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organizar un evento de
empresa
Te explicamos todo lo que debes tener en cuenta
para que tu evento de empresa sea un xito.
12Consejosparaorganizaruneventodeempresa
Tabladecontenidos
1.Paraqusirveuneventocorporativoycmoorganizarlosatisfactoriamente
2.Lasventajasdeloseventosdeempresa
3.Cmodefiniradecuadamentelosobjetivos
4.Beneficiosyventajasdeunplanteamientoptimodelosobjetivos
5.Elcontinentedelevento.Lasnuevasposibilidades
6.Elcontenidodelevento.Configuracinyrecursos(I)
7.Elcontenidodelevento.Configuracinyrecursos(II)
8.Losnuevosformatosdeeventos
9.Lacomunicacinpreviaalevento
10.Lacomunicacinpostevento
11.Cincoconsejosparaadministrarlosgastos
12.Perspectivas,oportunidadesyaspectosdemejoraenloseventoscorporativos
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Cmoorganizaradecuadamenteunevento
Aunque a priori pueda parecer sencillo, lo cierto es que organizar eficazmente un
evento no es una tarea sencilla. Para considerar un evento como exitoso, este debe
servir para generar contactos de valor y lograr otros objetivos como: aumentar ventas,
generar contenidos con valor aadido y ofrecer una imagen positiva de la empresa
organizadora.
Otra cuestin bsica es controlar los gastos y adecuar el presupuesto correctamentecon
elobjetivodelograrunaretornopositivodelainversin.
Principalestrucosyestrategias
A continuacin, citamos los que, a nuestro parecer, son las estrategias y trucos ms
adecuadosparalograrelxitoenlaorganizacindecualquiertipodeevento.
1.Definirlosobjetivosadecuadamente
Detallar los objetivos del evento de la forma ms pormenorizada posible, de
manera que se puedan medircualitativa y/ocuantitativamentees fundamentalpara
que, posteriormente, el desarrollo del acto sea sencillo, fluido y adecuado al
mensajequesequiereofrecer.
2.Priorizarelcontenidosobreelcontinente
Por encima del lugar y el escenario donde se realice (lo que se conoce como
continente), lo verdaderamente importante de un evento son los temas que se
tratenylaformadeexponerlos,esdecir,elcontenido.
Un buen contenido nos servir para lograr y mantener contactos de calidad y
alcanzarunaverdaderarentabilidadyeficacia.
3.Utilizarlatecnologa
Hoy en da la tecnologa aplicada a eventos est muy desarrollada y se pueden
conseguir uno resultados, tanto de creacin y difusin de contenidos como
estticosrealmenteespectaculares.
Las posibilidades son ilimitadas y en constante evolucin: videos
tridimensionales, videoconferencias en alta calidad, clases on line, mapping, etc.
Estas tcnicas abre un gran espectro de propuestas originales e imaginativas y
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nuevosformatos.
4.Mantenerunflujodecomunicacin
No solo es importante el evento en s, sino que hay que generar un flujo de
comunicacin constantes, que hoy en da es muy fcil gracias a las redes
sociales, para alargar al mximo la experiencia y mantener un nexo de unin con
clientes y colegas.
5.Administraradecuadamentelosgastos
Ceirse al presupuesto es, y mucho ms en tiempos de crisis y recortes, no
solamente una cuestin deseable, sino una autntica necesidad. Para administrar
bien los gastos es clave tener en cuenta todas las cuestiones y factores, utilizar
algn software especficos y, en ciertos casos, recurrir a asesoramiento externo.
6.Aadirunplusdeoriginalidad
Con el objeto de llamar la atencin, mejorar la experiencia de los asistentes y dejar
huella en la memoria de los asistentes, hay que aportar un plus de originalidad y
decantarse por opciones que se salgan un poco de los planteamientos
estandarizados o demasiado vistos.
7.Recurriraempresasespecializadas.
La complejidad de determinados eventos hace muy conveniente y recomendable
recurrir a empresas especializadas en su organizacin. De esta forma, se gana
en calidad, originalidad, control del presupuesto final y optimizacin de recursos.
