I.: Nmero de RIF, NIT o C.I. del proveedor
7. NOMBRE O RAZN SOCIAL: Nombre o razn social del proveedor.
8. DIRECCIN: Direccin completa del proveedor a quien se le va a enviar la solicitud.
9. TELFONO: Telfono del proveedor a quien se le va a enviar la solicitud.
10. ITEMS: Indica consecutivamente el nmero del rengln.
11. CDIGO: Indica el cdigo del artculo a adquirir.
12. DESCRIPCIN: Indica la descripcin del artculo a adquirir.
13. UNIDAD: Indica la unidad en que esta expresado el artculo adquirir.
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INFORME DE RECEPCIN
DESCRIPCIN DEL FORMULARIO
CDIGO: SIAF-AB 008
OBJETIVO: Dar conformidad de la recepcin del bien mueble, material y suministro. Sirve de
soporte para el trmite del pago. Genera la cuenta por pagar.
PREPARACIN
La Unidad Solicitante ser la responsable de generar el formulario. Se Imprimir un ejemplar
que se archivara en el expediente por la Unidad Administradora.
Podrn producirse copias adicionales segn las necesidades de la Universidad.
DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO
1. N: Nmero que identifica a cada registro. El mismo ser consecutivo dentro de cada ao
fiscal (inicializndose por el numero 1) y ser asignado por el sistema.
2. NMERO DE EXPEDIENTE: El sistema registrara el nmero de expediente que se
conformar durante el proceso.
3. FECHA DEL INFORME: Fecha de elaboracin del informe.
4. N DE ORDEN DE COMPRA: Nmero de la orden de compra relacionada al informe
5. NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL PROVEEDOR: Apellido y Nombre si es persona natural
y razn social si es persona jurdica.
6. DIRECCIN: Direccin completa del proveedor a quien se le va a enviar la solicitud.
7. UNIDAD ADMINISTRADORA: Nombre de la unidad administradora
8. N ORDEN DE COMPRA: Nmero de la Orden de Compra
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INFORME DE CONFORMIDAD
DESCRIPCIN DEL FORMULARIO
CDIGO: SIAF-AB 009
OBJETIVO: Dar conformidad de la recepcin del servicio. Sirve de soporte para el trmite del
pago. Genera la cuenta por pagar.
PREPARACIN:
La Unidad Solicitante ser la responsable de generar el formulario. Se Imprimir un ejemplar
que se archivara en el expediente por la Unidad Administradora.
Podrn producirse copias adicionales segn las necesidades de la Universidad.
DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO
1. NMERO DE EXPEDIENTE: El sistema registrara el nmero de expediente que se
conformar durante el proceso.
2. N: Nmero que identifica a cada registro. El mismo ser consecutivo dentro de cada ao
fiscal (inicializndose por el numero 1) y ser asignado por el sistema.
3. FECHA DEL INFORME: Indica la fecha de elaboracin del informe.
4. N DE ORDEN DE SERVICIO: Nmero de la orden de compra relacionada al informe
5. NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL PROVEEDOR: Apellido y Nombre si es persona natural
y razn social si es persona jurdica.
6. DIRECCIN: Direccin completa del proveedor.
7. UNIDAD ADMINISTRADORA: Nombre de la unidad administradora
8. N ORDEN DE SERVICIO: Nmero de Orden de Servicios.
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Conformidad.
17. N DE FACTURA: Indique el nmero de la factura suministrada por el proveedor.
18. RECEPCIN
19. PARCIAL: Indique si la recepcin fue realizada parcialmente. El informe que da en espera
de la conformidad total.
20. TOTAL: Indique si la recepcin fue total.
CONFORME PAGO
21. UNIDAD CONSUMIDORA: Firma de la Unidad Consumidora.
22. UNIDAD EJECUTOR: Firma del ejecutor.
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ANLISIS DE COTIZACIONES
DESCRIPCIN DEL FORMULARIO
CDIGO: SIAF-AB 011
OBJETIVO: Sirve de soporte para el anlisis y posterior eleccin del proveedor adecuado, de
acuerdo a tiempo, calidad y economa.
PREPARACIN:
La Unidad Administradora ser la responsable de generar el formulario en referencia. Se
imprimen un (1) ejemplar para el expediente.
Podrn producirse ejemplares adicionales segn las necesidades de la Universidad.
DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO:
1. N EXPEDIENTE: El sistema registrara el nmero de expediente que se conformar durante
el proceso.
2. N: Nmero que identifica a cada Nota de Entrega. El mismo ser consecutivo dentro de
cada ao fiscal (inicializndose por el numero 1) y ser asignado por el sistema.
3. FECHA: Da, Mes y Ao en que se emiti la Nota de Entrega.
4. UNIDAD SOLICITANTE: Nombre de la unidad solicitante que elaboro la requisicin
correspondiente.
5. UNIDAD CONSUMIDORA: Nombre de la unidad consumidora del bien mueble, servicio,
material o suministro solicitado, que es
6. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Nombre de la unidad administrativa encargada de la gestin
de la compra o la contratacin del servicio.
7. RENGLN: Se relacionan consecutivamente los distintos artculos objetos de la compra.
8. DESCRIPCIN: Las caractersticas generales de lo solicitado.
9. PROVEEDOR: Indica los proveedores a ser seleccionados.
10. PROVEEDOR SELCCIONADO: Indique numricamente el orden de seleccin de los
proveedores comenzando por el N 1 el mejor candidato y as sucesivamente.
11. OBSERVACIONES: Seale cualquier comentario que considere relevante en la Nota de
Entrega.
12. COORDINADOR ADMINISTRATIVO: Firma del Coordinador de la unidad administrativa
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CAP:
SEC:
encargada de la gestin.
13. UNIDAD SOLICITANTE: Firma del responsable de la Unidad Administrativa.
14. UNIDAD EJECUTORA: Firma de la Unidad Ejecutora.
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