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2.Lasventajasdeloseventosdeempresa
Se calcula que, nicamente en Espaa, la organizacin de eventos de empresas
genera un volumen de negocio de aproximadamente 5.000 millones de euros. Esta
considerable cifra se justifica por la gran importancia de estas actividades para
fomentar y fortalecer relaciones interpersonales, fidelizar y, en definitiva, cerrar
ventasyhacernegocios.
Ventajasdeloseventoscorporativos
El concepto de evento corporativo engloba desde reuniones a cenas de empresa,
pasando por meetings, conferencias, congresos, simposiums y hasta actividades ldicas
para los empleados.
Sea cual sea su forma o tipologa, este tipo de actos ocupan un lugar muy importante en
las estrategias de comunicacin de las empresas por las ventajas que enumeramos a
continuacin:
1)Los eventos, reuniones y otros actos soninstrumentosdecomunicacin muy
eficacestantoanivelinternocomoexterno.
Esto significa que son muy positivos tanto para dar a conocer los productos o
servicios de la empresa a clientes reales y potenciales y a otras compaas del
sector, como para poner en marcha campaas de informacin internas y
estrechar lazos entre los propios empleados.
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2)Posibilitanyfomentanlasrelacionesinterpersonales
Los eventos de empresa son una gran oportunidad para ampliar nuestra red de
contactos o networking, conociendo en persona a clientes, colegas y otros
profesionales.
3)Mejoranlamotivacinyelclimalaboral
Pocas actividades pueden ser ms efectivas para motivar a los empleados y
ayudarles a recuperar fuerzas o a combatir el estrs provocado por la rutina
laboral diaria que, por ejemplo, un congreso o meeting donde se combine ocio y
trabajo en un destino atractivo.
Otra variante puede ser la organizacin de una actividad ldica, como un
campeonato de paintball o una jornada gastronmica, donde los empleados de una
empresa tienen la oportunidad de estrechar lazos, limar asperezas y conocerse en
la esfera personal y no solo en la laboral. Las posibilidades son infinitas.
4)Sirvenparapremiarlogrosoreconocerxitos
La organizacin de una cena especial o una fiesta puede ser el contexto ideal para
reconocer, agradecer y festejar en grupo determinados logros y objetivos
alcanzados por un profesional, un equipo de trabajo o el conjunto de la empresa.
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5)Potencianlosnegociosylaventa
Desde un punto de vista cuantitativo, el beneficio principal de los eventos es que
permiten, por la intensidad de los contactos que se consiguen y por su efecto
promocional, aumentar ventas y hacer negocios.
3.Cmodefiniradecuadamentelosobjetivos
Como ocurre con cualquier proyecto, los objetivos son la parte ms importante de
un evento. Definirlos clara y detalladamente es fundamental para poder desarrollar
adecuadamente el resto de etapas del evento y tomar las decisiones correctas,
tantoanivelestratgicocomoorganizativo.
Consejosquepuedenayudaradefinirobjetivos
A la hora de planificar los objetivos de un evento, reunin, cena de empresa, actividad
ldica o cualquier otro acto de este tipo, conviene tener muy presente los siguientes
puntos:
1)Pensarenunosobjetivoslomsconcretosydetalladosposibles
Hay que huir de las generalidades del tipo con este congreso quiero aumentar
ventas y mejorar mi red de contactos. Los objetivos deben ser mucho ms claros
y concretos. Por ejemplo, nuestra meta es aumentar un 10-15% las ventas
anuales de un producto especfico, por ejemplo un software financiero, tras
realizar una presentacin del mismo o vamos a organizar un congreso de tres
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das en un hotel de lujo para aumentar nuestra red de proveedores y clientes entre
300 y 400 personas.
2)Plantearsudefinicinbajounprismacualitativoy/ocuantitativo
En la medida de lo posible, los objetivos deben poder medirse de una forma
cuantitativa: porcentaje de ventas conseguido, nmero de servicios contratados,
profesionales concretos aadidos a nuestra red corporativa, etc.
Existen determinados objetivos, como por ejemplo la mejora del ambiente laboral o
la intensificacin del compaerismo tras una actividad de recreo o ldica, que son
muy difciles de computar con cifras y datos numricos concretos. No obstante,
siempre se pueden valorar de manera cualitativa con encuestas, observacin de la
actitud de los empleados, etc.
3)Buscarobjetivosquesirvanparainfluirenuncolectivo
Los eventos son actos de comunicacin en vivo que, fundamentalmente, sirven
para lograr que un determinado colectivo pase a la accin.
Teniendo en cuenta esta mxima, se trata de definir objetivos que concreten el tipo
de accin: comprar un producto, fortalecer relaciones de fidelidad, activar
contactos, adquirir conocimientos, cambiar actitudes, potenciar competencias,
mejorar la cohesin de un equipo de trabajo, etc.
4)Priorizarloscontenidossobrelosaspectosformales
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Para que los objetivos deseados sean realmente realizables, estos tienen que estar
ms enfocados y centrados en los contenidos del evento que en las cuestiones
puramente formales.
Este planteamiento supone un cambio muy notable respecto a lo que se haca hasta hace
poco, que era otorgarle mayor importancia al lugar o espacio, el catering, la decoracin o
la animacin, que a los temas a tratar en el evento y la manera de exponerlos.
tanto
organizativa,
en
como
la
esfera
en
la
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4)Evitarconsecuenciasnodeseadas
Los eventos se organizan con la esperanza de obtener beneficios pero, aunque
parezca paradjico, a veces tienen un efecto totalmente contrario y acaban
proyectando una imagen negativa de la empresa, ya sea en los propios
empleados, clientes, proveedores u otros profesionales.
Por ejemplo, una actividad mal planteada puede dar la sensacin de derroche de
recursos o de mala gestin (algo totalmente desaconsejable en tiempos de ajustes
de presupuesto o plantilla) u ofrecer una imagen de caos y descontrol si la
organizacin es deficiente. De ah la importancia mayscula de definir al mximo
los objetivos para evitar los desajustes y errores de planteamiento y ejecucin.
Como hemos visto, la concrecin de unos buenos objetivos es una etapa previa
totalmente fundamental para la posterior organizacin de un evento o reunin corporativa
de manera fluida, eficaz y rentable.
5.Elcontinentedelevento.Lasnuevasposibilidades
Hasta hace muy poco, la inmensa mayora de eventos se celebraban en hoteles,
pero hoy en da existen multitud de espacios alternativos que pueden aportar un
plus aadido de originalidad y capacidad de impactar. Esto significa que, a travs
de la eleccin de un espacio o continente diferente, se ha abierto una puerta ms
de creatividad que ayude a crear una experiencia distinta y ms gratificante del
acto.
Elhoteloviejocontinente
Desde siempre, el hotel ha sido el espacio clsico para la organizacin de eventos tanto
internos (reuniones, congresos, cenas y fiestas de empresa, etc.) como externos
(presentaciones de productos, demostraciones, etc).
De hecho, hoy en da sigue siendo profusamente utilizado por sus muchas ventajas:
Es una apuestaclsicaysegura.
Se cuenta con todos los servicios y comodidades: salas espaciosas y
habilitadas,
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Lasalternativas
En los ltimos tiempos han surgido un sinfn de nuevas posibilidades, tanto de hostelera
como en organizacin de eventos, que han conseguido romper el monopolio de los
hoteles. Nos referimos a:
Espacios singulares: castillos, conventos, antiguas fbricas, museos
Fincas, masas.
Pisos particulares tipo lofts.
Etctera.
Las posibilidades son mltiples y la lista crece sin cesar, puesto que a los propietarios de
estos lugares les interesa acondicionarlos y alquilarlos para pernoctaciones y/o eventos
con el fin de sacarles un rendimiento econmico que ayuden a su mantenimiento.
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Ventajasdeloslugaressingulares
Celebrar un evento en una finca rstica, un museo o hasta un faro tiene las siguientes
ventajas:
Supone un plus de originalidad y creatividad, por lo que se consigue mucho
ms impacto que en los espacios tradicionales, como hoteles o restaurantes.
La experiencia del evento es mucho msgratificantey semantiene porms en
la memoria de los asistentes. Adems, estos tendern a comentarlo con otros
colegas de profesin y amigos, logrando una repercusin adicional del acto.
Se pueden conseguir efectos decorativos diferentes y muy interesantes sin
necesidad de un gran desembolso econmico.
El concepto de continente abarca no solo el espacio, sino tambin la decoracin:
iluminacin, ornamentacin adicional, audiovisuales, etc. Para lograr los mejores efectos
conviene buscar la originalidad de la mano de profesionales especializados y, en el
caso
de
elegir
espacios
alternativos,
trata
de
aprovechar
las
caractersticas
6.Elcontenidodelevento:configuracinyrecursos(I)
Como hemos comentado, tanto las empresas que encargan eventos como las que
los organizan han ido desplazando del continente al contenido los recursos
utilizados, el inters y la importancia otorgada, entendiendo que lo que setrate en
unactoesprioritarioparalaconsecucindelasmetasyobjetivos.
A medida que el contenido ha ido ascendiendo en la escala de importancia y
consideracin por parte de las empresas, este ha ido creciendo en calidad, sofisticacin
y variedad de formatos y recursos utilizados.
Loscuatrovectoresdeloscontenidos
En la actualidad, el contenido de un evento, reunin o cualquier otra actividad corporativa
puede representarse como una figura geomtrica con cuatro vectores, cuya correcto
tratamiento y potenciacin adecuada y equilibrada dar como resultado un cuadrado
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perfecto. Es decir, un evento bien planteado y organizado y alienado con los objetivos y
pretensiones.
Estas cuatro lneas maestras de configuracin de los contenidos de un evento son:
la idea, los recursos multimedia, las actividades colectivas y los recursos humanos
externos.
1)Laidea
El contenido de cualquier evento debe basarse en una idea que sea clara,
potente, fcil de recordar para lo asistentes y que est presente en todo el
proyecto.
2)Recursosmultimedia
Actualmente, los impresionantes avances tecnolgicos permiten la creacin de
contenidos altamente impactantes y eficaces muy valorados por la audiencia y de
una espectacularidad y belleza esttica extraordinaria.
De entre las muchas posibilidades destacaramos, por su impacto en los
asistentes, las siguientes :
1. Proyeccin de videos ms o menos sofisticados en 2D y, ltimamente,
tambin en 3D.
2. Realidad aumentada, que constituye un versin an ms realista y
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7.Elcontenidodelevento:configuracinyrecursos(II)
En el captulo anterior hablamos de dos aspectosrelativos aloscontenidosdelos
eventos corporativos: la idea y los recursos multimedia. A continuacin, vamos a
tratar las actividades colectivas y los recursos humanosexternos,quesonlasdos
lneasovectoresquecierranelproceso.
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3)Lasactividadescolectivas
Los asistentes a un evento, especialmente cuando se trata de un acto de carcter
interno, no pueden convertirse en meros espectadorespasivos. Tienen queimplicarse
y participar de manera protagonista para romper el hielo, fomentar relaciones y ayudar a
completar el conjunto de contenidos de la accin comunicativa. Si no es as, el acto
habr resultado fallido e incompleto y no se habrn conseguido las metas y objetivos en
todo su nivel y potencial.
Este tipo de actividades dinmicas y grupales, conocidas tambin como team building,
pueden configurar por s mismas el acto en su totalidad, como una ginkama o un taller de
cocina o de botnica o ser solo una parte del evento, por ejemplo una interactuacin
inducida con los ponentes, una votacin o el envo de comentarios a travs de algn
medio digital.
Laformacinexperiencial
En ocasiones, en determinados actos la frontera entre lo ldico y lo formativo se diluye,
teniendo lugar lo que se conoce como actividades de formacin experiencial, que son
herramientasmuyeficacesparamejorarcompetenciasyhabilidades.
La formacin experiencial se utiliza en actos internos dirigidos a los empleados de la
empresa. Normalmente se organizan cuando se ha detectado un problema, por ejemplo
de comunicacin o de ausencia de un lder destacado, en el conjunto de los empleados
de una empresa o en un equipo o departamento concreto. Consiste en poner en marcha
algn tipo de taller o construccin de un proyecto conjunto y observar el comportamiento
de las personas. Esto permite sacar conclusiones a posteriori, discutirlas en grupo y
detectar carencias o posibilidades de mejora para luego implantarlas realmente en la
empresa.
4)Losrecursoshumanosexternos
Se trata de contratar aprofesionales paradinamizarelacto,entretener, aportarvalor
aadido, capta la atencin y sorprender. Estos recursos humanos adicionales ayudan
enormemente a transmitir eficazmente el mensaje deseado por la compaa, por lo que
cada vez son ms utilizados en los eventos externos dirigidos al cliente final.
Para este tipo de esfuerzos se pueden contratar personas expertas, conocidas o con
gran experiencia en una determinado sector o conocimiento con el objetivo de que
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8.Losnuevosformatosdeeventos
Las conferencias tradicionales, donde una serie de ponentes daban largos
discursos, de forma unidireccional y prcticamente sin apoyos visuales (o como
mucho con algunas diapositivas) han pasado la historia. De las manos de los
nuevos avances tecnolgicos, actualmente priman nuevos formatosbasadosen la
interactividad y el feedback conlaaudiencia,eldinamismo,labrevedadyeluso de
contenidosaudiovisuales.
Losnuevosformatosdeevento
Hoy en da, la mayora de eventos o reuniones corporativas se caracterizan por el uso de
los
nuevas
tecnologas:
aplicaciones
para
tablets
smartphones,
contenidos
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Videoconferencias
En un principio se utilizaban simplemente para poder seguir el discurso de ponentes que
no podan acudir presencialmente evento. Actualmente, debido al desarrollo de softwares
especficos para conferencias web, como Webex o Gotomeeting, es posible combinar el
uso de video y audio en alta definicin, con la posibilidad de compartir todo tipo de
archivos e interactuar en directo con los asistentes mediante voz, audio o chats.
Aplicacionesparasmartphonesytablets(Apps)
Desde sus propios dispositivos mviles, los usuarios pueden implicarse al mximo e
interactuar en el evento con comentarios, votaciones, descargarse informacin, etc.
Existen incluso aplicaciones que permiten que los asistentes a una determinada actividad
participen en ginkamas y otros juegos interactivos con opciones, incluso, de
geolocalizacin.
Webinars
Actividades formativas on line donde se utiliza el escritorio del ordenador a modo de
pantalla interactiva.
Formatoshbridos
La tendencia actual de muchos eventos es ser hbridos, mezclando actividades y
exposiciones presenciales con videoconferencias y otros formatos virtuales.
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mejor forma de: fidelizar clientes, conseguir contactos y hacer negocios face to face. Esto
significa que quelosformatosvirtualestienenunfuncincomplementaria.
9.Lacomunicacinpreviaalevento
Con anterioridad a la organizacin del propio evento, es muy importante llevar a
cabo un trabajo de comunicacin previo con el objeto de generar inters sobre el
mismo, captar ponentes y asistentes y facilitar la consecucin de contactos y el
intercambiodeinformacin.
Laimportanciadelaetapaprevia
Un evento no se circunscribe nicamente a las tres o cuatro horas que dura un meeting o
reunin o a los pocos das en que tiene lugar un congreso. Todo el proceso previo de
comunicacin, promocin y publicidad es absolutamente bsico para lograr el xito, y
estas etapas de trabajo estn al mismo nivel de importancia que el evento en s mismo.
Mediante un adecuado trabajo y tratamiento de la fase de comunicacin previa es
posible conseguirlos siguientesobjetivos:
Un conocimiento adecuado del evento entre las personas potencialmente
interesadas.
La captacinde los asistentesyponentes que nos interese.
Saber qu tipos de eventos, formatos o temas suscitan ms inters para,
posteriormente, organizarelactodeacuerdoaestaslneas.
Facilitar la creacindecontactos y el intercambiodeinformacin.
Herramientasdecomunicacin
Actualmente, existen una serie de herramientas al alcance de todos, fciles de usar y la
mayora de ellas gratuitas con las que poder llevar a cabo eficaces y potentes estrategias
de comunicacin.
Websoblogs
Se trata de un formato ya veterano, profusamente utilizado desde el mismo
nacimiento de Internet, pero no por ello menos efectivo. A travs de la web o blog
del evento se pueden hacer muchas cosas: colgar informacin, interactuar con los
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posible.
Teasers
Otra estrategia publicitaria es la creacin de un teaser (normalmente un video)
donde se ofrece informacin parcial del evento, en un tono de intriga, misterio o
humor, para crear expectativas y curiosidad entre los potenciales asistentes, que
pueden ser reales o virtuales.
Sistemasdegestindecitasprevias
Uno de los objetivos y motivaciones ms importantes de muchos de los
profesionales que acuden a un evento es ampliar su red de contactos o
networking. A travs de webs, redes sociales y aplicaciones especficas para
dispositivos mviles se puede potenciar y facilitar la consecucin de contactos
mediante sistemas de gestin de citas previas, aproximacin de intereses e
intercambio de mensajes e informacin.
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10.Lacomunicacinpostevento
La organizacin de un evento supone un esfuerzo,tanto dehorasdetrabajocomo
econmico, que puede llegar a ser muy elevado. Por este motivo, se debe intentar
alargaralmximolaexperienciadelmismomediantelacomunicacinpostevento.
Elcontenidoeselrey
Como ocurre con Internet, el rey deloseventostambines elcontenido. Obviamente,
durante cualquier acto de empresa, ya sea un meeting, un congreso, un seminario o unas
jornadas se crea contenido de mayor o menor calidad.
Para que este contenido sea til, es fundamental darle, en primer lugar, el tratamiento y
formato o formatos adecuados y luego difundirlo, en la medida y cadencia justa, para
que acte como recordatorio atravsdelossiguientescanales.
Redessociales
Una excelente estrategia post-evento es mantener viva las redes sociales que se
han creado en el proceso de comunicacin previa, o bien poner en marcha
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11.Cincoconsejosparaadministrarlosgastos
El coste de un evento puede oscilar desde una cantidad mnima para una simple
cena de empresa, a una partida muy importante si, por ejemplo, se trata de un
congreso deunasemanaenunhoteldelujo enunparajeextico.Aunque elcoste
de un evento es relativo, ya que todo depende de los beneficios que seconsigan,
siemprehayquetratar,ymsenpocasdecrisis,deahorrarcostes.
Cincoconsejosparacontrolarelpresupuesto
A continuacin desvelamos una serie de consejos o trucos o claves para ahorrar y
optimizar gastos en la organizacin de un evento.
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1)IncluirelRetornodelaInversin(ROI)comounobjetivobsico
Cuando deciden organizar un evento, todas las empresas intentan conseguir un beneficio
con el mismo, es decir, lograr un ROI positivo. Dicho retorno no siempre es fcil de
calcular, ya que a veces se trata de beneficios intangibles, como por ejemplo la mejora
del ambiente laboral o una mejora en la percepcin de la marca.
De cualquier modo, siempre es primordial plantear elROIcomoun objetivobsico del
evento y tratar de medirlo de una manera cuantitativa o cualitativa utilizando diversas
herramientas, como tests o encuestas. De esta manera, es posible saber, aunque sea de
forma aproximada, qu porcentaje de los objetivos se han conseguido realmente, lo que
servir para hacer ajustes o mejoras de cada a otros actos.
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4)Potenciarlosrecursoshumanosexternosparaconectarconlaaudiencia
La contratacin de un buenpresentador o moderador o un speaker que tenga empata
y sepa conectar y crear impacto en los asistentes es la mejor inversin que podemos
hacer. Es ms, si contamos con suficiente presupuesto se puede traer a un grupo de
actores, animadores o humoristas, buscando siempre la originalidad y llamar la atencin
dentro de unos cnones de calidad y buen gusto.
Es ms conveniente realizar una esfuerzo econmico en la contratacin de los servicios
de estos profesionales que en la puesta en escena: iluminacin, decorados, etc., ya que
con estos efectos es mucho ms difcil conseguir impactar en la audiencia y dejar huella
en su memoria.
5)Valorarlatotalidaddegastosdelproyecto
En la organizacin de un evento, sobre todo cuando se trata de un acto de una cierta
complejidad, entran en juego muchos factores, todos ellos generadores de gastos:
organizacin,
alquiler
del
espacio,
decoracin,
audiovisuales,
estrategias
de
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conoce como networking, sigue siendo, pese al desarrollo de los canales virtuales, el
objeto de deseo de las empresas.
Y como est demostrado que la mejor forma de hacer networking son los eventos y
reuniones, su crecimiento est plenamente garantizado.
Oportunidades
El contexto para desarrollar el negocio del sector de los eventos presenta retos pero
tambin grandes oportunidades, sobre todo por los grandes avancestecnolgicos en
distintas esferas y niveles.
Hoy en da es posible conseguir espectaculares decorados con impactantes efectos
audiovisuales, intercambiar informacin de toda clase en las redes sociales, celebrar
videoconferencias, impartir clases on line con la mxima calidad y un largo etctera. Y
todo ello, adems, sinnecesidaddedisponerdeungranpresupuesto.
Interactuar con los asistentes, impactarles, llamar su atencin, dejar huella en su
memoria y generar contenido de calidad y valor aadido se encuentra ms al alcance
que nunca. No existen otros lmites que la propia imaginacin y el deseo de romper
moldes y salirse un poco de lo estndar y seguro.
Las posibilidades en cuanto a ubicaciones, escenarios, tcnicas y estrategias y
tecnologa a utilizar son hoy en da innumerables y en constante crecimiento y evolucin.
Esta variedad es, sin duda, positiva porque abre un amplio abanico a la creatividad y a la
consecucin de actos originales y de calidad. Pero por otra parte, las incontables
opciones a escoger y estrategias a implantar, as como los innumerables aspectos a
considerar han aumentado mucho la complejidad del proceso de organizacin de
cualquierevento.
Ante esta nuevas situaciones y formas mucho ms estimulantes, pero a la vez
complicadas, de enfrentarse a la puesta en marcha de un acto corporativo, lo ms
recomendables es contratar los servicios de empresas especializadas en la
organizacin de eventos. Es la mejor va para asegurarse el xito, la adecuacin a los
objetivos y el control del presupuesto.
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12Consejosparaorganizaruneventodeempresa
Aspectosdemejora
Aunque se trate de un sector en constante desarrollo, existen una serie de aspectos que
todava necesitan de un buen empuje y mucho trabajo para alcanzar el nivel deseable:
Actividades ldicas. Se recurre demasiado a las opciones estndar como: un
mago, una persona que haga malabares o un grupo de mariachis. En este
aspecto, hay que ser mucho ms innovador y tomar decisiones un poco ms
arriesgadas.
Contenidos. No se estn aprovechando en todo su potencial las posibilidades
actuales de generacin, difusin y creacin de nuevos formatos.
Networking previo. Aunque ya se
estn
dando
algunos
pasos
en
este
que
respecta
al
desarrollo
de
contactos,
la
concertacin
de
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Agradecimientos:
FernandoLeMonnier
Business Development Manager en Eventoprix.es.
Eventoprix es una plataforma integral de organizacin y gestin on line de
eventos.
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